益楓投資股份公司辦公設(shè)備管理制度

1、制度名稱辦公設(shè)備管理制度編 號XZ-201808005執(zhí)行部門公司各部門編制人員行政部審核人員行政部經(jīng)理批準人員編制日期2018.08.01審核日期2018.08.08批準日期第1章 總則第1條 目的為了保證公司電話、電腦、打印機、復印機和傳真機等辦公設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于對公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。第2章 辦公設(shè)備購買第3條 各分公司在年初資金計劃中統(tǒng)一將購買辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等費用列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后由總部行政部統(tǒng)一購買。對于臨時需要的辦公設(shè)備，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后，由總部行政部購買。第4條 在辦公設(shè)備采

2、購前，必須由行政部牽頭，組織各分公司負責人、計劃財務(wù)部相關(guān)人員共同對供應(yīng)商報價進行會審，參照財務(wù)制度中的相關(guān)采購流程辦理。第3章 電腦使用管理第5條 專人專管1每臺電腦指定專門人員負責日常操作，非操作人員不得隨意使用。2電腦使用人員要設(shè)置開機密碼，密碼需向公司行政主管報備，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。第6條 操作規(guī)定1嚴禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項。2不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤、移動存儲介質(zhì)，防止公司電腦“感染”病毒。3嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司機密的文件資料。第7條 病毒防護1尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機，由行政部安排安裝軟件。2任何電腦安裝軟件前，須由相關(guān)專業(yè)負責人提出書

3、面報告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。3所有電腦不得安裝游戲軟件。4數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負責人管理，備用的軟盤由專業(yè)負責人提供。5在使用軟件前，必須進行殺毒，確保軟件無病毒后方可打開。6任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。第8條 硬件保護1除負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸電腦設(shè)備。2硬件維護人員在拆卸電腦時，必須采取必要的防靜電措施。3硬件維護人員在作業(yè)完成后或準備離去時，必須將所拆卸的設(shè)備復原。4各公司行政人員必須認真落實所轄電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責任。5對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護電源。第9條 電腦保養(yǎng)1嚴禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴禁用手或尖銳物體觸

4、摸屏幕。使用人在下班前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，如遇節(jié)假日長時間不啟用電腦，需關(guān)閉電源開關(guān)。2定期（每月末）對電腦內(nèi)的資料進行整理，做好備份并刪除不必要的文件資料，保證電腦有足夠的的運行空間。備份的磁盤由行政部指定人員保管。3定期（每季度一次）由指定的專業(yè)電腦維護公司對電腦進行維護和保養(yǎng)。第4章 電話使用管理第10條 電話由行政部統(tǒng)一管理，各公司行政主管負責監(jiān)督與控制使用情況。第11條 各種外線電話須配置“長途電話記錄表”，逐次錄使用人、受話人、起止時間、聯(lián)絡(luò)事項及交涉結(jié)果。該表每月轉(zhuǎn)行政主管審閱。第12條 長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話時需先經(jīng)主管批準。第13條 禁止因私事?lián)艽?/p>

5、長途電話。第5章 打印機、復印機使用管理第14條 打印機、復印機屬于公司固定資產(chǎn)，任何人員未經(jīng)批準不得擅自帶離辦公場地。第15條 打印、復印文件資料要遵循節(jié)約原則，不得任意浪費耗材和紙張。公司內(nèi)部使用文件，一般用可在利用的紙張反面打印、復??；對外發(fā)文或者報送的文件，要求使用干凈、整潔的紙張打印、復印。第16條 凡是加蓋公章后作廢的文件，不得作為廢紙使用，須將文件用專門工具攪碎銷毀。第6章 傳真機使用管理第17條 傳真機屬于公司固定資產(chǎn)，任何人員未經(jīng)批準不得擅自帶離辦公場地。第18條 不得使用傳真機傳送個人材料，機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導批準后方可傳真。第19條 行政類傳真文件需進行傳真登記、簽收制度

6、，并立檔備案。第20條 業(yè)務(wù)類傳真文件一般采取自動接收狀態(tài)，由業(yè)務(wù)人員自行與收發(fā)傳真方進行確認。第7章 其他辦公設(shè)備使用管理第21條 各公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，財務(wù)部門對于各公司電腦及周邊耗材、固定資產(chǎn)都要進行登記建檔，每季度對實物進行盤點。行政部應(yīng)建立辦公設(shè)備及固定資產(chǎn)檔案，包括購置發(fā)票，保修卡，產(chǎn)品說明書，驅(qū)動軟件等。各部門的閑置辦公設(shè)備應(yīng)及時呈報行政部，由行政部做合理調(diào)配。第22條 辦公設(shè)備采購時須提供保修服務(wù)及維護服務(wù)，以便設(shè)備定期維護和保養(yǎng)。第23條 辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失或損壞，要追究相關(guān)人員的責任。第8章 辦公設(shè)備使用監(jiān)管第24條 各公司行