文件控制程序

1、文件控制程序1.目的為確保各部門管理體系文件正確溝通，應(yīng)用及管制。確保各相關(guān)部門能夠及時(shí)獲得適當(dāng)有效的最新版本文件。2.范圍適用于公司所使有的管理體系文件（包括質(zhì)量管理體系、安全管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康安全管理體系等）以及外部文件的管制均適用之。3.權(quán)責(zé)3.1 文件的制訂、修改管制權(quán)責(zé)表文件名稱制訂（申請(qǐng)）審核核準(zhǔn)手冊(cè)品控部廠長(zhǎng)總經(jīng)理程序文件職能部門經(jīng)理廠長(zhǎng)總經(jīng)理三級(jí)文件職能部門部門主管部門經(jīng)理外部文件外部部門主管部門經(jīng)理3.2 書面文件的發(fā)行，回收，銷毀及管制由綜合辦負(fù)責(zé)。3.3 電子文件的回收，銷毀及管制由各職能部門負(fù)責(zé)，綜合辦每半年進(jìn)行檢查，核對(duì)其是否為最新有效的版本。4.定義4

2、.1 三級(jí)文件：作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書，設(shè)備操作規(guī)程/規(guī)范。4.2 外部文件：與本公司管理體系有關(guān)的國(guó)際/國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，法律法規(guī)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，地方標(biāo)準(zhǔn)等其他標(biāo)準(zhǔn)書。4.3 參考文件：儀器、設(shè)備說明書5.作業(yè)內(nèi)容5.1 文件制訂/修訂/廢止流程圖：見附件一；5.2文件編寫格式見附件二5.2.1 各項(xiàng)新制訂文件（包括外部文件）均由綜合辦進(jìn)行編號(hào)作業(yè)，文件編號(hào)由綜合辦統(tǒng)一列表管制，編號(hào)不得有重復(fù)現(xiàn)象。5.2.2文件編號(hào)管理。5.2.2.1 文件編號(hào)辦法- - - 文件流水號(hào)文件流水號(hào)文件類文件類別職能部門公司代碼職能部門公司代碼5.2.2.2說明：公司：WHJZ；5.2.2.3綜合辦R； 生產(chǎn)調(diào)度科P

3、； 質(zhì)量安全科Q； 設(shè)備器材科M； 采購供應(yīng)科P 財(cái)經(jīng)核算科F； 5.2.2.4 文件類別手冊(cè)1；程序文件2；三級(jí)文件3；外部文件45.2.2.5文件版本規(guī)定5.2.2.5.1 文件版本為A、B、C、5.2.2.5.2 修改狀態(tài)為0、1、2、9(指當(dāng)前頁)依次類推，當(dāng)文件修改達(dá)到9次時(shí)，便將轉(zhuǎn)版為下一版。5.2.3 文件字體5.2.3.1文件頁眉中的公司名稱用宋體小三號(hào)字體；頁眉中文件編號(hào)、文件名稱、版次和頁碼處用宋體和四號(hào)字體。5.2.3.2文件內(nèi)容使用宋體、小四號(hào)字體。5.2.3.3附在文件中Word的附件字體使用宋體、小四號(hào)字體。5.3 文件的制訂5.3.1手冊(cè)：由質(zhì)量安全科制訂，廠長(zhǎng)審

4、核，總經(jīng)理核準(zhǔn)。5.3.2 程序文件：由相關(guān)部門指定專人編寫，廠長(zhǎng)審核，總經(jīng)理核準(zhǔn)。5.3.3 三級(jí)文件：由各部門根據(jù)作業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行編寫，部門主管審核，部門經(jīng)理核準(zhǔn)。5.3.4外部文件：a.各職能部門需要的外來文件，由各部門各自申請(qǐng)、收集，部門經(jīng)理核準(zhǔn)，各職能部門自行保管其電子檔和書面檔。b.政府提供的文件資料由使用部門審核其適用性，各使用部門自行保管其電子檔和書面檔。5.3.6 參考文件 各職能部門自行管理本部門的相關(guān)儀器、設(shè)備說明書。5.3.7文件的相關(guān)表單 各職能部門自行管理本部門文件的相關(guān)表單，文件的相關(guān)表單內(nèi)容修改時(shí)，同時(shí)修改表單的生效日期、文件版次。5.4文件修訂5.4.1 文件若有

5、不符合現(xiàn)狀，需修訂，則由建議部門填寫文件制訂/修訂/廢止申請(qǐng)單并提出修訂原因及變更內(nèi)容。必要時(shí)得到相關(guān)部門會(huì)簽后，建議部門將修改好的文件電子檔及原件交于綜合辦進(jìn)行保存并分發(fā)。5.4.2 文件有以下情況之一需換版，換版應(yīng)按上述相關(guān)條款批準(zhǔn)實(shí)施。a)、文件經(jīng)過9次修改時(shí)；b)、管理系統(tǒng)發(fā)生變化時(shí)；c)、公司組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化時(shí)；d)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)換版時(shí)；5.5 文件分發(fā)：5.5.1所有的文件（一級(jí)文件、二級(jí)文件、三級(jí)文件等）需經(jīng)過核準(zhǔn)后才可執(zhí)行和分發(fā)。5.5.2文件頒布發(fā)行時(shí)，應(yīng)由綜合辦列管制文件現(xiàn)行版本一覽表控制其版本，以便各使用部門查核版本，發(fā)行的文件綜合辦根據(jù)會(huì)簽部門進(jìn)行分發(fā)及數(shù)量，申請(qǐng)部門的

6、文件以書面形式分發(fā)5.5.3若文件涉及多個(gè)部門，發(fā)布相關(guān)文件的部門可以被發(fā)行書面和電子檔文件。文件中涉及到其他部門的都以電子檔形式發(fā)行, 管制由各職能部門負(fù)責(zé)，綜合辦每半年5.5.4書面文件的發(fā)行，回收，銷毀及管制由綜合辦負(fù)責(zé),綜合辦每半年5.6 文件保存5.6.1各部門需設(shè)文件管理員（兼職），管理員應(yīng)對(duì)本部門的文件進(jìn)行管理。5.6.2 文件原稿加蓋識(shí)別章后一律由綜合辦進(jìn)行管制。5.6.3 各部門不得自行影印正式文件，如發(fā)現(xiàn)缺頁、破損、字跡模糊，應(yīng)填寫“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單”，由部門經(jīng)理和管理者代表核準(zhǔn)后向綜合辦5.6.45.6.5 綜合辦每半年發(fā)行一次管制文件現(xiàn)行版本一覽表、文件5.6.6 文件丟

7、失，需求部門應(yīng)填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單并注明丟失原因。由部門經(jīng)理和管理者代表核準(zhǔn)后向綜合辦5.6.75.6.8書面的文件應(yīng)存放于專門的存放區(qū)域，文件的電子檔及其它媒體形式的文件應(yīng)存放于干燥，避免高溫，沒有電磁干擾之區(qū)域。5.7 文件廢止5.7.1 文件若需廢止時(shí)，由建議部門填寫文件制訂/修訂/廢止申請(qǐng)單，提出作廢原因，經(jīng)原制定部門及管理者代表審核后交由綜合辦。5.8文件銷毀5.8.1 書面舊版文件：綜合辦回收時(shí)，應(yīng)確保分發(fā)與回收數(shù)量一致，各部門不得私自保留舊版文件。5.8.2電子檔舊版文件：綜合辦將新版文件分發(fā)后，各部門文件管理員應(yīng)在收到新版文件后，在綜合辦文管的監(jiān)督下，將舊版文件刪除。5.8.3

8、作廢的文件由綜合辦每半年申請(qǐng)集中銷毀，如若作為資料保留時(shí)，綜合辦5.9 文件適用性審查：于內(nèi)審時(shí)一并審查。5.10 暫行文件的發(fā)行5.10.1 發(fā)行時(shí)機(jī)5.10.1.1 原物料代用時(shí)5.10.1.2 新產(chǎn)品試做時(shí)5.10.1.3因急需暫訂或客戶要求之標(biāo)準(zhǔn)。5.10.2發(fā)行程序：依一般文件發(fā)行，但須在文件上加蓋“暫行發(fā)行”章及標(biāo)明有效期限。暫時(shí)發(fā)行文件不予以回收。6.相關(guān)文件7.相關(guān)記錄管制文件現(xiàn)行版本一覽表 CP-Q-2-001-01文件制訂/修訂/廢止申請(qǐng)單 CP-Q-2-001-02文件借閱申請(qǐng)單 CP-Q-2-001-03文件分發(fā)/回收記錄表 CP-Q-2-001-04文件銷毀申請(qǐng)單 CP-Q-2-001-05外部文件一覽表 CP-Q-2-001-06文件廢止一覽表 CP-Q-2-001-07 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單 CP-Q-2-001-088.附件附件一：文件制訂/修訂/廢止流程圖附件二：文件編寫格式附件一：文件制訂/修訂/廢止流程圖權(quán)責(zé)部門流程相關(guān)記錄文件制訂/修