公司行政部門日常事務(wù)工作流程綱要

1、公司行政部門平時事務(wù)工作流程公司行政部門平時事務(wù)工作流程一、辦公用品領(lǐng)用1、領(lǐng)用人依占有關(guān)辦公用品清單及實質(zhì)需要（見附表1）,向本部門兼職內(nèi)勤提出申請,由內(nèi)勤一致直行政部署名領(lǐng)取。2、辦公用品采買原則上由各部門向行政部提出申請后一致采買,特別物件采買由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總署名贊同后另行購置。3、辦公用品花費每個月攤銷一次,如花費高出估算,由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品,并在下一期估算中扣除高出部分。4、職工辭職時,應(yīng)仔細(xì)盤點辦公用品,到行政部填寫交接清單并署名。5、公司辦公用品每個月1日、15日發(fā)放2次,其余時間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理署名確認(rèn)。二、印簽管理1、公司印章刻制均須報

2、總裁贊同,由行政部憑公司介紹信一致到公安機關(guān)辦理刻制手續(xù)。2、部下公司和部門依據(jù)實質(zhì)需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?但須經(jīng)總裁贊同。3、各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保存;印章使用及保存須有記錄,不可以拜托別人代管。4、用印人填寫用印登記簿,注明用印事由、數(shù)目、申請人、贊同人、用印日期。5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋章。三、復(fù)印1、公司全部復(fù)印文檔工作原則上由行政部一致負(fù)責(zé),未經(jīng)行政部確認(rèn),各部門不得擅自拿到公司外復(fù)印。2、復(fù)印操作人應(yīng)自覺內(nèi)行政部復(fù)印管理臺帳上登記。3、復(fù)印用紙、用墨花費依據(jù)實質(zhì)用量每個月隨辦公用品攤銷,復(fù)印機維修花費依據(jù)比率每季度攤銷。4、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印

3、數(shù)目或數(shù)目不符,除責(zé)成其從頭填寫外,將限制該部門使用復(fù)印機,直至落實責(zé)任及有關(guān)處分。5、任何人不得利用公司機器復(fù)印與工作沒關(guān)文件,行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn),有權(quán)依據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度,通知人事部進行處分。四、傳真收發(fā)1、公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時,盡量要求對方注明本公司詳細(xì)收件人,以便行政部實時散發(fā)。2、行政部收到傳真后,在傳真接收臺帳上登記,并負(fù)責(zé)通知收件人實時領(lǐng)取及署名確認(rèn)。3、行政部每個月或每季度根據(jù)傳真使用比率攤銷花費至各部門。五、信函收發(fā)1、公司全部收發(fā)管理工作均由行政部一致負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包含：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記,以及特別文件資料的遞送。2、收發(fā)人員須依占有關(guān)文件資

4、料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。3、收到信函資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人實時領(lǐng)取。4、對名貴物件、匯款、郵包,要進行特意登記,并實時通知個人署名領(lǐng)取。5、對送達錯誤的郵件,應(yīng)實時退回或想法轉(zhuǎn)移。六、名片管理1、公司名片格式一致化,由公司行政部依照公司形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。2、印制名片申請者填寫名片印刷申請單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)署名后交由行政部負(fù)責(zé)印制。3、名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門能否符合,姓名、聯(lián)系方法等需確認(rèn)無誤。4、公事、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源。5、自確認(rèn)名片內(nèi)容起,一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。6、名片印制費用每季度攤銷一次。七、公司設(shè)施申請流程為增強我公司固定財產(chǎn)管理,規(guī)范管理工作程序,

5、提升財產(chǎn)的使用效率,根絕浪費;參照行政事業(yè)單位國有財產(chǎn)管理方法（國管財字【】32號）規(guī)定,聯(lián)合我公司實質(zhì)狀況,特擬定我公司設(shè)施申請流程：（一）原則：講究計劃性和成本效益,以物質(zhì)資源供應(yīng)的有序性,保證公司職能的按計劃達成：1.配發(fā)過程中,能否供應(yīng),供應(yīng)多少,要以客觀需要為依據(jù),而不是純真的級別;2.要考慮實質(zhì)可能的利潤（對工作的推進）而不是不計工本,不問成效,必定要保證要點,分清緩急,把有限的資源用在“刀刃”上;3.要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的財產(chǎn)）,注意提升資本的有效利用率。（二）、詳細(xì)流程:1各部門依據(jù)各自工作的實質(zhì)狀況和估算計劃,提出確實可行的申請要求（內(nèi)容詳細(xì)翔實、原因充分）,

6、經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總署名贊同后,抄送給行政部。2行政部依據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)施財產(chǎn)狀況對申請進行核實,并對各部門要求從真實的客觀需求出發(fā),遵循設(shè)施申請原則,提出解決建講和建議（調(diào)撥或購置）。3假如采納“調(diào)撥”程序,行政部將調(diào)撥計劃上報行政部主管副總署名確認(rèn)后實行;4假如采納“購置”程序,行政部將參照“江蘇大軟件股份有限公司財務(wù)審批流程暫行規(guī)定”（蘇股財字02第003號）有關(guān)規(guī)定詳細(xì)履行。5采買由行政部一致申請花費、組織購置、花費攤銷,過程按照“價廉物美”的原則,在知足各部門需求的基礎(chǔ)上,注意設(shè)施的性能價錢比,多壓價比價、厲行節(jié)儉。設(shè)施采買結(jié)束后一致由行政部和市場部組織查收核查;固定財產(chǎn)登記后,由各

7、部門登記領(lǐng)用,責(zé)任到人。6全部財產(chǎn)在使用者走開公司或調(diào)離本部門時應(yīng)收歸行政部庫房,并在部門設(shè)施管理員處登記。八、午飯飯票1.職工到職,由本部門內(nèi)勤依據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。2.每個月3031日,各部門內(nèi)勤依據(jù)本部門正式職工實質(zhì)人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。3.每個月12日,由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計本部門上月飯票退票狀況并向行政部供應(yīng)詳盡名單。如遇周末,順延兩天。行政部不接受個人零星領(lǐng)取及退票。4.如出現(xiàn)帳款不齊或錯漏,由各部門內(nèi)勤負(fù)責(zé)?？惋埐腿念I(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請單,并由部門經(jīng)理署名確認(rèn)。5.非正式職工（實習(xí)生等）領(lǐng)吃飯票由自己全額付款,研究生按正式職工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)吃飯票。九、訂餐、訂票、訂房申請流程為方便公

8、司全體職工,表現(xiàn)行政部的服務(wù)性?，F(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總以下：1、各部門依據(jù)各部門的實質(zhì)需要,提出訂餐、訂票、訂房申請,并填寫相應(yīng)的申請表（內(nèi)容詳細(xì)詳確）,部門經(jīng)理署名確認(rèn)。2、各部門在訂餐、訂票、訂房以前,先行申請好花費,交予行政部代勞,內(nèi)行政部辦妥后立刻將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。3、各部門擔(dān)當(dāng)在訂餐、訂票、訂房時過程中因為自己失誤帶來的風(fēng)險,比如擔(dān)當(dāng)退票費、退房費等?；ㄙM超出500元以上,4、申請需要其部門主管副總署名確認(rèn)。訂餐、5、訂票、訂房工作需必定的提早量（訂票一般提早23天知會行政部,訂餐、訂房一般提早12天）。6、各部門申請不得提升出實質(zhì)需要的要求。十、禮物1、禮

9、物由行政部負(fù)責(zé)依據(jù)不一樣品位選擇訂購,選擇原則為文雅、大方、適用,能體現(xiàn)公司形象。2、各部門依據(jù)禮物清單（見附表2）領(lǐng)用公司禮物,需向本部門經(jīng)理提出申請,填寫禮物領(lǐng)用單,署名確認(rèn)花費根源。3、各級部門經(jīng)理(必需時由總裁或分管行政副總)署名后到行政部領(lǐng)取禮物。4、禮物花費每季度攤銷一次,如花費高出估算,由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮物,并在下一期估算中扣除高出部分。十一、宣傳品1、公司宣傳品包含手提袋（長、短）、宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。2、領(lǐng)用宣傳品在5份以下的,由領(lǐng)用人內(nèi)行政部宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記。3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的,需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單,由部門經(jīng)理署名確認(rèn)后,在

10、宣傳用品領(lǐng)用臺帳上登記后領(lǐng)用。4、宣傳品花費初步擬定每季度攤銷一次,如花費高出估算,由財務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品,并在下一期估算中扣除高出部分。5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超出填寫數(shù)目,行政部除責(zé)成其從頭填寫外,并向其部門經(jīng)理投訴及進行有關(guān)處分。十二、會議管理1.公司行政部一致管理睬議制度,全部會議均須實時通知行政部,便于安排和登記存案。若有必需由行政部發(fā)出會議通知確認(rèn)。2.會議包辦人需提交會議時間、會議地址、所需準(zhǔn)備等（見附表3）,便于行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場部署及設(shè)施調(diào)試。3.除其余部門主辦的會議資料各自存檔外,會議資料由行政部整理、立卷、存檔。4.會議結(jié)

11、束后由行政部派人清理睬場,查收設(shè)施。5.會議室使用花費按部門使用比率每季度攤銷一次。十三、車輛管理1、公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動及主要業(yè)務(wù)活動使用,公司人員如要用車,請按照以下管理條例：2、公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理,分別按車號設(shè)冊登記管理。3、公司車輛的使用推行“派車單”制度。職工應(yīng)仔細(xì)填寫“派車單”,交由所在部門一級部門經(jīng)理簽字。若有估計用車需要,應(yīng)提早23天向行政部門提交“派車單”申請。4、“派車單”經(jīng)行政部匯總后,由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛一致調(diào)動。5、車輛使用完成,使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實質(zhì)狀況記錄單”,交行政部存案。6、行政部門每個月將耗油量及行駛旅途記錄簽報分管副總核查

12、一次,以防浪費,如超出耗油標(biāo)準(zhǔn)時（指不正常）應(yīng)送請調(diào)整維修。公司車輛內(nèi)部使用花費以下:市內(nèi)用車：7、一般轎車?yán)锍藤M1.5元/公里;面包車?yán)锍藤M2元/公里。等待計費：等待時間在半小時內(nèi),免計花費,超出半小時部分,按0.5元/分鐘計費。長途用車：一般轎車?yán)锍藤M1.0元/公里;面包車?yán)锍藤M2元/公里。直接花費（如汽油費、過橋過路費、泊車資等）,由各用車部門自理。各部門車輛使用費每季度結(jié)算,并由部門經(jīng)理署名確認(rèn)后交財務(wù)部。十四、設(shè)施維修流程1報修人員先將報修信息反應(yīng)給各部門的設(shè)施管理員;2部門設(shè)施管理員初步檢查后,設(shè)施報修單供應(yīng)設(shè)施編號和故障現(xiàn)象）填寫（,部門經(jīng)理贊同后送交行政部;3行政部設(shè)施管理員依

13、據(jù)編號,聯(lián)系廠商,組織實時維修;4經(jīng)過暫借、調(diào)撥等方式,將臨時不用的設(shè)施給報修者使用;5機器設(shè)施維修完成,行政部登記存案,發(fā)還給報修者使用;涉及到的維修花費,6由各部門擔(dān)當(dāng)。十五、電子屏使用規(guī)范（一）原則電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳達載體。為更好的使用電子屏,做到使用主體合格,信息確認(rèn)有效,公布時間合理等,特擬定本使用規(guī)范。一、使用主體1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。2、行政事業(yè)部設(shè)專人負(fù)責(zé)電子屏的使用、保護、維修。3、電子屏責(zé)任人的職責(zé)包含：實時實行公司信息公布,擬定信息公布時間表,擬定信息更新計劃,電子屏信息公布的匯總整理,電子屏平時保護,電子屏故障清除,電子屏維修配合等。4、電子

14、屏責(zé)任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。（二）公布內(nèi)容1、電子屏的公布內(nèi)容分為平時型信息和特別型信息。2、平時型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動向、業(yè)內(nèi)新聞動向。3、特別型信息內(nèi)容包含：各種通知、各種通告、各種賀詞及其余信息。4、平時型信息的收集整原因行政事業(yè)部達成。5、特別型信息的收集整原因行政事業(yè)部配合信息有關(guān)部門達成。（三）公布時間1、電子屏的使用時間為每個工作日的上午8：至下午6：3030（有特別情況的除外）。2、平時型信息公布時效：公司宣傳介紹每天2小時,分46時段公布;公司新聞動向每天2小時,分46時段公布;業(yè)內(nèi)新聞動向每天1小時,分24時段公布。3、特別型信息公布時效由信息有關(guān)部門會同行政事業(yè)部審定：通告的公布時間一般為2個工作日,每日2小時,分4個時段;通知的公布時間一般為1個工作日,每天2小時,分24個時段;活動賀詞的公布時間一般為活動開始前1小時至后2小時。（四）公布信息確認(rèn)1、電子屏公布的信息須經(jīng)有關(guān)人員確實認(rèn)方可公布。2、平時型信息由行政事業(yè)部經(jīng)理確認(rèn)。3、平時型信息的更新計劃由電子屏責(zé)任人制定,報行政事業(yè)部經(jīng)理贊同。特別型信息由出處單位的分管副總確認(rèn)。4、5、特別型信息公布,須由出處單位填寫電子屏信息公布申請表（見附件）,經(jīng)分管副總確認(rèn)后交由行政事業(yè)部組織公布。附表：行政部工作人員職能