采購業(yè)務流程及其評估

1、 HYPERLINK 財政部會計計司解讀企業(yè)內(nèi)部部控制應用用指引第77號采購業(yè)業(yè)務強化采購風風險管控 提高企企業(yè)采購效效能企業(yè)內(nèi)部部控制應用用指引第77號采購業(yè)業(yè)務中所所稱采購，是是指企業(yè)購購買物資（或或接受勞務務）及支付付款項等相相關活動。其中，物物資主要包包括企業(yè)的的原材料、商品、工工程物資、固定資產(chǎn)產(chǎn)等。采購購是企業(yè)生生產(chǎn)經(jīng)營的的起點，既既是企業(yè)的的“實物流”的重要組組成部分，又又與“資金流”密切關聯(lián)聯(lián)。眾所周周知，采購購物資的質(zhì)質(zhì)量和價格格、供應商商的選擇、采購合同同的訂立、物資的運運輸、驗收收等供應鏈鏈狀況，在在很大程度度上決定了了企業(yè)的生生存與可持持續(xù)發(fā)展。采購流程程的環(huán)節(jié)雖雖不很

2、復雜雜，但蘊藏藏的風險卻卻是巨大的的。基于以以上考慮，企業(yè)內(nèi)部部控制應用用指引第77號采購業(yè)業(yè)務對采采購的主要要流程進行行了梳理，明明確了采購購業(yè)務的主主要風險點點，針對性性地提出了了相應的控控制措施。本文就此此進行解讀讀。企業(yè)在健全全采購業(yè)務務內(nèi)部控制制時，應當當比照健全全資金、資資產(chǎn)業(yè)務內(nèi)內(nèi)部控制，著著力從全面面梳理相關關流程入手手。在此過過程中，企企業(yè)應當對對采購業(yè)務務管理現(xiàn)狀狀進行全面面分析與評評價，既要要對照現(xiàn)有有采購管理理制度，檢檢查相關管管理要求是是否落實到到位，又要要審視相關關管理流程程是否科學學合理、是是否能夠較較好地保證證物資和勞勞務供應順順暢、物資資采購是否否能夠與生生產(chǎn)

3、和銷售售等供應鏈鏈其他環(huán)節(jié)節(jié)緊密銜接接。在此基基礎上，要要著力健全全各項采購購業(yè)務管理理制度，落落實責任制制，不斷提提高制度執(zhí)執(zhí)行力，確確保物資和和勞務采購購按質(zhì)按量量按時和經(jīng)經(jīng)濟高效地地滿足生產(chǎn)產(chǎn)營的需求求。一、采購業(yè)業(yè)務流程采購業(yè)務流流程主要涉涉及編制需需求計劃和和采購計劃劃、請購、選擇供應應商、確定定采購價格格、訂立框框架協(xié)議或或采購合同同、管理供供應過程、驗收、退退貨、付款款、會計控控制等環(huán)節(jié)節(jié)。如下圖圖所示。該該圖列示的的采購流程程適用于各各類企業(yè)的的一般采購購業(yè)務，具具有通用性性。企業(yè)在在實際開展展采購業(yè)務務時，可以以參照此流流程，并結(jié)結(jié)合自身情情況予以擴擴充和具體體化。二、各環(huán)節(jié)

4、節(jié)的主要風風險點及管管控措施（一）編制制需求計劃劃和采購計計劃采購業(yè)務從從計劃（或或預算）開開始，包括括需求計劃劃和采購計計劃。企業(yè)業(yè)實務中，需需求部門一一般根據(jù)生生產(chǎn)經(jīng)營需需要向采購購部門提出出物資需求求計劃，采采購部門根根據(jù)該需求求計劃歸類類匯總平衡衡現(xiàn)有庫存存物資后，統(tǒng)統(tǒng)籌安排采采購計劃，并按規(guī)規(guī)定的權(quán)限限和程序?qū)弻徟髨?zhí)行行。該環(huán)節(jié)節(jié)的主要風風險是：需需求或采購購計劃不合合理、不按按實際需求求安排采購購或隨意超超計劃采購購，甚至與與企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營計劃劃不協(xié)調(diào)等等。主要管控措措施：第一一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項項目建設等等部門，應應當根據(jù)實實際需求準準確、及時時編制需求求計劃。需需求部門提提出需

5、求計計劃時，不不能指定或或變相指定定供應商。對獨家代代理、專有有、專利等等特殊產(chǎn)品品應提供相相應的獨家家、專有資資料，經(jīng)專專業(yè)技術(shù)部部門研討后后，經(jīng)具備備相應審批批權(quán)限的部部門或人員員審批。第第二，采購購計劃是企企業(yè)年度生生產(chǎn)經(jīng)營計計劃的一部部分，在制制定年度生生產(chǎn)經(jīng)營計計劃過程中中，企業(yè)應應當根據(jù)發(fā)發(fā)展目標實實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應納入采購預算管理，經(jīng)相關負責人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴格執(zhí)行。（二）請購購請購是指企企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)經(jīng)營部門根根據(jù)采購計計劃和實際際需要，提提出的采購購申請。該該環(huán)節(jié)的主主要風險是是：缺乏采采購申請制制度，請

6、購購未經(jīng)適當當審批或超超越授權(quán)審審批，可能能導致采購購物資過量量或短缺，影影響企業(yè)正正常生產(chǎn)經(jīng)經(jīng)營。主要管控措措施：第一一，建立采采購申請制制度，依據(jù)據(jù)購買物資資或接受勞勞務的類型型，確定歸歸口管理部部門，授予予相應的請請購權(quán)，明明確相關部部門或人員員的職責權(quán)權(quán)限及相應應的請購程程序。企業(yè)業(yè)可以根據(jù)據(jù)實際需要要設置專門門的請購部部門，對需需求部門提提出的采購購需求進行行審核，并并進行歸類類匯總，統(tǒng)統(tǒng)籌安排企企業(yè)的采購購計劃。第第二，具有有請購權(quán)的的部門對于于預算內(nèi)采采購項目，應應當嚴格按按照預算執(zhí)執(zhí)行進度辦辦理請購手手續(xù)，并根根據(jù)市場變變化提出合合理采購申申請。對于于超預算和和預算外采采購項目

7、，應應先履行預預算調(diào)整程程序，由具具備相應審審批權(quán)限的的部門或人人員審批后后，再行辦辦理請購手手續(xù)。第三三，具備相相應審批權(quán)權(quán)限的部門門或人員審審批采購申申請時，應應重點關注注采購申請請內(nèi)容是否否準確、完完整，是否否符合生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營需要要，是否符符合采購計計劃，是否否在采購預預算范圍內(nèi)內(nèi)等。對不不符合規(guī)定定的采購申申請，應要要求請購部部門調(diào)整請請購內(nèi)容或或拒絕批準。（三）選擇擇供應商選擇供應商商，也就是是確定采購購渠道。它它是企業(yè)采采購業(yè)務流流程中非常常重要的環(huán)環(huán)節(jié)。該環(huán)環(huán)節(jié)的主要要風險是：供應商選選擇不當，可可能導致采采購物資質(zhì)質(zhì)次價高，甚甚至出現(xiàn)舞舞弊行為。主要管控措措施：第一一，建立科科學

8、的供應應商評估和和準入制度度，對供應應商資質(zhì)信信譽情況的的真實性和和合法性進進行審查，確確定合格的的供應商清清單，健全全企業(yè)統(tǒng)一一的供應商商網(wǎng)絡。企企業(yè)新增供供應商的市市場準入、供應商新新增服務關關系以及調(diào)調(diào)整供應商商物資目錄錄，都要由由采購部門門根據(jù)需要要提出申請請，并按規(guī)規(guī)定的權(quán)限限和程序?qū)弻徍伺鷾屎蠛螅{入供供應商網(wǎng)絡絡。企業(yè)可可委托具有有相應資質(zhì)質(zhì)的中介機機構(gòu)對供應應商進行資資信調(diào)查。第二，采采購部門應應當按照公公平、公正正和競爭的的原則，擇擇優(yōu)確定供供應商，在在切實防范范舞弊風險險的基礎上上，與供應應商簽訂質(zhì)質(zhì)量保證協(xié)協(xié)議。第三三，建立供供應商管理理信息系統(tǒng)統(tǒng)和供應商商淘汰制度度，對

9、供應應商提供物物資或勞務務的質(zhì)量、價格、交交貨及時性性、供貨條條件及其資資信、經(jīng)營營狀況等進進行實時管管理和考核核評價，根根據(jù)考核評評價結(jié)果，提提出供應商商淘汰和更更換名單，經(jīng)經(jīng)審批后對對供應商進進行合理選選擇和調(diào)整整，并在供供應商管理理系統(tǒng)中作作出相應記記錄。 （四）確定定采購價格格如何以最優(yōu)優(yōu)“性價比”采購到符符合需求的的物資，是是采購部門門的永恒主主題。該環(huán)環(huán)節(jié)的主要要風險是：采購定價價機制不科學，采采購定價方方式選擇不不當，缺乏乏對重要物物資品種價價格的跟蹤蹤監(jiān)控，引引起采購價價格不合理理，可能造造成企業(yè)資資金損失。主要管控措措施：第一一，健全采采購定價機機制，采取取協(xié)議采購購、招標采

10、采購、詢比比價采購、動態(tài)競價價采購等多多種方式，科科學合理地地確定采購購價格。對對標準化程程度高、需需求計劃性性強、價格格相對穩(wěn)定定的物資，通通過招標、聯(lián)合談判判等公開、競爭方式式簽訂框架架協(xié)議。第第二，采購購部門應當當定期研究究大宗通用用重要物資資的成本構(gòu)構(gòu)成與市場場價格變動動趨勢,確確定重要物物資品種的的采購執(zhí)行行價格或參參考價格。建立采購購價格數(shù)據(jù)據(jù)庫，定期期開展重要要物資的市市場供求形形勢及價格格走勢商情情分析并合合理利用。（五）訂立立框架協(xié)議議或采購合合同框架協(xié)議是是企業(yè)與供供應商之間間為建立長長期物資購購銷關系而而作出的一一種約定。采購合同同是指企業(yè)業(yè)根據(jù)采購購需要、確確定的供應應

11、商、采購購方式、采采購價格等等情況與供供應商簽訂訂的具有法法律約束力力的協(xié)議，該該協(xié)議對雙雙方的權(quán)利利、義務和和違約責任任等情況作作出了明確確規(guī)定（企企業(yè)向供應應商支付合合同規(guī)定的的金額、結(jié)結(jié)算方式，供供應商按照照約定時間間、期限、數(shù)量與質(zhì)質(zhì)量、規(guī)格格交付物資資給采購方方）。該環(huán)環(huán)節(jié)的主要要風險是：框架協(xié)議議簽訂不當當，可能導導致物資采采購不順暢暢；未經(jīng)授授權(quán)對外訂訂立采購合合同，合同同對方主體體資格、履履約能力等等未達要求求、合同內(nèi)內(nèi)容存在重重大疏漏和和欺詐，可可能導致企企業(yè)合法權(quán)權(quán)益受到侵侵害。主要管控措措施：第一一，對擬簽簽訂框架協(xié)協(xié)議的供應應商的主體體資格、信信用狀況等等進行風險險評估

12、；框框架協(xié)議的的簽訂應引引入競爭制制度，確保保供應商具具備履約能能力。第二二，根據(jù)確確定的供應應商、采購購方式、采采購價格等等情況，擬擬訂采購合合同，準確確描述合同同條款，明明確雙方權(quán)權(quán)利、義務務和違約責責任，按照照規(guī)定權(quán)限限簽署采購購合同。對對于影響重重大、涉及及較高專業(yè)業(yè)技術(shù)或法法律關系復復雜的合同同，應當組組織法律、技術(shù)、財財會等專業(yè)業(yè)人員參與與談判，必必要時可聘聘請外部專專家參與相相關工作。第三，對對重要物資資驗收量與與合同量之之間允許的的差異，應應當作出統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定。（六）管理理供應過程程管理供應過過程，主要要是指企業(yè)業(yè)建立嚴格格的采購合合同跟蹤制制度，科學學評價供應應商的供貨貨情況，

13、并并根據(jù)合理理選擇的運運輸工具和和運輸方式式，辦理運運輸、投保保等事宜，實實時掌握物物資采購供供應過程的的情況。該該環(huán)節(jié)的主主要風險是是：缺乏對對采購合同同履行情況況的有效跟跟蹤，運輸輸方式選擇擇不合理，忽忽視運輸過過程保險風風險，可能能導致采購購物資損失失或無法保保證供應。主要管控措措施：第一一，依據(jù)采采購合同中中確定的主主要條款跟跟蹤合同履履行情況，對對有可能影影響生產(chǎn)或或工程進度度的異常情情況，應出出具書面報報告并及時時提出解決決方案，采采取必要措措施，保證證需求物資資的及時供供應。第二二，對重要要物資建立立并執(zhí)行合合同履約過過程中的巡巡視、點檢檢和監(jiān)造制制度。對需需要監(jiān)造的的物資，擇擇

14、優(yōu)確定監(jiān)監(jiān)造單位，簽簽訂監(jiān)造合合同，落實實監(jiān)造責任任人，審核核確認監(jiān)造造大綱，審審定監(jiān)造報報告，并及及時向技術(shù)術(shù)等部門通通報。第三三，根據(jù)生生產(chǎn)建設進進度和采購購物資特性性等因素，選選擇合理的的運輸工具具和運輸方方式，辦理理運輸、投投保等事宜宜。第四，實實行全過程程的采購登登記制度或或信息化管管理，確保保采購過程程的可追溯溯性。（七）驗收收驗收是指企企業(yè)對采購購物資和勞勞務的檢驗驗接收，以以確保其符符合合同相相關規(guī)定或或產(chǎn)品質(zhì)量量要求。該該環(huán)節(jié)的主主要風險是是：驗收標標準不明確確、驗收程程序不規(guī)范范、對驗收收中存在的的異常情況況不作處理理，可能造造成賬實不不符、采購購物資損失失。主要管控措措施

15、：第一一，制定明明確的采購購驗收標準準，結(jié)合物物資特性確確定必檢物物資目錄，規(guī)規(guī)定此類物物資出具質(zhì)質(zhì)量檢驗報報告后方可可入庫。第第二，驗收收機構(gòu)或人人員應當根根據(jù)采購合合同及質(zhì)量量檢驗部門門出具的質(zhì)質(zhì)量檢驗證證明，重點點關注采購購合同、發(fā)發(fā)票等原始始單據(jù)與采采購物資的的數(shù)量、質(zhì)質(zhì)量、規(guī)格格型號等核核對一致。對驗收合合格的物資資，填制入入庫憑證，加加蓋物資“收訖章”，登記實實物賬，及及時將入庫庫憑證傳遞遞給財會部部門。物資資入庫前，采采購部門須須檢查質(zhì)量量保證書、商檢證書書或合格證證等證明文文件。驗收收時涉及技技術(shù)性強的的、大宗的的和新、特特物資，還還應進行專專業(yè)測試，必必要時可委委托具有檢檢驗

16、資質(zhì)的的機構(gòu)或聘聘請外部專專家協(xié)助驗驗收。第三三，對于驗驗收過程中中發(fā)現(xiàn)的異異常情況，比比如無采購購合同或大大額超采購購合同的物物資、超采采購預算采采購的物資資、毀損的的物資等，驗驗收機構(gòu)或或人員應當當立即向企企業(yè)有權(quán)管管理的相關關機構(gòu)報告告，相關機機構(gòu)應當查查明原因并并及時處理理。對于不不合格物資資，采購部部門依據(jù)檢檢驗結(jié)果辦辦理讓步接接收、退貨貨、索賠等等事宜。對對延遲交貨貨造成生產(chǎn)產(chǎn)建設損失失的，采購購部門要按按照合同約約定索賠。（八）付款款 付款是指企企業(yè)在對采采購預算、合同、相相關單據(jù)憑憑證、審批批程序等內(nèi)內(nèi)容審核無無誤后，按按照采購合合同規(guī)定及及時向供應應商辦理支支付款項的的過程。

17、該該環(huán)節(jié)的主主要風險是是：付款審審核不嚴格格、付款方方式不恰當當、付款金金額控制不不嚴，可能能導致企業(yè)業(yè)資金損失失或信用受受損。主要管控措措施：企業(yè)業(yè)應當加強強采購付款款的管理，完完善付款流流程，明確確付款審核核人的責任任和權(quán)力，嚴嚴格審核采采購預算、合同、相相關單據(jù)憑憑證、審批批程序等相相關內(nèi)容，審審核無誤后后按照合同同規(guī)定，合合理選擇付付款方式，及及時辦理付付款。要著著力關注以以下方面：第一，嚴嚴格審查采采購發(fā)票等等票據(jù)的真真實性、合合法性和有有效性，判判斷采購款款項是否確確實應予支支付。如審審查發(fā)票填填制的內(nèi)容容是否與發(fā)發(fā)票種類相相符合、發(fā)發(fā)票加蓋的的印章是否否與票據(jù)的的種類相符符合等。

18、企企業(yè)應當重重視采購付付款的過程程控制和跟跟蹤管理，如如果發(fā)現(xiàn)異異常情況，應應當拒絕向向供應商付付款，避免免出現(xiàn)資金金損失和信信用受損。第二，根根據(jù)國家有有關支付結(jié)結(jié)算的相關關規(guī)定和企企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)經(jīng)營的實際際，合理選選擇付款方方式，并嚴嚴格遵循合合同規(guī)定，防防范付款方方式不當帶帶來的法律律風險，保保證資金安安全。除了了不足轉(zhuǎn)賬賬起點金額額的采購可可以支付現(xiàn)現(xiàn)金外，采采購價款應應通過銀行行辦理轉(zhuǎn)賬賬。第三，加加強預付賬賬款和定金金的管理，涉涉及大額或或長期的預預付款項，應應當定期進進行追蹤核核查，綜合合分析預付付賬款的期期限、占用用款項的合合理性、不不可收回風風險等情況況，發(fā)現(xiàn)有有疑問的預預付款項，應應當及時采采取措施，盡盡快收回款款項。（九）會計計控制會計控制主主要指采購購業(yè)務會計計系統(tǒng)控制制。該環(huán)節(jié)節(jié)的主要風風險是：缺缺乏有效的的采購會計計系統(tǒng)控制制，未能全全面真實地地記錄和反反映企業(yè)采采購各環(huán)節(jié)節(jié)的資金流流和實物流流情況，相相關