物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導(dǎo)書-

1、物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導(dǎo)書 物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導(dǎo)書之相關(guān)制度和職責(zé)，物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導(dǎo)書1.0目的規(guī)范物業(yè)公司啟動專項維修資金工作程序。2.0適用范圍適用于物業(yè)公司啟動專項維修資金工作。3.0相關(guān)文件3.1北京市專項維修資金使用管. 物業(yè)維修資金使用管理作業(yè)指導(dǎo)書 1.0目的 規(guī)范物業(yè)公司啟動專項維修資金工作程序。 2.0適用范圍 適用于物業(yè)公司啟動專項維修資金工作。 3.0相關(guān)文件 3.1北京市專項維修資金使用管理辦法(試行) 3.2住宅專項維修資金管理辦法(中華人民共和國建設(shè)部、財政部令第165號) 3.3北京市昌平區(qū)XX苑小區(qū)業(yè)主委員會:北京市昌平區(qū)XX苑小區(qū)專項維

2、修資金使用管理實施細則(2006年7月29日) 3.4北京市昌平區(qū)XX西苑小區(qū)業(yè)主委員會:北京市昌平區(qū)XX西苑維修資金使用管理制度(2006年7月28日) 3.5北京市昌平區(qū)XX東苑、北苑、中苑小區(qū)業(yè)主委員會:北京市昌平區(qū)XX東苑、北苑、中苑小區(qū)業(yè)主委員會專項維修資金使用管理制度(2006年7月29日) 4.0職責(zé) 4.1社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)核實專項維修資金的歸集、分戶情況;財務(wù)部負(fù)責(zé)向社區(qū)服務(wù)辦公室提供所需情況、數(shù)據(jù)。 4.2社區(qū)服務(wù)辦公室配合銀行做好業(yè)主查詢卡的發(fā)放工作。 4.3社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)公司專項維修資金領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的專項工作小組(以下簡稱工作組)日常工作的組織安排。 4.4專業(yè)公司

3、提出大修計劃,組織維修預(yù)算、施工方案等資料。 4.5物業(yè)管理部、總工程師辦公室負(fù)責(zé)對大修計劃進行審核,選擇施工單位、確定費用預(yù)算。 4.6社區(qū)服務(wù)辦公室將大修計劃告知業(yè)委會并協(xié)助業(yè)委會組織召開業(yè)主大會,組織文字材料。 4.7經(jīng)營管理處負(fù)責(zé)協(xié)助召開業(yè)主大會。 4.8專業(yè)公司和有關(guān)部門負(fù)責(zé)簽署維修合同。 4.9物業(yè)管理部負(fù)責(zé)向政府小區(qū)辦備案工作。 4.10財務(wù)部負(fù)責(zé)維修費預(yù)支、收款、結(jié)算工作。 4.11專業(yè)公司負(fù)責(zé)維修項目的施工監(jiān)督、檢查、辦證工作。 4.12公司各管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督相關(guān)部門工作的落實。 5.0社區(qū)服務(wù)辦公室工作程序 5.1資料學(xué)習(xí)培訓(xùn)階段 5.1.1社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)牽頭組織,物業(yè)

4、管理部、質(zhì)量管理部、電梯管理公司、經(jīng)營管理處根據(jù)不同的分工進行培訓(xùn); 5.1.2學(xué)習(xí)3.0相關(guān)文件所列法規(guī)及文件; 5.1.3學(xué)習(xí)相關(guān)部門出具的核查報告; 5.1.4特種設(shè)備檢測所出具的特種設(shè)備定期檢測報告; 5.1.5學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識。 5.2協(xié)助業(yè)委會召開委員會會議準(zhǔn)備階段 5.2.1社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)將涉及范圍內(nèi)業(yè)主的專項維修資金劃轉(zhuǎn)清冊、支用維修資金分戶明細表下載成冊; 5.2.2與經(jīng)營管理處、財務(wù)部就業(yè)主姓名、住宅面積、歸集資金等業(yè)主資料進行核對; 5.2.3社區(qū)服務(wù)辦公室根據(jù)提供的維修預(yù)算,作出支用維修資金分戶明細表(預(yù)算); 5.2.4將小區(qū)內(nèi)設(shè)施設(shè)備大修需使用住宅專項維修資金的

5、函提交業(yè)主委員會; 5.2.5將維修計劃、費用預(yù)算、核查報告、施工單位資質(zhì)、支用維修資金分戶明細表(預(yù)算)提交業(yè)主委員會; 5.2.6社區(qū)服務(wù)辦公室負(fù)責(zé)就召開業(yè)主委員會會議及會議議程、所需材料和業(yè)委會主任溝通。材料包括:向業(yè)委會提交的關(guān)于啟用維修資金的告知函,鑒定部門出具的核查報告,維修計劃、費用預(yù)算、施工單位資質(zhì)、專項維修資金分戶明細、專項維修資金劃轉(zhuǎn)清冊等。 5.3召開業(yè)主委員會會議階段 5.3.1由業(yè)委會主任提議、全體委員參加、居委會主任列席的專項維修資金使用專題會; 5.3.2由物業(yè)公司向全體委員出示使用維修資金的相關(guān)材料; 5.3.3由業(yè)委會主任作出使用維修資金的議案、委托書、召開業(yè)

6、主大會的方法等提議; 5.3.4組織、推選涉及范圍內(nèi)業(yè)主代表組成維修工程項目監(jiān)督小組; 5.3.5全體業(yè)委會委員表決、簽字,居委會主任監(jiān)督簽字; 5.3.6形成業(yè)主委員會決議。 5.4材料公示階段 5.4.1社區(qū)服務(wù)辦公室制作公示資料。 5.4.2經(jīng)營管理處協(xié)助社區(qū)服務(wù)辦公室在涉及范圍內(nèi)張貼公示資料。 5.4.3公示資料包括:業(yè)主委員會召開業(yè)主大會的決議、核查報告、施工計劃、維修單位資質(zhì)、施工單位維修費用預(yù)算、預(yù)算費用分?jǐn)偯骷?、維修項目工程領(lǐng)導(dǎo)小組、召開業(yè)主大會的方法、委托書等。 5.4.4公示10天拍成照片留存。公示后將公示資料匯集成冊備查。 5.5入戶表決階段 5.5.1配合業(yè)委會、居委會

7、進行宣傳; 5.5.2制作表決卡,與經(jīng)營管理處做好入戶準(zhǔn)備; 5.5.3協(xié)助經(jīng)營管理處組織人員入戶發(fā)放、回收表決卡; 5.5.4對表決卡進行統(tǒng)計匯總; 5.5.5由業(yè)委會委托居委會、業(yè)主代表對表決結(jié)果進行抽查、確認(rèn),出具證明。 5.5.6協(xié)助業(yè)主委員會對表決結(jié)果進行公示。 6.0辦理行政備案程序 6.1由物業(yè)管理部對以下資料進行審核:支用維修資金申請、專項維修資金預(yù)支用備案表、施工合同、施工單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、工程費用預(yù)算、鑒定報告、小區(qū)公示結(jié)果證明、業(yè)主決議(含統(tǒng)計結(jié)果)、業(yè)委會出具的同意使用維修資金的決議、維修費用分?jǐn)偯骷毐?、任?wù)單、支取匯總表、支取清冊、承諾書。 6.2由社區(qū)服務(wù)辦公

8、室負(fù)責(zé)網(wǎng)上備案。 6.3物業(yè)管理部帶以上材料到地區(qū)辦事處及區(qū)、市建委小區(qū)辦辦理備案手續(xù)。 7.0費用預(yù)支程序 7.1由財務(wù)部對維修費用分?jǐn)偳闆r進行審核; 7.2由財務(wù)部向銀行提交支用維修資金申請、專項維修資金預(yù)支用備案表、施工合同、施工單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、工程費用預(yù)算,相關(guān)部門出具的核查報告、小區(qū)公示結(jié)果證明、業(yè)主決議(含統(tǒng)計結(jié)果)、同意使用維修資金的決議、維修費用分?jǐn)偯骷毐?、任?wù)單、支取匯總表、支取清冊、承諾書等材料,到銀行辦理資金預(yù)支手續(xù)。 8.0維修施工程序 8.1由物業(yè)公司相關(guān)部門和工程項目領(lǐng)導(dǎo)小組對施工進行監(jiān)督。 8.2施工現(xiàn)場明示施工單位、施工時間、安全提示等。 8.3施工單位

9、遵守政府相關(guān)施工要求及規(guī)范。 8.4施工完成后物業(yè)公司組織專業(yè)人員及工程項目領(lǐng)導(dǎo)小組成員進行工程竣工驗收,根據(jù)施工驗收情況報質(zhì)量檢測機構(gòu)檢測。 8.5相關(guān)部門出具工程驗收合格證及工程費用決算單。 8.6對施工過程影像資料留檔。 9.0工程費用結(jié)算程序 9.1工程竣工驗收合格后由財務(wù)部到銀行辦理資金結(jié)算手續(xù); 9.2需準(zhǔn)備以下材料:維修費用結(jié)算單、維修費用發(fā)票、根據(jù)工程結(jié)算單出具的維修費用分?jǐn)偯骷殹①M用結(jié)算分戶調(diào)整表。 10.0材料備案程序 對以上所有涉及材料整理后備案存檔,電子版檔案、紙媒介檔案(兩份,業(yè)委會留存一份)分別存檔。 11.0工作考核 啟用公共維修資金工作考核納入公司工作考核體系。 12.0需存檔的文件或資料 12.1業(yè)主委員會召開業(yè)主大會的決議 12.2核查報告 12.3施工計劃 12.4施工單位資質(zhì)證書 12.5施工單位營業(yè)執(zhí)照 12.6施工合同 12.7施工單位維修費用預(yù)算 12.8支取維修資金分?jǐn)偯骷?12.9維修項目工程領(lǐng)導(dǎo)小組 12.10維修項目工程領(lǐng)導(dǎo)小組對費用預(yù)算進行審查的公告 12.11業(yè)主大會表決形式 12.12支用維修資金申請 12.13專項維修資金預(yù)支用備案表 12.14由業(yè)委會審核后的工程費用預(yù)算 12.15相關(guān)部門出具的鑒定報告 12.16小區(qū)公示結(jié)果證明 12.17業(yè)主決議(含