環(huán)境技術(shù)股份公司質(zhì)量環(huán)境體系程序文件

1、保密等級SL：保 密 QEP/HMDC-001/A1 文件與資料操縱程序2017-04-20公布 2017-05-21實施浙江金海環(huán)境技術(shù)股份有限公司 公布編制部門/人:審核部門/人:批準(zhǔn)部門/人:-（品質(zhì)保證部）（治理者代表）（總 裁）文件更改狀態(tài)一覽表REVISION HISTORY序號修訂內(nèi)容簡述1.0 目 的：為確保本司所有內(nèi)部文件、外部文件、圖樣與技術(shù)資料的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，使本司所有與體系類有關(guān)的文件、圖樣與技術(shù)資料之流通、應(yīng)用、處理等得到有效操縱，以確保本司各職能部門均能依據(jù)質(zhì)量和環(huán)境治理體系規(guī)定，對所持有文件和資料進(jìn)行有效的管控；以此確保本司各部和各作業(yè)現(xiàn)場所持有的，且正在使用的

2、文件、圖樣與技術(shù)資料均能及時獲得最新且有效的版本，以免逾期失效的文件、圖樣與技術(shù)資料被非預(yù)期使用，故制定本程序。2.0 范 圍：凡本公司質(zhì)量和環(huán)境治理體系所涉及到的有關(guān)產(chǎn)品和原/輔材料的采購、制造（包括設(shè)計/開發(fā)、樣件生產(chǎn)、試生產(chǎn)、批量生產(chǎn)等）、檢驗及校準(zhǔn)、倉儲、包裝到交付各時期作業(yè)的所有文件、圖樣與技術(shù)資料和顧客、供應(yīng)商提供的相關(guān)文件、圖樣與技術(shù)資料及與國際/國家政府、安全和環(huán)保法規(guī)有關(guān)的外部文件與資料之制作、修廢、分發(fā)、回收、申請及保存等作業(yè)之均屬本程序管控范疇。3.0 術(shù)語和定義：3.1 體系治理文件：指適用于本司內(nèi)的第一層次文件、第二層次文件、第三層次文件、第四層次文件和操作標(biāo)準(zhǔn)/操作

3、規(guī)程/講明書、檢驗標(biāo)準(zhǔn)/檢驗規(guī)程、治理制度/實施方法等文件。3.1.1第一層次文件（一階文件）：是指適用于本司之質(zhì)量環(huán)境手冊和環(huán)境手冊或質(zhì)量環(huán)境手冊。3.1.2第二層次文件（二階文件）：是指適用于本司之程序文件（某項活動或過程規(guī)范的文件）。3.1.3第三層次文件（三階文件）：是指適用于本司之作業(yè)指導(dǎo)書（包括：操作標(biāo)準(zhǔn)/操作規(guī)程/講明書、檢驗標(biāo)準(zhǔn)/檢驗規(guī)程、在生產(chǎn)過程中所需的工藝文件和工序卡片、工程圖樣及技術(shù)文件資料與規(guī)定）等。3.1.4第四層次文件（四階文件）：是指適用于本司的表單/表格、記錄，也確實是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動證據(jù)的表單文件。3.2 技術(shù)文件：是指本司擬定的工程規(guī)范、工

4、程標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢查基準(zhǔn)、圖樣、包裝標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件等和/或顧客提供的圖樣、工程規(guī)范、工程標(biāo)準(zhǔn)/技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)條件/協(xié)議、質(zhì)量規(guī)范、檢驗規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、電腦數(shù)據(jù)軟盤/軟件、樣品等和/或本公司與供應(yīng)商簽訂的協(xié)議等。3.3 電子文件：是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，并以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、移動硬盤、光盤或（OA與ERP）系統(tǒng)等電子媒體為存儲對象之載體文件，且且須依靠計算機數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件（包括：電子版文件、電子圖紙及PDF形式貯存的所有文檔和圖文資料）等。3.4 文件類型：3.1.1內(nèi)部文件：按照質(zhì)量治理體糸和環(huán)境治理體系要求制定的書面文件。3.1.2 外

5、來文件：是指顧客或公司外所輸入的資料文件或文本書籍或圖文樣本（包括：國際或國家（包括安全與環(huán)保、質(zhì)量檢驗與檢疫）等部委之公文和告示、法律法規(guī)或規(guī)章條文規(guī)定、政府之文件、以及相關(guān)引用標(biāo)準(zhǔn)等。4.0 職責(zé)與權(quán)限：4.1 總裁4.1.1 負(fù)責(zé)本司質(zhì)量環(huán)境手冊、質(zhì)量環(huán)境程序文件的批準(zhǔn)。4.1.2 負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本司質(zhì)量環(huán)境總方針和質(zhì)量環(huán)境總目標(biāo)的執(zhí)行。4.1.3 負(fù)責(zé)批準(zhǔn)公司治理規(guī)定、公司治理制度/申請書/人事任免事項/紅頭文件/公告/通告/通知/治理規(guī)章/治理方法類文件。4.1.4 負(fù)責(zé)批準(zhǔn)年度治理評審實施打算和治理評審報告和經(jīng)營治理打算。4.2 治理者代表4.2.1 負(fù)責(zé)組織權(quán)責(zé)部門進(jìn)行擬定、修訂和評審

6、質(zhì)量和環(huán)境治理體系類相關(guān)文件；4.2.1.1負(fù)責(zé)組織權(quán)責(zé)部門進(jìn)行編制質(zhì)量環(huán)境手冊和質(zhì)量環(huán)境程序文件；4.2.2.2負(fù)責(zé)審核權(quán)責(zé)部門編制的質(zhì)量環(huán)境手冊；4.2.2.3負(fù)責(zé)將擬定、修訂和評審認(rèn)可后的質(zhì)量和環(huán)境治理體系類手冊和程序文件遞交總裁辦理批準(zhǔn)手續(xù)。4.2.3 負(fù)責(zé)組織權(quán)責(zé)部門制定本司質(zhì)量環(huán)境方針和質(zhì)量環(huán)境目標(biāo)及KPI關(guān)鍵績效考核指標(biāo)；4.2.4 負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本司第三層次作業(yè)指導(dǎo)和治理制度類文件和技術(shù)指導(dǎo)類文件及附屬相關(guān)表單記錄類文件的使用。4.2.5 負(fù)責(zé)批準(zhǔn)年度內(nèi)部體系審核打算和內(nèi)部體系審核報告。4.2.6 負(fù)責(zé)審核年度治理評審實施打算和治理評審報告。4.2.7 負(fù)責(zé)制定年度經(jīng)營治理打算。4.

7、3 總經(jīng)理4.3.1 負(fù)責(zé)行駛代理治理者代表對本司第三層次作業(yè)指導(dǎo)類和治理制度類文件和技術(shù)指導(dǎo)類文件及相關(guān)表單、表格類文件之使用的批準(zhǔn)權(quán)。4.3.2 負(fù)責(zé)落實和批準(zhǔn)所屬公司內(nèi)各部的質(zhì)量環(huán)境目標(biāo)及KPI關(guān)鍵績效目標(biāo)值的執(zhí)行工作；4.3.2.1 對執(zhí)行不達(dá)標(biāo)的質(zhì)量環(huán)境目標(biāo)和KPI關(guān)鍵績效目標(biāo)值的部門，負(fù)責(zé)組織責(zé)任部門進(jìn)行緣故分析和制定更正措施；4.3.2.2 確保責(zé)任部門得以及時有效執(zhí)行整改措施，且有效保留相關(guān)記錄文件和資料。4.4 廠長4.4.1 負(fù)責(zé)行駛代理治理者代表對本司第三層次作業(yè)指導(dǎo)類和治理制度類文件及相關(guān)表單、表格類文件之使用的批準(zhǔn)權(quán)。4.4.1 負(fù)責(zé)行駛代理治理者代表對本司第三層次作

8、業(yè)指導(dǎo)類和治理制度類文件及相關(guān)表單、表格類文件之使用的批準(zhǔn)權(quán)。4.4.2負(fù)責(zé)確保非審批認(rèn)可后的、非受控的文件在現(xiàn)場被使用和誤用；4.4.3負(fù)責(zé)落實所屬部門的質(zhì)量環(huán)境目標(biāo)及KPI關(guān)鍵績效目標(biāo)值的執(zhí)行工作；4.4.3.1 質(zhì)量環(huán)境目標(biāo)和KPI關(guān)鍵績效目標(biāo)值執(zhí)行未達(dá)標(biāo)時，負(fù)責(zé)組織責(zé)任部門人員進(jìn)行緣故分析和制定更正措施，且得以有效執(zhí)行更正措施；4.4.3.2 確保權(quán)責(zé)部門有效保留更正措施之相關(guān)記錄文件和資料。4.5 DCC文控中心（Document control center）：4.5.1 負(fù)責(zé)各體系運作文件公布前的編制(或修訂)之審核與批準(zhǔn)流程，確保其書寫格式、字體、識不編碼和版本號及有修改情形時

9、之修改頁內(nèi)容的準(zhǔn)確性；4.5.2 負(fù)責(zé)對確認(rèn)無誤，且準(zhǔn)許發(fā)行之各體系運作文件（修改后，重新發(fā)行的文件）之加蓋受控印章（發(fā)行章），且確保其發(fā)行數(shù)量在可控的有效范圍,并負(fù)責(zé)保持相關(guān)發(fā)放記錄； 4.5.3 負(fù)責(zé)與本公司產(chǎn)品有關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、顧客或供方的公文、公函等外來文件的標(biāo)識、傳遞、歸檔；4.5.4 負(fù)責(zé)辦理本司/各廠（研究院）/各部所持有的體系類/技術(shù)類/治理制度類文件的收集與歸檔工作；4.5.5 負(fù)責(zé)本司/各廠（研究院）/各部門內(nèi)之公文、公函的編號、歸檔和發(fā)放工作；4.5.6 負(fù)責(zé)項目論證之技術(shù)圖文資料在歸檔前的監(jiān)督和檢查，以及產(chǎn)品銷售形成前后與顧客和供方往來文件,如銷售合

10、同和采購合同和技術(shù)協(xié)議和質(zhì)量保證協(xié)議等文件或圖文資料的歸口治理工作；4.5.7 負(fù)責(zé)做好本司/本廠（研究院）/部門內(nèi)的受控（體系、治理制度、技術(shù)文件與圖紙、合同檔案）等文件或記錄表單的領(lǐng)用、分發(fā)、整理、稽核、匯總和保存及廢止文件和記錄的回收處置等相關(guān)工作，確保其達(dá)成；4.5.8 確保本司或本廠（研究院）或部內(nèi)內(nèi)各作業(yè)現(xiàn)場所使用的受控文件均適用于現(xiàn)場，且確保該文件清晰易辨識； 4.5.9 負(fù)責(zé)監(jiān)控本司/本廠（研究院）/各部門內(nèi)人員對認(rèn)定為廢止的文件/合同/檔案和記錄時,所采取的報廢審批手續(xù)，確保其報廢手續(xù)和報廢后的處置作業(yè)均符合本司文件與資料操縱程序之治理規(guī)定要求；4.5.11有權(quán)杜絕一切違反三

11、體系文件治理要求規(guī)定的言行舉止，且有權(quán)阻止非預(yù)期使用的各（體系、治理制度、技術(shù)文件與圖紙、合同檔案和行政）文件或在本部門各過程運作中得以流通、貫徹和實施；4.5.12有權(quán)杜絕一切惡意破壞，或盡管無意識舉止，但有可能損壞（體系、治理制度、技術(shù)文件與圖紙、合同檔案）等文件或記錄表單的不良行為發(fā)生；4.5.13 對本司/本廠(研究院)/部門內(nèi)的受控（體系、治理制度、技術(shù)文件與圖紙、合同檔案和行政）文件或記錄表單之發(fā)行前的會簽、評審、編號、分發(fā)、存檔等相關(guān)作業(yè)均有監(jiān)督和實施的權(quán)利。4.5.14 對本司/本廠(研究院)/部門內(nèi)所有（體系、治理制度、技術(shù)文件與圖紙、合同檔案）文件或記錄表單之保存期限具有審

12、核權(quán)；4.5.15 在公司總部體系治理部門和品治理單位的授權(quán)下，有權(quán)處置和銷毀（過期或失效）廢止（體系、治理制度、技術(shù)文件與圖紙、合同檔案）文件或記錄表單；4.5.16 對本司/本廠（研究院）/部門內(nèi)新產(chǎn)品導(dǎo)入之新品與文件的審核校對權(quán)。4.5.17 確保本司/本廠（研究院）/部門內(nèi)的質(zhì)量環(huán)境目標(biāo)（KPI指標(biāo)）文件記錄所寫內(nèi)容與其日常實際開展的工作相符，且具有向公司總部體系專員及公司總部品質(zhì)保證治理部門反饋三體系文件在本部門運行狀況的權(quán)利；4.5.18 負(fù)責(zé)產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)之技術(shù)文件（圖紙）歸檔前的監(jiān)控、以及產(chǎn)品交付前后所形成的與顧客有關(guān)文件和技術(shù)性外來文件（圖紙）之受控、歸檔和發(fā)放及歸口治理工作

13、；4.5.19 負(fù)責(zé)本司購置產(chǎn)品的樣本及文件資料之收集與整理歸檔工作；4.5.20 負(fù)責(zé)基礎(chǔ)設(shè)施、監(jiān)視和測量設(shè)備相關(guān)文件（第三方認(rèn)證資料）的收集與歸檔等工作；4.5.21 負(fù)責(zé)產(chǎn)品技術(shù)文件組卷、歸檔、保存、借閱、發(fā)放、復(fù)制、更改、回收與銷毀等工作；4.5.22 負(fù)責(zé)本司/各廠（研究院）/部門內(nèi)（體系、治理制度、技術(shù)文件與圖紙、合同檔案和行政）文件或記錄表單之歸檔及時性，確保其歸檔的準(zhǔn)確性和完整性，防止歸檔無遺漏現(xiàn)象；4.5.23 負(fù)責(zé)做好本司/各廠及各部門內(nèi)的部門目標(biāo)（KPI指標(biāo)）信息文件和記錄的收集、整理匯總、統(tǒng)計及趨勢分析、和未達(dá)標(biāo)后整改措施之追蹤與確認(rèn)、分發(fā)、保存、回收處置及辦理等相關(guān)工

14、作；4.5.24 負(fù)責(zé)本司/各廠/各部門內(nèi)外來文件的收集和歸檔、分發(fā)與回收、銷毀等相關(guān)處置作業(yè)的管控工作；4.5.25代表本司/本廠/各部門負(fù)責(zé)將部門目標(biāo)（KPI指標(biāo)）負(fù)責(zé)向公司總部體系治理部門和品質(zhì)保證部有關(guān)三體系文件體系運行事務(wù)和體系內(nèi)部審核事務(wù)及有關(guān)質(zhì)量文件運行事務(wù)，包括：第一方、第二方、第三方稽核前期的預(yù)備和稽核中開展、稽核后改進(jìn)等工作及聯(lián)絡(luò)事宜；4.5.25.1嚴(yán)格貫徹執(zhí)行本司/本廠（研究院）內(nèi)的部門目標(biāo)（KPI指標(biāo)）及受控文件和記錄的受控工作，確保非受控文件和記錄不在本部門內(nèi)發(fā)生，且切實做好各項受控文件和記錄的保密工作；4.5.26 負(fù)責(zé)向本司總裁、總經(jīng)理、廠長、各部負(fù)責(zé)人和認(rèn)證機

15、構(gòu)發(fā)放有效的受控文件，并確保文件分發(fā)/收回記錄表的記錄完整齊全，易于識不；4.5.26.1發(fā)放給認(rèn)證機構(gòu)的質(zhì)量體系文件應(yīng)列入受控范圍，若文件修改時，也應(yīng)及時將修改頁（或最新版本）寄送（傳遞）給認(rèn)證機構(gòu)實施替換；4.5.26.2非受控文件可依照需要，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核認(rèn)可后，DCC文控方可核準(zhǔn)其提供給顧客，同時，此非受控文件之提交部門應(yīng)作好發(fā)放記錄，且該發(fā)放記錄必須提交DCC文控備案，可不列入跟蹤治理范圍。4.5.27 負(fù)責(zé)本司內(nèi)部文件/外部文件及資料之編號、受控、歸檔貯存、發(fā)放、回收與廢止及銷毀及公司最新文件操縱一覽表和文件治理操縱總表的建立等相關(guān)工作；4.5.28 負(fù)責(zé)本司產(chǎn)品圖紙、文件及整改

16、項及標(biāo)準(zhǔn)化的審查工作；4.5.28.1負(fù)責(zé)檢查技術(shù)文件（圖紙）的成套性、完整性、編制方法的正確性，格式選用和圖面質(zhì)量；4.5.28.2負(fù)責(zé)檢查技術(shù)文件和圖紙資料的標(biāo)準(zhǔn)化、系列化、通用化的情況；4.5.28.3負(fù)責(zé)確保技術(shù)文件和圖紙資料與現(xiàn)行有效技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的吻合性和正確性；4.5.29 對本司外來文件的導(dǎo)入和引用及發(fā)放具有審核權(quán)。4.5.29.1負(fù)責(zé)本司/本廠（研究院）/部門內(nèi)的外來文件之識不工作，確保準(zhǔn)確導(dǎo)入和引用至本司/本廠（研究院）及需求部門的外來文件，均得到有效審批和發(fā)行及有效發(fā)揮其作用；4.5.30 負(fù)責(zé)本司內(nèi)部文件/外部文件及資料的增、補與發(fā)放和管控工作；4.5.31 負(fù)責(zé)技術(shù)研發(fā)類和

17、工程類之外來文件與資料原稿的保存及分發(fā)與回收等處置作業(yè)；4.6 技術(shù)研究院和技術(shù)工程部4.6.1 負(fù)責(zé)編制涉及技術(shù)研發(fā)和技術(shù)工程活動過程的程序文件；4.6.2 負(fù)責(zé)技術(shù)類文件及顧客工程規(guī)范的評審及組織工作；4.6.3 負(fù)責(zé)產(chǎn)品立項產(chǎn)品圖紙和研制過程中圖樣、設(shè)計文件和工藝文件的形成；4.6.3.1對形成后的產(chǎn)品立項產(chǎn)品圖紙和研制過程中圖樣、設(shè)計文件和工藝文件應(yīng)提交DCC文控中心人員辦理受控、歸檔和發(fā)放等手續(xù)。4.6.5 負(fù)責(zé)（內(nèi)部/外部）圖文技術(shù)資料能在本司運用之審批工作，必要時負(fù)責(zé)組織會審工作。4.6.6 負(fù)責(zé)產(chǎn)品立項產(chǎn)品圖紙和研制過程中圖樣和技術(shù)文件的工藝會簽等相關(guān)工作。4.6.7 負(fù)責(zé)本部

18、門形成和發(fā)至本部門文件的日常治理工作。4.7 其他部門4.7.1 負(fù)責(zé)編制涉及本部門活動過程的程序文件；4.7.2 負(fù)責(zé)將隸屬于本部門所形成和編制的文件遞交相關(guān)部門評審；4.7.3 負(fù)責(zé)本部門各類治理制度類三級文件及附屬的相關(guān)表單記錄類文件的審核工作；4.7.4 負(fù)責(zé)將隸屬于本部門且通過評審?fù)ㄟ^后的文件及附屬的相關(guān)表單記錄類文件遞交至DCC文控中心進(jìn)行辦理受控和發(fā)行等手續(xù)工作；4.7.5 負(fù)責(zé)外來文件的評估確認(rèn)工作，確保其對本司相關(guān)作業(yè)的開展能起到支持性作用；負(fù)責(zé)提供形成和編制隸屬于本部門在體系運行中所需文件；4.7.6 負(fù)責(zé)本部門接收和使用文件之文件操縱一覽表的建立與保管、維護(hù)的治理工作。4

19、.8 文件之?dāng)M定、審核、簽署：4.8.1體系類文件和技術(shù)圖紙、技術(shù)文件類文件和行政治理類文件的應(yīng)遵守文控六字真言：“編、審、批、發(fā)、修、廢”作業(yè)規(guī)定；4.8.2體系類文件和技術(shù)圖紙、技術(shù)文件類文件和行政治理類文件的擬定、審核、簽署權(quán)責(zé)詳見以下表1、表2、表3具體講明；表1.體系文件類擬定、審核、簽署職責(zé)一覽表序號文件類不收集/擬制部門審核部門批準(zhǔn)部門歸口治理收發(fā)操縱1質(zhì)量環(huán)境手冊品質(zhì)保證部治理者代表總裁/董事長DCC文控中心/各分廠文控DCC文控中心2程序文件各職能部門人員治理者代表組織 職能部門部長/廠長/總經(jīng)理/主任 會審總裁/董事長3第三層次指導(dǎo)類/治理制度類文件各職能部門人員職能部門主

20、管部長/廠長/總經(jīng)理/主任會審治理者代表/總經(jīng)理各分廠文控4第四層次表單、表格類各職能部門人員5外來文件各部門治理者代表DCC文控中心各分廠文控表2. 技術(shù)圖紙、技術(shù)文件類擬定、審核、簽署職責(zé)一覽表序號文件類不收集/擬制部門審核部門批準(zhǔn)部門歸口治理收發(fā)操縱審核會簽標(biāo)準(zhǔn)化1工藝文件/圖紙技術(shù)工程工藝人員研究院項目工程師職能部門主管或部長/項目主管技術(shù)部長/設(shè)備部長（主管）參與或配合之?dāng)M定部門及人員研究院項目工程師/專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化治理師總工程師(過濾器/清新機洪賢良,網(wǎng)板陳小輝)/治理者代表/總經(jīng)理各分廠文控/DCC文控中心2工藝文件更改單3技術(shù)工程規(guī)范APQP/FMEA4技術(shù)治理標(biāo)準(zhǔn)PPAP5企業(yè)標(biāo)

21、準(zhǔn)6作業(yè)操作規(guī)范技術(shù)工藝師/7生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施設(shè)備部技術(shù)員/8（檢驗或試驗）基準(zhǔn)書/設(shè)備操作規(guī)程/QC工程圖 /試驗規(guī)范/試驗報告/ /測試規(guī)范/MSA/SPC現(xiàn)場品質(zhì)主管/試驗項目工程師/總部品質(zhì)部長9外來文件各部門職能部門（副）部長DCC文控中心 各廠文控表3.行政治理類文件擬定、審核、簽署職責(zé)一覽表序號文件類不收集/擬定部門審核部門批準(zhǔn)部門歸口治理收發(fā)操縱1公司治理規(guī)定總裁辦主任/總部人力資源部部長治理者代表廠長 總經(jīng)理總裁DCC文控中心/各分廠文控DCC文控中心/各分廠文控2公司治理制度3公告/通告/通知/治理規(guī)章制度/治理方法 4紅頭文件職能部門董事長總裁5任命書6申請書相關(guān)職能部門及人

22、員廠長或部長級以上人員治理者代表/總裁7外來文件各部門職能部門（副）部長DCC文控中心各廠文控5.0 作業(yè)實施內(nèi)容及操縱要求： 5.1 文件操縱范圍5.1.1內(nèi)部文件：5.1.1.1企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，包括質(zhì)量治理體系文件和其他企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；5.1.1.2科技文件，包括技術(shù)文件、設(shè)計文件（含計算機軟件）、工藝文件和科研資料等；5.1.1.3行政文件。5.1.2外來文件：5.1.2.1與產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)文件；5.1.2.2與顧客有關(guān)的技術(shù)文件；5.1.2.3國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；5.1.2.4與產(chǎn)品有關(guān)的政策、法規(guī)文件。5.2 文件操縱要求：5.2.1所有文件在公布前須得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的。5.2.2文

23、件的發(fā)放、回收、借閱、復(fù)制均有記錄，文件的作廢和銷毀應(yīng)有申請和批準(zhǔn)。5.2.3產(chǎn)品形成過程中需保存的文件應(yīng)按規(guī)進(jìn)行“擬、審、簽、批”程序，并及時進(jìn)行歸檔。5.2.4確保圖樣、技術(shù)文件協(xié)調(diào)一致、現(xiàn)行有效。5.2.5確保外來文件得到識不，并操縱其分發(fā)。5.3 文件封面編制要求：5.3.1 組織的標(biāo)志、名稱；5.3.2 文件編號、文件名；5.3.3 實施日期（生效日期）；5.3.4 修改狀態(tài)/版號；5.3.5 受控狀態(tài)；5.3.6 發(fā)文登記號；5.3.7 頁碼等；5.4 文件編制作業(yè)規(guī)定5.4.1 文件制定人應(yīng)先填寫“文件制定/修訂/廢止申請表”經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，參照文件標(biāo)準(zhǔn)格式制定文件，并確定文

24、件版本號。5.4.2 制定人制定的文件連同“文件制定/修訂/廢止申請表” 依據(jù)文件簽核權(quán)限之規(guī)定，呈交審核、核準(zhǔn)。5.4.3 制定人員將核準(zhǔn)后文件和“文件制定/修訂/廢止申請表” 會同電子檔E-mail DCC，DCC文控中心人員依據(jù)文件性質(zhì)執(zhí)行發(fā)行工作。5.5 文件編制架構(gòu)及組成差不多要求：5.5.1 文件編制架構(gòu)要求: 5.5.1.1 封面和序頁編制要求：5.5.1.2 頁眉：公司LOG/文件名稱/權(quán)責(zé)編制部門/文件編號/版本號 /密級/版本號等；5.5.3.2封面編制要求：文件名稱/文件編號/制定部門/生效日期/文控印章/制定/審查/批準(zhǔn)/密級等。5.5.3.3 封面和頁眉編制要求：公司

25、名稱/公司代碼/文件名稱/文件編號/生效日期/版本/頁次/權(quán)責(zé)部門（適用于一級文件、二級文件、三級文件）。5.5.1.4 手冊頁眉,如下:文件編號版本號質(zhì)量環(huán)境手冊E0章節(jié)號：權(quán)責(zé)部門保密狀態(tài)05.5.1.5程序文件頁眉,如下:文件名稱文件編號版本號文件與資料操縱程序E0權(quán)職部門DCC文控中心保密狀態(tài)保密5.5.1.6 技術(shù)類和治理制度類和治理實施方法類之三級文件頁眉（除技術(shù)作業(yè)指導(dǎo)類和檢驗基準(zhǔn)類有專門要求格式的除外）,如下:*治理實施方法 體系類三級文件保密等級：保密文件編號： /A0 5.5.1.7行政治理通知類三級文件頁眉,如下: 行政治理類三級文件 保密等級：保密文件編號： /A0（內(nèi)

26、 部 文 件） *的通知5.5.1.8行政治理紅頭類三級文件頁眉,如下:浙江金海環(huán)境技術(shù)股份有限公司文件 金海辦字201610號 保密等級：保密 5.5.1.9技術(shù)類特定的三級文件頁眉和頁腳要求，詳見技術(shù)文件治理規(guī)定的講明；5.5.1.10 環(huán)境質(zhì)量環(huán)境手冊和程序文件和三級作業(yè)指導(dǎo)類和治理制度類（及部分無需專門格式的技術(shù)指導(dǎo)類）文件，其頁腳居中:公司名稱，其字體為宋體五號（10.5）字體；5.5.1.11環(huán)境質(zhì)量環(huán)境手冊和程序文件和三級作業(yè)指導(dǎo)類和治理制度類（及部分無需專門格式的技術(shù)指導(dǎo)類）文件，其頁腳頁碼居右側(cè): (共X頁第Y頁 );其字體為華文宋體10號字體；5.5.1.12 非統(tǒng)計類表單

27、記錄類四級文件應(yīng)以word版編制，且各表單記錄文件之左側(cè)均有金海環(huán)境公司的LOG圖案進(jìn)行標(biāo)示，右側(cè)則有“文件編號： /A”進(jìn)行標(biāo)示；5.5.2 手冊和程序文件之應(yīng)具備文件封面/修訂頁/正文/附件（流程圖）和必要時能夠附表；5.5.3 質(zhì)量環(huán)境手冊的正文內(nèi)容之編寫格式：a) 1.0 目的：編制文件的目的或意圖；b) 2.0 適用范圍：文件涉及到的（產(chǎn)品、項目、過程、活動）范圍或領(lǐng)域；c) 3.0 程序概述：文件具體實施的步驟及程序；d) 4.0 引申文件：在該文件中所引申到的其他文件/資料（如沒有，則寫無）；e）5.0 相關(guān)記錄表單：對涉及的記錄表單（如沒有，則寫無）；5.5.4 程序文件正文所

28、應(yīng)使用的“八步天龍”的編制格式:a) 1.0 目的：講明什么緣故開展該項活動。b) 2.0 適用范圍：講明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動）范圍。c) 3.0 術(shù)語和定義：講明文件中使用的專有之名詞和縮寫；d) 4.0 職責(zé)與權(quán)限：講明活動的治理和執(zhí)行、驗證人員的職責(zé)及所應(yīng)有的權(quán)利和義務(wù)；e) 5.0作業(yè)實施內(nèi)容及操縱要求/作業(yè)操縱內(nèi)容及實施要點/作業(yè)實施方法/作業(yè)流程講明）；f) 6.0 支持性文件：列出支持本程序的第二、第三層文件和外來法規(guī)性文件；g) 7.0 相關(guān)記錄表單：列出支持本程序的第四層文件（表單）h) 8.0 附件（*作業(yè)流程圖）：使用統(tǒng)一的符號，以圖解方式作業(yè)講明流程步驟；

29、h1) 81: 作業(yè)圖流程:是指將工作程序以圖形符號表示,并輔以簡明文字注記,以表示工作程序先后及訊息流淌方向,此項常在二級或三級文件中運用；h2)82:作業(yè)流程圖之標(biāo)準(zhǔn)符號與定義要求如下：開始：過程處理流程：決策、確認(rèn)：傳送或步驟順序(走向)： 或 或 或 或AAA連接： 上頁頁尾 下頁頁首A結(jié)束：頁腳： 頁碼( X / Y );H3)83:各類表格或流程圖之邊框 線條寬度值應(yīng)為1.5磅；H4)84:流程圖制作時,應(yīng)先熟悉流程圖之標(biāo)準(zhǔn)符號與定義，以及按各過程環(huán)節(jié)之實際需求使用相應(yīng)的符號-由左至右,由上而下之順序畫出流程；H5)85:所有相關(guān)作業(yè)均應(yīng)標(biāo)注對應(yīng)的權(quán)責(zé)部門,畫流程走向時，應(yīng)依各實際

30、過程環(huán)節(jié)，列出相應(yīng)的過程名稱;H6)86:關(guān)于需要有決策、確認(rèn)時，則必須有兩種判定之流程走向，及YES和NO或OK和NA；5.5.3 三級作業(yè)指導(dǎo)類和治理制度類（及部分無需專門格式的技術(shù)指導(dǎo)類）文件的編制結(jié)構(gòu)應(yīng)該具備：封面/修訂頁/正文內(nèi)容； 5.5.3.1 三級文件正文內(nèi)容應(yīng)參照本程序5.5.3.2程序文件所使用的“八步天龍”的編制格式進(jìn)行編制，然而依據(jù)實際，能夠省略8.0 附件（作業(yè)流程圖）步驟，也能夠有附表和流程圖進(jìn)行補充:5.5.4 有封面或無封面文件之頁尾編制要求應(yīng)標(biāo)注：編制（制作）/審核/批準(zhǔn)（核準(zhǔn)）等。5.6 體糸類文件和技術(shù)類和行政治理類及外來文件資料的編號5.6.1 各體系類

31、文件通用代碼表:表4.各體系類文件通用代碼表序號文 件 類 型英文文件類型對應(yīng)代碼1一級文件（質(zhì)量環(huán)境手冊）Quality Environmental ManualQEM2二級文件(質(zhì)量環(huán)境程序文件)Quality Environmental Program filesQEP3三級文件作業(yè)指導(dǎo)類Work Instruction Class WIC治理制度類Management System ClassMSC4四級文件（表單記錄類）Form Record Class FRC5外部導(dǎo)入文件類External Import Class FilesEIC6內(nèi)控手冊Internal control ma

32、nualIM5.6.2 各技術(shù)類文件代碼表: 表5.各技術(shù)類文件代碼表序號文件類型文件類型對應(yīng)代碼序號文 件 類 型文件類型對應(yīng)代碼1作業(yè)指導(dǎo)書ZY8加工過程流程圖LC2QC工程圖QC9FMEA潛在的失效模式與后果分析FE3檢驗基準(zhǔn)書JC10APQP先期策劃與操縱打算AQ4設(shè)備操作規(guī)程SC11SPC統(tǒng)計過程操縱SP5技術(shù)參數(shù)JS12技術(shù)圖紙代碼按技術(shù)文件治理方法執(zhí)行6MSA量具再現(xiàn)性&重復(fù)性AR13原輔物料代碼按原輔物料編碼治理方法及編碼原則執(zhí)行7包裝、捆包基準(zhǔn)書BZ5.6.3 公司總部代碼及各機構(gòu)和車間組織代碼：表6.公司總部及各機構(gòu)和車間組織代碼表序號所屬治理機構(gòu)名稱代碼序號所屬治理機構(gòu)名

33、稱代碼1公司總部機構(gòu)(Corporate Headquarters)HM8城西工廠CX2泰國公司(Thailand company)TC9新材料車間(New Material Workshop)NM3浙江金海環(huán)境公司ZJ10風(fēng)輪車間(Wind Turbines Workshop)WT4絲網(wǎng)加工一廠SW11蘇州金海環(huán)境公司SZ5注塑加工二廠ZS12天津金海環(huán)境公司TJ6超細(xì)工廠GL13珠海環(huán)境公司ZH7模具加工工廠MJ14甘肅金海環(huán)境公司GS5.6.4 公司各職能治理部門和治理部門組織職能之特性代碼：PO-總裁辦(President Office) GM-總經(jīng)辦(General Manager

34、Office) BS-營銷中心(Business Sales Center) TM-營銷部(The Marketing Departmen) HR-人力資源部(Human Resources Department) PU-公共運用(Public use)MR-治理者代表(Management Representative) AD-審計中心(Audit Center)FM-財務(wù)治理中心 (Financial Management Center) FD-財務(wù)部 (Financia Department) TR-技術(shù)研究院 (Technology Research Institute) PB-黨支部

35、(Party Branch) TE-技術(shù)工程部（Technical Engineering Department） LB-團支部(League Bbranch)PA-采購開發(fā)部(Procurement Development Department) PA-采購部(Purchasing Administration Department)OP-外協(xié)加工治理部（Outsourcing Processing Management Department） EM-設(shè)備治理部 (Equipment Management Department)PM-生產(chǎn)制造部(Production And Manufact

36、uring Department) QA-品質(zhì)保證部 (Quality Assurance Department) IM-綜合治理部( HYPERLINK file:/C:Userswin7AppDataLocalyoudaoDictBetaApplication7.0.0.1111resultuidictresult.html?keyword=Integrated%20Management%20Department&lang=en Integrated Management Department) ST-6S工作組(Six Team)EM-企業(yè)治理部Enterprise Management

37、 DepartmentLW-物流倉儲部（Logistics Warehousing Department） DC-文控中心(Document Control Center) IA-內(nèi)部審核組( HYPERLINK file:/C:Userswin7AppDataLocalyoudaoDictBetaApplication7.0.0.1111resultuidictresult.html?keyword=internal%20audit%20team&lang=en Internal Audit Team)LA-法務(wù)治理部門(Legal Administration Department) IT

38、-信息化技術(shù)治理中心(Information Technology Management Center) IS-基建部(Infrastructure Sector Department) 5.6.5 各類產(chǎn)品代碼表7.公司產(chǎn)品功能代碼表序號產(chǎn)品種類產(chǎn)品類型對應(yīng)代碼序號產(chǎn)品種類產(chǎn)品類型對應(yīng)代碼1網(wǎng)板WB7渦輪WL2網(wǎng)片WP8金屬風(fēng)輪FL3超細(xì)過濾器CX9縫制網(wǎng)板FZ4貫流GL10硅芯管GX5軸流ZL11阻沙網(wǎng)ZS6離心LX12新材料CL 5.6.6 本司各類文件編號原則5.6.6.1質(zhì)量環(huán)境手冊編號原則 QEM/HMPU0011 本號(A0為試用版本，A0、A1、A2A9、B、B1、B2B9C1

39、類推) 流水號 職能部門/組織職能特性代碼；若該文件能夠多個部門使用或多個公司或工廠均可共同運用該文件時，則以PU表示）公司總部代碼一級文件代碼5.6.6.2本司程序文件編號原則QEP/HMDC-001/1 本號(A0為試用版本，A0、A1、A2A9、B、B1、B2B9C1類推) 流水號 職能部門/組織職能特性代碼； 公司總部代碼及各分公司和分廠與車間組織代碼二級文件代碼5.6.6.3 本司各類*作業(yè)指導(dǎo)書、*檢驗指導(dǎo)書、*實施治理方法等有關(guān)涉及產(chǎn)品技術(shù)類的三級文件的編號原則 WIC/ZHJC-FL001/1 本號(A0為試用版本，A0、A1、A2A9、B、B1、B2B9C1類推) 流水號產(chǎn)品

40、類型代碼 技術(shù)類文件代碼 分公司和分廠與車間組織代碼 三級文件代碼5.6.6.4 本司各類*行政治理制度、*行政治理規(guī)定、*守則、*準(zhǔn)則、*行政類治理方法等治理類三級文件的編號原則（紅頭文件除外） WIC/ZJIM-001/1 本號(A0為試用版本，A0、A1、A2A9、B、B1、B2B9C1類推) 流水號權(quán)責(zé)部門/組織職能特性代碼；公司總部代碼及各分公司和分廠與車間組織代碼 三級文件代碼5.6.6.5本司各表單記錄類四級文件的編號原則FRC/ZJDC-001/ - 20170109001 治理號（按某時期內(nèi)統(tǒng)計數(shù)類推，依據(jù)實際可標(biāo)也可不標(biāo)） 本號(A0為試用版本，正式使用則以A、B、C、D、

41、E、FZ)依據(jù)修改頻次，以此類推； 流水號職能部門/組織職能特性代碼；若該表單記錄文件可多個部門使用或多個公司或工廠均可共同運用該文件時，則以PU表示; 公司總部代碼及各分公司和分廠與車間組織代碼 四級文件代碼 5.6.6.6導(dǎo)入本司運用的各外來文件之編號原則：FIC/ZJQA-001/A1 本號(依A1、A2A9、B1、B2B9C1類推,或按外來文件或資料之原版本號進(jìn)行升級和調(diào)整，來實施升級換版調(diào)整)流水號 適用導(dǎo)入部門代碼(若共用均可,則以PU表示)各地區(qū)公司代碼 外來文件代碼5.7文件的更改修訂或廢止及識不5.7.1確保使用現(xiàn)場均獲得適用文件的有效版本，且文件應(yīng)保持清晰、易于識不，同時應(yīng)

42、做到發(fā)放范圍明確。5.7.2當(dāng)發(fā)生以下情況時，應(yīng)對文件進(jìn)行更改：5.7.2.1當(dāng)文件不適合公司現(xiàn)有作業(yè)時；5.7.2.2其他相關(guān)文件修改時；5.7.2.3不同文件對同一事項的規(guī)定有重復(fù)矛盾時；5.7.2.4有比原文件更好的方法規(guī)定時；5.7.2.5當(dāng)客戶有新的要求涉及與文件不一致時；5.7.3文件的更改與修訂之方法5.7.3.1文件需要更改、修訂時，修訂單位和人員應(yīng)向DCC文控中心人員索取電子檔進(jìn)行更改，電子資料DCC文控中心人員應(yīng)一律使用E-mail傳送給需求單位。5.7.3.2由提出人應(yīng)填寫文件制定/修訂/廢止申請表講明更改、修訂或廢止緣故，且對所更改、修正的文本，明確注明更改、修正的章節(jié)

43、和條款等內(nèi)容，并簽名和注明更改修正或廢止申請日期；5.7.3.3文件制定/修訂/廢止申請表所描述的更改、修正及申請人與申請日期簽署完成之后，提出人應(yīng)將所修訂后的文本連同文件制定/修訂/廢止申請表一并提交原有的審批人員再次進(jìn)行簽署和審批手續(xù),具體可參照本程序第4.8.2條款之表1、表2、表3規(guī)定執(zhí)行簽署審批手續(xù)；5.7.3.4經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后的文件，應(yīng)由原制定部門人員參照文件標(biāo)準(zhǔn)格式修訂文件內(nèi)容，并確定文件版本號；5.7.3.5更改、修訂后的文件應(yīng)連同文件制定/修訂/廢止申請表 依據(jù)文件簽核權(quán)限之規(guī)定，呈交審核、核準(zhǔn)。5.7.3.5文件修訂后，按原文件的文件分發(fā)/收回記錄表下發(fā)，并收回作廢的文

44、件頁。5.7.3.6 DCC文控中心應(yīng)按各部門提交的文件制定/修訂/廢止申請表的內(nèi)容， 每個月統(tǒng)計，并對文件封面首頁之文件修正一覽表進(jìn)行匯總，便于追溯查詢。5.7.3.7在執(zhí)行過程中，為使文件更適用而需實施更改時，任何提出的人員均須填寫文件制定/修訂/廢止申請表，寫明更改緣故，詳細(xì)描述更改（前、后）內(nèi)容，且應(yīng)明確寫出第幾頁、第幾條款等；5.15.3.8輕微修改不足3次時，可直接在原文件上進(jìn)行劃改時，將需要更改的內(nèi)容用細(xì)實線劃掉，有新內(nèi)容時，在被劃掉內(nèi)容的附近填寫新內(nèi)容，在靠近劃改的部位畫一小圓圈以箭頭引出，指向被劃改處，圓圈內(nèi)標(biāo)注小寫拼音字母a、b、c等更改標(biāo)記，a、b、c表示第一處、第二處等

45、依次累推，如更改文字描述過多難以實施劃改時，則對該頁進(jìn)行換頁，同時在文件第一頁做好文件更改記錄，換頁情況的要求在標(biāo)記欄內(nèi)填寫（換頁），做好版本更新記錄，如：A0或無版本號的文件（記錄表單）為試用版本；正式版本則從“A”；5.7.4文件修正或更改后版本之規(guī)定5.7.4.1體系文件一階、二階、三階文件之版本通常按“A、B、CZ”進(jìn)行表示。5.7.4.2版次應(yīng)以“A0、A1、A2A5”標(biāo)示,“A0”版次為試用版本，第一次修訂后,共同確定能夠正式頒布使用時，版次則以“A1”表示，直至第九版本（A9）轉(zhuǎn)換為B0，即（A9B0），依此類推。5.7.4.2.1若A版文件中有少數(shù)幾個字、或需更改整頁的都需要換

46、版次，則以“A1(第一次換頁)、A2(第二次換頁)依此累推進(jìn)行表示。5.7.4.2.2若A版文件一次換頁超過文件頁數(shù)的二分之一時，則該文件的版本就應(yīng)該升級為“B、C、Z” 依次累推進(jìn)行表示。5.7.4.2.3若四階文件在原表單編號后，加版本號，例如：FRC/ZJDC-001/ A1,此外，如表單中內(nèi)容有修改時，則應(yīng)更換版本，并以“B、C、Z”表示。5.7.4.3若文件有重大修改3次以上修改，或文件主使用部門決定換版時，對文件進(jìn)行 “版本”換版更新，其工作職責(zé)則按本程序第4.2、4.3、4.4、4.5條款規(guī)定職進(jìn)行執(zhí)行；5.7.5 文件更改與修訂后的審批：5.7.5.1文件更改原則上由原審批人員

47、進(jìn)行再審批，當(dāng)原審批人員不在崗位時，能夠由崗位替代人員，且獵取有關(guān)背景資料的前提下方可準(zhǔn)許進(jìn)行審批作業(yè),具體參照本程序第6.4.2條款表1辦理審批手續(xù)；5.7.5.2 經(jīng)批準(zhǔn)后，文件實施換頁/換版時，應(yīng)有更改或修訂狀態(tài)標(biāo)識，并注明更改生效日期。更改后的文件，則有DCC文控人員按原文件分發(fā)/收回記錄表所登記的部門或崗位人員名單進(jìn)行回收舊版文件和發(fā)放修正后的新版文件，同時應(yīng)確保對舊版的作廢工作，確保使用現(xiàn)場及時獲得適用的有效版本。5.7.6 更改與修訂后的文件的發(fā)放：5.7.6.1更改、換頁或換版更新的文件，經(jīng)批準(zhǔn)后，DCC文控人員按文件發(fā)放范圍規(guī)定，在2個工作日內(nèi)對已發(fā)放的文件做相應(yīng)的更改、換頁

48、、換版更新，做好文件發(fā)放/收回記錄表記錄。5.8 文件之分發(fā)與收回之管控5.8.1評審核準(zhǔn)之體系文件和外來文件及技術(shù)文件資料或工藝圖紙，則應(yīng)作為準(zhǔn)許發(fā)行之文件為進(jìn)行管控，并應(yīng)由治理者代表批準(zhǔn)發(fā)放的分發(fā)范圍；5.8.1.1之后，DCC文控人員應(yīng)立即對待發(fā)放文件造冊治理，并必須按文件分發(fā)/收回記錄表上確定的分發(fā)范圍，復(fù)印需求發(fā)放份數(shù)；5.8.1.1.1若非發(fā)放范圍內(nèi)人員，因工作需要申請文件時，應(yīng)以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式提出文件領(lǐng)用申請，并經(jīng)治理者代表核準(zhǔn)后，DCC文控人員方可準(zhǔn)許辦理申領(lǐng)發(fā)放手續(xù)。5.8.1.1.2關(guān)于復(fù)印后的體系文件和技術(shù)文件資料或工藝圖紙，DCC文控人員則應(yīng)在每頁頁眉右上角空白處，均應(yīng)

49、加蓋紅色“受控文件”印章和做好分發(fā)號；5.8.1.1.3關(guān)于復(fù)印后的外來文件，則應(yīng)在每頁頁眉右上角空白處，均應(yīng)加蓋紅色“外來文件”印章和相應(yīng)好分發(fā)號；5.8.1.1.4公司內(nèi)不同意使用未加蓋“受控文件”或“外來文件”印章的文件。5.8.1.2關(guān)于分發(fā)至體系文件和外來文件及技術(shù)文件資料或工藝圖紙，DCC文控人員應(yīng)確保使用部門的負(fù)責(zé)人或指定授權(quán)人員均應(yīng)在文件分發(fā)/收回記錄表上簽收；5.8.1.2.1關(guān)于電子版文件，則以網(wǎng)上公布日期為生效日期。5.8.1.3原版體系文件和外來文件及技術(shù)文件資料或工藝圖紙，則無需加蓋印章，并由DCC文控人員以此為憑證負(fù)責(zé)建立文件和資料管控總表和外來文件書籍登記表和外來

50、文件總覽表進(jìn)行備案保存；5.8.1.4 關(guān)于Word或Excel格式之體系文件和技術(shù)文件資料和工藝圖紙類電子文檔，DCC文控人員則應(yīng)將其儲存于公司內(nèi)文件服務(wù)器（或中轉(zhuǎn)站專用加密文檔貯存），且應(yīng)以PDF格式和原文格式同時保存，各部門共用類表單，則不在此受限。5.8.1.5關(guān)于外來文件，則以掃描件或PDF格式儲存于公司內(nèi)文件服務(wù)器（或中轉(zhuǎn)站專用加密文檔貯存），供需求部門人員通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查閱參考，DCC文控人員針對PDF檔案應(yīng)設(shè)定為（禁止影?。?；5.8.2文件申請5.8.2.1文件破損或遺失需補發(fā)時，需求人員需填寫內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單經(jīng)單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，交DCC申請補發(fā)，DCC文控人員應(yīng)在文件分發(fā)/收回記

51、錄表簽收時注明文 件補發(fā)，并收回破損文件。5.8.2.2關(guān)于補領(lǐng)新文件時，DCC文控人員應(yīng)在文件分發(fā)/收回記錄表上注明丟失的分發(fā)編號。必要時，應(yīng)將丟失的文件分發(fā)編號通知相關(guān)部門，防止誤用；5.8.3文件收回5.8.3.1若文件為變換版本之文件，DCC文控中心必須將舊文件收回，并蓋紅色“作廢文件”印章進(jìn)行廢止處理；5.8.3.1.2同時，關(guān)于收回的失效文件，DCC文控人員應(yīng)檢查數(shù)量及內(nèi)容的完整性。若修改人在申請單上注明決定存檔參考若，則對文件進(jìn)行存檔保管。5.8.4.3.文件的外廠分發(fā)，由公司內(nèi)部對外單位代簽后分發(fā)至外廠，失效及廢止文件，則不予收回。5.9 文件的存檔5.9.1公布文件的原稿（或

52、電子文檔）由文控中心存檔并列冊保管，收回及廢止文件時，各單位不得保留舊版，但DCC文控中心若需要對歷次舊版的原版予以保存（原稿應(yīng)保存至少近三版）5.9.2體系專員必須保存每一種文件的最新版本，如有需要保存作廢文件時，需對這些文件每一頁加蓋紅色“作廢”印章（加蓋在左上角）進(jìn)行標(biāo)識。5.9.3各部門須對DCC文控中心發(fā)行之文件進(jìn)行列管，且負(fù)責(zé)制作文件操縱一覽表，以便查詢及使用；5.9.3.1而關(guān)于使用的質(zhì)量和環(huán)境記錄表單，各部門應(yīng)建立記錄操縱一覽表，并按規(guī)定的保存期限，進(jìn)行歸檔保存,確保字跡無污損和缺損等不良現(xiàn)象的發(fā)生；5.9.4 文件使用部門或人不得在受控文件上加以標(biāo)記或書寫任何文字、符號等、禁

53、止私自影印像用，稽核時以管制性印章是否為原色做判定依據(jù)。5.9.5 各單位文件治理，應(yīng)列入內(nèi)部稽核項目中。5.9.6 文件與資料的的保存方式，包括書面與電子文檔形式予以保存；5.10文件的廢止處置方法5.10.1關(guān)于舊版文件應(yīng)由其部門要緊負(fù)責(zé)人和治理者代表許可，統(tǒng)一交由DCC之文控人員進(jìn)行回收、集中和處理，處理現(xiàn)場應(yīng)有監(jiān)督人員參與，處理前須加蓋“作廢”的則或“作廢文件僅供參考”章，處理記錄應(yīng)在文件和資料銷毀記錄表中應(yīng)予以保持和備查；5.10.1.1如有必要，須接著保留，則應(yīng)加蓋參考件標(biāo)識章后，方可接著保存。5.10.2關(guān)于預(yù)作廢文件則應(yīng)由DCC文控人員應(yīng)以內(nèi)部聯(lián)系單形式提出作廢和銷毀，經(jīng)治理者

54、代表或其級不以上領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，文控檔案治理員方可進(jìn)行辦理銷毀作業(yè)；5.10.2.1DCC文控員應(yīng)在作廢文件回收、銷毀、處置記錄中予以登記，并對回收文件進(jìn)行加蓋“作廢”章，并予以隔離，確保易于辨識；5.9.2.2作廢文件的銷毀必須經(jīng)治理者代表或其級不以上領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，DCC文控員方可實施銷毀作業(yè)，銷毀時必須在文件和資料銷毀記錄表；中保留記錄。5.9.2.3歸檔的文件銷毀則應(yīng)按檔案治理文件相關(guān)要求執(zhí)行。5.9.2.4認(rèn)為可作為參考件的作廢文件，而需要保留情形時，留用部門則在作廢文件回收、銷毀、處置記錄備注講明留用理由和留用分?jǐn)?shù)，并經(jīng)治理者代表核準(zhǔn)后，經(jīng)DCC文控中心人員加蓋“作廢僅供保留”印章后留存，

55、并加以隔離。5.9.2.5關(guān)于收回的失效文件銷毀作業(yè)，超出有效期限的質(zhì)量記錄，則由各保存部門自行銷毀，所有文件記錄的銷毀，經(jīng)辦人員均須填寫文件和資料銷毀記錄表；5.11文件標(biāo)識：5.11.1質(zhì)量環(huán)境體系類、技術(shù)研發(fā)和技術(shù)工程類、行政治理類文件分為“受控文件”和“非受控文件”兩種，所有受控文件加蓋有“受控文件”紅色印章，非受控文件加蓋“參考文件”藍(lán)色印章，文件編號由DCC文控中心按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.11.2文件原稿除要符合本程序第5.11.1規(guī)定的要求外，還應(yīng)加蓋“正本“印章，由DCC文控中心負(fù)責(zé)保管。5.11.3所有補發(fā)受控文件除蓋有“受控文件”紅色印章外，還應(yīng)加蓋有“補發(fā)”印章。5.11.

56、4所有作廢文件加蓋有“作廢”印章。5.11.5 所有外來文件加蓋“外來文件章”。5.12 使用中的文件管控5.12.1現(xiàn)場使用的文件必須加蓋紅色“受控文件”印章，且置放到使用現(xiàn)場，現(xiàn)場臨時不用或非現(xiàn)場使用的文件，由使用部門集中予以臨時收集貯存和管控。5.12.2各個文件使用部門建立文件操縱一覽表，以利于治理及查閱。5.12.3文件使用部門的文件檔案治理應(yīng)納入內(nèi)部稽核項，以確保文件治理系統(tǒng)的正確運行。5.12.4文件以紙面文字形式分發(fā)，在文件核準(zhǔn)公布后，電腦資料存入公司網(wǎng)絡(luò)上DCC指定的文件夾中，并設(shè)置限制使用等級。在文件修訂時，電腦資料由DCC的文件夾發(fā)回原制定部門進(jìn)行修訂。修訂完成后，再重新

57、存入指定文件夾。5.12.5需借閱文件的人員應(yīng)在“文件借閱凳記表”中凳記方可借閱，并在規(guī)定時刻內(nèi)返還。5.12.6 DCC文控中心人員應(yīng)每季度至少一次更新文件和資料管控總表，以供使用單位核對其文件與資料是否為最新版本。5.12.7受控文件印章標(biāo)識 樣式A. 文件受控管制印章（紅色）B. 文件廢止印章（紅色）ZH-GOLDENSEA未經(jīng)許可受控文件禁止影印生效DCC文控中心日期2017-05-18 ZH-GOLDENSEA作廢DCC文控中心日期2017-05-18作廢文件C. 技術(shù)圖紙印章（紅色）D. 外來文件管制印章（紅色）ZH-GOLDENSEAZH-GOLDENSEA生效DCC文控中心日期

58、2017-05-18未經(jīng)許可受控文件禁止影印ZH-GOLDENSEA發(fā)文DCC文控中心日期2017-05-18外來文件 E. 廢止 銷毀件 印章（紅色）F. 廢止 轉(zhuǎn) 參考件 印章（紅色）ZH-GOLDENSEA作廢DCC文控中心日期2017-05-18銷毀件ZH-GOLDENSEA作廢DCC文控中心日期2017-05-18參考件 5.13文件與資料可行性的檢討5.13.1定期檢討：在治理評審會議上，由治理者代表報告質(zhì)量治理體系的有效性、正確性和充分性，并決定相關(guān)文件是否修訂。5.13.2不定期檢討：治理者代表或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人如發(fā)覺質(zhì)量治理文件的有效性、正確性和充分性有不適宜時，可提議召集會議

59、，進(jìn)行文件檢討。5.13.3電腦媒體文件的治理應(yīng)按電腦資料治理規(guī)定執(zhí)行。5.13.4技術(shù)資料和圖紙外的外來文件和資料由檢討會議中確定納入質(zhì)量治理體系，其文件編號可單獨設(shè)定(或沿用其原編號)，并按受控文件或非受控文件分類進(jìn)行治理。5.13.5 DCC文控中心人員應(yīng)以所建立和健全的本司所有體系文件、技術(shù)文件（圖紙、資料）、外部文件（書籍、圖紙、文稿）電子檔文本（Word或Excel或PPT）和書面文本為基礎(chǔ)，負(fù)責(zé)建立本司文件和資料管控總表；5.13.6DCC文控人員應(yīng)確保與各部門及研發(fā)部所建立的文件操縱一覽表和外來文件書籍/信件登記表之總數(shù)量和版本號與DCC文控中心所建立的文件和資料管控總表和外來

60、文件總覽表上描述的文件總數(shù)量和版本號均保持一致，共分為六個部分：一階、二階、三階、體系策劃運行參考引用文件、技術(shù)資料/圖紙及外來文件（圖紙和資料及書籍刊物等）。5.14 外來文件之管控5.14.1外來文件資料或書籍雜志或信件之接收5.14.1.1各單位人員直接收到外來文件資料（包含標(biāo)準(zhǔn)文件、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等技術(shù)資料、法律法規(guī)）等）或信件時，如有電子檔案， 則應(yīng)一并提交到DCC文控中心人員進(jìn)行凳陸于“外來文件書籍/信件凳記表”內(nèi)。5.14.1.2技術(shù)和項目方面的外來文件，若由營銷中心或技術(shù)研究院人員負(fù)責(zé)接收、確認(rèn)無誤后，轉(zhuǎn)交DCC文控中心辦理登記、貯存和管控手續(xù)，詳見外來文件書籍/信件