跟蹤審計服務實施方案

1、*項目選取驗收機構(gòu)項目*熏薫*薫*凹 第五章合同管理第五章合同管理一、合同管理體系（一）建立合同管理體系把好合同簽訂關(guān)，參與全過程跟蹤中的總包及分包合同審查對合同中的主要條款研究透徹，仔細分析建立完善的合同管理體系主合同分合同二級分合同主合同分合同二級分合同（二）合同管理存檔工程造價技術(shù)檔案可分為過程文件和成果文件兩類。過程文件按照造價咨詢項目的類別各自制定文件目錄。主要包括委托服務合同，工程施工合同或協(xié)議書，中標通知書，投標文件，招標文件及招標答疑文件，竣工驗收報告及完整的竣工資料，工程結(jié)算書及完整資料，包括圖紙會審記錄，工程洽商、變更、會議紀要等書面協(xié)議或文件，施工過程中經(jīng)過確認的再聊、設

2、備、甲供材料、甲指定材料等。成果文件包括：投資估算，工程概算，工程預算，工程量清單，招標控制價，工程計量支付文件，工程索賠處理報告，工程結(jié)算。工程造價技術(shù)檔案按委托合同建立，按服務項目類別整理歸檔。工程造價技術(shù)檔案過程文件自歸檔之日起，保存期為5年；成果文件自歸檔之日起，保存期為10年。利用現(xiàn)代化信息管理手段，積累市場有關(guān)的造價信息資料及造價信息數(shù)據(jù)庫，主要包括政策法規(guī)、工程計價定額、市場價格、工程造價指標數(shù)據(jù)庫。二、合同風險防范措施（一）對勘察、設計合同的管理1.做好費用支付的管理要求勘察、設計單位在勘察、設計合同委托合同簽訂后向業(yè)主提交一份合格的履約擔保。隨著工程的進行，按勘察、設計合同約

3、定的計算方法、支付時間與金額支付勘察、設計單位的酬金，不拖延，以免支付逾期違約金，并由有關(guān)人員建立勘察、設計費用支付臺帳。2.做好合同代替性信件的管理建立勘察、設計合同管理臺帳或采用計算進行管理，準確及時地記錄雙方對合同的修改、增減勘察、設計工作量、變更勘察、設計費等的來往信函、協(xié)議的確認情況。合同履約檢查對勘察人員、設計人員履行勘察、設計合同的義務隨時進行檢查，對其違約行為進行管理，督促其按照合同協(xié)議履約。對監(jiān)理合同的管理1.監(jiān)理合同簽訂前的管理監(jiān)理招標時，對監(jiān)理投標人的資格、資信和履約能力進行審查，通過資格的預審，對潛在的監(jiān)理投標人資質(zhì)進行審查。監(jiān)理合同的簽訂采用監(jiān)理合同示范文本，根據(jù)招標

4、文件和中標人投標文件，按監(jiān)理合同標準條件逐條進行談判，對需要修改的、補充的、具體確定的條款要逐條落實，并寫入監(jiān)理合同專用條件。經(jīng)過談判，雙方對監(jiān)理合同內(nèi)容取得完全一致意見，即可簽訂工程建設監(jiān)理合同協(xié)議書，雙方簽字蓋章監(jiān)理合同即生效。在與其他承包人，如勘察設計，施工、設備材料供應單位，簽訂合同時明確寫入監(jiān)理人與其他承包人的關(guān)系是監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系，以便于監(jiān)理人監(jiān)理工作的開展。2.監(jiān)理合同履行中的管理做好費用支付的管理。要求監(jiān)理單位委托合同簽訂后向業(yè)主提交一份合格的履約擔保。隨著工程的進行，按監(jiān)理合同約定的計算方法、支付時間與金額支付監(jiān)理單位的酬金，不拖延，以免支付逾期違約金，并由有關(guān)人員建立監(jiān)理

5、費用支付臺帳。做好合同代替性信件的管理。建立監(jiān)理合同管理臺帳或采用計算進行管理，準確及時地記錄雙方對合同的修改、增減監(jiān)理工作量、變更監(jiān)理費等的來往信函、協(xié)議的確認情況。對監(jiān)理人員履行監(jiān)理合同的義務隨時進行檢查，對其違約行為進行管理，督促其按照合同協(xié)議履約。三)對施工合同的管理1.施工合同的簽訂前的管理在招標之前，通過投標資格預審，對承包人的資格、資信和履約能力進行審查，以篩選合格的潛在投標人前來投標。施工合同條款內(nèi)容除當事人寫明各自的名稱、地址、工程名稱和工程范圍，明確規(guī)定履行內(nèi)容、方式、期限，違約責任以及解決爭議的方法外，還應明確建設工期、中間交工工程的開工和竣工時間、工程質(zhì)量、工程造價、技

6、術(shù)資料交付時間、材料設備供應責任、撥款和結(jié)算、交工驗收、質(zhì)量保證期、雙方互相協(xié)作等內(nèi)容。2.施工合同的履行中的管理嚴格進行合同約定的價款的管理；當出現(xiàn)合同約定的情況時，對合同價款進行調(diào)整；對預付工程款進行管理，包括批準和扣還；對工程量進行核實確認，進行工程款的結(jié)算和支付；對變更價款進行確定；對施工中涉及的其他費用，如安全施工方面的費用、專利技術(shù)等涉及的費用；辦理竣工結(jié)算；對保修金進行管理等。材料采購合同的管理材料采購合同條款內(nèi)容應詳細寫明各種材料的品種、型號、規(guī)格、等級、數(shù)量等；應寫明材料的質(zhì)量要求和技術(shù)標準，即性能、規(guī)格、質(zhì)量、檢驗方法、包裝以及儲運條件；應寫明交貨期限、交貨方式及地點、價格

7、條款。按合同規(guī)定的標準和方法對貨物的名稱、品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等進行檢測和測試，以確定是否與合同相符。按合同中明確規(guī)定貨款的結(jié)算辦法和結(jié)算時間對材料采購已經(jīng)履行的部分進行按實結(jié)算。第六章協(xié)調(diào)服務結(jié)合本項目實際情況及審計工作內(nèi)容，我公司將積極采取適當?shù)膮f(xié)調(diào)措施，在監(jiān)理單位、承包單位、招標人、供應商之間建議起強有力的協(xié)調(diào)關(guān)系，確保相互信息間信息溝通順暢。、外部協(xié)調(diào)造價控制的關(guān)鍵主要取決于五個質(zhì)量行為主體之間的良好合作，相互支持、相互配合。因此，在實現(xiàn)工程項目造價控制的過程中，應做好如下組織協(xié)調(diào)工作。(一)與招標人的協(xié)調(diào)跟蹤審計人員必須與招標人保持良好的溝通，積極地向招標人匯報工作情況

8、，讓業(yè)主及時了解整個工程項目的進展，確保招標人意圖的實現(xiàn)。跟蹤審計人員首先要理解建設工程造價控制總目標、理解招標人的意圖。對于未能參加造價控制決策過程的跟蹤審計人員，必須了解項目的造價控制目標，否則，會給他的工作造成很大的困難。利用工作之便做好造價控制宣傳工作，增進招標人對造價控制工作的理解，主動幫助招標人處理建設工程中的事務性工作，以自己規(guī)范化、標準化、制度化的工作去影響和促進雙方工作的協(xié)調(diào)一致。尊重招標人，讓招標人一起投入造價控制的全過程。盡管有預定的目標，但建設工程實施必須執(zhí)行業(yè)主的指令，使招標人滿意。對招標人提出的某些不適當?shù)囊?，只要不屬于原則問題，都可先執(zhí)行，然后利用適當時機、采取

9、適當方式加以說明或解釋；對于原則性問題，可采取書面報告等方式說明原委，盡量避免發(fā)生誤解，以使建設工程順利實施。(二)與設計單位的協(xié)調(diào)在施工過程中，常會遇到因設計單位對原設計存在的缺陷提出的工程變更，跟蹤審計人員在本項目合同期內(nèi)，按業(yè)主與設計單位之間簽訂的設計合同在授權(quán)范圍內(nèi)積極與設計單位進行協(xié)調(diào)，使設計變更引起的價款變化為最小，盡可能不影響總的投資限額，既要滿足工程項目的功能和使用要求，又要力求使費用的增加不超過限量的投資額因此，項目審計部必須協(xié)調(diào)與設計單位的工作，以加快工程進度，確保質(zhì)量，降低消耗。真誠尊重設計單位的意見，例如，組織設計單位向承包商介紹工程概況、設計意圖、技術(shù)要求、施工難點等

10、，把標準過高、設計遺漏、圖紙差錯等問題解決在施工之前；施工階段，嚴格按圖施工；結(jié)構(gòu)工程驗收、專業(yè)工程驗收、竣工驗收等工作，約請設計代表參加；若發(fā)生質(zhì)量事故，認真聽取設計單位的處理意見等。施工中發(fā)現(xiàn)設計問題，應及時向設計單位提出，以免造成大的直接損失；注意信息傳遞的及時性和程序性。監(jiān)理工程師聯(lián)系單、設計單位申報表或設計變更通知單傳遞，要按設計單位(經(jīng)業(yè)主和項目經(jīng)理部同意)T跟蹤審計單位(監(jiān)理單位)T承包商之間的程序進行。與監(jiān)理單位的協(xié)調(diào)讓監(jiān)理人員理解項目造價控制和業(yè)主的意向，減少項目監(jiān)人員非程序的干預和越級指揮。尊重項目監(jiān)理機構(gòu)的現(xiàn)場監(jiān)督管理和協(xié)調(diào)組織的職權(quán)。在作決策時，做好與監(jiān)理單位的溝通與協(xié)

11、調(diào)，以獲取監(jiān)理人員提供的更加充分的信息，從而清楚了解項目實施狀況、方案的利弊得失及對目標的影響。尊重監(jiān)理人員，隨時與項目監(jiān)理機構(gòu)之間互相通報情況以及及早通知監(jiān)理機構(gòu)做好應由監(jiān)理人員完成的工作。與承包單位及供應商的協(xié)調(diào)建設管理人員對質(zhì)量、進度和投資的控制都是通過承包商的工作來實現(xiàn)的，所以做好與承包商的協(xié)調(diào)工作是建設管理組織協(xié)調(diào)工作的重要內(nèi)容。項目建設管理人員與承包商的協(xié)調(diào)應堅持原則，實事求是，嚴格按規(guī)范、規(guī)程辦事，講究科學態(tài)度；應力求注意語言藝術(shù)的應用，感情交流和用權(quán)適度的問題。(1)與承包商項目經(jīng)理關(guān)系的協(xié)調(diào)。從承包商項目經(jīng)理及現(xiàn)場技術(shù)負責人的角度來說，他們最希望項目跟蹤審計人員是公正、通情達

12、理并容易理解別人的；因此，跟蹤審計人員應善于理解承包商項目經(jīng)理的意見，工作方法要靈活。(2)對承包商違約行為的處理。在施工過程中，項目跟蹤審計人員對承包商的某些違約行為進行處理是一件很慎重而又難免的事情。當發(fā)現(xiàn)承包商采用一種不適當?shù)姆椒ㄟM行施工，或是用了不符合合同規(guī)定的材料時，跟蹤審計人員應根據(jù)業(yè)主授與的權(quán)利及時處理承包商違約行為。合同爭議的協(xié)調(diào)。對于工程中的合同爭議，跟蹤審計人員首先應建議采用協(xié)商解決的方式，并將協(xié)調(diào)結(jié)果向建設單位如實匯報。處理好人際關(guān)系。在施工過程中，跟蹤審計人員處于一種十分特殊的位置。因此，必須善于處理各種人際關(guān)系，既要嚴格遵守職業(yè)道德，禮貌而堅決地拒收任何禮物，以保證行

13、為的公正性，也要利用各種機會增進與各方面人員的友誼與合作，以利于工程的進展。否則，便有可能引起業(yè)主或承包商對其可信賴程度的懷疑。二、內(nèi)部協(xié)調(diào)（一）在人員安排上要量才錄用對跟蹤審計人員，要根據(jù)每個人的專長進行安排，做到人盡其才。人員的搭配應注意能力互補和性格互補，人員配置應盡可能少而精，防止力不勝任和忙閑不無現(xiàn)象。（二）在工作委任上要職責分明每一個崗位，都應訂立明確的目標和崗位責任制，應通過職能清理，使管理職能不重不漏，做到事事有人管，人人有專責，同時明確崗位職權(quán)。（三）在成績評價上要實事求是誰都希望自己的工作做出成績，并得到肯定。但工作成績的取得，不僅需要主觀努力，而且需要一定的工作條件和相互

14、配合。要發(fā)揚民主作風，實事求是評價，以免人員無功自傲或有功能受屈，使每個人熱愛自己的工作，并對工作充滿信心希望。（四）在矛盾調(diào)解上要恰到好處人員之間的矛盾總是存在的，一旦出現(xiàn)矛盾就應進行調(diào)解，要多聽取相關(guān)部門的意見和建議，及時溝通，使人員始終處于團結(jié)、和諧、熱情高漲的工作氣氛之中。三、組織協(xié)調(diào)方法（一）會議協(xié)調(diào)法第一次工地會議第一次工地會議是建設工程尚未全面開展前，履約各方相互認識確定聯(lián)絡方式的會議，也是檢查開工前各項準備工作是否就緒并明確工作程序的會議。第一次工地會議，各單位現(xiàn)場人員相互認識并初步了解?，F(xiàn)場例會現(xiàn)場例會是由監(jiān)理工程師組織并主持，按一定的程序召開的，研究施工中出現(xiàn)的計劃、進度、質(zhì)量、安全及工程款支付等的工地會議。每次例會都要將會議討論的問題和決定記錄下來，形成會議紀要，供與會單位確認和落實?，F(xiàn)場例會應當定期召開，參加人員包括：項目監(jiān)理人員、承包商人員、建設管理人員、跟蹤審計人員及其他有關(guān)單位代表。專業(yè)性協(xié)調(diào)會議除定期召開現(xiàn)場例會外，還應根據(jù)需要組織召開一些專業(yè)性協(xié)調(diào)會議，其目的是通