企業(yè)秘書 代勞 的調(diào)查研究

1、企業(yè)秘書 代勞 的調(diào)查研究摘要:秘書有一個(gè)通用的非官方定義:為指導(dǎo)工作效勞的辦公室人員,是指導(dǎo)的參謀和助手。不過,這個(gè)定義已經(jīng)跟不上時(shí)代的開展,從實(shí)際情況來講,當(dāng)今秘書的職責(zé)已經(jīng)超出了單純?yōu)楣ぷ餍诘姆秶?悄悄延伸到生活的各個(gè)方面。幫老板安排午飯、泡茶沖咖啡、買煙買飲料幾乎所有白領(lǐng)都默認(rèn)了“秘書這個(gè)職業(yè)的延伸職責(zé),并且大部分人認(rèn)為理所當(dāng)然。此次我會(huì)就這一現(xiàn)象對(duì)部分企業(yè)秘書進(jìn)展問卷調(diào)查,研究該現(xiàn)象存在的狀況,進(jìn)而分析詳細(xì)產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因和最后導(dǎo)致的后果,以及提出如何改變這一現(xiàn)象的策略。關(guān)鍵詞:企業(yè)秘書代勞調(diào)查研究0引言對(duì)于秘書代勞的現(xiàn)象,黃越(2000)將其歸為三類:代筆、代杯、代辦,詳細(xì)而言

2、即由秘書代為寫講話、報(bào)告、文章甚至日常工作中的批示或意見,由秘書代其應(yīng)付各種各樣的公款宴席、由秘書代為處理各種私事。那么什么原因?qū)е旅貢坏貌淮k指導(dǎo)的私人事務(wù)呢?有學(xué)者認(rèn)為一種是由于秘書工作的輔助性造成的。由于秘書人員是直接為指導(dǎo)者效勞的工作人員;與其他組織成員和機(jī)構(gòu)相比,秘書人員和秘書部門的附屬性最為明顯,依附性也更為明顯。秘書工作對(duì)于指導(dǎo)工作的附屬性和效勞性,導(dǎo)致秘書認(rèn)為應(yīng)該為上司效勞,使得上司可以擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2022)。秘書的職能集中表達(dá)的方面是直接協(xié)助指導(dǎo)管理,處理其力所能及的詳細(xì)事務(wù),減輕、解除指導(dǎo)的事務(wù)負(fù)擔(dān),保證其集中主要精力進(jìn)展決策

3、,掌握全局(舒玉坤,1998)。有學(xué)者認(rèn)為目前秘書行業(yè)的非職業(yè)化導(dǎo)致了秘書代辦上司私事現(xiàn)象的產(chǎn)生。由于在中國,秘書職業(yè)沒有完全職業(yè)化,秘書工作的職責(zé)界定不清、對(duì)其工作程度和專業(yè)才能的要求不夠明確、秘書來源和其行為也不不夠標(biāo)準(zhǔn),因此秘書為上司代勞私事的現(xiàn)象也屢有發(fā)生(沈蕾、張虹,1998)。還有學(xué)者從秘書的角色談秘書代勞的事情。指導(dǎo)的許多不為人知的事情秘書可能知道,而且還可能是指導(dǎo)的“知心人,好多指導(dǎo)不便于出面的私事,就可能由秘書代勞(李秘書,2022)。季偉(1994)認(rèn)為由于秘書角色的效勞性、多面性、創(chuàng)造性造成了秘書角色的差距,這種差距使得秘書無法充當(dāng)其應(yīng)該充當(dāng)?shù)慕巧?導(dǎo)致秘書做了一些不屬于

4、其本職工作的事務(wù)。另外,還有學(xué)者認(rèn)為一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會(huì)犯一個(gè)缺點(diǎn)就是熱情過頭,太愛表現(xiàn)自己。把上司的所有瑣事都統(tǒng)統(tǒng)攬到自己身上,甚至包括一些個(gè)人的私事。而長(zhǎng)久一來,一些上司就習(xí)慣性地將這些事劃為秘書的工作范圍以內(nèi)(陳國強(qiáng),2022)。此次我會(huì)就這一現(xiàn)象對(duì)部分企業(yè)秘書進(jìn)展問卷調(diào)查,研究該現(xiàn)象存在的狀況,進(jìn)而分析詳細(xì)產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因和最后導(dǎo)致的后果,以及提出如何改變這一現(xiàn)象的策略。1調(diào)查概況主要調(diào)查對(duì)象為南京、無錫兩地在職秘書或曾經(jīng)有過秘書工作經(jīng)歷的人員。在被調(diào)查的40人中,女性有24人,占總?cè)藬?shù)的60%,男性有16人,占總?cè)藬?shù)的40%。調(diào)查研究采用問卷的方式,分別在

5、現(xiàn)象存在的狀況和被調(diào)查人員的態(tài)度兩個(gè)方面提出了11個(gè)客觀或主觀的問題,通過表格進(jìn)展分析比較。2調(diào)查結(jié)果2.1對(duì)“代筆的看法及發(fā)生情況?！按P是秘書代勞現(xiàn)象中較為常見一項(xiàng),詳細(xì)而言就是由秘書代為寫講話、報(bào)告、文章甚至日常工作中的批示或意見。調(diào)查顯示有28位秘書人員認(rèn)為“幫指導(dǎo)代寫稿件屬于工作事務(wù)范疇,占總數(shù)的70%,7位秘書覺得無法確定,占了17.5%,僅2位秘書認(rèn)為為指導(dǎo)“代筆是不屬于自己工作范疇的,占全部的5%。據(jù)統(tǒng)計(jì),在現(xiàn)實(shí)的秘書工作中代寫稿件也是普遍發(fā)生的現(xiàn)象。對(duì)于“在現(xiàn)實(shí)的秘書工作中是否有秘書代指導(dǎo)寫過稿件的調(diào)查發(fā)現(xiàn),有22位認(rèn)為普遍有代指導(dǎo)寫稿件的現(xiàn)象,占了總?cè)藬?shù)的55%,有13人認(rèn)

6、為經(jīng)常有,占了總數(shù)的32.5%,還有4人認(rèn)為是一般,占10.0%,1人認(rèn)為較少有,占2.5%,認(rèn)為幾乎沒有的人數(shù)為零?？梢?不管是次數(shù)的多還是少,秘書代替指導(dǎo)寫稿件的現(xiàn)象是存在的。2.2對(duì)“代杯的看法及發(fā)生情況?！按彩敲貢鷦诂F(xiàn)象的其中一類。主要針對(duì)的可能是男性秘書人員,在一些公款宴席上,指導(dǎo)可能會(huì)請(qǐng)由秘書代其應(yīng)付各種各樣的交際活動(dòng)。調(diào)查顯示,認(rèn)為“代指導(dǎo)應(yīng)付交際屬于秘書工作范疇的有11人,占總數(shù)的27.5%,認(rèn)為概念模糊,無法確定的有25人,占總數(shù)的37.5%,覺得代勞交際應(yīng)酬是不正確的有14人,占了35%。根據(jù)調(diào)查結(jié)果看來,認(rèn)為現(xiàn)實(shí)的秘書工作中有秘書代指導(dǎo)應(yīng)付交際,如喝酒等現(xiàn)象的還是大

7、多數(shù),共有28人,占了總數(shù)的70%,而認(rèn)為一般和較少的有12人,占了30%,同“代筆現(xiàn)象一樣,所有人都認(rèn)為這現(xiàn)象是存在的。2.3對(duì)“代辦私事的看法及發(fā)生情況?！按k理私人事務(wù)即是“代辦現(xiàn)象。在這一點(diǎn)上,被調(diào)查的多數(shù)人認(rèn)為這是不正確的,有22人,占總數(shù)的55%,認(rèn)為無法確定的有13人,占了32.5%,覺得“代辦也包括在秘書工作范疇內(nèi)的有5人,占了12.5%?？磥砼c“代辦相比,秘書們更承受“代杯與“代筆。雖然多數(shù)秘書認(rèn)為代指導(dǎo)處理私人事務(wù)不屬于自己的工作范疇,但是仍有多數(shù)秘書人員代指導(dǎo)辦過私人事務(wù)。有21人占了總數(shù)的52.5%,一般和較少的有18人占45%,有1人是幾乎沒有代勞過類似事務(wù)。2.4對(duì)

8、代辦非工作事項(xiàng)的看法及發(fā)生情況。對(duì)于指導(dǎo)交代下來的工作,倘假設(shè)不屬于自己的工作范圍,有12人會(huì)全部照辦,占總數(shù)的30%,6人是有時(shí)間就辦,占了15%,21人那么是根據(jù)內(nèi)容選擇性地辦,這類是大多數(shù),占了總數(shù)的52.5%,1人會(huì)婉言回絕。多數(shù)人還是會(huì)出于各自的原因代指導(dǎo)完成交辦的私事。調(diào)查是否曾經(jīng)幫指導(dǎo)或上司處理過不屬于你工作范圍的事務(wù)。完全沒有做過工作范圍以外工作的秘書人員有6人,占了總數(shù)的15%,絕大多數(shù)是一般或較少發(fā)生此類情況,這類人員共有20人,占了總數(shù)的一半,還有14人是經(jīng)常會(huì)給指導(dǎo)代勞不在工作范圍內(nèi)的事務(wù)?？梢姮F(xiàn)代秘書人員還是會(huì)多少遇到有關(guān)代勞指導(dǎo)工作的事情,并且聽從上司指示完成任務(wù)。

9、2.5對(duì)“秘書為上司代勞工作之外的事情這一現(xiàn)象的看法。參與問卷調(diào)查的秘書人員就秘書代勞上司工作的現(xiàn)象,結(jié)合自己的親身經(jīng)歷和社會(huì)事實(shí)發(fā)表了一些自己的看法,主要概括為以下幾點(diǎn):3結(jié)論與討論對(duì)40名在職秘書或曾經(jīng)有過秘書工作經(jīng)歷的人員進(jìn)展調(diào)查分析,得出以下結(jié)論:秘書“代勞現(xiàn)象較為普遍,多數(shù)人予以理解和承受。只有通過加強(qiáng)秘書自身才能培養(yǎng)和性格的塑造才有希望認(rèn)清秘書代勞的本質(zhì),從而幫助秘書工作走向更加職業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的道路。為什么會(huì)出現(xiàn)秘書代勞的現(xiàn)象呢?首先是由秘書工作的性質(zhì)決定的。秘書作為指導(dǎo)的參謀與助手,最為主要的行業(yè)性質(zhì)就是輔助性和效勞性。經(jīng)常充當(dāng)了后勤部長(zhǎng)與幕后英雄的角色。從大方面來看,秘書是為整

10、個(gè)部門與單位效勞;從小的方面來看,秘書又是直接效勞于指導(dǎo)一個(gè)人。作為指導(dǎo),每天都要處理大大小小的問題,這些問題又涉及到了方方面面,不可能將全部的時(shí)間精力都投入到每項(xiàng)詳細(xì)的工作中,因此,更多的日?，嵥槭聞?wù)都需要交由秘書來處理。秘書工作的特征之一是輔助性。首先,它是主體上的附屬性。在各類組織中,秘書人員是直接為指導(dǎo)者效勞的工作人員,秘書機(jī)構(gòu)是直接為指導(dǎo)機(jī)構(gòu)效勞的直屬部門。與其他組織成員和機(jī)構(gòu)相比,秘書人員和秘書部門的附屬性最明顯。換句話說,秘書部門和秘書人員從來都是依附于其效勞對(duì)象而存在的。其次,它包括工作上的被動(dòng)性。秘書工作對(duì)于指導(dǎo)工作的附屬性決定了秘書工作具有被動(dòng)性的特征。作為一個(gè)從事辦公室工

11、作的秘書,事務(wù)管理做的好,將會(huì)對(duì)政務(wù)工作和組織整體功能起到推動(dòng)作用。事務(wù)管理最本質(zhì)的特征是效勞性,為上司效勞,使上司可以擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香秘書理論與實(shí)務(wù))。其次是由秘書與管理者的工作關(guān)系決定的。某種意義上說,秘書與管理層的關(guān)系往往超乎普通員工與管理層的那種工作關(guān)系。由于她(他)所在的特殊位置,秘書比其他員工更加理解管理者的思維方式和做事方法。同時(shí)由于一個(gè)企業(yè)由下而上的反響信息中有相當(dāng)一部分是由秘書傳遞給老板的,因此秘書往往起著承上啟下的關(guān)鍵作用,也正是因?yàn)槿绱?秘書就類似于上司的“親信一般,而上司也會(huì)將大部分工作交由秘書來處理。由于以上種種秘書工作的特性,

12、使得有些上司常常會(huì)對(duì)秘書交辦一些正常工作以外的私人事務(wù),而秘書的工作涉及上下、左右、內(nèi)外各個(gè)方面,非常繁雜。有人形容秘書工作就是說不完的話,跑不完的路,干不完的活因此對(duì)于秘書工作的范疇并沒有非常明確的規(guī)定。一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會(huì)犯一個(gè)缺點(diǎn)就是熱情過頭,太愛表現(xiàn)自己。把上司的所有瑣事都統(tǒng)統(tǒng)攬到自己身上,甚至包括一些個(gè)人的私事。而長(zhǎng)久一來,一些上司就習(xí)慣性地將這些事劃為秘書的工作范圍以內(nèi)。秘書工作本身就多而雜,再加上一些額外的工作的話,往往會(huì)影響到正常的工作和生活的秩序,降低了本身的工作效率。對(duì)待此類問題的方法有幾點(diǎn):有主見,適當(dāng)回絕一些職能范疇以外的事。作為下屬來說,不管

13、上司人品怎樣、程度怎樣、對(duì)待下屬的態(tài)度怎樣,首先要對(duì)上司表示尊重。其次,只要是上司在管理職責(zé)范圍內(nèi)叫下屬做的事,都應(yīng)該服從。再次,假設(shè)上司叫下屬做職責(zé)范圍外的事,比方讓下屬做工作范圍之外的私事、或者雖然是企業(yè)范圍內(nèi)但屬于違法亂紀(jì)的事,比方違章操作等,下屬就應(yīng)該回絕。最后,假設(shè)下屬覺得上司指示的做法雖然不屬于違法亂紀(jì)的事,但對(duì)企業(yè)不利,有更好的對(duì)企業(yè)有利的做法,下屬要主動(dòng)將更好的做法向上司建議。上司假如不承受,下屬就仍然按照上司原來的做法去做,然后再考慮要不要將更好的做法向上司的上司報(bào)告。注意個(gè)人才能的培養(yǎng),用在工作上的才能來表達(dá)自我價(jià)值。在工作過程中既不能太過張揚(yáng),也不能隱忍讓步,無所作為應(yīng)該

14、要有適度的自主性和適當(dāng)?shù)姆e極性,恰到好處的表現(xiàn)自我,這樣才能贏得指導(dǎo)的賞識(shí)。學(xué)會(huì)應(yīng)付在與人交往過程中的為難場(chǎng)面,樹立自信。秘書在與指導(dǎo)的交際過程中,難免會(huì)遇到一些為難的場(chǎng)面。首先在思想上要對(duì)指導(dǎo)保持尊重,但作為一個(gè)好的幫手,卻不可以對(duì)上司惟命是從;其次,指導(dǎo)發(fā)生一些錯(cuò)誤時(shí)要委婉給出建議,表達(dá)出自己想法,努力使工作更加盡善盡美,一切要從工作出發(fā),以事業(yè)為重,對(duì)于指導(dǎo)提出的不恰當(dāng)?shù)囊笠矣谡f“不,在尊重的氣氛內(nèi),與指導(dǎo)有禮節(jié)有分寸地進(jìn)展磨合。附件:(表格)表1:對(duì)“幫指導(dǎo)代寫稿件、應(yīng)付交際、辦理其私人事務(wù)等屬于秘書的工作事務(wù)范疇的看法參考文獻(xiàn):1陳國強(qiáng).?辦公室禮儀與口才?.北京:中國經(jīng)濟(jì)出版社,2022.2德虹.?女秘書的清規(guī)戒律?j.?秘書之友?,2001(8).3黃越.?如何解決三代問題?j.?秘書?,2000(4).4季偉.?秘書的角色芻議?j.?南通職大教學(xué)研究?,1994(1).5李秘書.?“秘書問題透視?j.?才智?,2022(9).6劉瑞紅.?秘書可以對(duì)老板說“不?j.?連鎖與特許?,1