檔案管理-作者：郭志峰

1、 郭志峰檔案管理公司檔案管理辦法檔案管理概述1文書檔案管理2技術(shù)檔案管理3會計及聲像檔案管理 4案管理第 一 篇檔案管理概述 檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。 檔案的概念與特點 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 1.檔案是直接形成于社會實踐活動的原始的記錄 2.檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化來的 3.檔案來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣檔

2、案收集檔案整理檔案編目和檢索檔案價值鑒定檔案提供利用檔案編輯研究檔案統(tǒng)計檔案保管檔案的歷史回顧1、“結(jié)繩”和“刻契”是遠古時代檔案的萌芽。2、河南安陽小屯村出土的甲骨卜辭是我國迄今發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。3、歷史上不同載體的檔案：甲骨檔案（刻在龜甲、獸骨）、金文檔案（刻在青銅器）、石刻檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等等。4、檔案一詞最早出現(xiàn)在“明末清初”清太宗皇帝實錄5、歷史上著名的皇家檔案庫：漢代的石渠閣、蘭臺、東觀、唐代的甲庫、明代的后湖黃冊庫，清代的內(nèi)閣大庫都是著名的皇家檔案庫。6、我黨最早的檔案工作指導(dǎo)性文件：1933年春，由瞿秋白起草、經(jīng)周恩來審閱的文

3、件處置辦法。7、1954年11月8日，第一屆全國人大常委會第二次會議，根據(jù)總理周恩來提議，批準(zhǔn)國務(wù)院設(shè)立直屬機構(gòu)國家檔案局。8、1952年，中央辦公廳、中組部和中宣部委托中國人民大學(xué)舉辦檔案專修班，新中國檔案高等教育的發(fā)端。9、1987年9月5日發(fā)布，1988年1月1日起實施的中華人民共和國檔案法標(biāo)志著我國檔案工作走上了依法管理的軌道。第 二 篇 文書檔案管理 1、由項目辦公室主任負(fù)責(zé)文書檔案領(lǐng)導(dǎo)工作，文書檔案資料由辦公室專人負(fù)責(zé)集中、統(tǒng)一管理。項目部每個人辦理完畢的文件材料要統(tǒng)一交到辦公室文書人員保管。文書檔案的文件資料原件存項目部辦室，復(fù)印件可發(fā)給項目相關(guān)部門使用。 2、項目部的文件材料分

4、年度、按照項目部的機構(gòu)序列組卷，地方政府和甲方的文件材料單獨組卷。 3、項目部全部文件材料按照項目部的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容立卷。首先要準(zhǔn)備若干個檔案盒，在盒脊背上寫主要內(nèi)容，然后將盒子依次擺放在檔案柜里，盒內(nèi)首頁要設(shè)有卷內(nèi)目錄以備隨時組卷。檔案盒脊背名稱有：集團公司文件、公司文件、項目文件、項目會議紀(jì)要、監(jiān)理文件、業(yè)主文件、業(yè)主會議紀(jì)要、業(yè)主會議通知、文件借閱登記表、考勤匯總、印章管理、項目人員變動文件及記錄，項目獎罰明細、項目辦公設(shè)備明細、合同協(xié)議等。 濱江項目物資部資料柜 4、項目部永久保管的文書檔案主要包括以下內(nèi)容：（1）本項目制定的法規(guī)政策性文件材料。（2）本項目召開的重要會議、舉辦重大

5、活動形成的重要文件材料。（3）反映項目部管理、施工生產(chǎn)、技術(shù)水平的重要文件。（4）本項目關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要報告、總結(jié)、綜合性統(tǒng)計報表等。（5）本項目機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。（6）本項目房屋買賣、土地使用以及重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。（7）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本項目主管業(yè)務(wù)的以及表彰、獎勵、處罰等重要文件材料。（8）上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本項目工作形成的文件材料。（9）造成重大經(jīng)濟損失和不良影響的重大安全質(zhì)量事故的文件材料。 5、凡是一般具體業(yè)務(wù)問題、事務(wù)性的在一定時期內(nèi)有查考價值的文件資料，要定期保存。 6、文書檔案整理規(guī)范：（1）歸檔的文件材料

6、必須齊全完整，本級文件必須是蓋有項目部公章的正本，其定稿必須有項目部領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙（首頁）上的簽字。（2）歸檔的文件材料應(yīng)為原件，沒有原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。歸檔的文件材料及各種表格，必須符合公司公文管理辦法的規(guī)定和檔案保管要求。（3）具有保存價值的電子文件，必須有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。歸檔的紙質(zhì)文件材料中有文件發(fā)文稿紙和文件處理單的，與文件正本、定稿一并歸檔。（4）項目部會議記錄可采用訂本式作為一份文件歸檔到一個檔案盒內(nèi)。（5）文件材料一般只需歸檔一份，重要的、利用頻繁的或有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。（6）歸檔文件按件裝訂。裝訂時，正本在前，

7、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；批復(fù)在前，請示在后。 7、每年年末，項目部文書人員將本年度形成的文書檔案資料進行整理并歸檔。電子文件刻錄成光盤保存。 8、必須做好文書檔案與科技檔案的區(qū)分工作。 凡是在工程項目部技術(shù)管理工作中產(chǎn)生的文件材料屬文書檔案；有關(guān)技術(shù)工作的指示、決定和審批文件，以及作為科技活動依據(jù)的文件材料，如果是一套技術(shù)文件材料中不可分割的組成部分，應(yīng)歸入技術(shù)檔案。設(shè)備儀器購置、調(diào)配及管理形成的文件材料歸入技術(shù)檔案。 9、項目部文書檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。 其他部室人員借閱須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并在借閱登記表上簽

8、字方可借閱，辦完后立即交回，同時文書人員在借閱登記表上注明交回日期。外單位人員借閱本項目的文書檔案須經(jīng)辦公室主任審核并報項目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，無特殊需要文書檔案不借出原件。 10、項目部文書檔案的銷毀鑒定工作。 項目終結(jié)后，由項目部辦公室主任及文書檔案形成的相關(guān)部室人員，組成鑒定小組對項目文書檔案進行鑒定。經(jīng)鑒定，確無保存價值的檔案材料，應(yīng)編制文書檔案歸檔文件銷毀清冊，經(jīng)辦公室主任審批，由項目部辦公室人員及監(jiān)銷人員簽認(rèn)并銷毀，嚴(yán)禁按廢紙?zhí)幚沓鍪邸?11、工程項目竣工三個月期限內(nèi)，由文書檔案組卷人員將文書檔案編寫移交目錄，向公司檔案室移交。第 三 篇 技術(shù)檔案管理 1、項目總工程師負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)項目技術(shù)檔案的

9、管理工作，項目工程管理部負(fù)責(zé)施工技術(shù)檔案資料的管理工作，并設(shè)專人負(fù)責(zé)工程管理部形成的及工區(qū)等二級單位上報有關(guān)資料的整理、保存、移交、歸檔等工作。 2、工程結(jié)束后，由項目工程管理部具體組織技術(shù)人員，形成竣工檔案，并向業(yè)主、公司檔案室及相關(guān)單位移交歸檔。 3、工區(qū)等二級單位工程管理部負(fù)責(zé)施工范圍內(nèi)的施工技術(shù)內(nèi)業(yè)檔案資料的形成、保管及上報工作。 4、技術(shù)內(nèi)業(yè)有關(guān)資料的內(nèi)容： （1）設(shè)計文件，設(shè)計交底、設(shè)計變更資料，以及標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖等有關(guān)資料。 （2）工程施工合同、投標(biāo)承諾、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)的施工規(guī)范等。（3）施工組織設(shè)計、施工方案、創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃，特殊過程的作業(yè)指導(dǎo)書等。（4）業(yè)主、監(jiān)理單位和上級

10、有關(guān)的文件、辦法等，有關(guān)的會議紀(jì)要、通知、記錄及相關(guān)的照片、影像資料。（5）施工過程中形成的資料。（6）其他與施工技術(shù)有關(guān)的資料。 5、項目部向公司機關(guān)檔案室移交的技術(shù)檔案資料內(nèi)容。（1）綜合部分十項資料：投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、施工合同和協(xié)議、施工組織設(shè)計、開工報告及批復(fù)、工程質(zhì)量評定、施工技術(shù)總結(jié)、竣工驗收報告、竣工決算或末次驗工計價、安全評價證明（2）分項工程資料：按照線路（包含路基）、戰(zhàn)場、橋梁、涵渠、隧道、通信、信號、電力、給（排）水、房屋、電氣化、專用線、環(huán)境保護與水土保護等順序排列。（3）項目部的技術(shù)資料專管人員要及時收集、整理綜合部分資料，收到后立即將原件移交到公司機關(guān)相關(guān)部室，項

11、目上保留復(fù)印件。（4）工程竣工三個月期限內(nèi)，項目部竣工資料組卷人編寫移交目錄，將一份完整的竣工資料原件移交到公司檔案室存檔。 6、技術(shù)內(nèi)業(yè)資料的填寫要求及時、準(zhǔn)確、真實，按監(jiān)理單位要求及時報驗。在施工過程中對技術(shù)資料實行分類歸檔保管，為工程結(jié)束后編制竣工資料做好日常資料的收集和整理工作。 7、技術(shù)資料與檔案管理要求 （1）項目全部的技術(shù)資料由工程管理部集中管理使用，確需發(fā)至個人時，要做好發(fā)放記錄，領(lǐng)用人簽字，竣工后集中收回。 （2）工程管理部統(tǒng)一領(lǐng)取的設(shè)計文件，按規(guī)定份數(shù)點收，建立臺帳。（3）各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、設(shè)計文件應(yīng)分別登記造冊，輸入計算機管理，隨時掌握其報廢、新增、變更、修改等動態(tài)信息，使相

12、關(guān)人員及時掌握信息，以滿足施工技術(shù)管理工作的需要。（4）技術(shù)文件應(yīng)裝訂成冊，變更設(shè)計圖紙及時插入圖冊，作廢圖紙應(yīng)標(biāo)明作廢，并登記變更情況，變更記錄應(yīng)整理匯總成冊，納入計算機管理，便于掌握。（5）全部技術(shù)內(nèi)業(yè)檔案資料，必須分專業(yè)，分類別分別組卷保管（一卷即是一個檔案盒），每卷必須設(shè)卷內(nèi)目錄。檔案盒要統(tǒng)一標(biāo)識，統(tǒng)一擺放。第四篇 會計及聲像檔案管理 會計檔案管理 會計檔案是記錄和反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等全過程的重要經(jīng)濟史料和憑證，是企業(yè)檔案的重要組成部分。公司會計檔案遵循集中統(tǒng)一的管理原則，由公司財務(wù)部和辦公室共同負(fù)責(zé)對所屬單位的會計檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。聲像檔案是構(gòu)成檔案全宗不可缺少的重

13、要組成部分，由公司黨委工作部指定兼管聲像檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理工作，并于每年年底向公司辦公室檔案室移交歸檔，由公司辦公室檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理。 1、項目財務(wù)部長負(fù)責(zé)會計檔案的領(lǐng)導(dǎo)工作，項目財務(wù)部設(shè)專職財務(wù)人員負(fù)責(zé)會計檔案的立卷整理工作，出納人員不得兼職會計檔案的保管人員。 2、項目部會計檔案，必須符合鐵道部財務(wù)司公布的會計基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化考核管理辦法中的有關(guān)規(guī)定。 3、項目財務(wù)部應(yīng)遵循財務(wù)工作的規(guī)定。 4、會計憑證的整理。 5、會計帳簿的整理。 6、財務(wù)年度報表的整理。 7、項目部在施工過程中形成的會計檔案資料必須進行科學(xué)管理。 8、應(yīng)用計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙制質(zhì)會計檔案

14、。 9、項目部本級及工區(qū)等二級單位查帳、對帳時，必須在項目經(jīng)理部財務(wù)部室內(nèi)查詢，不得將原始憑證借出。 10、財務(wù)的預(yù)算、計劃、制度等方面的文件材料，應(yīng)作為文書檔案立卷歸檔。 11、工程項目竣工后，項目部財務(wù)人員在整理會計檔案時，廢止的資料分別登記造冊，經(jīng)項目財務(wù)部長審批后，由項目經(jīng)理部財務(wù)人員會同監(jiān)銷人員簽認(rèn)并銷毀，嚴(yán)禁按廢紙?zhí)幚沓鍪邸?12、工程項目竣工三個月期限內(nèi)，由項目財務(wù)部長負(fù)責(zé)將會計檔案經(jīng)公司審計部審計后，連同審計報告向公司檔案室移交。項目部財務(wù)部門或個人不得留存，必須按期移交到公司檔案室。項目聲像檔案管理 1、項目部聲像檔案由項目部辦公室主任負(fù)責(zé)管理工作，項目部辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)

15、聲像檔案資料的收集、整理、歸檔并移交工作。 2、項目部聲像檔案主要包括照片檔案和榮譽檔案兩種。 3、項目部聲像檔案的歸檔范圍： （1）國家、省部、地市等領(lǐng)導(dǎo)視察指導(dǎo)工作形成的聲像資料。 （2）項目部召開民主管理大會、黨委會及工作會等形成的聲像資料。 （3）在建項目施工情況及進展中形成的聲像資料。 （4）工程竣工后拍攝的具有代表性的大型構(gòu)造物的聲像資料。 （5）在施工駐地拍攝出的含有藝術(shù)品位的能夠反映路地關(guān)系的聲像資料。 （6）公司企業(yè)文化、精神文明、黨建思想、工會團委、社會事業(yè)管理等活動中形成的聲像資料。 （7）國家、省部、集團公司級科研項目的鑒定、獎勵、創(chuàng)優(yōu)中形成的聲像資料。 （8）公司領(lǐng)導(dǎo)

16、、典型人物的經(jīng)典工作照片。 （9）其他類活動中形成的聲像檔案資料。 4、項目部照片檔案歸檔規(guī)范： （1）項目部辦公室對每次活動已收集的照片首先按照聲像檔案的歸檔范圍進行鑒定，檢查其內(nèi)容是否具有保存價值，然后對每張照片進行分類編號歸檔。重要照片要有文字說明材料。 （2）采用膠片式照相機拍攝的照片檔案的歸檔要求：歸檔照片底片要求無磨損、無劃傷和無指紋印痕、規(guī)格為1寸。照片要清晰，便于辨認(rèn)，歸檔的每張底片均附有一張照片，規(guī)格為4寸。缺底片的重要照片，應(yīng)予翻拍補齊底片。歸檔的照片檔案，以張組成保管單位分類編號，并后附文字說明材料，在影集中保存。影集按年度編流水號。 （3）采用數(shù)碼照相機拍攝的照片檔案的歸檔要求：在照片檔案盒內(nèi)要設(shè)有卷內(nèi)目錄。每次活動拍攝的照片歸檔時，每張照片按時間順序分類編號，并附文字說明，在計算機設(shè)專門照片檔案文件夾保存。 （4）照片檔案歸檔時文字說明材料的編寫要求：文字說明材料包括事由、時間、地點、主要人物或主要內(nèi)容、背景、攝影者等六要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。其中重要人物要寫明其在照片中的位置、姓名、職務(wù)。文字要簡潔，語言通順，一般不超過200字。 （5）照片檔案分類編號由種類、分類、屬類三級類目代號組成，X為聲像檔案種類代號，Z為分類代號，-1為屬類代號。 （6）每年年末，項目部辦公室人員將數(shù)碼照片刻制成光盤