現(xiàn)代企業(yè)綜合檔案管理標準講義

1、綜合檔案管管理標準準 19998發(fā)布布 119988實施施公司發(fā)布公司管理標標準綜合檔案管管理標準準1、主題內內容和適適用范圍圍本標準規(guī)定定了綜合合檔案管管理原則則與管理理體制，檔檔案的收收集、檔檔案的鑒鑒別、檔檔案的整整理、檔檔案的保保管、檔檔案的利利用，庫庫房、檔檔案、銷銷毀管理理，圖樣樣的更改改、補充充管理，檔檔案圖書書借閱管管理，檔檔案的統(tǒng)統(tǒng)計工作作管理辦辦法。2、引用政政策規(guī)定定中華人民民共和國國檔案法法3、職責4、綜合檔檔案管理理原則管管理體制制4.1綜合合檔案管管理涉及及生產、經經營、科科研、工工程等各各部門、各各公司歸歸本公司司經理分分工領導導，由本本公司辦辦公室歸歸口管理理，

2、并列列入企業(yè)業(yè)領導議議事日程程，作為為考核企企業(yè)有關關領導人人政績的的一部分分。4.2本公公司檔案案工作，實實行統(tǒng)一一領導，分分級管理理原則，本本公司設設綜合檔檔案室，配配備專職職檔案人人員，它它是檔案案、資料料的貯存存基地和和利用中中心，并并負責監(jiān)監(jiān)督、指指導、統(tǒng)統(tǒng)籌、協(xié)協(xié)調、組組織、管管理本公公司各部部門、各各公司檔檔案、資資料工作作。各部部門、各各公司由由負責人人指定配配備專、兼兼職檔案案員，負負責檔案案、資料料收集、整整理立卷卷、案卷卷管理。5、綜合檔檔案的收收集管理理5.1收集集范圍5.1.11產品生生產方面面：有產產品設計計、工藝藝、工裝裝的圖樣樣和技術術文件、原原材料檢檢驗、產產

3、品生產產過程和和生產調調度工作作過程中中形成的的各種文文件、材材料等。5.1.22經營銷銷售方面面：有企企業(yè)經營營決策和和經營管管理的各各種記錄錄、文件件、合同同、協(xié)議議等文件件材料、市市場經濟濟信息、廣廣告宣傳傳和用戶戶服務工工作中形形成的文文件材料料等。5.1.33設備儀儀器方面面：有設設備儀器器的圖樣樣和技術術文件，設設備儀器器安裝，調調試和驗驗收過程程中的技技術性，憑憑證性文文件材料料，設備備儀器的的運行、維維修記錄錄、設備備改進、改改裝和報報廢的文文件材料料等。5.1.44技術管管理方面面：有質質量管理理、技術術引進、技技術改造造和標準準、計量量、能源源、環(huán)保保、科技技情報等等所形成

4、成的各種種文件材材料等。5.1.55科技研研究方面面：有科科技研究究準備、研研究實驗驗、總結結鑒定、成成果獎勵勵，推廣廣應用等等各階段段工作形形成的計計劃、記記錄、報報告及技技術性往往來文件件資料等等。5.1.66物資供供應方面面：有物物資、原原材料外外協(xié)件采采購、訓訓存保管管、供應應和工具具管理中中形成的的各種文文件材料料。5.1.77人事勞勞資方面面：有定定額、定定員和勞勞動調配配以及勞勞動工資資、安全全生產、勞勞動保護護等工作作中形成成的各種種文件材材料，教教育培訓訓方面，有有干部、職職工教育育和技術術培訓、人人事的文文件材料料等。5.1.88財務管管理方面面（包括括計劃、財財會、統(tǒng)統(tǒng)計

5、）：有財務務管理中中的各種種帳冊、報報表、憑憑證和文文件等。5.1.99工程建建議方面面：有工工程依報報性，基基礎性的的文件材材料、工工程設計計、施工工、驗收收等文件件材料。5.1.110聲像像實物方方面：有有產品、科科研、設設備、基基建項目目：市以以上領導導開臨檢檢查指導導工作等等重大活活動、本本公司重重大活動動所拍攝攝的照片片、錄像像（底片片），錄錄音、錄錄像帶，還還有獎旗旗、獎狀狀、獎杯杯、獎章章、證書書、獎品品、贈品品等材料料。5.1.111綜合合、后勤勤方面：辦公用用品和生生活用品品、用房房、保衛(wèi)衛(wèi)治安、通通訊設備備、環(huán)境境綠化等等過程中中所成的的文件材材料。5.1.112黨、工工、

6、團、婦婦方面：在各項項工作中中形成的的文件材材料。5.2收集集時間5.2.11凡生產產、經營營、設備備、技術術、計劃劃統(tǒng)計、物物資、勞勞動工資資、工事事保衛(wèi)、教教育培訓訓、行政政等工作作中形成成的文件件材料，由由各部門門、各公公司兼職職檔案保保管負責責收集整整理立卷卷，經各各部門、各各公司負負責人審審定后，在在第二年年第一季季度，向向綜合檔檔案室歸歸檔。5.2.22科研、工工程建設設，在工工程或項項目通過過鑒定投投產后，三三個月內內由部門門指定專專人負責責，將檔檔案材料料整理立立卷，由由工程或或項目負負責人審審定后，向向綜合檔檔案歸檔檔。5.2.33聲像實實物在各各項活動動后，由由有關部部門整

7、理理好隨時時歸檔。5.2.44財務檔檔案，要要在第二二年第二二季度前前，由財財務部門門負責立立卷，裝裝訂成冊冊，統(tǒng)好好案卷目目標，由由財會部部門保管管一年后后，由立立卷人寫寫好說明明，再由由部門負負責人審審定后，向向綜合檔檔案室歸歸檔。5.3文件件材料收收集要求求。5.3.11收集的的文件材材料必須須完整、準準確、齊齊全、字字跡端正正禁用賀賀珠筆、鉛鉛筆，要要用墨水水書寫，傳傳真件必必須做到到及時復復印、層層次分明明，符合合其形成成規(guī)律。5.3.22收集圖圖樣及技技術文件件要完整整性審查查簽字程程序執(zhí)行行。5.3.33收集文文件材料料中，應應當將每每份文件件的正件件與附件件、印件件與定稿稿、批

8、復復與請示示、轉閱閱文件與與原件、多多種文字字形成的的同一文文件，不不得分開開，分別別要立在在一起，文文電應合合一立卷卷。5.3.44不同年年度的文文件一般般不得歸歸入同一一卷內,但跨年年度的請請示與批批復,歸歸入復文文的年度度內立卷卷,沒有有復文的的,歸入入請示的的年度內內立卷，跨跨年度的的規(guī)劃放放在針對對的第一一年立卷卷。非訴訴訟案件件放在結結案年立立案。其其它文件件材料立立卷，按按有關規(guī)規(guī)定執(zhí)行行。5.3.55收集時時，各部部門、各各公司應應由兼職職檔案人人員填寫寫檔案移移交目錄錄，一式式三份，經經綜合檔檔案室專專職檔案案人員驗驗收簽章章后，雙雙方各執(zhí)執(zhí)一份，另另一份作作檢索用用。5.3

9、.66產品試試制定型型，科研研成果鑒鑒定，基基建工程程竣工驗驗收，必必須由檔檔案部門門參加。收收集文件件材料完完整、準準確、統(tǒng)統(tǒng)一。6、檔案的的鑒別6.1各種種文件收收集，按按檔案案法規(guī)規(guī)定與實實際利用用價值，編編制檔案案保管期期限表，檔檔案期限限分永久久、長期期、短期期三種，由由本公司司主管副副經理、專專業(yè)技術術人員和和檔案人人員等相相關人員員參加鑒鑒別小組組確定。7、檔案的的整理根據(jù)一定的的原則和和方法，將將經過鑒鑒別的材材料，以以檔案材材料分類類為特征征，裝訂訂成內容容條理、系系統(tǒng)的專專門案卷卷，并不不斷地對對檔案的的內容進進行補充充。7.1檔案案的分類類7.1.11檔案分分類就是是根據(jù)

10、檔檔案材料料的性質質、內容容和名稱稱等屬性性，把性性質相同同、內容容和名稱稱等屬性性，把性性質相同同、內容容上互有有聯(lián)系的的集中在在一起，不不同的區(qū)區(qū)別開來來，使檔檔案成為為一個條條理清晰晰、內容容系統(tǒng)的的有機體體系。7.2檔案案的技術術加工7.2.11在管理理過程中中形成的的一些材材料，不不但其書書寫形式式的不符符合，檔檔案工作作的要求求，而且且其規(guī)格格和外形形也很不不規(guī)則，作作為檔案案不便于于保存，因因而在檔檔案材料料整理的的過程中中必須進進行必要要的技術術加工，使使其符合合檔案管管理的要要求。7.3檔案案材料的的排列、編編目和裝裝訂7.3.11檔案材材料的排排列就是是將各類類型的材材料按

11、照照一定的的順序排排列起來來，其作作用在于于通過排排列，使使每一份份文件都都有一個個固定的的位置，使使之更條條理、更更系統(tǒng)地地反映各各類內容容，更進進一步地地體現(xiàn)分分類的作作用。7.3.22所謂編編目就是是編制目目錄。目目錄是所所保管的的檔案材材料的清清單，是是著錄案案卷或文文件內容容成分并并按一定定次序編編排的一一覽表。它它對檔案案材料所所在的位位置起固固定和指指引作用用。7.3.33裝訂是是固定檔檔案整理理成果的的重要一一環(huán)，必必須做好好。8、檔案的的保管8.1凡國國家正式式批準或或本公司司主管副副經理以以上領導導劃定的的各項密密級文件件檔案。凡凡本公司司經營重重大決策策，重要要科研成成果

12、、工工程建設設，產品品的工藝藝、底圖圖、財務務、人事事、合同同、協(xié)議議書中提提出保管管的部分分，均屬屬密級檔檔案范圍圍。8.2凡查查閱密級級的檔案案，須經經本公司司主管副副經理以以上領導導批準后后，限在在檔案室室內查閱閱，不得得復印或或摘抄。8.3由綜綜合檔案案室統(tǒng)一一保管的的文件材材料，任任何部門門和個人人不得私私自提供供贈送或或出賣給給外單位位及個人人，不得得任意帶帶出本單單位，違違者嚴肅肅處理。8.4檔案案人員要要嚴格執(zhí)執(zhí)行保管管紀律，對對密級檔檔案要重重點保管管，嚴格格檔案借借閱手續(xù)續(xù)，并不不得隨便便談論檔檔案中秘秘密資料料，以防防失密，發(fā)發(fā)現(xiàn)泄密密現(xiàn)象，按按情節(jié)輕輕重，予予以處理理。

13、9、檔案的的作用9.1檔案案信息開開發(fā)利用用要重點點服務于于改善企企業(yè)經營營管理，提提高產品品質量、降降低物資資消耗和和增加經經濟效益益等方面面。9.2編制制和交流流檔案資資料目錄錄，在內內部逐步步實行擴擴大開架架范圍。9.3在檔檔案資料料進行加加工整理理、匯編編專題資資料或編編制產品品科研成成果，基基建工程程簡介，文文摘和數(shù)數(shù)據(jù)手冊冊，圖表表手冊，市市場信息息，用戶戶反映，國國內外同同行生產產情況介介紹等。9.4檔案案開發(fā)利利用必須須嚴格執(zhí)執(zhí)行檔案案保密管管理規(guī)定定。9.5檔案案利用是是檔案管管理的根根本目的的，綜合合檔案室室應編制制必須的的檢索工工具（目目錄、索索引、卡卡片）為為查找利利用

14、創(chuàng)造造條件，做做到調卷卷迅速準準確。10、庫房房、檔案案、銷毀毀管理10.1非非檔案管管理人員員不得擅擅自進入入庫房。需需要進入入時，必必須由檔檔案管理理人員陪陪同下方方可進入入。10.2庫庫內資料料、柜架架、設備備必須擺擺放整齊齊、排列列科學、不不得在庫庫內抽煙煙、飲食食、喧嘩嘩及發(fā)生生其他違違反管理理規(guī)定的的行為。10.3庫庫內應保保持整潔潔、空氣氣流通、光光線充足足、溫濕濕度適宜宜、定期期打掃衛(wèi)衛(wèi)生、在在場地許許可的情情況下，盡盡量做到到辦公室室、查閱閱室分開開。10.4庫庫房保持持做好七七防(防防火、防防水、防防盜、防防光、防防污染、防防有害氣氣體、防防有害生生物)。10.5定定期安全

15、全檢查，發(fā)發(fā)現(xiàn)不安安全因素素，及時時匯報并并采取措措施，消消滅事故故隱患，確確保庫房房安全。10.6要要定期進進行庫藏藏檔案的的清理核核對工作作，做到到帳、物物相符，對對破損或或載體變變質的檔檔案，要要及時進進入修補補和復制制，以延延長檔案案使用期期。10.7堅堅持文明明管理，檔檔案分類類清楚、檢檢索明確確，做到到查閱調調卷迅速速，歸卷卷上架及及時，確確保卷本本完整。10.8對對超過保保管期限限的檔案案，由綜綜合檔案案室定期期列出清清冊，提提出銷毀毀申請，經經鑒定小小組通過過，由本本公司主主管副經經理批準準，方可可進行。并并應報請請保衛(wèi)部部門人員員參加監(jiān)監(jiān)毀。11、圖樣樣的更改改、補充充管理1

16、1.1更更改內容容較小時時，可直直接在圖圖畫“杠改”、 “刮改”，應在在更改處處做“更改標標記”。11.2更更改內容容較多時時，應另另出新圖圖代替，原原來圖樣樣作廢。新新圖列入入原圖樣樣目錄，并并且注明明新代替替的原圖圖號。作作廢的圖圖樣注明明新圖的的編號，根根據(jù)需要要另行保保管。11.3整整個保管管單位內內圖樣作作廢，由由新圖代代替時，應應重新編編制保管管單位，并并且注明明保管單單位編號號。原保保管單位位標注新新保管單單位的編編號后，根根據(jù)需要要另行保保管。12、檔案案圖書借借閱管理理12.1綜綜合檔案案是本公公司生產產、經營營、科技技、基建建等活動動中積累累的文件件材料，是是今后生生產經營

17、營發(fā)展的的重要依依據(jù)，是是科技和和設計工工作的必必要條件件，所以以企業(yè)員員工不得得擅自查查閱。12.2凡凡本公司司人員，因因工作需需要，經經公司副副總經理理以上批批準，并并辦理登登記手續(xù)續(xù)，均可可向綜合合檔案室室查閱。12.3查查閱檔案案只限室室內查閱閱、查閱閱時不得得任意更更改、涂涂劃、拆拆散、剪剪挖、轉轉借、攜攜帶外出出，如有有違反，檔檔案管理理員有權權停止使使用，情情節(jié)嚴重重者，報報請主管管領導，嚴嚴肅處理理。12.4歸歸還檔案案時需經經檔案管管理員檢檢查無誤誤后，方方能簽收收。12.5查查閱檔案案確需外外借（不不包括密密級檔案案），須須經檔案案主管部部門批準準，一般般限三天天內交還還，

18、如需需延期，要要辦理延延期手續(xù)續(xù)。12.6借借閱圖書書時，應應辦理借借閱手續(xù)續(xù)，當面面清點，借借期不得得超過半半月，科科技圖書書僅供專專業(yè)人員員借閱，每每人不得得超過二二本，借借期半月月，凡超超期不補補辦手續(xù)續(xù)者，一一律停止止借閱。13、檔案案統(tǒng)計工工作管理理建立健全現(xiàn)現(xiàn)有庫藏藏檔案概概況：檔檔案資料料開發(fā)利利用概況況。圖樣樣和技術術文件更更改情況況。各種種圖樣、文文件資料料復制情情況。上上級檔案案業(yè)務普普查與年年報。檔檔案管理理“五率”（歸檔率、完整整率、準準確率、查查準率、查查全率）的的專業(yè)統(tǒng)統(tǒng)計工作作。13.1建建立健全全檔案歸歸案，檔檔案查閱閱，利用用效果反反饋登記記，做好好各類檔檔案數(shù)量量，檔案案利用人人次，利利用效果果登記，各各型號圖圖樣曬發(fā)發(fā)單，圖圖樣技術術文件更更改等原原始記錄