文書檔案整理操作要求

文書檔案整理操作要求文書檔案整理操作要求一、歸檔程序1、各單位必須在文件正式簽發(fā)時，打印出正式的紙質(zhì)文件，附上經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的行文呈批表，連同相應(yīng)的電子文件一起，交由檔案人員按照本單位制定的文書材料歸檔的歸檔范圍及保管期限表進(jìn)行歸檔標(biāo)識。由于各機(jī)關(guān)工作職能的發(fā)展和變化，所產(chǎn)生的文件材料與以往的有所不同，現(xiàn)提供《XX區(qū)文書檔案保管期限表》（見附件），各單位可根據(jù)實際制定本單位的保管期限表。2、經(jīng)標(biāo)識后，即將文件在《XX泰坦文檔管理系統(tǒng)》中進(jìn)行文書檔案目錄著錄，將相應(yīng)的電子文件放入電腦指定的歸檔電子文件夾中。3、檔案室保留附有行文呈批表的正式文件作為歸檔。文書檔案整理操作要求二、歸檔整理要求1、歸檔時間：即時行文即時歸檔，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔。沒有形成電子文件的材料的歸檔方法為：①會議記錄、各種年終報表放在年底歸檔；②與本單位有直接關(guān)系的必須歸檔的收文，在加蓋歸檔標(biāo)識和進(jìn)行文書檔案目錄著錄后方傳閱辦理，檔案員必須跟蹤收回歸檔。2、歸檔方法：按文件形成的時間順序，以件為歸檔單位整理歸檔。但有必要保持文件之間的關(guān)聯(lián)性（即反映同一問題的文件材料可放在一起歸檔）。歸檔文件應(yīng)一式二份，一份作檔案保存，一份作文件匯編。文書檔案整理操作要求⑴一份文件為一件；⑵各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件，報表冊應(yīng)將空白頁去掉；⑶正本與定稿、正件與附件，兩件合為一件，正本在前定稿在后，原文在前譯文在后；⑷文件處理單（表）與被處理文件合為一件；⑸請示與批復(fù)合為一件。3、整理方法：⑴必須去掉文件上會生銹的金屬物，用對紙張無損害的粘合劑（乳膠）或不銹鋼釘裝訂，將文件重新裝（粘）合。⑵歸檔文件統(tǒng)一采用A4紙規(guī)格，大于A4規(guī)格的要折疊或載切，小于A4規(guī)格及破損的要托裱。如果整本（冊）文件為16開規(guī)格的，不用托裱，但必須保持整齊劃一。文書檔案整理操作要求4、編號方法：⑴在歸檔文件的首頁上方的空白處加蓋檔號章，并填寫有關(guān)的欄目內(nèi)容。①全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。②類別號：一個立檔單位不同門類檔案的代號。（文書檔案的代號為A）③機(jī)構(gòu)：文件形成或主管部門的簡稱或代號，不分機(jī)構(gòu)編檔號的單位此欄可空。④件號：一個全宗單位內(nèi)，以年度為界線，不分部門整理歸檔的，一個保管期限編一個流水號；分部門整理歸檔的，每個部門內(nèi)一個保管期限編一個流水號。⑤年度：文件內(nèi)容針對的年度。⑥期限：文件的保管期限，可標(biāo)注簡稱為：永、長、短。⑵如發(fā)現(xiàn)有應(yīng)歸檔的文件材料漏歸檔，該文件可跟在后面編號歸檔。⑶一份歸檔文件中，如果有完整頁碼的不用編頁碼。幾件合訂成一件歸檔的，要編制頁碼（用號碼機(jī)或鉛筆在每頁統(tǒng)一的地方編上頁碼）。⑷每件歸檔的文件材料，都要在《泰坦文檔管理系統(tǒng)》的新管理模塊中著錄歸檔文件目錄（注意將相應(yīng)的電子文件存貯路徑著錄）。⑸歸檔文件上的標(biāo)識、行文呈批表上的標(biāo)識、歸檔文件目錄著錄的標(biāo)識三者應(yīng)該是一致的。文書檔案整理操作要求5、入盒：⑴歸檔文件按編號順序裝入檔案盒，填寫盒脊背上的檔號內(nèi)容，盒號待進(jìn)館時統(tǒng)一編制。⑵填寫盒內(nèi)備考表①盒內(nèi)情況說明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。②整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人的姓名。③一個全宗內(nèi)，不同部門和不同保管期限的檔案不能裝入同一盒內(nèi)。文書檔案整理操作要求6、檢索目錄：按年度、保管期限將歸檔文件目錄打印一式三份，一份放在檔案盒內(nèi)，另兩份裝訂成檢索目錄（用專用檔案目錄夾裝訂），檔案移交時要隨交一份目錄。7、歸檔說明：綜合檔案室每年必須編寫“歸檔說明”（即原來的立卷說明）。內(nèi)容包括：（1）本單位基本情況說明。列出本單位的機(jī)構(gòu)編制狀況包括本單位的全稱和簡稱，本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的設(shè)置或撤消情況，以及黨、政領(lǐng)導(dǎo)的正、副職的任職情況，必須注明時間、任期等。（2）本單位當(dāng)年的主要工作概況。（3）本單位的各種門類檔案的歸檔案情況。歸檔案說明裝訂在每年的文書檔案目錄前面。文書檔案整理操作要求8、目錄的著錄及電子文件的管理：歸檔文件目錄的著錄要求，可參考（《XX區(qū)電子文件、檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及標(biāo)引規(guī)則