合同管理操作指導(dǎo)書

1、編號中天城投集團股份有限公司文件版本修改狀態(tài)名稱合同管理操作指導(dǎo)書頁碼生效日期合同管理操作指導(dǎo)書編制日期審核日期批準(zhǔn)日期此文件未經(jīng)中天城投集團股份有限公司管理者代表批 準(zhǔn) ，不得擅自復(fù)印修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人編號中天城投集團股份有限公司文件合同管理操作指導(dǎo)書版本修改狀態(tài)名稱生效日期頁碼合同管理操作指導(dǎo)書主辦部門法律事務(wù)部相關(guān)配合部門公司總經(jīng)理/董事長行政部合同起草法律方面審核提出修改意見提合同評審修改意見合同修改完善提 改意見合同審定批準(zhǔn)出合同簽署合同存檔、蓋章合同發(fā)放合同發(fā)放建立合同臺賬合同交底參與交底合同執(zhí)行合同執(zhí)行總結(jié)改進此文件未經(jīng)中天城投集團股份有限公司管理者代

2、表批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印編號中天城投集團股份有限公司文件版本修改狀態(tài)名稱合同管理操作指導(dǎo)書頁碼生效日期1.0 目的通過對合同編制、審批過程、審批權(quán)限、履行、控的規(guī)定，維護公司利益，規(guī)避風(fēng)險。2.0 適用范圍公司簽署的工程合同、工程材料設(shè)備采購合同、工程咨詢設(shè)計合同、設(shè)計合同和營銷類合同的管理。用于項目公司開發(fā)模式和項目部開發(fā)模式。3.0 術(shù)語和定義3.1.項目部：代表發(fā)展商進行現(xiàn)場施工過程監(jiān)督管理，產(chǎn)品中心現(xiàn)稱為“項目部”，分公司現(xiàn)稱為“工程部”。在本工程管理制度中統(tǒng)稱為“項目部”3.2.設(shè)計管理部：負(fù)責(zé)項目的概念設(shè)計、規(guī)劃設(shè)計、施工圖設(shè)計、景觀設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計，以及負(fù)責(zé)與圖紙有關(guān)的技術(shù)管理工作。產(chǎn)

3、品中心現(xiàn)稱為 “產(chǎn)品技術(shù)部”，分公司現(xiàn)稱為“技術(shù)部”。在本工程管理制度中統(tǒng)稱為“設(shè)計管理部”3.3.成本管理部：全面負(fù)責(zé)項目的建安成本管理，包括目標(biāo)成本的制定、動態(tài)成本管理、工程結(jié)算、合同管理等。產(chǎn)品中心現(xiàn)稱為“合同造價部”，分公司現(xiàn)成為“預(yù)算部”。在本工程管理制度中統(tǒng)稱為“成本管理部”。3.4.營銷管理中心：負(fù)責(zé)所有項目營銷策劃和銷售管理3.5.物資公司：負(fù)責(zé)材料采購管理3.6.行政部：負(fù)責(zé)公司行政管理、文件及檔案管理等3.7.工程（材料）合同類別：集中（戰(zhàn)略）合作工程施工類承包合同工程材料設(shè)備類合同工程監(jiān)理類合同工程類合同的補充協(xié)議用電、用水、供熱、燃?xì)馀涮坠こ虆f(xié)議工程備案合同（設(shè)計、總包

4、、監(jiān)理、勘察、樁基檢測）3.8.工程設(shè)計咨詢合同類別：此文件未經(jīng)中天城投集團股份有限公司管理者代表批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印編號中天城投集團股份有限公司文件合同管理操作指導(dǎo)書名稱電力設(shè)計合同有線電視設(shè)計合同電信設(shè)計合同弱電安防設(shè)計合同燃?xì)?、中水設(shè)計合同招標(biāo)代理機構(gòu)服務(wù)合同3.9.設(shè)計類合同概念設(shè)計合同規(guī)劃設(shè)計合同施工圖設(shè)計合同裝修合同3.10.營銷類合同銷售代理合同廣告設(shè)計類合同印刷制作合同模型制作合同廣播廣告代理合同版本修改狀態(tài)生效日期頁碼4.0 職責(zé)4.1.項目公司招標(biāo)小組主辦除集中采購和材料采購項以外其它各項供方合同的簽署；負(fù)責(zé)發(fā)放由招標(biāo)小組主辦的合同；負(fù)責(zé)建立、維護合同臺帳；負(fù)責(zé)組織編制和修訂

5、標(biāo)準(zhǔn)合同文本；負(fù)責(zé)對項目部進行合同交底，在每月項目檢查中對合同執(zhí)行進行檢查；參與合同索賠、爭議處理。4.2.物資公司主辦集中采購和材料采購的合同簽署；此文件未經(jīng)中天城投集團股份有限公司管理者代表批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印編號中天城投集團股份有限公司文件版本修改狀態(tài)名稱合同管理操作指導(dǎo)書頁碼生效日期負(fù)責(zé)發(fā)放由物資公司主辦的合同；負(fù)責(zé)集中采購和材料采購合同建立合同臺帳；負(fù)責(zé)合同的履行及收集索賠證據(jù)；4.3.成本管理部負(fù)責(zé)合同中經(jīng)濟條款的談判和編制，負(fù)責(zé)編制合同造價清單，并在清單說明中明確造價對應(yīng)的范圍、內(nèi)容；負(fù)責(zé)編制變更簽證協(xié)議等經(jīng)濟事項的合同附件；負(fù)責(zé)合同中經(jīng)濟條款的審批；參與合同索賠、爭議處理。4.4

6、.設(shè)計管理部主辦設(shè)計類合同的簽署4.5.營銷管理中心主辦營銷類合同的簽署4.6.法律事務(wù)部負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)與非標(biāo)準(zhǔn)合同文件的法律審核；負(fù)責(zé)合同的審計工作；負(fù)責(zé)監(jiān)控項目公司合同的執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)主辦合同索賠、爭議處理。4.7.行政部負(fù)責(zé)對審批通過的合同蓋章、編定合同流水號；負(fù)責(zé)已簽訂合同的存檔；5.0 工作程序5.1.合同簽訂依據(jù)合同的簽訂必須經(jīng)過公司審批，相關(guān)部門簽署項目合同（協(xié)議）審批表以及經(jīng)公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的專項報告。具體詳見采購管理規(guī)程。補充合同的簽訂依據(jù)為主合同、 項目合同（協(xié)議）審批表以及經(jīng)公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的專項報告。5.2.合同編制此文件未經(jīng)中天城投集團股份有限公司管理者代表批準(zhǔn)，不

7、得擅自復(fù)印編號中天城投集團股份有限公司文件版本修改狀態(tài)名稱合同管理操作指導(dǎo)書頁碼生效日期合同主辦部門負(fù)責(zé)組織成本等相關(guān)人員編制合同文本。施工報建、質(zhì)量監(jiān)督檢驗、安全監(jiān)督、燃?xì)獗O(jiān)理、有線電視、用水、用電的合同可采用國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)版本或?qū)Ψ教峁┑陌姹荆幹茣r應(yīng)參照已簽署的合同及相關(guān)案例。其余合同均應(yīng)采用公司編制的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。主辦部門應(yīng)特別注意以下事項：合同范圍要明確，不應(yīng)只說明期數(shù)和標(biāo)段，應(yīng)詳細(xì)注明組團、樓號及使用部位，并附總平圖說明；對方的項目經(jīng)理、聯(lián)系人、通訊地址、郵編、電話及傳真均應(yīng)詳細(xì)明確在合同中；對于擬定文本中與標(biāo)準(zhǔn)文本的不同之處應(yīng)特別注明；完整的合同附件合同附件是合同的重要組成部分，附

8、件應(yīng)包括：合同范圍示意圖、總平面圖、合同造價清單及說明、技術(shù)質(zhì)量和驗收標(biāo)準(zhǔn)、項目現(xiàn)場管理規(guī)定、合同格式、訂單及工作委托單格式、變更及簽證協(xié)議、付款流程、竣工驗收交接單、物資或工程驗收表等。設(shè)計類合同應(yīng)有設(shè)計任務(wù)書、施工圖深度說明等。合同擬定在進入審批前，主辦部門應(yīng)充分征求成本、項目、工程、法律等相關(guān)部門人員的意見。5.3.合同審批主辦部門負(fù)責(zé)填寫項目合同（協(xié)議）審批表。負(fù)責(zé)發(fā)起審批，按照公司指定審批人和審批順序?qū)徟?；除公司管理層以外每個環(huán)節(jié)的審批時限為2 天，由主辦部門設(shè)定并跟蹤審批進度。對于超過時限未完成審批的，主辦部門可通過郵件等方式向公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組全體進行通報。書面審批中，主辦部門負(fù)責(zé)

9、將修改意見稿與本部門存檔合同一起保存。招標(biāo)小組負(fù)責(zé)合同分類編號，行政部負(fù)責(zé)合同流水編號，具體按照質(zhì)量記錄及檔案管理操作指導(dǎo)書執(zhí)行。5.4.合同簽署合同審批完成后，由主辦部門對原件進行標(biāo)識后，交由對方復(fù)印、簽字、蓋章。主辦部門持項目合同（協(xié)議）審批表審批完成通知和已經(jīng)對方簽署蓋章的合同辦理我此文件未經(jīng)中天城投集團股份有限公司管理者代表批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印編號中天城投集團股份有限公司文件版本修改狀態(tài)名稱合同管理操作指導(dǎo)書頁碼生效日期方的簽署（由法人代表或授權(quán)委托人簽字）和蓋章，并填寫簽約日期。合同簽署后，主辦部門應(yīng)將合同文辦及電子文件、合同審批表移交招標(biāo)小組和項目部。5.5.合同交底合同簽署后，主辦

10、部門應(yīng)及時以郵件或其它形式知會成本、工程、設(shè)計等相關(guān)人員，知會內(nèi)容為合同編號、合同名稱、簽約單位、乙方聯(lián)系人及聯(lián)系電話等。對于工程類合同，主辦部門應(yīng)將合同主要內(nèi)容向成本、工程等相關(guān)人員進行交底。交底形式可以郵件或面談等。交底內(nèi)容重點是針對本工程特點的特殊約定。5.6.合同分發(fā)與存檔合同份數(shù)按照公司四份原件，乙方二份原件執(zhí)行。招標(biāo)小組執(zhí)行部門負(fù)責(zé)主辦合同的分發(fā)。行政部、成本管理部、財務(wù)部、項目部、法律事務(wù)部各存檔一份。項目合同（協(xié)議）審批表原件由行政部存檔。主辦部門各負(fù)責(zé)建立和維護所簽署的合同臺帳，每月 25 日招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)檢查項目公司的臺帳。并于每月30 日前向集團領(lǐng)導(dǎo)報送合同臺帳 。設(shè)計

11、管理部、營銷管理中心向相關(guān)部門分發(fā)本部門主辦的合同存檔部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)合同資料管理，相關(guān)人均應(yīng)履行保密義務(wù)。5.7.合同履行及監(jiān)控工程合同由項目部負(fù)責(zé)監(jiān)督履行（含保修期），如項目部撤銷則由物業(yè)公司處理工程保修事宜。招標(biāo)小組、法律事務(wù)部負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。5.8.合同管理改進招標(biāo)小組負(fù)責(zé)組織合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化工作，標(biāo)準(zhǔn)合同的定稿須經(jīng)過成本管理部、項目部、法律事務(wù)部審定，公司管理層批準(zhǔn)。根據(jù)合同簽署和履行、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，招標(biāo)小組負(fù)責(zé)收集相關(guān)信息，對合同文本特別是合同附件，持續(xù)修訂完善。6.0 支持性文件6.1.采購管理規(guī)程6.2.質(zhì)量記錄及檔案管理操作指導(dǎo)書此文件未經(jīng)

12、中天城投集團股份有限公司管理者代表批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印編號中天城投集團股份有限公司文件版本修改狀態(tài)名稱合同管理操作指導(dǎo)書頁碼生效日期7.0 相關(guān)記錄7.1.項目合同（協(xié)議）審批表7.2.合同臺帳 此文件未經(jīng)中天城投集團股份有限公司管理者代表批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印編號中天城投集團股份有限公司文件版本修改狀態(tài)名稱合同管理操作指導(dǎo)書頁碼生效日期項目合同（協(xié)議）審批表部門編號：項目名稱主辦部門合 作 方合同價（含下?。菏欠裾型稑?biāo)：下浮率：主辦部門意見主辦部門簡述招標(biāo)小組簽約原由及過理部/程超過萬項目部元的工程材料合同應(yīng)履行招投標(biāo)手續(xù)并附營銷管理中心/上過程備忘及資料物資公項司目公司成本管理部/部門主任設(shè)計管意見與設(shè)計相關(guān)的設(shè)計管理工程需經(jīng)設(shè)計部/ 項目部部復(fù)核 /設(shè)計類意見需經(jīng)項目總經(jīng)理復(fù)核與營銷相關(guān)的營銷管理費用需經(jīng)市場中心意見營銷管理中心簽字確認(rèn)成本管