【制訂物業(yè)管理方案的要點及方法】

1、第16頁 共16頁【制訂物業(yè)管理方案的要點及方法】 一物業(yè)管理方案的根本內(nèi)容 物業(yè)管理方案的根本內(nèi)容主要包括招標物業(yè)工程的整體設想與構(gòu)思、管理方式以及運作程序、組織架構(gòu)和人員配置、管理制度的制訂、檔案的建立以及管理、早期介入及前期物業(yè)管理效勞內(nèi)容、常規(guī)物業(yè)管理效勞綜述、費用測算與本錢控制、管理指標和措施、物資裝備和工作方案等。 上述各項內(nèi)容按其在物業(yè)管理投標活動中所起的作用可分為以下幾個方面。 1.關(guān)鍵性內(nèi)容 1工程的整體設想、構(gòu)思包括工程總體形式與物業(yè)管理效勞工作重點確實定；2組織架構(gòu)與人員的配置；3費用測算與本錢控制；4管理方式、運作程序及管理措施。 以上是表達物業(yè)管理企業(yè)管理理念、管理優(yōu)

2、勢和企業(yè)綜合競爭實力的關(guān)鍵內(nèi)容，因此，在物業(yè)管理方案的制訂過程中，需要認真研究招標文件、深化調(diào)查分析p 招標工程的根本情況和業(yè)主的效勞需求，運用科學、合理的方法編制實在可行的施行方案。 2.本質(zhì)性內(nèi)容 1管理制度的制訂；2檔案的建立與管理；3人員培訓及管理；4早期介入及前期物業(yè)管理效勞內(nèi)容；5常規(guī)物業(yè)管理效勞綜述；6管理指標；7物資裝備；8工作方案。 以上內(nèi)容一般是對招標文件中物業(yè)管理效勞需求的詳細響應，也是詳細施行物業(yè)管理各項效勞的本質(zhì)性方案。在制訂方案時要結(jié)合物業(yè)的實際情況，在滿足招標文件的規(guī)定和招標人需求的根底上，綜合反映企業(yè)的管理效勞程度和管理特色，并注意不能缺失或遺漏，包括細節(jié)或單個

3、工程的闡述。 二制訂物業(yè)管理方案的要點及方法 1.招標物業(yè)工程的整體設想與構(gòu)思 對招標物業(yè)工程的整體設想與構(gòu)思必須在對工程進展分析p 研究的根底上施行，只有對招標物業(yè)工程的根本情況和業(yè)主的需求進展詳盡深化的調(diào)查、分析p ，才能制訂出科學、合理、可行的方案，因此，工程分析p 是編制物業(yè)管理方案的前提條件。 1工程簡介 工程簡介即指運用簡明扼要的語言介紹招標物業(yè)的根本概況，如物業(yè)占地面積、建筑面積，物業(yè)的性質(zhì)、類型與使用功能等，篇幅不宜過長。 2客戶效勞需求分析p 客戶效勞需求分析p 即指簡明介紹包括客戶群體的定位及效勞需求特征等內(nèi)容。 3工程的可行性研究與定位 工程的可行性研究與定位也力求用簡練

4、的語言概括招標物業(yè)的市場定位、投標企業(yè)承當該工程的管理效勞優(yōu)勢。 如在B市某國際大廈建筑面積79000m2的物業(yè)管理方案中，中標企業(yè)根據(jù)該工程是以高檔寫字樓為主，集商業(yè)零售、金融效勞、酒店、會議中心于一體的工程特征，確定了該工程“現(xiàn)代、高效、環(huán)保、繁榮”的整體形象定位，完好地詮釋了工程展示現(xiàn)代化、國際化的商務辦公形象，塑造進取、創(chuàng)新和富有效率的商務氣氛，樹立綠色環(huán)保的社會形象的總體效勞要求。 4物業(yè)管理效勞的重點及難點 招標物業(yè)工程物業(yè)管理效勞的重點及難點，也是業(yè)主最關(guān)心的焦點，假設分析p 準確，對策得當，就能成為彰顯投標人才能與程度的投標方案。投標人要根據(jù)物業(yè)性質(zhì)、類型以及業(yè)主的構(gòu)成、效勞需

5、求確定物業(yè)管理效勞的重點及難點，其目的是有針對性地提出相應的措施。 一般而言，商用類型的寫字樓物業(yè)、綜合性商業(yè)物業(yè)管理效勞的重點及難點主要表達在經(jīng)營和設施設備管理等方面；工業(yè)區(qū)物業(yè)在消防、污染控制及貨物、人員的出入管理有特殊的效勞需求；政府物業(yè)管理的特殊性主要表達在維護政府形象、內(nèi)部特約效勞、會議接待及慶典效勞、平安及保密管理等方面；居住類型的物業(yè)的重點主要集中在根底性的物業(yè)管理效勞內(nèi)容層面；公用事業(yè)類型的物業(yè)管理效勞的重點及難點主要在于確保公用設施無故障的正常運行，對緊急事件的預防與處理包括惡性犯罪事件、重大事故、自然災害等。 5物業(yè)管理效勞形式 確定招標物業(yè)工程的管理效勞形式，是在對工程根

6、本情況進展深化調(diào)查分析p 的前提下，結(jié)合招標文件的詳細要求，確定最符合物業(yè)實際情況和業(yè)主需求的管理效勞重點和主要措施，包括物業(yè)的功能定位、客戶定位和效勞需求定位三方面的內(nèi)容。 如在S市某國有商業(yè)銀行工程的物業(yè)管理方案中，中標企業(yè)根據(jù)物業(yè)的定位、效勞需求、客戶情況的分析p 以及工程全方位經(jīng)營、整體形象的包裝和維護、樓宇設施設備管理的工作重點等因素，確定“經(jīng)營型物業(yè)管理形式”作為該工程的管理效勞形式，較好地適應了業(yè)主的效勞需求，獲得了業(yè)主的認同。再如S市某住宅區(qū)由美式別墅群、高級公寓組成的物業(yè)管理方案中，中標企業(yè)根據(jù)物業(yè)工程的客戶定位、地理位置、居住環(huán)境條件、市場影響力、業(yè)主的需求層次等因素確定“

7、五星級酒店物業(yè)管理”為該工程的物業(yè)管理形式，通過吸收和借鑒五星級酒店的高標準的效勞理念和科學、嚴格、標準的管理手段和操作，借以全面提升物業(yè)管理效勞質(zhì)量，滿足業(yè)主不斷變化的效勞需求。 2.管理方式與運作程序 管理方式與運作程序一般由組織架構(gòu)的設置、流程與支持系統(tǒng)的設計和管理機制確實定等內(nèi)容組成。 1組織架構(gòu)的設置 組織架構(gòu)的設置需要綜合考慮物業(yè)的規(guī)模和效勞內(nèi)容，在確保最大限度滿足業(yè)主效勞需求的前提下，設計高效運作的組織架構(gòu)。 如在北京某國際大廈工程中，中標企業(yè)設置了以客戶效勞中心為中樞負責承當客戶效勞、信息管理、協(xié)調(diào)調(diào)度、物業(yè)經(jīng)營等職能，綜合部負責承當行政事務、人力資、財務管理、后勤采購等職能、

8、機電工程部負責承當設備運行、工程維護、節(jié)能降耗、消防管理等職能、管理部負責質(zhì)量控制、安防管理、停車場管理、精神文明建立、環(huán)境工程維護等職能等相關(guān)部門親密協(xié)同運作的組織架構(gòu)。 2運作程序與支持系統(tǒng)的設計 運作程序包括工程整體運作流程、內(nèi)部運作流程與客戶效勞及需求信息反應流程，一般采用流程圖的方法進展展示，流程設計要遵循全面、高效、合理的原那么，準確、真實地反映組織架構(gòu)的功能和運作方式。 支持系統(tǒng)一般也設計為表格或流程圖的形式，綜合反映物業(yè)管理企業(yè)集中資優(yōu)勢構(gòu)建對工程的支持體系。 3管理機制確實定 管理機制是反映物業(yè)管理企業(yè)實現(xiàn)工程物業(yè)管理效勞目的的根底，一般由目的管理責任制、鼓勵機制、監(jiān)視機制組

9、成。其中目的管理機制就是將工程的管理目的、經(jīng)營目的、競爭目的以量化的形式作為重要職責交給工程的管理團隊，并賦予相應的權(quán)利，同時將目的的實現(xiàn)與管理團隊的切身利益掛鉤；鼓勵機制是在目的管理機制的根底上設計相應的鼓勵方法；監(jiān)視機制是通過政府、業(yè)主、社會言論和企業(yè)內(nèi)部管理等渠道來實現(xiàn)對工程運作的監(jiān)視。 3.人員的裝備、培訓與管理 1人員裝備 人員裝備包括擬為工程配置的各類人員，各部門、各崗位的人員編制與專業(yè)素質(zhì)要求等。人員裝備一般根據(jù)物業(yè)類型、規(guī)模、效勞內(nèi)容及需求標準、工作重點來確定，并可參照物業(yè)所在地區(qū)政府制訂的物業(yè)管理效勞收費指導標準和同類物業(yè)的管理經(jīng)歷。 2人員培訓 人員培訓方案要對各類管理人員

10、的培訓內(nèi)容、培訓方案、方式、目的進展詳盡的描繪，可以采取綜合性闡述與相關(guān)表格、流程圖相結(jié)合的方式。 3人員管理 人員管理包括錄用與考核、競爭機制、協(xié)調(diào)關(guān)系、效勞意識、量化管理及標準化運作等，一般根據(jù)招標文件的要求進展描繪。 4.管理指標與措施 1管理指標 管理指標通常由物業(yè)管理質(zhì)量指標和經(jīng)濟效益指標兩局部組成，在招標文件中一般都有詳細的要求，在物業(yè)管理方案中要對招標人提出的各項管理指標進展明確的響應。 2管理措施 管理措施是物業(yè)管理企業(yè)為完成招標文件規(guī)定的各項管理指標和承諾擬采取的措施，可以采用表格的形式將管理指標與主要的管理措施相對應，進展詳細的闡述。 如某高層商業(yè)寫字樓工程的物業(yè)管理方案中

11、關(guān)于工程機構(gòu)增收節(jié)支的有關(guān)措施為： 1強化內(nèi)部管理，堅持量入為出，在保障效勞質(zhì)量根底上降低本錢。 2對工程機構(gòu)發(fā)生的各項費用按明細制訂預算，實行對工程機構(gòu)各部門的目的本錢考核管理。 3從采購、運輸、倉儲、使用等環(huán)節(jié)入手，控制各類物資的質(zhì)量、數(shù)量以及采購價格。對節(jié)約代用、修舊利廢、量材使用等方面獲得效果的集體和個人給予相應的物質(zhì)獎勵。 4對房屋附屬設備、公共設施中相關(guān)設備以及工程機構(gòu)自有設備的運行、維護嚴格按照內(nèi)部作業(yè)指導書的要求進展作業(yè)，從設備的選型、能耗及完好率、利用率等方面分析p 臺班定額工效和臺班費用本錢，進步設備效率、延長使用壽命及降低能耗。 5對人員實行量化管理，制訂出一套合適小區(qū)管

12、理的內(nèi)部定額標準，嚴格內(nèi)部考核制度，做到各工種之間任務平衡，技術(shù)等級與工作要求匹配，杜絕人力資的浪費。 6通過多種形式的經(jīng)濟活動分析p 以及提倡員工和業(yè)主開展合理化建議活動，挖掘管理潛力，降低管理的內(nèi)外部本錢。 5.管理制度的制訂 管理制度主要由公眾制度和內(nèi)部管理制度兩大局部組成，其中公眾制度主要包括精神文明建立、業(yè)主公約、裝修管理、消防管理、入住管理、電梯使用管理、物業(yè)接收驗收管理、公用設施維護管理、臨時用水電管理、清潔衛(wèi)生及垃圾處理等內(nèi)容；內(nèi)部管理制度包括崗位職責、員工考核、行政管理、財務管理、客戶效勞、工程技術(shù)管理、安防管理等內(nèi)容。一般在方案中以表格的形式列出各項制度的目錄即可，招標文件

13、有詳細要求的除外。 6.檔案資料的建立與管理 檔案資料應采取系統(tǒng)、科學的方法進展搜集、分類、儲存和利用。分類應嚴格按照建立部關(guān)于修訂全國物業(yè)管理示范大廈及有關(guān)考評驗收工作的通知的標準執(zhí)行。檔案資料的體系內(nèi)容可以用表格的形式進展闡述，詳細的管理可以采用流程圖與文字表述相結(jié)合的方式。對于政府類型的物業(yè)，在檔案資料的管理方案中應重點突出保密性的管理措施。 7.早期介入及前期物業(yè)管理效勞內(nèi)容 早期介入及前期物業(yè)管理效勞的詳細內(nèi)容可參照相關(guān)章節(jié)。在制訂此局部內(nèi)容的方案時，需要根據(jù)物業(yè)的實際情況和工程進度、存在的隱患或問題進展編制，并對工作方案進展合理安排，使方案可以全面真實地反映物業(yè)管理在早期介入和前期

14、物業(yè)管理中起到的重要作用。 如在物業(yè)工程的管理方案中，早期介入及前期管理方案的內(nèi)容主要包括物業(yè)管理前期介人工作流程、施工期物業(yè)管理工作、設施設備調(diào)試期物業(yè)管理、工程開工驗收及接收驗收期物業(yè)管理、其他前期準備工作、入駐準備預案、二次裝修管理、物業(yè)接收工作進度方案、后續(xù)工程的前期介入管理等。 8.常規(guī)物業(yè)管理效勞綜述 在編制常規(guī)物業(yè)管理效勞綜述中需要把握的重點是將各項管理效勞內(nèi)容的工作要求、重點、運行管理及應急方案、方案等進展詳細闡述，對于招標人或招標物業(yè)有特殊性效勞需求的要進展突出的描繪。 如某物業(yè)工程，招標人在招標文件中要求投標企業(yè)將常規(guī)物業(yè)管理效勞需求內(nèi)容中房屋及共用設施管理、機電設施設備管

15、理、平安管理、綠化管理、清潔管理進展分項闡述，并對重大活動等工程列出詳細的施行方案。在此工程的物業(yè)管理方案中，房屋及公用設施的管理包括管理重點和維護養(yǎng)護范圍、標準、方案、施行細那么等內(nèi)容；機電設施設備管理包括前期介入管理、日常運行維護管理措施及運作程序、緊急故障的處理等內(nèi)容；平安管理包括交通及車輛的管理、消防管理、保密管理、平安維護管理、緊急事件的處理等內(nèi)容；重大活動的施行方案等內(nèi)容。 9.工作方案 在物業(yè)管理方案中，整體工作方案的制訂應該緊扣物業(yè)管理工程總體籌劃中的指導思想、工作重點，并結(jié)合招標文件的詳細要求綜合考慮。工作方案的制訂大體可以分成三個階段，即籌備期、交接期和正常運作期。制訂方案

16、過程中，要考慮物業(yè)管理方案施行不同階段的工作重點、工程、內(nèi)容、時間要求等因素，可采用表格法、圖表法等表現(xiàn)方式。 籌備期的工作方案內(nèi)容，主要包括擬訂物業(yè)管理方案、擬訂財務預算、簽訂前期物業(yè)管理協(xié)議、籌建工程機構(gòu)、招聘培訓員工、完善辦公住宿條件、前期介入?yún)⑴c設備安裝調(diào)試及建筑質(zhì)量把關(guān)，提供專業(yè)意見、制訂交接驗收方案及作好相關(guān)準備、物業(yè)管理供給商的評審和確定等。 交接期的工作方案內(nèi)容，主要包括簽訂前期物業(yè)管理協(xié)議或物業(yè)管理委托合同、制訂業(yè)主臨時公約、完善物業(yè)管理方案、建筑物本體和設備資料的接收建檔、樓宇設施設備的交接驗收試運行、用戶入住搬遷效勞，檔案建立分類管理等。 正常運作期的工作方案內(nèi)容，主要包

17、括員工常規(guī)培訓、物業(yè)管理方案的施行、設施設備管理的全面施行、社區(qū)文化活動的施行、便民效勞的開展、用戶意見調(diào)查評估、財務收支情況分析p 報告、質(zhì)量管理體系的導入、配套效勞工程啟動、國家省市物業(yè)管理優(yōu)秀小區(qū)、大廈等的創(chuàng)立根底工作等。 10.物資裝備 物資裝備必須以滿足工程管理需要為目的，在制訂物資裝備方案時，應該圍繞物業(yè)管理的開展為核心，從作業(yè)工具、工程機構(gòu)的交通工具、員工辦公生活用品等方面進展合理配置、綜合考慮，同時還應根據(jù)工作進度和需要分輕重緩急，根據(jù)不同階段的需求合理安排物資裝備的到位。工作方案的內(nèi)容一般采用表格的方式進展表述。 11.費用測算 1費用測算的根據(jù) 在測算費用的過程中，物業(yè)管理

18、企業(yè)要根據(jù)所接收的物業(yè)類型、性質(zhì)、市場定位、配套設施設備的詳細情況及管理要求和效勞工程，并參考招標物業(yè)所在區(qū)域物業(yè)管理市場同類同質(zhì)物業(yè)的收費標準及企業(yè)現(xiàn)有日常綜合管理的經(jīng)歷數(shù)據(jù)進展全面、詳細的測算。 2費用測算的內(nèi)容 測算的主要內(nèi)容包括工程所需的人力資本錢和日常管理本錢的預測；物業(yè)收入工程的預測；管理風險、經(jīng)營風險和將來通貨膨脹率的評估、預測。 1物業(yè)管理本錢，主要包括人工費用、行政辦公費用、公共設施日常運行維護費用、機電設備日常運行維護費用，環(huán)境物業(yè)效勞費用、安防系統(tǒng)運行維護費用、公用水電費用、固定資產(chǎn)折舊費、不可預見費、保險費、法定稅費、管理傭金合理利潤等。 2物業(yè)管理收入，主要包括主營物

19、業(yè)效勞費收入、停車場收入、物業(yè)租賃及經(jīng)營收入、有償特約效勞收入等。 3費用測算的方法 1根據(jù)管理本錢推算物業(yè)管理效勞費單價。首先根據(jù)招標物業(yè)的根本資料、招標方的物業(yè)管理效勞需求、組織架構(gòu)和人員配置方案估算工程的各項管理本錢，然后測算房屋保險、設備保險、公眾責任險等費用，并對管理期間可能出現(xiàn)的各種風險進展預測，估算不可預見費用一般按其他各項管理本錢之和的2%5%的比例進展估算，最后根據(jù)上述各項推算出工程的盈虧平衡點，估算出在盈虧平衡點區(qū)間的物業(yè)管理效勞費標準，在此標準的根底上根據(jù)投標策略進展相應調(diào)整，測算出最接近標底的投標報價。 如由四棟高層建筑組成的某住宅區(qū)，占地6萬m2左右，建筑面積為22萬

20、m2，可計收物業(yè)管理效勞費的面積為18.5萬m2，當?shù)赝愅|(zhì)高層住宅的物業(yè)管理效勞費用市場參考價格在3.23.6元/m2之間。該工程招標方式為邀請招標，收費方式為酬金制，招標文件明確規(guī)定低于本錢價10%的報價將作為無效標處理。投標企業(yè)根據(jù)各項本錢及費用測算出該工程的盈虧平衡點為3.10元/m2，由于招標文件關(guān)于報價的要求和工程的高標準定位等因素，投標企業(yè)根據(jù)投標策略將投標報價確定為3.30元/m2。 2根據(jù)預定的物業(yè)管理效勞費用標準測算物業(yè)管理本錢。采用這種費用測算方式一般有兩種情況，一種是在實行政府指導價的物業(yè)管理工程進展招標時，通常需要在預定的物業(yè)管理效勞費用標準下制訂相應的本錢、費用測算方案，如城市居民經(jīng)濟適用房、政府公用根底設施等；另一種是在單一業(yè)主的招標工程或小范圍的邀請招標與協(xié)議招標的工程中出現(xiàn)的，由招標方根據(jù)市場價格預定一個物業(yè)管理效勞費用或預定某一區(qū)間的價格，要求投標方在此價格的根底上制訂方案，再根據(jù)方案進展評比、挑選。這種方式要求投標企業(yè)不僅要準確合理測算出每一項的本錢及費用的支出，還要根據(jù)測算結(jié)果對其他相關(guān)工程的方案內(nèi)容進展科學設計或調(diào)整，以期符合招標方的要求。 在實行包干制收費方式的工程中，費用測算