醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的探索與實(shí)踐

1、 醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的探索與實(shí)踐 金文姬Summary：經(jīng)濟(jì)合同管理是醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)的重要組成部分，本文從醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理中存在的問(wèn)題出發(fā)，探索醫(yī)院如何以經(jīng)濟(jì)合同管理為契機(jī)實(shí)現(xiàn)從預(yù)算、招標(biāo)采購(gòu)、合同會(huì)簽、合同履行、合同存檔的事前、事中、事后全流程全方位的閉環(huán)管理，將傳統(tǒng)的縱向管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榭v向橫向全網(wǎng)格化覆蓋管理模式，從而構(gòu)建符合現(xiàn)代醫(yī)院管理要求與政府會(huì)計(jì)制度相適應(yīng)的醫(yī)療衛(wèi)生計(jì)生單位經(jīng)濟(jì)合同信息管理平臺(tái)。Key：經(jīng)濟(jì)合同管理;信息;內(nèi)控經(jīng)濟(jì)合同是指民事主體之間為實(shí)現(xiàn)特定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。當(dāng)前公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同已涵蓋物資采購(gòu)、建設(shè)工程項(xiàng)目、后勤保障、廣告宣傳、房屋修繕、設(shè)備租賃及

2、科研項(xiàng)目等多個(gè)領(lǐng)域，范圍廣、項(xiàng)目多、種類復(fù)雜?？梢哉f(shuō)，醫(yī)院開(kāi)展運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)經(jīng)濟(jì)合同管理，經(jīng)濟(jì)合同管理作為公立醫(yī)院管理體系的重要組成部分，對(duì)于防范和管控經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)有著不可忽視的價(jià)值。一、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題（一）缺乏信息系統(tǒng)支撐，未實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理從經(jīng)濟(jì)合同的全生命周期來(lái)看，經(jīng)濟(jì)合同涉及預(yù)算，招投標(biāo)采購(gòu)，審核簽訂合同，后期執(zhí)行，運(yùn)行跟蹤、分析等多個(gè)環(huán)節(jié)。在現(xiàn)實(shí)管理中，因涉及專業(yè)的管理?xiàng)l例和內(nèi)控不相容崗位相互分離的要求，相關(guān)環(huán)節(jié)都會(huì)歸口不同的職能科室進(jìn)行操作運(yùn)行。很多醫(yī)院缺乏規(guī)范、科學(xué)的經(jīng)濟(jì)合同管理標(biāo)準(zhǔn)和控制程序，各個(gè)環(huán)節(jié)各自為政，有的醫(yī)院重視預(yù)算環(huán)節(jié)，忽略了后期的執(zhí)行分析;有

3、的醫(yī)院重視招標(biāo)采購(gòu)，卻忽略了預(yù)算時(shí)的必要性論證;有的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理與預(yù)算管理相互脫節(jié)，合同無(wú)法與預(yù)算一一對(duì)應(yīng)，部分支出偏離預(yù)算。上述情況都是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同閉環(huán)管理的表現(xiàn)，輕則導(dǎo)致醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益受損，重則引起醫(yī)院戰(zhàn)略實(shí)施與執(zhí)行的失誤，資金鏈出現(xiàn)斷裂。通過(guò)調(diào)研對(duì)比橫向兄弟醫(yī)院來(lái)看，多數(shù)市屬公立醫(yī)院尚無(wú)一套完善的經(jīng)濟(jì)合同信息系統(tǒng)管理體系，經(jīng)濟(jì)合同的管理仍處于比較傳統(tǒng)的手工辦理階段，或部分審批已實(shí)行信息化但未能通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同全流程的監(jiān)控、記錄。經(jīng)濟(jì)合同紙質(zhì)臺(tái)賬歸口不一，查閱資料需求助不同管理部門。（二）科研項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)流程管理薄弱隨著醫(yī)院科研能力的提升，科研課題投入的不斷加大，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)使用與

4、管理的要求也越來(lái)越高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理涉及到科教、財(cái)務(wù)、設(shè)備科、采購(gòu)中心、信息中心等多個(gè)部門，部門與部門之間、部門與課題負(fù)責(zé)人之間缺乏系統(tǒng)的配合、協(xié)調(diào)和溝通，信息缺乏有效共享。由于科研項(xiàng)目研究的前瞻性，特殊材料的購(gòu)買和外送委托的測(cè)試化驗(yàn)加工，就如同個(gè)性化裁衣一樣需要量身定制。而這部分的經(jīng)濟(jì)合同管理往往成為醫(yī)院的空白點(diǎn)，科研項(xiàng)目領(lǐng)域缺乏有效管控是普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。許多醫(yī)院仍是課題負(fù)責(zé)人自己聯(lián)系供應(yīng)商簽訂經(jīng)濟(jì)合同，缺乏正規(guī)的采購(gòu)議價(jià)流程和相關(guān)職能科室的監(jiān)督，易導(dǎo)致課題經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，也為套取資金提供了土壤。（三）外包業(yè)務(wù)合同缺少執(zhí)行跟蹤由于醫(yī)院自身資源的局限性、經(jīng)濟(jì)效益的考量和某些業(yè)務(wù)的專業(yè)性要求，醫(yī)院

5、會(huì)對(duì)中藥的煎制、物業(yè)、安保、洗滌、部分檢驗(yàn)項(xiàng)目、設(shè)備運(yùn)維等業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。若醫(yī)院監(jiān)管不到位，易出現(xiàn)中藥飲片質(zhì)量不高、物業(yè)安保實(shí)際出勤人員低于合同規(guī)定人數(shù)、洗滌不凈、服務(wù)態(tài)度差、個(gè)別檢驗(yàn)樣本由于漏發(fā)導(dǎo)致報(bào)告延遲、運(yùn)維不及時(shí)、合同到期仍在繼續(xù)執(zhí)行等一系列問(wèn)題。（四）經(jīng)濟(jì)合同存檔資料不全多數(shù)醫(yī)院缺乏統(tǒng)一的合同歸檔部門，由各職能科室歸檔各自分管的合同。相關(guān)存檔科室只保存了經(jīng)濟(jì)合同，而合同相應(yīng)的附件資料不全，如相應(yīng)的預(yù)算資料、招標(biāo)資料、三重一大事項(xiàng)的黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議批復(fù)等，查閱資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力。二、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的改進(jìn)措施（一）強(qiáng)化信息閉環(huán)管理，設(shè)置預(yù)警提示醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理必須是系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的、全過(guò)程的管理，

6、這就要求把關(guān)與合同有關(guān)的所有環(huán)節(jié)。在當(dāng)前全球大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的浪潮下，信息技術(shù)的發(fā)展日益成熟，這為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理信息化提供了技術(shù)支撐。因此，醫(yī)院必須根據(jù)自身的運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)和管理要求，以經(jīng)濟(jì)合同為切入點(diǎn)，從預(yù)算到執(zhí)行跟蹤設(shè)計(jì)一套切實(shí)可行的經(jīng)濟(jì)合同管理系統(tǒng)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)橫向縱向網(wǎng)格化管理，將和經(jīng)濟(jì)合同有關(guān)的業(yè)務(wù)流程或信息系統(tǒng)進(jìn)行串聯(lián)，實(shí)現(xiàn)審批無(wú)紙化的長(zhǎng)效機(jī)制，便于職能科室更快速、更準(zhǔn)確的獲得相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析，使管理者更加清晰準(zhǔn)確地了解醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)情況，確保經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序有效的開(kāi)展。另外，利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全面的痕跡管理，在立項(xiàng)到預(yù)算、采購(gòu)、合同、驗(yàn)收、付款的全過(guò)程管控中，對(duì)審批、收貨、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)

7、點(diǎn)進(jìn)行自動(dòng)預(yù)警，有效開(kāi)展經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控，避免出現(xiàn)合同逾期仍在執(zhí)行、超合同范圍采購(gòu)、合同標(biāo)的物重復(fù)交叉等情況。（見(jiàn)圖1）（二）完善經(jīng)濟(jì)合同電子審批流程由經(jīng)辦科室發(fā)起流程，讓合同的歸口管理部門、業(yè)務(wù)部門、審計(jì)監(jiān)督部門充分參與合同的制定、審核、執(zhí)行和監(jiān)督，完善合同管理有效解決多部門之間的協(xié)同工作問(wèn)題，縮減合同傳遞時(shí)間、提高工作效率。如：財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)審核合同收、付款相關(guān)條款、有無(wú)預(yù)算、合同期限以及支付方式的合理性，按財(cái)務(wù)管理制度辦理資金結(jié)算;相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)審核，防止出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)行為虛假或違規(guī)風(fēng)險(xiǎn);黨政辦嚴(yán)格按照醫(yī)院用印管理要求辦理用印及登記;合同歸檔科室編制合同編號(hào)、存檔地點(diǎn)及份數(shù)、存檔人等。（三）

8、將科研經(jīng)費(fèi)管理融入整個(gè)經(jīng)濟(jì)合同管理體系將科研經(jīng)費(fèi)管理納入到整個(gè)經(jīng)濟(jì)合同管理中來(lái)，利用經(jīng)濟(jì)合同管理系統(tǒng)為各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供從經(jīng)費(fèi)來(lái)源維度、課題分類維度，課題狀態(tài)維度、經(jīng)費(fèi)起點(diǎn)維度的多角度查詢，跟蹤科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、使用、采購(gòu)項(xiàng)目等的開(kāi)展情況，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理從結(jié)題時(shí)的突擊消費(fèi)轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑昂褪轮锌刂?。以科研?jīng)濟(jì)合同管理為契點(diǎn)進(jìn)行擴(kuò)散式管理，將各職能部門更加緊密的結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)使用及管理的有章可循和各司其職，有效地提高科研人員及科研管理人員的工作效率，切實(shí)做到科研經(jīng)費(fèi)管理“投而有效、放而有度、行而有序、管而有法”。（四）規(guī)范外包合同管理，實(shí)時(shí)跟蹤在簽訂外包業(yè)務(wù)合同時(shí)，必須設(shè)置相應(yīng)的考核指

9、標(biāo)及對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。由醫(yī)院成立外包合同管理委員會(huì)，每季度召開(kāi)外包合同委員會(huì)工作會(huì)議，由經(jīng)辦科室匯報(bào)每月外包業(yè)務(wù)的抽查情況、存在問(wèn)題和滿意度調(diào)查，通過(guò)會(huì)議投票和郵件征詢等方式，對(duì)外包業(yè)務(wù)的新增申請(qǐng)和續(xù)簽工作進(jìn)行充分討論。在醫(yī)院精細(xì)化管理的時(shí)代，通過(guò)外包合同管理委員會(huì)的監(jiān)督和指導(dǎo)，將院內(nèi)執(zhí)行科室對(duì)各項(xiàng)外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督日?；?、系統(tǒng)化且不斷PDCA持續(xù)改進(jìn)。（五）內(nèi)控內(nèi)審雙管齊下，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展保駕護(hù)航我國(guó)公立醫(yī)院內(nèi)控管理仍存在很多的問(wèn)題，應(yīng)不斷加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)控管理，將監(jiān)督貫穿于預(yù)算、招標(biāo)采購(gòu)、合同會(huì)簽、合同履行、合同存檔整個(gè)經(jīng)濟(jì)合同的生命周期，實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后全流程全方位的閉環(huán)管理，打造清廉、智慧、低

10、碳、優(yōu)效、廉政的內(nèi)控管理體系。制定年度內(nèi)審計(jì)劃，保障內(nèi)審工作有條不紊的開(kāi)展。由內(nèi)審人員查閱管理制度和經(jīng)濟(jì)合同、外包單位的相關(guān)許可證、相關(guān)工作人員的考勤記錄，合同對(duì)應(yīng)的相關(guān)會(huì)計(jì)憑證、業(yè)務(wù)臺(tái)賬等，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同項(xiàng)目整體的運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行審計(jì)。（六）完善經(jīng)濟(jì)合同存檔的管理經(jīng)濟(jì)合同檔案既是合同執(zhí)行的依據(jù)，也是事后檢驗(yàn)經(jīng)濟(jì)行為的歷史資料。經(jīng)辦科室在發(fā)起經(jīng)濟(jì)合同電子審批時(shí)，應(yīng)將招標(biāo)資料、三重一大事項(xiàng)的黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議批復(fù)等重要附件一并上傳系統(tǒng)，做好紙質(zhì)和電子資料的雙重存檔。在保障數(shù)據(jù)安全的前提條件下，通過(guò)關(guān)鍵信息搜索提高查檔的便捷性和完整性。Reference：1陳宏志，傅玉，王友俊，孫飛.基于HRP系統(tǒng)的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)

11、合同履行環(huán)節(jié)內(nèi)部控制探討J.衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2019 （01）.2李琨，蔣義.大型醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)需求論證J.財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2019 （02）.3牛雅蓉，郗銳，武志芳.三級(jí)甲等醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化管理的基本設(shè)想J.中國(guó)藥物與臨床，2018年3月第18 卷第3 期.4Clelia Fiondella Riccardo Macchioni Marco Maffei Rosanna Span;ograve.Successful changes in management accounting systems：A healthcare case study，J.Accounting Forum，0155-9982，Volume 40，Issue 3，2016，Pages 186-204.5Alison D.Kissling