行政管理部檔案管理崗位工作手冊

1、 久泰能源科技有限公司 PAGE 1行政管理部部檔案管管理崗位位工作手冊編制：吳洪洪芹復(fù)核：審批：下發(fā)日期： 年 月 日執(zhí)行日期： 年 月 日 PAGE 122目 錄TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc342054668 一、目的 PAGEREF _Toc342054668 h 6 HYPERLINK l _Toc342054669 二、適用范范圍 PAGEREF _Toc342054669 h 6 HYPERLINK l _Toc342054670 三、崗位職職責(zé) PAGEREF _Toc342054670 h 6 HYPERLINK l _Toc34205467

2、1 四、公司檔檔案簡述述 PAGEREF _Toc342054671 h 7 HYPERLINK l _Toc342054672 （一）職能能分工 PAGEREF _Toc342054672 h 7 HYPERLINK l _Toc342054673 （二）現(xiàn)存存檔案 PAGEREF _Toc342054673 h 7 HYPERLINK l _Toc342054674 （三）設(shè)備備用具 PAGEREF _Toc342054674 h 7 HYPERLINK l _Toc342054675 五、檔案工工作 PAGEREF _Toc342054675 h 8 HYPERLINK l _Toc34

3、2054676 （一）收集集 PAGEREF _Toc342054676 h 8 HYPERLINK l _Toc342054677 1、歸檔范范圍 PAGEREF _Toc342054677 h 8 HYPERLINK l _Toc342054678 2、不歸檔檔范圍： PAGEREF _Toc342054678 h 9 HYPERLINK l _Toc342054679 3、歸檔時時間 PAGEREF _Toc342054679 h 9 HYPERLINK l _Toc342054680 4、歸檔要要求 PAGEREF _Toc342054680 h 10 HYPERLINK l _Toc

4、342054681 5、檔案交交接表 PAGEREF _Toc342054681 h 11 HYPERLINK l _Toc342054682 （二）分類類 PAGEREF _Toc342054682 h 12 HYPERLINK l _Toc342054683 1、文書檔檔案 PAGEREF _Toc342054683 h 12 HYPERLINK l _Toc342054684 2、產(chǎn)品檔檔案 PAGEREF _Toc342054684 h 13 HYPERLINK l _Toc342054685 3、基建檔檔案 PAGEREF _Toc342054685 h 13 HYPERLINK l

5、 _Toc342054686 4、設(shè)備檔檔案 PAGEREF _Toc342054686 h 13 HYPERLINK l _Toc342054687 5、科研檔檔案 PAGEREF _Toc342054687 h 14 HYPERLINK l _Toc342054688 6、會計檔檔案 PAGEREF _Toc342054688 h 14 HYPERLINK l _Toc342054689 7、人事檔檔案 PAGEREF _Toc342054689 h 15 HYPERLINK l _Toc342054690 8、實物檔檔案 PAGEREF _Toc342054690 h 15 HYPERL

6、INK l _Toc342054691 9、聲像檔檔案 PAGEREF _Toc342054691 h 16 HYPERLINK l _Toc342054692 10、資質(zhì)質(zhì)證書 PAGEREF _Toc342054692 h 16 HYPERLINK l _Toc342054693 11、流動動檔案 PAGEREF _Toc342054693 h 17 HYPERLINK l _Toc342054694 12、電子子檔案 PAGEREF _Toc342054694 h 17 HYPERLINK l _Toc342054695 （三）整理理 PAGEREF _Toc342054695 h 18

7、 HYPERLINK l _Toc342054696 1、文書檔檔案 PAGEREF _Toc342054696 h 18 HYPERLINK l _Toc342054697 2、科技檔檔案 PAGEREF _Toc342054697 h 23 HYPERLINK l _Toc342054698 3、實物檔檔案 PAGEREF _Toc342054698 h 26 HYPERLINK l _Toc342054699 4、照片檔檔案 PAGEREF _Toc342054699 h 27 HYPERLINK l _Toc342054700 （四）保管管 PAGEREF _Toc342054700

8、h 28 HYPERLINK l _Toc342054701 1、庫房 PAGEREF _Toc342054701 h 28 HYPERLINK l _Toc342054702 2、檔案代代理卡 PAGEREF _Toc342054702 h 28 HYPERLINK l _Toc342054703 3、定期檢檢查、清清點(diǎn) PAGEREF _Toc342054703 h 29 HYPERLINK l _Toc342054704 （五）借閱閱 PAGEREF _Toc342054704 h 30 HYPERLINK l _Toc342054705 1、找什么么 PAGEREF _Toc34205

9、4705 h 30 HYPERLINK l _Toc342054706 2、怎么找找 PAGEREF _Toc342054706 h 30 HYPERLINK l _Toc342054707 3、去哪找找 PAGEREF _Toc342054707 h 30 HYPERLINK l _Toc342054708 4、如何借借 PAGEREF _Toc342054708 h 31 HYPERLINK l _Toc342054709 （六）統(tǒng)計計 PAGEREF _Toc342054709 h 32 HYPERLINK l _Toc342054710 （七）保密密 PAGEREF _Toc34205

10、4710 h 32 HYPERLINK l _Toc342054711 （八）編研研 PAGEREF _Toc342054711 h 33 HYPERLINK l _Toc342054712 （九）銷毀毀 PAGEREF _Toc342054712 h 34 HYPERLINK l _Toc342054713 （十）考核核 PAGEREF _Toc342054713 h 34 HYPERLINK l _Toc342054714 1、公司考考核 PAGEREF _Toc342054714 h 34 HYPERLINK l _Toc342054715 2、集團(tuán)考考核 PAGEREF _Toc342

11、054715 h 35 HYPERLINK l _Toc342054716 3、外部考考核 PAGEREF _Toc342054716 h 35 HYPERLINK l _Toc342054717 （十一）培培訓(xùn) PAGEREF _Toc342054717 h 35 HYPERLINK l _Toc342054718 六、附則 PAGEREF _Toc342054718 h 35 HYPERLINK l _Toc342054719 附件1： PAGEREF _Toc342054719 h 36 HYPERLINK l _Toc342054720 附件2： PAGEREF _Toc3420547

12、20 h 37 HYPERLINK l _Toc342054721 附件3： PAGEREF _Toc342054721 h 54 HYPERLINK l _Toc342054722 附件4： PAGEREF _Toc342054722 h 56 HYPERLINK l _Toc342054723 附件5： PAGEREF _Toc342054723 h 57 HYPERLINK l _Toc342054724 附件6： PAGEREF _Toc342054724 h 58 HYPERLINK l _Toc342054725 附件7： PAGEREF _Toc342054725 h 59 HY

13、PERLINK l _Toc342054726 附件8： PAGEREF _Toc342054726 h 60 HYPERLINK l _Toc342054727 附件9： PAGEREF _Toc342054727 h 61 HYPERLINK l _Toc342054728 附件10： PAGEREF _Toc342054728 h 62 HYPERLINK l _Toc342054729 附件11： PAGEREF _Toc342054729 h 63 HYPERLINK l _Toc342054730 附件12： PAGEREF _Toc342054730 h 64 HYPERLINK

14、 l _Toc342054731 附件13： PAGEREF _Toc342054731 h 65 HYPERLINK l _Toc342054732 附件14： PAGEREF _Toc342054732 h 66 HYPERLINK l _Toc342054733 附件15： PAGEREF _Toc342054733 h 77 HYPERLINK l _Toc342054734 附件16： PAGEREF _Toc342054734 h 87行政管理部部檔案管管理崗位位工作手冊冊一、目的 為為規(guī)范公公司內(nèi)部部檔案管管理工作作并保證證檔案完完整性和和保密性性，有效效積累和和收集各各部門在在

15、各項活活動中形形成的具具有查考考價值的的文件記記錄，合合理有效效利用檔檔案資料料，現(xiàn)根根據(jù)企企業(yè)文件件歸檔基基本范圍圍與保管管期限參參考表、久久泰能源源集團(tuán)檔檔案管理理制度、山山東公司司檔案管管理實施施細(xì)則，結(jié)結(jié)合公司司實際，特特制定檔檔案管理理崗位工工作手冊冊。二、適用范范圍 本本手冊是是對檔案案工作的的進(jìn)一步步梳理和和明確，適適用于行行政管理理部檔案案管理崗崗位三、崗位職職責(zé)堅守崗位，熱熱情服務(wù)務(wù)，嚴(yán)守守機(jī)密，立立足做好好本職工工作；參加工程竣竣工驗收收、設(shè)備備開箱、產(chǎn)產(chǎn)品鑒定定會及科科技成果果鑒定會會；負(fù)責(zé)本公司司檔案的的收集、鑒鑒定、整整理、分分類、組組卷、編編目及上上架入庫庫；負(fù)責(zé)本

16、公司司檔案借借閱、統(tǒng)統(tǒng)計、銷銷毀、總總結(jié)，做做好調(diào)研研以便更更好服務(wù)務(wù)；負(fù)責(zé)庫房管管理，保保持庫房房清潔，做做好“九防”，對各各類檔案案及時檢檢查，及及時修復(fù)復(fù)破損檔檔案。四、公司檔檔案簡述述（一）職能能分工行政管理部部為公司司檔案管管理部門門，目前前共設(shè)三三個檔案案室：綜綜合檔案案室、人人事檔案案室、財財務(wù)檔案案室。人人事檔案案室和財財務(wù)檔案案室分別別由人力力資源部部和財務(wù)務(wù)部單獨(dú)獨(dú)管理，并并接受行行政管理理部的監(jiān)監(jiān)督和指指導(dǎo)。行政管理部部負(fù)責(zé)除除財務(wù)檔檔案、人人事檔案案以外的的公司其其他各類類檔案的的統(tǒng)籌管管理；負(fù)負(fù)責(zé)設(shè)立立公司專專職檔案案員崗位位，組織織各部門門建立健健全公司司專職檔檔案

17、員隊隊伍，并并開展培培訓(xùn)和業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)導(dǎo)；負(fù)責(zé)責(zé)貫徹執(zhí)執(zhí)行集團(tuán)團(tuán)和公司司有關(guān)檔檔案管理理規(guī)章制制度，并并進(jìn)行適適時修訂訂和補(bǔ)充充。（二）現(xiàn)存存檔案公司根據(jù)集集團(tuán)檔案案提升工工程的要要求，結(jié)結(jié)合自身身實際情情況，對對現(xiàn)存檔檔案進(jìn)行行合理分分類，形形成了文文書、科科技、會會計、職職工、實實物、聲聲像、電電子等多多種類型型的檔案案。截至至20112年11月1日日，共形形成檔案案707752件件，其中中：文書書檔案2239559件，基基建檔案案305553件件，設(shè)備備檔案551511件，會會計檔案案38220件，職職工檔案案11888件，實實物檔案案1599件，聲聲像檔案案1688件，電電子檔案案575

18、54件。（三）設(shè)備備用具檔案盒：符符合國家家標(biāo)準(zhǔn)的的文書檔檔案盒、科科技檔案案盒、照照片檔案案盒、聲聲像檔案案盒；印章：久泰泰能源科科技有限限公司全全宗章、臨臨沂久新新能源公公司全宗宗章、文文書歸檔檔章、科科技?xì)w檔檔章、數(shù)數(shù)字印章章、100年章、330年章章、永久久章；電子設(shè)備：中晶AA3掃描描儀1臺、臺臺式電腦腦3臺（辦辦公室、借借閱室、庫庫房）、HHP打印印機(jī)1臺、除濕濕機(jī)2臺臺、溫濕濕度計表表2個；其他工具：打孔機(jī)機(jī)、大小小訂書機(jī)機(jī)、裝訂訂線、鉤鉤針、不不銹鋼釘釘?shù)?。五、檔案工工作（一）收集集檔案工作具具有系統(tǒng)統(tǒng)性和連連貫性。檔檔案收集集是開展展檔案整整理、分分類、編編目、保保管、借借閱

19、、鑒鑒定、統(tǒng)統(tǒng)計、銷銷毀等一一系列工工作的首首要環(huán)節(jié)節(jié)。俗話話說，巧巧婦難為為無米之之炊，只只有從源源頭上做做好收集集工作才能能保證檔檔案后續(xù)續(xù)工作的的順利展展開。1、歸檔范范圍 上上級機(jī)關(guān)關(guān)文件材材料：頒頒發(fā)執(zhí)行行文件、上上級會議議、代上上級草擬擬定稿、上上級視察察講話、指指示、題題詞、照照片及錄錄音錄像像材料； 本本單位文文件材料料：會議議、正式式文件（簽簽發(fā)稿、印印制稿及及重要文文件修改改稿）、與與上下級級間的請請示批復(fù)復(fù)文件、本本單位及及部門的的工作計計劃和總總結(jié)報告告、本單單位領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)出息的的重要活活動材料料、本單單位的統(tǒng)統(tǒng)計報表表、財務(wù)務(wù)、人事事、會計計、生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營等等規(guī)章制制度文件

20、件及協(xié)議議； 同同級單位位和非隸隸屬單位位的文件件：聯(lián)系系協(xié)商的的文件來來往； 下下級單位位的文件件材料：下級單單位的工工作計劃劃及總結(jié)結(jié)、統(tǒng)計計報表、財財務(wù)預(yù)算算及決算算等資料料2、不歸檔檔范圍：上級機(jī)關(guān)任任免、獎獎懲非本本公司工工作人員員的文件件；上級級機(jī)關(guān)下下發(fā)的僅僅供參閱閱而不辦辦理、征征求意見見未定稿稿、一般般事務(wù)性性文件；本公司形成成的重份份文件，無無查考利利用價值值的事務(wù)務(wù)性、臨臨時性文文件，未未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審閱、簽簽發(fā)的未未生效文文件，一一般文件件的歷次次修改稿稿，打印印文件的的校對稿稿，從正正式文件件、報紙紙、雜志志上摘錄錄下來的的供工作作參考的的非證明明性文件件，以參參考為目目

21、的從各各方面收收集的文文件材料料，招標(biāo)標(biāo)未中標(biāo)標(biāo)文件；集團(tuán)各單位位和非隸隸屬單位位的文件件材料，不不許貫徹徹執(zhí)行和和無查考考價值的的文件材材料；非非隸屬單單位抄送送的不需需要辦理理的文件件；各單位報送送集團(tuán)的的參閱簡簡報，不不應(yīng)抄送送和不必必備案的的文件，抄抄送一般般而不需需辦理的的文件，抄抄報備案案的一般般性文件件材料。3、歸檔時時間經(jīng)營管理工工作、生生產(chǎn)技術(shù)術(shù)管理工工作、行行政管理理工作、黨黨群工作作中形成成的文件件一般應(yīng)應(yīng)在辦理理完畢后后的第二二年一季季度歸檔檔；科研開發(fā)、項項目建設(shè)設(shè)文件應(yīng)應(yīng)在其項項目鑒定定、竣工工驗收前前歸檔，周周期長的的可分階階段、單單項歸檔檔；產(chǎn)品品生產(chǎn)及及服務(wù)業(yè)

22、業(yè)務(wù)應(yīng)定定期或按按階段歸歸檔；產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)質(zhì)量認(rèn)證證、資質(zhì)質(zhì)信用、合合同協(xié)議議、知識識產(chǎn)權(quán)等等文件應(yīng)應(yīng)隨時歸歸檔；外外購設(shè)備備儀器或或引進(jìn)項項目的文文件應(yīng)在在開箱驗驗收或接接收后即即時登記記歸檔；會計檔案和和人事檔檔案由相相關(guān)部門門整理歸歸檔；電子文件邏邏輯歸檔檔宜定時時進(jìn)行，物物理歸檔檔應(yīng)與紙紙質(zhì)文件件歸檔時時間一致致；磁帶、照片片及底片片、膠片片、實物物等載體體形式的的文件應(yīng)應(yīng)在工作作結(jié)束后后及時歸歸檔，或或與相應(yīng)應(yīng)內(nèi)容的的紙質(zhì)載載體歸檔檔時間一一致；更新、補(bǔ)充充的文件件，企業(yè)業(yè)內(nèi)部機(jī)機(jī)構(gòu)變動動和干部部職工調(diào)調(diào)動、離離崗時應(yīng)應(yīng)清退的的文件，企企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)權(quán)變動過過程中形形成的文文件，其

23、其他活動動中形成成的文件件等，應(yīng)應(yīng)隨時歸歸檔。4、歸檔要要求企業(yè)應(yīng)實行行部門、項項目及專專項工作作的文件件收集、整整理、歸歸檔責(zé)任任制。各各部門、項項目及專專項工作作專兼職職檔案人人員應(yīng)按按照規(guī)定定將文件件整理后后歸檔。歸檔的文件件應(yīng)完整整、準(zhǔn)確確、系統(tǒng)統(tǒng)，其制制成材料料應(yīng)有利利于長久久保存，圖圖文字跡跡應(yīng)符合合形成文文件設(shè)備備(打印印機(jī)、復(fù)復(fù)印機(jī)、掃掃描儀等等)標(biāo)稱稱的質(zhì)量量要求。歸檔的文件件應(yīng)為原原件。因因故無原原件的可可將具有有憑證作作用的復(fù)復(fù)制件歸歸檔。非紙質(zhì)文件件應(yīng)與其其文字說說明一并并歸檔。外外文(或或少數(shù)民民族文字字)材料料若有漢漢譯文的的，應(yīng)一一并歸檔檔，無譯譯文的要要譯出標(biāo)標(biāo)

24、題和目目錄后歸歸檔。歸檔的文件件一般一一式一份份。重要要的、利利用頻繁繁的和有有專門需需要的可可適當(dāng)增增加份數(shù)數(shù)。兩個以上單單位合作作完成的的項目，應(yīng)應(yīng)以合同同、協(xié)議議等形式式約定文文件歸檔檔要求。主主辦單位位一般應(yīng)應(yīng)保存全全套文件件，協(xié)辦辦單位保保存與所所承擔(dān)任任務(wù)相關(guān)關(guān)的正本本文件。5、檔案交交接表文件形成部部門應(yīng)就就歸檔文文件填寫寫檔案案交接表表(附附件1)。重要要項目文文件歸檔檔時應(yīng)由由項目管管理部門門編寫歸歸檔說明明，并經(jīng)經(jīng)項目負(fù)負(fù)責(zé)人審審核簽字字。一式式兩份，以以備日后后查考和和統(tǒng)計，防防止工作作中出現(xiàn)現(xiàn)扯皮現(xiàn)現(xiàn)象。檔案交接表表應(yīng)規(guī)范范填寫，在在辦理交交接前可可由移交交人先發(fā)發(fā)一份

25、填填寫好的的電子版版交接表表給接收收人，接接收人確確認(rèn)無誤誤后，再再由移交交人打印印出來，找找領(lǐng)導(dǎo)簽簽字。交交接表填填寫應(yīng)注注意以下下事項：（1）移交交時間為為必填項項，方便便日后查查考和編編制流水水號；（2）移交交部門為為必填項項（3）序號號為所移移交的一一組資料料的流水水號（4）文號號或圖號號，有則則必須填填寫（5）責(zé)任任者必填填，責(zé)任任者為文文件材料料形成者者，應(yīng)寫寫全稱；（6）文件件材料題題名必填填，題名名應(yīng)規(guī)范范，準(zhǔn)確確反映文文件內(nèi)容容；（7）日期期必填，日日期應(yīng)為為八位阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字，只只有年和和月時，日日應(yīng)用000表示示；（8）頁數(shù)數(shù)必填，背背面有內(nèi)內(nèi)容的應(yīng)應(yīng)視為一一頁；（9）保

26、管管期限和和備注選選填，備備注用以以說明文文件的份份數(shù)、原原件、復(fù)復(fù)制件以及特特殊材料料如光盤盤、照片片、磁帶帶等；（10）簽簽名：移移交人和和移交部部門負(fù)責(zé)責(zé)人手簽簽后，由由接收人人和接收收部門負(fù)負(fù)責(zé)人手手簽，交交接表由由移交人人和接收收人各持持一份。（二）分類類目前公司檔檔案分類類嚴(yán)格按按照企企業(yè)檔案案歸檔基基本范圍圍與保管管期限參參考表（附件2），并結(jié)合公司實際情況補(bǔ)充新增類目?，F(xiàn)結(jié)合實例例具體講下公司目目前檔案案分類方方案：1、文書檔檔案文書檔案采采取按年年度分類類，每個個年度之之下又分分經(jīng)營決決策、生生產(chǎn)管理理、行政政管理、黨黨群管理理四大類類，每個個大類之之下又根根據(jù)企企業(yè)文件件歸

27、檔基基本范圍圍與保管管期限參參考表劃劃分二級級類目。01 經(jīng)營營決策 002 生生產(chǎn)管理理 03 行政管管理 044 黨群群工作保管期限：永久、330年、110年例如：20011年年的物資資采購計計劃表歸歸檔分類類檔號01620111-0001件號001頁數(shù)100期限30年 說明：檔號中011代表經(jīng)經(jīng)營決策策類，66代表001經(jīng)營營決策類類之下第第六類物物資管理理類，220111代表歸歸檔文件件是20011年年的；件號：代表表歸檔文文件在同同級類目目下按照照時間排排序后的的流水序序號；頁數(shù)：代表表歸檔文文件的頁頁數(shù)，正正反面都都有內(nèi)容容的算兩兩頁；期限：表示示歸檔文文件的保保管期限限，根據(jù)據(jù)標(biāo)

28、準(zhǔn)物物資采購購計劃表表的保管管期限為為30年年。2、產(chǎn)品檔檔案產(chǎn)品檔案按按照“課題階段”進(jìn)行歸歸檔，目目前能源源科技公公司產(chǎn)品品檔案全全部由集集團(tuán)科研研中心檔檔案分室室進(jìn)行保保管。從從長遠(yuǎn)考考慮，公公司目前前先預(yù)留留出檔號號，即005，以以便隨時時補(bǔ)充。3、基建檔檔案基建檔案按按照“項目階段”進(jìn)行分分類，一一級類號號為066，再根根據(jù)公司司基礎(chǔ)建建設(shè)情況況劃分生生產(chǎn)建筑筑、生活活建筑、辦辦公建筑筑，然后后按照具具體項目目劃分三三級類目目，如33萬噸二二甲醚/年、66萬噸二二甲醚/年、220萬噸噸二甲醚醚、500萬噸甲甲醇/年年、1000萬噸噸二甲醚醚/年等等項目。例如：200萬噸/二甲醚醚替代

29、石石油項目目立項批批復(fù)文件件檔號序明：檔號中066代表基基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)類， 2代表表基礎(chǔ)建建設(shè)項目目中的生生產(chǎn)建設(shè)設(shè)類，33代表生生產(chǎn)建設(shè)設(shè)類之下下的200萬噸年年產(chǎn)二甲甲醚項目目，0001代表表第一卷卷，立項項批復(fù)屬屬于前期期資料，應(yīng)應(yīng)該放到到前面； 序序號代表表當(dāng)前文文件為本本卷第三三件文件件。4、設(shè)備檔檔案設(shè)備類檔案案遵循一一機(jī)一檔檔原則，先先分出綜綜合、生生產(chǎn)設(shè)備備、辦公公設(shè)備、電電子儀質(zhì)質(zhì)四類，其其中生產(chǎn)產(chǎn)設(shè)備之之下又按按照生產(chǎn)產(chǎn)部門分分為甲醇醇部、甲甲醚部、動動力部，部部門之下下又分項項目，項項目之下下劃分工工段，辦辦公設(shè)備備是按照照辦公用用品類型型進(jìn)行分分

30、類，如如電腦、打打印機(jī)、傳傳真機(jī)等等。需要要說明的的是，集集團(tuán)20012年年最新要要求ITT電腦因因為更新新?lián)Q代比比較快且且以后員員工可采采取補(bǔ)貼貼購買方方式，電電腦資料料將不再再進(jìn)行歸歸檔。例如：5萬萬噸甲醇醇項目變變換工段段變換器器脫硫塔塔部件圖圖檔號序號7003說明：檔號中7代代表設(shè)備備類，22代表生生產(chǎn)設(shè)備備，1代代表甲醇醇部，第第二個11代表55萬噸甲甲醇項目目，第二二個2代代表變換換工段，最最后一個個1代表表第一卷卷。件號0033代表第第一盒中中第三件件，設(shè)備備類資料料一般是是文字材材料再上上，圖紙紙在下進(jìn)進(jìn)行排列列。5、科研檔檔案科研檔案按按照“課題階段”進(jìn)行歸歸檔，目目前能源源

31、科技公公司科研研檔案全全部由集集團(tuán)科研研中心檔檔案分室室進(jìn)行保保管。從從長遠(yuǎn)考考慮，公公司目前前先預(yù)留留出檔號號，即008，以以便隨時時補(bǔ)充。6、會計檔檔案會計檔案先先劃分出出能源科科技公司司和久新新公司，公公司之下下又分憑憑證、賬賬簿、報報表、盤盤點(diǎn)表、銀銀行開戶戶資料、調(diào)調(diào)節(jié)表、支支票領(lǐng)用用登記簿簿、審計計咨詢報報告、稅稅務(wù)等。例如：20004年年能源科科技公司司1月份份會計憑憑證檔號0901101120004-01件號01頁數(shù)178期限15年說明：檔號中099代表會會計類，001代表表能源財財務(wù)，001代表表會計憑憑證，220044 表示示才憑證證為20004年年的，001代表表是第一一

32、盒憑證證；件號01代代表為第第一件，憑憑證類現(xiàn)現(xiàn)默認(rèn)一一盒為一一件；頁數(shù)代表本本憑證共共有1778頁，注注意附件件也算一一頁；期限表示會會計憑證證保管期期限為115年。7、人事檔檔案人事檔案一一級類目目為職工工檔案，序序號100；二級級類目為為職工類類別，在在崗職工工為011，退休休職工為為02，離離崗職工工為033，死亡亡職工為為04；三級類類目為職職工檔案案流水號號，起始始號為000011。每位位職工檔檔案按照照內(nèi)容又又分為十十類，依依次為履履歷材料料，自傳材材料，鑒定、考考核、考考察材料料，評定崗崗位技能能和學(xué)歷歷材料，政審材材料，黨黨、團(tuán)材材料，獎獎勵材料料，招用、勞勞動合同同、調(diào)動動

33、、聘用用、復(fù)原原退伍、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)業(yè)、工工資、保保險福利利待遇、出出國、退退休、退退職等材材料，其他可可供組織織參考的的材料。8、實物檔檔案實物檔案是是按照載載體形態(tài)態(tài)進(jìn)行分分類，共共分為001獎狀狀、022獎牌、003獎旗旗、044獎杯、005證書書五類，歸歸檔采用用紅色四四格紙進(jìn)進(jìn)行劃分分。例如：20002年年12月月30日日獲得的的中國專專利山東東明星企企業(yè)證書書。全宗號110552002001 說明：全宗號暫不不寫，由由檔案館館給號；檔號為11105，111表示示實物類類檔案，005表示示證書；2002表表示此實實物的年年度時間間；001表示示此證書書為實物物證書類類第一件件證書。9、聲像檔檔

34、案聲像檔案代代號為112，根根據(jù)載體體材料并并結(jié)合其其內(nèi)容性性質(zhì)劃分分為劃分分為011照片、002數(shù)據(jù)據(jù)、033錄像、004錄音音、055資料等等五類。公司目前主主要是照照片檔案案，在全全宗內(nèi)按按保管期期限年年度問問題進(jìn)行行分類，采用照照片特有有的整理理方式，編編制照片片說明，使使用組聯(lián)聯(lián)符號，照照片要素素說明需需詳細(xì)。10、資質(zhì)質(zhì)證書資質(zhì)證書屬屬于公司司重要證證件，因因此單獨(dú)獨(dú)存放保保管，主主要分為為公司資資質(zhì)和個個人資質(zhì)質(zhì)兩類。例如：20009年年頒發(fā)的的久泰能能源科技技有限公公司安全全生產(chǎn)許許可證正正本檔號件號1301160說明：檔號中133表示資資質(zhì)證書書代號，001表示示公司資資質(zhì)；

35、 件件號中660代表表此證書書為公司司資質(zhì)證證書第六六十件。11、流動動檔案 流流動檔案案是根據(jù)據(jù)公司實實際工作作需要及及其載體體的特殊殊性單獨(dú)獨(dú)設(shè)立的的，目前前公司流流動檔案案主要有有機(jī)動車車輛資料料、儀器器儀表檢檢定證書書、特種種設(shè)備壓壓力容器器登記證證書。流流動檔案案雖單獨(dú)獨(dú)保管，也也需要編編制目錄錄以方便便查找。流流動檔案案代號為為14.12、電子子檔案電子檔案先先按照年年度進(jìn)行行劃分，每每年度有有劃分出出01公公司級文文件和002部門門級文件，綜綜合類之之下又分分為紅頭頭文件、通通知制度度、規(guī)章章辦法、會會議紀(jì)要要、總結(jié)結(jié)計劃、成成本消耗耗、生產(chǎn)產(chǎn)報表、黨黨委文件件等，部部門文件件按

36、照各各部門資資料進(jìn)行行劃分。例如：20011年年9月11日下發(fā)發(fā)的關(guān)關(guān)于久泰泰能源科科技有限限公司110萬噸噸/年工工業(yè)甲醇醇生產(chǎn)裝裝置停產(chǎn)產(chǎn)的請示示檔號件號151122012說明：檔號中155表示電電子文件件編號，11表示公公司級文文件，第第二個11表示紅紅頭文件件，2表表示能源源科技公公司紅頭頭文件；件號0122表示為為20111年能能源科技技公司紅紅頭文件件第122件。備注：個人人的電子子資料也也可參照照此法整整理，詳詳見個個人電子子文件整整理歸檔檔方法（附附件3）（三）整理理1、文書檔檔案（1）歸檔檔單位：文書檔案整整理、歸歸檔以件件為單位位，一般般以每份份文件為為一件。文件正本與與定

37、稿為為一件（定定稿不易易裝訂的的也可單單獨(dú)作為為一件）；正文與附件件為一件件（如附附件數(shù)量量較多也也可各為為一件）；原件與復(fù)制制件為一一件（對對制成材材料或字字跡材料料不利于于長期保保管的、以以及破損損的文件件，要復(fù)復(fù)制后與與原件一一起歸檔檔）；轉(zhuǎn)發(fā)文與被被轉(zhuǎn)發(fā)文文為一件件。重要文件的的正文與與歷次修修改稿為為一件（重重要文件件須保留留歷次修修改稿的的,應(yīng)作作為一件件，如修修改稿數(shù)數(shù)量較多多也可各各為一件件）。稿：用計算算機(jī)打印印的定稿稿，無論論定稿上上有無重重要修改改手跡、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示示，均應(yīng)應(yīng)歸檔；計算機(jī)機(jī)及其網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境境中形成成的文件件，無定定稿的，須須多打一一份作為為定稿與與正文和和發(fā)文

38、稿稿紙為一一件歸檔檔。紙：欄目填填寫齊全全、經(jīng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)親筆筆簽發(fā)的的發(fā)文稿稿紙，與與正本、定定稿一并并歸檔。件閱辦單：正文與與文件閱閱辦單為為一件； 不論論有無領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示示內(nèi)容、有有無處理理結(jié)果的的文件處處理單，均均應(yīng)與文文件一起起歸檔。正正文在前前，閱辦辦單放中中間，底底稿放最最后。文與復(fù)文（指指請示與與批復(fù)、報報告與批批示、函函與復(fù)函函）可為為一件； 這樣樣是為整整理此類類文件節(jié)節(jié)約了工工作量，但但在此后后的編目目中文件件題名應(yīng)應(yīng)寫批復(fù)復(fù)的題名名，在后后面要注注明（附附請示、報報告、函函）。（2）文件件的修整整整理歸檔文文件所使使用的書書寫材料料、紙張張、裝訂訂材料等等應(yīng)符合合檔案保保護(hù)要求

39、求。已破破損的文文件應(yīng)予予修整，字字跡模糊糊或易褪褪變的文文件應(yīng)予予復(fù)制或或進(jìn)行字字跡加固固處理。文文件的修修整、復(fù)復(fù)制要在在保持原原貌的前前提下進(jìn)進(jìn)行。需保管300年以上上的文件件要進(jìn)行行修整，保保管100年以下下的文件件可保持持原狀。文文件修整整工作內(nèi)內(nèi)容有修修裱、復(fù)復(fù)制、去去除易銹銹金屬物物，及大大紙張折折疊。 修修裱：對對破損紙紙張進(jìn)行行修補(bǔ)或或托裱。復(fù)制：對字字跡模糊糊或易褪褪變的文文件進(jìn)行行復(fù)制。去除易銹金金屬物：除去普普通的訂訂書釘、回回形針、大大頭針等等。大紙張折疊疊：超過過A4 規(guī)格的的，按照照A4 規(guī)格進(jìn)進(jìn)行折疊疊，折疊疊時盡量量減少折折數(shù)，多多頁的要要單張折折疊。（3）裝

40、訂訂裝訂方式采采用不銹銹鋼訂書書釘在文文件左側(cè)側(cè)裝訂，一一般訂兩兩只釘。較較厚的文文件采用用三孔一一線的裝裝訂方式式。裝訂時注意意件內(nèi)文文件的排排列順序序：正本本在前，定定稿在后后；正文文在前，附附件在后后；原件件在前，復(fù)復(fù)制件在在后；轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文在在前，被被轉(zhuǎn)發(fā)文文在后；復(fù)文與與來文為為一件時時，復(fù)文文在前，來來文在后后；有文文件閱辦辦單的，正正文在前前，文件件閱辦單單在后。（4）編目目編目是指根根據(jù)分類類方案和和室編件件號順序序編制歸歸檔文件件目錄，是是對歸檔檔文件以以件為單單位進(jìn)行行系統(tǒng)分分類、排排列、編編號后，將將每一份份文件的的內(nèi)容、形形式特征征及其編編號登記記下來，以以備查找找利用和和

41、管理統(tǒng)統(tǒng)計之需需。編目工作是是檔案人人員按文文件分類類、排列列的結(jié)果果逐類、逐逐件登錄錄，也是是對歸檔檔文件內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行行標(biāo)引、著著錄的過過程，應(yīng)應(yīng)做到準(zhǔn)準(zhǔn)確、全全面、詳詳細(xì)、深深入，以以適應(yīng)檔檔案管理理現(xiàn)代化化及計算算機(jī)檢索索的需要要。檔號件號責(zé)任者文號文件材料名名稱日期頁數(shù)期限備注檔號：同同“歸檔章章檔號”。件號：同同“歸檔章章件號”。責(zé)任者：填寫制制發(fā)文件件的組織織或個人人，即文文件的發(fā)發(fā)文機(jī)關(guān)關(guān)或署名名者的名名稱。填填寫責(zé)任任者使用用全稱或或通用簡簡稱，責(zé)責(zé)任者多多的可適適當(dāng)省略略，原文文上沒有有的要經(jīng)經(jīng)考證后后補(bǔ)上。文號：填填寫文件件的發(fā)文文字號，一一般由機(jī)機(jī)關(guān)代字字、年度度、順序序號

42、組成成，要求求照實抄抄錄，填填寫完整整，不得得省略。如如久張發(fā)發(fā)200118號。 題名：歸歸檔文件件的標(biāo)題題。題名名十分重重要，是是以后查查找檔案案時的最最重要的的要素，填填寫時一一般應(yīng)照照實抄錄錄。文件只有一一個題名名且能反反映文件件內(nèi)容的的（正題題名），填填寫時照照實抄錄錄；文件有正副副題名的的，正題題名能反反映文件件內(nèi)容的的，副題題名無須須抄錄；文件有有并列題題名的，并并列題名名與正題題名一并并抄錄；沒有題名或或題名不不規(guī)范的的，可自自擬標(biāo)題題，外加加“ ”號。文件的附件件獨(dú)立性性強(qiáng)，正正文標(biāo)題題不能反反映附件件內(nèi)容時時附件標(biāo)標(biāo)題可一一并抄錄錄，外加加“（）”標(biāo)注。來文與復(fù)文文作為一一件

43、，只只對復(fù)文文進(jìn)行編編目，題題名后注注明“（附請請示）”；任免免文件和和表彰文文件中人人員未列列在題名名中的，在在題名后后將人員員列出，原原題名簡簡單的要要重擬，補(bǔ)補(bǔ)充的內(nèi)內(nèi)容都要要加“（）”。日期：文文件的形形成時間間，以88 位阿阿拉伯?dāng)?shù)數(shù)字標(biāo)注注年月日日，如220111.111.011。 頁數(shù)：填填寫每一一件歸檔檔文件中中有圖文文頁面的的總數(shù)（歸歸檔章上上的總頁頁數(shù)），并并在每頁頁下方居居中位置置用鉛筆筆標(biāo)明頁頁碼。期限：填填寫保存存期限。備注：注注釋文件件需說明明的情況況包括密密級、破破損、修修改、補(bǔ)補(bǔ)充、移移出、銷銷毀、更更新等。歸檔文件目目錄根據(jù)據(jù)情況，可可裝訂成成冊并編編制封面面

44、。歸檔檔文件目目錄一年年裝訂成成一本，或或每年區(qū)區(qū)分機(jī)構(gòu)構(gòu)（問題題）裝訂訂成若干干本，這這要根據(jù)據(jù)公司年年度歸檔檔的數(shù)量量來定。合合訂成一一本的目目錄中內(nèi)內(nèi)頁加目目錄或用用標(biāo)簽紙紙以區(qū)分分保管期期限和機(jī)機(jī)構(gòu)（問問題）。全宗名稱稱：立檔檔公司的的名稱，填填寫時應(yīng)應(yīng)使用全全稱或規(guī)規(guī)范化簡簡稱年度：文文件形成成年度，44位阿拉拉伯?dāng)?shù)字字組成，如如“20111”。保管期限限：對應(yīng)應(yīng)歸檔文文件的保保管期限限，填寫寫永久、330年、110 年年。機(jī)構(gòu)（問問題）：根據(jù)分分類方案案，填寫寫對應(yīng)歸歸檔文件件的類目目。歸檔文件件目錄裝裝訂成冊冊，外封封面可用用統(tǒng)一制制作的歸歸檔文件件目錄夾夾。（5）裝盒盒將歸檔文

45、件件按事先先編好件號順順序裝入入檔案盒盒，并填填寫檔案案盒封面面、盒脊脊及備考考表項目目。裝盒按歸檔檔的件號號順序裝裝入。二二級分類類時，可可裝滿一一盒后再再裝下一一盒；三三級分類類時，視視一個機(jī)機(jī)構(gòu)（問問題）文文件的多多少確定定。同一一盒內(nèi)的的歸檔文文件僅是是按件號號順序裝裝在一起起。檔案盒封面面應(yīng)標(biāo)明明全宗名名稱，統(tǒng)統(tǒng)一用黑黑色字體體，也可可使用全全宗章。檔案盒在盒盒脊設(shè)置置分類號號、年度度、起止止件號、盒盒號等必必填項，用用黑色墨墨水書寫寫，或用用印章印印書。為為使其美美觀也可可打印盒盒脊內(nèi)容容，然后后使用膠膠棒剪貼貼至檔案案盒上。文文書檔案案盒脊分分3（附附件4）和44（附附件5）。起

46、止件號填填寫盒內(nèi)內(nèi)第一件件文件和和最后一一件文件件的件號號。盒號即檔案案盒的排排列序號號，檔案案室可根根據(jù)需要要用鉛筆筆編制。（如如分類方方案為“保管期期限年年度”的，220100年度的的歸檔文文件，永永久1n盒，330年11n盒盒， 110年11n盒盒）。（6）排架架歸檔文件整整理完畢畢裝盒后后，上架架排列方方法應(yīng)與與文書檔檔案分類類方案一一致，排排架遵循循從上到到下，自自左至右右的順序序，要求求整齊美美觀。常用方法：采用“問題保管期期限年年度”、“保管期期限年年度機(jī)機(jī)構(gòu)（問問題）”的入庫庫排架方方法，目目前公司司根據(jù)自自身實際際情況采采用的是是“年度問題保管期期限”排架法法，經(jīng)與與集團(tuán)協(xié)協(xié)

47、商自220133年起文文書檔案案將采用用“年度保管期期限問題”排架法法。2、科技檔檔案（1）基建建檔案基建檔案一一個項目目一個流流水號，按按形成階階段結(jié)合合內(nèi)容分分別組卷卷?；ńㄎ募牟牧蠑?shù)量量多、規(guī)規(guī)格雜，組組卷時可可考慮在在同一階階段內(nèi)同同一種格格式的材材料組卷卷，如竣竣工圖組組一卷或或若干卷卷，原材材料檢測測、質(zhì)保保書組一一卷或若若干卷?；n案原原則上按按前期基建建依據(jù)性性材料、基基礎(chǔ)性材材料、工工程設(shè)計計（含初初步設(shè)計計、技術(shù)術(shù)設(shè)計、施施工圖設(shè)設(shè)計）、工工程施工工、工程程監(jiān)理、工工程竣工工驗收等等排列。文字和圖紙紙組在一一卷的，按按文字材材料在前前，圖樣樣在后的的順序排排列。也可參

48、照經(jīng)經(jīng)營管理理、生產(chǎn)產(chǎn)技術(shù)管管理類的的方法按按件進(jìn)行行整理，然然后根據(jù)據(jù)件的序序號組裝裝一盒或或數(shù)盒，目目前公司司基建檔檔案即采采用采法法。（2）設(shè)備備檔案一機(jī)一檔，一一套設(shè)備備順序組組卷、按按形成階階段和文文件種類類分別組組卷，或或按件整整理。遇到以下情情況要特特殊處理理：引進(jìn)項目中中的成套套科技文文件材料料及設(shè)備備說明書書等可不不拆散組組卷，保保持原有有裝訂方方式。底圖以張為為單位單單獨(dú)保存存和管理理，另行行整理編編目。 產(chǎn)品更新?lián)Q換代或更更換零部部件時，保保留新形形成的科科技文件件材料并并單獨(dú)組組卷排列列在原產(chǎn)產(chǎn)品案卷卷之后。設(shè)備維修中中形成的的科技文文件材料料單獨(dú)組組卷。外外購設(shè)備備中

49、的隨隨機(jī)文件件材料可可以單獨(dú)獨(dú)組卷。文字和圖紙紙組在一一卷的，按按文字材材料在前前，圖樣樣在后的的順序排排列。（3）去訂訂、折疊疊、編號號歸檔科技文文件材料料中有金金屬物裝裝訂的要要拆除，以以件為單單位的還還需用不不銹鋼釘釘或用線線裝訂。歸檔文件材材料的規(guī)規(guī)格大小小采用AA4 ( 2997mmm *2110mmm ）。如果圖紙尺尺寸大于于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)規(guī)定，要要采用“手風(fēng)琴琴”式折疊疊成標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)規(guī)格，做做到大小小統(tǒng)一，圖圖表外露露。按AA4 高高度向內(nèi)內(nèi)折（做做一塊AA4 標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的硬硬質(zhì)紙板板或鐵皮皮板作為為折疊標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)板），折折成A44 規(guī)格格，左邊邊留出裝裝訂邊，右右下角露露出標(biāo)題題欄 。如文件材料料

50、小于標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，采采取裱貼貼方法，裱裱貼在AA4 紙紙上。成成冊的科科技材料料小于AA4 的的保持原原規(guī)格，不不用加工工。（4）編制制封面 案卷題名是是該盒內(nèi)內(nèi)全部文文件材料料的總標(biāo)標(biāo)題，包包括以下下“ 三要要素”內(nèi)容：科技項項目（工工程、產(chǎn)產(chǎn)品、設(shè)設(shè)備）名名稱文文件材料料的內(nèi)容容特征文件名名稱（ 即文種種）。題名要簡明明、準(zhǔn)確確揭示內(nèi)內(nèi)容，但但不能過過于概括括籠統(tǒng)，比比如“某某工工程前期期文件材材料”， “前期”概念太太大，這這是以大大概小。內(nèi)容表達(dá)要要通暢、精精煉，結(jié)結(jié)構(gòu)詞使使用要合合理。比比如不要要濫用“關(guān)于”、“有關(guān)”。不要使用序序數(shù)詞，比比如“某某項項目施工工文件材材料（一一）”“某某某

51、項目施施工文件件材料（二二）” ，在在這里要要注意盡盡量不要要使用相相同的題題名，要要用各種種方式把把相同的的題名區(qū)區(qū)分開來來，比如如用標(biāo)段段、樓層層、樁號號等，而而不要使使用序數(shù)數(shù)詞。能標(biāo)出具體體文件名名的盡量量不用“文件材材料”。如“某某設(shè)設(shè)備說明明書、安安裝說明明”，不寫寫成“某某設(shè)設(shè)備文件件材料”。 （5）裝盒盒填寫檔案盒盒內(nèi)容：題名、檔檔號和保保管期限限，同封封皮一樣樣填寫。編制日期是是盒內(nèi)材材料的最最早日期期至最晚晚日期；編制單單位是材材料的責(zé)責(zé)任者。 盒盒脊標(biāo)簽簽為規(guī)范范美觀，也也采用打打印剪貼貼方式，目目前庫房房使用的的科技檔檔案盒分分3（附附件6）和和4（附附件7）。3、實物

52、檔檔案（1）區(qū)分分載體數(shù)量較少的的公司可可不分類類，直接接按時間間順序排排列整理理；數(shù)量較多的的公司可可按載體體種類分分為證書書、獎牌牌、獎杯杯、獎狀狀、錦旗旗、其他他，或證證書、獎獎牌、其其他。（2）清潔潔修整實物檔案由由于載體體特殊，容容易受損損或受污污，整理理時就要要進(jìn)行清清潔修整整。獎狀狀、證書書破損要要進(jìn)行修修裱，獎獎牌污損損要清潔潔、拋光光、保養(yǎng)養(yǎng)，盡量量恢復(fù)原原狀，其其他可根根據(jù)不同同的要求求進(jìn)行修修復(fù)。（3）電子子存檔實物檔案根根據(jù)其載載體形態(tài)態(tài)采用掃掃描或是是拍照方方式將其其電子版版存放起起來，以以便日常常查閱調(diào)調(diào)取。（4）貼標(biāo)標(biāo)簽實物檔案標(biāo)標(biāo)簽采用用紅色四四格標(biāo)簽簽。標(biāo)簽簽

53、的貼法法采用貼貼在實物物檔案的的背面右右上方固固定位置置 ，較較大的禮禮品檔案案標(biāo)簽可可貼在底底座上。（5）編制制目錄實物檔案要要求編制制特殊載載體檔案案目錄，內(nèi)內(nèi)容有：序號、載載體類型型、歸檔檔日期、案案卷名稱稱、編號號、載體體（規(guī)格格、數(shù)量量、單位位）、編編制（單單位、日日期）、密密級、保保管期限限、對應(yīng)應(yīng)案卷檔檔號、備備注。大大部分項項目填寫寫要求與與文書、科科技檔案案的要求求相同。載體類型：填寫實實物檔案案的類型型，如證證書、獎獎牌等。對應(yīng)案卷檔檔號：填填寫該榮榮譽(yù)的表表彰文件件、審批批表所在在的文書書檔案的的檔號。（6）入庫庫上架實物檔案排排架，按按種類分分別排放放，存放放的方式式有

54、兩種種：豎放放和平放放。公司司實物檔檔案由于于空間有有限，采采取豎放放排列。實物檔案在在檔案室室總體分分類方案案中列最最后，排排架時也也宜排在在檔案架架的最后后部分。4、照片檔檔案（1）芯頁頁說明照片說明應(yīng)應(yīng)采用橫橫寫格式式，分段段書寫，格格式如下下： 照片號/底片號號：全宗宗號保保管期限限代碼冊號張?zhí)?，影像相相符的照照片、底底片編號號相同，目目前公司司照片檔檔案較少少，統(tǒng)一一采用順順序號。 事由：照照片所反反映的事事件。時間：拍拍攝時間間用8位位阿拉伯伯?dāng)?shù)字表表示，如如2011005516。地點(diǎn)：被被攝物所所在的具具體地點(diǎn)點(diǎn)。人物：照照片上主主要人物物的姓名名、身份份。攝影者：為拍攝攝者姓名

55、名，必要要時填寫寫。（2）入冊冊放置照片入冊時時，按照照片號/底片號號順序插插入芯頁頁；對照照片冊放放不下的的大幅照照片，可可將其放放入專用用的檔案案袋或檔檔案盒中中，按照照片號順順序排列列。（3）組聯(lián)聯(lián)符號和和總說明明同一問題的的照片有有兩張或或兩張以以上應(yīng)編編制總說說明，概概括問題題情況并并使用組組聯(lián)符號號，組聯(lián)聯(lián)符號用用以標(biāo)明明同組照照片的第第幾張。（四）保管管“維護(hù)秩序序”、“保護(hù)實實體”是檔案案保管工工作的兩兩個基本本方面，既既要使檔檔案在存存放和使使用中始始終有序序，又要要使其在在存放和和使用中中不受或或少受人人為地或或自然因因素的損損害，以以延長其其物質(zhì)形形體的“自然壽壽命”。1

56、、庫房保持庫房整整潔，經(jīng)常常通風(fēng)，檔檔案存放放要爭氣氣有序符符合要求求，檔案案櫥柜及及裝具、地地面無灰灰塵。根據(jù)實際情情況配備備相應(yīng)的的去濕機(jī)機(jī)、加濕濕器、空空調(diào)、溫溫濕度測測量及控控制設(shè)備備、防火火防盜報報警器、滅滅火器、通通訊及閉閉路電視視監(jiān)控設(shè)設(shè)備等。根據(jù)實際需需求和現(xiàn)現(xiàn)實經(jīng)濟(jì)濟(jì)條件配配備防霉霉防蟲藥藥品、吸吸濕劑等等易耗低低值物品品。庫房無人時時必須關(guān)關(guān)燈、關(guān)關(guān)窗、房房門上鎖鎖，嚴(yán)格格庫房出出入制度度。2、檔案代代理卡在利用頻繁繁、檔案案出入庫庫數(shù)量、次次數(shù)較多多的情況況下，可可使用檔檔案代理理卡，不不僅可以以避免誤誤放現(xiàn)象象，還可可以隨時時提示檔檔案工作作人員案案卷的去去向及用用途，

57、減減輕了調(diào)調(diào)還卷過過程中的的重復(fù)性性勞動。用用過的代代理卡還還詳細(xì)記記錄了檔檔案被使使用的原原始情況況，可作作為分析析、統(tǒng)計計檔案使使用現(xiàn)象象及規(guī)律律的素材材使用。做法：預(yù)設(shè)設(shè)若干空空白的或或印有確確定欄目目的卡片片備用，每每從庫房房中掉粗粗一個或或一組卷卷號相連連的案卷卷，就隨隨手填寫寫一張代代理卡插插放在所所調(diào)出的的案卷位位置，還還卷時再再將其取取下。檔案代理卡卡樣式如如下：檔案代理卡卡檔號件號調(diào)出時間調(diào)出原因 調(diào)卷人歸還時間還卷人3、定期檢檢查、清清點(diǎn)定期檢查的的內(nèi)容重重點(diǎn)在檔檔案實體體的理化化性狀，以以發(fā)現(xiàn)是是否有霉霉變、蟲蟲蛀等現(xiàn)現(xiàn)象發(fā)生生，庫房房中是否否有潛在在安全隱隱患因素素，以

58、及及檔案的的調(diào)出和和歸還是是否履行行了嚴(yán)格格的手續(xù)續(xù)，實體體秩序是是否收到到破壞、出出現(xiàn)混亂亂，是否否有長期期使用未未歸還的的案卷。定定期檢查查可以月月、季、節(jié)節(jié)假日為為周期。定期清點(diǎn)重重點(diǎn)在于于及時發(fā)發(fā)現(xiàn)實體體秩序的的錯亂現(xiàn)現(xiàn)象及檔檔案丟失失或去向向不明等等問題，并并隨手予予以糾正正，使檔檔案實體體嚴(yán)整有有序。定定期清點(diǎn)點(diǎn)一般以以一年或或幾年為為周期，但但在搬遷遷或是突突擊性的的大規(guī)模模利用之之后，清清點(diǎn)尤為為必要。（五）借閱閱1、找什么么首先要確定定借閱的的資料，了了解借閱閱者的目目的和需需求，明明確查找找的范圍圍，快速速調(diào)卷。2、怎么找找借閱方式有有直接查查閱、電電話調(diào)閱閱、網(wǎng)上上查閱、

59、復(fù)復(fù)印掃描描、電子子傳送、原原件索要要等。例例如查找找實物檔檔案中某某一個數(shù)數(shù)據(jù)，可可以通過過查閱掃掃描件實實現(xiàn)，無無需再去庫房房翻閱實實物。查找的關(guān)鍵鍵在于找找準(zhǔn)關(guān)鍵鍵詞。事事物名稱稱、責(zé)任任者、文文號和圖圖號、時時間等都都可以作作為關(guān)鍵鍵詞進(jìn)行行檢索，當(dāng)當(dāng)使用一一個關(guān)鍵鍵詞不能能直接檢檢索到所所需資料料時要注注意縮放放關(guān)鍵詞詞的外延延，擴(kuò)大大或縮小小查找范范圍。操作方法：打開“我的電電腦E盤01檔檔案工作作01檔檔案目錄錄01檔檔案檢索索目錄”確定定查找資資料的類類別ctrrl+FF輸入關(guān)關(guān)鍵詞點(diǎn)擊擊查找按按鈕進(jìn)行行查找如找找不到所所需資料料則注意意變換關(guān)關(guān)鍵詞繼繼續(xù)查找找最終終找出所所需

60、資料料。3、去哪找找查找時注意意區(qū)分類類別：文文書類、基基建類、設(shè)設(shè)備類、實實物類、資資質(zhì)類、聲像類、電子類。01-044文書類類主要是是文件、合合同協(xié)議議、生產(chǎn)產(chǎn)記事、操操作記錄錄表、安安全、環(huán)環(huán)境、保保衛(wèi)、物物資、審審計、宣宣傳、黨黨群、協(xié)協(xié)會等方方面的資資料，存存放于文文書檔案案庫房06基建類類主要是是按照項項目進(jìn)行行劃分：3萬噸噸二甲醚醚（5萬萬噸擊穿穿）、66萬噸二二甲醚（110萬噸噸甲醇）、220萬噸噸二甲醚醚、500萬噸甲甲醇（660萬噸噸甲醇）、1100萬萬噸甲醇醇、乙二二醇、鐵鐵路專用用線、示示范加氣氣站、公公寓、餐餐廳等資資料，存存放于科科技檔案案庫房。07設(shè)備類類基本是是