會(huì)議管理制度XXXX0503（修改版）

1、和信通訊技術(shù)有限公司管理制度會(huì)議管理制度HS-XZ/HY01修訂號(hào)01實(shí)施日期 2008 年1月5日第 PAGE 5 頁(yè) 共 NUMPAGES 5 頁(yè)1、目的本制度明確規(guī)定公司會(huì)議種類、組織及會(huì)務(wù)管理等工作相關(guān)內(nèi)容，確保會(huì)議召開的質(zhì)量和效率，推動(dòng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行。2、范圍圍本制度適適用于公公司各部部門召開的各項(xiàng)會(huì)會(huì)議的組組織與管管理。3、權(quán)責(zé)責(zé)3.1人人力資源源部協(xié)助公司管管理層確確定公司司會(huì)議的種類，組織會(huì)會(huì)議進(jìn)行行、以及及制定、發(fā)布和推推廣會(huì)務(wù)管管理相關(guān)制度；3.2會(huì)會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)責(zé)各項(xiàng)會(huì)會(huì)議的會(huì)議申請(qǐng)請(qǐng)、通知知、組織織、記錄及會(huì)議決決議催辦落實(shí)完成工作作。4、會(huì)議議召開原原則 4.1高

2、高效。凡凡召開的的會(huì)議應(yīng)應(yīng)具備必必要性，注重實(shí)實(shí)效，主主題鮮明明，準(zhǔn)備備充分。會(huì)議組組織者應(yīng)應(yīng)將會(huì)議議主持者者、議題題、議程程、時(shí)間間、地點(diǎn)點(diǎn)等安排排預(yù)先告告知與會(huì)會(huì)者；4.2精精簡(jiǎn)。大大力精簡(jiǎn)簡(jiǎn)會(huì)議，盡量縮縮短會(huì)期期，減少少與會(huì)人人員，能能合并召召開的會(huì)會(huì)議要盡盡可能統(tǒng)統(tǒng)籌合并并；4.3務(wù)務(wù)實(shí)。把把工作重重點(diǎn)放在在深入實(shí)實(shí)際，加加強(qiáng)調(diào)研研和督查查，集中中精力研研究和解解決實(shí)際際問題上上，可采采取現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)辦公會(huì)會(huì)議等形形式，及及時(shí)協(xié)調(diào)調(diào)研究解解決有關(guān)關(guān)問題；4.4節(jié)節(jié)約。會(huì)會(huì)議召開開倡導(dǎo)勤勤儉節(jié)約約，會(huì)議議地點(diǎn)安安排在公公司內(nèi)進(jìn)進(jìn)行，特特殊情況況需經(jīng)公公司管理理層批準(zhǔn)準(zhǔn)，會(huì)議議所需經(jīng)經(jīng)費(fèi)由主主辦

3、部門門負(fù)責(zé)申申報(bào)，人力資資源部審審核。5、會(huì)議議分類5.1公公司級(jí)會(huì)會(huì)議：主主要包括括年度員工工大會(huì)、工作作總結(jié)會(huì)會(huì)（月度度/季度度/年度度）、月月度經(jīng)營(yíng)營(yíng)研討會(huì)、營(yíng)銷銷總結(jié)會(huì)會(huì)（季度度/年度度）、業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)關(guān)會(huì)議(如客戶戶或供應(yīng)應(yīng)商研討討會(huì)、洽洽談會(huì)，座談會(huì)會(huì)等)及及各類臨臨時(shí)召開開的代表表大會(huì)；5.2例例會(huì):公司各各一級(jí)部部門周例例會(huì)、月月度例會(huì)會(huì)；5.3專專項(xiàng)會(huì)議：項(xiàng)目研研討會(huì)、業(yè)務(wù)綜綜合會(huì)(如計(jì)劃劃協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)、質(zhì)量量分析會(huì)會(huì)、生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)準(zhǔn)備會(huì)、生產(chǎn)調(diào)調(diào)度會(huì)、安全工工作會(huì)等等)。6、會(huì)議議周期及及時(shí)間安安排7、會(huì)議議申報(bào)及組組織6.1各各部門須須按照事事先規(guī)定的會(huì)議議時(shí)間、與會(huì)人員、會(huì)會(huì)

4、議報(bào)告告內(nèi)容等做做好充分準(zhǔn)準(zhǔn)備參會(huì)會(huì)；6.2會(huì)會(huì)議通知知：列入入會(huì)議計(jì)計(jì)劃的會(huì)會(huì)議通知知由人力力資源部部統(tǒng)一安安排，會(huì)會(huì)議通知知須提前前一天以以文字或或電話發(fā)發(fā)出。各部自自行安排排的小范范圍會(huì)議議可自行行安排；6.3如如召開須須上級(jí)部部門參與與的不定定期會(huì)議議，由會(huì)議議主辦單位根根據(jù)工作作需要和和會(huì)議內(nèi)內(nèi)容，向向上一級(jí)級(jí)單位提提出，提提報(bào)會(huì)議申申請(qǐng)單，詳見見附件一一。經(jīng)上級(jí)級(jí)單位審批，如如批準(zhǔn)開開會(huì)，會(huì)前準(zhǔn)備相關(guān)事宜由由會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)，同同時(shí)參照本本程序執(zhí)執(zhí)行；6.4會(huì)會(huì)議籌備備工作：根據(jù)會(huì)議議內(nèi)容，由會(huì)議議主辦部部門負(fù)責(zé)責(zé)組織，會(huì)議相相關(guān)部門門配合完完成具體體工作的的籌備與落落實(shí)（包括：領(lǐng)

5、導(dǎo)講講話、會(huì)會(huì)場(chǎng)布置置、橫幅幅標(biāo)識(shí)、安全保保衛(wèi)、音音響、會(huì)會(huì)議通知知、會(huì)議議方案等等）；6.5會(huì)會(huì)議簽到到：會(huì)議議主辦部部門應(yīng)事事先準(zhǔn)備備簽到表表、冊(cè)。中小型型會(huì)議實(shí)實(shí)行個(gè)人人簽到，規(guī)模較較大的會(huì)會(huì)議實(shí)行行部門領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽到。會(huì)議結(jié)結(jié)束時(shí)，主辦部部門可對(duì)對(duì)各單位位的出勤勤情況進(jìn)進(jìn)行檢查查或抽查查；6.6會(huì)會(huì)議文件件及會(huì)議議檔案：全員性會(huì)議議的文件件由主辦辦部門準(zhǔn)備備，會(huì)議議結(jié)束后后，應(yīng)及及時(shí)將完完整的會(huì)會(huì)議文件件整理歸歸檔，按按規(guī)定時(shí)時(shí)間移交交到人力力資源部部存檔；一般性性工作會(huì)會(huì)議由主主辦部門負(fù)負(fù)責(zé)會(huì)議議記錄和和紀(jì)要整整理，會(huì)會(huì)議紀(jì)要要經(jīng)部門門負(fù)責(zé)人人簽發(fā)后后，公布布執(zhí)行并并發(fā)至相相關(guān)部門門備忘

6、；6.7與與平級(jí)或縱向向溝通的不不定期會(huì)會(huì)議召開，由會(huì)議議發(fā)起單位提出出并參照本程程序執(zhí)行。7、會(huì)議議要求及及紀(jì)律7.1會(huì)會(huì)議接待待由會(huì)議議主辦部門門負(fù)責(zé)，會(huì)議召召開前5分鐘進(jìn)行簽到，須準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)計(jì)會(huì)議人人數(shù)并留存存檔案資資料，詳詳見會(huì)議簽簽到表附件三三；7.2會(huì)會(huì)議相關(guān)關(guān)部門負(fù)負(fù)責(zé)在會(huì)會(huì)前將與與會(huì)議相相關(guān)的參參閱資料料及時(shí)、準(zhǔn)準(zhǔn)確分發(fā)發(fā)至與會(huì)人員；7.3會(huì)會(huì)議記錄錄由會(huì)議主辦部門門負(fù)責(zé)記記錄；7.4與與會(huì)人員員應(yīng)做到到不遲到到，不早早退，因因故不能能參加會(huì)會(huì)議應(yīng)提提前向主主辦會(huì)議議部門請(qǐng)請(qǐng)假；有有事離開開會(huì)場(chǎng)需需向會(huì)議議組織者者請(qǐng)假；會(huì)議期期間應(yīng)關(guān)關(guān)閉通訊訊工具，保持會(huì)會(huì)場(chǎng)安靜靜，不做做與會(huì)議

7、議主題無無關(guān)的事事；7.5 會(huì)議內(nèi)內(nèi)容有保保密事項(xiàng)項(xiàng)時(shí)，與與會(huì)者必必須嚴(yán)格格遵守保保密紀(jì)律律；7.6人人力資源源部將于會(huì)議議召開后后對(duì)會(huì)議議紀(jì)律執(zhí)執(zhí)行情況況（包括括會(huì)議出出勤、請(qǐng)請(qǐng)假制度度履行情情況及會(huì)會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)紀(jì)情況）在全公公司范圍圍內(nèi)通報(bào)報(bào)。各部部門負(fù)責(zé)責(zé)人要重重視對(duì)會(huì)會(huì)議紀(jì)律律的執(zhí)行行，以身身作則，促進(jìn)良良好會(huì)風(fēng)風(fēng)的形成成。8、會(huì)后后工作跟跟進(jìn)8.1主主辦部門門負(fù)責(zé)整整理及下下發(fā)會(huì)議紀(jì)紀(jì)要（詳詳見附件件四）及及會(huì)議決決議的催催辦；8.2會(huì)會(huì)后聚餐餐、娛樂樂等活動(dòng)由人力資資源部組組織、協(xié)協(xié)調(diào)，會(huì)議主辦部門應(yīng)在會(huì)議議召開前前通知人力力資源部部，以便便提前準(zhǔn)準(zhǔn)備安排排；8.3會(huì)會(huì)議文件件材料的的

8、立卷歸歸檔，建建立會(huì)議議檔案。8.3.1主辦辦部門負(fù)責(zé)責(zé)會(huì)議的相相關(guān)材料保存存，如會(huì)議議通知、會(huì)議議議程、簽到表、會(huì)議紀(jì)紀(jì)要、會(huì)議議報(bào)告等等文書須一并收集集、整理理齊全，按按一會(huì)一卷的的立卷方方法設(shè)立案案卷；8.3.2部門門內(nèi)部會(huì)會(huì)議均需需將會(huì)議議議程、簽到表、會(huì)議紀(jì)紀(jì)要、會(huì)議議報(bào)告等等文書備份呈呈報(bào)總經(jīng)經(jīng)理。9、會(huì)議議室使用用管理辦辦法9.1 管理歸歸口9.1.1人力力資源部部負(fù)責(zé)會(huì)會(huì)議室的的統(tǒng)籌管管理和協(xié)協(xié)調(diào)安排排使用。9.1.2日常常管理具具體：會(huì)會(huì)議室內(nèi)內(nèi)財(cái)產(chǎn)的的保管、衛(wèi)生保保潔、門門窗及電電器的關(guān)關(guān)閉、使使用交接接手續(xù)辦辦理、鑰鑰匙交接接等。9.1.3所有有會(huì)議室室的燈光光、音響響、

9、多媒媒體投影影等的操操控工作作、日常常調(diào)試及及報(bào)修工工作均由由網(wǎng)絡(luò)管管理員或或總經(jīng)辦辦指定專專人負(fù)責(zé)責(zé)。9.2 使用范范圍及預(yù)預(yù)約程序序9.2.1按照照“會(huì)議議管理制制度”之之規(guī)定，列入每每周會(huì)議議計(jì)劃的的會(huì)議優(yōu)優(yōu)先編排排使用會(huì)會(huì)議室；各部如需使使用會(huì)議議室一般般要提前前1天向人力力資源部部申請(qǐng)預(yù)預(yù)約，以以便統(tǒng)籌籌安排使使用。若若各部擬擬預(yù)約的的會(huì)議室室使用時(shí)時(shí)間與每每周列入入會(huì)議計(jì)計(jì)劃或已已預(yù)定的的會(huì)議室室與臨時(shí)時(shí)性重要要會(huì)議發(fā)發(fā)生沖突突時(shí)，以以重要會(huì)議議為先。9.2.2外部部租賃會(huì)會(huì)議室主主要用于于全公司司的大型型活動(dòng)及及重要會(huì)會(huì)議等，如有特特殊活動(dòng)動(dòng)需要，需經(jīng)公公司管理理層批準(zhǔn)準(zhǔn)，方可可

10、執(zhí)行租租用安排排。9.2.3申請(qǐng)請(qǐng)使用會(huì)會(huì)議室可可在公用用盤下載載申請(qǐng)表，要求求要逐項(xiàng)項(xiàng)填寫申申請(qǐng)單中中各項(xiàng)內(nèi)內(nèi)容，并并在“其其它說明明”欄中中注明參參會(huì)人數(shù)數(shù)、需使用設(shè)設(shè)施等，經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可使用；嚴(yán)禁擅自自使用會(huì)會(huì)議室。9.3 使用規(guī)規(guī)定9.3.1按照照“誰(shuí)使使用誰(shuí)負(fù)負(fù)責(zé)”的的原則，使用部部門須派派專人負(fù)負(fù)責(zé)本部部門活動(dòng)動(dòng)期間的的管理及及安全工工作。9.3.2會(huì)議議期間非非與會(huì)人人員不得得隨意進(jìn)進(jìn)入會(huì)議議室。9.3.3凡進(jìn)進(jìn)入會(huì)議議室的人人員必須須自覺遵遵守會(huì)議議室使用用管理規(guī)規(guī)定。講講衛(wèi)生，不得喧嘩、不得損壞公公物、不得損壞壞公用設(shè)設(shè)施。對(duì)對(duì)于違反反本規(guī)定定的人員員，人力力資源部部或指定定管理人人員有權(quán)權(quán)制止、教育、直至給給予行政政處罰。9.3.4會(huì)議議室使用用結(jié)束后后，使用用部門必必須負(fù)責(zé)責(zé)關(guān)閉電電源、還還原設(shè)施施，做好衛(wèi)生生保潔。如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)公用設(shè)