公文材料管理制度及公文格式

1、漓江學院大學生社團聯(lián)合會公文材料管理制度為了規(guī)范社團公文格式，院大學生社團聯(lián)合會現(xiàn)制定以下制度：一、協(xié)會需上交的材料統(tǒng)一在指定時間內交到院大學生社團聯(lián)辦公室，電子檔和文本各一份。（漓江學院社團聯(lián)辦公室郵箱為 ）二、協(xié)會需在活動結束后三天上交活動總結（電子版）。辦公室會于每月 25 日統(tǒng)一檢查核對協(xié)會上交的相關活動材料 （如活動總結等，特殊情況時收取活動照片） 。對于各協(xié)會的活動信息， 辦公室會根據(jù)協(xié)會上交給社團聯(lián)策劃部的活動策劃書來收取相應活動總結。文本材料于每月最后一天統(tǒng)一收取。若發(fā)現(xiàn)有協(xié)會未交，會以短信形式催促上交，并且此時已視為遲交。若在本月最后一天仍未上交，則視為不交。三、協(xié)會干部換屆

2、后，需在一星期內上交最新通訊錄。協(xié)會干部聯(lián)系方式有變，需立即通知辦公室，以便更新協(xié)會通訊錄。通訊錄的格式，辦公室會于每學期開學時及每學期期末發(fā)于各協(xié)會會長及秘書部部長郵箱。 請根據(jù)通訊錄模板制作好協(xié)會通訊錄。格式不合格，一律退回，重新整理。四、各協(xié)會的各類材料都需嚴格按照公文格式要求整理。辦公室會對收取上來的協(xié)會活動材料進行整理，存檔。并且對各協(xié)會的材料格式進行審核， 若發(fā)現(xiàn)格式不對， 則立即退回給協(xié)會修改，并告知上交時間。（具體格式見附件）五、辦公室會將各協(xié)會的上交情況進行記錄，有2 次遲交記錄，則視為不交 1 次。該記錄會每個月上報給主席團，并且每2 個月在協(xié)會例會上公布上交情況（除特殊情

3、況外）。遲交材料達 3次或不交材料達2 次，則將在協(xié)會會議上通報批評。每學期末，辦公室會把上交情況的記錄交予發(fā)展部，并且作為社團考評的一部分。漓江學院大學生社團聯(lián)合會辦公室制二九年十二月附件一、公文格式為了規(guī)范社團公文格式， 院大學生社團聯(lián)合會對協(xié)會公文格式做一下規(guī)定，請各協(xié)會干部認真學習?；靖袷剑海ㄒ唬﹨f(xié)會上交的工作計劃，總結等材料，標題統(tǒng)一為三號黑體（加粗）居中，正文為四號仿宋左對齊，首行縮進兩個字符，行間距為1.5 倍間距，小標題為三號宋體加粗。如有頁碼，則將頁碼寫在頁面的右下角。（二）公文中結構層次序數(shù)，第一層為“一、 ”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1. ”，第四層為“（1）”

4、。（三）材料末尾落款日期格式統(tǒng)一， 例：“二九年月日” ，不可打為“二零零九年月日” 、“二 00 九年月日”或“ 2009 年月日”等。（四）材料末尾落款單位應為“漓江學院大學生社團聯(lián)合會協(xié)會”，不可打為“社團聯(lián)協(xié)會” 、“協(xié)會”或“院協(xié)會”等。常用公文格式：一、通知（一）通知的概念、性質和特點通知是用以批轉下級機關的公文， 轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行事項；任免和聘用干部的公務文書。通知主要用于傳達和告知，因此它主要屬于傳達性或告知性公文，但大多數(shù)通知在傳達、 告知時對受文者總是有所要求，如提出需要辦理或執(zhí)行的事項，規(guī)定辦理的方法和目

5、標等，有一定的指揮、規(guī)范作用，因而有一定的權威性。此外，有些通知涉及的事項是要求立即辦理、執(zhí)行或周知的，有的甚至只在特定的某一階段內有效，從而使通知具有明顯的時效性。傳達性、告知性、權威性和時效性可以說是通知的基本性質。（二）通知的寫作1通知的結構和寫法例文：例：假設發(fā)一個通知內容為：社團聯(lián)將在12月 2日早上 9點在教室進行社團考評大會。手機短信：您好，我是社團聯(lián)部門的，社團聯(lián)定于12 月 2 日早上點在 001 教室進行社團考評大會，請各位準時參加，謝謝合作，收到請回復或回響！此例為手機短信例文書面（海報）通知例文如下：關于漓江學院社團聯(lián)召開社團考評大會的通知第一：寫出召開此次大會的目的第

6、二：寫出召開此次大會的時間、地點、與會人員第三：結束語 / 注意事項 / 會議要求第四：落款（發(fā)布人、發(fā)布日期）（發(fā)布日期必須用中文表示）例如：關于漓江學院召開社團考評大會的通知為了總結全院各個協(xié)會在本學期所做的各項活動、 肯定各協(xié)會做出的辛勤努力，社團聯(lián)合會決定召開一年一度的社團考評大會。一、大會時間： 2008 年 12 月 2 日上午 9 點整二、與會人員：社團聯(lián)合會全體干部及社團聯(lián)合會所有協(xié)會漓江學院社團聯(lián)合會二八年十一月日注：以上內容可根據(jù)實際情況增加或減少，僅供參考。二、計劃計劃是一種常用的事務文書， 計劃的制定有助于我們明確工作發(fā)展方向，工作目標等，制定計劃是要本著實事求是的原則

7、?？陀^公正的制定以后的工作計劃，能夠時我們更好的開展工作。因此，社團聯(lián)合會及各個協(xié)會在制定工作計劃時， 可行性是第一位的， 同時也要有創(chuàng)新，不能永遠只是原地踏步。計劃的種類計劃的種類很多，分類的角度也較多。從計劃設計的對象劃分，大體有國民經濟計劃、工作計劃（還可按具體工作項目進一步細分） 、生產計劃、學習計劃、教學計劃、科研計劃、財務計劃、文體活動計劃等。（一）計劃的基本內容一份完整的工作計劃，一般應包括下列三個方面的基本內容：指導思想和基本情況指導思想是制定計劃的依據(jù)之一，回答“為什么做”的問題；基本情況是制定計劃和執(zhí)行計劃的基礎和條件，回答“能不能做”的問題。兩者結合起來，共同闡述計劃的必

8、要性和可能性。但是。由于每份計劃的具體目的和對象不同， 這方面內容的詳略取舍可以從實際需要出發(fā)，需寫則寫，不需寫則不寫； 需要寫時，該詳則詳，該略則略。任務和指標任務和指標是計劃的核心內容， 是該計劃所要達到的目標。 它在計劃中回答“做什么”的問題。一份計劃如果沒有規(guī)定明確的任務目標，就不稱其為計劃了。任務和指標包括項目、數(shù)量、進度、升降比例等。計劃中要理清線索，分清主次，將其表達清楚。對經濟方面的指標，既要提出絕對數(shù)值，又要提出相對數(shù)值（增減和升降比例） ，一般不能只提其中一項。措施和步驟措施是為了完成計劃提出的任務和指標而準備采取的方法， 步驟則是從時間上分段安排工作進程，都是回答“怎么樣

9、做”的問題，是計劃的保證條件。例文：漓江學院社團聯(lián)合會2007-2008 年度上學期工作計劃一、本學期工作重點：加強社團管理、完善機構設置、完善社團評比考核制度。積極創(chuàng)新，大膽實踐，發(fā)展新社團，努力培養(yǎng)精品社團和品牌活動，切實拓展我院學生綜合素質，活躍校園文化。（一）完善機構設置，規(guī)范社團管理。為了加快社團聯(lián)合會的發(fā)展及和優(yōu)秀高校社團聯(lián)合會接軌， 要使社團聯(lián)合會的機構設置更完善。 把新成立的人事部、發(fā)展部、網絡技術部進行重點建設部門，完善其工作制度。完善相關制度，嚴格落實有關規(guī)定，規(guī)范管理（二）打造精品社團，繁榮校園文化。社團聯(lián)合會將繼續(xù)引入競爭評估表彰機制和措施。使社團朝專業(yè)化，學術化方面發(fā)

10、展，鼓勵扶持優(yōu)秀社團，創(chuàng)新性地舉辦一些經典， 具有影響力的精品活動或創(chuàng)造出有特色的精品文化，立足校園，逐步走向社會。（三）繼續(xù)完善學生社團的成立審批和撤銷工作。 積極引導新的學生社團組織的成立并規(guī)范對已有社團的管理和撤消，努力形成結構合理、充滿活力、 健康向上的有潛力的學生社團發(fā)展格局；加強橫向聯(lián)合，強調文理兼容，積極創(chuàng)造條件，引導不同學科和專業(yè)的會員合作交流、相互學習、優(yōu)勢互補、相互協(xié)作、共同提高。（四）扶持與淘汰并進。對各社團以扶持和淘汰并進的理念進行管理。一方面通過及時提出警告來督促劣勢社團加強自我完善， 另一方面要果斷注銷一些沒有潛力和前景以及發(fā)展不好的社團， 用以提高社團的整體競爭力

11、，同時能夠促進社團干部的重視， 逐步達成和各個分院的共識，真正實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰。（五）加強電子信息管理， 提高工作效益效率。我們新建立了網絡技術部，通過網絡這上平臺，提高管理效率，減少組織成本，促進相互交流和溝通，為實現(xiàn)學生社團管理的信息化、 網絡化創(chuàng)造良好的條件。以社團網絡虛擬社區(qū)為載體，把學生社團的資源進行整理， 為廣大社員提供一個全面豐富的學生社團網站，使外界能更多的了解我們的社團，充分發(fā)揮其網絡信息集成效應及宣傳優(yōu)勢。（六）落實財務制度，加強財務管理。為社團的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境，做到專業(yè)化的會計帳和會計核算。 堅決杜絕不合理報銷、 不申報報銷的現(xiàn)象。堅決落實財務制度，加強溝通，提高效率。必

12、要時，可附 2007-2008 年度上學期各項工作活動的安排表。三、總結（一）總結概述總結的概念和性質?？偨Y是單位和個人對一定時期的工作、 學習或思想進行全面回顧、分析和研究，從中尋找經驗教訓，得出規(guī)律性認識，所以指導今后工作和學習的書面材料； 總結以單位和個人的實踐活動為基本內容，其中的觀點，都是從自身以往的實踐中概括、 提煉出來的；主要材料，也都是從自身以往的實踐活動中選取的。 所以。它一般都是以當局者、當事人的身份，用第一人稱寫成的。 ( 二）總結的寫作總結的基本內容由于總結涉及的具體對象不同， 所以每篇總結的內容不可能千篇一律，但一般說來，一篇總結大體上應有下列幾方面的基本內容：（1）

13、基本情況即對總結對象的大致情況如工作、學習的時間、地點、范圍、過程、結果、成效及相關背景作全面的歸攏，給讀者一個關于總結對象的總體認識。這些內容應根據(jù)總結的具體目的和重心有所取舍、有所側重，并采用適當?shù)臍w納概括來敘述，也可以用一些基本統(tǒng)計數(shù)字來說明。在結構上，可以把它作為全文的一個簡短前言，也可以作為主體內的一個部分。2）主要成績和經驗成績是工作實踐中所取得的物質成果或精神成果， 經驗是取得成功的原因和條件。這是一份總結的主要內容、重點內容，也是總結的目的所在。主要成績可以概括為幾點或幾個方面來寫，要寫得具體些，要有事實材料和必要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，有時還要與上期工作情況、 本期計劃規(guī)定的任務指標進行

14、對比說明。主要經驗要說明工作的基本做法、體會和取得成績的原因。 總結經驗要既有觀點又要有材料。光講道理不行，要有具體的典型事例，讓事實去說明道理；光擺事實更不行。沒有從材料中概括、提煉出觀點指出規(guī)律性的東西， 就不能說明問題，達不到總結的目的。所以， 對成績和經驗的歸納和總結，既不能就事論事，忽視理論分析，又不能空泛議論，沒有具體材料。要從觀點和材料的統(tǒng)一、理論和實踐的統(tǒng)一上形成結論，總結出經驗。（3）存在問題和教訓存在問題即沒有做好、沒有完成的工作，有待進一步解決的問題及工作中的失誤和缺點。 教訓是工作沒有做好及工作出現(xiàn)失誤、缺點的原因。及時地發(fā)現(xiàn)問題，深刻地認識問題，真誠地接受教訓，才有可

15、能解決問題，補救失誤。因此，在歸納成績總結經驗的同時，看到工作中的差距，認真分析，找到原因，以吸取教訓改進工作，是總結的又一項重要內容，要寫得明確、具體。那種大事化小、小事化了，報喜不報憂的做法，是不能真正達到總結的目的的。當然，寫缺點也要實事求是，不能為了表示謙虛或為保證總結內容的絕對全面而去生硬拼湊，在一些專題性經驗總結中，由于工作成績突出，又是為了供上級機關在全局推廣先進經驗，這方面的內容便可以少寫甚或不寫、（4) 今后的努力方向即在總結經驗和教訓的基礎上提出今后的任務和打算，包括以后如何發(fā)揚成績、克服缺點、糾正失誤、要首先解決哪些問題等，這些內容，對于明確方、鼓舞斗志、增強信心，具有積

16、極的作用，要切合實際，嚴肅認真地寫好，而不能用幾句不著邊際的官腔套話敷衍了事。在全篇結構上，這些內容可以單列一個部分，作為主體的一個層次，也可以用作全篇的結果語。上述四項基本內容，并非必須一項一項全都寫到每篇總結中。可以根據(jù)總結的具體目的進行合并，還可以為了突出某個方面而壓縮其他方面。即使是全部寫入總結，也不可平分筆墨?？偨Y的結構和寫法總結的結構一般由標題、前言、主體和結尾四部分構成1）標題2）前言前言是總結的開頭部分， 一般是提綱絜領、 開門見山地概括基本情況，說明做了哪些工作，取得了哪些成績，獲得了哪些經驗，還存在哪些問題，應吸取什么教訓等等，有時還要簡要說明總結的目的。前言的語言要力求簡

17、潔凝練，篇幅要盡量短小， 所以對上述內容只能簡明扼要地概括提示， 而不能展開具體闡述， 否則會與主體中的內容重復，或使主體難以展開。（3）主體主體是總結的軀干部分?？偨Y的基本內容，特別是主要成績和經驗、存在問題和教訓等，都要在這里進行具體介紹，有些總結還把基本情況和今后方向兩項內容也納入主體來寫。主體的寫法主要有三種第一種是按總結的基本內容分項，一項內容成為結構上的一個部分，依次展開敘述。這種寫法具有頭緒清楚、條理分明的特點，是最常見也最好學的寫法，初學寫總結的人也多從這種寫法入手。第二種是采用經驗綜合敘述的形式，即把主體分為兩大部分，第一部分簡明扼要地介紹工作情況， 第二部分則將上升到理性認識的經驗歸納成若干條， 每條列出一個小標題來進行闡述； 每條經驗下都有認識、有做法、有效果、有體會、具有論據(jù)充分、說服力強的特點。第三種是采用按時間順序敘述的方式，即把整個工作相對分為幾個階段，再分別對各個階段的情況進行介紹、分析、歸納，找出每一個階段的經驗和教訓。 這種寫法，可以清晰地反映食物逐漸發(fā)展和認識逐步深入的過程，讓人讀起來覺得自然可信。（4）結尾總結的結尾有三種形式。