職稱計算機(jī)考試教程-2003中文字處理效果第5章職業(yè)技能

1、的重要一、撥打/接聽的程序和技巧1、 打前的準(zhǔn)備準(zhǔn)備好本和筆把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。準(zhǔn)備好通話時需要的文件資料。查閱對方號碼，確認(rèn)無誤，開始撥打。：2、 正式撥打撥通后，確認(rèn)對方公司及，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是陽光電腦公司*部*?！比缧枧c有關(guān)通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動提醒對方做好逐一將事情說明，注意語言簡明、準(zhǔn)確；通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放。3、接聽3 聲內(nèi)將接起，平和有禮貌的：“你好！我是*部*?！迸袛?WHO，分以下幾種情況：若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點重復(fù)一便，以

2、免遺漏或有偏差。通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放。4、 通話技巧：日常禮貌用語：詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問事？”等對總經(jīng)理直接、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。來電總經(jīng)理可接時總經(jīng)理不在時內(nèi)部直接及平級直接轉(zhuǎn)入留言如事務(wù)緊急，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直接下屬問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時向總經(jīng)理說明梗概后轉(zhuǎn)入問清梗概，如不緊急，下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系方法。普通員工問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情況處理外部重要且緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)入留言如事務(wù)緊急，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。重要但不緊密問清

3、概要，向總經(jīng)理說明后，依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入留言，向總經(jīng)理匯報。不重要且不緊密問清概要，酌情處理如對方有事需要你傳達(dá)，必要時需將對方必要時再與對方聯(lián)系。、號碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看*總經(jīng)理是否在？”，然后總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。如遇總經(jīng)理不愿接聽對方，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，*總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個；如果您方便的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公

4、事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。在對方不肯告知及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。如一個未完又來一個，應(yīng)視內(nèi)容和對方，讓緊急的、重要的先講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或?qū)Ψ剑院虼蜻^去。整理留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息。二、傳真1、 將傳真分類：1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理2） 由來待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)B、 由本人回復(fù)使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn) CI 格式遵守公文寫作規(guī)范文件需要傳真時，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對方確認(rèn)。需請對

5、方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，抄送范圍務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。2、 必要的傳真分類存檔三、郵件1、 根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、件等等）或按具體項目設(shè)置子文件夾。2、 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：/總結(jié)、/通報、私人郵需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。以總經(jīng)理名義回復(fù)時，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以名義發(fā)送時，2） 由來待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。;B、由本人回復(fù)3、 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未4、 需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)；查看，需說明。5、 重要郵件及時進(jìn)行存檔四、文件管理（參看手冊第 33-36 頁）（附文件處理流程）1、 閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。2、 對文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、總經(jīng)理原由），便于3、 按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。4、 必要文件進(jìn)行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時譯出五、名片1、 分類：可根據(jù)