公司檔案管理制度

1、公司檔案管理制度1、總則1.1、目的有效管理公司內(nèi)部文件及檔案資料，做到規(guī)范統(tǒng)一、有效控制，達(dá)到信息資料可追溯性、可延伸性。適用范圍適用于公司內(nèi)部所有文件、資料及表單、記錄文件和檔案的管理。1.3、管理機(jī)構(gòu)1.3.1、文書結(jié)案后，原稿由公司運(yùn)營管理中心負(fù)責(zé)收集整理。1.3.2、各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存復(fù)印本。1.3.3、運(yùn)營管理中心主要職責(zé)：1.3.4、制定或參與制定文件檔案工作的規(guī)章制度；1.3.5、對(duì)公司其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；1.3.6、做好公司文件檔案的收集、整理、保管和利用工作；1.3.7、做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；1.3.

2、8、提高文件檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。2、文件檔案類型法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需公司執(zhí)行的，或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。公司的重大決議。包括由公司例會(huì)、公司專題會(huì)等及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。計(jì)劃性文件。包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。批示性文件。包括公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及公司各類命令、工作指示等。憑證性文書材料。包括公司各部門上報(bào)的、在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀

3、況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書、授權(quán)文件等的原始記錄和文本。證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、公司專利、公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。匯報(bào)性文書資料。包括公司上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。勞資人力資源資料。包括公司下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音

4、資料、錄像資料、影片資料等。題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料、項(xiàng)目申報(bào)資料等。文件的編寫管理流程文件的起草、編制各類文件的草案由相關(guān)需要部門起草、編制。 文件的審批文件的審核由總經(jīng)理或授權(quán)的相當(dāng)職位的人員負(fù)責(zé)，做到文件內(nèi)容簡練、準(zhǔn)確、完整、統(tǒng)一，并可請(qǐng)預(yù)期的使用者對(duì)文件的可使用性進(jìn)行評(píng)定。最后經(jīng)總經(jīng)理對(duì)文件進(jìn)行審批。技術(shù)文件落實(shí)技術(shù)責(zé)任制，由設(shè)計(jì)、核對(duì)、審核、工藝、標(biāo)準(zhǔn)化和審定等責(zé)任人簽字，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。由行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)、印制、下發(fā)。發(fā)放各種文件應(yīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。按發(fā)放范圍發(fā)放文件。文件領(lǐng)用人在文件發(fā)放登

5、記表上簽名領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)的文件。當(dāng)需使用文件的人員未領(lǐng)到文件時(shí)，不得隨意借用他人的文件復(fù)印，應(yīng)填寫文件領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，到文件管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。當(dāng)文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。新文件的發(fā)放號(hào)仍沿用原文件分發(fā)號(hào)。運(yùn)營專員應(yīng)申請(qǐng)將破損文件銷毀。文件的更改文件的更改由文件使用部門提出，主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，授權(quán)主管機(jī)構(gòu)編制。處理更改時(shí)，采用與編制時(shí)同樣的評(píng)審和批準(zhǔn)過程。文件更改的審批應(yīng)由原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時(shí)，可由接替其崗位的人員審批。文件換版和作廢文件經(jīng)多次修改而污損不能使用時(shí)，或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)，應(yīng)做換版處理，原版次文件作廢

6、，換發(fā)新版本。作廢的文件由文件管理員按文件發(fā)放登記表收回并記錄，作廢文件加蓋“作廢”印章，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行定期銷毀。如需作資料保留，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并加蓋“保留”印章，方可留用。文件的管理 文件擬制審批后，原版文件交由文件管理員存檔，并列入文件登記表中。 需借閱文件、資料的人員，需填寫借閱申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理或者總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱。借出的文件由文件管理員在文件借閱表上登記。借閱者應(yīng)在一周內(nèi)歸還，確需延長，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。重要機(jī)密的技術(shù)資料應(yīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。文件的保管存放條件：文件的存放地必須保證防火、防風(fēng)、雨、防潮，有效地保障文件及資料的完好性。存放方式：文件可以以卷宗、紙張、光盤、U

7、盤等各種形式保存，必要時(shí)可以雙份歸檔或安全復(fù)制備份。文件的保存地點(diǎn)及職責(zé)凡公司所有各級(jí)重要文件（需存檔或備案的）應(yīng)統(tǒng)一存放于檔案柜，由運(yùn)營專員或者相關(guān)部門歸口保管。文件的保存期限各類文件的保存期限以文件歸檔清單的規(guī)定為準(zhǔn)。文件的歸檔文件歸檔前須附文件清單，所有存檔的文件、圖紙必須有明確的編號(hào)。人員離職時(shí)，應(yīng)整理好手頭文件及圖紙，統(tǒng)一歸還運(yùn)營管理中心，下一人員到任時(shí)由部門經(jīng)理代領(lǐng)。文件的發(fā)放與回收任何文件發(fā)放時(shí)標(biāo)明發(fā)放編號(hào)；更改的文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)立即收回原文件，并填寫文件收回登記表，進(jìn)行留用或作廢或銷毀等處理。檔案管理行政人事部為檔案管理室，辦公室設(shè)專職檔案員，檔案員應(yīng)履行職責(zé)，做到：保存有帳、發(fā)放登記、借閱審批、月底盤點(diǎn)；檔案員將月底盤點(diǎn)的電子檔報(bào)表及時(shí)更新，將更新后的電子檔發(fā)至總經(jīng)理、人事負(fù)責(zé)人各一份；各部門向內(nèi)、外所發(fā)通知、函件、文件等必須交一份至檔案管理員簽收保存，同時(shí)