ERP系統(tǒng)供應鏈操作手冊(采購管理)

UFS/QP/2—D2/QR/15最后客戶操作手冊(模板）某新材料科技股份公司供應鏈項目用戶操作手冊——采購管理目 錄1.系統(tǒng)登陸說明 61。1客戶端系統(tǒng)進入 61.11客戶端控件安裝 。。71。集采操作使用說明 82。1物資需求申請 。82.2需求匯總平衡 。112.3 ……………………..132。4采購訂單………………142.5采購入庫 182。6 發(fā)票……………23應付款單審核 28主付款單 312 。 9 單 據(jù) 核.。..。。.。。。.。。。。。..。。。。。。。。。。。.。.。...。。.。。。。。..。.。.。..。。。。..。。。。。。。。。...。362。10憑證生成……………38自采操作使用說明 39物資需求申請 393。2 需求匯總平衡……………………423.3請購 433。4 訂單……………453。5 入庫……………483。6采購發(fā)票 .53應付款單審核 583。8……………613。9單據(jù)核.。。。..。..。.。....。。。...。。。。...。.。...。。.。。.。...。。。。。。。..。.。。。。。。.。。..。643。10憑證生成 。66系統(tǒng)登陸說明客戶端系統(tǒng)進入UFIDANC5.01IE6。0以上版本的瀏覽器。第一次登陸服務器時系統(tǒng)會自動安裝”NCClient。exe”,IE的相關設置要求：IE的安全設置為"自定義級別”,啟用下載和ActiveX.JREActiveX安全設置為禁用。1:11.11客戶端控件安裝UFIDANC5.02提供基于java應用。運行客戶端后系統(tǒng)自動連接服務器。在IE確認安裝JAVA安裝完畢后如下圖系統(tǒng)登錄賬套:金川集團NC402）日期:系統(tǒng)默認服務器的當前時間，可修改用戶：手工輸入，建議使用數(shù)字和字母密碼：手工輸入。連續(xù)三次密碼輸入錯誤，用戶將被鎖定，需要系統(tǒng)管理員解鎖。確認登錄,如下圖1。集采操作使用說明2。1物資需求申請【操作崗位】：采購業(yè)務員【操作內容】：物資需求申請單的填制、修改、送審【操作方式】：AERP/NC申請】B、點擊【增加】，維護請購部門、請購人、所需何種物資及其數(shù)量等信息.表頭:需求類型:集采選擇毛需求;規(guī)劃類型：點擊放大鏡選擇類型。申請日期：請購日期一般默認為系統(tǒng)當前登錄日期，可修改；的業(yè)務員；不能為空；申請部門：點選請購人后,自動帶出;不能為空；表體：存貨編碼：參照點選需請購的物料，后面的存貨名稱、規(guī)格、計量單位自動帶出;不能為空；數(shù)量:所需物料數(shù)量；不能為空;需求公司：默認為當前登錄公司，可修改;需求庫存組織：對應需求公司選擇,不能為空(能夠直接輸入編號40201)；需求日期:默認為系統(tǒng)當前登錄日期，可修改,不能為空；采購崗位：依據(jù)實際情況人員崗位能夠錄入。C、請購單內信息維護完畢后，點擊【保存】D、單據(jù)保存完畢并確認無誤后，點擊【執(zhí)行】下的【審核】，提交到上級領導那里進行審批2。2需求匯總平衡【操作崗位】:采購業(yè)務員【操作內容】：物資需求申請單審批結束后,由請購員參照物資需求申請單、修改、送審，相關領導審批后，需求匯總平衡庫存即可生效?！静僮鞣绞健浚篈【確定】.1.、2、3、4注：以上為需求公司操作?！静僮鲘徫弧?采購業(yè)務員【操作內容】:需求匯總平衡定】1、2、3、4。即可。2.3請購【操作崗位】：采購業(yè)務員【操作內容】:請購單維護【操作方式】A點擊【保存】-【審核】表頭：公 司：材料公司材料采購。訂單日期：請購日期一般默認為系統(tǒng)當前登錄日期，可修改；供應商:參照點選相關供應商不能為空；采購員：點擊放大鏡參照，不能為空;采購部門：點擊放大鏡參照，不能為空；（或者完成采購員點擊回車將會自動彈出）。表體:存貨編碼：自動帶出;數(shù)量:自動帶出；含稅單價:依據(jù)采購貨物的價格輸入，可修改;使用部門:自動帶出；扣稅類別：默認應稅外加，可修改,不能為空；備注:以上為供應公司。2。5采購入庫【操作崗位】:庫房管理員【操作內容】：依據(jù)質量檢驗部門將采購物品入庫。【操作方式】：A、雙擊【供應鏈】—【庫存管理】—【入庫業(yè)務】-【采購入庫】，進入采購入庫單維護界面,先選擇業(yè)務流程表頭:單據(jù)號:可按用戶定義編號規(guī)則自動生成，用戶可修改.單據(jù)日期：自動帶入系統(tǒng)日期。倉庫：錄入入庫倉庫。庫存組織:必需錄入業(yè)務所屬庫存組織，錄入倉庫后自動帶出。收發(fā)類別:指定入庫的入庫類別。庫管員：可錄入庫管員信息。采購部門、采購員：可錄入采購部門和采購員信息。供應商：錄入采購的供應商。是否退庫：打勾表示此事務為退貨事務,便于提供后續(xù)的退貨統(tǒng)計。表體：主計量單位等信息.輔計量庫存跟蹤管理的存貨必需輸入.系統(tǒng)自動查找換算率顯示。自由項:參照輸入該存貨預定義的自由項及值，進行自由項跟蹤。自由項管理存貨必需輸入。存貨保質期自動計算另一項。用于進行效期的管理.實收數(shù)量、實收輔數(shù)量：錄入入庫數(shù)量或輔數(shù)量，系統(tǒng)會依據(jù)換算率自動換算。當換算率為固定換算時,修改任意項,系統(tǒng)均計算*換算率.當換算率為可變換算時,修改其中一項不會引起另一項的修改.單價、金額：錄入入庫存貨的成本單價或金額，系統(tǒng)會依據(jù)數(shù)量自動換算。公式為：金額=主數(shù)量＊單價。入庫日期:自動按系統(tǒng)日期顯示，用戶應錄入實際入庫日期,是系統(tǒng)先進先出的依據(jù).點擊【保存】—【簽字】。2.6采購發(fā)票【操作崗位】：采購結算員、會計崗票的相關信息【操作方式】：A、雙擊【供應鏈】—【采購管理】—【采購發(fā)票】—【維護發(fā)票】節(jié)點，進入發(fā)票維護界面，并且選擇業(yè)務流程B、點擊【增加】下的【庫存采購入庫單】，進入采購入庫單查詢界面表頭：采購發(fā)票號在公司代碼內可不是唯一的。發(fā)票日期：是指供應商開動身票的日期，可修改。票到日期:是指系統(tǒng)收到發(fā)票的日期,采購日期將以此為準，系統(tǒng)取當前日期.是用戶定義的，此處參照輸入。發(fā)票類型對系統(tǒng)后續(xù)的處理不產(chǎn)生任何影響。業(yè)務類型:材料公司材料采購,系統(tǒng)自動帶出。供應商：輸入,如輸入的供應商為一次性供應商（散戶），則必需為散戶輸入相關的名稱等信息。如為依據(jù)訂單生成的采購發(fā)票，則取訂單的發(fā)票方做為默認值。如為依據(jù)采購入庫單生成的采購采購部門:執(zhí)行采購任務的部門，參照輸入。如依據(jù)訂單生成,取訂單的采購部門。采購員:執(zhí)行采購任務的業(yè)務員，參照輸入。如依據(jù)訂單生成，取訂單的采購員.表體：存貨編碼：參照存貨檔案輸入，能夠直接輸入編碼。此單據(jù)自動帶出。動帶出，用戶不行修改此單據(jù)自動帶出.計量單位：存貨檔案中定義的主計量單位，此數(shù)據(jù)項用戶是不能修改的。此單據(jù)自動帶出。發(fā)票數(shù)量：是指針對主計量單位的數(shù)量,輸入,如依據(jù)訂單生成，務或費用屬性時，數(shù)量不行為零,此單據(jù)自動帶出.如依據(jù)訂單生成發(fā)票，系統(tǒng)取訂單單價，否則輸入.不能小于零。發(fā)票單價受訂單單價容差控制.金額：單價*數(shù)量.不能為空。當數(shù)量為零時，可不遵守單價＊數(shù)量.含稅單價:是凈含稅單價，依據(jù)單價換算，可輸入。不能為空。參照入庫單生成采購發(fā)票時，假若入庫單進行了價格結算，且采購發(fā)票的幣種為本幣，則取價格結算單上的“本幣含稅單價”作為發(fā)票的“含稅單價"。稅率：默認為表頭稅率,表頭無稅率,則默認為存貨對應稅率，可修改。依據(jù)訂單生成的發(fā)票,稅率取訂單稅率。E、采購發(fā)票維護完畢后,點擊【保存】按鈕，將單據(jù)保存F、單據(jù)保存完畢并確認無誤后，點擊【審核】確認發(fā)票，系統(tǒng)自動將發(fā)票金額傳送到應付管理，生成采購應付單2。7應付款單審核【操作崗位】：財務負責人【操作內容】：應付款單據(jù)審核，并形成應付款掛賬A務會計】—【應付管理】—【單據(jù)處理】—【單據(jù)管理】—【查詢】，進行采購應付單查詢應付單內項目說明:單位、單據(jù)號、期初單據(jù):在系統(tǒng)自動填充不能修改.交易對象類型：下拉框進行選擇。客商、單據(jù)日期、部門、業(yè)務員:點擊選擇按鈕輸入。幣種、本幣匯率：點擊選擇按鈕選擇輸入或直接輸入，不得為空?？牲c擊選擇按鈕輸入，如沒有相關費用發(fā)生時,也可不輸。原幣金額、本幣金額：直接輸入往來業(yè)務的金額。的對應關系,也可不輸。付款銀行賬號、管理賬戶等字段是結算信息，在業(yè)務信息頁簽中能夠錄入，并支持帶入結算信息頁簽.2。8主付款單【操作崗位】:出納、財務負責人、采購負責人【操作內容】：付款單據(jù)維護【操作方式】：A、 雙擊【財務會計】—【應付管理】—【單據(jù)處理】-【單據(jù)錄入】,進入付款單錄入界面B、點擊【單據(jù)類型】,選擇付款類型D.參照應付單完成付款單.點擊保存。付款單內項目說明：公司、單據(jù)號：在系統(tǒng)自動填充不能修改?？蜕獭螕?jù)日期、部門、業(yè)務員：點擊選擇按鈕輸入.結算方式：點擊選擇按鈕輸入.幣種、本幣匯率:點擊選擇按鈕選擇輸入或直接輸入，不得為空。收支項目:為客戶自己定義的費用收支項目，如有相關費用發(fā)生，可點擊選擇按鈕輸入，如沒有相關費用發(fā)生時，也可不輸。原幣金額、本幣金額:直接輸入往來業(yè)務的金額。存貨相關項目：如輸入了存貨相關項目；則可建立往來款項與存貨的對應關系,也可不輸.結算信息相關字段：票據(jù)類型、票據(jù)號、收款銀行賬號、付款銀行賬號、管理賬戶等字段是結算信息,在業(yè)務信息頁簽中能夠錄入，并支持帶入結算信息頁簽.E.點擊【單據(jù)管理】-【查詢】—【確定】2。9【操作崗位】：財務會計【操作內容】：應付單預付款單核銷.【操作方式】:點擊【財務會計】—【日常業(yè)務】—【單據(jù)核銷】—【手工核銷】.3.自采操作使用說明3。1物資需求申請(領料員)【操作內容】：物資需求申請單的填制、修改、送審申請】B信息。物資需求申請單內主要項目說明:表頭：需求類型：集采選擇凈需求；申請日期：請購日期一般默認為系統(tǒng)當前登錄日期,可修改；的業(yè)務員；不能為空；申請部門:點選請購人后，自動帶出；不能為空；表體：存貨編碼：參照點選需請購的物料，后面的存貨名稱、規(guī)格、計量單位自動帶出；不能為空；數(shù)量:所需物料數(shù)量;不能為空;需求公司:默認為當前登錄公司,可修改；需求庫存組織:對應需求公司選擇，不能為空(能夠直接輸入編號40201）;采購崗位：依據(jù)實際情況人員崗位能夠錄入。C、請購單內信息維護完畢后，點擊【保存】上級領導那里進行審批3。2需求匯總平衡【操作崗位】：采購業(yè)務員、采購主管、部門負責人、財務負責人【操作內容】:物資需求申請單審批結束后，由請購員參照物資需求申請單、修改、送審，相關領導審批后，需求匯總平衡庫存即可生效?！静僮鞣绞健浚篈、 雙擊【供應鏈】—【采購管理】—【需求匯總品衡-【查詢】-【確定】。1。、2、3、43。3請購【操作崗位】:領料員【操作內容】：請購單維護【操作方式】A3。4采購訂單【操作崗位】：采購業(yè)務員C、雙擊【供應鏈】-【采購訂單】-【訂單處理】—【維護訂單】—【增加】—【請購單】點擊【確定】點擊【保存】—【審核】采購訂單單內主要項目說明:表頭:公 司：材料公司材料采購。采購組織：可選擇相應的供應公司點擊放大鏡選擇。訂單日期:請購日期一般默認為系統(tǒng)當前登錄日期，可修改；供應商：參照點選相關供應商不能為空;（或者完成采購員點擊回車將會自動彈出)。表體：存貨編碼：自動帶出；數(shù)量：自動帶出；含稅單價：依據(jù)采購貨物的價格輸入，可修改;使用部門：自動帶出；扣稅類別：默認應稅外加,可修改，不能為空;到貨信息-收貨公司為需求公司.3。5采購入庫【操作崗位】：庫房管理員【操作內容】：依據(jù)質量檢驗部門出具的檢驗結果，參照庫存采購入庫單生成，進行入庫?！静僮鞣绞健浚篈、雙擊【供應鏈】—【庫存管理】—【入庫業(yè)務】-【采購入庫】，進入采購入庫單維護界面，先選擇業(yè)務流程表頭:單據(jù)號：可按用戶定義編號規(guī)則自動生成，用戶可修改。單據(jù)日期:自動帶入系統(tǒng)日期.倉庫：錄入入庫倉庫。庫存組織：必需錄入業(yè)務所屬庫存組織,錄入倉庫后自動帶出。業(yè)務流程：指定入庫的業(yè)務流程。收發(fā)類別:指定入庫的入庫類別。庫管員：可錄入庫管員信息。采購部門、采購員:可錄入采購部門和采購員信息。供應商:錄入采購的供應商。是否退庫：打勾表示此事務為退貨事務,便于提供后續(xù)的退貨統(tǒng)計。表體：存貨編碼：參照輸入存貨編碼，系統(tǒng)可自動攜帶名稱、規(guī)格、型號、主計量單位等信息.自由項:參照輸入該存貨預定義的自由項及值，進行自由項跟蹤.自由項管理存貨必需輸入。存貨保質期自動計算另一項。用于進行效期的管理。實收數(shù)量、實收輔數(shù)量：錄入入庫數(shù)量或輔數(shù)量，系統(tǒng)會依據(jù)換算率自動換算。當換算率為固定換算時，修改任意項，系統(tǒng)均計*時，修改其中一項不會引起另一項的修改。動換算.公式為：金額=主數(shù)量＊單價。統(tǒng)先進先出的依據(jù)。點擊【保存】—【簽字】。3。6采購發(fā)票【操作崗位】：采購結算員、會計崗票的相關信息【操作方式】：A、雙擊【供應鏈】-【采購管理】—【采購發(fā)票】-【維護發(fā)票】節(jié)點，進入發(fā)票維護界面,并且選擇業(yè)務流程B、點擊【增加】下的【庫存采購入庫單】,進入采購入庫單查詢界面表頭：發(fā)票號:按采購發(fā)票的編號規(guī)則生成一個默認的單據(jù)號，能夠修改，采購發(fā)票號在公司代碼內可不是唯一的。票到日期:是指系統(tǒng)收到發(fā)票的日期,采購日期將以此為準,系統(tǒng)取當前日期。發(fā)票類型:是為了報稅而設置的內容,如一般、專用等，發(fā)票類型任何影響.業(yè)務類型:材料公司材料采購，系統(tǒng)自動帶出。供應商：輸入，如輸入的供應商為一次性供應商(散戶）,則必需為散戶輸入相關的名稱等信息。如為依據(jù)訂單生成的采購發(fā)票,則取訂單的發(fā)票方做為默認值。如為依據(jù)采購入庫單生成的采購發(fā)票，取采購入庫單的來源采購訂單上的發(fā)票方為默認值，發(fā)票方為空時，取訂單上的供應商。再此單據(jù)供應商是系統(tǒng)自動帶出的。采購部門:執(zhí)行采購任務的部門，參照輸入。如依據(jù)訂單生成，取訂單的采購部門。訂單的采購員。表體：存貨編碼：參照存貨檔案輸入，能夠直接輸入編碼。此單據(jù)自動帶出。動帶出,用戶不行修改此單據(jù)自動帶出。改的。此單據(jù)自動帶出.發(fā)票數(shù)量:是指針對主計量單位的數(shù)量，輸入,如依據(jù)訂單生成，數(shù)量受訂單數(shù)量容差控制.數(shù)量不限制數(shù)字的范圍.當存貨為非勞務或費用屬性時，數(shù)量不行為零,此單據(jù)自動帶出.單價:是針對主計量單位的單價，當數(shù)量為零時，單價可為零,如依據(jù)訂單生成發(fā)票，系統(tǒng)取訂單單價，否則輸入。不能小于零。發(fā)票單價受訂單單價容差控制.量。入庫單生成采購發(fā)票時,假若入庫單進行了價格結算,且采購發(fā)票“含稅單價”.修改.依據(jù)訂單生成的發(fā)票，稅率取訂單稅率.價稅合計:是指此筆交易的總價款。總是等于金額+稅額。E、采購發(fā)票維護完畢后,點擊【保存】按鈕，將單據(jù)保存F、單據(jù)保存完畢并確認無誤后，點擊【審核】確認發(fā)票,系統(tǒng)自動將發(fā)票金額傳送到應付管理，生成采購應付單點擊【保存】。點擊【送審】。3.7應付款單審核【操作崗位】：財務負責人【操作內容】：應付款單據(jù)審核，并形成應付款掛賬A進行采購應付單查詢B