檔案管理系統(tǒng)解決方案(DOC44)

1、 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方案書(shū) PAGE 53 page of NUMPAGES 54數(shù)字化檔檔案管理理系統(tǒng)方案書(shū)目錄TOC o 1-6 h z u HYPERLINK l _Toc394268151方案背景景 PAGEREF _Toc394268151 h 3 HYPERLINK l _Toc394268152一設(shè)計(jì)目目標(biāo) PAGEREF _Toc394268152 h 3 HYPERLINK l _Toc394268153二設(shè)計(jì)理理念 PAGEREF _Toc394268153 h 5 HYPERLINK l _Toc394268154三系統(tǒng)特特點(diǎn) PAGEREF _Toc394268154

2、h 5 HYPERLINK l _Toc394268155四功能介介紹 PAGEREF _Toc394268155 h 7 HYPERLINK l _Toc3942681561登陸界界面 PAGEREF _Toc394268156 h 7 HYPERLINK l _Toc3942681572系統(tǒng)界界面布局局 PAGEREF _Toc394268157 h 8 HYPERLINK l _Toc3942681583功能說(shuō)說(shuō)明 PAGEREF _Toc394268158 h 8 HYPERLINK l _Toc3942681593.1全全宗管理理 PAGEREF _Toc394268159 h 8

3、HYPERLINK l _Toc3942681603.2檔檔案錄入入 PAGEREF _Toc394268160 h 9 HYPERLINK l _Toc3942681613.2.1立卷卷歸檔 PAGEREF _Toc394268161 h 111 HYPERLINK l _Toc3942681623.2.2以件件歸檔 PAGEREF _Toc394268162 h 117 HYPERLINK l _Toc3942681633.3檔檔案整理理 PAGEREF _Toc394268163 h 18 HYPERLINK l _Toc3942681643.3.1檔案案整理流流程 PAGEREF _T

4、oc394268164 h 188 HYPERLINK l _Toc3942681653.3.2鑒定定及回收收站 PAGEREF _Toc394268165 h 211 HYPERLINK l _Toc3942681663.3.2.11檔案保保管期限限鑒定 PAGEREF _Toc394268166 h 221 HYPERLINK l _Toc3942681673.3.2.22密級(jí)鑒鑒定 PAGEREF _Toc394268167 h 233 HYPERLINK l _Toc3942681683.3.2.33檔案回回收站 PAGEREF _Toc394268168 h 223 HYPERLIN

5、K l _Toc3942681694檔案檢檢索 PAGEREF _Toc394268169 h 244 HYPERLINK l _Toc3942681704.1直直接檢索索 PAGEREF _Toc394268170 h 24 HYPERLINK l _Toc3942681714.2組組合檢索索 PAGEREF _Toc394268171 h 26 HYPERLINK l _Toc3942681724.3定定制檢索索 PAGEREF _Toc394268172 h 28 HYPERLINK l _Toc3942681734.4系系統(tǒng)條件件 PAGEREF _Toc394268173 h 29

6、HYPERLINK l _Toc3942681744.5未未歸檔檢檢索 PAGEREF _Toc394268174 h 299 HYPERLINK l _Toc3942681755檔案統(tǒng)統(tǒng)計(jì) PAGEREF _Toc394268175 h 300 HYPERLINK l _Toc3942681765.1 檔案數(shù)數(shù)量統(tǒng)計(jì)計(jì) PAGEREF _Toc394268176 h 30 HYPERLINK l _Toc3942681775.2目目錄數(shù)量量統(tǒng)計(jì) PAGEREF _Toc394268177 h 332 HYPERLINK l _Toc3942681785.3檔檔案利用用情況統(tǒng)統(tǒng)計(jì)： PAGER

7、EF _Toc394268178 h 333 HYPERLINK l _Toc3942681796檔案借借閱 PAGEREF _Toc394268179 h 333 HYPERLINK l _Toc3942681806.1借借閱審批批 PAGEREF _Toc394268180 h 34 HYPERLINK l _Toc3942681816.2我我的借閱閱 PAGEREF _Toc394268181 h 35 HYPERLINK l _Toc3942681827檔案保保管 PAGEREF _Toc394268182 h 355 HYPERLINK l _Toc3942681837.1庫(kù)庫(kù)房溫濕

8、濕度登記記 PAGEREF _Toc394268183 h 35 HYPERLINK l _Toc3942681847.2八八防管理理 PAGEREF _Toc394268184 h 36 HYPERLINK l _Toc3942681857.3存存放位置置索引 PAGEREF _Toc394268185 h 336 HYPERLINK l _Toc3942681868資料管管理 PAGEREF _Toc394268186 h 377 HYPERLINK l _Toc3942681878.1資資料管理理 PAGEREF _Toc394268187 h 37 HYPERLINK l _Toc39

9、42681888.1.1目錄錄管理 PAGEREF _Toc394268188 h 337 HYPERLINK l _Toc3942681898.1.2資料料錄入 PAGEREF _Toc394268189 h 338 HYPERLINK l _Toc3942681908.1.3資料料回收站站 PAGEREF _Toc394268190 h 39 HYPERLINK l _Toc3942681918.2資資料借閱閱審批 PAGEREF _Toc394268191 h 339 HYPERLINK l _Toc3942681928.3我我的借閱閱 PAGEREF _Toc394268192 h 4

10、0 HYPERLINK l _Toc3942681939數(shù)據(jù)處處理 PAGEREF _Toc394268193 h 400 HYPERLINK l _Toc394268194五系統(tǒng)技技術(shù)架構(gòu)構(gòu)與平臺(tái)臺(tái)設(shè)計(jì) PAGEREF _Toc394268194 h 441 HYPERLINK l _Toc394268195六系統(tǒng)運(yùn)運(yùn)行環(huán)境境推薦 PAGEREF _Toc394268195 h 442 HYPERLINK l _Toc394268196七技術(shù)服服務(wù)與支支持 PAGEREF _Toc394268196 h 433方案背景景隨著科學(xué)學(xué)技術(shù)的的不斷進(jìn)進(jìn)步，越來(lái)越越多的檔檔案管理理單位通通過(guò)采用用先

11、進(jìn)的的檔案保存存及維護(hù)技技術(shù)，從從硬件條條件提升升了檔案案的保存存、維護(hù)護(hù)能力，但與此對(duì)應(yīng)的是，面對(duì)累積得越來(lái)越多的檔案資料，檔案管理單位苦于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場(chǎng)所的限制，使得檔案管理工作舉步維艱。采用傳統(tǒng)統(tǒng)檔案管管理方式式，更是是出現(xiàn)了了下列常常見(jiàn)的“難題”：1.頻繁繁的檔案案原件借借閱調(diào)用用，使得得檔案原原件面臨臨“消耗性”損毀或或破壞的的問(wèn)題。2.傳統(tǒng)統(tǒng)人工管管理檔案案的方式式由于檔檔案資料料的累積積，尤其其是在面面臨大容容量檔案案庫(kù)的情情形下，更更加凸顯顯工作效效率較低低的難題題。3.對(duì)于于多種類類檔案的的保管，存存在檢索索效率低低下，準(zhǔn)準(zhǔn)確性較較差的問(wèn)問(wèn)題。4

12、.涉及及檔案資資料安全全部分，可可能存在在只想授授權(quán)某個(gè)個(gè)范圍內(nèi)內(nèi)人員許許可檢索索、查閱閱、調(diào)用用，而現(xiàn)現(xiàn)實(shí)中無(wú)無(wú)法嚴(yán)格格區(qū)分界定定上述權(quán)權(quán)限設(shè)置置。5.傳統(tǒng)統(tǒng)檔案管管理以及及借閱受受制于地地域限制制，無(wú)法法滿足跨跨區(qū)域異異地檔案案申請(qǐng)檢檢索、查查閱、調(diào)調(diào)用功能能。檔案管理理系統(tǒng)即即是在這這一背景景下而開(kāi)開(kāi)發(fā)，系系統(tǒng)采用用javva技術(shù)開(kāi)開(kāi)發(fā)，基基于成熟熟穩(wěn)定Strrutss MVVC框架，采用Sprringg為中間層層，以ibaatiss作為持持久化層層；設(shè)計(jì)和和架構(gòu)具具備良好好的穩(wěn)定定性、擴(kuò)擴(kuò)展性、安全性性、靈活活地需求求變動(dòng)功功能。本檔案管管理系統(tǒng)統(tǒng)可使檔檔案管理理單位檔檔案管理理的運(yùn)行

13、行體系更更為系統(tǒng)統(tǒng)化，同同時(shí)，以以檔案的的歸檔、保存、維護(hù)、借閱為為主線來(lái)來(lái)驅(qū)動(dòng)的的檔案管管理流程程將更為為高效、便捷；由于系系統(tǒng)采用用了網(wǎng)絡(luò)絡(luò)無(wú)紙化化辦公模模式，在在節(jié)省了了辦公成成本的情情況下，還還減輕了了檔案工工作人員員的工作作負(fù)荷，提提升了檔檔案工作作人員的的工作積積極性，另另外，檔檔案管理理系統(tǒng)也也為檔案利利用對(duì)象象提供了了更為簡(jiǎn)簡(jiǎn)潔的檔檔案借閱閱體驗(yàn)，提高了檔案利用的滿意度。一 設(shè)計(jì)計(jì)目標(biāo)檔案管理理系統(tǒng)的開(kāi)開(kāi)發(fā)是為為了通過(guò)過(guò)建立一一個(gè)統(tǒng)一一的數(shù)據(jù)據(jù)交流平平臺(tái)，在在規(guī)范化化檔案資資料收集集整理的的前提下下，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)檔案及及文檔信信息最大大化有效效利用，從從而為各各項(xiàng)工作作提供準(zhǔn)準(zhǔn)確詳實(shí)

14、實(shí)的參考考信息。本系統(tǒng)具具體設(shè)計(jì)計(jì)目標(biāo)包包含以下下幾個(gè)方方面：1.實(shí)現(xiàn)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)統(tǒng)一的文文檔入庫(kù)庫(kù)管理及及維護(hù)管管理檔案管理理單位具具有部分分傳統(tǒng)的的紙質(zhì)檔檔案資料料，在本本系統(tǒng)設(shè)設(shè)計(jì)之初初，即考考慮到將將上述紙紙質(zhì)檔案案資料通通過(guò)掃描描儀進(jìn)行行統(tǒng)一掃掃描，成成為電子子檔案后后對(duì)其進(jìn)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)統(tǒng)一的的錄入操操作，將將其錄入入到檔案案管理系系統(tǒng)中，并并對(duì)這些些掃描后后的電子子檔案，賦賦予各自自的檔案案題名、檔號(hào)等等相關(guān)關(guān)關(guān)鍵字，以以供檔案案利用者者網(wǎng)絡(luò)查查詢，這這樣既實(shí)實(shí)現(xiàn)了傳傳統(tǒng)紙質(zhì)質(zhì)檔案的的電子化化標(biāo)準(zhǔn)入入庫(kù)管理理，又可可以很好好的保護(hù)護(hù)極具價(jià)價(jià)值的檔檔案原件件，一舉舉兩得。除了將上上述紙質(zhì)質(zhì)

15、檔案電電子化，實(shí)施具體的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)入庫(kù)之外，系統(tǒng)還為用戶提供了包括影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫(kù)整理操作；這些措施為標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，相對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)檔案入庫(kù)后的檔案維護(hù)管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管理、銷毀等功能管理模塊，規(guī)范化了檔案的維護(hù)管理。2.實(shí)現(xiàn)現(xiàn)檔案資資料的有有效利用用檔案資料料在已經(jīng)經(jīng)入庫(kù)的的基礎(chǔ)上上，如何何提高有有效利用用率，一一直是檔檔案管理理部門的的重要需需求，檔檔案管理理系統(tǒng)采采用B/S模式，在在嚴(yán)格的的權(quán)限控控制下，授授予用戶戶訪問(wèn)查查詢功能能，由于于采用B/S模式，所所以，用用戶可以以不受地地域限制制，在相相應(yīng)權(quán)限限下，可可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)問(wèn)查詢

16、借借閱，檔檔案管理理系統(tǒng)提提供了，直直接檢索索，組合合檢索，定定制檢索索，系統(tǒng)統(tǒng)條件，歸歸檔檢索索等多種種檢索方方式，用用戶可自自定義選選擇檢索索方式，以以便檢索索出最直直接的需需求檔案案資料，最最大限度度的提高高了檔案案資料的的有效利利用率。3.實(shí)現(xiàn)現(xiàn)檔案數(shù)數(shù)據(jù)的有有效共享享本檔案系系統(tǒng)采用javva技術(shù)開(kāi)開(kāi)發(fā)，具具有跨平平臺(tái)的先先天性優(yōu)優(yōu)勢(shì)，可可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)數(shù)據(jù)共共享，對(duì)對(duì)信息進(jìn)進(jìn)行充分分的發(fā)掘掘利用，最最終為各各項(xiàng)工作作的決策策提供充充分詳實(shí)實(shí)的數(shù)據(jù)據(jù)參考信信息。 二 設(shè)計(jì)計(jì)理念規(guī)范檔案案資料錄錄入及整整理的工工作流程程，提高高檔案利利用效率率，賦予予用戶簡(jiǎn)簡(jiǎn)潔直觀觀的系統(tǒng)統(tǒng)操作功功能。1.

17、檔案案管理部部門對(duì)檔檔案資料料首先存存在兩個(gè)個(gè)基本需需求，一一方面，用用戶需要要將需求求錄入的的檔案資資料進(jìn)行行規(guī)范化化的錄入入，另一一方面，面面對(duì)整理理完畢的的檔案，如如何進(jìn)行行流程化化維護(hù)操操作，如如何最大大化發(fā)掘掘檔案的的利用率率，提升升檔案資資料的使使用價(jià)值值，也是是系統(tǒng)用用戶面對(duì)對(duì)的迫切切需求，因因此，系系統(tǒng)開(kāi)發(fā)發(fā)以上述述用戶基基本需求求為導(dǎo)向向，以滿滿足用戶戶實(shí)際功功能需求求為理念念而設(shè)計(jì)計(jì)了開(kāi)發(fā)發(fā)了檔案案管理系系統(tǒng)。2.檔案案管理系系統(tǒng)開(kāi)發(fā)發(fā)之初即即是希望望減少傳傳統(tǒng)檔案案管理工工作量，有有效提高高檔案管管理人員員的工作作效率，在在更少的的時(shí)間利利用的情情況下，為為更多的的檔案資

18、資料利用用者提供供資料需需求利用用，同時(shí)時(shí)本系統(tǒng)統(tǒng)在檔案案資料的的日常管管理以及及維護(hù)中中，以人人為本，實(shí)實(shí)現(xiàn)了操操作功能能最大的的簡(jiǎn)潔化化，以便便于管理理人員的的操作，從從而對(duì)本本部門、本檔案案管理單單位形成成的電子子文件實(shí)實(shí)行自動(dòng)動(dòng)化、網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化管管理，實(shí)實(shí)現(xiàn)高效效、快捷捷的電子子檔案信信息管理理模式；并相應(yīng)應(yīng)的成立立部門性性電子檔檔案中心心或電子子文件檔檔案館，發(fā)發(fā)揮檔案案部門的的管理和和技術(shù)優(yōu)優(yōu)勢(shì)，相相對(duì)集中中地保存存和管理理電子文文件，為為本單位位提供真真實(shí)、準(zhǔn)準(zhǔn)確、快快捷的檔檔案信息息服務(wù)。三 系統(tǒng)統(tǒng)特點(diǎn)1.檔案案管理系系統(tǒng)強(qiáng)大大的檢索索功能檔案管理理系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)設(shè)強(qiáng)大大的檔案案檢索功功

19、能模塊塊，下設(shè)設(shè)直接檢檢索，組組合檢索索，定制制檢索，系系統(tǒng)條件件，歸檔檔檢索多多種檢索索方式，通過(guò)建立索引，對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實(shí)現(xiàn)多關(guān)鍵字、多條件的檢索，本系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案附件檢索、跨庫(kù)檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)從用戶自身應(yīng)用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用戶常用檢索習(xí)慣進(jìn)行自定義定制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。2.檔案案管理系系統(tǒng)安全全性檔案管理理系統(tǒng)在在用戶權(quán)權(quán)限設(shè)置置方面，采采用了將將用戶操操作權(quán)限限與用戶戶主題權(quán)權(quán)限雙頁(yè)頁(yè)面單獨(dú)獨(dú)設(shè)置的的模式，其其優(yōu)勢(shì)是是避免了了系統(tǒng)超超級(jí)管理理員對(duì)系系統(tǒng)數(shù)據(jù)據(jù)進(jìn)行無(wú)無(wú)限制的的增、刪刪、改、查的操操作，從從而對(duì)整整個(gè)檔

20、案案管理系系統(tǒng)的安安全性造造成巨大大威脅。在檔案案管理系系統(tǒng)中，根根據(jù)角色色區(qū)分，可可定義檔檔案系統(tǒng)統(tǒng)操作人人員以及及檔案功功能操作作人員，這這樣就有有效的解解決了信信息化檔檔案工作作中存在在多年的的角色定定義不清清，權(quán)限限定義不不清的痼痼疾，完完善了信信息化檔檔案管理理的安全全理念和和模式。與此同時(shí)時(shí)，檔案案管理系系統(tǒng)還可可通過(guò)利用系統(tǒng)統(tǒng)用戶身身份認(rèn)證證、檔案案信息的的認(rèn)證。來(lái)規(guī)范范用戶訪訪問(wèn)系統(tǒng)統(tǒng)流程，通過(guò)系統(tǒng)的授權(quán)，可控制用戶訪問(wèn)檔案資源的范圍，防止非授權(quán)訪問(wèn)，保證系統(tǒng)的安全。3.任意意報(bào)表設(shè)設(shè)計(jì)，使使用簡(jiǎn)單單檔案管理理系統(tǒng)自自身集成成了報(bào)表表插件，可可以有效效利用既既有系統(tǒng)統(tǒng)中的相相關(guān)

21、數(shù)據(jù)據(jù)，根據(jù)據(jù)用戶實(shí)實(shí)際需求求，進(jìn)行行自定義義報(bào)表設(shè)設(shè)置，并并形成有有效打印印。4.系統(tǒng)統(tǒng)模塊獨(dú)獨(dú)立性與與協(xié)同性性的統(tǒng)一一系統(tǒng)內(nèi)涉涉及全宗宗管理、檔案錄錄入、檔檔案整理理、檔案案檢索、檔案借借閱，資資料管理理等模塊塊都可實(shí)實(shí)現(xiàn)獨(dú)立立管理運(yùn)運(yùn)行，與與此同時(shí)時(shí)，系統(tǒng)統(tǒng)也強(qiáng)調(diào)調(diào)了網(wǎng)絡(luò)絡(luò)協(xié)同化化辦公理理念，用用戶可根根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)賦予的的權(quán)限設(shè)設(shè)置，對(duì)對(duì)上述功功能模塊塊進(jìn)行協(xié)協(xié)同管理理操作。5.先進(jìn)進(jìn)的技術(shù)術(shù)架構(gòu)平平臺(tái)檔案管理理系統(tǒng)采采用javva技術(shù)開(kāi)開(kāi)發(fā)，基基于成熟熟穩(wěn)定Strrutss MVVC框架，采用Sprringg為中間層層，以ibaatiss作為持持久化層層；具備良良好的穩(wěn)穩(wěn)定性、擴(kuò)展性性、

22、安全全性、靈靈活地需需求變動(dòng)動(dòng)功能。該平臺(tái)臺(tái)同比.neet平臺(tái)能能更好的的實(shí)現(xiàn)跨跨平臺(tái)運(yùn)運(yùn)行操作作，同比比C平臺(tái)具具備強(qiáng)大大的技術(shù)術(shù)先進(jìn)性性，并且且開(kāi)發(fā)周周期更短短，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)功能更更為強(qiáng)大大，維護(hù)護(hù)成本更更低；擴(kuò)擴(kuò)展空間間更為廣廣闊。同同比asp及php開(kāi)發(fā)的的檔案管管理系統(tǒng)統(tǒng)，在功功能的擴(kuò)擴(kuò)展方面面更是asp及php開(kāi)發(fā)平平臺(tái)所不不能比擬擬的。6.系統(tǒng)統(tǒng)操作簡(jiǎn)簡(jiǎn)易便捷捷檔案管理理系統(tǒng)設(shè)設(shè)計(jì)之初初即是考考慮到通通過(guò)利用用先進(jìn)的的網(wǎng)絡(luò)辦辦公平臺(tái)臺(tái)，降低低檔案工工作者的的勞動(dòng)強(qiáng)強(qiáng)度，提提高檔案案工作者者的工作作效率，因因此本系系統(tǒng)為用用戶提供供了更為為直接、簡(jiǎn)潔的的操作流流程以符符合用戶戶在檔案案的

23、收集集、整理理、保存存、統(tǒng)計(jì)計(jì)、檢索索和利用用的各個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)的的工作需需求。7.界面面美觀，簡(jiǎn)簡(jiǎn)潔統(tǒng)一一系統(tǒng)采用用統(tǒng)一的的界面，色色調(diào)淡雅雅，美觀觀大方，簡(jiǎn)簡(jiǎn)潔明了了，能有有效緩解解長(zhǎng)時(shí)間間使用系系統(tǒng)產(chǎn)生生的用眼眼疲勞。四 功能能介紹檔案管理理系統(tǒng)模模塊結(jié)構(gòu)構(gòu)圖檔案管理理系統(tǒng)功功能模塊塊分為兩兩類：基基礎(chǔ)模塊塊、后臺(tái)臺(tái)模塊?；A(chǔ)模塊塊內(nèi)容包包含全宗宗管理、檔案錄錄入、檔檔案整理理、檔案案檢索、檔案統(tǒng)統(tǒng)計(jì)、檔檔案借閱閱、檔案案保管、資料保保管等，該該模塊主主要面對(duì)對(duì)使用對(duì)對(duì)象為日日常檔案案（文檔檔）操作作人員以以及檔案案（文檔檔）利用用者。對(duì)于后臺(tái)臺(tái)模塊部部分，主主要是針針對(duì)檔案案系統(tǒng)管管理者的的

24、操作，如如檔案數(shù)數(shù)據(jù)的備備份恢復(fù)復(fù)、用戶戶及用戶戶組的管管理、角角色管理理、模版版管理、系統(tǒng)管管理、歸歸檔類目目管理等等檔案（文文檔）管管理核心心操作。1登陸界界面如下圖所所示，在在下面的的窗口內(nèi)內(nèi)填寫正正確的用用戶名和和密碼，點(diǎn)點(diǎn)擊登錄錄按鈕即即可登錄錄本系統(tǒng)統(tǒng)，如果果發(fā)生登登錄異常常或者遺遺失密碼碼請(qǐng)及時(shí)時(shí)與系統(tǒng)統(tǒng)管理員員聯(lián)系。2系統(tǒng)界界面布局局如圖所示示，可以以看到系系統(tǒng)的主主界面基基本上由由三部分分組成，即即：導(dǎo)航航欄、左左側(cè)樹(shù)狀狀菜單區(qū)區(qū)、以及及系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)容顯示示區(qū)。導(dǎo)導(dǎo)航欄分分布著系系統(tǒng)的一一級(jí)菜單單，點(diǎn)擊擊一級(jí)菜菜單，窗窗口左側(cè)側(cè)樹(shù)狀結(jié)結(jié)構(gòu)菜單單對(duì)應(yīng)顯顯示。點(diǎn)點(diǎn)擊樹(shù)狀狀菜單的的各個(gè)

25、模模塊。系系統(tǒng)內(nèi)容容區(qū)顯示示該模塊塊的詳細(xì)細(xì)內(nèi)容。本系統(tǒng)統(tǒng)的界面面風(fēng)格均均采用這這種窗口口布局方方式。如上圖所所示，系系統(tǒng)為用用戶提供供了“用戶注注銷”“個(gè)人設(shè)設(shè)置”操作于于系統(tǒng)頁(yè)頁(yè)面右上上角，用用戶可通通過(guò)點(diǎn)擊擊上述兩兩個(gè)圖示示進(jìn)入其其相應(yīng)功功能操作作。3功能說(shuō)說(shuō)明3.1全全宗管理理全宗管理理功能模模塊是整整個(gè)檔案案管理系系統(tǒng)的主主干功能能模塊，所所有入庫(kù)庫(kù)檔案文文件追根根溯源最最終都需需要分類類歸總到到各類別別對(duì)應(yīng)的的所屬全全宗下，方方便檔案案管理部部門對(duì)檔檔案資料料的管理理操作的的同時(shí)，也也可有效效的為檔檔案查詢?cè)冋咛峁┕└鼫?zhǔn)確確詳實(shí)的的檔案文文件。在檔案管管理系統(tǒng)統(tǒng)的全宗宗管理模模塊中

26、，系系統(tǒng)主要要提供了了兩個(gè)可可操作選選項(xiàng)，其其一，全全宗“檢索”，即有有權(quán)限的的用戶可可根據(jù)系系統(tǒng)提供供的檢索索功能，對(duì)對(duì)系統(tǒng)中中的全宗宗進(jìn)行檢檢索操作作，具體體如圖：其二，全全宗“應(yīng)用”操作，在在系統(tǒng)存存在多全全宗的情情況下，根根據(jù)用戶戶實(shí)際使使用情況況，系統(tǒng)統(tǒng)為避免免用戶在在進(jìn)行多多全宗選選擇操作作時(shí)出現(xiàn)現(xiàn)的誤操操作，提提供了根根據(jù)應(yīng)用用狀態(tài)而而區(qū)分的的方法，如如圖：系統(tǒng)可提提供用戶戶在被“應(yīng)用”全宗上上選擇“應(yīng)用”操作打“”的方式式，幫助助用戶查查看全宗宗的應(yīng)用用狀態(tài)為為“應(yīng)用中”，或“未應(yīng)用”，從而而清晰的的了解正正在進(jìn)行行操作的的全宗，避避免出現(xiàn)現(xiàn)誤操作作，簡(jiǎn)潔潔明了，同同時(shí)，用用戶

27、也可可對(duì)應(yīng)用用中全宗宗選擇”查看”操作，如如圖：3.2檔檔案錄入入一則檔案案信息資資料在授授權(quán)需求求用戶查查詢使用用之前，必必須首先先經(jīng)檔案案管理部部門檔案案錄入人人員的錄錄入操作作，進(jìn)入入檔案庫(kù)庫(kù)之后，才才能被查查詢，因因此，檔檔案錄入入工作是是整個(gè)檔檔案管理理系統(tǒng)功功能操作作的前提提，要賦賦予一則則檔案信信息被查查詢利用用，那么么必須在在檔案錄錄入時(shí)，為為檔案信信息添加加相關(guān)的的可供查查詢的“關(guān)鍵字”，這些些關(guān)鍵字字包括：檔案提提名，檔檔號(hào)、文文件字號(hào)號(hào)，密級(jí)級(jí)、保管管期限、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、文種，實(shí)實(shí)物存放放位置、責(zé)任人人、主辦辦部門、會(huì)辦部部門、所所屬部門門、簽收收人、主主題詞、檔案類類別、

28、歸歸檔年度度、歸檔檔日期等等等。如如圖：檔案管理理系統(tǒng)為為本系統(tǒng)統(tǒng)用戶提提供了文文檔插件件可選功功能應(yīng)用用，系統(tǒng)統(tǒng)用戶在在完成檔檔案錄入入表單填填寫后，系系統(tǒng)頁(yè)面面如下：如圖所示示，本插插件為高高級(jí)選項(xiàng)項(xiàng)，用戶戶可根據(jù)據(jù)本機(jī)或或本檔案案管理單單位所應(yīng)應(yīng)用文檔檔處理軟軟件（微微軟offficee,金山wps，永中offficee等）來(lái)來(lái)創(chuàng)建檔檔案錄入入正文本本，該插插件可為為用戶提提供模版版類創(chuàng)建建正文，可可極大便便捷系統(tǒng)統(tǒng)操作用用戶使用用，減輕輕工作量量。用戶選擇擇點(diǎn)擊“新建worrd文檔”按鈕后后，系統(tǒng)統(tǒng)顯示以以下界面面：如圖所示示，系統(tǒng)統(tǒng)提供了了多達(dá)20余種檔檔案錄入入正文本本操作，可可實(shí)

29、現(xiàn)痕痕跡顯示示、文檔檔保護(hù)、簽名印印章等高高級(jí)功能能，使系系統(tǒng)具備備任意用用戶操作作的完整整記錄，通通過(guò)嚴(yán)格格的安全全認(rèn)證，實(shí)實(shí)現(xiàn)操作作的不可可推諉性性。用戶在填填寫完畢畢上述圖圖示正文文本文件件后，需需點(diǎn)擊系系統(tǒng)頁(yè)面面中“保存”按鈕來(lái)來(lái)進(jìn)行對(duì)對(duì)該文檔檔的保存存，保存存完畢后后，系統(tǒng)統(tǒng)彈出提提示窗口口，如圖圖：對(duì)于添加加保存操操作后的的文檔，系系統(tǒng)顯示示以下界界面：如圖所示示，系統(tǒng)統(tǒng)根據(jù)權(quán)權(quán)限劃分分，對(duì)該該保存文文檔提供供了修改改（無(wú)痕痕跡），修修改（有有痕跡），刪刪除操作作，可供供有權(quán)限限的系統(tǒng)統(tǒng)用戶對(duì)對(duì)該保存存的文檔檔進(jìn)行上上述具體體操作。同時(shí)，系系統(tǒng)也提提供了對(duì)對(duì)保存后后的正文文檔的“刪

30、除”操作功功能，用用戶只需需通過(guò)點(diǎn)點(diǎn)擊鼠標(biāo)標(biāo)，選擇擇相應(yīng)文文檔后，點(diǎn)點(diǎn)擊“刪除”按鈕即即可實(shí)現(xiàn)現(xiàn)相應(yīng)操操作。本系統(tǒng)提提供了兩兩種檔案案錄入方方式：一一種為傳傳統(tǒng)的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)立卷卷歸檔模模式；另另一種為為以件歸歸檔模式式。如圖圖所示：3.2.1立卷歸歸檔首先進(jìn)入入系統(tǒng)檔檔案錄入入的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)立卷歸歸檔模式式，標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)立卷歸歸檔模式式與以件件歸檔模模式在本本系統(tǒng)中中同樣根根據(jù)文件件的來(lái)源源方向分分別提供供了“收文登登記”，“發(fā)文登登記”，“內(nèi)部文文件登記記”共三種種檔案分分類錄入入方式，檔檔案錄入入工作人人員可根根據(jù)錄入入文件的的來(lái)源方方式對(duì)應(yīng)應(yīng)正確分分類錄入入檔案資資料。系統(tǒng)賦予予檔案錄錄入工作作者“操作

31、”，“工具”，“打印”“檢索”四個(gè)按鈕鈕選項(xiàng)，用用戶將鼠鼠標(biāo)移至至“操作”按鈕，系系統(tǒng)自動(dòng)動(dòng)出現(xiàn)下下拉菜單單，具體體如圖：用戶可選選擇“添加”功能，將將需要被被錄入的的文件檔檔案信息息錄入，點(diǎn)點(diǎn)擊“添加”功能選選項(xiàng)后，系系統(tǒng)內(nèi)容容顯示區(qū)區(qū)將為用用戶直接接顯示下下列圖示示：用戶可在在此頁(yè)面面內(nèi)填寫寫被錄入入檔案信信息的詳詳細(xì)細(xì)則則，同時(shí)時(shí)，針對(duì)對(duì)部分掃掃描后文文檔信息息，系統(tǒng)統(tǒng)還提供供了附件件上傳功功能，用用戶可將將掃描文文檔壓縮縮后統(tǒng)一一上傳，通通過(guò)上述述操作，最最終形成成檔案錄錄入（著著錄）卡卡片信息息，該卡卡片信息息可進(jìn)行行備份打打印，統(tǒng)統(tǒng)一管理理。另：用戶戶在完成成檔案錄錄入卡片片填寫登

32、登記后，應(yīng)應(yīng)選擇上上述圖示示中左上上角的保保存按鈕鈕，對(duì)所所填寫的的錄入信信息進(jìn)行行確認(rèn)保保存，如如用戶對(duì)對(duì)所填寫寫的信息息存在疑疑義，可可點(diǎn)擊“重置”按鈕，對(duì)對(duì)上述所所填寫的的信息進(jìn)進(jìn)行重置置操作，重重新填寫寫著錄內(nèi)內(nèi)容并保保存。在進(jìn)行檔檔案錄入入或重置置操作時(shí)時(shí)，系統(tǒng)統(tǒng)用戶都都可以通通過(guò)點(diǎn)擊擊“返回”按鈕，返返回上級(jí)級(jí)操作菜菜單。對(duì)已保存存的檔案案錄入信信息，系系統(tǒng)的操操作按鈕鈕提供了了“修改”與“刪除”操作，用用戶可對(duì)對(duì)該檔案案信息進(jìn)進(jìn)行修改改以及刪刪除的操操作。在完成檔檔案錄入入的創(chuàng)建建流程后后，用戶戶需在收收文登記記列表中中選擇該該條檔案案信息，如如圖將鼠標(biāo)移移至工具具按鈕，出出現(xiàn)下

33、拉拉菜單，如如圖：選擇立卷卷歸檔按按鈕，對(duì)對(duì)已選擇擇的檔案案錄入信信息進(jìn)行行立卷歸歸檔操作作，系統(tǒng)統(tǒng)內(nèi)容顯顯示區(qū)出出現(xiàn)提示示框，提提示是否否對(duì)已選選擇的檔檔案信息息進(jìn)行歸歸檔操作作，選擇擇“確定”選項(xiàng)，如如圖：系統(tǒng)內(nèi)容容顯示區(qū)區(qū)彈出對(duì)對(duì)話框：提示“檔案歸歸檔成功功”窗口，選選擇點(diǎn)擊擊“確定”按鈕，如如圖：通過(guò)上述述操作，用用戶已經(jīng)經(jīng)成功的的將一個(gè)個(gè)檔案文文件由其其初始未未歸檔狀狀態(tài)，改改變?yōu)橐岩蚜⒕須w歸檔至文文件目錄錄的狀態(tài)態(tài)，即實(shí)實(shí)現(xiàn)了標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的檔檔案立卷卷歸檔流流程。對(duì)于通過(guò)過(guò)上述操操作后立立卷歸檔檔的檔案案信息，有有權(quán)限的的用戶可可在“檔案錄錄入”的左側(cè)側(cè)樹(shù)狀欄欄下“立卷歸歸檔”的子樹(shù)“文

34、件目目錄”中查詢?cè)兊皆摍n檔案信息息。針對(duì)本系系統(tǒng)中所所有的檔檔案信息息錄入，即“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”，任意一類形式檔案信息，在經(jīng)過(guò)初始的信息錄入填寫保存，并進(jìn)行“立卷歸檔”操作后，都會(huì)統(tǒng)一流轉(zhuǎn)至“立卷歸檔”下的“文件目錄”中，如圖：如上圖所所示，對(duì)對(duì)于已歸歸檔的所所有檔案案信息，系系統(tǒng)在內(nèi)內(nèi)容顯示示區(qū)的左左上角均均提供了了“操作”，“工具”，“檢索”的操作作按鈕。將鼠標(biāo)移移至“操作”按鈕，出出現(xiàn)下拉拉菜單，顯顯示“修改”，“刪除”兩個(gè)功功能選項(xiàng)項(xiàng)，用戶戶可通過(guò)過(guò)上述兩兩個(gè)功能能選項(xiàng)，對(duì)對(duì)已經(jīng)歸歸檔的文文件進(jìn)行行二次“修改”，“刪除”的操作作。將鼠標(biāo)移移至“工具”按鈕，出出

35、現(xiàn)下拉拉菜單（如如圖）：如用戶在在“立卷歸歸檔”的“文件目目錄”菜單中中已選擇擇一條或或多條檔檔案記錄錄的前提提下，進(jìn)進(jìn)行“歸檔”操作，系系統(tǒng)彈出出提示框框，如圖圖：點(diǎn)擊確定定，系統(tǒng)統(tǒng)內(nèi)容顯顯示區(qū)彈彈出以下下窗口：選擇目錄錄名稱“new”的目錄錄，點(diǎn)擊擊“歸檔”按鈕，則則上述所所被選擇擇的檔案案信息，將將自動(dòng)流流轉(zhuǎn)至“案卷目目錄”下的”neww”目錄中中。在上述歸歸檔操作作中，如如“new”為最底底層目錄錄但該目目錄存在在于多個(gè)個(gè)同級(jí)目目錄之中中，或者者“new”目錄為為非最底底層目錄錄，同時(shí)時(shí)用戶選選擇歸檔檔的目標(biāo)標(biāo)目錄又又在“new”目錄下下，不便便于查找找來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)最終的的歸檔，則則用戶可

36、可通過(guò)點(diǎn)點(diǎn)擊彈出出窗口左左上角的的“檢索”按鈕，來(lái)來(lái)進(jìn)行目目標(biāo)目錄錄的檢索索，點(diǎn)擊擊檢索按按鈕后，系系統(tǒng)出現(xiàn)現(xiàn)下拉菜菜單，如如圖： 系統(tǒng)在這這里提供供了“普通檢檢索”與“跨目錄錄檢索”兩種檢檢索方式式，便于于用戶將將上述文文件目錄錄通過(guò)檢檢索后歸歸檔至“案卷目目錄”下的各各級(jí)子目目錄中?！捌胀z檢索”主要是是指系統(tǒng)統(tǒng)對(duì)“案卷目目錄”下的只只存在一一級(jí)子目目錄的情情況進(jìn)行行檢索查查詢，而而“跨目錄錄檢索”可對(duì)案案卷目錄錄下多級(jí)級(jí)別子目目錄進(jìn)行行檢索操操作，這這主要是是由于系系統(tǒng)默認(rèn)認(rèn)提供的的檔案文文件歸檔檔至“案卷目目錄”下，必必須是最最后一級(jí)級(jí)的子目目錄，即即檔案文文件必須須依存于于最底層層的

37、案卷卷目錄；因此，如如選擇上上級(jí)父目目錄便進(jìn)進(jìn)行歸檔檔操作，則則系統(tǒng)會(huì)會(huì)自動(dòng)提提示用戶戶“該目錄錄為非最最底層目目錄，無(wú)無(wú)法進(jìn)行行操作”，如圖圖：系統(tǒng)用戶戶可根據(jù)據(jù)普通檢檢索舉例例來(lái)進(jìn)行行“跨目錄錄檢索”歸檔的的操作，兩兩者操作作流程相相似，唯唯一有所所不同的的只是“跨目錄錄檢索”需要用用戶通過(guò)過(guò)多次點(diǎn)點(diǎn)擊查詢?cè)兊阶畹椎讓幽夸涗?，再進(jìn)進(jìn)行操作作。首先點(diǎn)擊擊“普通檢檢索”按鈕，系系統(tǒng)彈出出提示窗窗口（如如圖）：系統(tǒng)提供供了“目錄編編號(hào)”，“目錄名名稱”等多個(gè)個(gè)關(guān)鍵字字做為的的用戶提提供檢索索條件，用用戶可根根據(jù)實(shí)際際情況進(jìn)進(jìn)行選擇擇填寫，在在這里選選擇在“目錄名名稱”中填寫寫之前通通過(guò)“系統(tǒng)管管

38、理”模塊中中已設(shè)置置完畢的的目錄名名稱“new”，點(diǎn)擊“檢索”按鈕，系系統(tǒng)彈出出提示框框（如圖圖）：窗口詳細(xì)細(xì)顯示了了檢索的的“new”目錄的的細(xì)則情情況，選選擇點(diǎn)擊擊該目錄錄，最后后點(diǎn)擊上上述圖示示中的“歸檔”按鈕，系系統(tǒng)出現(xiàn)現(xiàn)彈出窗窗口：點(diǎn)擊確定定按鈕，系系統(tǒng)提示示，“系統(tǒng)歸歸檔成功功”，對(duì)于于通過(guò)上上述一系系列操作作而最終終歸檔到到“案卷目目錄”的子目目錄“new”下的文文件，可可以直接接在“案卷目目錄”的子目目錄“new”下，對(duì)對(duì)其進(jìn)行行“內(nèi)部文文件查看看”操作，即即可發(fā)現(xiàn)現(xiàn)該文件件正依存存于“new”目錄下下。如圖圖所示：現(xiàn)在在“案卷目目錄”下的“文件目目錄”中選擇擇另一條條已歸檔檔

39、完畢的的檔案記記錄，再再次將鼠鼠標(biāo)移至至“工具”按鈕，出出現(xiàn)下拉拉菜單，如如圖：選擇點(diǎn)擊擊“檔案返返回至文文件管理理”，這時(shí)時(shí)系統(tǒng)會(huì)會(huì)彈出提提示框“是否確確定返回回至文件件管理”，如用用戶點(diǎn)擊擊確定，則則將使這這條已歸歸檔的檔檔案重新新返回至至文件管管理的初初始“未歸檔”狀態(tài)中中，該功功能在“以件歸歸檔”中同樣樣存在，方方便用戶戶對(duì)已歸歸檔的檔檔案信息息進(jìn)行二二次操作作。由于實(shí)際際用戶在在進(jìn)行檔檔案錄入入信息的的同時(shí)，不不可避免免的會(huì)出出現(xiàn)多種種檔案類類別的區(qū)區(qū)分，因因此在本本系統(tǒng)中中，除提提供了標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的檔檔案信息息錄入外外，還為為用戶提提供了多多種檔案案類別的的整理操操作，可可以幫助助用戶根

40、根據(jù)檔案案信息不不同類別別進(jìn)行自自定義整整理，從從而使系系統(tǒng)內(nèi)的的檔案文文件更為為清晰明明了，便便于檔案案信息的的二次利利用及整整理。用戶通過(guò)過(guò)檔案整整理功能能，極大大的幫助助了檔案案工作者者減輕了了工作負(fù)負(fù)荷，提提高了檔檔案錄入入整理效效率，同同時(shí)又便便于普通通檔案利利用者對(duì)對(duì)檔案的的查詢操操作。3.2.2以件件歸檔類似于本本系統(tǒng)中中的立卷卷歸檔操操作流程程，以件件歸檔也也是按照照文件的的來(lái)源方方向分為為“收文登登記”，“發(fā)文登登記”，“內(nèi)部文文件登記記”共三類類的檔案案錄入方方式。相同于“立卷歸歸檔”操作，首首先在“文件管管理”的“收文登登記”中選擇擇要錄入入（著錄錄）的檔檔案文件件，如圖

41、圖所示：選擇完畢畢要著錄錄的檔案案文件后后，有別別于立卷卷歸檔操操作，請(qǐng)請(qǐng)將鼠標(biāo)標(biāo)移至“工具”按鈕，出出現(xiàn)下拉拉菜單，如如圖：此時(shí)，注注意請(qǐng)選選擇“以件歸歸檔”選項(xiàng)，系系統(tǒng)彈出出提示框框，如圖圖：點(diǎn)擊確定定按鈕，系系統(tǒng)彈出出提示框框，提示示“檔案歸歸檔成功功”，該檔檔案文件件，將自自動(dòng)流入入“以件歸歸檔”的“歸檔文文件目錄錄”中，進(jìn)進(jìn)行完上上述操作作步驟后后，該檔檔案實(shí)際際上已經(jīng)經(jīng)完成了了以件歸歸檔的操操作流程程，如圖圖所示目目錄：用戶可在在該目錄錄下直接接查詢到到所有以以件歸檔檔文件，并并進(jìn)行等等同于立立卷歸檔檔的案卷卷歸檔、檔案整整理、查查詢，檢檢索等所所有操作作，用戶戶可參考考立卷歸歸檔

42、流程程對(duì)以件件歸檔進(jìn)進(jìn)行相同同操作。3.3檔檔案整理理檔案整理理操作是是整個(gè)檔檔案管理理系統(tǒng)中中的重要要組成部部分，針針對(duì)用戶戶通過(guò)“檔案錄錄入”功能錄錄入的多多種類檔檔案，檔檔案管理理部門必必須要在在本系統(tǒng)統(tǒng)中創(chuàng)建建各自對(duì)對(duì)應(yīng)的檔檔案種類類類別，從從而使檔檔案整理理人員將將錄入的的檔案信信息整理理至上述述各類對(duì)對(duì)應(yīng)的檔檔案種類類內(nèi)，最最終達(dá)到到規(guī)范化化檔案管管理的目目標(biāo)。對(duì)應(yīng)檔案案整理功功能，隨隨之產(chǎn)生生的需求求首先就就是創(chuàng)建建對(duì)應(yīng)的的檔案種種類，本本系統(tǒng)根根據(jù)用戶戶的實(shí)際際需求提提供了兩兩種檔案案種類創(chuàng)創(chuàng)建方式式，一種種為通過(guò)過(guò)“系統(tǒng)管管理”模塊中“歸檔類類目管理理”操作添添加新建建全宗，

43、系系統(tǒng)會(huì)默默認(rèn)自動(dòng)動(dòng)添加標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)常用用的10大類檔檔案種類類，這部部分種類類包含：立卷歸歸檔、以以件歸檔檔、立卷卷整理、簡(jiǎn)化整整理、照照片、錄錄像帶、錄音帶帶、電影影帶、會(huì)會(huì)計(jì)檔案案、實(shí)物物檔案。另一種種可根據(jù)據(jù)用戶自自身需求求，進(jìn)行行自定義義創(chuàng)建，該該功能同同樣通過(guò)過(guò)“系統(tǒng)管管理”中的“歸檔類類目管理理”操作添添加實(shí)現(xiàn)現(xiàn)，創(chuàng)建建完畢后后的檔案案種類將將同樣顯顯示于“檔案整整理”的左側(cè)側(cè)樹(shù)狀欄欄中，方方便用戶戶進(jìn)行操操作。3.3.1檔案案整理流流程了解到如如何將一一則檔案案信息進(jìn)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)的立卷卷歸檔以以及以件件歸檔后后，下面面以“照片”類的檔檔案整理理為例，了解如何對(duì)其進(jìn)行檔案整理流程。首先，

44、用用戶點(diǎn)擊擊“檔案錄錄入”一級(jí)菜菜單，在在“立卷歸歸檔”中的“文件目目錄”下選擇擇一條已已歸檔的的檔案文文件，然然后將鼠鼠標(biāo)移至至內(nèi)容顯顯示區(qū)的的“工具”按鈕，出出現(xiàn)下拉拉菜單，請(qǐng)請(qǐng)點(diǎn)擊“檔案整整理”選項(xiàng)，系系統(tǒng)彈出出對(duì)話框框“您確定定要整理理嗎”，如圖圖所示：點(diǎn)擊“確確定”按鈕，出出現(xiàn)提示示框，如如圖：選擇將該該檔案信信息要整整理至的的目錄，在在這里，選選擇首先先將該檔檔案整理理至”照片”類的文文件目錄錄下，所所以需要要在“文件目目錄”下選擇“照片”，點(diǎn)擊“整理”按鈕，出出現(xiàn)提示示框：選擇“確確定”按鈕，出出現(xiàn)提示示框：通過(guò)上述述一系列列的操作作，已將將該檔案案文件歸歸檔至“照片”檔案的“文

45、件目目錄”下，用用戶可以以通過(guò)點(diǎn)點(diǎn)擊“檔案整整理”一級(jí)菜菜單，在在系統(tǒng)左左側(cè)樹(shù)狀狀欄“照片”下的子子樹(shù)“文件目目錄”下查詢?cè)兊缴鲜鍪霰徽砝淼奈募?，如圖圖：如上圖所所示，對(duì)對(duì)于已經(jīng)經(jīng)被整理理至“照片”子樹(shù)“文件目目錄”下的檔檔案文件件，系統(tǒng)統(tǒng)顯示區(qū)區(qū)同樣提提供了“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個(gè)功能能操作按按鈕。用戶可將將鼠標(biāo)移移至“操作”按鈕，系系統(tǒng)出現(xiàn)現(xiàn)下拉菜菜單，里里面包含含“修改”，“刪除”選項(xiàng)，用用戶可在在已選擇擇該檔案案信息下下，對(duì)該該檔案文文件行修修改和刪刪除的操操作。用戶同樣樣也可以以在已選選擇檔案案信息的的前提下下，將鼠鼠標(biāo)移至至“工具”按鈕，系系統(tǒng)同樣樣出現(xiàn)下下拉菜

46、單單，主要要顯示內(nèi)內(nèi)容為：“檔案返返回至文文件管理理”與“檔案整整理”，針對(duì)“檔案返返回至文文件管理理”功能，主主要是指指用戶可可將已整整理完畢畢的檔案案文件逆逆向流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，重新新使其返返回到初初始未歸歸檔文件件狀態(tài)，至至于“檔案整整理”功能，主主要是指指針對(duì)上上述整理理完畢后后的檔案案文件將將其重新新整理歸歸檔至本本類“照片”類檔案案的“案卷目目錄”中，或或?qū)⑵湔碇帘颈鞠到y(tǒng)內(nèi)內(nèi)的其他他類別檔檔案的案案卷目錄錄或子目目錄中的的操作。在進(jìn)行“檔案整整理”操作的的過(guò)程中中，系統(tǒng)統(tǒng)彈出窗窗口為雙雙頁(yè)面，上上述操作作是選擇擇將該檔檔案直接接整理至至“照片”類的“文件目目錄”下，與與此同時(shí)時(shí)，系統(tǒng)統(tǒng)同

47、樣提提供了“案卷目目錄”頁(yè)面，其其操作原原理與上上述選擇擇“文件目目錄”相同，用用戶可進(jìn)進(jìn)行參考考操作將將檔案整整理至“案卷目目錄”下，如如圖：對(duì)比整理理檔案至至“文件目目錄”下操作作，用戶戶在選擇擇整理檔檔案至“案卷目目錄”時(shí)，存存在部分分檔案種種類的案案卷目錄錄下包含含子目錄錄或多級(jí)級(jí)子目錄錄的情況況，這樣樣，就給給用戶帶帶來(lái)了無(wú)無(wú)法直接接便捷選選擇整理理該檔案案的問(wèn)題題，因此此，系統(tǒng)統(tǒng)針對(duì)這這個(gè)問(wèn)題題，提供供了目錄錄“檢索”操作，該該檢索又又分為“普通檢檢索”與“跨目錄錄檢索”兩種方方式，“普通檢檢索”面對(duì)對(duì)對(duì)象主要要是針對(duì)對(duì)檔案目目錄只存存在一級(jí)級(jí)目錄的的情況，而“跨目錄檢索”主要面對(duì)

48、對(duì)象為檔案目錄下包含多級(jí)子目錄的情況，如圖：系統(tǒng)操作作人員通通過(guò)系統(tǒng)統(tǒng)提供的的上述檢檢索方式式可以更更加迅捷捷的查詢?cè)兡繕?biāo)整整理檔案案目錄，提提高了工工作效率率，減少少了工作作負(fù)荷，另另一方面面也使不不同類別別的檔案案整理工工作變的的更加合合理清晰晰。3.3.2鑒定定及回收收站該功能模模塊下含含三個(gè)子子功能模模塊，分分別為“檔案保保管期限限鑒定”、“密級(jí)鑒鑒定”以及“檔案回回收站”。3.3.2.1檔案保保管期限限鑒定檔案保管管期限鑒鑒定主要要是針對(duì)對(duì)“檔案整整理”完畢后后檔案文文件的保保管期限限的鑒定定設(shè)置，用用戶可通通過(guò)點(diǎn)擊擊系統(tǒng)左左側(cè)樹(shù)狀狀欄“保管期期限鑒定定”子樹(shù)，進(jìn)進(jìn)入“保管期期間鑒定

49、定”內(nèi)容顯顯示區(qū)對(duì)對(duì)其進(jìn)行行詳細(xì)設(shè)設(shè)置，如如圖：系統(tǒng)內(nèi)容容顯示區(qū)區(qū)為系統(tǒng)統(tǒng)用戶展展示了“操作”，“檢索”按鈕，可可將鼠標(biāo)標(biāo)移至“操作”按鈕，系系統(tǒng)出現(xiàn)現(xiàn)下拉菜菜單，如如圖：首先點(diǎn)擊擊“添加”操作，系系統(tǒng)彈出出提示框框：如圖圖：用戶可通通過(guò)系統(tǒng)統(tǒng)提示窗窗口內(nèi)文文件目錄錄與案卷卷目錄進(jìn)進(jìn)行查詢?cè)?，?duì)所所查詢到到的某個(gè)個(gè)或多個(gè)個(gè)檔案文文件進(jìn)行行鑒定操操作，選選擇單獨(dú)獨(dú)一例檔檔案文件件，系統(tǒng)統(tǒng)內(nèi)容顯顯示區(qū)顯顯示以下下信息，如如圖：用戶可在在內(nèi)容顯顯示區(qū)內(nèi)內(nèi)對(duì)該檔檔案文件件進(jìn)行保保管期限限的鑒定定操作，系系統(tǒng)提供供了“原保管管期限”，“變更保保管期限限”“鑒定原原因”“備注”等詳細(xì)細(xì)細(xì)分選選項(xiàng)，方方便用

50、戶戶對(duì)檔案案文件進(jìn)進(jìn)行保管管期限鑒鑒定的多多種操作作。對(duì)于于已經(jīng)鑒鑒定完畢畢的檔案案文件，系系統(tǒng)內(nèi)容容顯示區(qū)區(qū)會(huì)自動(dòng)動(dòng)顯示其其記錄，如如圖：用戶可憑憑借相應(yīng)應(yīng)查詢權(quán)權(quán)限的賦賦予，對(duì)對(duì)已經(jīng)鑒鑒定完畢畢的檔案案進(jìn)行“檢索”查詢，同同時(shí)，也也可以對(duì)對(duì)已經(jīng)鑒鑒定完畢畢的檔案案，通過(guò)過(guò)“操作”按鈕下下賦予的的“修改”“刪除”操作功功能，對(duì)對(duì)其進(jìn)行行二次操操作。在檔案“保管期期限鑒定定”的操作作中，系系統(tǒng)對(duì)已已經(jīng)鑒定定完畢的的檔案文文件，同同樣根據(jù)據(jù)權(quán)限分分配原則則，賦予予了部分分檔案管管理者對(duì)對(duì)該檔案案保管期期限鑒定定的“審批”功能，這這部分的的審批用用戶可將將鼠標(biāo)移移至每條條鑒定完完畢后的的檔案條條目

51、“操作”上，如如圖，選擇點(diǎn)擊擊審核操作，系系統(tǒng)內(nèi)容容顯示區(qū)區(qū)出現(xiàn)該該檔案的的保管期期限鑒定定資料，如如圖：有所不同同的是，由由于本次次操作是是針對(duì)檔檔案保管管期限鑒鑒定的審審核，因因此，內(nèi)內(nèi)容顯示示區(qū)部分分多出了了“審核意意見(jiàn)”欄，審審核人員員可將具具體審核核信息填填寫于此此，并進(jìn)進(jìn)行保存存或重置置。至此完成成了將一一則檔案案信息進(jìn)進(jìn)行保管管期限鑒鑒定并審審核的全全部操作作。3.3.2.2密級(jí)鑒鑒定密級(jí)鑒定定操作原原理檔案案“保管期期限鑒定定”相同，有有所不同同的是密密級(jí)鑒定定是賦予予系統(tǒng)檔檔案操作作者對(duì)整整理完畢畢的檔案案信息進(jìn)進(jìn)行密級(jí)級(jí)鑒定分分配的過(guò)過(guò)程，包包括檔案案密級(jí)鑒鑒定的審審核等部

52、部分操作作。3.3.2.3檔案回回收站系統(tǒng)“檔檔案回收收站”功能類類似于微微軟視窗窗系統(tǒng)中中的“回收站”功能，為為用戶提提供了一一個(gè)避免免由于誤誤操作或或其他原原因刪除除檔案文文件后而而造成損損失的解解決方法法，對(duì)于于本系統(tǒng)統(tǒng)所有已已歸檔的的檔案資資料，如如果通過(guò)過(guò)刪除操操作后，都都將直接接流轉(zhuǎn)到到“檔案回回收站”中，如如圖所示示：“檔案回回收站”功能在在系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)容顯示示區(qū)提供供了“工具”與“檢索”兩個(gè)操操作按鈕鈕，用戶戶在選擇擇一條已已經(jīng)刪除除的檔案案資料后后，將鼠鼠標(biāo)移至至“工具”按鈕，出出現(xiàn)下拉拉菜單，如如圖：用戶可對(duì)對(duì)被選擇擇的檔案案資料進(jìn)進(jìn)行“徹底刪刪除”與“檔案還還原”的操作作，同

53、時(shí)時(shí)，針對(duì)對(duì)已經(jīng)刪刪除的全全部檔案案資料，用用戶也可可將鼠標(biāo)標(biāo)移至“檢索”按鈕，對(duì)對(duì)“檔案回回收站”中的已已刪除檔檔案資料料進(jìn)行檢檢索查詢?cè)?，并?duì)對(duì)檢索后后的結(jié)果果進(jìn)行二二次操作作。這里需要要重點(diǎn)說(shuō)說(shuō)明的是是，檔案案管理系系統(tǒng)在上上述的檔檔案“徹底刪刪除”操作中中，系統(tǒng)統(tǒng)默認(rèn)是是對(duì)檔案案資料的的邏輯刪刪除，而而非物理理刪除，被“徹底刪除”后的檔案信息于系統(tǒng)中是無(wú)法查詢的，但系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中保留對(duì)其備份，采用這種方式來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行保管或銷毀的操作，主要是考慮到最大限度保證用戶檔案信息資源安全，避免誤操作或其他非主觀性錯(cuò)失操作造成的嚴(yán)重后果。4檔案檢檢索檔案資料料最初的的兩個(gè)基基本需求求應(yīng)用，在在解

54、決檔檔案保存存后，就就要面對(duì)對(duì)檔案資資料的利利用，在在一則檔檔案信息息被利用用前，首首先應(yīng)該該被檢索索出來(lái)，本本系統(tǒng)采采用采用用ajaax概念技技術(shù)，提提供與服服務(wù)器異異步通信信的能力力，同時(shí)時(shí)采用優(yōu)優(yōu)化了的的系統(tǒng)搜搜索引擎擎，因此此用戶在在檢索檔檔案資料料時(shí)將體體驗(yàn)到更更為快捷捷、準(zhǔn)確確的檢索索效果。本系統(tǒng)對(duì)對(duì)檔案資資料的檢檢索提供供了：直直接檢索索、組合合檢索、定制檢檢索、系系統(tǒng)條件件、歸檔檔檢索共共五種檢檢索方式式以供系系統(tǒng)用戶戶進(jìn)行檔檔案資料料檢索操操作。4.1直直接檢索索在本系統(tǒng)統(tǒng)中，“直接檢檢索”可廣泛泛應(yīng)用于于對(duì)部分分檔案利利用者對(duì)對(duì)其所要要檢索的的檔案信信息了解解不全的的情況下

55、下的檢索索，這部部分需求求用戶，他他們很可可能只知知道檔案案信息的的一個(gè)或或幾個(gè)有有限字段段，如檔檔案的提提名、編編號(hào)、成成文日期期，檔案案類型等等僅僅幾幾個(gè)條件件，想藉藉此為查查詢條件件對(duì)所需需求檔案案進(jìn)行檢檢索查詢?cè)?。本系統(tǒng)提提供模糊糊查詢功功能，可可對(duì)相似似字段進(jìn)進(jìn)行全部部檢索并并顯示，舉舉例說(shuō)明明，如用用戶查詢?cè)兊臋n案案題名為為“tesst”,而實(shí)際際檔案資資料庫(kù)中中也存在在著檔案案題名為為“tesst1”的檔案案文件，那那么系統(tǒng)統(tǒng)會(huì)自動(dòng)動(dòng)將所有有字段類類似“tesst”的檔案案文件全全部顯示示于系統(tǒng)統(tǒng)的內(nèi)容容顯示區(qū)區(qū)，供查查詢用戶戶進(jìn)行篩篩選，并并最終確確定正確確檢索需需求檔案案文件

56、。本系統(tǒng)統(tǒng)提供了了多達(dá)60多種關(guān)關(guān)鍵字條條件查詢?cè)?，這就就極大豐豐富了檔檔案利用用者的檔檔案查詢?cè)儣l件，從從而為檔檔案檢索索后的申申請(qǐng)借閱閱利用創(chuàng)創(chuàng)造了良良好的條條件，同同時(shí)，另另一方面面，對(duì)于于檔案管管理部門門來(lái)說(shuō)，也也可以通通過(guò)本系系統(tǒng)的檔檔案檢索索平臺(tái)，開(kāi)開(kāi)放簡(jiǎn)潔潔的檔案案檢索操操作，實(shí)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代代化、網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化的的檔案檢檢索借閱閱管理，加強(qiáng)有檔案利用需求的員工與檔案管理部門之間的在線互動(dòng)，減少繁瑣的中間環(huán)節(jié)，使信息可以迅速、準(zhǔn)確地互達(dá)，從而極大地降低檔案管理成本。以下圖示示為本系系統(tǒng)提供供的直接接檢索功功能中涉涉及的部部分關(guān)鍵鍵字查詢?cè)?，用戶戶可根?jù)據(jù)自身所所了解的的字段進(jìn)進(jìn)行填寫寫，檢索

57、索，本系統(tǒng)在在部分關(guān)關(guān)鍵字條條件中提提供了多多項(xiàng)選擇擇條件，方方便用戶戶縮小檢檢索范圍圍，提高高檢索的的精確度度，如圖圖：用戶可根根據(jù)實(shí)際際檔案條條件，選選擇上述述圖示中中任意條條件，而而取得更更好的檢檢索效果果。對(duì)于通過(guò)過(guò)上述檢檢索條件件設(shè)置，而而最終檢檢索出的的檔案文文件，如如果該檢檢索用戶戶具備系系統(tǒng)賦予予的相關(guān)關(guān)權(quán)限，這這部分權(quán)權(quán)限包含含：原文文訪問(wèn)、附件訪訪問(wèn)等。那么該該用戶可可以根據(jù)據(jù)系統(tǒng)賦賦予的上上述權(quán)限限，對(duì)該該檢索后后的檔案案文件進(jìn)進(jìn)行對(duì)應(yīng)應(yīng)權(quán)限操操作。如如該用戶戶不具備備上述任任意權(quán)限限，那么么系統(tǒng)還還在檢索索后的檔檔案列表表上提供供了兩個(gè)個(gè)操作按按鈕：“工具”，“返回”，

58、如圖：用戶可將將鼠標(biāo)移移至“工具”按鈕，系系統(tǒng)出現(xiàn)現(xiàn)下拉菜菜單，如如圖：用戶可在在選擇一一條檔案案信息后后點(diǎn)擊“借閱創(chuàng)建建”按鈕，則則該條被被申請(qǐng)的的檔案信信息將自自動(dòng)流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)至“檔案借借閱”模塊中中的“借閱審審批”子模塊塊。這里里需要注注意的是是，在用用戶點(diǎn)擊擊借閱申申請(qǐng)按鈕鈕后，系系統(tǒng)將默默認(rèn)申請(qǐng)請(qǐng)用戶創(chuàng)創(chuàng)建了一一個(gè)檔案案借閱申申請(qǐng)請(qǐng)求求，而非非最終將將該申請(qǐng)請(qǐng)直接提提交到檔檔案借閱閱審批員員處，申申請(qǐng)用戶戶可在本本系統(tǒng)“借閱申申請(qǐng)”模塊中中，通過(guò)過(guò)點(diǎn)擊“我的申申請(qǐng)”中的“未提交”功能樹(shù)樹(shù)，查閱閱之前用用戶提交交的借閱閱申請(qǐng)檔檔案信息息并點(diǎn)擊擊“提交申申請(qǐng)”操作，完完成檔案案檢索后后的申請(qǐng)請(qǐng)

59、借閱全全部流程程。用戶在“我的借借閱”功能樹(shù)樹(shù)的未提提交列表表中可對(duì)對(duì)申請(qǐng)借借閱信息息進(jìn)行刪刪除和修修改操作作，即停停止檔案案借閱申申請(qǐng)流程程或?qū)σ岩褎?chuàng)建的的檔案借借閱申請(qǐng)請(qǐng)進(jìn)行細(xì)細(xì)則修改改操作后后再提交交。對(duì)于于提交申申請(qǐng)的借借閱信息息，將自自動(dòng)流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)至“借閱審審批”功能中“未處理”模塊，由由檔案管管理部門門的檔案案借閱審審批人員員根據(jù)用用戶提交交的檔案案申請(qǐng)借借閱信息息細(xì)則，確確定是否否通過(guò)審審核，予予以借用用。4.2組組合檢索索如果說(shuō)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單檢索索是只通通過(guò)對(duì)單單一條件件的選擇擇進(jìn)行檢檢索操作作，那么么組合檢檢索就意意味著可可以為系系統(tǒng)用戶戶提供多多條件的的、復(fù)合合式的、可多項(xiàng)項(xiàng)選擇的的檢

60、索操操作，該該功能相相對(duì)比于于簡(jiǎn)單檢檢索，在在設(shè)置檢檢索條件件時(shí)可供供選擇的的范圍更更為廣闊闊，精確確度更高高，但同同時(shí)也帶帶來(lái)了操操作流程程相對(duì)比比簡(jiǎn)單檢檢索更為為系統(tǒng)化化、復(fù)雜雜化的問(wèn)問(wèn)題。用用戶鼠標(biāo)標(biāo)點(diǎn)擊“組合檢檢索”菜單，系系統(tǒng)內(nèi)容容顯示區(qū)區(qū)如下：在內(nèi)容顯顯示區(qū)的的首行，系系統(tǒng)除了了提供組組合條件件選項(xiàng)外外，還增增加了內(nèi)內(nèi)容添加加區(qū)，用用戶首先先點(diǎn)擊“全宗號(hào)”后的下下拉箭頭頭菜單，出出現(xiàn)以下下圖示：系統(tǒng)下拉拉菜單顯顯示諸如如“父目錄錄號(hào)”“檔案編編號(hào)”“檔案題題名”等眾多多的組合合條件選選項(xiàng)，用用戶可自自定義選選擇其中中任意一一項(xiàng)后，選選擇內(nèi)容容區(qū)首行行后的關(guān)關(guān)系條件件“包含”“不包含