“開(kāi)放存取”機(jī)制在高校檔案管理中的應(yīng)用

1、“開(kāi)放存取”機(jī)制在高校檔案管理中的應(yīng)用開(kāi)放存取(penaess，a)的概念產(chǎn)生于20世紀(jì)90年代，是指通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)可以免費(fèi)獲取所需的文獻(xiàn)，允許任何用戶(hù)讀娶下載、拷貝、分發(fā)、打英檢索以及獲取在線(xiàn)全文信息，支持爬行器收獲并建立本地索引，支持用于法律允許的其他目的(不包括商業(yè)、法律、技術(shù)貿(mào)易壁壘方面的應(yīng)用)，惟一的限制是復(fù)制與發(fā)行。開(kāi)放存取運(yùn)動(dòng)主要是伴隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，在學(xué)術(shù)、出版、圖書(shū)館、文獻(xiàn)等領(lǐng)域大規(guī)模興起，特別是搜索引擎、ebk、博客等新技術(shù)的出現(xiàn)，所帶動(dòng)的一種全新的信息交流方式。開(kāi)放存取運(yùn)動(dòng)目前已經(jīng)越來(lái)越被學(xué)術(shù)界所接受和重視，學(xué)術(shù)界特別是信息資源領(lǐng)域?qū)﹂_(kāi)放存取模式的研究日趨深入。檔案是一種重要

2、的信息資源，因此，從整個(gè)信息資源的角度，對(duì)開(kāi)放存取機(jī)制進(jìn)行深入的研究具有重要的意義。在此，筆者以所從事工作的實(shí)際情況出發(fā)，探討一下在高校檔案工作中，高校檔案資源如何實(shí)現(xiàn)“開(kāi)放存缺的服務(wù)機(jī)制。一、“開(kāi)放存缺機(jī)制在高校檔案管理中的含義在討論“開(kāi)放存缺機(jī)制在高校檔案管理中的含義之前，首先我們來(lái)分析一下高校檔案信息資源的性質(zhì)和特點(diǎn)。高校檔案信息資源作為學(xué)校全部信息資源的重要組成部分，在輔助一線(xiàn)教學(xué)科研、支持學(xué)校行政后勤等部門(mén)順利辦公，以及記錄學(xué)校歷史、宣傳樹(shù)立學(xué)校形象等方面，發(fā)揮著重要作用，對(duì)學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、改革發(fā)展具有不可替代的作用。檔案信息的重要性也越來(lái)越被廣大的學(xué)生、教職員工所了解，并且，由于高

3、校檔案內(nèi)容的特殊性以及惟一性，在社會(huì)上也有著重要的影響，越來(lái)越得到社會(huì)的關(guān)注和重視。高校內(nèi)部以及社會(huì)越來(lái)越多樣化、個(gè)性化、專(zhuān)業(yè)化的需求對(duì)高校檔案管理模式也提出了更高的要求，這也是廣大高校檔案工作者所不斷思考、探索的一個(gè)問(wèn)題。特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)式的利用模式已經(jīng)滲透到了社會(huì)生活的方方面面，這就對(duì)傳統(tǒng)的檔案利用模式產(chǎn)生了巨大沖擊，一向被認(rèn)為成熟、安全的“部門(mén)歸檔”以及“調(diào)閱式”的檔案利用模式開(kāi)始動(dòng)遙雖然這種方式仍然占據(jù)著高校檔案部門(mén)的主流，但是與此相關(guān)的各種問(wèn)題和矛盾已經(jīng)開(kāi)始顯現(xiàn)，如檔案收集難以實(shí)現(xiàn)前端控制、存儲(chǔ)成本不斷上升、利用效率偏低、有償服務(wù)屢遭爭(zhēng)議等，隨之產(chǎn)生了一系列的衍生問(wèn)

4、題，如利用門(mén)檻相對(duì)偏高降低了利用者的利用興趣；保存成本的上升與檔案部門(mén)可支配資源短缺的矛盾，影響了檔案工作者的工作熱情，諸如此類(lèi)的問(wèn)題已經(jīng)對(duì)檔案人員形成不小的困擾。另一個(gè)顯而易見(jiàn)的問(wèn)題就是，由于檔案自身所遵循的原則以及檔案部門(mén)的特殊性，完全照搬互聯(lián)網(wǎng)模式或者數(shù)字圖書(shū)館模式是不可行的，也是不可靠的。此外，由于利用者、成本費(fèi)用、質(zhì)量控制等各方面的原因，高校檔案資源的開(kāi)放存取機(jī)制，不同于其他信息文獻(xiàn)領(lǐng)域?；谏鲜銮闆r，開(kāi)放存取在高校檔案管理實(shí)踐中包括三層含義：一是指有條件地將檔案信息向?qū)W校所有學(xué)生和教職工以及社會(huì)公眾開(kāi)放，降低利用門(mén)檻，減少權(quán)限障礙，從而提高檢索效率和利用效果；二是降低獲得檔案信息的

5、難度，提高工作效率；三是通過(guò)a資源庫(kù)的建設(shè)，在理論以及實(shí)踐中，提高高校檔案信息價(jià)值開(kāi)發(fā)力度，使檔案價(jià)值全面得以實(shí)現(xiàn)?？梢钥闯?，上述含義是對(duì)“開(kāi)放存缺定義的一種修正，使之更符合高校檔案的實(shí)際。這樣的修正在高校檔案工作實(shí)踐中具有實(shí)際意義。二、“開(kāi)放存缺機(jī)制在高校檔案工作中的應(yīng)用范圍筆者認(rèn)為，“開(kāi)放存缺機(jī)制在高校檔案館中的實(shí)現(xiàn)和具體應(yīng)用范圍，主要包括以下三個(gè)方面。（一）環(huán)境建設(shè)如前所述，“開(kāi)放存缺機(jī)制是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境產(chǎn)生和運(yùn)作的，“開(kāi)放存缺機(jī)制在高校檔案館中的應(yīng)用主要是基于數(shù)字化校園和高校數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字化校園是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)以及科學(xué)規(guī)范的管理對(duì)教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)有關(guān)

6、的所有信息資源進(jìn)行整合、集成和全面的數(shù)字化，最終實(shí)現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理規(guī)范化的現(xiàn)代大學(xué)。高校數(shù)字檔案館是數(shù)字校園的重要組成部分，它的概念與理論上的虛擬檔案館不同。從硬件上說(shuō)，它在網(wǎng)絡(luò)硬件的物理連接上屬于校園網(wǎng)的一部分,檔案館需要建立一個(gè)相對(duì)安全系數(shù)比較高的內(nèi)部局域網(wǎng),有自己的專(zhuān)用服務(wù)器，局域網(wǎng)通過(guò)一個(gè)核心交換機(jī)連接到校園網(wǎng)主交換機(jī)上,實(shí)現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)的互聯(lián)。從軟件上說(shuō)，檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)一般包括兩大項(xiàng)內(nèi)容，一個(gè)是檔案館辦公系統(tǒng)，一個(gè)是檔案管理系統(tǒng)，這是高校數(shù)字檔案館的兩大支柱，同時(shí)，所有檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，是高校數(shù)字檔案館的前提和基矗檔案數(shù)字化有自身的特點(diǎn)，具有層次化、級(jí)別化的特點(diǎn)，特

7、別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對(duì)于防火墻、密鑰、后門(mén)等安全機(jī)制以及管理方法提出了較高要求。（二）資源管理開(kāi)放存取的資源管理，這里主要是指利用科學(xué)方法，將不同類(lèi)型、來(lái)源分散、異構(gòu)、海量的檔案信息資源經(jīng)過(guò)編目、整序，編輯，形成可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)利用的有效數(shù)據(jù)的過(guò)程。簡(jiǎn)而言之，就是將零散檔案信息數(shù)據(jù)化的過(guò)程。1、編目在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案編目，不同于傳統(tǒng)的檔案手工編目，需要編制適合網(wǎng)絡(luò)信息資源描述和組織的著錄格式，目前這一工作大多通過(guò)擴(kuò)充傳統(tǒng)的機(jī)讀目錄格式來(lái)實(shí)現(xiàn)。2、整序高校檔案資源需要得到永久性的保存和利用。在開(kāi)放存取模式下要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo),檔案部門(mén)必須能夠快速、準(zhǔn)確獲得正確、完整的檔案資源。但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶有一定的不

8、穩(wěn)定性，如果處理不好，會(huì)給檔案管理帶來(lái)很大的問(wèn)題，甚至造成檔案的缺失和偽誤。為此，有必要在網(wǎng)絡(luò)上為學(xué)校檔案資源進(jìn)行整序、標(biāo)識(shí)。如可以采用數(shù)字對(duì)象標(biāo)識(shí)符(digitalbjetidentifier，di)與檔案分類(lèi)號(hào)相結(jié)合的方式，以保證檔案管理者和檔案用戶(hù)可以按照需要獲得指定的檔案信息資源。3、編輯在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和開(kāi)放存取機(jī)制下的檔案信息編輯，主要是利用元數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行組織管理。元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，是用于幫助識(shí)別、描述、限定和定位資源的數(shù)據(jù)。利用元數(shù)據(jù)可以提高開(kāi)放存取檔案信息資源的檢索效率。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，高校檔案部門(mén)要制定相關(guān)的a標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定歸檔者要提供相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的元數(shù)據(jù)，同時(shí)通過(guò)

9、編輯、轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)即時(shí)存儲(chǔ)和提供多種格式的元數(shù)據(jù)。目前，關(guān)于檔案元數(shù)據(jù)的規(guī)范已有很多研究成果，可供高校檔案部門(mén)進(jìn)行借鑒和參考。（三）提供利用開(kāi)放利用機(jī)制的最終目的，是為了向公眾提供所需要的全部信息資源。但是與其他領(lǐng)域的開(kāi)放存取機(jī)制不同，檔案信息具有機(jī)密性、內(nèi)部性和分散性的特點(diǎn)，無(wú)論檔案的提供者還是檔案的利用者，都存在著特定條件，如特定的人群、特定的環(huán)境等等。因此，在提供方便快捷的準(zhǔn)搜索引擎式的服務(wù)時(shí)，還有一些理論和實(shí)踐問(wèn)題，需要得到解決。1、高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與高校電子資源庫(kù)的關(guān)系目前，大部分高校都建設(shè)或購(gòu)買(mǎi)了相當(dāng)數(shù)量的電子資源庫(kù)，這些資源庫(kù)作為整體知識(shí)庫(kù)的一部分，開(kāi)放程度是不一樣的。相對(duì)于純學(xué)術(shù)性

10、的資源庫(kù)，高校中非學(xué)術(shù)性的資源庫(kù)（包括高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)）保持著不透明的狀態(tài)。國(guó)外某些大學(xué)對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是否可以開(kāi)放，人為控制到何種程度，已經(jīng)進(jìn)行了卓有成效的研究。筆者認(rèn)為，只要能夠在法律上對(duì)版權(quán)、費(fèi)用等問(wèn)題進(jìn)行了清楚的界定，高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中所保存的檔案信息中的學(xué)術(shù)性信息，應(yīng)該可以納入學(xué)校電子資源庫(kù)或者知識(shí)庫(kù)中。2、高校檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)放存取方式目前，高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息的開(kāi)放存取方式主要有這樣幾種形式：（1）網(wǎng)頁(yè)鏈接即通過(guò)校園網(wǎng)或者高校檔案部門(mén)自己的主頁(yè)，提供開(kāi)放存取檔案信息的鏈接入口，由高校檔案部門(mén)自行決定需要提供開(kāi)放存取的檔案資源，包括目錄、全文以及相關(guān)鏈接，用戶(hù)可以登陸相關(guān)網(wǎng)頁(yè)，通過(guò)點(diǎn)

11、擊來(lái)瀏覽相關(guān)檔案信息。（2）建立高校專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)高校檔案館根據(jù)需要，建立相關(guān)專(zhuān)題庫(kù)，通過(guò)收集分類(lèi)系統(tǒng)搜集校內(nèi)所有開(kāi)放存取的檔案資源，并將它們整合、組織，形成專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如學(xué)生成績(jī)庫(kù)、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證庫(kù)、工資工齡庫(kù)等等。高校檔案館充分利用數(shù)字校園中各種信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，將所有校內(nèi)開(kāi)放存取的檔案資源進(jìn)行全方位的綜合、整理和揭示，用戶(hù)則直接訪(fǎng)問(wèn)相關(guān)的高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)然，這需要安全性、政策支持、科學(xué)管理等方面的保證，對(duì)高校檔案館的自身建設(shè)也是一個(gè)巨大挑戰(zhàn)。（3）通過(guò)館藏目錄獲取高校檔案信息機(jī)讀檔案館藏目錄，是高校檔案館最重要的數(shù)字化資源之一，也是最常用的檢索工具之一。利用機(jī)讀檔案館藏目錄，可以實(shí)現(xiàn)

12、所有館藏檔案資源的檢索，這也是高校檔案工作者和檔案利用者所熟悉和普遍使用的一種方式。此外，可以通過(guò)增加相關(guān)字段等方法，使高校檔案資源轉(zhuǎn)化成為開(kāi)放存取的網(wǎng)絡(luò)資源。在這方面，檔案工作者可以充分借鑒圖書(shū)館的一些成熟經(jīng)驗(yàn)。（4）通過(guò)集成、挖掘技術(shù)開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單調(diào)閱、淺層次的檔案利用顯然不能滿(mǎn)足學(xué)校和社會(huì)對(duì)高校檔案資源的利用需求。因此，將高校檔案信息資源納入開(kāi)放存取機(jī)制，利用開(kāi)放存取機(jī)制，全方位，深層次的開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源；利用先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)軟件，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源行政化和學(xué)術(shù)化的有機(jī)統(tǒng)一，可以達(dá)到擴(kuò)大利用面、優(yōu)化利用效果、全面實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的目的。三、高校檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)“開(kāi)放存缺

13、存在的問(wèn)題與對(duì)策開(kāi)放存取運(yùn)動(dòng)能夠優(yōu)化高校檔案管理，提高利用效率和效果,但這不意味著可以一蹴而就，在實(shí)際工作中，還會(huì)遇到這樣和那樣的問(wèn)題，需要解決和思考。（一）開(kāi)放環(huán)境下檔案的信息安全隨著網(wǎng)絡(luò)與人們生活的日益密切，人們似乎可以從網(wǎng)絡(luò)上找到任何想要找到的東西，在給人極大方便的同時(shí)，也給人帶來(lái)了不安全感。高校檔案是在高校各項(xiàng)工作中自然形成的，檔案的公開(kāi)，會(huì)動(dòng)搖一些人對(duì)檔案在傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)上的安全心理。因此，開(kāi)放存取運(yùn)動(dòng)在高校檔案界開(kāi)展，有賴(lài)于逐漸建立一種開(kāi)放的理念,能夠得到學(xué)校各個(gè)職能部門(mén)的認(rèn)同,解除人們戒備心理。高校檔案人員要大力宣傳開(kāi)放存取的理念,通過(guò)各種形式和場(chǎng)合，灌輸、滲透這種方式的優(yōu)點(diǎn)和好處,使

14、學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教職工和廣大學(xué)生了解到檔案是一種可以利用的信息資源,不僅吸引高校一線(xiàn)的教學(xué)、科研工作者成為高校檔案開(kāi)放存取的利用者（取者）,還能夠主動(dòng)成為高校檔案資源的提供者（存者）,從而推動(dòng)高校檔案開(kāi)放存取的健康良性發(fā)展。當(dāng)然，將這種模式完全納入現(xiàn)行的高校檔案管理體制還有一定的難度，值得認(rèn)真思考和研究。（二）成本和費(fèi)用開(kāi)放存取機(jī)制，是建立在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，任何人都不能低估它的運(yùn)行成本。理論上講，高校檔案部門(mén)可以從高校檔案資源的開(kāi)放存取機(jī)制中收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用，但在實(shí)際中是否可行，是否符合國(guó)家有關(guān)部門(mén)的政策法規(guī)精神，目前還不能確定。這個(gè)問(wèn)題如何處理，直接影響開(kāi)放存取機(jī)制在高校檔案部門(mén)的運(yùn)行。在目前開(kāi)放

15、存取運(yùn)動(dòng)的實(shí)際操作中，通常會(huì)采用“作者付費(fèi)、用者免費(fèi)”的模式，例如a期刊，但是這些費(fèi)用通常會(huì)計(jì)入科研成本中。高校提供檔案信息服務(wù)，不完全適合這種成本分擔(dān)的模式，但是可以從中得到借鑒。高校檔案部門(mén)可以通過(guò)協(xié)議、與第三方中介合作等方式，建立或者拓寬成本補(bǔ)償機(jī)制，兼顧國(guó)家、學(xué)校、相關(guān)部門(mén)以及個(gè)人的合理利益，達(dá)到“雙贏”甚至“多贏”。（三）高校檔案信息資源優(yōu)化建設(shè)基于目前高校管理體制，檔案部門(mén)還不能完全實(shí)現(xiàn)檔案文件的前端控制，加上高校檔案產(chǎn)生的自然屬性等問(wèn)題的存在，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)存在很大難度。然而，高校檔案信息資源的質(zhì)量直接關(guān)系到開(kāi)放存取的發(fā)展前景,高校檔案開(kāi)放存取機(jī)制的順利建立，需要齊全、完整、準(zhǔn)確、高質(zhì)量的檔案資源。因此，高校檔案部門(mén)要大力提高檔案收集的齊全完整率，這是開(kāi)放存取機(jī)制的起點(diǎn)和重要基矗同時(shí)，高校檔案部門(mén)需要制定有效的檔案開(kāi)放存取質(zhì)量控制策略。通過(guò)加強(qiáng)檔案的鑒定環(huán)節(jié)，完善檔案的審核制度，規(guī)范編目著錄，不斷優(yōu)化高校檔案信息資源。（四）硬件建設(shè)和相關(guān)技術(shù)的研究高校檔案開(kāi)放存取機(jī)制的建立，需要購(gòu)買(mǎi)硬件設(shè)施，配備相關(guān)軟件,搭建符合條件的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，特別是電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備，都與高校檔案的信息安全問(wèn)題息息相關(guān)。開(kāi)放存取的相關(guān)技術(shù)主要是以ai為核心的技術(shù)開(kāi)發(fā)及應(yīng)用研究,包括數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)永久性保存、數(shù)據(jù)挖掘、開(kāi)發(fā)智能檢索系統(tǒng)、建