跟蹤審計(jì)服務(wù)實(shí)施方案

1、*項(xiàng)目選取驗(yàn)收機(jī)構(gòu)項(xiàng)目*熏薫*薫*凹 第五章合同管理第五章合同管理一、合同管理體系（一）建立合同管理體系把好合同簽訂關(guān)，參與全過程跟蹤中的總包及分包合同審查對(duì)合同中的主要條款研究透徹，仔細(xì)分析建立完善的合同管理體系主合同分合同二級(jí)分合同主合同分合同二級(jí)分合同（二）合同管理存檔工程造價(jià)技術(shù)檔案可分為過程文件和成果文件兩類。過程文件按照造價(jià)咨詢項(xiàng)目的類別各自制定文件目錄。主要包括委托服務(wù)合同，工程施工合同或協(xié)議書，中標(biāo)通知書，投標(biāo)文件，招標(biāo)文件及招標(biāo)答疑文件，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及完整的竣工資料，工程結(jié)算書及完整資料，包括圖紙會(huì)審記錄，工程洽商、變更、會(huì)議紀(jì)要等書面協(xié)議或文件，施工過程中經(jīng)過確認(rèn)的再聊、設(shè)

2、備、甲供材料、甲指定材料等。成果文件包括：投資估算，工程概算，工程預(yù)算，工程量清單，招標(biāo)控制價(jià)，工程計(jì)量支付文件，工程索賠處理報(bào)告，工程結(jié)算。工程造價(jià)技術(shù)檔案按委托合同建立，按服務(wù)項(xiàng)目類別整理歸檔。工程造價(jià)技術(shù)檔案過程文件自歸檔之日起，保存期為5年；成果文件自歸檔之日起，保存期為10年。利用現(xiàn)代化信息管理手段，積累市場(chǎng)有關(guān)的造價(jià)信息資料及造價(jià)信息數(shù)據(jù)庫，主要包括政策法規(guī)、工程計(jì)價(jià)定額、市場(chǎng)價(jià)格、工程造價(jià)指標(biāo)數(shù)據(jù)庫。二、合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施（一）對(duì)勘察、設(shè)計(jì)合同的管理1.做好費(fèi)用支付的管理要求勘察、設(shè)計(jì)單位在勘察、設(shè)計(jì)合同委托合同簽訂后向業(yè)主提交一份合格的履約擔(dān)保。隨著工程的進(jìn)行，按勘察、設(shè)計(jì)合同約

3、定的計(jì)算方法、支付時(shí)間與金額支付勘察、設(shè)計(jì)單位的酬金，不拖延，以免支付逾期違約金，并由有關(guān)人員建立勘察、設(shè)計(jì)費(fèi)用支付臺(tái)帳。2.做好合同代替性信件的管理建立勘察、設(shè)計(jì)合同管理臺(tái)帳或采用計(jì)算進(jìn)行管理，準(zhǔn)確及時(shí)地記錄雙方對(duì)合同的修改、增減勘察、設(shè)計(jì)工作量、變更勘察、設(shè)計(jì)費(fèi)等的來往信函、協(xié)議的確認(rèn)情況。合同履約檢查對(duì)勘察人員、設(shè)計(jì)人員履行勘察、設(shè)計(jì)合同的義務(wù)隨時(shí)進(jìn)行檢查，對(duì)其違約行為進(jìn)行管理，督促其按照合同協(xié)議履約。對(duì)監(jiān)理合同的管理1.監(jiān)理合同簽訂前的管理監(jiān)理招標(biāo)時(shí)，對(duì)監(jiān)理投標(biāo)人的資格、資信和履約能力進(jìn)行審查，通過資格的預(yù)審，對(duì)潛在的監(jiān)理投標(biāo)人資質(zhì)進(jìn)行審查。監(jiān)理合同的簽訂采用監(jiān)理合同示范文本，根據(jù)招標(biāo)

4、文件和中標(biāo)人投標(biāo)文件，按監(jiān)理合同標(biāo)準(zhǔn)條件逐條進(jìn)行談判，對(duì)需要修改的、補(bǔ)充的、具體確定的條款要逐條落實(shí)，并寫入監(jiān)理合同專用條件。經(jīng)過談判，雙方對(duì)監(jiān)理合同內(nèi)容取得完全一致意見，即可簽訂工程建設(shè)監(jiān)理合同協(xié)議書，雙方簽字蓋章監(jiān)理合同即生效。在與其他承包人，如勘察設(shè)計(jì)，施工、設(shè)備材料供應(yīng)單位，簽訂合同時(shí)明確寫入監(jiān)理人與其他承包人的關(guān)系是監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系，以便于監(jiān)理人監(jiān)理工作的開展。2.監(jiān)理合同履行中的管理做好費(fèi)用支付的管理。要求監(jiān)理單位委托合同簽訂后向業(yè)主提交一份合格的履約擔(dān)保。隨著工程的進(jìn)行，按監(jiān)理合同約定的計(jì)算方法、支付時(shí)間與金額支付監(jiān)理單位的酬金，不拖延，以免支付逾期違約金，并由有關(guān)人員建立監(jiān)理

5、費(fèi)用支付臺(tái)帳。做好合同代替性信件的管理。建立監(jiān)理合同管理臺(tái)帳或采用計(jì)算進(jìn)行管理，準(zhǔn)確及時(shí)地記錄雙方對(duì)合同的修改、增減監(jiān)理工作量、變更監(jiān)理費(fèi)等的來往信函、協(xié)議的確認(rèn)情況。對(duì)監(jiān)理人員履行監(jiān)理合同的義務(wù)隨時(shí)進(jìn)行檢查，對(duì)其違約行為進(jìn)行管理，督促其按照合同協(xié)議履約。三)對(duì)施工合同的管理1.施工合同的簽訂前的管理在招標(biāo)之前，通過投標(biāo)資格預(yù)審，對(duì)承包人的資格、資信和履約能力進(jìn)行審查，以篩選合格的潛在投標(biāo)人前來投標(biāo)。施工合同條款內(nèi)容除當(dāng)事人寫明各自的名稱、地址、工程名稱和工程范圍，明確規(guī)定履行內(nèi)容、方式、期限，違約責(zé)任以及解決爭(zhēng)議的方法外，還應(yīng)明確建設(shè)工期、中間交工工程的開工和竣工時(shí)間、工程質(zhì)量、工程造價(jià)、技

6、術(shù)資料交付時(shí)間、材料設(shè)備供應(yīng)責(zé)任、撥款和結(jié)算、交工驗(yàn)收、質(zhì)量保證期、雙方互相協(xié)作等內(nèi)容。2.施工合同的履行中的管理嚴(yán)格進(jìn)行合同約定的價(jià)款的管理；當(dāng)出現(xiàn)合同約定的情況時(shí)，對(duì)合同價(jià)款進(jìn)行調(diào)整；對(duì)預(yù)付工程款進(jìn)行管理，包括批準(zhǔn)和扣還；對(duì)工程量進(jìn)行核實(shí)確認(rèn)，進(jìn)行工程款的結(jié)算和支付；對(duì)變更價(jià)款進(jìn)行確定；對(duì)施工中涉及的其他費(fèi)用，如安全施工方面的費(fèi)用、專利技術(shù)等涉及的費(fèi)用；辦理竣工結(jié)算；對(duì)保修金進(jìn)行管理等。材料采購合同的管理材料采購合同條款內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)寫明各種材料的品種、型號(hào)、規(guī)格、等級(jí)、數(shù)量等；應(yīng)寫明材料的質(zhì)量要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，即性能、規(guī)格、質(zhì)量、檢驗(yàn)方法、包裝以及儲(chǔ)運(yùn)條件；應(yīng)寫明交貨期限、交貨方式及地點(diǎn)、價(jià)格

7、條款。按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和方法對(duì)貨物的名稱、品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等進(jìn)行檢測(cè)和測(cè)試，以確定是否與合同相符。按合同中明確規(guī)定貨款的結(jié)算辦法和結(jié)算時(shí)間對(duì)材料采購已經(jīng)履行的部分進(jìn)行按實(shí)結(jié)算。第六章協(xié)調(diào)服務(wù)結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際情況及審計(jì)工作內(nèi)容，我公司將積極采取適當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)措施，在監(jiān)理單位、承包單位、招標(biāo)人、供應(yīng)商之間建議起強(qiáng)有力的協(xié)調(diào)關(guān)系，確保相互信息間信息溝通順暢。、外部協(xié)調(diào)造價(jià)控制的關(guān)鍵主要取決于五個(gè)質(zhì)量行為主體之間的良好合作，相互支持、相互配合。因此，在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目造價(jià)控制的過程中，應(yīng)做好如下組織協(xié)調(diào)工作。(一)與招標(biāo)人的協(xié)調(diào)跟蹤審計(jì)人員必須與招標(biāo)人保持良好的溝通，積極地向招標(biāo)人匯報(bào)工作情況

8、，讓業(yè)主及時(shí)了解整個(gè)工程項(xiàng)目的進(jìn)展，確保招標(biāo)人意圖的實(shí)現(xiàn)。跟蹤審計(jì)人員首先要理解建設(shè)工程造價(jià)控制總目標(biāo)、理解招標(biāo)人的意圖。對(duì)于未能參加造價(jià)控制決策過程的跟蹤審計(jì)人員，必須了解項(xiàng)目的造價(jià)控制目標(biāo)，否則，會(huì)給他的工作造成很大的困難。利用工作之便做好造價(jià)控制宣傳工作，增進(jìn)招標(biāo)人對(duì)造價(jià)控制工作的理解，主動(dòng)幫助招標(biāo)人處理建設(shè)工程中的事務(wù)性工作，以自己規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的工作去影響和促進(jìn)雙方工作的協(xié)調(diào)一致。尊重招標(biāo)人，讓招標(biāo)人一起投入造價(jià)控制的全過程。盡管有預(yù)定的目標(biāo)，但建設(shè)工程實(shí)施必須執(zhí)行業(yè)主的指令，使招標(biāo)人滿意。對(duì)招標(biāo)人提出的某些不適當(dāng)?shù)囊?，只要不屬于原則問題，都可先執(zhí)行，然后利用適當(dāng)時(shí)機(jī)、采取

9、適當(dāng)方式加以說明或解釋；對(duì)于原則性問題，可采取書面報(bào)告等方式說明原委，盡量避免發(fā)生誤解，以使建設(shè)工程順利實(shí)施。(二)與設(shè)計(jì)單位的協(xié)調(diào)在施工過程中，常會(huì)遇到因設(shè)計(jì)單位對(duì)原設(shè)計(jì)存在的缺陷提出的工程變更，跟蹤審計(jì)人員在本項(xiàng)目合同期內(nèi)，按業(yè)主與設(shè)計(jì)單位之間簽訂的設(shè)計(jì)合同在授權(quán)范圍內(nèi)積極與設(shè)計(jì)單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，使設(shè)計(jì)變更引起的價(jià)款變化為最小，盡可能不影響總的投資限額，既要滿足工程項(xiàng)目的功能和使用要求，又要力求使費(fèi)用的增加不超過限量的投資額因此，項(xiàng)目審計(jì)部必須協(xié)調(diào)與設(shè)計(jì)單位的工作，以加快工程進(jìn)度，確保質(zhì)量，降低消耗。真誠尊重設(shè)計(jì)單位的意見，例如，組織設(shè)計(jì)單位向承包商介紹工程概況、設(shè)計(jì)意圖、技術(shù)要求、施工難點(diǎn)等

10、，把標(biāo)準(zhǔn)過高、設(shè)計(jì)遺漏、圖紙差錯(cuò)等問題解決在施工之前；施工階段，嚴(yán)格按圖施工；結(jié)構(gòu)工程驗(yàn)收、專業(yè)工程驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等工作，約請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)代表參加；若發(fā)生質(zhì)量事故，認(rèn)真聽取設(shè)計(jì)單位的處理意見等。施工中發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)問題，應(yīng)及時(shí)向設(shè)計(jì)單位提出，以免造成大的直接損失；注意信息傳遞的及時(shí)性和程序性。監(jiān)理工程師聯(lián)系單、設(shè)計(jì)單位申報(bào)表或設(shè)計(jì)變更通知單傳遞，要按設(shè)計(jì)單位(經(jīng)業(yè)主和項(xiàng)目經(jīng)理部同意)T跟蹤審計(jì)單位(監(jiān)理單位)T承包商之間的程序進(jìn)行。與監(jiān)理單位的協(xié)調(diào)讓監(jiān)理人員理解項(xiàng)目造價(jià)控制和業(yè)主的意向，減少項(xiàng)目監(jiān)人員非程序的干預(yù)和越級(jí)指揮。尊重項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督管理和協(xié)調(diào)組織的職權(quán)。在作決策時(shí)，做好與監(jiān)理單位的溝通與協(xié)

11、調(diào)，以獲取監(jiān)理人員提供的更加充分的信息，從而清楚了解項(xiàng)目實(shí)施狀況、方案的利弊得失及對(duì)目標(biāo)的影響。尊重監(jiān)理人員，隨時(shí)與項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)之間互相通報(bào)情況以及及早通知監(jiān)理機(jī)構(gòu)做好應(yīng)由監(jiān)理人員完成的工作。與承包單位及供應(yīng)商的協(xié)調(diào)建設(shè)管理人員對(duì)質(zhì)量、進(jìn)度和投資的控制都是通過承包商的工作來實(shí)現(xiàn)的，所以做好與承包商的協(xié)調(diào)工作是建設(shè)管理組織協(xié)調(diào)工作的重要內(nèi)容。項(xiàng)目建設(shè)管理人員與承包商的協(xié)調(diào)應(yīng)堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，嚴(yán)格按規(guī)范、規(guī)程辦事，講究科學(xué)態(tài)度；應(yīng)力求注意語言藝術(shù)的應(yīng)用，感情交流和用權(quán)適度的問題。(1)與承包商項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)系的協(xié)調(diào)。從承包商項(xiàng)目經(jīng)理及現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)負(fù)責(zé)人的角度來說，他們最希望項(xiàng)目跟蹤審計(jì)人員是公正、通情達(dá)

12、理并容易理解別人的；因此，跟蹤審計(jì)人員應(yīng)善于理解承包商項(xiàng)目經(jīng)理的意見，工作方法要靈活。(2)對(duì)承包商違約行為的處理。在施工過程中，項(xiàng)目跟蹤審計(jì)人員對(duì)承包商的某些違約行為進(jìn)行處理是一件很慎重而又難免的事情。當(dāng)發(fā)現(xiàn)承包商采用一種不適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行施工，或是用了不符合合同規(guī)定的材料時(shí)，跟蹤審計(jì)人員應(yīng)根據(jù)業(yè)主授與的權(quán)利及時(shí)處理承包商違約行為。合同爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)。對(duì)于工程中的合同爭(zhēng)議，跟蹤審計(jì)人員首先應(yīng)建議采用協(xié)商解決的方式，并將協(xié)調(diào)結(jié)果向建設(shè)單位如實(shí)匯報(bào)。處理好人際關(guān)系。在施工過程中，跟蹤審計(jì)人員處于一種十分特殊的位置。因此，必須善于處理各種人際關(guān)系，既要嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，禮貌而堅(jiān)決地拒收任何禮物，以保證行

13、為的公正性，也要利用各種機(jī)會(huì)增進(jìn)與各方面人員的友誼與合作，以利于工程的進(jìn)展。否則，便有可能引起業(yè)主或承包商對(duì)其可信賴程度的懷疑。二、內(nèi)部協(xié)調(diào)（一）在人員安排上要量才錄用對(duì)跟蹤審計(jì)人員，要根據(jù)每個(gè)人的專長(zhǎng)進(jìn)行安排，做到人盡其才。人員的搭配應(yīng)注意能力互補(bǔ)和性格互補(bǔ)，人員配置應(yīng)盡可能少而精，防止力不勝任和忙閑不無現(xiàn)象。（二）在工作委任上要職責(zé)分明每一個(gè)崗位，都應(yīng)訂立明確的目標(biāo)和崗位責(zé)任制，應(yīng)通過職能清理，使管理職能不重不漏，做到事事有人管，人人有專責(zé)，同時(shí)明確崗位職權(quán)。（三）在成績(jī)?cè)u(píng)價(jià)上要實(shí)事求是誰都希望自己的工作做出成績(jī)，并得到肯定。但工作成績(jī)的取得，不僅需要主觀努力，而且需要一定的工作條件和相互

14、配合。要發(fā)揚(yáng)民主作風(fēng)，實(shí)事求是評(píng)價(jià)，以免人員無功自傲或有功能受屈，使每個(gè)人熱愛自己的工作，并對(duì)工作充滿信心希望。（四）在矛盾調(diào)解上要恰到好處人員之間的矛盾總是存在的，一旦出現(xiàn)矛盾就應(yīng)進(jìn)行調(diào)解，要多聽取相關(guān)部門的意見和建議，及時(shí)溝通，使人員始終處于團(tuán)結(jié)、和諧、熱情高漲的工作氣氛之中。三、組織協(xié)調(diào)方法（一）會(huì)議協(xié)調(diào)法第一次工地會(huì)議第一次工地會(huì)議是建設(shè)工程尚未全面開展前，履約各方相互認(rèn)識(shí)確定聯(lián)絡(luò)方式的會(huì)議，也是檢查開工前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否就緒并明確工作程序的會(huì)議。第一次工地會(huì)議，各單位現(xiàn)場(chǎng)人員相互認(rèn)識(shí)并初步了解。現(xiàn)場(chǎng)例會(huì)現(xiàn)場(chǎng)例會(huì)是由監(jiān)理工程師組織并主持，按一定的程序召開的，研究施工中出現(xiàn)的計(jì)劃、進(jìn)度、質(zhì)量、安全及工程款支付等的工地會(huì)議。每次例會(huì)都要將會(huì)議討論的問題和決定記錄下來，形成會(huì)議紀(jì)要，供與會(huì)單位確認(rèn)和落實(shí)?，F(xiàn)場(chǎng)例會(huì)應(yīng)當(dāng)定期召開，參加人員包括：項(xiàng)目監(jiān)理人員、承包商人員、建設(shè)管理人員、跟蹤審計(jì)人員及其他有關(guān)單位代表。專業(yè)性協(xié)調(diào)會(huì)議除定期召開現(xiàn)場(chǎng)例會(huì)外，還應(yīng)根據(jù)需要組織召開一些專業(yè)性協(xié)調(diào)會(huì)議，其目的是通