中小企業(yè)會計信息化存在的問題及對策

1、中小企業(yè)會計信息化存在的問題及對策摘要：目前，中小企業(yè)已占到我國注冊企業(yè)總數(shù)的98%以上，其 工業(yè)總產(chǎn)值、銷售收入、實現(xiàn)利稅分別占到60%、57%、43%,對 國民經(jīng)濟和社會開展發(fā)揮著重要作用。近年來，中小企業(yè)會計信息 化普及程度迅速提高，但由于中小企業(yè)的經(jīng)營特點使其在會計信息 化的過程中存在一系列問題，導致整體應用水平較低，已成為我國 會計信息化工作的開展瓶頸。文章針對中小企業(yè)實施會計信息化過 程中各階段存在的問題及其原因進行深入分析，并提出相應的解決 對策。關鍵詞：中小企業(yè)會計信息化信息化問題我國中小企業(yè)會計信息化正在迅速普及，但由于資金技術缺乏以 及領導認識不清等原因，會計信息化應用水平

2、普遍較低、投入缺乏、 專業(yè)人才缺乏等問題較突出。因此，本文認為數(shù)量眾多的中小企業(yè) 會計信息化工作的實施程度將成為我國開展整體會計信息化工作 的關鍵，我國應將其作為推進企業(yè)財務信息化和管理現(xiàn)代化工作的 重中之重。一、中小企業(yè)會計信息化過程中存在的問題會計信息化是從手工會計信息系統(tǒng)轉變?yōu)闀嬓畔⒒到y(tǒng)的過程。 中小企業(yè)會計信息化過程相對于大型企業(yè)來說比擬簡單，且?guī)缀醪?涉及到系統(tǒng)開發(fā)的問題，一般可以歸納為四個階段：規(guī)劃階段、建 設階段、運行和維護階段、評價階段。恰是企業(yè)短缺的資源。目前，資金匱乏是制約中小企業(yè)開展的首要 因素，同時也是中小企業(yè)實施會計信息化過程中遇到的最棘手的問 題。會計信息化的每

3、一項實施工作都要由資金來做支撐，甚至人才 問題的根源亦在于資金。針對問題產(chǎn)生的根源，本文提出以下對策：(-)進行全員培訓，重在領導高層。目前，我國中小企業(yè)會計信息化培訓的對象僅局限于會計軟件操 作人員，培訓的內容只是軟件的具體操作。培訓對象本末倒置，培 訓內容重技術輕觀念，我們認為這是中小企業(yè)實施會計信息化失敗 的首要原因。會計信息化不僅是一把手工程，而且是部門一 把手工程。會計信息系統(tǒng)是一個集成系統(tǒng)，需要集各業(yè)務部門的 業(yè)務信息于一身，進行綜合分析與決策。所以，不僅企業(yè)的最高管 理者要參加培訓，各業(yè)務部門主管都應該接受培訓，明確自己在整 個會計信息化工作中所處的位置和發(fā)揮的作用，從而高效率、

4、高質 量地完成任務。中小企業(yè)會計信息化培訓的內容除了軟件操作流程, 還應該包括信息化觀念，只有從上到下全體人員都從心理上認同并 接受會計信息化，才能保證會計信息化工作的順利進行。(二)加強三個制度,實現(xiàn)科學管理。.調整管理體制，到達聲音統(tǒng)一。經(jīng)歷了艱難困苦，中小企業(yè)主 才將企業(yè)做大做強。企業(yè)的所有初創(chuàng)者都有這種情愫，將企業(yè)看成 自己的，感覺企業(yè)的開展要由自己決策。當各個領導意見不一致時 就會出現(xiàn)沖突，如果沖突難以協(xié)調就會使企業(yè)走向分裂。所以，隨 著企業(yè)規(guī)模擴大化，市場競爭激烈化，管理決策復雜化，改革體制、 統(tǒng)一聲音成為當務之急。如果初創(chuàng)者中有能夠勝任管理工作的人員, 就將管理工作全權交其負責。

5、假設沒有，就外聘管理人才進行管理， 以此來實現(xiàn)所有權與經(jīng)營權的別離，實現(xiàn)管理體制的改革。.健全內控制度，重點在于實施。中小企業(yè)一人多崗的情況十分 常見，內控制度顯得更加重要。所以，企業(yè)應建立一套完備的內控 制度。合理設置崗位，恰當分配權限，符合牽制原那么。制定科學完 備的操作制度，培養(yǎng)員工正確的工作習慣。假設企業(yè)缺乏建立內控制 度的人才，可以尋求社會服務機構的幫助。建立制度是基礎，重點 在于貫徹實施。由于中小企業(yè)工作人員一般都與企業(yè)主沾親帶故， 所以內控的實施應該從最親近的人員開始。.招聘外來人才，做到唯才是用。中小企業(yè)內部人才缺乏，內部 培養(yǎng)又需要很長時間，所以往往需要招聘外部人才。如果企業(yè)

6、想要 留住有用的人才，首先要讓其有歸屬感。由于中小企業(yè)家庭員工眾 多，容易以遠近親屬形成團體，外來人員很難有歸屬感，這就要求 中小企業(yè)主在用人過程中不因血緣而信任，不因親情而重任。要建 立一套好的晉升制度，既有利于員工之間的良性競爭，又有助于企 業(yè)穩(wěn)定人才。（三）優(yōu)化籌資方式，關注相關政策。.加強自身籌資能力。資金是企業(yè)開展的血液，是企業(yè)的生命線， 資會緊張是中小企業(yè)實施會計信息化最大的障礙。企業(yè)資金來源有兩個，一個是內部積累，一個是外部籌資。大多數(shù)中小企業(yè)由個體 戶開展而來，習慣于將籌資目光投向企業(yè)內部。但由于受到企業(yè)規(guī) 模的限制，企業(yè)內部積累有限，所以企業(yè)應該把目光轉向外部。眾 多中小企業(yè)

7、可以聯(lián)合起來，互相擔保，向銀行貸款，這樣既減少了 銀行的風險，又加大了信貸額。同時中小企業(yè)應該樹立正確的信貸 觀念，建立借還借的信貸模式，為企業(yè)的長遠 開展提供充足的資金保證。在商業(yè)信用方面，中小企業(yè)應該充分利 用供應鏈融資，學會借蛋生雞，留雞還蛋。企業(yè)還可以借助供 應鏈上有實力的企業(yè)向銀行貸款。在應對資金緊張的問題上，除了 擴大資金來源外，企業(yè)還應時刻注重提高資金利用率。.借助優(yōu)惠政策東風。中小企業(yè)屬于弱勢群體，我國正在建立扶 持中小企業(yè)開展的政策體系，中小企業(yè)應該時刻關注相關的優(yōu)惠政 策,包括融資政策、稅收政策等。例如，2011年6月2日，國務 院下發(fā)關于進一步做好普通高等學校畢業(yè)生就業(yè)工

8、作的通知， 提出鼓勵中小企業(yè)吸納高校畢業(yè)生就業(yè)，對招收高校畢業(yè)生到達 一定數(shù)量的中小企業(yè)，地方財政應優(yōu)先考慮安排扶持中小企業(yè)開展 資金，并優(yōu)先提供技術改造貸款貼息。中小企業(yè)在招聘員工時, 應該充分考慮此優(yōu)惠政策，借政策之東風幫助企業(yè)獲得長足開展。（四）尋求社會咨詢，彌補自身缺乏。當中小企業(yè)在實施會計信息化的過程中遇到困難時，例如，企業(yè) 主只意識到會計信息化的重要性，卻沒有相關技術知識；企業(yè)一時 招聘不到合格的計算機人員；企業(yè)缺乏資金，無法承受昂貴的培訓 費用等，實施會計信息化工作就需要尋求第三方咨詢公司的服務, 較好地彌補中小企業(yè)自身的人才缺陷。(-)規(guī)劃階段的問題。企業(yè)進行會計信息化規(guī)劃的目

9、的是認清起點，明確終點，確定路 徑的大致方向。其中，起點是企業(yè)的現(xiàn)狀。通過剖析企業(yè)需求，進 行可行性分析，明白是什么的問題；終點是企業(yè)實施會計信息 化的目標，知道想是什么的問題。只有確定了兩個端點和沿途 的關鍵點，才能保證會計信息化工作的順利進行，到達會計信息化 的目標。1.可行性分析存在的問題。(1)需求分析有欠缺。企業(yè)是否需要實施會計信息化取決于企業(yè) 開展的客觀需要。如果企業(yè)規(guī)模很小且手工會計能適應企業(yè)的開展, 那么就無需浪費人力、物力來開展會計信息化工作。隨著企業(yè)的發(fā) 展，會計的管理范圍越來越大，會計工作越來越精細，在手工管理 的狀態(tài)下，企業(yè)主無法實時了解企業(yè)的開展狀態(tài)，企業(yè)的分散管理

10、帶來諸多不便，此時，就有必要建立會計信息化系統(tǒng)。據(jù)相關統(tǒng)計, 在以往會計信息化建設失敗的工程中，80%是由于需求分析有欠缺 而造成的。(2 )條件準備不充分。首先是規(guī)范的數(shù)據(jù)基礎。許多中小企業(yè)不 注重數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標準化，在數(shù)據(jù)準備不充分的情況下盲目開展 會計信息化工作，導致會計信息化后期工作無法順利進行。比方， 中小企業(yè)賬目混亂，期初數(shù)據(jù)不完整，明細科目余額有遺漏或重復， 那么當發(fā)生與該明細科目有關的業(yè)務時，將出現(xiàn)數(shù)據(jù)前后矛盾的問 題，導致工作無法進行。其次是資金的全程保證。實施會計信息化 需要大量的資金投入，一般包括：硬件費用、軟件費用、準備費用、 運行維護費用等。中小企業(yè)的開展瓶頸之一就

11、是資金匱乏，所以在 開展會計信息化工作之前一定要有充足的資金預算，保證系統(tǒng)建設 順利進行。2.目標確立存在的問題。企業(yè)的會計信息化目標一定要以自身的 需求分析為基礎，有需求才有明確的目標，有目標才有開展的動力。 只有以自身需求為基礎而確立的目標才有指導的意義和牽引的動 力。在企業(yè)實施會計信息化失敗的案例中，目標不明確、目標不合 理是導致失敗的主要原因。（二）建設階段的問題。會計信息化建設階段的最終結果是形成一個有效的人-機會計信 息化系統(tǒng)。其中，有效性依賴于有形的設備（主要包括硬件和軟件）、 無形的制度以及最關鍵的人員。.硬件配置問題。在硬件配置過程中，局部中小企業(yè)把硬件價格 作為選購的首要標

12、準，而忽略了硬件的性能。購置后才發(fā)現(xiàn)硬件性 能不符合要求，例如，內、外存儲器容量不夠，輸入（出）速度不 夠或顯示、打印等方面估計缺乏，結果造成浪費，影響使用。在實 際工作中，因為硬件配置低造成軟件無法正常運行，進而影響會計 信息化工作的企業(yè)不在少數(shù)。這種小節(jié)省、大浪費的現(xiàn)象是資 金比擬緊張的企業(yè)常犯的通病。對于資金充足、經(jīng)濟效益好的企業(yè) 又常常會走向另一個極端：重硬輕軟，過多地投資于先進的硬 件設備，但企業(yè)并沒有那么大的需求，從而造成設備的閑置浪費。,軟件選擇問題。(1)選型失誤。許多中小企業(yè)在選擇軟件時，經(jīng)常出現(xiàn)選型不正 確、軟件功能不能滿足企業(yè)業(yè)務需求的問題。例如，工業(yè)型企業(yè)卻 購買了商業(yè)

13、型軟件。出現(xiàn)此類問題的原因在于兩方面：一是企業(yè)的 控制高層，二是軟件供應商。大多數(shù)中小企業(yè)主不懂軟件，面對形 形色色的軟件產(chǎn)品，不知哪個軟件能滿足自己企業(yè)的需求。他們的 通常做法是模仿其他企業(yè)，尤其是競爭對手。軟件供應商為了自己 的利益不愿客觀地評價企業(yè)需求，提供正確建議，而只是大力推薦 自己的產(chǎn)品。(2 )無力應用。中小企業(yè)在這一層選擇標準上常常出現(xiàn)以下兩個 問題：一是重軟件輕服務，以為軟件本身比服務重要。對于缺乏人 才的中小企業(yè)來說，服務比軟件更加重要。因為一旦售后服務沒有 了保障，中小企業(yè)自身又幾乎沒有田可人才支撐來維持會計信息化 工作的順利進行，那么會計信息化就難逃失敗的命運。由于售后

14、服 務不到位導致企業(yè)會計信息化失敗的案例屢見不鮮。二是重功能輕 文檔。這里的文檔是指用戶手冊、培訓教材、實施指南等。中小企 業(yè)財務人員極其缺乏計算機知識，要想熟悉操作過程就需要進行多 次重復的培訓，但供應商的當面指導有次數(shù)限制，并且需要付出服 務費用，所以完備的文檔資料對于中小企業(yè)來說是極其重要的。(3 )系統(tǒng)短命。中小企業(yè)目前的規(guī)模不大，但這并不代表它將來 不會壯大，所以，配置軟件時應該預留數(shù)據(jù)接口。但是許多中小企 業(yè)由于在規(guī)劃階段沒有明確的目標，缺乏長遠的規(guī)劃，沒有預留數(shù) 據(jù)接口。隨著企業(yè)的不斷開展，軟件功能缺乏以滿足企業(yè)需求，但 卻無法進行拓展。此時，功能欠缺的會計信息系統(tǒng)反而限制了企業(yè)

15、 的開展，造成削足適履的局面。.人員問題。(1)人員素質偏低。第一，專業(yè)技術水平偏低。中小企業(yè)多數(shù)為 家族企業(yè)，選用會計人員時優(yōu)先選擇家人和親戚朋友，這種用人機 制影響了中小企業(yè)對高素質人才的聘用。第二，安全保密意識缺乏。 中小企業(yè)實施會計信息化之后，會計人員面對新的工作環(huán)境 網(wǎng)絡，沒有形成與之相適應的工作習慣，突出表現(xiàn)在工作人員安全 意識淡薄，例如，會計人員常常為了互相幫助，公開自己的密碼， 權限的劃分乃至整個會計信息化的內部控制制度都形同虛設。許多 工作人員在磁性介質中儲存信息，雖然快捷方便，但信息易喪失、 易被篡改，存儲介質易損壞。第三，職能轉變效果欠佳。實施會計 信息化將會計人員從繁瑣

16、的核算工作中解脫出來，是為了讓其有更 多的時間與精力來進行財務管理，參與企業(yè)管理決策。但大多數(shù)中 小企業(yè)會計人員卻只是滿足于核算工作的完成，并沒有積極參與到 企業(yè)管理中去。這與企業(yè)領導對會計信息化的認識偏差有關。例如， 有些領導竟在實施了會計信息化之后進行裁員，以此來節(jié)省人工費 用。(2 )人員數(shù)量缺乏。一半以上的中小企業(yè)在實施會計信息化后沒 有重新設置崗位，手工會計人員經(jīng)過簡單培訓直接兼任會計信息化 工作人員，會計信息化系統(tǒng)沒有基本的人員保證。局部企業(yè)雖然設 置了相關工作崗位，卻沒有為各崗位配備專職人員。雖然中小企業(yè) 業(yè)務較少，會計工作中一人多崗的情況很常見，但企業(yè)剛開始實施 會計信息化會出

17、現(xiàn)很多問題，技術人員的缺席將對這項工作的開展 帶來嚴重影響。(3 )穩(wěn)定性較差。人才匱乏是中小企業(yè)的致命弱點，即使企業(yè)很 重視人才，也難以留住人才，這與中小企業(yè)的家族色彩有很大 關系，外來人員總有一種寄人籬下的感覺，找不到歸屬感，自然也 不會在此常留。此外，有些中小企業(yè)員工晉升制度不科學、不透明， 外來人員對開展前景不滿意而提出辭呈。人員流動性過大，交接工 作頻繁，各方之間的適應期長，從而影響了工作的順利進行。.決策體制的問題。很多中小企業(yè)是由家庭式作坊開展而來的， 有夫妻檔、兄弟班、父子聯(lián)袂等多種形式。企業(yè)的多個領導人都認 為企業(yè)是自己家的，自己就有發(fā)言權，就有決策權。當需要作出會 計信息化

18、相關決策時，如硬件結構、軟件功能結構、崗位設置、人 員聘用等，企業(yè)管理層就會出現(xiàn)多個聲音，如果協(xié)調不好就會招致 內部利益集團的爭斗，會計信息化無法繼續(xù)進行。(三)運行及維護階段的問題。經(jīng)過一段時間的試運行，手工賬與計算機賬取得一致結果后，新 系統(tǒng)就可以正式運行了。在運行階段，維護人員仍要對系統(tǒng)進行不 斷的修復、完善，使會計信息系統(tǒng)漸漸地與企業(yè)實際相融合。系統(tǒng) 的維護過程是一個系統(tǒng)螺旋上升的過程，沒有止境，直至企業(yè)消亡。 它也是會計信息化工作的主要內容，會計信息系統(tǒng)所帶來的收益與 風險均在這一過程中表達。所以，在運行維護階段很容易出現(xiàn)問題。.軟件的問題。二次開發(fā)，缺乏實力保證。商品軟件具有通用性

19、，卻不 能完全滿足各行各業(yè)的特色要求，所以往往需要進行二次開發(fā)，實 現(xiàn)軟件與企業(yè)需求的結合。中小企業(yè)又具有經(jīng)營多樣化、變化快的 特點，就更加需要會計軟件功能的隨時增減來適應企業(yè)經(jīng)營的變化, 所以中小企業(yè)對軟件的二次開發(fā)有更加強烈的需求。但是，由 于資金、人才的缺乏，中小企業(yè)的二次開發(fā)工作很難進行。軟件功 能不能適應經(jīng)營的變化，進而限制了企業(yè)的開展。(2 )軟件升級，難以滿足需求。專門提供軟件服務的供應商會經(jīng) 常進行軟件升級，修改程序或增添新功能，但供應商所做的改進仍 然脫離具體的企業(yè)需求，對企業(yè)的意義不大。財會軟件也不是版本 越新越好，需要同時考慮軟件的穩(wěn)定性，也許軟件會因為新功能的 增加而變

20、得不穩(wěn)定。企業(yè)需要在軟件穩(wěn)定性與功能效益性之間進行 權衡。2.系統(tǒng)安全的問題。企業(yè)實現(xiàn)會計信息化大大提高了企業(yè)的管理 效益，同時也帶來了相伴而生的安全風險。對于敏感性較強的會計 信息系統(tǒng)而言，更是如此。對于安全風險的防范主要來自兩個方面， 一個是安全設施有漏洞，一個是核心加固不堅硬。從中小企業(yè) 目前的現(xiàn)狀來看，這兩方面均存在問題。（四）系統(tǒng)評價階段的問題。會計信息系統(tǒng)的建立僅僅是會計信息化事業(yè)的開始，企業(yè)要根據(jù) 系統(tǒng)的運行使用情況檢查系統(tǒng)是否到達預期目標，分析問題產(chǎn)生的 原因，并逐步完善系統(tǒng)的缺乏，使系統(tǒng)結構與功能更好地滿足企業(yè) 的需求。系統(tǒng)評價工作是系統(tǒng)完善的基礎、改進的橋梁。但是許多 中小企業(yè)并沒有進行系統(tǒng)評價，即使有也在很多方面出現(xiàn)了問題， 致使評價工作沒有發(fā)揮應有的作用。.缺乏評價基石。評價工作的起點是檢查系統(tǒng)是否到達目標，所 以系統(tǒng)目標是評價的基石，沒有目標也就沒有了后續(xù)的原因分析與 系統(tǒng)完善。許多中小企業(yè)在規(guī)劃階段沒有明確的目標，導致評價工 作沒有意義。.缺乏科學的指標體系?？茖W的指標體系要做到考