配件管理制度83257

1、配件管理制度目的為了加強對采購入庫零件的規(guī)范化管理，確保購進零件數(shù)量與質(zhì)量合格，價格合理，做到零件入庫管 理的有序化，規(guī)范化。崗位職責零件部主管貫徹落實公司各項規(guī)章制度，執(zhí)行公司集團各項業(yè)務規(guī)定；組織制定本部門的工作計劃，負責本部門行政，業(yè)務，經(jīng)營管理，全面完成公司下達的各項任 務；做好配件的計劃，采購，出庫，保管和索賠工作，經(jīng)常核查現(xiàn)有管理實施情況，針對存在問題， 提出有效解決措施；組織及時采購生產(chǎn)車間所需零件，做到按時，保質(zhì)，價優(yōu)將零件購進；協(xié)調(diào)部門之間，部門與客戶之間的關(guān)系，要及時協(xié)助服務顧問妥善處理客戶有關(guān)零件的投訴問題；掌握市場情況，建立零件網(wǎng)絡，了解車間，服務顧問的需求，做好服務工

2、作；負責組織倉庫管理員做好庫存盤點工作，定期與財務核對；組織部門的相關(guān)培訓，增強部門的整體業(yè)務水平，提高工作效率；加強團隊建設(shè)，關(guān)心員工，提高部門人員的凝聚力。采購員嚴格遵守公司各項規(guī)章制度，執(zhí)行公司集團的有關(guān)部門業(yè)務規(guī)定；熟悉工作業(yè)務，熟悉掌握配件市場價格，能根據(jù)市場需求和維修車間需要制定采購計劃表，并 及時向部門主管反饋有關(guān)部門信息；嚴格把質(zhì)量關(guān)，不以次充好，確保采購配件，材料的質(zhì)量合格，價格合理；不得利用職務之便搞非法交易，以權(quán)謀私，不準受賄或索取回扣，不準從事任何有損公司的活 動，一經(jīng)核實，公司將嚴肅處理；對客戶需求和維修車輛所需的配件要及時采購，不得拖延；嚴格遵守公司財務制度，提高業(yè)

3、務水平。零件管理員遵守公司各項管理制度，堅守工作崗位，工作細致，扎實；熟悉業(yè)務，對庫存零件實行電腦管理，操作；有效利用倉庫空間，對零件實行“全貨位系統(tǒng)”（即所有的配件都有倉位號），保持倉庫配件擺 放整齊，整潔；嚴格執(zhí)行物，料入庫驗收制度，對采購入庫的配件要核查包裝，質(zhì)量，數(shù)量與購貨發(fā)票進行 核對確認；按照年，季，月度對倉庫作大，中，小范圍的盤點，做到帳物一致，合理庫存，對積壓配件提 出意見，并及時上報；零件部出庫憑維修工單，出庫單，出庫通知領(lǐng)用，堅持“一盤底，二核對，三發(fā)料，四減數(shù)” 的原則；每天對出，入庫的配件進行統(tǒng)計，妥善保管所有原始憑證，以便財務進行核銷；確保倉庫安全，注意防火、防盜、防

4、潮、防塵；未經(jīng)批準，嚴禁非倉庫人員進入；零部件出入庫做到“先進先出”原則；嚴守公司保密制度，不得泄露商業(yè)機密。計劃員根據(jù)零件的實際庫存，結(jié)合維修的需求制定合理的零件訂貨計劃及采購計劃；定期分析零件的庫存結(jié)構(gòu)，掌握倉庫常備件情況，出入庫動態(tài)；及時跟進零件訂購的到貨，做好訂購配件的到貨情況；制定盤點計劃，并對盤點差異進行復核，分析差異的原因；做好配件每日、每周、每月的訂貨計劃，合理控制庫存，杜絕滯銷零件積壓庫存，發(fā)現(xiàn)積壓及 時上報，并采取積極有效的方式進行處理；配件部工作管理制定配件計劃1.1根據(jù)前6個月配件出庫頻率，確定每個配件的庫存上下限基本數(shù)值；1.2根據(jù)維修業(yè)務季節(jié)性變化等因素，調(diào)整庫存上

5、下限數(shù)值；1.3配件計劃員根據(jù)配件庫存情況，參考庫存下限數(shù)量，制定配件進貨計劃；1.4配件主管審核配件進貨計劃后，將配件進貨計劃發(fā)給供貨商；配件采購管理1.1對于供貨商要求先付款后發(fā)貨的，要及時與財務溝通，按照相關(guān)流程申請付款；.配件進貨計劃發(fā)給供應商后，應及時跟進供貨商的配送情況；1.3對于供貨商不能正常發(fā)貨的配件，應及時在其他供貨商、集團旗下的大售后、4S店調(diào)貨，無法調(diào)貨時，應及時通知前臺和車間；對于配件采購可以貨比后從報價較低的定點供應商處分別采購，也可以從固定供貨渠道 供應商處按約定價格采購；1.5市場零星配件采購原則上必須實行貨比采購，貨比登記表必須存檔保存；1.6定點供應商無法供應

6、的零星配件，必須經(jīng)過三家以上非定點供應商貨比后采購；1.7采購的配件價格較高，有無法找到一家以上的配件供應商時，應請財務人員參加談價；1.8從集團定點供應商采購的材料，采用月結(jié)，月結(jié)要求參照相關(guān)采購制度；1.9從不能月結(jié)的供應商貨比采購的材料，在材料正常出庫后，采購員應一周內(nèi)辦理報銷手續(xù)；客戶車輛配件訂購制度1.1配件訂購類型可依據(jù)維修車輛性質(zhì)進行區(qū)分：正常來店維修車輛訂單、特殊零件訂單、保 險事故車輛訂單三大類；1.2日常來電維修車輛經(jīng)作業(yè)班組檢查報價需更換無庫存的配件，服務顧問接到報價單經(jīng)客戶 確認同意后將配件訂購申請單提交給配件部，由配件部負責向供應商下達采購清單；1.3維修車輛所需更換

7、的零件，拆檢報價時作業(yè)班組必須與配件共同確認報價項目名稱，班組 與配件部人員在報價單上簽字，避免因零件名稱的叫法差異導致報價及訂貨錯誤的情況發(fā)生，報價 項目配件部人員未與班組確認或親自核定而造成價格、型號不同相符的，責任由報價經(jīng)手人承擔；1.4經(jīng)保險公司核賠的零件項目，保險業(yè)務員將需更換的零件填寫在配件采購申請單上并 確認核實簽字，及時交配件部辦理訂貨業(yè)務和確定訂貨時間；1.5保修車輛訂購零件可免交定金，保修零件訂購必須由服務主管親自確認簽字訂購；1.6對于特殊零件訂購，如車鑰匙、噴漆件等，需把供應商所需的必要文件，像：發(fā)動機拓號 等，交給配件部，由配件部負責寄給供應商；1.7 .服務顧問嚴格

8、按配件部訂購申請單上表格內(nèi)容填寫（如車牌、車架號、訂購配件名稱、數(shù) 量、金額）并備注說明車輛是否在廠等件、作業(yè)班組、服務顧問姓名等詳細信息，便于配件部及時 作好項目的核對與到貨通知工作，服務顧問與配件人員進行訂單交接時必須簽名及確認交接時間， 防止推卸責任情況出現(xiàn)；1.8零件部人員將采購到貨零件驗收完畢后，在廠燈1件車輛立即通知服務顧問協(xié)調(diào)作業(yè)班 組領(lǐng)用安裝，不在廠的定件車輛，每天由配件部專人更新到貨信息，通過OA系統(tǒng)發(fā)到各部門，服 務顧問應及時通知車主來店更換，并做好客戶來店更換的接待工作，如定貨的服務顧問休假時，則 由本組其他服務顧問負責通知客戶并跟進；1.9需訂貨而不在廠等件的車輛，必須

9、一律交付該零件成本價的定金（具體和財務，前臺溝通 定），減少客戶訂貨后不到店更換的情況發(fā)生，避免造成呆滯庫存產(chǎn)生，客戶未交定金或不足公司規(guī) 定定金額的訂單，如在半年內(nèi)未能出庫的，從第7個月開始為呆滯庫存；零件部訂購單統(tǒng)一使用一式四聯(lián)，一聯(lián)倉庫、二聯(lián)前臺、三聯(lián)收銀、四聯(lián)客戶， 對于需交定金的零件，在收銀員收到定金后，在四聯(lián)單上分別蓋“已收定金配件部根據(jù)蓋有財務 章的訂貨單進行訂貨采購；經(jīng)班組，檢修故障的車輛零件訂購，由于班組故障判斷失誤的原因?qū)е铝慵惭b后故 障不能排除的，又不能退貨零件，責任由車間內(nèi)部自行解決；由于零件質(zhì)量問題造成返工車輛，車間技術(shù)小組評定出具檢查報告，將舊件交給配件 部負責向

10、供貨商申請索賠，零件費用由供貨方負責賠付；配件部每月核對訂單到貨領(lǐng)用情況，根據(jù)訂購清單內(nèi)容按已領(lǐng)用、未領(lǐng)用類別進行歸 類管理，統(tǒng)計未領(lǐng)用配件的車輛數(shù)據(jù)及責任人，服務顧問申購的零件在6個月內(nèi)未能銷售，配件部 從第7個月開始將相關(guān)訂貨信息轉(zhuǎn)發(fā)到服務顧問主管并抄送給財務經(jīng)理、總經(jīng)理，請領(lǐng)導監(jiān)督解決；配件驗收入庫管理1.1供貨商配送的零件到庫后，零件管理員對零件包裝外觀、數(shù)量、品種進行初步入庫檢查， 根據(jù)到貨清單查驗規(guī)格、型號、編碼是否正確；1.2發(fā)現(xiàn)零件包裝或外觀有損壞時，必須立即拍照以備查驗；1.3發(fā)現(xiàn)零件有損壞、有錯發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)的情況發(fā)生時，有配件主管負責與供貨商溝通解決；1.4初步入庫檢驗合

11、格后，車間領(lǐng)用時發(fā)現(xiàn)零件存在質(zhì)量問題時，有配件主管負責與供貨商解決；1.5零件管理員辦理零件入庫時沒有及時發(fā)現(xiàn)零件存在外觀損壞、數(shù)量、型號、編碼有誤等問 題，按工作失誤予以警告；1.6零件管理員對貨物外觀，包裝和品質(zhì)進行目視確認，如對配件有可疑請求技術(shù)主管進行鑒 定，杜絕假冒偽劣零件入庫；1.7確實發(fā)現(xiàn)采購的零件存在假冒情況須立即上報領(lǐng)導并與供貨商溝通處理，嚴重時終止與該 供貨商的業(yè)務往來；1.8貨物驗收合格后零件管理員須在的當天辦理入庫手續(xù)；1.9不能月結(jié)的配件辦理入庫后，三日內(nèi)要辦理報銷手續(xù)；月結(jié)供應商的配件，應在規(guī)定的付款時間前完成與供應商對賬，并將結(jié)算單據(jù)交財務 部申請付款；貨物入庫后

12、按貨物擺放要求上架，不能隨意擺放在地上、通道內(nèi)。配件出庫管理1.1維修班組憑維修工單到配件領(lǐng)取零件，領(lǐng)料人應在零件領(lǐng)用人一欄簽名，如果沒有簽名確 認，倉管員應拒絕發(fā)放零件；領(lǐng)料人只能是該車維修班組人員，其他人員（包括服務顧問、保險顧問等）不能領(lǐng)料；保險事故車輛維修領(lǐng)用零件必須由保險顧問審核簽字，索賠車輛領(lǐng)用零件時，維修工單 上必須由服務主管的簽字確認，維修工單上無審核人簽字確認，零件管理員應拒絕發(fā)放零件；配件件部發(fā)放易損零件（如燈具、飾板、玻璃等）時，領(lǐng)料人必須開封查看零件是否損 壞，離開配件部后發(fā)現(xiàn)零件有損壞時，有車間自行解決；零件管理員必須辦理零件電腦出庫，才能發(fā)放零件，防止零件發(fā)放后忘記

13、出庫造成損失；電腦系統(tǒng)因故暫停使用時，零件管理員應做好維修工單的信息登記，待系統(tǒng)恢復使用后 辦理電腦出庫；對于外銷的零件，客戶須由服務顧問陪同購買零件，配件部打印零件出庫單，服務顧問 帶領(lǐng)客戶交款后，將零件交給客戶，如果服務顧問因接待客戶不便陪同時，服務顧問應委托給配件 人員代辦；集團其他店或其他特約店借調(diào)零件時，應電腦系統(tǒng)打印出庫單（出庫價格按雙方約定價 格），提貨人在出庫單上簽字后發(fā)放零件，零件出庫后零件管理員必須在調(diào)出零件登記表上登記， 并保留出庫單，每月末將外借零件出庫單交財務部備案；維修車輛零件出庫時，零件領(lǐng)用零件與維修車型不符時，配件部應拒絕辦理出庫；從配件部借出的零件辦理出庫時，

14、該零件出庫必須經(jīng)售后負責人簽字確認；所用出庫打印的出庫單必須都簽字確認，配件部存檔；對于交舊領(lǐng)新的配件，應先交回舊件，零件部才辦理新零件出庫手續(xù)并發(fā)放新零件；發(fā)料時嚴格執(zhí)行先進先出的原則，特別是輪胎、油品、塑膠件和電池四大類零件；零件號變更號時，須先將舊零件號的零件出完再出新號的零件；維修人員或救援人員因故障診斷、救援、處理投訴等需要借用倉庫配件時，必須辦理 借用配件手續(xù)，借用配件必須經(jīng)使用部門主管、配件主管和售后負責人同意后，才能借用，服務顧 問不得借用，借出零件原則上要在當天歸還，或辦理出庫手續(xù)；配件庫存管理1.1使用頻率高的零件放在零件人員容易操作的地方，設(shè)在中間層，并靠近通道和發(fā)貨區(qū)；

15、常用件區(qū)的設(shè)置，至少20個品種常用件，以便縮短發(fā)貨時間；零件存放時，號碼標簽朝向通道，方便取貨，如果沒有標簽，需寫上零件號，重量大的 零件放在貨架的底層；同一貨位放多種零件的情況下，零件號相近的要放在不同的貨位，易損壞零件，要按指 示標簽存放；相同零件疊放要保持零件的整齊美觀，小的零件要存放在貨盒里，一個貨盒只放一種零 件，零件按新舊順序從左到右、從下到上，從內(nèi)到外碼放；庫房通道內(nèi)禁止存放零件，配件部每月進行一次內(nèi)部庫存盤點；配件退庫管理1.1配件出庫后，因質(zhì)量問題、故障診斷問題等造成配件不能使用時，應辦理配件退庫；借用配件出庫時，歸還配件時必須辦理退庫；退庫配件必須完好無損，清潔干凈，有原包裝；1.4退庫零件時不常用配件時，配件部與供貨商協(xié)調(diào)盡量辦理退貨，不留做庫存零件；1.5因零件型號，尺寸不對造成配件退庫時，班組提供的車輛信息準確時，配件主管和相關(guān)部 門主管協(xié)調(diào)處理，并列入相關(guān)人員KPI考核；1.6因零件型號，尺寸不對造