如何寫好一個(gè)文件

徐杰-5-3怎樣寫好一個(gè)文件如何寫好一個(gè)文件第1頁(yè)一、文件主題二、文件框架三、文件正文目錄如何寫好一個(gè)文件第2頁(yè)一、文件主題二、文件框架三、文件正文目錄如何寫好一個(gè)文件第3頁(yè)（一）確定適當(dāng)主題文件數(shù)量不是越少越好，也不是越多越好如何寫好一個(gè)文件第4頁(yè)（一）確定適當(dāng)主題同類型內(nèi)容可歸納在一個(gè)文件員工日常管理規(guī)定辦公用品管理制度電腦辦公須知出門條管理制度出勤考勤管理制度公共安全管理制度環(huán)境衛(wèi)生管理制度員工紀(jì)律管理制度……如何寫好一個(gè)文件第5頁(yè)（一）確定適當(dāng)主題同類型內(nèi)容，若是針對(duì)不一樣受眾對(duì)象，可拆分文件財(cái)務(wù)管理規(guī)定應(yīng)付賬款管理規(guī)定承運(yùn)商結(jié)算管理規(guī)定日常報(bào)銷管理規(guī)定采購(gòu)付款管理規(guī)定應(yīng)收帳款管理規(guī)定報(bào)表管理規(guī)定預(yù)算管理規(guī)定如何寫好一個(gè)文件第6頁(yè)（一）確定適當(dāng)主題分公司目前狀態(tài)文件缺失，不統(tǒng)一初步制定了不夠完善的文件總部根據(jù)不同分公司功能確定文件目錄制定統(tǒng)一的基礎(chǔ)管理文件分公司制定業(yè)務(wù)相關(guān)文件提出特殊的管理要求總部修訂基礎(chǔ)管理文件逐步制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)相關(guān)文件形成可快速?gòu)?fù)制標(biāo)準(zhǔn)文件體系提議如何寫好一個(gè)文件第7頁(yè)（二）確定適宜文件名規(guī)范用語(yǔ)：制度、匯編、程序、要求、規(guī)范、要求、指導(dǎo)書、流程，特定文件（崗位職責(zé)、員工手冊(cè)等）青島普天物流有限企業(yè)規(guī)章精選2物流企業(yè)提貨須知電動(dòng)叉車使用注意事項(xiàng)關(guān)于系統(tǒng)發(fā)貨單位錄入標(biāo)準(zhǔn)公告服務(wù)質(zhì)量提升方案

2終端客戶回訪項(xiàng)目客服及主管績(jī)效考評(píng)表接待流程及標(biāo)準(zhǔn)如何寫好一個(gè)文件第8頁(yè)（二）確定適宜文件名不宜過長(zhǎng)、主語(yǔ)不清，應(yīng)切題、通順、防止歧義，不可出現(xiàn)助詞，用詞盡可能準(zhǔn)確、恰當(dāng)短駁車隊(duì)交班辦公室管理要求倉(cāng)儲(chǔ)部各崗位每日工作要求煙臺(tái)倉(cāng)儲(chǔ)部人員崗位職責(zé)管理規(guī)范核價(jià)流程BYD項(xiàng)目組織架構(gòu)圖和崗位職責(zé)青島規(guī)章制度西安全部些人員績(jī)效考評(píng)終端客戶回訪如何寫好一個(gè)文件第9頁(yè)一、文件主題二、文件框架三、文件正文目錄如何寫好一個(gè)文件第10頁(yè)統(tǒng)一格式、字體、字體大小封面、目次、修訂情況、發(fā)放范圍等1.目及適用范圍2.術(shù)語(yǔ)和定義3.職責(zé)4.正文5.相關(guān)文件6.記錄7.附錄記錄樣張當(dāng)沒有內(nèi)容時(shí)，保留該章節(jié)，寫“無(wú)”統(tǒng)計(jì)出自于文件要求，樣張應(yīng)附在文件后面全部要素缺一不可，次序和序號(hào)應(yīng)固定如何寫好一個(gè)文件第11頁(yè)目及適用范圍《客服管理制度》→《客服管理要求》原：改：1.目標(biāo)及適用范圍

本文件要求了企業(yè)客服人員行為規(guī)范、工作要求，及獎(jiǎng)懲條例，以完善客戶服務(wù)體系，充分表達(dá)客戶為中心理念。

本文件適合用于企業(yè)本部及全部分企業(yè)客服人員。如何寫好一個(gè)文件第12頁(yè)術(shù)語(yǔ)和定義《環(huán)境衛(wèi)生管理制度》

→《環(huán)境衛(wèi)生管理要求》2.術(shù)語(yǔ)和定義2.1.5S指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理，包含：整理(SEIRI)、整理(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SEIKETSU)、素養(yǎng)(SHITSUKE)，又被稱為“五常法則”。2.2.可疑物料指物料標(biāo)簽遺失，標(biāo)簽不清楚，或XXXXXXX待處理物料。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)術(shù)語(yǔ)公司內(nèi)部約定熟成的術(shù)語(yǔ)如何寫好一個(gè)文件第13頁(yè)職責(zé)《車輛管理制度》3.職責(zé)3.1.行政部負(fù)責(zé)公務(wù)用車及私車公用管理；3.2.運(yùn)作部車輛管理員負(fù)責(zé)運(yùn)輸車輛管理；3.3.倉(cāng)儲(chǔ)部設(shè)備管理員負(fù)責(zé)叉車管理；3.4.行政部安全員負(fù)責(zé)各類車輛安全歸口管理。誰(shuí)（部門/崗位）負(fù)責(zé)做什么職責(zé)要求如何寫好一個(gè)文件第14頁(yè)相關(guān)文件在文件里，被描述到其它文件應(yīng)用書名號(hào)《》來(lái)表示然后在“相關(guān)文件”條款里羅列出文件名稱及編號(hào)《績(jī)效考評(píng)管理制度》5.相關(guān)文件《人事制度》

PTWL-XX-XXXXX如何寫好一個(gè)文件第15頁(yè)統(tǒng)計(jì)在文件正文里，包括到需使用統(tǒng)計(jì)步驟，應(yīng)將統(tǒng)計(jì)名稱完整、準(zhǔn)確地描述出來(lái)，并用雙引號(hào)“”表示然后在“統(tǒng)計(jì)”條款里羅列出統(tǒng)計(jì)名稱、編號(hào)、保留人、保留時(shí)間、保留方式6.統(tǒng)計(jì)編號(hào)統(tǒng)計(jì)名稱保留人保留時(shí)間保留方式PTWL-XX-XX-01法律法規(guī)清單行政專員長(zhǎng)久電子文檔PTWL-XX-XX-02環(huán)境原因辨識(shí)評(píng)價(jià)方法表行政專員2年電子文檔PTWL-XX-XX-03危險(xiǎn)源辨識(shí)評(píng)價(jià)方法表安全員2年電子文檔PTWL-XX-XX-04員工違規(guī)登記確認(rèn)表行政專員2年書面文檔如何寫好一個(gè)文件第16頁(yè)附錄7.附錄附錄AXXXX流程圖附錄BXXXX表填寫說(shuō)明附錄CXXXX代碼表附錄DXXXX操作錯(cuò)誤圖示規(guī)范性附錄即要求，其效力等同于標(biāo)準(zhǔn)的正文資料性附錄僅作推薦性參考每個(gè)附錄都應(yīng)重起一頁(yè)統(tǒng)計(jì)樣張不是附錄如何寫好一個(gè)文件第17頁(yè)一、文件主題二、文件框架三、文件正文目錄如何寫好一個(gè)文件第18頁(yè)邏輯性分類，先寫框架標(biāo)題4財(cái)務(wù)報(bào)賬要求及流程4.1小車4.1.14.1.24.2短駁車……4.3長(zhǎng)途運(yùn)輸車……4.4普通采購(gòu)4.1報(bào)賬審批權(quán)限4.1.14.1.24.2時(shí)間要求……4.3審批流程……4.4特殊情況如何寫好一個(gè)文件第19頁(yè)語(yǔ)言組織完整、通順誰(shuí)在什么情況下在什么時(shí)間、地點(diǎn)做什么怎么去做做到什么程度X如何寫好一個(gè)文件第20頁(yè)防止大段文字濟(jì)南分企業(yè)（三）簽收回單操作流程1.起站回單：每開一票訂單，在起站回單簽收里產(chǎn)生一票回單信息，客服在收取到回單后，在起站回單管理中做簽收，未收到回單禁止在系統(tǒng)中簽收（如實(shí)際車輛還在途中，被簽收后，到站分企業(yè)無(wú)法做車輛到站、貨物配送中轉(zhuǎn)等情況），系統(tǒng)會(huì)有起站簽收時(shí)間、簽收人信息，便于異常情況查詢。如何寫好一個(gè)文件第21頁(yè)合理利用表格、圖示等直觀方式表示如何寫好一個(gè)文件第22頁(yè)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)文件名使用書名號(hào)《》統(tǒng)計(jì)名使用雙引號(hào)“”同一段落盡可能不要出現(xiàn)多個(gè)句號(hào)文件里普通不出現(xiàn)??？……『』[]并列分句使用分號(hào)相關(guān)聯(lián)內(nèi)容分項(xiàng)時(shí)，除最終一項(xiàng)用“?！币酝?，其它都用“；”無(wú)關(guān)聯(lián)內(nèi)容分項(xiàng)用句號(hào)如何寫好一個(gè)文件第23頁(yè)正確使用助動(dòng)詞故障應(yīng)在兩小時(shí)內(nèi)排除表示一種要求，故障必須在兩小時(shí)內(nèi)排除故障宜在兩小時(shí)內(nèi)排除表示一種建議，故障最好在兩小時(shí)內(nèi)排除故障可在兩小時(shí)內(nèi)排除表示一種允許，故障可以在兩小時(shí)內(nèi)排除故障能在兩小時(shí)內(nèi)排除陳述一種事實(shí)、客觀的能力，故障能夠在兩小時(shí)內(nèi)排除故障可能在兩小時(shí)內(nèi)排除表達(dá)一種可能性，故障有可能在兩小時(shí)內(nèi)排除不應(yīng)

不宜

不可

不能

不可能

如何寫好一個(gè)文件第24頁(yè)不應(yīng)出現(xiàn)姓名、勉勵(lì)性語(yǔ)句、要求不清等以上規(guī)范從4月1日起實(shí)施。望全部些人員樹立“安全第一、預(yù)防為主”意識(shí)，有了安全意識(shí)，才能決定你在工作行為，行為決定你習(xí)慣，習(xí)慣決定素質(zhì)，素質(zhì)決定了你命運(yùn)，用你良好安全意識(shí)