基建工程項目檔案指導培訓講義

1、基建工程項目檔案指導培訓講義基建工程項目檔案指導培訓講義提 綱基建工程檔案管理的基本概念一.基建工程檔案歸檔范圍及保管期限表（重點）二.基建工程建設(shè)各階段文件收集與各方責任三.基建工程文件和檔案的整理(重點)四.基建工程檔案的歸檔與移交五.基建工程項目檔案指導培訓講義一、基建工程檔案管理的基本概念 基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程從規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維修活動中形成的基建檔案。即一個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料。 或者從項目立項、可行性研究、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)的全過程中形成的，應當

2、歸檔的各種形式和載體的文件材料 大家要注意一點，象基建檔案中的規(guī)劃許可證、土地使用證、開工證等，對于審批單位來說（如規(guī)劃局、建委等）屬于文書檔案、而對于建設(shè)單位則屬于基建檔案。 （一）概念： 基建工程項目檔案指導培訓講義一、基建工程檔案管理的基本概念 （二）特點： 1、專業(yè)技術(shù)性（即唯一性） 基建文件的唯一性主要表現(xiàn)在兩個方面，其一它是基建活動的唯一記錄；其二是記述和反映本專業(yè)，本學科的專門記錄。 2、成套性（完整性） 在一項獨立的基建活動全過程當中，所產(chǎn)生和形成的基建文件的總和，就構(gòu)成了該項基建活動的基建文件的一個整體，即成套性。對于基建文件在整理、保管及利用等方面起著重要的規(guī)定和制約作用。

3、 3、更改性（準確性） 由于基建文件正處在形成和正在使用的動態(tài)過程中，所以存在更改性。使之達到內(nèi)容準確，這樣才能更好地發(fā)揮基建文件的現(xiàn)實效用。 4、通用性指一項基建活動的基建文件，可以作為其它許多同類或類似基建活動的依據(jù)。 5、現(xiàn)實性 基建文件從立項開始、到竣工驗收全部結(jié)束，都自始至終發(fā)揮著作用還具有形式多樣性、標準化、技術(shù)可轉(zhuǎn)讓性等特點?；üこ添椖繖n案指導培訓講義一、基建工程檔案管理的基本概念 （三）基建文件管理措施 ： 1、實行“三納入”和“四同步”管理： 納入工作計劃納入工作程序納入部門和人員的職責范圍下達任務(wù)同時提出歸檔要求，檢查進度同時檢查形成情況，鑒定成果同時驗收材料情況，上報成

4、果同時出具專題歸檔2、將其形成、積累列入經(jīng)濟責任制考核范圍，由檔案部門進行考核。3、檔案部門要參加基建工程竣工驗收，以確?？萍嘉募耐暾?、準確、系統(tǒng)。 4、檔案部門應從歸檔的角度對基建文件標準執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。 A：形成的文件是否齊全、完整、成套、 準確；B：圖樣的標題欄格式、內(nèi)容填寫是否 符合有關(guān)要求，簽字手續(xù)是否完備；C：文字材料的原稿是否用藍黑墨水書 寫在規(guī)范化的用紙上，字跡工整、 清晰；D：圖紙的折疊方法是否符合規(guī)范、標 準；E：基建文件的幅面、格式、名稱、編 號、更改等是否符合有關(guān)標準，責 任簽字是否符合規(guī)定要求。基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限2.監(jiān)

5、理文件1.基建文件3.施工文件4.竣 工 圖基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限基建文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限基建文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限基建文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限基建文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限基建文件基建工程項目檔案指導培訓講義監(jiān)理文件二、基建檔案收集范圍及保管期限基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限監(jiān)理文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限監(jiān)理文件基建工程項目檔案指導培訓講義

6、二、基建檔案收集范圍及保管期限施工文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限施工文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限施工文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限施工文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限施工文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限施工文件基建工程項目檔案指導培訓講義二、基建檔案收集范圍及保管期限竣工圖基建工程項目檔案指導培訓講義三、基建工程建設(shè)各階段文件收集與各方責任1、工程項目準備階段形成的前期文件由建設(shè)單位收集積累（立項、規(guī)劃、征地、批復等）勘察設(shè)計單位負責勘察

7、、設(shè)計文件的收集、積累，并按規(guī)定向建設(shè)單位移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料/文件基建工程項目檔案指導培訓講義三、基建工程建設(shè)各階段文件收集與各方責任2、工程項目施工階段形成的文件 （1）項目實行總承包的由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理并提交總承包單位匯總 （2）由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件 （3）項目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累基建工程項目檔案指導培訓講義三、基建工程建設(shè)各階段文件收集與各方責任 3、項目試運行階段形成的文件 由試運行單位負責收集、積累在該階段產(chǎn)生的各種文件 基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（一）

8、基建文件的鑒別工作 完整性鑒別 ： 首先要按項目收集齊全、完整、成套，不能有缺項，即歸檔率應達到標準要求 其次，在每一個項目的全部科技文件內(nèi)，應完整地反映該科技活動的內(nèi)容和實際的面貌，即完整率應達到標準要求 基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（一）基建文件的鑒別工作 準確性鑒別 ： 理解兩個一致：科技文件應與它所反映的科技、生產(chǎn)活動的對象相一致，同一項目的科技文件之間在內(nèi)容上相一致，如底圖與藍圖相一致。準確率應達到標準要求 基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 1、關(guān)于圖紙的折疊方法 基建工程項目檔案指導培訓

9、講義四、基建工程文件（檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理底圖的存放： 一種是平放，按整理順序平放在底圖柜內(nèi)，這種方法保證底圖的平整，取放方便，有利于保護底圖和查找利用； 另一種方法也可以卷放。 基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 2、檔案分類組卷 （1）一般要求 一般一個基本建設(shè)工程項目是由大小不等的許多單項工程組成的，每個單項工程又分為土建、結(jié)構(gòu)、通風、電氣、水暖等不同專業(yè)組成的，各專業(yè)的文件是有機聯(lián)系的整體，可分別組卷。如果是群體建筑

10、物按單項工程組卷。 A：每一卷都是一組具有有機聯(lián)系的科技文件，而不是隨意組合 B：一卷當中有一個相對的數(shù)量界限，即厚度，根據(jù)標準卷盒有五種，分別為20、30、40、50、60，卷夾有10、20mm。 C：一卷內(nèi)科技文件的保存價值大體相同，如有不同價值的，保管期限一律從長。 D：根據(jù)國家標準規(guī)定，保管單位有兩種：卷夾（軟卷皮）、卷盒兩種。 基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 2、檔案分類組卷 （2）具體要求 組卷前要檢查每一項目的施工技術(shù)文件、基建前期文件、竣工圖是否收集齊全，圖物相符。 文字性材料底稿一律使用檔案要求的書寫材料，字

11、跡工整，易于長期保存。 竣工圖應是新藍圖、圖面整潔、字跡清楚，修改竣工圖要符合規(guī)范要求。 基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 3、組卷具體方法 基建前期文件內(nèi)容/問題組卷第一卷：基建計劃任務(wù)書等重要文件（項目建議書及批復、會議紀要、領(lǐng)導講話等）第二卷：建設(shè)用地征地、拆遷文件（用地許可證、地形圖、選址報告及批準、拆遷協(xié)議書、報告等）第三卷：地址勘探、測繪、設(shè)計招投標文件（地勘報告、測繪成果報告、初步設(shè)計、規(guī)劃方案、招投標/設(shè)計、施工、監(jiān)理文件）第四卷：工程竣工總結(jié)第五卷：工程概算、預算、決算第六卷：工程監(jiān)理文件第七卷：其它文件 。基

12、建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 3、組卷具體方法 施工技術(shù)文件（1）土建專業(yè)（2）暖衛(wèi)、燃氣（設(shè)備）專業(yè)（3）電氣專業(yè)（4）通風、空調(diào)專業(yè)（5）電梯專業(yè)（6）工藝專業(yè)（工業(yè)項目）基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 3、組卷具體方法 竣工圖 綜合竣工圖 建筑竣工圖 結(jié)構(gòu)竣工圖 暖衛(wèi)、燃氣竣工圖 電氣專業(yè) 電梯專業(yè) 工藝專業(yè)基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 4、卷內(nèi)文件排列 （1）圖紙排列 按圖紙目錄順序

13、，按專業(yè)即建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電氣、設(shè)備等分別排列。 （2）文字材料排列 按重要程度:批復在前、請示在后；正文在前、底稿在后 按時間順序 無目錄的，按整體局部順序排列基建工程項目檔案指導培訓講義基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 5、案卷編目 （1）編頁號 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面一律編寫頁號 頁號編寫位置（文件照片正反面）單面書寫的在右下角；雙面書寫的正面在右下角、背面在左下角 頁號編寫方法 案卷裝訂的以每卷為單位，按順序編寫頁號 案卷不裝訂的以每份文件為單位，從1起按順序編號 1頁號123頁號2頁號3基建工程項目檔案指導培訓講

14、義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 5、案卷編目 （2）填寫卷內(nèi)目錄（圖紙）建11旅游建筑設(shè)計所總平面圖1建22旅游建筑設(shè)計所建筑一層平面圖1基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 5、案卷編目 （2）填寫卷內(nèi)目錄（文字）文號1昌平區(qū)規(guī)劃局建設(shè)用地規(guī)劃許可證12昌平區(qū)檔案局關(guān)于新建檔案館征地的請示5昌規(guī)字201115號1018-21基建工程項目檔案指導培訓講義基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的

15、整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 5、案卷編目 （3）填寫備考表1056張三李四基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 5、案卷編目 （4）案卷封面編制 昌平縣檔案館建筑竣工圖 旅游建筑設(shè)計所2011年3月永久J1-1J代表基建1代表第一個工程1代表第一卷基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理（二）基建文件的組成保管單位（立卷工作） 6、案卷裝訂 （1）圖紙可不裝訂，文字材料裝訂（2）永久保存的文件去掉金屬釘（3）采用不裝訂形式的要在每份文件右上角加蓋檔號章基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（

16、檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理17、編制檢索工具(抄寫案卷目錄) J1-1昌平縣檔案館建筑竣工圖 旅游建筑設(shè)計所永久基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義四、基建工程文件（檔案）的整理基建工程項目檔案指導培訓講義五、基建工程檔案的歸檔與移交1、歸檔范圍（制定本單位使用歸檔范圍、在

17、劃定范圍時不要與文書及其他檔案交叉）2、歸檔時間（按工程項目全部結(jié)束時間歸檔或按工程項目階段或工程項目子項結(jié)束歸檔，即單項工程應竣工一項歸檔一項）。3、歸檔套數(shù)一般的歸檔一份，如特別重要的，使用頻繁的可歸檔二份以上。對于需要上報有關(guān)部門或?qū)I(yè)檔案館的文件材料，建設(shè)單位應與監(jiān)理單位、施工單位對歸檔份數(shù)在前期簽訂合的同時就提出要求，對整理規(guī)范、移交時間等做出明確規(guī)定。基建工程項目檔案指導培訓講義五、基建工程檔案的歸檔與移交4、歸檔基本要求（1）由相關(guān)基建業(yè)務(wù)部門承擔，由基建業(yè)務(wù)部門及有關(guān)的業(yè)務(wù)人員負責基建文件的歸檔工作，是國家的一項規(guī)定。（2）歸檔的文件做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰、利于長久保存。（3）歸檔