word 郵件與信函合并

1、word郵件與信函合并-信函信函是日常生活中經(jīng)常要用到的，而且已經(jīng)形成一定的信函格式和信函用語，利用Word2000中文版能方便地編輯信函和信封，并能保證格式正確。創(chuàng)建信函Word2000中文版提供了幾個信函模板，分別為中、英文的現(xiàn)代型信函模板、優(yōu)雅型信函模板和專業(yè)型信函模板。利用信函模板可以快速編輯信函。另外，Word2000中文版還提供了信函向?qū)?，可以幫助用戶快速方便地編輯信函。信函向?qū)е刑峁┝诵藕?jīng)常使用的元素，如稱呼和結(jié)束語。信函向?qū)н€可以根據(jù)常用的信函格式調(diào)整信函的結(jié)構(gòu)。如果要利用信函向?qū)Ь庉嬓藕?，方法如下：?）單擊【文件】菜單中的【新建】命令，出現(xiàn)【新建】對話框。如果要創(chuàng)建中文信

2、函，選擇【中文信函和傳真】選項卡，如果要創(chuàng)建英文信函，選擇【英文信函和備忘錄】選項卡。我們選擇創(chuàng)建中文信函。（2）選中【中文信函和傳真】選項卡中的【信函向?qū)А?，單擊【確定】按鈕。出現(xiàn)【信函向?qū)А繉υ捒?，如圖7-1所示。（3）單擊【下一步】按鈕，信函向?qū)б笥脩暨x擇信函的風格，有【專業(yè)型】、【現(xiàn)代型】、【典雅型】三種風格。例如選擇【專業(yè)型】，如圖7-2所示。（4）單擊【下一步】按鈕，信函向?qū)б笥脩暨x擇信函的打印用紙，有【普通紙】和【帶抬頭的信紙】兩種選擇。例如選擇【帶抬頭的信紙】，然后指定信函抬頭的位置，在下面的最大值文本框中輸入抬頭離邊界的最大距離。如圖7-3所示。（5）單擊【下一步】按鈕，

3、信函向?qū)б笥脩糨斎胧招湃撕桶l(fā)信人的地址和姓名，如圖7-4所示。在【收信人地址和姓名】文本框中輸入收信人的地址和姓名，在【發(fā)信人地址和姓名】文本框中輸入發(fā)信人的地址和姓名。（6）單擊【下一步】按鈕，信函向?qū)б笥脩羰欠裨谛藕邪摯a和日期，是否創(chuàng)建信封和郵件標簽，如圖7-5所示。例如要在信函中包含頁碼和日期，不創(chuàng)建信封和郵件標簽，則選中【頁碼】復選框和【日期】復選框，并選擇【按當前設(shè)置生成信函】選項。（7）單擊【下一步】按鈕，信函向?qū)э@示信函設(shè)置完成，如圖7-6所示。（8）單擊【完成】按鈕，即可創(chuàng)建一份信函，效果如圖7-7所示?？蓡螕粽嘉环奈恢?，然后鍵入所需的文本。例如，單擊【尊敬的先生/

4、女士】以將其位置選定，再鍵入姓名。編輯信封Word2000中文版還提供了信封向?qū)?，可以幫助用戶編輯信函。編輯信封包括編輯中文式信封和編輯英文式信封。英文式信封用的不多，本?jié)介紹編輯中文式信封。編輯中文式信封（1）單擊【工具】菜單中的【中文信封向?qū)А棵睿霈F(xiàn)【信封制作向?qū)А繉υ捒?。如圖7-8所示。（2）選中所要用的信封規(guī)格。【國家標準信封向?qū)А繉υ捒蛑刑峁┝怂玫膰覙藴市欧庖?guī)格，例如選定【普通信封2】。（3）單擊【下一步】按鈕，可以選擇生成單個還是多個信封，如生成多個信封，可選擇一個地址本。先選擇生成單個信封，還可選擇郵政編碼是否添加邊框。（4）單擊【下一步】按鈕，信封向?qū)б笥脩糨斎胧招湃?/p>

5、的姓名、地址和郵編，如圖7-9所示。在各文本框中輸入相應的內(nèi)容。（5）單擊【下一步】按鈕，信封向?qū)б笥脩糨斎爰男湃说男彰⒌刂泛袜]編，如圖7-10所示。在各文本框中輸入相應的內(nèi)容。（6）單擊【下一步】按鈕，信封向?qū)э@示信封編輯已經(jīng)完成，如圖7-11所示。（7）單擊【完成】按鈕，即可創(chuàng)建一個信封，效果如圖7-12所示。郵件標簽郵件標簽指的是將收信人或寄信人的地址和姓名制作成標簽，用于貼在郵件封皮上。用戶可以利用Word2000中文版提供的向?qū)е谱鬣]件標簽，該向?qū)挥凇拘陆ā繉υ捒虻摹局形男藕蛡髡妗窟x項卡上。用戶也可以直接制作郵件標簽，方法如下：（1）新建或打開一個文檔以容納郵件標簽。（2）選

6、擇【工具】菜單中的【信封和標簽】命令，出現(xiàn)【信封和標簽】對話框，選擇【標簽】選項卡，如圖7-13所示。（3）在【地址】文本框中輸入收信人或寄信人的地址信息。如果選中【使用寄信人地址】復選框，則【地址】文本框中顯示寄信人的地址，否則顯示收信人的地址。（4）【打印】區(qū)中有兩個選項，如果選中【全頁為相同的標簽】，則重復打印所制作的郵件標簽，直到打滿一頁。如果選中【單個標簽】，則只打印一個郵件標簽?！拘小亢汀玖小课谋究驔Q定郵件標簽所在的行和列，它們只對【單個標簽】有效。（5）在【標簽】區(qū)中顯示了郵件標簽的格式和內(nèi)容，如果對格式或標簽的尺寸不滿意，可以進行修改。（6）單擊【選項】按鈕，出現(xiàn)【標簽選項】對

7、話框，可以對郵件標簽格式和尺寸進行修改，如圖7-14所示。（7）在【標簽產(chǎn)品】列表框中可選擇郵件標簽的類別，然后在產(chǎn)品號碼列表框中選擇郵件標簽的類型編號，在【標簽信息】區(qū)中會顯示郵件標簽的類型和大小信息。（8）如果找不到合適的類型和大小，可以單擊【詳細資料】按鈕，出現(xiàn)一個對話框，用戶可以選定的郵件標簽的格式進行修改，如圖7-15所示。（9）單擊【郵件和信封】對話框中【標簽】選項卡的【打印】按鈕可進行打印。在日常生活中，經(jīng)常需要處理大量的通用文檔，這些文檔的內(nèi)容既有相同的部分，又有格式不同的標識部分。例如，開會時要發(fā)通知，通知的內(nèi)容都是一樣的，只有每個人的姓名和稱呼不同。最笨的方法是大量復制文檔

8、，然后對小部分不同的內(nèi)容進行修改。但Word提供了【郵件合并】的功能，可以快速高效地處理這種文檔，Word稱之為合并文檔。一般來說，任何形式的合并文檔都由兩個文件組成：一個主文件和一個數(shù)據(jù)源。主文件中包含著每個分類文檔所共有的標準文字和圖形，數(shù)據(jù)源中包含著需要變化的信息。當主文件和數(shù)據(jù)源合并時，Word能夠用數(shù)據(jù)源中相應的信息代替主文件中的對應域，生成合并文檔。要進行郵件合并，首先要創(chuàng)建一個主文檔，它將包括所有分類文檔都有的文字和圖形，可按如下步驟進行：（1）如果已經(jīng)創(chuàng)建了一個文檔，單擊【常用】工具欄上的【打開】按鈕，打開該文檔；如果還沒有創(chuàng)建文檔，選擇【文件】菜單中的【新建】命令，在【新建】

9、對話框中選擇模板或向?qū)?，?chuàng)建一個新文檔。（2）輸入每個分類文檔都需要的文字和圖形，并設(shè)置好格式。（3）單擊【常用】工具欄上的【保存】按鈕，保存該文檔。（4）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對話框。（5）單擊【主文檔】下的【創(chuàng)建】按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇【套用信函】，出現(xiàn)一個對話框。（6）如果單擊【活動窗口】按鈕，那么就將當前的活動窗口當作分類文檔的主文檔使用，至此主文檔已經(jīng)創(chuàng)建好了。如果要新創(chuàng)建主文檔，那么可以單擊【新建主文檔】按鈕，以創(chuàng)建分類文檔的主文檔。此時，【郵件合并幫助器】對話框的【主文檔】區(qū)將顯示合并的類型和主文檔的名稱，還增加了一個【編輯】按鈕。（7

10、）如果要把主文檔還原為原來的普通文檔，可以單擊【創(chuàng)建】按鈕，在彈出的菜單中選擇【還原為普通Word文檔】。（8）如果要編輯主文檔，單擊【編輯】按鈕，從彈出的菜單中選擇合并的主文檔名稱，打開主文檔進行編輯。郵件合并的第二步是指定數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源的內(nèi)容是合并文檔中需要變化的信息，如姓名、稱呼、地址、電話、傳真號等。可以創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，也可以打開已有的表或數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)源。7.3.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)源要創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，可以按照如下步驟進行：（1）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對話框。單擊【數(shù)據(jù)源】下的【獲取數(shù)據(jù)】按鈕，出現(xiàn)一個下拉菜單，如圖7-19所示。（2）單擊【建立數(shù)據(jù)源】按

11、鈕，出現(xiàn)【創(chuàng)建數(shù)據(jù)源】對話框，如圖7-20所示。所建立的數(shù)據(jù)源類似于數(shù)據(jù)庫的表，也是由行和列組成。第一行稱為域名行，其他行稱為記錄。列對應于數(shù)據(jù)庫的字段，在郵件合并中就是要合并的域名。（3）在【域名行中的域名】文本框中列出了一些常用的域名。用戶可以刪除不需要的域名，也可以增加自己的域名。要刪除不需要的域名，從【域名行中的域名】列表框中選中要刪除的域名，然后單擊【刪除域名】按鈕。要添加新的域名，單擊【域名】文本框，輸入要添加的域名，然后單擊【刪除域名】按鈕，新域名就會添加到【域名行中的域名】列表框中。要調(diào)整【域名行中的域名】列表框中域名的順序，先選定要移動的域名，然后使用右邊的向上或向下箭頭移動

12、，改變其位置。（4）單擊【確定】按鈕，出現(xiàn)【另存為】對話框，可在【文件名】文本框中輸入新的文件名。（5）單擊【保存】按鈕將文檔保存，然后出現(xiàn)一個對話框，詢問用戶編輯數(shù)據(jù)源或主文檔。（6）單擊【編輯數(shù)據(jù)源】按鈕，出現(xiàn)【數(shù)據(jù)表單】對話框，就可以向數(shù)據(jù)源中輸入數(shù)據(jù)了，輸入數(shù)據(jù)的方法在4.5節(jié)“表格與數(shù)據(jù)庫”中已講過。（7）單擊【數(shù)據(jù)表單】對話框中的【查看數(shù)據(jù)源】按鈕，就回到數(shù)據(jù)源文檔窗口?？梢钥吹剿玫臄?shù)據(jù)記錄，如圖7-21所示。（8）在數(shù)據(jù)源窗口中，可以利用【數(shù)據(jù)庫】工具欄對數(shù)據(jù)源進行修改，如增加記錄，刪除記錄，對記錄進行排序等。（9）如果要編輯主文檔，可以單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄的【郵件合并主文檔】

13、，進入主文檔窗口進行編輯。7.3.2打開已有的數(shù)據(jù)源如果將已經(jīng)存在的文件（可以是Word文檔、Excel工作薄、文本文件及其他數(shù)據(jù)庫文件）當作數(shù)據(jù)源使用，可以采用下列步驟選擇并打開它。（1）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對話框。（2）單擊【數(shù)據(jù)源】選項下的【獲得數(shù)據(jù)】按鈕，彈出一個下拉菜單。（3）單擊下拉菜單中的【打開數(shù)據(jù)源】命令，彈出打開數(shù)據(jù)源對話窗口。（4）單擊【文件類型】列表框，選中需要的文件類型。（5）在【查找范圍】列表框，查找要打開的文件所在的文件夾。（6）在【名稱】列表框中找到需要的數(shù)據(jù)文件，選中它。（7）單擊【確定】按鈕打開它。打開數(shù)據(jù)源后，彈出一個

14、對話窗口。（8）單擊【編輯主文檔】按鈕，切換到主文檔編輯狀態(tài)。7.4.1插入合并域通過將合并域插入到郵件合并主文檔的適當位置，可以決定合并文檔時，使用哪些數(shù)據(jù)源信息以及它們在合并文檔中的位置。插入合并域的步驟如下：（1）如果主文檔沒有打開，先打開主文檔。打開主文檔窗口時，會顯示【郵件合并】工具欄，上面有郵件合并所需要的各種按鈕。（2）將插入點移到待插入合并域的位置。（3）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入合并域】按鈕，將彈出一個下拉菜單，上面有數(shù)據(jù)源的的所用域名，如圖7-22所示。（4）從彈出的合并域列表框中選擇要插入的域名。（5）重復步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相應的位置，如

15、圖7-23所示，并對其進行必要的格式化。合并域是使用一對書名號括起來的域名，域名對應于數(shù)據(jù)源中的域名，書名號是合并域的特征符號，它不是從鍵盤上直接鍵入的。如果用戶直接鍵入或使用【插入】菜單中的【符號】命令插入符號“”，Word將不承認它是合并域的特征符號，只把它當作普通文字對待。如果要查看合并結(jié)果，單擊【郵件合并】工具欄上的【查看合并數(shù)據(jù)】按鈕。Word將合并域顯示為第一條數(shù)據(jù)記錄中的信息。如果要查看數(shù)據(jù)源其他記錄的合并結(jié)果，可以使用【郵件合并】工具欄上的【首記錄】、【上一記錄】、【下一記錄】、【末記錄】箭頭按鈕。也可以在【跳至記錄】框中輸入記錄號，可以查看其他數(shù)據(jù)記錄的信息。查看完后，再次單

16、擊【查看合并數(shù)據(jù)】按鈕恢復顯示合并域。7.4.2插入Word域通過在主文檔中插入幾種Word域，可以在最終的合并文檔中包含更多的信息，并且可以控制數(shù)據(jù)的合并方式。能插入主文檔的Word域有表7-1所示的以下幾種：插入這些域的步驟如下：（1）將插入點移到待插入合并域的位置。（2）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入亞。出域】按鈕，將彈出一個下拉菜單，上面有一些Word域名，如圖7-24所示。（3）從彈出的Word域列表框中選擇要插入的域名?？梢源蜷_與之對應的對話窗口或直接插入域代碼到主文檔。（4）重復步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相應的位置。下面具體介紹幾個Word域的用法。1Ask

17、域插入Ask域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時，提示輸入某個書簽的文本。在主文檔中插入Ask域時，將出現(xiàn)【插入域：Ask】對話框，如圖7-25所示?？梢栽凇緯灐靠蛑休斎霑灻?，在【提示】框中輸入書簽的提示文字，在【默認書簽文字】框中輸入書簽的默認值。插入Ask域后，Word合并每一個數(shù)據(jù)記錄和主文檔時，顯示一個對話框。要求用戶在插入Ask域位置輸入新的標簽文字，如圖7-26所示。創(chuàng)建完主文檔、數(shù)據(jù)源文件，并且在主文檔中插入合并域后，就可以合并數(shù)據(jù)和文檔了。用戶可以直接將合并的結(jié)果發(fā)送至打印機進行打印，也可以將合并的結(jié)果作為一個新文檔保存起來。7.5.1篩選記錄默認情況下，Word合并指定數(shù)據(jù)源中

18、的所用記錄。但有時候可能只想使用某些符合條件的記錄來創(chuàng)建分類文檔，那么就需要首先設(shè)置查詢條件之后，再執(zhí)行合并，以便過濾掉不符合條件的記錄。設(shè)置查詢條件的方法如下：（1）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并幫助器】按鈕，出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對話框。（2）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【查詢選項】按鈕，出現(xiàn)【查詢選項】對話框。（3）單擊【篩選記錄】選項卡標簽，切換到【篩選記錄】選項卡，如圖7-32所示。圖7-32【篩選記錄】選項卡（4）單擊【域】列表框，從彈出的域名列表框中選擇一個域名。（5）單擊【比較關(guān)系】列表框，選擇合適的關(guān)系運算符。（6）在【比較對象】編輯框中輸入欲比較的文本或數(shù)字。（7）如果

19、有第二個條件，單擊第一列的列表框，從中選擇與第一個條件的關(guān)系。選擇【與】選項，則選定符合所用篩選條件的記錄。選擇【或】選項，則選定符合任何一個篩選條件的記錄。然后在其后的列表框和編輯框中輸入比較條件。（8）如果還有多個條件，那么重復第（7）步，直到輸入所有的查詢選項為止。（9）輸入完畢，單擊【確定】按鈕返回。7.5.2記錄排序為了讓數(shù)據(jù)源中符合條件的記錄在分類文檔中按一定的順序排列，可以對選定的記錄進行排序。方法如下：（1）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并幫助器】按鈕，出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對話框。（2）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【查詢選項】按鈕，出現(xiàn)【查詢選項】對話框。（3）單擊【排序記

20、錄】選項卡標簽，切換到篩選記錄對話窗口，如圖7-33所示。（4）單擊【排序依據(jù)】下拉列表框，從彈出的域名列表框中選擇一個域名。（5）單擊【遞增】或【遞減】互斥選項鈕，設(shè)定排序方法。（6）如果還有其他的排序字段，在下面的兩個【然后依據(jù)】列表框中選擇另一個排序域名，并設(shè)定排序的方法。（7）單擊【確定】按鈕開始排序。Word最多可以用3個字段作為排序的依據(jù)，對數(shù)據(jù)庫中的記錄進行排序，一般來說已經(jīng)足夠了。7.5.3使用郵件合并幫助器合并郵件要使用郵件合并幫助器合并郵件，可按如下步驟進行：（1）如果主文檔還沒打開，先打開主文檔。（2）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并幫助器】按鈕，出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對話框。（3）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【合并】按鈕，出現(xiàn)【合并】對話框，如圖7-34所示。（4）在【合并到】列表框中指定合并后文檔的發(fā)送方向。選擇【新建文檔】，則把文檔內(nèi)容保存