煙草專賣局辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建設(shè)試點(diǎn)工作情況報(bào)告

1、第14頁 共14頁【煙草專賣局辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立試點(diǎn)工作情況報(bào)告】 辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)某市煙草專賣局分公司辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立試點(diǎn)工作情況報(bào)告四川省煙草專賣局公司：辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立是省局公司施行企業(yè)信息化建立、打造數(shù)字化煙草的重要內(nèi)容之一。根據(jù)省局公司統(tǒng)一安排部署，某煙草作為該系統(tǒng)建立的試點(diǎn)單位。為此，首先要感謝省局公司的信任和關(guān)心。這也給予了我們做好此項(xiàng)工作加倍的動(dòng)力和熱情，使我們有必勝的信心保質(zhì)保量提早完成試點(diǎn)工作任務(wù)。目前，在省局公司特別是省局公司辦公室和信息中心的大力幫助指導(dǎo)下，在杭州某和成都科分院技術(shù)人員的親密配合下，在某煙草各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心支持下，通過我們辦公戰(zhàn)線和信息戰(zhàn)線

2、的共同努力，某煙草辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立試點(diǎn)工作已初見成效?，F(xiàn)將試點(diǎn)工作情況匯報(bào)如下：一、根本情況從去年省局公司把某作為辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)試點(diǎn)單位以來，我們根據(jù)省局公司安排，參與了大量的前期準(zhǔn)備工作，包括軟件開發(fā)的招投標(biāo)會(huì)議和到浙江煙草考察學(xué)習(xí)，使我們對辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立有了根本理解和感性認(rèn)識?？疾鞂W(xué)習(xí)回來后，市局分公司辦公室負(fù)責(zé)人向市局分公司主管領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)分別作了專題匯報(bào)，隨后以某煙辦20 xx232號文成立了辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立工作小組。在全省系統(tǒng)辦公室主任會(huì)議后，我們于20 xx年元月召開了全市系統(tǒng)辦公室主任會(huì)議，把辦公自動(dòng)化建立作為20 xx年辦公戰(zhàn)線主要工作來安排布置，以某

3、煙辦20 xx293號文調(diào)整了辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并印發(fā)了某市煙草專賣局分公司辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立施行意見某煙辦20 xx10號，明確了指導(dǎo)思想、工作機(jī)構(gòu)，提出分階段施行方案和詳細(xì)要求。根據(jù)方案，我們于20 xx年2月23日至29日組織市局分公司領(lǐng)導(dǎo)、中層干部和各單位領(lǐng)導(dǎo)在某市計(jì)算機(jī)學(xué)校進(jìn)展了為期7天的全脫產(chǎn)計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)；3月20日至28日，又組織市局分公司機(jī)關(guān)和物流中心職工參加了第二批次的培訓(xùn)，所有參訓(xùn)人員都參加了網(wǎng)上考試并獲得信息產(chǎn)業(yè)部認(rèn)證的辦公自動(dòng)化職業(yè)技術(shù)資格證書。同時(shí)，各區(qū)、市、縣局中心的培訓(xùn)工作也在全面開展。5月18日，軟件開發(fā)人員到達(dá)某后，我們在18、19日迅

4、速提供了市局分公司機(jī)關(guān)的相關(guān)根底資料。5月20日，我們召集各區(qū)、市、縣單位的辦公室主任，攜帶文頭、印章參加需求會(huì)議，現(xiàn)場提供人員，明確人員崗位，確定門戶風(fēng)格和欄目版塊。5月21日至23日，開發(fā)人員和信息中心的同志犧牲周末，用3天時(shí)間完成初始化工作。5月24日至25日在市局分公司機(jī)關(guān)進(jìn)展客戶端配置和軟件安裝調(diào)試。5月27日，省局公司史良全主任和陳曉威主任又親臨某指導(dǎo)催促，給我們提出了殷切希望和要求，進(jìn)一步鼓舞了我們的斗志。5月31日至6月3日，辦公室、信息中心和技術(shù)人員一道，分為3個(gè)組，馬不停蹄地奔赴全市12個(gè)單位，用4天時(shí)間完成了各單位客戶端晉級優(yōu)化配置和軟件安裝調(diào)試工作，同時(shí)進(jìn)展了初步的現(xiàn)場

5、應(yīng)用培訓(xùn)。6月4日和6月7日，市局分公司辦公室分別上掛兩篇正式發(fā)文，按照流程辦理并郵送各區(qū)、市、縣單位，所有單位順利收文；6月9日，上掛正式收文一篇進(jìn)展網(wǎng)上處理，每一流程由相關(guān)人員順利完成。這標(biāo)志著某煙草辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)成功運(yùn)行。由于某煙草信息化工作有較好根底，加上前期培訓(xùn)準(zhǔn)備工作充分，我們根本上從6月4日開場就同步甩開紙質(zhì)公文，但凡紙質(zhì)公文都壓在辦公室，促使大家形成公文網(wǎng)上處理的習(xí)慣。6月8日，市局分公司辦公室、信息中心和軟件開發(fā)人員召開碰頭會(huì)，分別提出各自小組在安裝和運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，梳理總結(jié)，形成詳細(xì)意見提供應(yīng)技術(shù)人員，進(jìn)展調(diào)整、修改、補(bǔ)充、完善。為了進(jìn)一步促進(jìn)辦公自動(dòng)化工作開展并

6、完善相關(guān)制度，6月15日和16日，市局分公司又在網(wǎng)上印發(fā)了關(guān)于辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)oa推廣應(yīng)用有關(guān)問題的通知某煙辦20 xx118號和關(guān)于印發(fā)某市煙草專賣局分公司綜合辦公信息平臺oa管理方法的通知某煙辦20 xx122號。6月18日，市局分公司根據(jù)前期進(jìn)展情況，召開了各單位辦公室主任、應(yīng)用管理員、系統(tǒng)管理員參加的應(yīng)用培訓(xùn)，用一天時(shí)間詳細(xì)講解了門戶維護(hù)、內(nèi)容添加、收文流程、發(fā)文流程等。6月21日，又舉行了市局分公司機(jī)關(guān)的應(yīng)用培訓(xùn)。至此，通過我們的不懈努力，某煙草辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的運(yùn)行終于走上正軌。截止目前，僅市局分公司機(jī)關(guān)順利實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上發(fā)文23篇，網(wǎng)上收文78篇，比原訂方案提早近1個(gè)月實(shí)現(xiàn)了無紙化

7、辦公。市局分公司門戶和下屬12個(gè)單位的二級門戶日趨成熟，各具特色并得到了充分使用。二、施行步驟一前期準(zhǔn)備。我們的前期準(zhǔn)備工作主要分以下四個(gè)方面：1、成立組織機(jī)構(gòu)。辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立和推廣應(yīng)用工作涉及面廣，參與使用人員多，必須有強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)和工作機(jī)構(gòu)。我們經(jīng)過兩次調(diào)整，把辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立作為“一把手”工程，市局分公司局長、經(jīng)理尹柯同志親任組長，市局分公司其他領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各區(qū)、市、縣單位“一把手”和機(jī)關(guān)中層為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，市局分公司辦公室王遠(yuǎn)同志任主任，信息中心龍雷同志任副主任，各單位辦公室主任為成員，首先在機(jī)構(gòu)和人員上保證此項(xiàng)工作得到高度重視，得以順利施行。2、制定施行方

8、案。oa建立千頭萬緒，必須理順?biāo)悸?，周密安排，詳盡方案。我們通過制定施行意見，明確了指導(dǎo)思想，提出了階段性工作安排，對相關(guān)問題作了嚴(yán)格要求，按方案行事，并注重效率，力爭走在時(shí)間前面。3、開展全員培訓(xùn)。辦公自動(dòng)化具備全員性、全面性、全程性的特點(diǎn)，和以前單一系統(tǒng)不同，要求人人會(huì)用，人人要用。因此培訓(xùn)工作是前期準(zhǔn)備的重中之重，也是難點(diǎn)工作。而且，培訓(xùn)要注重效果，務(wù)務(wù)實(shí)效。通過考試獲取證書的要求不失為一個(gè)較好的方法。4、提供根底資料。辦公自動(dòng)化軟件初始化需要完好的根底資料，包括人員、崗位確定、權(quán)限分配、公文流程、文頭、印章、門戶欄目及風(fēng)格等等。我們召集各單位辦公室主任現(xiàn)場提供所需資料，共同商定相關(guān)問題

9、，效率較高，效果較好。二安裝調(diào)試。初始化工作完成后，我們先在市局分公司進(jìn)展了安裝調(diào)試。在門戶上添加了局部內(nèi)容，初步測試了公文流程，感覺該軟件較為成熟，決定在全市系統(tǒng)同時(shí)鋪開。為進(jìn)步工作效率，我們分為3個(gè)組，分赴各單位進(jìn)展客戶端配置和軟件安裝調(diào)試。在安裝過程中，也遇到了不少問題，比方計(jì)算機(jī)內(nèi)存缺乏、應(yīng)用軟件版本較低、下載速度太慢等。我們通過加裝內(nèi)存條，改變微機(jī)設(shè)置，優(yōu)化晉級應(yīng)用軟件等方法盡可能當(dāng)場解決問題。同時(shí)，我們每安裝一個(gè)單位，都要求辦公室主任、系統(tǒng)管理員和應(yīng)用管理人員全程參加，向他們演示安裝過程，把門戶和公文流程都走一遍，作為初步的培訓(xùn)。我們也把安裝調(diào)試的過程，視為學(xué)習(xí)進(jìn)步的過程，學(xué)到了不

10、少東西。我們用4天時(shí)間完成了全市客戶端配置安裝這一最為艱辛的根底性工作，為全市順利施行辦公自動(dòng)化創(chuàng)造了良好的條件。三推廣應(yīng)用。我們和軟件開發(fā)商早已達(dá)成共識，前期工作再難是部門和技術(shù)人員在做。從階段性工作來看，最難的還是推廣應(yīng)用。因?yàn)閛a是全員使用，而每一個(gè)使用人員的微機(jī)操作程度參差不齊。特別是領(lǐng)導(dǎo)和中層干部假如不能順利使用，oa推廣應(yīng)用的效果就會(huì)大打折扣。收發(fā)文掛到網(wǎng)上后，辦公室和信息中心人員就一趟一趟地往領(lǐng)導(dǎo)那里、往各個(gè)部門跑，隨時(shí)提醒并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人處理網(wǎng)上公文。發(fā)文郵送到各區(qū)、市、縣單位后，市局分公司辦公室人員不厭其煩地給各單位辦公室主任打 ，提醒接收文件。市局分公司還制定了領(lǐng)導(dǎo)和

11、中層由相關(guān)人員實(shí)行網(wǎng)上公文處理“一對一”效勞的方法。同時(shí)，我們還于6月18日和6月21日分別舉行了各區(qū)、市、縣單位和市局分公司機(jī)關(guān)的應(yīng)用培訓(xùn)。通過大家共同努力，在較短時(shí)間內(nèi)形成了公文網(wǎng)上處理的習(xí)慣，保證了推廣應(yīng)用的順利進(jìn)展。四補(bǔ)充完善。在安裝調(diào)試和推廣應(yīng)用的過程中，我們也遇到了不少問題，既有軟件的原因，也有使用的原因。我們發(fā)現(xiàn)軟件方面的問題，馬上提出，技術(shù)人員作好記錄，迅速進(jìn)展修改調(diào)整，比方外部調(diào)用word容易出錯(cuò)，文件標(biāo)題過長不能翻開正文，門戶運(yùn)行速度過慢等，還有流程的調(diào)整、權(quán)限的分配、細(xì)節(jié)問題上的處理等，到如今都得到了較好的解決。在使用方面發(fā)現(xiàn)的問題，假如是操作不當(dāng)引起，就上門進(jìn)展有針對性

12、的培訓(xùn)和操作糾正，假如是其他原因，那么由技術(shù)人員負(fù)責(zé)解決。在此過程中，市局分公司辦公室、信息中心和軟件開發(fā)技術(shù)人員經(jīng)常召開碰頭會(huì)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)調(diào)整、修改和補(bǔ)充完善，使這套軟件日趨成熟。五總結(jié)進(jìn)步。市局分公司辦公室人員自始自終參加了oa試點(diǎn)工作的全過程，這對我們在微機(jī)知識、軟件應(yīng)用、操作技能等方面也是一次很好的學(xué)習(xí)進(jìn)步時(shí)機(jī)。在詳細(xì)操作應(yīng)用中，結(jié)合相關(guān)知識，我們也總結(jié)出了一些方法技巧。比方怎樣正確使用公文自動(dòng)編號和手動(dòng)編號，怎樣正確使用特送功能從而防止流程的反復(fù)。比方外來紙質(zhì)公文我們采用掃描的方式，以pdf格式進(jìn)入系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，每頁文件大小保持在10k以內(nèi)，在每一個(gè)客戶端安裝了adobeacrob

13、at5.0版本的閱讀軟件。在門戶內(nèi)容添加方面，從商業(yè)網(wǎng)站上復(fù)制的新聞首先粘貼到記事本上進(jìn)展過濾處理；在圖文并茂欄目上掛圖片時(shí)，先用photshpo5.0版本軟件進(jìn)展處理，使圖片大小保持在20k以內(nèi)，防止占用過多系統(tǒng)資，在在線編輯器上把插入圖片大小值改設(shè)為600、450，使圖片以適宜的大小上掛等等。通過這些應(yīng)用的總結(jié)，進(jìn)步了我們對軟件的使用程度。三、幾點(diǎn)體會(huì)某煙草辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立試點(diǎn)工作從技術(shù)人員入駐到第一篇正式公文網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，僅用了半個(gè)月時(shí)間，并同步實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。從目前來看運(yùn)行正常，效果也較為理想，應(yīng)該說這是省局公司和各級領(lǐng)導(dǎo)大力關(guān)心和高度重視的結(jié)果，也是與軟件開發(fā)人員、市局分公司辦公

14、戰(zhàn)線和信息戰(zhàn)線所有同仁的辛勤勞動(dòng)、無私奉獻(xiàn)分不開的。在此過程中，我們也有不少心得體會(huì)：一領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織機(jī)構(gòu)健全，部門分工明確，是順利開展此項(xiàng)工作的前提。辦公自動(dòng)化是打造數(shù)字煙草、推進(jìn)企業(yè)向現(xiàn)代化方向邁進(jìn)的重要內(nèi)容，對進(jìn)步企業(yè)管理程度和工作效率，從根本上改變傳統(tǒng)工作方式具有極其重要的意義。市局分公司領(lǐng)導(dǎo)對此高度重視，無論在人員上、在硬件設(shè)施上、以及在培訓(xùn)工作上都給予了大力支持，也從精神上鼓舞我們以加倍的熱情投入此項(xiàng)工作。領(lǐng)導(dǎo)重視，帶頭使用，上行下效，為我們應(yīng)用推廣創(chuàng)造了良好的條件。辦公自動(dòng)化建立確定為“一把手”工程后，我們調(diào)整健全了組織機(jī)構(gòu)，相關(guān)人員納入工作小組，從而在全市系統(tǒng)形成了人人重視

15、、人人關(guān)心、人人使用，以點(diǎn)帶面，全面施行的良好場面。而且機(jī)構(gòu)成立之初，我們就明確部門分工合作，各司其職，以辦公室為主，各級辦公室主任是第一責(zé)任人，信息部門提供技術(shù)支持，其他部門協(xié)同配合。理論證明，辦公自動(dòng)化軟件從前期準(zhǔn)備到推廣應(yīng)用，辦公戰(zhàn)線必需要發(fā)揮主導(dǎo)作用和主觀能動(dòng)作用，才能保證此項(xiàng)工作順利施行。二制定周密方案，開展全員培訓(xùn)，做好前期準(zhǔn)備，是順利開展此項(xiàng)工作的根底。凡事預(yù)那么立，不預(yù)那么廢。辦公自動(dòng)化涉及點(diǎn)多面廣，任何環(huán)節(jié)略微耽誤那么難以到達(dá)時(shí)間進(jìn)度要求。所以我們預(yù)先制定好方案，嚴(yán)格按時(shí)間進(jìn)度執(zhí)行，各階段工作任務(wù)詳細(xì)明確，時(shí)間上趕前不趕后，有條不紊，緊鑼密鼓地開展工作。年初事情很忙，但我們?nèi)?/p>

16、然擠出時(shí)間進(jìn)展全員培訓(xùn)，要求大家參加考試，獲得證書。把培訓(xùn)工作做在前面，為后期推廣應(yīng)用創(chuàng)造了良好的條件。軟件開發(fā)人員到達(dá)某后，我們迅速交流溝通。他們需要什么，我們就提供什么。在較短時(shí)間內(nèi)根據(jù)軟件開發(fā)需求提供了初始化所需根底資料，確立了相關(guān)事項(xiàng)。由于根底資料翔實(shí)、準(zhǔn)確，軟件開發(fā)就少有重復(fù)，較為順利。三進(jìn)步工作效率，具備一支良好戰(zhàn)斗隊(duì)伍，是順利開展此項(xiàng)工作的重要條件。辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)建立又一次檢驗(yàn)了我們辦公室和信息中心的隊(duì)伍。應(yīng)該說，在整個(gè)試點(diǎn)過程中，我們較為注重工作效率，遇事說干就干，雷厲風(fēng)行，從不推諉拖沓。在這一、兩個(gè)月以來，加班加點(diǎn)、犧牲周末休息時(shí)間對大家來說都是家常便飯。辦公室人員、信息

17、中心人員和軟件開發(fā)人員親密配合、協(xié)同作戰(zhàn)、狀態(tài)良好、效率較高。大家不顧奔波繁忙之累，不計(jì)犧牲休息之苦，趕在時(shí)間前面，保證保質(zhì)保量完成階段性工作。理論證明，這是一只特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別講奉獻(xiàn)的隊(duì)伍。有了這種精神，有了這支隊(duì)伍，具備這種效率，我們的辦公自動(dòng)化建立才有了今天的場面。四加強(qiáng)推廣應(yīng)用，注重實(shí)際效果，采用有效方法，是順利開展此項(xiàng)工作的關(guān)鍵。推廣應(yīng)用是辦公自動(dòng)化建立工作的難點(diǎn)。要真正用起來，要讓大家形成網(wǎng)上辦公的習(xí)慣，絕非一日之功。這既要主觀努力，又要形成客觀環(huán)境。我們采取“一對一”幫助效勞的方法，從市局分公司領(lǐng)導(dǎo)和中層的應(yīng)用開場入手。最開場用打 、跑辦公室的方法，象蒼蠅一樣盯住大家

18、。通過在辦督查，看公文到了哪一個(gè)環(huán)節(jié)，就盯住該環(huán)節(jié)的處理人，上門效勞或打 催促。由于大家微機(jī)操作根底較好，十天半月下來就根本形成了公文網(wǎng)上處理的習(xí)慣。而且，從第一份公文在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)開場，我們就把紙質(zhì)公文壓在辦公室，把重要通知、滾動(dòng)消息都上掛在門戶， 通知大家收看，而不作詳細(xì)內(nèi)容通知，從而促使大家及時(shí)查看門戶和處理公文。具備一定根底后，我們乘勢舉辦了兩次大規(guī)模的應(yīng)用培訓(xùn)。培訓(xùn)工作主要由市局分公司辦公室負(fù)責(zé)人來完成，結(jié)合單位實(shí)際，結(jié)合公文流轉(zhuǎn)知識，把握重點(diǎn)難點(diǎn)，提醒容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)，解釋可能發(fā)生的問題，進(jìn)展詳細(xì)講解。我們感覺這種方式要比單純的軟件操作應(yīng)用培訓(xùn)效果要明顯一些。通過這些工作，我們目前的應(yīng)用

19、總體較為順利。五健全相關(guān)制度，落實(shí)責(zé)任到人，全員共同參與，是順利開展此項(xiàng)工作的保證。在推廣應(yīng)用和試點(diǎn)過程中，我們就把建章立制，實(shí)行制度化管理、標(biāo)準(zhǔn)化操作列上了工作日程。印發(fā)了關(guān)于辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)oa推廣應(yīng)用有關(guān)問題的通知，進(jìn)一步明確時(shí)間進(jìn)度和培訓(xùn)方案，進(jìn)展了推廣應(yīng)用安排，施行“一對一”應(yīng)用效勞的方法，對文件掃描、圖片處理等作了相應(yīng)要求。出臺了某市煙草專賣局分公司綜合辦公信息平臺oa管理方法，重點(diǎn)對門戶欄目維護(hù)進(jìn)展了分工，明確了不同欄目由相關(guān)部門負(fù)責(zé)維護(hù)，相應(yīng)人員上網(wǎng)承辦和審批，分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展督查。這樣，辦公自動(dòng)化信息平臺由辦公室負(fù)總責(zé)，各部門和相關(guān)人員落實(shí)相應(yīng)責(zé)任，到達(dá)全員參與、全員維護(hù)的目的，對我們今后門戶欄目的維護(hù)和根底資料上掛具有很好的促進(jìn)作用。六不斷補(bǔ)充完善，加強(qiáng)交流溝通，促進(jìn)全面進(jìn)步，是順利開展此項(xiàng)工作的有效手段。在安裝調(diào)試和推廣應(yīng)用中，我們都碰到了這樣那樣的問題，有些問題還確實(shí)讓人意想不到，初期存在這樣那樣的遺漏也在所難免。我們及時(shí)拾遺補(bǔ)漏、修改調(diào)整?？梢园l(fā)現(xiàn)并解決問題，恰恰說明了我們在不斷前進(jìn)。在理論中遇到的問題和在應(yīng)用中總結(jié)出來的心得體會(huì)，我們通過碰頭會(huì)、通過網(wǎng)上發(fā)布消息或通知、通過應(yīng)用培訓(xùn)等方法，加強(qiáng)上下左右的交流溝通，讓大家盡可能多地掌握相關(guān)知識，從而帶動(dòng)了全市系統(tǒng)辦公自動(dòng)化建立的整體進(jìn)步。四、存在問題和下一步打算從前期應(yīng)用理論