辦公自動化教案-06電子郵件

1、第 6章 辦公中的電子郵件與桌面信息管理 本章內(nèi)容容介紹在辦公業(yè)業(yè)務(wù)處理理中，辦辦公人員員經(jīng)常需需要進(jìn)行行電子郵郵件交流流和桌面面信息管管理，比比如管理理郵件、安排約約會、建建立聯(lián)系系人和任任務(wù)等，利用有有關(guān)軟件件可以提提高這些些活動的的管理效效率。本章介紹紹利用Outlook組織和和共享桌桌面上信信息并與與其他人人通信的的方法，主要講講述創(chuàng)建建和維護(hù)護(hù)聯(lián)系人人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和和管理電電子郵件件，創(chuàng)建建和運用用任務(wù)，使用日日歷對約約會、會會議等日日常事務(wù)務(wù)進(jìn)行管管理以及及日記、便箋的的創(chuàng)建與與應(yīng)用。下一頁上一頁返回【本章主主要知識識點】Outlook用戶的的賬號設(shè)設(shè)置聯(lián)系人的的創(chuàng)建與與

2、維護(hù)電子郵件件的創(chuàng)建建與收發(fā)發(fā)電子郵件件的管理理任務(wù)的創(chuàng)創(chuàng)建與應(yīng)應(yīng)用利用日歷歷創(chuàng)建約約會利用日歷歷安排會會議日記和便便箋的使使用下一頁上一頁返回Outlook的啟動動啟動Outlook有有許多方方法，常常用的有有以下兩兩種：1雙擊擊Windows桌面面上的快快捷方式式“MicrosoftOutlook”圖標(biāo)標(biāo)。2選擇擇單擊“開始”“程程序”“MicrosoftOutlook”命令令。初次啟動動Outlook時會會出現(xiàn)一一個向?qū)?dǎo)，提示示用戶進(jìn)進(jìn)行賬戶戶設(shè)置。下一頁上一頁返回Outlook的界面面組成下一頁上一頁返回Outlook的退出出單擊Outlook窗窗口右上上角的關(guān)關(guān)閉按鈕鈕或單擊擊“文

3、件件”菜單單下的“退出”命令等等下一頁上一頁返回聯(lián)系人的的創(chuàng)建Outlook中的“聯(lián)系人人”文件件夾可以以將與某某個聯(lián)系系人所有有相關(guān)的的信息都都集中在在一起。例如，姓名、電話號號碼、聯(lián)聯(lián)系地址址、商務(wù)務(wù)傳真、電子郵郵件、生生日、紀(jì)紀(jì)念日等等，還可可以方便便快速地地查找某某個人的的聯(lián)系方方式，也也可將會會議請求求、電子子郵件或或任務(wù)請請求發(fā)送送給聯(lián)系系人。下一頁上一頁返回創(chuàng)建郵件件(1)輸輸入郵郵件的主主題（參參會人員員要求）和以上上正文內(nèi)內(nèi)容。(2)按按要求求對郵件件的正文文進(jìn)行格格式設(shè)置置。(3)收收件人人、抄送送等文本本框的填填寫要求求會用“聯(lián)系人人”文件件夾自動動填寫。下一頁上一頁返回

4、發(fā)送郵件件郵件編寫寫完成后后，需要要發(fā)送。操作時時，單擊擊 “發(fā)發(fā)送”按按鈕，即即可完成成郵件發(fā)發(fā)送。下一頁上一頁返回接收郵件件單擊“工工具”菜菜單下的的“發(fā)送送和接收收”命令令，然后后選擇接接收電子子郵件帳帳戶的種種類。新新收到的的郵件將將放到“收件箱箱”里，用戶可可以隨時時閱讀郵郵件。下一頁上一頁返回郵件排序序在“收件件箱”最最右側(cè)“郵件列列表”上上面有一一行圖標(biāo)標(biāo)按鈕和和文本按按鈕，每每一個圖圖標(biāo)或文文本都表表示一種種特定的的含義，它們會會被標(biāo)記記在所收收到郵件件的前面面，根據(jù)據(jù)這些圖圖標(biāo)可以以區(qū)別對對待所收收到的郵郵件，從從左到右右分別表表示：重重要性； 郵件類類型圖標(biāo)標(biāo)，有已已讀和未

5、未讀兩種種狀態(tài)；標(biāo)標(biāo)記狀態(tài)態(tài)，當(dāng)對對郵件作作有標(biāo)記記時顯示示該圖標(biāo)標(biāo)；附件，當(dāng)郵件件有附件件時郵件件前標(biāo)出出該圖標(biāo)標(biāo)；顯示示郵件的的發(fā)件人人；顯示示郵件的的主題；顯顯示郵件件的接收收時間； 顯示出出郵件的的大小。下一頁上一頁返回郵件篩選選郵件篩選選就是將將符合指指定條件件的郵件件挑選出出來，操操作步驟驟如下：（1）在在“Outlook面面板”中，單單擊“收收件箱”；在出出現(xiàn)的“收件箱箱”窗口口中，選選擇“視視圖”/“當(dāng)前前視圖”命令。（2）在在出現(xiàn)的的級聯(lián)菜菜單中提提供了多多種視圖圖方式，其實它它們也就就是各種種選擇篩篩選條件件，有“郵件”、“收收件人”等，根根據(jù)需要要可以進(jìn)進(jìn)行選取取。（3）

6、單單擊篩選選條件后后，郵件件列表框框中符合合條件的的郵件留留下，不不符合條條件的郵郵件被隱隱藏.下一頁上一頁返回郵箱管理理用戶對郵郵箱的管管理包括括查看郵郵箱的大大小，按按大小或或時間搜搜索郵件件，對郵郵件進(jìn)行行刪除、移動或或存檔，以及清清除整理理郵箱。下一頁上一頁返回電子郵件件使用注注意事項項預(yù)防電子子郵件病病毒電子郵件件的使用用技巧與與建議下一頁上一頁返回預(yù)防電子子郵件病病毒因特網(wǎng)是是一個巨巨大的信信息庫，每天有有數(shù)不清清的信息息在網(wǎng)絡(luò)絡(luò)上流動動，網(wǎng)上上同樣也也可能有有惡意的的程序。如果這這些程序序是精心心編寫的的網(wǎng)絡(luò)病病毒，那那么，它它可以通通過網(wǎng)絡(luò)絡(luò)尤其是是電子郵郵件迅速速傳播，危險很

7、很大。對付郵件件病毒，第一是是防，如如拒收陌陌生人的的郵件，不從陌陌生的站站點下載載文件等等；第二二是殺，如果不不慎下載載了郵件件病毒，可以利利用各個個病毒廠廠商的最最新殺毒毒軟件可可以查殺殺郵件病病毒，第第三是要要殺防結(jié)結(jié)合。下一頁上一頁返回電子郵件件的使用用技巧與與建議（1）盡盡量使用用專門的的郵件管管理程序序（2）正正確設(shè)置置E-mail軟件（3）多多申請幾幾個不同同站點的的免費信信箱（4）及及時取消消訂閱的的郵件列列表和電電子刊物物（5）公公共場合合盡量少少填寫個個人信息息（6）及及時整理理信箱（7）注注意清除除瀏覽器器的歷史史記錄和和緩存下一頁上一頁返回任務(wù)的創(chuàng)創(chuàng)建和使使用任務(wù)是一一

8、項與人人員或工工作相關(guān)關(guān)的事務(wù)務(wù)，用戶戶可以接接受上級級分派的的任務(wù)，也可把把任務(wù)分分派給其其他人。當(dāng)用戶戶有一個個新任務(wù)務(wù)要求時時，就需需要創(chuàng)建建一個新新的任務(wù)務(wù)項目。下面以實實例問題題說明如如何創(chuàng)建建任務(wù),問題情情形如下下：假設(shè)某某某公司為為了豐富富職工業(yè)業(yè)余生活活 ，促促進(jìn)企業(yè)業(yè)文化建建設(shè)，決決定7月月28日日（星期期天）組組織一次次郊游活活動，現(xiàn)現(xiàn)在需要要給相關(guān)關(guān)人員下下派該任任務(wù)，要要求各位位職工報報名參加加。下面就以以該事項項為例，講解如如何創(chuàng)建建和分派派任務(wù)。下一頁上一頁返回日歷的使使用利用日歷歷創(chuàng)建約約會利用日歷歷安排會會議下一頁上一頁返回日記和便便箋的使使用利用日記記可以記記錄下自自己最近近作的一一些事情情，以便便回顧和和總結(jié)；