(220-11)信息溝通控制程序

1、 .信息溝通控制程序1. 目的和適用范圍為使公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系內(nèi)部、外部的有關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)、有效地溝通和協(xié)調(diào)，保持信息傳遞渠道與協(xié)調(diào)途徑的暢通，特制定本程序。本程序既適用于公司生產(chǎn)活動(dòng)中進(jìn)行的內(nèi)部溝通，也適用于公司與相關(guān)方之間的溝通活動(dòng)。2. 職責(zé)2.1 各部門負(fù)責(zé)各自相關(guān)信息的收集、傳遞、交流、回應(yīng)。涉及工程項(xiàng)目的，由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)。2.2 黨群辦公室通過工會(huì)合理化建議和職工代表提案等方式做好職業(yè)健康方面信息的接收、傳遞和處理。2.3 綜合管理部負(fù)責(zé)匯集各部門收到的表揚(yáng)、投訴意見及涉及辦公區(qū)域內(nèi)有關(guān)環(huán)保安全等方面的往來函電、傳真、電子郵件等。2.4 經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)安全管理體系方

2、面信息的收集、傳遞和處理。3. 工作程序和相關(guān)要求3.1 溝通內(nèi)容3.1.1 溝通與協(xié)調(diào)的內(nèi)容應(yīng)涉及與公司實(shí)施質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的信息，包括需要與各相關(guān)方共享的核心信息、公司內(nèi)部、生產(chǎn)組織內(nèi)部（如項(xiàng)目部）及與生產(chǎn)組織直接相關(guān)的單位（如供方）產(chǎn)生的有關(guān)信息。3.1.2 公司內(nèi)部溝通的主要內(nèi)容：1） 向管理體系運(yùn)行覆蓋的范圍所涉及到直接相關(guān)的部門和員工傳達(dá)管理方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案和具體的操作步驟，以獲得全員的共識(shí)、理解，統(tǒng)一思想和步調(diào)；. .2） 通報(bào)體系運(yùn)行情況、結(jié)果及出現(xiàn)的問題和解決的措施，征詢意見；3） 對(duì)公司經(jīng)營過程中企業(yè)環(huán)境各方面的變化情況進(jìn)行討論分析，通報(bào)公司為

3、適應(yīng)此變化所采取的措施和調(diào)整；4） 已識(shí)別的環(huán)境因素/危險(xiǎn)源及其控制知識(shí)、方法；5） 針對(duì)員工抱怨擬采取的或已采取的解決方案；6） 通報(bào)環(huán)境/職業(yè)健康安全管理業(yè)績；7） 通報(bào)質(zhì)量問題、事件的情況及處理結(jié)果。3.1.3 公司與外部溝通的主要內(nèi)容：1） 向管理體系運(yùn)行覆蓋范圍之外的相關(guān)聯(lián)的單位通告本公司管理體系的管理方針、目標(biāo)、具體的操作步驟以及需要協(xié)調(diào)配合的方面；2） 解釋為實(shí)現(xiàn)某一具體目標(biāo)（如環(huán)境目標(biāo)、質(zhì)量控制目標(biāo)）提出的要求；就目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程中，各方協(xié)調(diào)行動(dòng)的要點(diǎn)及存在的銜接和配合上的問題如何解決進(jìn)行商議、討論和交換意見；3） 通報(bào)共同目標(biāo)（如工程進(jìn)度）或協(xié)調(diào)行動(dòng)的實(shí)際情況，交換相關(guān)資料，協(xié)調(diào)

4、各方計(jì)劃和資源；4） 向相關(guān)方通報(bào)公司遵守法律法規(guī)的情況，展示環(huán)境/職業(yè)健康安全管理績效；5） 來自政府、顧客等要求、詢問；6） 針對(duì)某一矛盾或沖突，擬采取的或已采取的解決方案；7） 針對(duì)顧客抱怨擬采取的或已采取的解決方案。3.2 溝通方式內(nèi)部溝通可通過下列方式進(jìn)行：1） 授權(quán)；2） 談話：如面談、電話、思想交流、座談會(huì)；3） 會(huì)議：如職代會(huì)、例行的生產(chǎn)會(huì)議、動(dòng)員會(huì)和總結(jié)會(huì)、聯(lián)合檢查、聯(lián)席會(huì)議等；. .4） 文件：如公文、便函、簡訊、傳真、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、情況信息反饋；5） 電子媒體 ：如公司局域網(wǎng)絡(luò)、電子郵件；6） 各類活動(dòng)：業(yè)務(wù)講座、例行檢查和抽查，如：體系管理內(nèi)審及管理評(píng)審檢查；7） 特別

5、安排：總裁接待日、專訪、回訪、意見箱；8） 其他：培訓(xùn)、考核與激勵(lì)。3.3 溝通計(jì)劃公司應(yīng)對(duì)可預(yù)見的、需要進(jìn)行傳達(dá)、解說、協(xié)調(diào)一致的內(nèi)容制定相應(yīng)的溝通計(jì)劃。溝通計(jì)劃應(yīng)包含在體系運(yùn)行計(jì)劃內(nèi)。計(jì)劃應(yīng)堅(jiān)持事前溝通為主、事后通報(bào)為輔的原則，即以主動(dòng)的、帶有預(yù)見性的信息傳達(dá)為主。對(duì)那些例行的、可預(yù)見的、需要進(jìn)行傳達(dá)、解說和協(xié)調(diào)一致的內(nèi)容，應(yīng)有明確的溝通計(jì)劃。公司應(yīng)在職代會(huì)、總裁接待日、例行的生產(chǎn)會(huì)議、各類培訓(xùn)及各項(xiàng)例行檢查的動(dòng)員會(huì)和總結(jié)會(huì)上，進(jìn)行公司內(nèi)部及公司與外部的交流溝通。而對(duì)于日常性質(zhì)的或突發(fā)事件不必納入具體的計(jì)劃，可采取談話、臨時(shí)會(huì)議、電話、傳真、電子媒體等方式有意識(shí)地加強(qiáng)與各方面的溝通和聯(lián)系。

6、針對(duì)不同階段出現(xiàn)的矛盾和問題，溝通計(jì)劃可以調(diào)整。3.4 項(xiàng)目溝通障礙與沖突管理3.4.1 應(yīng)采取必要的措施和方法減少對(duì)正常溝通的干擾，消除信息交流傳遞障礙，處理好各種沖突和糾紛，保持溝通與協(xié)調(diào)途徑暢通，保證信息傳遞的真實(shí)性和完整性。3.4.2 消除溝通障礙可采用下列方法：1） 選擇適宜的溝通與協(xié)調(diào)途徑；2） 充分利用反饋；3） 組織溝通檢查；4） 靈活運(yùn)用各種溝通與協(xié)調(diào)方式；5） 越級(jí)報(bào)告/反映。3.4.3 應(yīng)做好沖突的預(yù)測工作，了解沖突的性質(zhì)，尋找解決沖突的途徑并保存相關(guān)記錄。. .3.4.4 解決沖突可采用下列方法：1） 協(xié)商、讓步、緩和、強(qiáng)制和退出等；2） 使相關(guān)方了解計(jì)劃，明確目標(biāo)；3） 搞好變更管理。4. 相關(guān)文件和管理記錄4.1 相關(guān)文件4.2 管理記錄溝通過程中產(chǎn)生的各種文字資料和記錄（包括會(huì)議紀(jì)要、例會(huì)紀(jì)要、往來函電、書面情況反饋、月報(bào)、報(bào)告等）應(yīng)按照相關(guān)活動(dòng)控制程序的規(guī)定妥善保管。程序沒有規(guī)定的