企業(yè)活動的籌備與組織課件

1、 梁羽 2015.3.20企業(yè)活動的籌備與組織一 活動籌備與組織的一般流程二 活動前的策劃三 活動中的組織四 活動后的清理與總結(jié)五 案例賞析目 錄 明確活動目的了解活動預(yù)算確定活動形式 活動策劃（時(shí)間、地點(diǎn)、日程、人員分工、物資準(zhǔn)備）活動執(zhí)行與現(xiàn)場控制（各單元的事前溝通、活動宣傳與通知、場地布置、人員預(yù)演、進(jìn)程控制、應(yīng)急處置、 散場控制）活動后的收場與總結(jié)(設(shè)備回收、物料回收、現(xiàn)場清理、活動記錄整理、活動總結(jié)）一 活動籌備與組織的一般流程1 先確定活動形式或活動預(yù)算（視活動目的的側(cè)重，即注重活動效果，預(yù)算其次；或者注重預(yù)算控制，形式其次，開始活動策劃的第一步）2、活動策劃書的擬寫：（1）確定活

2、動名稱視實(shí)際情況是否要為活動命名，比如斐訊2014年的“斐你莫屬、領(lǐng)跑青春”MINI馬拉松；（2）確定活動時(shí)間及地點(diǎn)；（3）確定參與人員主辦方、協(xié)辦方、活動的參與方；（4）確定邀請嘉賓；三 活動的策劃（5）確定活動日程（策劃書的主體）針對行程內(nèi)不同的項(xiàng)目做時(shí)間、活動細(xì)節(jié)的細(xì)化。 （6）確定活動工作分工（工作組），包括責(zé)任人、完成的質(zhì)量要求及時(shí)間要求。（7) 活動預(yù)算表。（8）其它事項(xiàng)說明。1、活動的事前準(zhǔn)備（1）、活動小組碰頭會策劃書獲得通過，活動執(zhí)行之前，必須召開活動小組碰頭會，會議內(nèi)容主要為活動各項(xiàng)任務(wù)的分工布置及各活動小組間的意見溝通與協(xié)調(diào)。會議必須指定活動總指揮，負(fù)責(zé)活動執(zhí)行全過程的布

3、置協(xié)調(diào)。（2）經(jīng)費(fèi)的申請與管理活動開始前必須先申請到活動的經(jīng)費(fèi)，有錢才好辦事四、活動的執(zhí)行與現(xiàn)場控制與申請經(jīng)費(fèi)同樣重要的是經(jīng)費(fèi)的使用。活動的經(jīng)費(fèi)必須由專人專管，每一筆支出必須記錄并獲取相應(yīng)的票據(jù)，票據(jù)的抬頭（單位名稱）必須絕對正確，確保后續(xù)報(bào)賬銷賬的順利。嚴(yán)格按照預(yù)算支出，超預(yù)算的需經(jīng)請示獲批后才能執(zhí)行。（3）物品采購與運(yùn)輸問題根據(jù)策劃書的物品要求，由專門人員（活動組）負(fù)責(zé)物品采購，采購過程綜合考慮預(yù)算及實(shí)際需求，已“適用”為原則，杜絕浪費(fèi)性的采購。四、活動的執(zhí)行與現(xiàn)場控制3、活動的通知及會議指南制作視活動規(guī)模的大小，決定活動通知的形式及是否需要制作會議指南。活動必須有正式書面通知，有必要的設(shè)

4、置通知回執(zhí)。務(wù)必保證活動參與各方都接收到了活動通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、日程等關(guān)鍵信息，如有會議指南的，還應(yīng)將會議指南作為通知的附件。大型活動必須有會議指南，內(nèi)容包括食宿安排、交通安排、座次安排、會務(wù)組聯(lián)系方式等等信息。也就是與會者的行動指南及疑難問答指南。四、活動的執(zhí)行與現(xiàn)場控制一般的場地布置會涉及到以下內(nèi)容：（1）活動介紹區(qū)（展板或者公告欄）；（2）導(dǎo)引系統(tǒng)（簽到臺、場地導(dǎo)引牌、衛(wèi)生間指示牌等）；（3）茶水準(zhǔn)備；（4）擴(kuò)音器材（現(xiàn)場宣導(dǎo)、指引或發(fā)言等用途）；（5）工作人員工作牌或者與會人員標(biāo)識牌；（6）活動用桌椅、防護(hù)欄、遮陽傘等等；（7）氛圍烘托物（比如氣球、彩帶彩旗、公司標(biāo)識、活

5、動橫幅、鮮花擺盆、花籃等等）四、活動的執(zhí)行與現(xiàn)場控制出現(xiàn)突發(fā)事件的時(shí)候，首先要保持冷靜，可以集中會務(wù)組開會，也可以由負(fù)責(zé)人臨時(shí)決斷，處置要及時(shí)，對于處理不了的問題，即刻上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并尋求支持。一般現(xiàn)場控制的主要內(nèi)容：1、進(jìn)場控制：確保與會人員順利就位，活動按時(shí)開始；2、時(shí)間控制：活動日程多的，注意活動之間的銜接及每項(xiàng)活動的時(shí)間控制，這一項(xiàng)任務(wù)通常是由活動的主持人來做引導(dǎo)3、散場控制：主要針對參與人員較多的大型活動，做好人員離場的引導(dǎo)及交通接送安排。四、活動的執(zhí)行與現(xiàn)場控制1、活動的收場：活動結(jié)束后，全體工作組必須集中，對現(xiàn)場進(jìn)行清理，主要是設(shè)備、物資的整理收集及現(xiàn)場的衛(wèi)生清潔。關(guān)鍵設(shè)備要檢查是否齊全、完整；剩余物料要統(tǒng)一歸集回收。物資的安全撤場及運(yùn)輸回收不可忽視，活動后的集中清理在活動開始前就必須跟工作組明確，不能結(jié)束后各自散場。五、活動后的收場與總結(jié)2、活動的總結(jié)每完成一次活動，應(yīng)由活動負(fù)責(zé)人召集活動總結(jié)，對本次活動的各個方面進(jìn)行分析，有必要的形成書面報(bào)告文件?？偨Y(jié)內(nèi)容一般包括;(1)本次活動的目的達(dá)成情況（是否達(dá)到了預(yù)定的目