固定資產(chǎn)管理規(guī)定

固定資產(chǎn)管理規(guī)定□總則第一條目的為加強(qiáng)固定資產(chǎn)的保管及使用管理，特制定本規(guī)定。第二條范圍本規(guī)則所稱固定資產(chǎn)包括土地、房屋及建筑物、機(jī)械設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、馬達(dá)儀表、工具、什項(xiàng)設(shè)備(各公司自分事務(wù)性什項(xiàng)設(shè)備及機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備)等。第三條會(huì)計(jì)科目列帳原則前項(xiàng)固定資產(chǎn)，耐用年數(shù)在二年以下，不具生產(chǎn)性，未超過一定金額者(各公司自訂)應(yīng)以費(fèi)用科目列帳，而不得以固定資產(chǎn)科目列帳。第四條管理部門固定資產(chǎn)按下列類別，由各公司指定部門負(fù)責(zé)管理，其管理及保養(yǎng)細(xì)則由各公司管理部門會(huì)同使用部門自行制定之。(一)土地、房屋及建筑物、運(yùn)輸設(shè)備、事務(wù)性什項(xiàng)設(shè)備由總部門負(fù)責(zé)管理。(二)機(jī)械設(shè)備、馬達(dá)、儀表、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備由工務(wù)部門負(fù)責(zé)管理，但得視實(shí)際需要?dú)w由性質(zhì)相關(guān)部門管理。(三)工具由資材倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)管理。第五條編號(hào)固定資產(chǎn)取得后，即歸管理部門管理，并會(huì)同會(huì)計(jì)部門依其類別及會(huì)計(jì)科目統(tǒng)馭關(guān)系，予以分類編號(hào)并貼粘樣簽。第六條移交人員移交時(shí)，對(duì)于固定資產(chǎn)應(yīng)依人事管理規(guī)則第十一條的規(guī)定詳列清冊(cè)辦理移交。第七條增減報(bào)告會(huì)計(jì)部門應(yīng)于次月15日前就土地、房屋及建筑物、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備等項(xiàng)目編制“固定資產(chǎn)增置表”一式三聯(lián)送管理部門核對(duì)，并填列異?；蚋齼?nèi)容后，第一聯(lián)管理部門留存，第二聯(lián)送返會(huì)計(jì)部門自存，第三聯(lián)送使用部門留存，采用電腦處理報(bào)表代替之。第八條盤點(diǎn)固定資產(chǎn)管理部門應(yīng)會(huì)同會(huì)計(jì)部門每年盤點(diǎn)一次(不含工具、馬達(dá)、儀表、事務(wù)性什項(xiàng)設(shè)備)。另應(yīng)于每季就固定資產(chǎn)的項(xiàng)目中根據(jù)登記卡冊(cè)，每一類別至少抽點(diǎn)十項(xiàng)，盤點(diǎn)后應(yīng)填造“盤存單”一式三份注明盈虧原因，一份自存，二份呈報(bào)(總)經(jīng)理核決后一份送會(huì)計(jì)部門，一份送總管理處總經(jīng)理室備查。管理部門對(duì)于盤盈或盤虧除應(yīng)專案敘明原因呈核外，并應(yīng)依增置或減損的規(guī)定辦理手續(xù)。第九條增置、營(yíng)造、修繕處理固定資產(chǎn)的增置、營(yíng)造、修繕應(yīng)分別依照“材料管理辦法”、“工程修造發(fā)包事務(wù)處理規(guī)則”及“營(yíng)建工程管理辦法”等有關(guān)規(guī)定辦理?！踉鲋眉暗怯浀谑畻l增置手續(xù)土地、房屋及建筑物、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備等固定資產(chǎn)于增置驗(yàn)收后，使用部門(土地、房屋及建筑物由總務(wù)部門)應(yīng)即填寫“固定資產(chǎn)增加單”一式三聯(lián)經(jīng)會(huì)管理部門簽章后，送會(huì)計(jì)部門填注購(gòu)置金額、耐用年限、月折舊額，第一聯(lián)送管理部門轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”，第二聯(lián)由會(huì)計(jì)部門自存轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”，第三聯(lián)送使用部門留存。會(huì)計(jì)部門應(yīng)每月與管理部門核對(duì)“固定資產(chǎn)登記卡”的記載事項(xiàng)，如有缺漏事項(xiàng)應(yīng)即通知補(bǔ)正。第十一條受贈(zèng)處理固定資產(chǎn)因其他公司撥入，捐贈(zèng)而取得者，應(yīng)填明價(jià)格，如原價(jià)無法查得或根本無原價(jià)者，得由管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門予以估列，并按第十條固定資產(chǎn)增置手續(xù)辦理。第十二條登記土地、房屋及建筑物等不動(dòng)產(chǎn)取得所有權(quán)后，由總務(wù)部門統(tǒng)一辦理產(chǎn)權(quán)登記后，轉(zhuǎn)記入“房屋、土地登記卡”，變更時(shí)亦同。第十三條保險(xiǎn)固定資產(chǎn)應(yīng)依“關(guān)系企業(yè)財(cái)物保險(xiǎn)事務(wù)處理程序”的規(guī)定辦理保險(xiǎn)?！跻妻D(zhuǎn)、閑置及減損的處理第十四條資產(chǎn)移轉(zhuǎn)處理土地、房屋及建筑物、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備等固定資產(chǎn)在公司內(nèi)相互撥轉(zhuǎn)時(shí)應(yīng)由移出部門填寫“固定資產(chǎn)移轉(zhuǎn)單”一式四聯(lián)會(huì)管理部門簽章后，送移入部門簽認(rèn)(管理部門不同時(shí)，要加印一聯(lián)會(huì)移入管理部門同時(shí)簽認(rèn))，第一聯(lián)送管理部門(管理部門不同者，影印聯(lián)送移入管理部門轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”)，第二聯(lián)送會(huì)計(jì)部門，第三聯(lián)送移入部門，第四聯(lián)送移出部門。其出入廠區(qū)應(yīng)另填“移轉(zhuǎn)交運(yùn)單”，一式六聯(lián)。第一聯(lián)托運(yùn)部門自存，第二聯(lián)托運(yùn)部門轉(zhuǎn)送會(huì)計(jì)部門暫存憑以核對(duì)第三聯(lián)，第三聯(lián)至六聯(lián)出廠時(shí)經(jīng)守衛(wèi)簽注時(shí)間、車重后，第三聯(lián)由守衛(wèi)暫存，于翌晨轉(zhuǎn)送托運(yùn)部門的會(huì)計(jì)部門，經(jīng)與第二聯(lián)核對(duì)無誤，于一日內(nèi)轉(zhuǎn)送收料部門的會(huì)計(jì)單位憑以核對(duì)收料；第四、五、六聯(lián)由承運(yùn)商隨同物品出廠、入廠時(shí)經(jīng)守衛(wèi)簽注入廠時(shí)間、車重后入廠，經(jīng)點(diǎn)收后第四聯(lián)由收料部門存查，第五、六聯(lián)經(jīng)守衛(wèi)簽注出廠時(shí)間、車重后，第五聯(lián)由承運(yùn)商暫存憑以申請(qǐng)運(yùn)費(fèi)，第六聯(lián)由守衛(wèi)暫存，于翌晨轉(zhuǎn)送收料部門的會(huì)計(jì)部門與第三聯(lián)核對(duì)。第十五條資產(chǎn)送修處理固定資產(chǎn)固故須送廠商修復(fù)時(shí)，應(yīng)依照“工程修造發(fā)包事務(wù)處理規(guī)則”的有關(guān)規(guī)定辦理，于送修時(shí)由工務(wù)部門或管理部門開具“料品交運(yùn)單”一式六聯(lián)，第一聯(lián)經(jīng)辦部門自存，第二聯(lián)送會(huì)計(jì)部門，第三聯(lián)由守衛(wèi)室暫存于次日轉(zhuǎn)送會(huì)計(jì)部門，第四、五、六聯(lián)交承運(yùn)商運(yùn)同物品出廠，第四聯(lián)交收料廠商暫存供做物品回廠交貨的憑證，經(jīng)辦部門于驗(yàn)收后轉(zhuǎn)交會(huì)計(jì)部門核銷，第五聯(lián)供申請(qǐng)運(yùn)什費(fèi)，第六聯(lián)由收料廠商簽收并送回經(jīng)辦部門。第十六條出租或外借處理固定資產(chǎn)出租或外借，管理部門應(yīng)先會(huì)同會(huì)計(jì)部門后按序呈(總)經(jīng)理核準(zhǔn)后始得辦理，并應(yīng)制定契約，副本送會(huì)計(jì)部門以備核對(duì)，契約內(nèi)容應(yīng)包括修繕保養(yǎng)及稅捐負(fù)擔(dān)、租金、運(yùn)什費(fèi)、歸還期限、保持原狀、附屬設(shè)備明細(xì)等，其出入廠區(qū)應(yīng)另填“料品交運(yùn)單”一式六聯(lián)，并依第十五條流程的規(guī)定辦理。第十七條減損處理土地、房屋及建筑物、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、機(jī)電性什項(xiàng)設(shè)備因減損擬報(bào)廢者，應(yīng)由使用部門填具“固定資產(chǎn)減損單”一式四聯(lián)，注明減損原因，送管理部門及會(huì)計(jì)部門簽注處理意見后呈報(bào)(總)經(jīng)理，經(jīng)核準(zhǔn)后，第一聯(lián)送管理部門轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”，第二、三聯(lián)依處理意見辦理后連同該廢品送資材倉(cāng)庫(kù)簽收(盤虧部分免辦繳庫(kù))，第二聯(lián)連同有關(guān)資料送會(huì)計(jì)部門據(jù)以向主管機(jī)關(guān)辦理報(bào)備，抵押權(quán)變更及解除保險(xiǎn)等手續(xù)，第三聯(lián)自存。該減損資產(chǎn)因體積巨大必須就地處理或拆除時(shí)，則第四聯(lián)送委托部門憑以辦理，惟減損資產(chǎn)于拆移前，或拆移后無法繳庫(kù)時(shí)，管理部門或使用部門應(yīng)妥為保管，上項(xiàng)減損資產(chǎn)已繳庫(kù)者由資材倉(cāng)庫(kù)保管處理，其無法繳庫(kù)而決定標(biāo)售時(shí)，其處理流程依第十八條的規(guī)定辦理。第十八條閑置固定資產(chǎn)處理固定資產(chǎn)的管理部門至少每三個(gè)月應(yīng)將經(jīng)營(yíng)上認(rèn)為無利用價(jià)值的閑置固定資產(chǎn)予以整理，填具“閑置固定資產(chǎn)明細(xì)表”，擬定處理意見后呈報(bào)(總)經(jīng)理，經(jīng)核定標(biāo)售者須按下列規(guī)定辦理：(一)管理部門應(yīng)即按“閑置固定資產(chǎn)明細(xì)表”所列經(jīng)批示計(jì)售部分開具“固定資產(chǎn)讓售比價(jià)單”一式四聯(lián)由(總)經(jīng)理指派專人或由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)招商比價(jià)，并將比價(jià)結(jié)果轉(zhuǎn)記于“標(biāo)售比價(jià)單”后，第三聯(lián)自存，第四聯(lián)送資管科，第一、二聯(lián)呈(總)經(jīng)理核決后，由經(jīng)辦人將第二聯(lián)送會(huì)計(jì)部門以憑核對(duì)，第一聯(lián)送管理部門以便發(fā)貨。(二)發(fā)貨時(shí)，由標(biāo)售經(jīng)辦人填寫“料品交運(yùn)單”一式六聯(lián)(承運(yùn)商聯(lián)勿填)憑以入廠提貨，經(jīng)守衛(wèi)簽注出廠時(shí)間及過磅記錄后，送回標(biāo)售經(jīng)辦人開具“繳款單”向出納解繳貨款，并于“料品交運(yùn)單”備注欄填寫“固定資產(chǎn)讓售比價(jià)單”號(hào)碼、發(fā)票號(hào)碼，第一聯(lián)送資材部門，第四聯(lián)送承購(gòu)商收?qǐng)?zhí)，第二、三聯(lián)送守衛(wèi)查對(duì)放行，于翌立轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)部門復(fù)核。(三)提貨出廠后管理部門應(yīng)即填具“固定資產(chǎn)減損單”一式四聯(lián)(資材倉(cāng)庫(kù)聯(lián)免填)，第一聯(lián)自存轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”，第二聯(lián)送會(huì)計(jì)部門，第三聯(lián)送使用部門留存。第十九條抵押資產(chǎn)的減損出租、外借處理經(jīng)提供抵押借款的固定資產(chǎn)如有發(fā)生減損、出租或外借時(shí)，會(huì)計(jì)部門應(yīng)事先備函寫明抵押編號(hào)及資產(chǎn)名稱、數(shù)量，向總管理處財(cái)務(wù)部報(bào)備，由財(cái)務(wù)部向貸款及抵押權(quán)登記機(jī)械辦理標(biāo)的物增減變更手續(xù)。□工具、附屬設(shè)備、事務(wù)性什項(xiàng)設(shè)備處理第二十條馬達(dá)儀表處理(一)本項(xiàng)資產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)收后使用部門應(yīng)每件填具“固定資產(chǎn)增加單”加蓋“附屬設(shè)備管理”章(馬達(dá)或儀表如附屬于機(jī)械中驗(yàn)收時(shí)，除比照第十條的規(guī)定外，仍應(yīng)按本規(guī)定辦理)，第一聯(lián)送管理部門轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”(馬達(dá)、儀表專用卡自訂)，第二聯(lián)送會(huì)計(jì)部門，第三聯(lián)使用部門自存。(二)移轉(zhuǎn)時(shí)通知管理部門于“固定資產(chǎn)登記卡”上記載移轉(zhuǎn)情況，其出入廠區(qū)內(nèi)應(yīng)填寫“移轉(zhuǎn)交運(yùn)單”辦理交運(yùn)。(三)需送廠外修理者，就比照第十五條的規(guī)定辦理。(四)其保養(yǎng)細(xì)則由管理部門會(huì)同使用部門自行制定之。(五)每年必須全面盤點(diǎn)一次，其閑置部分應(yīng)比照第十八條的規(guī)定辦理。(六)各公司得自訂管理對(duì)象的標(biāo)準(zhǔn)(如冷氣機(jī)里的馬達(dá)不列入管理或幾馬力以上的馬達(dá)始列入管理的對(duì)象等)。(七)減損的部分比照第十七條的規(guī)定辦理，減損單位應(yīng)蓋“附屬設(shè)備管理”章以資區(qū)別。第二十一條工具處理(一)本項(xiàng)資產(chǎn)的購(gòu)置需全部經(jīng)由資材倉(cāng)庫(kù)收料，未領(lǐng)用前由倉(cāng)庫(kù)保管，歸入物料帳。(二)本項(xiàng)資產(chǎn)系指物料的工具類，但各公司得訂出各項(xiàng)品名并追加非消耗品部分。(三)本資產(chǎn)列為個(gè)人保管時(shí)應(yīng)依個(gè)人別(共同使用者以科別設(shè)立，科長(zhǎng)為當(dāng)然保管人，得指定專人負(fù)責(zé)實(shí)際保管工作)設(shè)立“財(cái)產(chǎn)保管卡”二份(以不同顏色區(qū)分)，一份存發(fā)料部門(倉(cāng)庫(kù))，一份留存于各科集中保管。(四)領(lǐng)用時(shí)，由領(lǐng)用人開具“材料領(lǐng)料單”，連同科留存的卡片向倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料，并在“財(cái)產(chǎn)保管卡”上簽認(rèn)。(五)領(lǐng)用本項(xiàng)資產(chǎn)時(shí)，如系新領(lǐng)或追加領(lǐng)料單須經(jīng)廠(處)長(zhǎng)核準(zhǔn)，如系以舊換新者，憑科長(zhǎng)核準(zhǔn)的領(lǐng)料單辦理。(六)移交時(shí)有關(guān)本項(xiàng)資產(chǎn)的保管清冊(cè)須增寫一份送管理部門據(jù)以轉(zhuǎn)記“財(cái)產(chǎn)保管卡”。(七)本項(xiàng)資產(chǎn)于不用擬退回時(shí)，須呈請(qǐng)廠(處)長(zhǎng)核準(zhǔn)后方能辦理退庫(kù)，資材倉(cāng)庫(kù)對(duì)該退回品得例行管理。第二十二條事務(wù)性什項(xiàng)設(shè)備處理(一)本項(xiàng)資產(chǎn)的購(gòu)置勿需經(jīng)由物料帳處理，于驗(yàn)收后直接以設(shè)備或費(fèi)用列帳。(二)本項(xiàng)資產(chǎn)各公司應(yīng)列出品別，于請(qǐng)購(gòu)時(shí)由資材倉(cāng)庫(kù)在請(qǐng)購(gòu)單上蓋“列入財(cái)產(chǎn)管理”章并會(huì)管理部門后辦理請(qǐng)購(gòu)。于辦理驗(yàn)收后“請(qǐng)購(gòu)單”的會(huì)計(jì)聯(lián)及倉(cāng)庫(kù)聯(lián)同送會(huì)計(jì)部門整理付款，倉(cāng)庫(kù)聯(lián)并于傳票開制后，由會(huì)計(jì)部門轉(zhuǎn)送管理部門轉(zhuǎn)記“財(cái)產(chǎn)保管卡”。(三)本項(xiàng)資產(chǎn)列為個(gè)人保管時(shí)，應(yīng)依個(gè)人別設(shè)立“財(cái)產(chǎn)保管卡”。其余均以科別設(shè)立“財(cái)產(chǎn)保管卡”，科長(zhǎng)為當(dāng)然保管人，得指定專人負(fù)責(zé)實(shí)際保管工作。(四)對(duì)于非消耗性文具用品的保持期限及對(duì)象，各公司得自訂項(xiàng)目及保有期限，超過保有期限時(shí)免辦報(bào)廢或繳還。(五)移交時(shí)有關(guān)本資產(chǎn)的移交清冊(cè)須一份送管理部門，據(jù)以轉(zhuǎn)記于“財(cái)產(chǎn)保管卡”。于不用或報(bào)廢時(shí)，得編制保管清冊(cè)經(jīng)呈廠(處)長(zhǎng)核準(zhǔn)(得視情況轉(zhuǎn)呈)后，送交管理部門點(diǎn)收(報(bào)廢部分免辦點(diǎn)收)及轉(zhuǎn)記于“財(cái)產(chǎn)保管卡”。附則第二十三條本規(guī)則經(jīng)呈決策會(huì)通過頒布實(shí)施，修改時(shí)亦同。

附錄資料:不需要的可以自行刪除Excel表格的35招必學(xué)秘技一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號(hào)隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對(duì)話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(如“常用文檔”)。2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng))，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對(duì)話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號(hào)”工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號(hào)”工具欄。1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對(duì)話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏”。2.打開“自定義”對(duì)話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對(duì)話框，輸入名稱——“專業(yè)符號(hào)”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號(hào)”欄上(有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕)。3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對(duì)話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號(hào)”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對(duì)話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱(如“上報(bào)表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào))。2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報(bào)》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報(bào)》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符?此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。生成績(jī)條常有朋友問“如何打印成績(jī)條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。此處假定學(xué)生成績(jī)保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績(jī)條基本成型，下面簡(jiǎn)單修飾一下。3.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。4.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績(jī)條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績(jī)條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對(duì)話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計(jì)數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表(Sheet1)時(shí)，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對(duì)此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對(duì)角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì)Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長(zhǎng)度”為“4”。同時(shí)，我們?cè)賮淼健俺鲥e(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份?！弊謽印：茱@然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對(duì)話框，在這里我們選擇“格式”一項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結(jié)果將會(huì)是“EXCEL”。同樣，如果我們?cè)贏3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速?gòu)腁4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請(qǐng)看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長(zhǎng)串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù)和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號(hào)。其實(shí)，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號(hào)”，填充位數(shù))”。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號(hào)填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號(hào)填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號(hào)將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號(hào)的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡(jiǎn)單，就是利用特殊符號(hào)的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長(zhǎng)短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動(dòng)填充柄至G14。我們看到，一個(gè)沒有動(dòng)用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡(jiǎn)單明了。二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時(shí)候，我們可能對(duì)某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑谩癟RIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel2002就會(huì)自行安裝了。完成后我們?cè)俅未蜷_“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國(guó)貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國(guó)其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了經(jīng)在Excel中完成過上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”)。3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列(各元素之間用英文逗號(hào)隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義”對(duì)話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(如“常用文檔”)。2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)(如“插入”選項(xiàng))，在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接”選項(xiàng))，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名(如“工資表”等)，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)(如“工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項(xiàng)，打開“分配超鏈接”對(duì)話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號(hào)”工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號(hào)”工具欄。1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對(duì)話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏”。2.打開“自定義”對(duì)話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對(duì)話框，輸入名稱——“專業(yè)符號(hào)”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號(hào)”欄上(有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕)。3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對(duì)話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號(hào)”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對(duì)話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱(如“上報(bào)表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào))。2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報(bào)》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報(bào)》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符?此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。生成績(jī)條常有朋友問“如何打印成績(jī)條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。此處假定學(xué)生成績(jī)保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績(jī)條基本成型，下面簡(jiǎn)單修飾一下。3.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。4.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績(jī)條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績(jī)條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對(duì)話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計(jì)數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表(Sheet1)時(shí)，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對(duì)此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對(duì)角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì)Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長(zhǎng)度”為“4”。同時(shí)，我們?cè)賮淼健俺鲥e(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對(duì)話框，在這里我們選擇“格式”一項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER