員工檔案管理

1、一、員工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考 依據(jù)，是公司檔案的組成部分。二、為加快建立現(xiàn)代企業(yè)制度，規(guī)范員工的檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長過程的動(dòng)態(tài)跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄漏，給企業(yè)和員工帶來的風(fēng)險(xiǎn)，有效的保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，特制定本規(guī)定。三、本管理辦法所指的員工檔案指員工入本公司后的檔案，不含員工進(jìn)入公司前的人事檔案。應(yīng)聘簡歷及面試評(píng)價(jià)表身份證、學(xué)歷證書（復(fù)印件） 入職登記表體檢表勞動(dòng)合同獎(jiǎng)懲記錄保險(xiǎn)繳納記錄與公司簽訂的其它合同、協(xié)議其它有必要納入檔案的資料辭職申請(qǐng)、培訓(xùn)檔案單獨(dú)管理，不納入員工檔案范圍內(nèi)。檔案建立及維護(hù)人力資源管理人員

2、負(fù)責(zé)員工檔案的建立及維護(hù)工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職后轉(zhuǎn)正、崗位變動(dòng)、薪酬調(diào)整等資料在調(diào)整后的一周內(nèi)放入員工檔案。為保證檔案的時(shí)效性，要求員工每年 3 月份填寫一份最新的員工登記表并放入檔案，原登記表繼續(xù)保存。員工檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門編號(hào)統(tǒng)一管理，并登記檔案存放登記表，建立員工檔案目錄，以便查詢。辭職、辭退員工的檔案從原部門提出，單獨(dú)保管。員工檔案涉及員工個(gè)人及家庭信息等資料，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內(nèi)容，HR 經(jīng)理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門經(jīng)理因工作需要可以查詢本部門員工檔案，其他人因工作需要經(jīng)人事部門經(jīng)理同意后方可查

3、詢員工檔案。以下是人事部門針對(duì)員工檔案歸檔管理：公司人事部對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成材料要及時(shí)收集并進(jìn)行整理，保持檔案的完整。人事資料收集、歸檔后，人事管理專員在檔案袋上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。人力資源部檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門編號(hào)統(tǒng)一管理，并登記職、辭退員工的檔案單獨(dú)保管。凡是歸檔的材料必須經(jīng)各部門認(rèn)真考核、鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章后歸檔。按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行公司

4、統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)禁任何人以任何理由私自保存他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。人力資源部檔案管理人員做好檔案管理工作以免出現(xiàn)檔案丟失、損毀等情況，對(duì)公司和員工個(gè)人造成損失。因工作需要查閱和借用檔案，須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人的同意，并簽字或蓋章。檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告說明理由，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。公司員工辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請(qǐng)表中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算，對(duì)超出保存期限的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵循以下規(guī)定：通過專門渠道或?qū)Ｈ怂腿?，不?zhǔn)本人攜帶。對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通