家庭檔案指南

1、家庭檔案整理指南( 總 4 頁)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本頁僅作為文檔封面，使用請直接刪除 PAGE PAGE 5家庭檔案整理指南從事社會工作的需要,也是家庭生活的需要,更是構(gòu)建和諧社會的需要。為了使家庭建檔工作順利、有效、 規(guī)范地開展，特制定本指南。一、 定義其它各種形式和載體的歷史記錄。二、收集范圍和要求個家庭生活所處的時間和空間不同，每個人所從事的職業(yè)不同，每個家庭所形成的檔案內(nèi)容與數(shù)量也就千差萬別，各具特色。每個家庭應(yīng)根據(jù)實際情況確定本家庭檔案的收集范圍，并注重各種材料的收集與積累，對有保存價值的文字、表冊、票據(jù)、聲像、實物等材料做

2、到及時收集。家庭檔案的收集范圍主要包括 ： 1家庭成員在社會活動中形成的材料。如：工作筆記、發(fā)表的論文、研究成果等材料；獲得的各種榮譽界交往的名片、校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等材料。 2家庭生活中形成的材料。如：出生證、兒童成長記錄、結(jié)婚證、戶口簿等材料；家庭成員的體檢表、綜合材料；個人收藏的各類書畫、古董等材料。 3家庭基本建設(shè)中形成的材料。如：建造、裝潢房屋的合同、設(shè)計、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢驗、竣工圖、驗收、結(jié)算等材料；家用電器的說明書、用戶手冊、保修卡、發(fā)票等材料。 4家庭成員在經(jīng)濟活動中形成的材料。如：收入、支出項目，工資單、存折、基金、股票開戶書及交易記錄，投資合同、章程，各類保險憑據(jù)、借

3、據(jù)、契約、貴重物品發(fā)票等材料。 5家庭成員在其他活動中形成的具有保存價值的材料。三、保管期限四、歸檔整理辦法規(guī)范。（一）分類次和類別，使家庭檔案構(gòu)成一套有機的體系。1分類原則選擇分類方法要從家庭檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā)，既要符合實際，又要保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系。分類層次要清晰，類的概念要明確，相互間界限需分明，不能互相交叉或重合。分類的標準應(yīng)一致，做法要統(tǒng)一，盡量避免前后互相矛盾。分類必須便于家庭檔案的整理、保管和利用。2分類方法成果類、家庭建設(shè)類、當家理財類、醫(yī)療保健類、家庭歷史類、綜合類。類、照片類、錄音（像）帶類、光盤類、綜合類。等，家庭中有多少成員就設(shè)多少類，外加綜合類。3分類方案10

4、等；家譜、家史、自傳、簡歷、日記、讀書筆記、心得體會等；各種教育考試的成績單等。請柬，家庭成員與社會各界交往的重要名片，校友錄、同學(xué)錄、通訊錄等。照、會員證、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證等?；ㄔO(shè)備類：包括家庭建房、裝潢的合同、施工圖、施工記錄、原材料合格證、竣工圖、水電氣管線票等材料。健康類：包括體檢表、病歷、診斷書、化驗單、心電圖、X家用藥方、飲食禁忌、烹調(diào)技術(shù)、營養(yǎng)知識等。榮譽類：包括獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、實物，家庭成員的優(yōu)秀事跡材料等。票等。紀念品等。照片（音像）形成的照片、音像資料。作品（收藏）作品、出版的專著文集、郵票、古幣及其它各類藝術(shù)品收藏等。品（收藏）類材

5、料較多，可在作品（收藏）類下再設(shè)書畫、瓷器、郵票等類，其他依次類推。反之，家庭檔案材料較少的，可適當合并一些相近的大類，如把社會交往類并入綜合類等。（二）整理家庭檔案以“件”為單位進行歸檔整理。 1確定“件”的概念。一般一份材料裝訂在一起為一“件”。如一份購房合同為一“件”，一幅書畫作所有材料為一“件”，一次旅游所有材料為一“件”。 2編號。在分類方案的最低一級類目內(nèi)按歸檔材料形成時間順序從“1”開始編制歸檔件號。如只設(shè) 10 類的，則在每個大類內(nèi)按歸檔材料的形成時間順序編制歸檔件號。制歸檔件號，也就是書畫類編制一個歸檔流水號，瓷器類編制一個歸檔流水號。各家庭可根據(jù)實際情況選用不同方法在歸檔材

6、料上編制歸檔件號。 蓋歸檔章形式。檔號章式樣：類別名稱綜合類類別名稱綜合類件號1單位為“”。類別名稱：填寫分類方案最低一級類目；件號：按歸檔材料形成時間順序從“1”用黑色水筆或鋼筆在歸檔章的類別名稱和件號欄中標注。對于一些需保持原貌的歸檔材料可用鉛筆直接在材料上注明類別名稱和件號。原則，如獎牌證書可粘貼在背后或底部等。裝盒入同一盒中，并在每個檔案盒內(nèi)放置備考表，填寫對這一盒家庭檔案需作的補充說明，如無補充說明的可不填寫。對于不能裝盒的家庭檔案可采取其他形式妥善保管。盒脊填寫檔案盒背脊：有“家庭代號、年度、類別、起止件號、盒號”五個欄目。個家庭成員的代號（有幾個家庭成員，就有幾個家庭代號）。年度

7、：真寫盒內(nèi)存放材形成的起止年份。在“類別”欄填寫榮譽類、證件類。設(shè)置二級類目，如作品（收藏）類設(shè)置二級類目書畫、瓷器的，在整理書畫類時填寫“作品（收藏）書畫類”，整理瓷器類時填寫“作品（收藏）瓷器類”。301-101-10”，第二11-25“11-25”，26-30“26-30”盒號：所有裝盒的檔案編大流水號。（三）編目“件號”：填寫該類內(nèi)歸檔材料的排列順序號。“備注”：填寫每份家庭檔案材料的補充說明。歸檔目錄一般編制二份，一份裝訂成冊用于日常檢索，一份放置在檔案盒內(nèi)便于日常家庭檔案的管理。一些特殊的家庭檔案如書畫、藏品等可根據(jù)實際需要確定歸檔目錄的項目，使歸檔目錄能完整、準確地反映這些家庭檔

8、案的信息。的項目在著錄時可采取一些特殊符號表示不同的內(nèi)容（相當于加密），并且將歸檔目錄單獨存放以確保安全、保密。五、家庭檔案的數(shù)字化對有條件的家庭，建議對家庭檔案實施數(shù)字化管理。 1已數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)加強收集，確保歸檔材料的準確性、完整性。如在計算機上形成的文本、表 形成的電子文件等。2未數(shù)字化的歸檔材料應(yīng)通過各種途徑進行數(shù)字化。紙質(zhì)檔案一般通過掃描的形式進行數(shù)字化，掃描色300DPI，文件格式為“PDF”式，如傳統(tǒng)照片、一些重要的憑據(jù)等。獎狀、獎牌、書畫、玉器等一些實物檔案一般采取數(shù)碼相機拍攝的方法進行數(shù)字化，分辨率、儲存格式等指標可根據(jù)實際需要自行設(shè)定。 3對數(shù)字化后形成的電子文件進行命

9、名，按歸檔材料題名對電子文件進行命名。如一份房屋裝修合同， 則數(shù)字化后的電子文件名稱為“房屋裝修合同”。 4實施家庭檔案數(shù)字化管理。利用電子表格或數(shù)據(jù)庫軟件建立家庭檔案電子歸檔目錄，將已命名的電子 文件拷貝至專用的目錄夾內(nèi)與電子歸檔目錄進行掛接，以提供日常的檢索利用。另外，把電子歸檔目錄和已命名的電子文件制作成光盤進行歸檔保存六、家庭檔案的保管 1整理好的家庭檔案按類別順序依次排列，同類別的按盒號順序依次排列，放入家庭檔案柜或其他家具中存放。保密、貴重的家庭檔案可單獨存放。 2家庭應(yīng)妥善保管家庭檔案，注意防火、防潮、防蟲、防光、防塵等。七、家庭檔案的利用 1涉及個人隱私的家庭檔案要經(jīng)本人同意方可利用，保密、珍貴的家庭檔案應(yīng)嚴格限制利用。不得侵犯他人的合法權(quán)益。附：姓名聯(lián)系電話姓名聯(lián)系電話家庭住址家庭檔案類別及數(shù)量（件、卷、冊）類（件、卷、冊）綜合類社會交往類證件類基本建設(shè)類設(shè)備 健康 榮譽 理財 旅游類類類類類照片類收藏家庭檔案內(nèi)容