文控作業(yè)指導書(A版)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔傾情為你奉上專心專注專業(yè)專心專注專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔傾情為你奉上專心專注專業(yè)中緬油氣管道及云南成品油管道工程第四合同項文控作業(yè)指導書（A版） 編號：ZMYQ-GCJL0140-ZY-0001-版次編制陳建橋日期2011/10/13中緬油氣管道及云南成品油管道工程第四合同項監(jiān)理部A審核日期批準日期目錄 TOC o 1-2 h z u 文件編制基本要求文件基本格式文檔邊距：上3cm，下2.8cm，左2.5cm,右2.0cm，頁眉2.4cm、頁腳2文件模板：由本手冊確定，新增內(nèi)容，應更新本手冊。文控編號：文件控制需要而設置的編碼，由文控信息部負責登記、編碼。文件簽發(fā)：

2、由總監(jiān)/總監(jiān)代表簽發(fā)。文件標題：正文前的文件標題名稱，采用“關于XXXX的通知” 等方式表式，三號加粗黑體，段前間距0.5行，行間距1.5倍行，段后間距：0行。表格中的文字及正文內(nèi)容原則上：漢字：采用四號宋體。數(shù)字、英文：采用四號Times New Roman。文字行間距： 1.5倍行，段落間距：0行。日期：采用小四號“2011-段落標題：采用四號加粗宋體。文件附件：附件加在正文之后，附件名稱必須與文件中附件名稱的內(nèi)容完全一致，不加書名號。項目部名稱（宋體五號字加粗）頁眉：首頁無頁眉，次頁設置頁眉。頁眉形式如下：項目部名稱（宋體五號字加粗） 中緬油氣管道及云南成品油管道工程第四合同項監(jiān)理部頁腳

3、：首頁、次頁均設置頁腳，頁腳形式如下： 地址：廣西壯族自治區(qū)柳州市東環(huán)路298號東園賓館 郵編：電話：0772- 傳真：0772- 第1頁共24頁小五號宋體小五號宋體抄報/抄送：需業(yè)主知情的事項和施工監(jiān)理負責現(xiàn)場監(jiān)督的事項，在文件發(fā)送有關單位的同時，向業(yè)主報告通知施工監(jiān)理。文控信息部同時保存電子和紙質(zhì)兩種形式的文件。在文件發(fā)出前，由文控信息部負責對文件的要素、文字、邊距進行檢查驗收，合格后方能發(fā)送。 文件簽發(fā)人、簽章及文件發(fā)出文件的簽發(fā)應該由該單位的法定代表人（項目總監(jiān)/項目副總監(jiān)）簽發(fā)，在遇特殊情況下（該項目總監(jiān)不在），該單位要提前以文件形式上報（下達）領導層（下級），通知簽發(fā)人的變更，以便

4、各級單位文件能正常流轉(zhuǎn)。需簽章的文件加蓋公章后，才能發(fā)送。文件簽章：正文之后加蓋項目部公章，公章內(nèi)容要上報監(jiān)理部審批，公章由文控信息部負責保管，加蓋公章時，應填寫加蓋公章登記表。文件發(fā)出：在信息平臺發(fā)送文件前要將文件轉(zhuǎn)換成PDF格式或?qū)⑽臋n加密，目的是保證文件的完整性及有效性。文件登記登記表：是文控信息部的文件管理臺帳。格式要求：標題文字采用三號黑體，表內(nèi)文字采用五號宋體，段落中文字行間距為1.5倍行距，段前、段后為0行。登記人：由文控信息部指定。文控統(tǒng)計適用范圍：用于各種報表、匯報以及績效評價時段：會議紀要，通知、指令、請示、報告完成情況的統(tǒng)計時段，根據(jù)報告期或匯報期決定，文控信息部每周更新

5、一次，并作為周、月報的一項內(nèi)容。統(tǒng)計人：由文控信息部負責派遣內(nèi)部文件傳閱內(nèi)部文件由文控信息部建立統(tǒng)一的電子文檔目錄，供監(jiān)理部人員查閱和使用。 各參建單位文件編制要求請各參建單位參照本作業(yè)指導書，編制本單位文件管理模版。會審會簽記錄模版會審會簽記錄模版及使用說明文件會審會簽記錄文件題名記錄人文控編號日期主持部門主持人會審會簽意見正文部門參加人部門參加人會審會簽記錄模版使用說明適用范圍：內(nèi)部文件（管理文件、會議紀要、周報、月報、有關通知、指令、請示、報告等）涉及多部門審查會簽時采用。文件題名：與會審會簽的原文件同名。文控編號：與會審會簽的原文件同號。主持部門：由文件編制組織部門負責。會審會簽意見：

6、由主持部門負責填寫，并根據(jù)參加部門提出的意見修改原文件。會審會簽：會審工作完成后，參加會審的部門、參加人在會審會簽記錄上簽字。文件編寫部門在提交項目總監(jiān)、副總監(jiān)審查、簽發(fā)時，應附文件會審會簽記錄。會審會簽記錄與修改后的正式文件一并保存，附于文件之后，以備過程審計與核查，文件歸檔時，此文件撤銷，只歸檔正式文件，正式發(fā)送的文件，也不附會審會簽記錄注明：進行文件會審會簽記錄的文件要有文件臺帳登記，這是過程審計與核查的必查內(nèi)容，目的是考查文件管理的規(guī)范性，具體臺帳格式如下：審批類文件登記表序號文控編號文件題名責任部門接收日期審查完成日期備注適用范圍：文控信息部的文件登記管理臺帳，主要包括程序、作業(yè)文件

7、等一系列審批類文件，不局限于此。文控編號：與會審會簽原文件同號。文件題名：與會審會簽原文件同名。責任部門：指進行文件審核的該部門。接收日期：文件接收的當日，應予以登記。審查完成日期：文件進行審查完畢的日期，應予以登記。備注：標明文件是否合格，是否進行了會審會簽記錄,應予以登記。審查文件登記表是過程審計與核查的必查內(nèi)容，目的是考查文件管理的規(guī)范性。3.0文件傳送單模版文件傳送單模版及使用說明文件傳送單文件名稱：日期：編號：收件單位：收件人：以下文件傳送你處： MACROBUTTON CheckIt 報表 MACROBUTTON CheckIt 印刷品 MACROBUTTON CheckIt 規(guī)劃

8、 MACROBUTTON CheckIt 組織設計 MACROBUTTON CheckIt 方案 MACROBUTTON CheckIt 信件副本 MACROBUTTON CheckIt 命令變更 MACROBUTTON CheckIt 圖紙 MACROBUTTON CheckIt 管理文件 MACROBUTTON CheckIt 規(guī)范 MACROBUTTON CheckIt 附件 MACROBUTTON CheckIt 份數(shù)說 明備注：文件傳送用于： MACROBUTTON CheckIt 用于批準 MACROBUTTON CheckIt 批準 MACROBUTTON CheckIt 供你使

9、用 MACROBUTTON CheckIt 批準但要按注釋修改 MACROBUTTON CheckIt 按要求執(zhí)行 MACROBUTTON CheckIt 返回并更正 MACROBUTTON CheckIt 請審閱、批示 MACROBUTTON CheckIt 抄送：發(fā)件人： 請在下面簽名（復印后）并將本頁返回簽名：適用范圍：一般用于印刷品文件（紙質(zhì)版）的傳送。文控編號：與被傳送的原文件同號。文件題名：與被傳送的原文件同名。文件傳送單回執(zhí)：文件傳送單與回執(zhí)一交保存，以便過程審計和核查。會議紀要及相關模版例會會議紀要模版及使用說明會 議 紀 要2011年第一期文件編碼：會議主題：會議時間：會議地

10、點：會議主持：參加人員：整 理 人：簽 發(fā)：會議內(nèi)容：1、正文（領導講話的核心內(nèi)容和要求，總體工作進展情況，項目管理理念等會議紀要必須編寫的內(nèi)容）議決事項：1、正文（會議達成一致意見的事項或確定的工作安排，會議紀要必須編寫的內(nèi)容）2、正文會議公告：1、正文（有關通知、警示，不符合項通告等，有內(nèi)容時編寫，無內(nèi)容時，刪除此項）2、正文3、正文 落款單位XXXX年XX月XX日主 送：抄 送：印發(fā)日期：XXXX年XX月XX日 共印 份例會會議紀要由文控信息部擬稿，并由文控信息部負責處理發(fā)送。會議紀要只采用電子文件或傳真文件形式發(fā)送，優(yōu)先采用電子文件。會議紀要簽到表模版使用說明會議簽到表會議地點:會議日

11、期： 會議主題: 參會單位姓名職務/職稱聯(lián)系電話會議名稱：例會為第XX次例會，專題會議直接填寫專題會議名稱會議簽到表：與會議紀要一并保存，供過程審計與核查時使用，文件歸檔時，只保留會議紀要，會議簽到表應撤銷。其中，在會議紀要發(fā)出后，各相關單位要根據(jù)會議紀要議決事項進行落實，且將落實情況據(jù)節(jié)點時間以公文形式回復，未落實完畢的需對該項說明未完成原因，且制定完成計劃及時間節(jié)點，直至整個紀要議決事項完畢，紀要閉合。專題會議紀要由召集會議的部門擬稿及落實，由總監(jiān)或總監(jiān)代表簽發(fā)。其他內(nèi)容見例會會議紀要相關模版使用說明。通知、指令、請示、報告類文件模版通知、指令、請示、報告類文件模版及使用說明通 知收件單位

12、： 文件編碼：收 件 人：發(fā) 件 人：抄 送：簽 發(fā)：傳 真：頁 數(shù)：電 話：日 期： 文件題名此文檔模版適用于項目部發(fā)送通知、指令，報送請示、報告類文件時使用。發(fā)件人：是指文件的提出人或擬稿人。部 門：是指組織機構圖中所設置的部門。收件人：是指收件人或?qū)Ψ揭?guī)定的文件接收人。收件單位：是指工作界面中規(guī)定的接收單位。頁：采用數(shù)字，注明總頁數(shù)。處理標識：對收文單位的處理要求是指直接負責文件處理的一方，處理狀態(tài)不針對抄報/抄送單位。處理狀態(tài)的確定主要依據(jù)文控編碼細則確定。落款： 單位名稱（四號黑體字） XXXX年XX月XX日（四號黑體字） 完成日期：由責任人落實完成后，通知文控信息部，統(tǒng)計人負責應當

13、日更新。通知、指令、請示、報告登記表模版及使用說明通知、指令、請示、報告或會議紀要登記表序號文控編號文件題名責任部門責任人發(fā)送日期回復/批復文件編號回復/批復回復/批復日期是/否是/否是/否是/否適用范圍：文控信息部的文件登記管理臺帳。文控編號：與發(fā)送文件同號。文件題名：與發(fā)送文件同名。責任部門：文件擬稿和負責監(jiān)督落實的部門。責任人：負責監(jiān)督落實的人員。發(fā)送日期：文件發(fā)送的當日，應予以登記?；貜?批復文件編號：注明對該文件的回復/批復文件的編號，以便查找，且文件閉合?；貜?批復：注明該文件發(fā)出后，是否要求對方予以回復或批復。此項內(nèi)容是過程審計與核查的一個控制點，目的是確保正確履行職責。回復/批

14、復日期：需要回復或批復時，回復或批復完成日期，根據(jù)收文處理意見確定。周、月報使用模版說明周、月報模版及使用說明工 程 周（月）報編號： x年x月x日x月x日第XXX期編制人：審核人： 簽發(fā)人： （編制單位）編制日期 適用范圍：用于各項目部編制周報、月報時使用。編制人：依據(jù)程序文件規(guī)定或項目經(jīng)理/副經(jīng)理指定的編寫人員。部門：主要責任部門或項目總監(jiān)/副總監(jiān)指定的部門。文控編號：根據(jù)文控編碼手冊要求進行編制。簽發(fā)：項目經(jīng)理/副經(jīng)理簽字確認。正文：用于反映本周、本月工程進展情況，本周/月進度、質(zhì)量、HSE、投資、文控信息的管理情況及對存在問題的分析，提出建議和下周/月工作重點。頁眉、頁腳同通知、指令、

15、請示、報告模版格式。 檢查工作使用模版說明文控檢查表模版及使用說明文控檢查表文控編號：檢查單位受檢單位檢查內(nèi)容檢查結論備注1文控機構、文控人員落實情況是否2與外部單位的通訊網(wǎng)絡建立情況是否3文件控制編碼編寫是否合理是否4文件的簽發(fā)、蓋章是否規(guī)范是否5收發(fā)文登記記錄是否及時、有無遺漏是否6文件的處理是否規(guī)范是否7文件的歸檔是否及時、規(guī)范是否8文件的借閱是否規(guī)范、登記齊全是否9文件銷毀是否遵循程序是否10文件的狀態(tài)掌握是否清晰是否綜合評價：檢查參加人：受檢單位代表：檢查組代表：備 注：適用范圍：監(jiān)理部開展專項檢查、過程核查和審計工作計劃時使用。文控編號：根據(jù)文控編碼手冊要求進行編制。受檢單位代表：

16、項目總監(jiān)/副總監(jiān)簽字確認。 文件控制不合格報告模版及使用說明文件控制不合格報告文控編號：檢查單位受檢單位不合格性質(zhì)及內(nèi)容文件控制的合格性： 不合格 嚴重不合格不合格詳細內(nèi)容：1、2、3、檢查員：日期：需要整改的內(nèi)容：不合格的繼續(xù)和終止原因分析：糾正措施計劃：1、1、2、2、3、3、以上措施計劃，于年月日前完成。受檢單位代表：檢查員認可：年月日 糾正措施驗證：檢查員：年月日適用范圍：監(jiān)理部開展專項檢查、過程核查和審計總結報告時使用。文控編號：根據(jù)文控編碼手冊要求進行編制。與檢查工作計劃的編碼應相關聯(lián)。簽字：項目總監(jiān)/副總監(jiān)簽字確認。當需進行處理時，采用“通知、指令、請示、報告”模版。文件處理與傳

17、閱單文件處理單文件處理單收（發(fā)）文日期份數(shù)急件來 源編 碼文件主題處理意見主管領導批示處理結果備 注文件傳閱單文件傳閱單文件名稱來文單位日期傳閱部門/職務負責人（請簽名確定已閱）總 監(jiān)副 總 監(jiān)QHSE部技術部控制部文控行政部其 它注：請最后一位傳閱者將文件交文控部文件處理與傳閱模版使用說明簽收人：在收到文件的15分鐘之內(nèi)，根據(jù)收到文件的性質(zhì)，需要處理的文件，填寫文件處理單；收到的會議紀要、周報、月報等文件，填寫文件傳閱單。收文日期：由簽收人填寫簽收文件的日期。終止日期：被處理文件處理終止日期。文件來源：首次來文的單位，應填寫單位全稱，并在（）內(nèi)填寫簡稱，以后收文時，可填寫簡稱。文件題名：與被

18、處理、被傳閱文件一致。文控編號：與被處理、被傳閱文件一致。處理意見：文件處理單，由文控信息部負責人根據(jù)監(jiān)理部工作安排和相關性信息，提出初步處理意見后，由主管領導批示，若領導不在時，可將其文件交到分管部門負責人處理，并在此說明，重要或緊急事情可電話請示，征得項目經(jīng)理/副經(jīng)理同意后，直接轉(zhuǎn)報。領導批示：文控信息部人員按照領導批示，將文件送交相關部門或相關人員，相關部門或相關人員應按照批示內(nèi)容盡快處理。處理結果：負責處理的部門，在此填寫處理結果，處理完畢后，當日將文件處理單及被處理文件交還文控信息部人員；需進一步處理的文件，通知、指令、請示、報告等有關文件發(fā)出后，當日將文件處理單及被處理文件交還文控信息部人員；文控信息部人員將文件處理單與被處理的文件一并保存。文件處理單備注：文控信息部應對文件處理結果進行監(jiān)督管理，保證歸檔文件完整性，需進一步處理的文件，應在此注明，處理完畢后，所有文件一并保存（一事一歸檔）。閱止日期：文件傳閱完畢后，由文控信息部負責填寫閱止日期