行政單位公文格式

1、政府公文格式及公文字體字號(hào)標(biāo)準(zhǔn)公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型才隹薦采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型，供張貼的公文用紙幅度面尺寸，可根據(jù)實(shí)際需要確定。保密等級(jí)字體：一般用3號(hào)或4號(hào)黑體緊急程度字體：字體和字號(hào)與保密等級(jí)相同（3號(hào)或4號(hào)黑體） 文頭的字體：大號(hào)黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色（一 般為紅）發(fā)文字號(hào)的字體：一般采用3號(hào)或4號(hào)仿宋體簽發(fā)人的字體：字體字號(hào)與發(fā)文字號(hào)相同（3號(hào)或4號(hào)仿宋體） 標(biāo)題的字體：字體一般宋體、黑體，字號(hào)要大于正文的字號(hào)。主送機(jī)關(guān)的字體：一般采用3號(hào)或4號(hào)仿宋體正文的字體：常用3號(hào)或4號(hào)仿宋體附件的字體：常用3號(hào)或4號(hào)仿宋體作者的字體：字體字號(hào)與正文相同（3號(hào)或4號(hào)仿宋體

2、）日期的字體：字體字號(hào)與正文相同（3號(hào)或4號(hào)仿宋體）注釋的字體：小于正文的的4號(hào)或小4號(hào)仿宋體主題詞的字體：常用3號(hào)或4號(hào)黑體公文寫作公文格式排版 中的字體要求公文寫作抄送機(jī)關(guān)的字體：與正文的字體字號(hào)相同（常用3號(hào)或4號(hào)仿宋 體）或小一號(hào)的文字印發(fā)說明的字體：與抄送機(jī)關(guān)的字體字號(hào)相同（常用3號(hào)或4 號(hào)仿宋體）或小一號(hào)的文主標(biāo)題（又稱一級(jí)標(biāo)題）為二號(hào)宋體（加粗）二級(jí)標(biāo)題為三號(hào)黑體三級(jí)標(biāo)題為三號(hào)仿宋加粗。正文均為三號(hào)仿宋。以上為政府公文規(guī)定。且主標(biāo)題以外的部份的標(biāo)題和正文可采用 小三號(hào)字體，但以三號(hào)為最正規(guī)。1、密級(jí)用三號(hào)黑體字2、緊急程度，“特急”、“加急”用三號(hào)黑體字3、文號(hào)用四號(hào)仿宋體字加黑

3、4、簽發(fā)人用三號(hào)楷體字5、標(biāo)題用二號(hào)宋體字加黑6、大小標(biāo)題號(hào)“一、二、三用三號(hào)黑體；“（一）（二）（三） 用三號(hào)仿宋體字7、正文用三號(hào)仿宋體字（每頁19行，每行25個(gè)字）8、批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)）通知，通知正文用三號(hào)楷體字， 被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)）文件用三號(hào)仿宋體字9、附件標(biāo)題用二號(hào)宋體字，正文用三號(hào)仿宋體字10、印發(fā)傳達(dá)范圍用三號(hào)仿宋體字11、“主題詞”三個(gè)字用三號(hào)黑體字；詞組用三號(hào)宋體字12、抄送機(jī)關(guān)名稱用四號(hào)仿宋體字13、印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和印發(fā)日期用四號(hào)仿宋體字；印發(fā)份數(shù)用 五號(hào)仿宋體字公文各要素和標(biāo)識(shí)簡單介紹。一、眉首部分主要標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文 機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字

4、號(hào)、簽發(fā)人等要素。公文份數(shù)序號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每 份公文的川順序編號(hào)。標(biāo)識(shí)時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上 角第1行。秘密等級(jí)和保密期限。秘密等級(jí)是指涉密公文的保密程度，分 “秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí)。新辦法規(guī)定，涉及國 家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，“絕密”、“機(jī)密”級(jí) 公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”公文 均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí) 在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí) 和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘 密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開。3 .緊急程度。急件公文分

5、為“特急”、“急件”兩種。其中， 電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識(shí)“特提”、“特急”、“加急”、“平急。 標(biāo)識(shí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之 間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊密程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo) 識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2 彳亍。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“文件”二 字組成，如“XX省人民政府文件等。對(duì)一些特定公文可只標(biāo) 識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（函件）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱 或規(guī)范化簡稱。標(biāo)識(shí)位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上 報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)在上邊緣到版心上邊緣80mm處。國家 質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文格式還規(guī)定，

6、發(fā)文 機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)一般應(yīng)小于 22mmX 15mm。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文 件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機(jī)關(guān) 過多時(shí)，必須保證公文首頁顯示正文。5 .發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，如“x政發(fā) 1999 82號(hào)”，“x政發(fā)”指發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“1999” 指年份，“ 82號(hào)指發(fā)文序號(hào)。整個(gè)意思就是xx省人民政府 在1999年所發(fā)的第82號(hào)文件。標(biāo)識(shí)位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空 2行處，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼 標(biāo)識(shí)；年代應(yīng)用全稱，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位， 即不編為001，不加“第”字。簽

7、發(fā)人。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字 號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人 用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo) 識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1 行,其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對(duì)齊處按發(fā) 文機(jī)關(guān)順序依次順排，同時(shí)，使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名 同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號(hào)繼續(xù)保持為 4mm。二、主體部分主要標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、發(fā)文機(jī) 關(guān)印章、附注等要素。公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容 和公文種類組成，如XX省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營

8、科技企 業(yè)的決定、XX省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè) 生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟(jì)工作的通知等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高 度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時(shí)要居中書寫，用2 號(hào)小標(biāo)宋體字?；匦袝r(shí)要注意做到詞意完整，排列居中對(duì)稱，間 距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱 加書名號(hào)外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，書寫時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或 規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，必須同時(shí)報(bào) 送幾個(gè)主送機(jī)關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個(gè)以上的 主送機(jī)關(guān)，但是，如果主送機(jī)關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如 “各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政

9、府各部門：”等。 標(biāo)識(shí)位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回 行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān) 名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至 版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。3 .公文正文。標(biāo)識(shí)在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字， 回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。4.附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號(hào) 仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉 伯?dāng)?shù)碼，如附件：1XXXXXX、”。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 附件應(yīng)與公文正文一起裝訂并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識(shí)附 件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)。如附件與公文

10、正文不能一起裝訂，應(yīng) 當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí) 附件（或帶序號(hào)）。.成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā) 機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需 要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“割寫為O”）。 成文時(shí)間標(biāo)識(shí)時(shí)，右邊要空4字。.發(fā)文機(jī)關(guān)印章。按照xx省實(shí)施國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦 法細(xì)則（試行）“公文除以電報(bào)形式發(fā)出的加蓋發(fā)報(bào)專用章 外，其他公文一律加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一 般應(yīng)上距正文2mm4mm。，以端正、居中、下壓成文時(shí)間為 標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成 文時(shí)間上；當(dāng)印章下

11、弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線 壓在成文時(shí)間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章 時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩 個(gè)印章均壓成文時(shí)間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名 稱排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3 個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均 居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。這里需要 注意的是，新辦法規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋 印章，而舊辦法只是規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件由主辦 機(jī)關(guān)加蓋印章。附注。指需要說明的其他事項(xiàng)。公文如有

12、附注，用3號(hào)仿宋 體字居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。上行文的請(qǐng) 示”文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。三、版記部分主要標(biāo)識(shí)主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等要素。1.主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲(chǔ)、檢索等工作的工具，位于 附注之下，抄送機(jī)關(guān)之上，它是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，提高辦公 效率和質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容 的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中， 反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在 后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先 后次序排列。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒 號(hào)，詞目

13、用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。2 .抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。 公文如有抄送在主題詞下一行左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)， 后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送 機(jī)關(guān)對(duì)齊。在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主 題詞之下）占1行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字， 印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯 數(shù)碼標(biāo)識(shí)。四、其他1.格式中的幾個(gè)用線。在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線 的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔 線中間有一顆紅角星，行政機(jī)關(guān)如

14、國務(wù)院、省政府、市政府、縣 政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線 一般在發(fā)文字號(hào)下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。2 .用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm x297mm，紙張定量為60g/m2 80g/ m2的膠版印刷紙 或復(fù)印紙。紙張白度為85% 90%,橫向耐折度大于或等于15 次，不透明度大于或等于85%, PH值為7.5 9.5。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整 行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采 取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。4 .排版規(guī)格與印制裝訂要求。(1 )排版規(guī)格。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每 行排28個(gè)字。(2 )印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。 黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BI100%,紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) Y80%. M80%。印品著墨