物業(yè)公司印章管理規(guī)范

5/51.0目的為加強物業(yè)集團印章治理，維護公司印章的法定權威及使用效用，特制訂本規(guī)定。2.0范圍本規(guī)定適用于物業(yè)集團本部各部室及各物業(yè)公司(治理處)。3.0職責物業(yè)集團行政治理總部是印章治理的職能部門，負責監(jiān)督本規(guī)定的實施。4.0工作內容4.1本規(guī)定所指的印章，指公司的法人印章以及業(yè)務印章。4.2公司的法人印章指公司在經(jīng)營過程中使用的一種具有法律效力的印信憑證，包括“廣州市xx物業(yè)集團有限公司”印章，簡稱“物業(yè)集團印章”；“廣州市xx華府物業(yè)治理有限公司”、“廣州市xx世家物業(yè)治理有限公司”、“廣州市xx恒盈物業(yè)治理有限公司”印章，簡稱“物業(yè)公司印章”。4.3公司的業(yè)務印章指公司在經(jīng)營治理中使用的一種不具法律效力的內部業(yè)務印信憑證，包括物業(yè)集團行政治理總部、業(yè)務總部、全面質量治理辦公室印章；以及物業(yè)治理總部、xx花園治理處、xx灣治理處、xx雅苑治理處印章等，簡稱公司業(yè)務印章。4.4印章的啟用與停用、銷毀4.4.1印章啟用(包括舊印章?lián)Q用新印章)。由擬啟用印章部門提出書面申請，行政治理總部審核，呈物業(yè)集團總經(jīng)理審批后方能向政府有關部門申報、刻制。印章刻制后，由物業(yè)集團擬發(fā)印章啟用的文件知會各相關部門后啟用。4.4.2印章停用。由擬停用印章單位提出書面申請，行政治理總部審核，呈物業(yè)集團總經(jīng)理審批，并由物業(yè)集團擬發(fā)印章停用的文件知會各相關部門后停用。文件編號WI-7.2-02-01版本號B印章治理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁1/34.4.3印章銷毀。印章停用后，統(tǒng)一交回行政治理總部銷毀或封存，由專人填寫《物業(yè)集團系統(tǒng)印章啟用、銷毀登記表》，并在物業(yè)集團全面質量治理辦公室監(jiān)督下銷毀。4.5印章使用及適用范圍4.5.1物業(yè)集團印章適用范圍：物業(yè)集團所有對內、對外發(fā)文；以物業(yè)集團名義與業(yè)主簽署的《物業(yè)治理服務公約》、協(xié)議等有關法律性文件；物業(yè)集團對外規(guī)范性的法律文件。4.5.2物業(yè)公司印章適用范圍：物業(yè)公司對內、對外發(fā)文；經(jīng)集團公司或物業(yè)集團領導同意簽署的有關法律性文件；物業(yè)公司各種業(yè)務信函等。4.5.3物業(yè)集團本部各部門、物業(yè)治理處等業(yè)務印章適用范圍：該部門在集團公司系文件編號WI-7.2-02-01版本號B印章治理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁2/3統(tǒng)其業(yè)務范圍內的行文，如：上報物業(yè)集團的花名冊、打算總結、請示報告、內部業(yè)務函件；以及向業(yè)主或有關單位發(fā)出的業(yè)務性文件等。印章審批治理4.6.1物業(yè)集團印章的使用由物業(yè)集團總經(jīng)理審批；物業(yè)公司(治理處)印章由物業(yè)公司(治理處)總經(jīng)理審批；物業(yè)集團本部部門印章由所在部門負責人負責審批。4.6.2使用印章須先到印章治理部門填寫《用印申請登記表》，呈報負責審批的領導簽字同意后，方可加蓋印章。4.6.3如負責審批領導外出，緊急文件需用印時，用印人員應先詳細填寫好《用印申請登記表》，由印章治理人員電話請示負責審批領導同意后可先用印，但必須在負責審批領導返回后的一個工作日內補辦簽字手續(xù)。4.7印章的使用4.7.1一切需加蓋印章的文書必須登記備案。本單位發(fā)放所有用印文件，印章治理員都必須留原件存檔備查。4.7.2印章治理人員接到需加蓋印章的文書后，必須認真檢查該文書是否通過了審批手續(xù)。確認無誤后方可按標準公文格式，在規(guī)定的位置加蓋印章。4.7.3凡因業(yè)務需要持空白介紹信或公文紙加蓋公司印章時，必須經(jīng)負責審批領導批準，由印章治理員登記后發(fā)出，未使用或未用完的上述空白單據(jù)應如數(shù)交回印章治理員，適時核銷。4.7.4使用印章須在印章治理員辦公室內實施，未經(jīng)負責審批領導批準，任何人員不準將印章攜帶出公司以外的地點使用，如確因工作所需，需將印章帶出印章治理員辦公室使用的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行，并由印章治理人員現(xiàn)場監(jiān)印。4.7.5需加蓋印章的文書數(shù)量較多時，印章治理人員無法及時完成的，在印章治理人員監(jiān)督下，用印申請人可協(xié)助加蓋印章。4.7.6加蓋印章后，印章使用人必須現(xiàn)場登記。登記內容包括用印日期、用印申請人、用印批準人、用印份數(shù)、用印文書的標題或內容摘要。4.7.7如有存根的介紹信、法人代表證明書、一般性事務的授權托付書和有發(fā)文稿紙的文書加蓋印章后能夠不登記。其它文書用印后則必須登記。4.7.8印章治理人員嚴禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章的，公司一律視作個人行為，由此而引起的法律責任以及其它形式的任何糾紛，均由違規(guī)使用印章的人員承擔全部法律責任。同時公司將視其情節(jié)輕重，給予相應的行政或經(jīng)濟處罰，觸文件編號WI-7.2-02-01版本號B印章治理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁3/3犯法律的移送司法機關處理。4.8印章的保管4.8.1印章由對應單位的印章治理員負責保管和使用。4.5.2印章應存放于安全牢固并加鎖的專門的桌、箱、柜中，使用后應及時收存鎖好。4.5.3印章治理人員離職或工作調動時，必須與繼任者履行印章書面交接手續(xù)存檔備查。5.0相關文件無6.0