采購控制管理程序

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-.目的本程序旨在建立對本公司有關(guān)采購的過程控制方法，以期以合理的價格，適當(dāng)?shù)臅r間、適當(dāng)?shù)臄?shù)量、適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)向公司提供符合規(guī)定要求的物料和效勞，以滿足生產(chǎn)需要，到達(dá)公司經(jīng)營目標(biāo)。233.13.23.33.44

圍本程序適用于公司所需的采購產(chǎn)品的采購過程控制，包括：——采購目標(biāo)的制定、采購控制流程、采購式的選擇；——采購文件的編制與審批；——供的調(diào)查與選定，考核與管理；——價格管理；——物料驗(yàn)證和代用管理；——合同、訂單管理，等。職責(zé)生產(chǎn)部物控負(fù)責(zé)物料需求方案的編制控制及組織本公司配套材料的供應(yīng)。采購部負(fù)責(zé)物料采購方案的編制和實(shí)施。研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)采購物料的認(rèn)定和技術(shù)支持。采購部、研發(fā)質(zhì)量部共同負(fù)責(zé)對供配套能力的考評?；顒尤?.1采購目標(biāo)4.1.1選擇優(yōu)良的供確保供應(yīng)資源平安、穩(wěn)定及競爭優(yōu)勢，及時供應(yīng)生產(chǎn)所需的物料及獲得優(yōu)質(zhì)、高效的效勞。4.1.2確保采購物料的質(zhì)量。4.1.3不斷提高采購物料的性價比。4.1.4不斷提高采購工作效率及人員的工作質(zhì)量，格控制合同風(fēng)險。4.1.5防止采購工作異常情況的發(fā)生，針對異常情況迅速妥當(dāng)?shù)靥幚怼?.2采購過程控制流程4.2.1訂單、定期采購過程控制流程詳見附錄A。4.2.2零星采購過程控制流程詳見附錄B4.2.3固定資產(chǎn)采購過程控制流程詳見附錄C4.3采購式采購人員應(yīng)根據(jù)物料使用狀況，用量大小，采購頻率，市場供需狀況，交易習(xí)慣及價格質(zhì)量穩(wěn)定等因素，選擇以下最有利的采購式，辦理采購業(yè)務(wù)。4.3.1一般采購根據(jù)生產(chǎn)工程部/業(yè)務(wù)部的物料/成品需求方案“確認(rèn)方案及請購報表〞和相關(guān)采購政策，編排物料采購方案進(jìn)展例行訂貨。.jz.

-.4.3.2

定期采購針對交貨期較長或穩(wěn)定使用的大宗物料，采購部應(yīng)事先選定適宜的供，議定一段時間的供應(yīng)價格，交易條件及分批交貨時間，辦理采購業(yè)務(wù)。4.3.3零星采購a)針對生產(chǎn)工程部的“樣品索樣單〞及“新品物料請購單〞所需物料的采購。b)針對市場部、人事行政部審批的零星“物料請購單〞所需物料的采購。c)針對公司領(lǐng)導(dǎo)審批的委托采購單所需生產(chǎn)材料的采購。4.3.4固定資產(chǎn)采購根據(jù)公司各部門提出的“儀器/設(shè)備請購單〞進(jìn)展的采購。4.4采購審批4.4.1“確認(rèn)方案及請購報表〞由生產(chǎn)工程〔業(yè)務(wù)部〕提出，生產(chǎn)工程部〔業(yè)務(wù)部〕負(fù)責(zé)人審核并報總經(jīng)理審批。4.4.2“樣品索樣單〞料請購單〞由生產(chǎn)工程部負(fù)責(zé)人審核。4.4.3零星“物料請購單〞其使用部門負(fù)責(zé)人審核，報總經(jīng)理審批。4.4.4訂單審批權(quán)限：a)單個合訂單購金額超過人民幣壹仟元的采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。b)固定資產(chǎn)部份由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。4.5供的調(diào)查與選定4.5.1為保證物料的質(zhì)量和確保料源，生產(chǎn)部和采購部應(yīng)對經(jīng)常采購的物料，評定其供的設(shè)備規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)保能力，建立供檔案。4.5.2供選擇原那么：a)具有營業(yè)執(zhí)照，一般納稅人認(rèn)定；b)質(zhì)量、價格、交貨及效勞等條件良好；c)原那么上優(yōu)先選用具有ISO9000質(zhì)保體系、產(chǎn)能符合配套要求、新品開發(fā)能力強(qiáng)及財務(wù)體系健全的供；d)譽(yù)良好。4.5.3供的選定a)采購部應(yīng)廣采商源或承受推薦的供。b)認(rèn)定合格的供的物料其質(zhì)量體系評定合格入格供手冊?為批量采購的對象。c)供提供的物料出現(xiàn)質(zhì)量異常，應(yīng)于指定期限回復(fù)改善，如無法到達(dá)者，采購部有權(quán)取消其合格供的資格。d)應(yīng)供的要求，認(rèn)定部門可向其提供質(zhì)保面的指導(dǎo)。4.6采購工作的實(shí)施4.6.1由生產(chǎn)工程部、人事行政部、市場部各單位在各自授權(quán)責(zé)任圍根據(jù)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)等需要，向采購部提出采購需求，包括需要采購物料的工程名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等。4.6.2采購部根據(jù)采購需求，編制采購方案，明確采購信息，訂立采購合同〔訂單.jz.

-.其容包括：確定的供、所采購物料的工程名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、運(yùn)輸式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。4.6.3采購人員應(yīng)在采購合同〔訂單〕審批后，開場采購工作。在生產(chǎn)急需等特殊情況下，可在合格供圍緊急組織進(jìn)貨應(yīng)急使用，然后補(bǔ)簽采購合同〔訂單4.6.4假設(shè)屬分批交貨者，采購員應(yīng)于采購合同〔訂單〕上分別寫明交貨數(shù)量及交貨日期、交貨地點(diǎn)。4.6.5采購人員于訂購作業(yè)完成后，因特殊事項(xiàng)變更者，應(yīng)及時以函、電式與供商洽談變更訂貨行為，必要時由對書面確認(rèn)。4.6.6物料到貨后，采購員把采購單給倉庫管理員核對入庫數(shù)量、驗(yàn)證情況，符合要求后采購員可辦理付款手續(xù)。4.7交貨期管理4.7.1供交貨的依據(jù)為雙簽訂的合同〔訂單同〔訂單〕的交貨期如期交貨。4.7.2交貨期的跟蹤與控制a)為確保供如期交貨，采購人員應(yīng)根據(jù)未結(jié)〔未交貨、在途等〕訂單的記錄，進(jìn)展跟蹤、控制和平衡。b)采購部應(yīng)對供的交貨準(zhǔn)確度進(jìn)展考核。c)當(dāng)供無法按合同〔訂單〕的交貨期如期交貨，采購員應(yīng)及時將信息反響給相關(guān)控制單位。4.7.3交貨期變更a)本公司因業(yè)務(wù)需要，變更交貨日期，需與供聯(lián)絡(luò)處理。b)供無故違反合同〔訂單〕的交貨期規(guī)定，超過目標(biāo)時間二的，本公司有權(quán)取消合同〔訂單c)不可抗力造成合同〔訂單〕無法全部或部份履行的，應(yīng)在事故過去二相應(yīng)照會對并視具體情況變更或取消合同〔訂單4.8價格管理4.8.1詢價的選擇，原那么上以獲得本公司合格供資格者優(yōu)先。4.8.2每一種物料，原那么上需有三家以上的供報價。4.8.3采購人員就供的報價單加以分析整理后，依照本公司價格控制流程和審批權(quán)限，呈報審批。4.8.4采購部應(yīng)根據(jù)供報價及市場狀況進(jìn)展議價最正確的訂貨對象和時機(jī)。4.9物料驗(yàn)證和代用管理4.9.1物料檢驗(yàn)如經(jīng)進(jìn)貨檢驗(yàn)判為不合格批的物料，需辦理代用的，由采購部填寫“物料超差代用申請表〞，送生產(chǎn)部審批，獲準(zhǔn)后才進(jìn)一步投入使用或加工。4.9.2因生產(chǎn)急需或貨源短缺問題，需用其他規(guī)格的物料進(jìn)展代用，由采購部或生產(chǎn)部填寫“物料更換代用申請表〞，向工程部獲準(zhǔn)后可采購或使用。4.10進(jìn)貨異常的處理列入?格供手冊?的供應(yīng)建立密切的工作關(guān)系與聯(lián)絡(luò)渠道，如買賣雙對出現(xiàn)異常的采購物料有處理或認(rèn)同的差異時，由生產(chǎn)工程部會同采購部處理。.jz.

4.10.1

-.進(jìn)貨缺料時，工廠倉庫應(yīng)保存好原始證據(jù)〔短缺物料所在的箱號、生產(chǎn)批次號等查證資料〕并在收貨單上記錄收貨差異情況，采購部應(yīng)立即進(jìn)展核對，并通知供盡快補(bǔ)齊。4.10.2采購物料存在質(zhì)量異常時，由研發(fā)質(zhì)量部或采購部向供反響。必要時跟蹤檢查供的糾正措施及效果。4.10.4因物料本身的質(zhì)量缺陷，造本錢公司聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)損失的，按簽定的有關(guān)質(zhì)量索賠協(xié)議處理。4.11采購文件的控制4.11.1圖紙及采購規(guī)a)負(fù)責(zé)物料認(rèn)定和采購的部門其文件管理應(yīng)建立檔案。b〕研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)認(rèn)定報告的分發(fā)及變更控制，而供由采購部通知。4.11.2訂單管理a)訂單編制應(yīng)包括物料名稱、型號規(guī)格、企業(yè)編號、廠家、單價、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、包裝式、運(yùn)輸式、付款條件等完整的交易條件和規(guī)準(zhǔn)確的描述。假設(shè)注明驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，進(jìn)貨將按技術(shù)協(xié)議或物料認(rèn)定報告或雙認(rèn)可的規(guī)格書驗(yàn)收。b)采購訂單一式五聯(lián)，其中兩聯(lián)按授權(quán)原那么審批簽定后生效，供需雙各保存一份原稿。一聯(lián)分送財務(wù)部。c)訂單或采購合同正本在采購部保存，保存期三年。4.12?格供手冊?管理4.12.1?格供手?主要容應(yīng)包括：物料的企業(yè)名稱、地址、材料類別、評定依據(jù)。

采購過控制流程圖.jz.

-.確認(rèn)方案及請購報表

制定生產(chǎn)方案生/務(wù)部物料需求方案生產(chǎn)/業(yè)務(wù)部編制采購方案采購部詢價、比價采購部YES價格異動否〞NO

報價審批YES

NO采購政策求緊急度供方配套能力及等級采購合同或采購訂單

決定采購方式分配訂購量編制訂單

采購部采購部采購部

電腦記錄更改訂單審批OK〞YES發(fā)出訂單交貨動態(tài)管理

業(yè)務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理NO采購員采購員理貨檢驗(yàn)合格否〞YES入庫

工廠倉庫

NO

退貨NO讓步接收否〞YES重檢重收NO結(jié)

束

合格?YES零星采過程控制流圖.jz.審

批控部門

-.物料請購單

提出申請

使用部門NO詢價、比價

YES采購部NO替代

NO

供應(yīng)商核對規(guī)格YES報審表價格合理〞YES確定供方采購部編制訂單采購部總經(jīng)理生產(chǎn)工程/業(yè)務(wù)部訂單審批NOOKYES發(fā)出訂單采購員收貨交驗(yàn)倉庫合格不合格檢驗(yàn)入庫倉庫

退貨

供方固定資采購過程控流程圖.

jz.

-.年度經(jīng)營方案大綱報審表生