商務(wù)信函的寫法范文

1、商務(wù)信函的寫法商務(wù)信函寫作前言商務(wù)信函的重要性也許你會(huì)問“商務(wù)信函真的這么重要嗎”？ 是的，答案是肯定的。讓我們一起來(lái)看看以下的調(diào)查結(jié)果。他聯(lián)系的供應(yīng)商的呢？“Building an Import -Export Business” 5 個(gè)方面是買家最關(guān)心的：供應(yīng)商如何回復(fù)買家的郵件？供應(yīng)商網(wǎng)上的簡(jiǎn)介和/或目錄是否做得專業(yè)？當(dāng)買家詢問信息時(shí)，供應(yīng)商是否完整答復(fù)所有問題？ 供應(yīng)商的信頭是否寫明了公司地址和傳真號(hào)碼？供應(yīng)商如何答復(fù)買家提出的要求？供應(yīng)商多久做出答復(fù)？供應(yīng)商是否愿意對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行修改？買家詢問多個(gè)問題時(shí)，供應(yīng)商是否答復(fù)所有的問題？供應(yīng)商的信用如何？供應(yīng)商的銀行信用記錄如何？ 供應(yīng)商銀行帳

2、戶開立的年數(shù)？ 大致的通常收支情況？銀行給供應(yīng)商的貸款額度？銀行對(duì)供應(yīng)商的帳戶情況是否滿意？供應(yīng)商貿(mào)易往來(lái)的信用如何？合作者與該供應(yīng)商的合作年數(shù)？ 供應(yīng)商可承受多大的定單？交貨是否及時(shí)？是否能準(zhǔn)確地完成定單？供應(yīng)商是否使用了標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理認(rèn)證體系？比如 ISO 9000、ISO 14,000(環(huán)境)、Hazard Analysis at Critical Points (適用于出口美國(guó)的海產(chǎn)品)商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)傳統(tǒng)信件這里我們介紹一種商務(wù)信函中最通用的格式齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格 段落之間均空一行。1、信頭 The heading信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。通常情況

3、下，公司都會(huì)專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。2、編號(hào)（寫信人的名字縮寫）和日期 The sender name and the date這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。3、封內(nèi)地址 The inside address者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來(lái)4、事由 The subject heading的內(nèi)容。所以事由要寫得簡(jiǎn)明扼要。5、稱呼 The salutation指對(duì)收信人的一種稱呼。較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. 稱呼里的第一個(gè)字母要大寫

4、。6、開頭語(yǔ) The open sentences明了。7、正文 The body of the letter信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會(huì)在后面繼續(xù)討論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。8、結(jié)尾語(yǔ) The complimentary close“復(fù)詢問等，另外也附加一些略帶客套的語(yǔ)氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語(yǔ)。9、結(jié)束語(yǔ) The complimentary close結(jié)束語(yǔ)是結(jié)束信函時(shí)的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)。例如： “Sincerely,” “BestRegards, ”or “Yours Trl號(hào)。10、簽名 The signatrue寫在結(jié)束語(yǔ)的下面

5、，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名 下面，最好寫上發(fā)信人的職位。11、附件 Enclosure如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.例如：Encls: 2 InvoicesEnc.: 1 B/Lading|電子郵件眾所周知，電子郵件即 E-mail 是如今我們做電子商務(wù)使用最普遍的一種聯(lián)系手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且非常節(jié)省成本。但是E-mail 的撰寫也并不是一件很容易的事情。您知道，當(dāng)一封 E-mail 發(fā)送出去后，只要收信人在線，他可以幾分鐘內(nèi)就收送鍵后，您就再也無(wú)法將其收回了。通常我們理解 E-mail 的撰寫風(fēng)格可以比傳統(tǒng)的信

6、件，傳真等稍加隨便一點(diǎn)。但是我們?cè)谶@里還是要建議大家，即便是寫E-mail尤其當(dāng)您是第一次跟收信人聯(lián)系的話，正式的商務(wù)信函能讓您留給對(duì)方非常專業(yè)的印象。1、收信人的郵箱2、發(fā)信人的郵箱3、寫信日期寫日期時(shí)，請(qǐng)注意以下幾點(diǎn)：03 2003。月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來(lái)代替，如 31/3/03 可以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。4、時(shí)間5、主題6、稱呼7、正文8、結(jié)束語(yǔ)9、簽名10、聯(lián)系方法,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯(lián)系方法（郵箱、網(wǎng)址。寫地址時(shí)請(qǐng)注意：一般來(lái)說(shuō)，門牌號(hào)和街道名稱之間不用逗號(hào)點(diǎn)開，但城市 商務(wù)信函寫作的要點(diǎn)1、口語(yǔ)化“Your letter has bee

7、n received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter“We are looking into your complaint” 。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句，用我/我們做主語(yǔ)，這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情，友 好，就象兩個(gè)朋友之間的談話那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。“I am sorry we cannot deliver the goods today” 。 既然在電話中您會(huì)這樣說(shuō)， “It is regretted that goods cannot be deliv

8、ered today” ？放棄這種所謂的“吧，讓您的信也象談話那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。2、語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)3、真誠(chéng)確保如果此時(shí)對(duì)方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠(chéng)。4、直接5、禮貌但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語(yǔ)言?！啊薄Ｈ魏问虑?，一旦過(guò)了頭，效果反而不好。禮 握好“度6、簡(jiǎn)潔句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫狻Ｉ儆谩癮nd”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得 “goods have been sent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因?yàn)檫@樣寫會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。8、精確當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。9、針對(duì)性“Dear Sirs” or “Dear Sir or 。10、語(yǔ)言樸實(shí) 前面我們說(shuō)過(guò)，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語(yǔ)言習(xí)慣，他們更愿意使用簡(jiǎn)練而樸實(shí)的語(yǔ)言。所以當(dāng)我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，也要盡量避免華麗復(fù)“We k d o a t d s e f cooperatio”