(BT-XZ-209)接待工作管理制度

1、接待工作管管理制度度受控狀態(tài)：_受控控_發(fā)放編號：_生效日期：_20007-004-002_版本/修改改次第更改頁次/章節(jié)編制審核批準(zhǔn)生效日期1總則1.11.21.3為樹立公司司的良好好形象，擴(kuò)擴(kuò)大公司司對外聯(lián)聯(lián)系和交交流，使使接待工工作規(guī)范范、有序序，特制制定本制制度。接待工作的的原則是是：熱情情周到、講講究禮儀儀、勤儉儉節(jié)約、統(tǒng)統(tǒng)一協(xié)調(diào)調(diào)。本制度適用用于公司司重大活活動、會會議等的的接待工工作。2管理職責(zé)2.12.22.3辦公室為公公司接待待工作的的歸口管管理部門門，負(fù)責(zé)責(zé)接待工工作的安安排和管管理，擬擬定重要要來賓的的接待計計劃，協(xié)協(xié)調(diào)相關(guān)關(guān)部門落落實接待待任務(wù)，提提供后勤勤保障。公司辦

2、公室室分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)負(fù)責(zé)審核核接待計計劃、協(xié)協(xié)調(diào)有關(guān)關(guān)接待事事項及接接待費(fèi)用用，報總總經(jīng)理審審批。公司各部門門負(fù)責(zé)本本部門的的接待工工作；每每月統(tǒng)計計接待情情況報辦辦公室登登記備案案；同時時應(yīng)完成成公司安安排的各各項接待待任務(wù)。3類型與標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)3.13.1.113.1.223.1.333.1.443.23.33.3.113.3.223.43.4.113.4.223.5本辦法所指指接待對對象，按按來訪事事由不同同，主要要分成以以下幾種種類型：公務(wù)來訪a)政府職職能部門門、行業(yè)業(yè)主管部部門工作作人員來來公司檢檢查工作作；b)項目合合作項目目部來公公司洽談?wù)劰ぷ魇率乱?；c)有合作作意向的的投資項項目部

3、、金金融機(jī)構(gòu)構(gòu)來公司司考察；參觀來訪a)各級黨黨政機(jī)關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來來公司視視察工作作；b)各地機(jī)機(jī)關(guān)、企企事業(yè)項項目部來來公司參參觀考察察；c)購房客客戶參觀觀考察。會議活動來來訪應(yīng)邀前來參參加公司司會議、活活動的各各級領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)、專家家、新聞聞記者等等。其他來訪客客人。按接待對象象級別不不同和對對公司業(yè)業(yè)務(wù)的影影響不同同，分為為重要來來賓和一一般來賓賓。招待原則和和標(biāo)準(zhǔn)：參觀接待根根據(jù)需要要安排招招待用餐餐；住宿標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)：a)一般來來訪客人人安排公公司簽訂訂協(xié)議的的酒店普普通標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)間；b)公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)出面面接待的的外地重重要來賓賓住宿，由由辦公室室根據(jù)需需要安排排。用車標(biāo)準(zhǔn)：一般公務(wù)來來訪，根根據(jù)情況況

4、需安排排用車的的，由辦辦公室統(tǒng)統(tǒng)一調(diào)度度；列入計劃的的重要來來賓來訪訪用車，公公司應(yīng)優(yōu)優(yōu)先予以以保證，車車型、駕駕駛員、用用車天數(shù)數(shù)等內(nèi)容容應(yīng)事先先在接待待計劃中中明確。接待規(guī)格：重要來賓可可安排對對口業(yè)務(wù)務(wù)的分管管副總經(jīng)經(jīng)理或總總經(jīng)理出出面接待待會晤；其他來來賓根據(jù)據(jù)情況由由相關(guān)人人員接待待。4計劃與準(zhǔn)備備4.14.24.34.3.114.3.224.3.334.44.4.114.4.224.4.334.4.444.4.554.4.664.4.774.4.884.4.994.4.1104.4.1114.4.1124.54.64.74.8辦公室在接接到公司司領(lǐng)導(dǎo)通通知或相相關(guān)項目目部重要要來訪

5、預(yù)預(yù)約時，應(yīng)應(yīng)做書面面登記。對對重要來來賓接待待，須在在詳細(xì)了了解接待待要求的的基礎(chǔ)上上擬定接接待計劃劃，排出出日程安安排表，報報總經(jīng)理理審定后后及時通通知相關(guān)關(guān)部門和和領(lǐng)導(dǎo)；對一般般來賓酌酌情安排排業(yè)務(wù)對對口部門門接待；公司各部門門在接到到重要來來訪預(yù)約約后，須須填寫接接待申請請單(見附件件)報辦辦公室，并并協(xié)助擬擬定接待待計劃。需需公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)出面面、辦公公室協(xié)調(diào)調(diào)的重要要接待一一般應(yīng)提提前2天天告知辦辦公室；對時間間緊迫的的臨時重重要接待待任務(wù)，可可先在電電話中請請示，并并經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理同意意，在完完成接待待后補(bǔ)辦辦手續(xù)。重要來訪接接待計劃劃應(yīng)載明明以下內(nèi)內(nèi)容：接待類別：公務(wù)來來訪、參參觀、參

6、參加會議議或其他他。來賓基本情情況a)來訪項項目部名名稱、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)姓名名、職務(wù)務(wù)等；b)來訪具具體時間間、人數(shù)數(shù)，當(dāng)?shù)氐嘏阃瑏韥碓L的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)和人人數(shù)；c)來訪的的目的和和要求；d)在本地地逗留的的天數(shù)。具體接待安安排a)明確主主要接待待的部門門，相關(guān)關(guān)配合的的部門，接接待人員員分工及及職責(zé)，出出面接待待的領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)和陪同同人員；b)參觀線線路或洽洽談、舉舉行活動動的場所所；c)費(fèi)用預(yù)預(yù)算。重要接待計計劃還應(yīng)應(yīng)考慮以以下內(nèi)容容：是否安排車車輛接送送；是否需要會會場布置置，包括括花卉、煙煙茶、音音響設(shè)備備、投影影設(shè)備、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)席箋箋、橫幅幅等；是否制作歡歡迎牌、指指示牌；是否安排禮禮儀；是否需要邀邀請新聞聞

7、媒體和和草擬新新聞通稿稿；是否安排攝攝影攝像像；是否需要準(zhǔn)準(zhǔn)備公司司宣傳資資料； 是否宴請，包包括宴請請時間、地地點(diǎn)、參參加人員員、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)； 是否安排住住宿，是是否在房房內(nèi)放置置鮮花水水果；是否安排游游覽、購購物、娛娛樂；是否需要贈贈送禮品品；其它需要說說明的事事項。對重要參觀觀來訪，主主要接待待部門應(yīng)應(yīng)按計劃劃通知參參加會晤晤的領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)、陪同同人員、落落實會晤晤時間及及場所。確確定來賓賓訪問路路線并檢檢查相關(guān)關(guān)設(shè)施，確確保電梯梯安全完完好，環(huán)環(huán)境、樓樓道、洗洗手間清清潔，歡歡迎牌的的設(shè)置和和內(nèi)容正正確，攝攝像機(jī)、照照相機(jī)電電源充足足。對重要公務(wù)務(wù)來訪或或會議來來訪，主主要接待待部門應(yīng)應(yīng)根據(jù)計計

8、劃和來來賓要求求，提前前預(yù)訂好好來賓下下榻的賓賓館；根根據(jù)計劃劃預(yù)訂宴宴請的酒酒店；依依據(jù)所定定用餐標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，安安排迎合合來賓地地方口味味的飯菜菜及煙酒酒、飲料料；根據(jù)據(jù)計劃確確定游覽覽路線、購購物商場場、娛樂樂項目；定制的的禮品要要保證質(zhì)質(zhì)量。對大型會議議或活動動的來訪訪接待，主主辦部門門應(yīng)事先先準(zhǔn)備公公司簡介介等相關(guān)關(guān)資料；檢查會會場水電電、桌椅椅、投影影儀、音音響等設(shè)設(shè)施；安安排禮儀儀人員，準(zhǔn)準(zhǔn)備簽到到冊、名名片盒等等。辦公室按接接待人數(shù)數(shù)調(diào)度安安排接待待所需車車輛，并并留有余余地；須須保證車車輛清潔潔，安全全性能良良好；公公司車輛輛應(yīng)服從從辦公室室的統(tǒng)一一調(diào)度。5行為規(guī)范5.15.1.1

9、15.1.225.1.335.1.445.25.35.4接待禮儀：儀表：面容容清潔，衣衣著得體體；舉止：穩(wěn)重重端莊，從從容大方方；言語：語氣氣溫和，禮禮貌文雅雅；態(tài)度：誠懇懇熱情，不不卑不亢亢。接待程序中中要注意意把握迎迎候時間間，提前前等候于于公司門門口或車車站機(jī)場場；接待待人員引引見介紹紹主賓時時，要注注意順序序；接受受名片時時，要以以恭敬的的態(tài)度雙雙手接受受，默讀讀一下后后鄭重收收入口袋袋中；過過走廊時時，通常常走在客客人的右右前方，不不時左側(cè)側(cè)回身，配配合客人人腳步，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)彎處伸伸右手示示意，并并說“這邊請請”；進(jìn)電電梯時要要告訴客客人上幾幾樓，讓讓客人先先進(jìn)，先先出；客客人落座座后，要

10、要以雙手手奉茶，先先客人，再再主人，先先領(lǐng)導(dǎo)，后后同事；送客時時根據(jù)身身份確定定規(guī)格，若若送至大大門口、汽汽車旁，招招手待客客人遠(yuǎn)去去，方可可離開。接待中涉及及機(jī)要事事務(wù)、秘秘密文電電、重要要會議，要要特別注注意保密密；接待待中既要要熟練介介紹公司司情況，又又要注意意內(nèi)外有有別，嚴(yán)嚴(yán)守本項項目部商商業(yè)機(jī)密密；對不不宜攝影影攝像的的場合，應(yīng)應(yīng)向參觀觀人員說說明。接待中應(yīng)厲厲行節(jié)約約，精打打細(xì)算，不不擺闊氣氣，不講講排場，不不奢侈浪浪費(fèi)。6接待費(fèi)用與與信息反反饋6.16.2公司各部門門的接待待費(fèi)用在在公司業(yè)業(yè)務(wù)費(fèi)中中列支。接接待人員員于完成成接待任任務(wù)后33天內(nèi)，按按財務(wù)報報銷流程程報總經(jīng)經(jīng)理審批批。接待人員應(yīng)應(yīng)及時撰撰寫重要要來訪信信息稿交交辦公室室；將與與來訪者者交流中中取得的的信息匯匯總整理理，提取取其中對對公司有有價值的