（中職）辦公軟件應(yīng)用第2章教學(xué)課件

1、YCF正版可修改PPT（中職）辦公軟件應(yīng)用第2章教學(xué)課件第2章 Word 2003基礎(chǔ)知識2.1 Word 2003的啟動與退出2.2 窗口組成2.3 Word 2003的視圖模式2.4 Word 2003文檔的建立2.5 Word 2003文檔的管理應(yīng)用一個程序時，首先要啟動該程序，即將其從外存調(diào)入內(nèi)存。使用結(jié)束后，要及時、正確地關(guān)閉該程序，即將其退回到外存中。所以，熟練掌握Word 2003的啟動與關(guān)閉是學(xué)習(xí)Word 2003的第一步。2.1.1 Word 2003的啟動這里介紹兩種常用的啟動Word 2003應(yīng)用程序的方法。1.通過“開始”菜單啟動程序操作步驟如下。步驟1：單擊屏幕左下角

2、的“開始”按鈕，彈出“開始”菜單。步驟2：選擇“所有程序”命令，彈出該命令的子菜單。步驟3：選擇Microsoft Office命令，在彈出的菜單中選擇Microsoft Office Word 2003命令，啟動Word 2003，如圖2-1所示。2.1 Word 2003的啟動與退出下一頁返回2.應(yīng)用“快捷方式”啟動Word 2003程序安裝以后，一般情況下該軟件自動在桌面上創(chuàng)建程序快捷圖標(biāo)，雙擊桌面上創(chuàng)建的Word 2003快捷圖標(biāo)即可啟動。程序啟動后，自動創(chuàng)建新的空白文檔并進(jìn)入工作界面，如圖2-2所示。2.1.2 Word 2003的退出當(dāng)編輯工作結(jié)束后，或因其他操作需要退出Word

3、2003應(yīng)用程序時，應(yīng)及時關(guān)閉程序。具體可以使用下列任一方法。方法一：單擊Word 2003窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕 。方法二：單擊Word 2003窗口左上角的程序圖標(biāo)，從彈出的菜單中選擇“關(guān)閉”命令，如圖2-3所示。方法三：直接使用快捷鍵Alt+F4。2.1 Word 2003的啟動與退出上一頁返回啟動Word 2003后，將出現(xiàn)Word 2003窗口。默認(rèn)情況下Word 2003窗口將由“標(biāo)題欄”“菜單欄”“常用工具欄”“格式工具欄”“標(biāo)尺”“編輯區(qū)”“任務(wù)窗格”“滾動條”和“狀態(tài)欄”等組成，如圖2-4所示。1.標(biāo)題欄如圖2-5所示，標(biāo)題欄自左向右依次是程序圖標(biāo)，當(dāng)前文檔名稱，應(yīng)用程序名

4、稱，“最小化”“最大化”和“關(guān)閉”3個按鈕。單擊“最大化”按鈕，可以最大化到整個屏幕，此時“最大化”按鈕變?yōu)椤斑€原”按鈕；單擊“最小化”按鈕，窗口以按鈕的形式被置于任務(wù)欄，單擊該按鈕可還原窗口。2.菜單欄默認(rèn)情況下，菜單欄位于標(biāo)題欄的下方，包括“文件”“編輯”“視圖”“插入”“格式”“工具”“表格”“窗口”“幫助”9個主菜單。2.2 窗口組成下一頁返回1)菜單的打開需要打開某一菜單可以用下列方法之一。方法一：使用鼠標(biāo)。單擊某一菜單按鈕便可打開該菜單。方法二：使用鍵盤。先按Alt鍵激活菜單欄，再按菜單名稱后面括號內(nèi)帶有下劃線的字母；例如：先按Alt鍵，再按F，即可打開“文件”菜單。2)菜單的分類

5、Word 2003的9個菜單的功能各不相同，每一個菜單又是由功能相近或相似的一組菜單命令所組成的。按執(zhí)行的過程又分為下面5種。如圖2-6所示，以“編輯”菜單為例，對5種菜單進(jìn)行說明。 (1)普通菜單命令。該類菜單命令上沒有任何標(biāo)記，選擇該菜單命令直接執(zhí)行相應(yīng)的功能?！熬庉嫛辈藛蜗碌摹叭x”命令屬于此類命令。2.2 窗口組成上一頁下一頁返回（2）對話框菜單命令。該類菜單命令后帶有省略號（），選擇該菜單命令會彈出相應(yīng)的對話框?！熬庉嫛辈藛沃械摹安檎摇薄疤鎿Q”“定位”等命令屬于此類命令。（3）工具欄按鈕菜單命令。該類菜單命令前有一圖標(biāo)，并且在工具欄上可以找到對應(yīng)的圖標(biāo)。工具欄上的圖標(biāo)是該菜單命令的快

6、捷方式，可以在不打開該菜單的情況下，直接從工具欄選擇該命令?！熬庉嫛辈藛沃械摹皬?fù)制”“粘貼”等命令屬于此類命令。（4）子菜單命令。該類菜單的后面有一個向右的小箭頭（ ），選擇該類菜單命令，會彈出該菜單的下級子菜單?！熬庉嫛辈藛沃械摹扒宄泵顚儆诖祟惷睢?.2 窗口組成上一頁下一頁返回（5）開關(guān)菜單命令。該類菜單的前有對號（）標(biāo)記，選擇該菜單命令，標(biāo)記消失表示隱藏，再次選擇，產(chǎn)生標(biāo)記表示顯示；例如：圖2-7中“視圖”菜單下的“標(biāo)尺”“顯示段落標(biāo)記”命令便是該類命令。3)子菜單的使用前面已經(jīng)介紹了主菜單的兩種打開方法（鼠標(biāo)單擊法和鍵盤命令法），用任意一種方法打開任一主菜單，將會彈出該菜單的子菜

7、單，使用子菜單的方法如下。方法一：利用鼠標(biāo)選擇菜單命令。主菜單打開后，用鼠標(biāo)選擇子菜單中的命令，便可執(zhí)行該命令。如果在下拉菜單的底部有 標(biāo)記出現(xiàn)時，此時菜單呈折疊狀態(tài)，一些近期沒有使用過的命令被折疊，如圖2-8所示。當(dāng)鼠標(biāo)指向該標(biāo)記或單擊該標(biāo)記時，該子菜單便完全展開，如圖2-9所示。2.2 窗口組成上一頁下一頁返回方法二：利用快捷鍵選擇子菜單命令。如圖2-9所示，子菜單命令后有帶下劃線的字母，從鍵盤按該字母對應(yīng)的鍵，便執(zhí)行對應(yīng)的功能。例如：打開“文件”菜單后，按字母N鍵，便可彈出“新建文檔”的任務(wù)窗格。方法三：利用快捷命令選擇子菜單命令。Word 2003中，有的子菜單中的命令后有一個快捷命令

8、。如圖2-11所示,“文件”菜單中“保存”命令后有Ctrl+S快捷命令，不需打開“文件”菜單，直接從鍵盤按快捷鍵，便可執(zhí)行對應(yīng)的保存操作。3.工具欄Word 2003提供了多個工具欄，所有工具欄均在“視圖”菜單下的“工具欄”子菜單中，在“工具欄”的下級菜單中，單擊任一工具欄名稱，該工具欄便在Word 2003窗口中顯示，默認(rèn)情況下只顯示“常用”工具欄和“格式”工具欄，如圖2-12和圖2-13所示。工具欄中的按鈕就是該命令的快捷方式，用鼠標(biāo)單擊工具欄中的按鈕即可執(zhí)行相應(yīng)的命令。2.2 窗口組成上一頁下一頁返回1）各工具按鈕功能功能如圖2-12和圖2-13所示。2）顯示或隱藏工具欄程序在默認(rèn)情況下

9、，并沒有將所有工具欄顯示在窗口中，用戶可以根據(jù)自己的需要顯示或隱藏某些工具欄，具體操作步驟如下。步驟1：單擊“視圖”按鈕，選擇“工具欄”命令，彈出“工具欄”子菜單。步驟2：在“工具欄”子菜單中，單擊選擇相應(yīng)的工具欄，其左側(cè)出現(xiàn)標(biāo)記，表明該工具欄已被打開，并顯示在窗口中。步驟3：再次單擊“視圖”按鈕，選擇“工具欄”命令,在彈出的子菜單中單擊選擇工具欄，其左側(cè)標(biāo)記消失，此時該工具欄關(guān)閉，并從窗口中消失。2.2 窗口組成上一頁下一頁返回3）移動工具欄默認(rèn)情況下，“常用”工具欄和“格式”工具欄放置在同一行，也可以放置兩行。拖動鼠標(biāo)可以方便地移動工具欄。方法一：將鼠標(biāo)移至工具欄左邊凸起標(biāo)記上，鼠標(biāo)變成

10、狀態(tài)，按住左鍵拖到另一行，可以拖到屏幕的4個邊上，也可以拖到窗口的中間（此時工具欄浮于窗口），如圖2-14所示。方法二：通過程序自定義來設(shè)置工具欄的排列方式，具體操作步驟如下。步驟1：單擊“工具”按鈕，選擇“自定義”命令，彈出“自定義”對話框。步驟2：選擇“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，在“個性化菜單和工具欄”選項(xiàng)區(qū)域下選擇“分兩排顯示常用工具欄和格式工具欄”復(fù)選框，則兩工具欄分兩排顯示，取消選擇該復(fù)選框，則兩工具欄在同一排顯示，如圖2-10所示。2.2 窗口組成上一頁下一頁返回4.標(biāo)尺Word 2003的標(biāo)尺分為水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺。水平標(biāo)尺用來設(shè)置段落縮進(jìn)、調(diào)整頁面邊距、修改欄寬以及設(shè)置制表位等。單擊“視圖

11、”按鈕選擇“標(biāo)尺”命令，可以切換“標(biāo)尺”的顯示或隱藏狀態(tài)。5.編輯區(qū)編輯區(qū)是主要的工作區(qū)域。文檔內(nèi)容應(yīng)輸入到編輯區(qū)中，編輯區(qū)中閃爍的豎線稱為光標(biāo)，表示當(dāng)前工作的位置。在編輯區(qū)中可以輸入、編輯、排版文本，還可以插入、編輯圖片，同時還可以創(chuàng)建、編輯表格等。6.滾動條Word 2003的滾動條分為水平滾動條和垂直滾動條。使用它們能方便地左右或上下滾動窗口內(nèi)的文檔，直到將想處理的文檔內(nèi)容顯示在窗口內(nèi)。2.2 窗口組成上一頁下一頁返回7.狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于滾動條的下方，也是程序窗口的最后一行。顯示有關(guān)命令、工具欄按鈕、當(dāng)前的操作和插入點(diǎn)光標(biāo)所在的位置等信息，如圖2-15所示。圖2-15中狀態(tài)欄從左向右的信

12、息分別是： 表示當(dāng)前是第7頁， 第1節(jié)， 共8頁當(dāng)前為第7頁， 表示插入點(diǎn)距分頁符的距離為25.6厘米， 表示當(dāng)前光標(biāo)在第22行第7列， 表示當(dāng)前文檔不在“錄制”“修訂”“擴(kuò)展”“改寫”狀態(tài)， 表示當(dāng)前使用的語言為中文， 表示文檔處于拼寫和語法狀態(tài)。8.任務(wù)窗格任務(wù)窗格是Word 2003的一個重要功能，它可以簡化操作步驟、提高工作效率。Word 2003的任務(wù)窗格顯示在編輯區(qū)的右側(cè)，包括“開始工作”“幫助”“新建文檔”“剪貼畫”“剪貼板”“信息檢索結(jié)果”“共享工作區(qū)”“文檔更新”“保護(hù)文檔”“樣式和格式”“顯示格式”“合并郵件”“XML結(jié)構(gòu)”13個任務(wù)窗格選項(xiàng)，如圖2-16所示。2.2 窗口

13、組成上一頁下一頁返回默認(rèn)情況下，第一次啟動Word 2003時打開的是“開始工作”任務(wù)窗格。如果在啟動程序時沒有出現(xiàn)任務(wù)窗格，可以單擊“視圖”按鈕，選擇“任務(wù)窗格”命令，將其調(diào)出。在任務(wù)窗格中，每個任務(wù)都以超級鏈接的形式給出，單擊相應(yīng)的超級鏈接即可執(zhí)行相應(yīng)的任務(wù)。任務(wù)窗格給文檔的編輯帶來了極大的方便，用戶可以在任務(wù)窗格中快捷地選擇所要進(jìn)行的操作，從而擺脫了單一地從菜單欄中進(jìn)行操作的模式。2.2 窗口組成上一頁返回Word 2003提供了幾種在屏幕上顯示文檔的方式，這種顯示文檔的方式稱為“視圖模式”。不同的視圖模式，其適用環(huán)境不同。了解其作用并選擇適當(dāng)?shù)囊晥D模式才能提高工作效率。Word 200

14、3常見的視圖模式有：普通視圖 、Web版式視圖 、頁面視圖 、大綱視圖 、閱讀版式 5種，默認(rèn)視圖模式為頁面視圖模式。單擊對應(yīng)按鈕可將當(dāng)前顯示模式改變?yōu)樵摲N視圖模式。1.普通視圖普通視圖模式，如圖2-17所示，該模式是輸入和編輯文本的最佳視圖方式之一。一些常用設(shè)置，例如：字體、字號、字形、段落縮進(jìn)、行距等都可以進(jìn)行。該種視圖方式下頁與頁之間用一條單虛線分隔;節(jié)與節(jié)之間，用雙虛線分隔，但頁腳、頁碼、頁邊距、背景、圖形、分欄等不能顯示。另外，普通視圖下不能繪制圖形，不能使用文本框。2.3 Word 2003的視圖模式下一頁返回2.Web版式視圖Web版式視圖模式，如圖2-18所示，主要用于創(chuàng)作We

15、b頁。能夠仿真Web瀏覽器來顯示文檔，并能夠添加背景和顏色。切換到該方式時，文檔自動改變行寬來適應(yīng)窗口的寬度。3.頁面視圖頁面視圖模式是Word 2003的默認(rèn)顯示方式,如圖2-19所示，該視圖下除能完成普通視圖下的各種輸入和編輯工作外，還能夠顯示標(biāo)尺、頁眉、頁腳、頁碼等，而且能夠編輯文本、圖片、表格等，有“所見即所得”的效果。該模式下用滾動條查看文本時，文本滾動的速度相對要慢，因?yàn)轫撁嬉晥D方式占用系統(tǒng)內(nèi)存較大。4.大綱視圖大綱視圖，如圖2-20所示，適用于了解文檔結(jié)構(gòu)、查看標(biāo)題。該模式下不顯示頁邊距、頁眉、頁腳，窗口中增加了“大綱”工具欄。2.3 Word 2003的視圖模式上一頁下一頁返回

16、5.閱讀版式閱讀版式適用于在計(jì)算機(jī)屏幕上閱讀文檔，如圖2-21所示。該視圖下窗口被分成左右兩部分，常用工具欄和格式工具欄被隱藏，增加了閱讀工具欄。2.3 Word 2003的視圖模式上一頁返回啟動Word 2003后，程序?qū)⒆詣咏⒁粋€新文檔，并且在標(biāo)題欄上出現(xiàn)“文檔1”的文件名，用戶可以直接在此文檔中輸入文本。除此以外，還可以使用如下方法建立Word文檔。1.使用工具按鈕建立新的空白文檔單擊常用工具欄中 （新建空白文檔）按鈕，便可直接創(chuàng)建新的空白文檔，如圖2-22所示。2.使用菜單命令創(chuàng)建空白文檔使用菜單命令創(chuàng)建空白文檔的具體步驟如下。步驟1：單擊“文件”按鈕，選擇“新建”命令，彈出“新建文

17、檔”任務(wù)窗格，如圖2-23所示。步驟2：在“新建”選項(xiàng)區(qū)域下選擇“空白文檔”命令，生成新的文檔。2.4 Word 2003文檔的建立返回文檔的管理包括文檔的打開、關(guān)閉、保存、查找。Word 2003提供了多種打開、關(guān)閉、保存文檔的方法，簡化了操作，提高了工作效率。程序的查找功能可幫助用戶方便地查找和修改文本，熟練準(zhǔn)確地應(yīng)用此功能可達(dá)到事半功倍的效果。2.5.1保存文檔文檔編輯或修改后要及時保存，以免發(fā)生意外導(dǎo)致文件丟失。Word 2003可以單獨(dú)保存當(dāng)前文檔，也可以將所有打開的文檔同時保存。1.保存新文檔保存新文檔的具體步驟如下。步驟1：單擊“文件”按鈕，選擇“保存”命令或直接單擊“常用”工具

18、欄上的“保存”按鈕。第一次保存時會彈出一個“另存為”對話框，如圖2-25所示。2.5 Word 2003文檔的管理下一頁返回步驟2：在“保存位置”下拉菜單中，選擇保存位置，在“文件名”文本框中輸入文件名，在“保存類型”下拉菜單中選擇“Word文檔”選項(xiàng)。例如：圖2-25中當(dāng)前文件保存在C盤的根目錄下，文件名為WORD1，文件類型為Word文檔。步驟3：單擊“保存”按鈕。2.保存已有文檔如果需要保存的文件是已經(jīng)保存過的文件，再次保存時文件的位置和文件名不變，可以直接單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕 ；也可以單擊“文件”按鈕，選擇“保存”命令；也可以按Ctrl+S鍵直接保存，此時不會出現(xiàn)“另存為

19、”對話框。如果需要將已保存過的文件重新改變存放位置或換名保存（制作副本），則單擊“文件”按鈕，選擇“另存為”命令進(jìn)行保存。3.保存文件時同時建立新文件夾保存文件時，如果要存放的文件夾還沒有建立，可以通過“另存為”命令同時建立新文件夾，具體操作步驟如下。2.5 Word 2003文檔的管理上一頁下一頁返回步驟1：單擊“文件”按鈕，選擇“另存為”命令，彈出“另存為”對話框。步驟2：在“保存位置”下拉菜單中選擇要建立的文件夾的存放位置。步驟3：單擊“新建文件夾”按鈕，彈出“新文件夾”對話框，如圖2-26所示。步驟4：在“名稱”文本框中輸入新文件夾的名稱。步驟5：單擊“確定”按鈕，返回到“另存為”對話

20、框。步驟6：在“另存為”對話框中的“文件名”文本框中輸入文件名。如圖2-27所示，文件以WODR2命名，存放在C盤新建立的office文件夾中。步驟7：單擊“保存”按鈕，保存文檔。4.同時保存多個文檔Word 2003可以同時編輯多個文檔，也可以將所有打開的文檔一次全部保存，具體操作步驟如下。2.5 Word 2003文檔的管理上一頁下一頁返回步驟1：按住Shift鍵，同時單擊“文件”按鈕，原“保存”命令變?yōu)椤叭勘４妗泵?。步驟2：選擇“全部保存”命令，當(dāng)前打開的所有文件都按原來的存放位置進(jìn)行保存。5.自動保存在編輯過程中要及時保存文檔，以免突然斷電或其他意外情況造成內(nèi)容丟失。Word 20

21、03提供了自動保存功能，通過定義間隔的時間，系統(tǒng)自動保存，具體操作步驟如下。步驟1：單擊“工具”按鈕，選擇“選項(xiàng)”命令，彈出“選項(xiàng)”對話框，選擇“保存”選項(xiàng)卡。步驟2：選擇“自動保存時間間隔”復(fù)選框。步驟3：在“分鐘”增量框中，輸入保存文檔的間隔時間（默認(rèn)10分鐘）；如圖2-28所示，設(shè)置每隔5分鐘系統(tǒng)自動保存一次文件。步驟4：單擊“確定”按鈕。2.5 Word 2003文檔的管理上一頁下一頁返回2.5.2打開文檔文件要編輯或修改時，需將該文件從外存調(diào)入內(nèi)存。這種調(diào)入內(nèi)存的方法稱為“打開”。程序提供了多種打開文件的方法，這里只對常用的幾種方法加以介紹。1.打開已保存過的文檔打開已保存過的文檔的

22、具體操作步驟如下。步驟1：在Word 2003窗口中，單擊“打開”按鈕 ，或單擊“文件”按鈕，選擇“打開”命令，或直接按Ctrl+O鍵，系統(tǒng)自動彈出“打開”對話框，如圖2-29所示。步驟2：單擊“查找范圍”列表框后面的箭頭，在彈出的下拉列表中選擇文件所在的位置；例如：C:Office。步驟3：在彈出的下拉列表中選擇要打開的文件；例如：WORD2.doc。步驟4：單擊“打開”按鈕。2.5 Word 2003文檔的管理上一頁下一頁返回2.打開最近用過的文檔單擊“文件”按鈕，從彈出的下拉菜單底部直接選擇要打開的文件。如果下拉菜單中沒有顯示最近使用過的文件，可以通過系統(tǒng)設(shè)置，使得在“文件”菜單底部顯示

23、近期使用過的文檔。具體操作步驟如下。步驟1：單擊“工具”按鈕，選擇“選項(xiàng)”命令，彈出“選項(xiàng)”對話框，選擇“常規(guī)”選項(xiàng)卡，如圖2-30所示。步驟2：選擇“列出最近所用文件”復(fù)選框，在后面的增量框中輸入要列出的文件個數(shù)（范圍是19），默認(rèn)值是4。步驟3：單擊“確定”按鈕。3.同時打開多個Word 2003文檔為了提高工作效率，Word 2003可以一次打開多個文檔，具體操作步驟如下。步驟1：單擊“文件”按鈕，選擇“打開”命令，或直接單擊“常用”工具欄的“打開”按鈕 ，也可以直接按Ctrl+O鍵，彈出“打開”對話框，如圖2-31所示。2.5 Word 2003文檔的管理上一頁下一頁返回步驟2：在“查找范圍”下拉菜單中選擇文件所在的文件夾。步驟3：單擊鼠標(biāo)選擇第一個要打開的文件，按住Shift鍵，單擊最后一個要打開的文件，選擇相連的多個文件（或單擊選擇第一個要打開的文件，按住Ctrl鍵，依次單擊其他要打開的文件，選擇不相連的多個文件），如圖2-32所示。步驟4：單擊“打開”按鈕。2.5.3查找文檔文件命名后，可以存放在磁盤的任何位置，當(dāng)用戶忘記存放位置時，可以通過程序提供的查找功能準(zhǔn)確地找到某一文件，簡化了操