《會(huì)展管理信息系統(tǒng)（應(yīng)用方案）》

會(huì)展管理信息系統(tǒng)（應(yīng)用方案）會(huì)展業(yè)是信息高度密集的產(chǎn)業(yè)，具有籌備時(shí)間長(zhǎng)、實(shí)施時(shí)間短的特點(diǎn)。在整個(gè)展覽期間，特別是在臨近開幕的短時(shí)間內(nèi)，會(huì)有很多高密度的信息，這些信息必須被及時(shí)準(zhǔn)確的處理。一旦信息處理不及時(shí)，將給會(huì)展企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的影響。因此，許多會(huì)展企業(yè)都加強(qiáng)了會(huì)展管理信息系統(tǒng)的引進(jìn)。在引入系統(tǒng)之前，他們分析企業(yè)的需求，包括系統(tǒng)架構(gòu)需求、功能需求、數(shù)據(jù)需求和非功能需求。通過(guò)這些需求，我們可以開發(fā)出一個(gè)符合企業(yè)實(shí)際情況的信息管理系統(tǒng)，使該系統(tǒng)能夠真正為企業(yè)的信任管理提供有效的幫助。面對(duì)大多數(shù)會(huì)展管理系統(tǒng)展示形式多樣與功能單一的矛盾，建立一套靈活、高效、可發(fā)展的會(huì)展管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。（一）方案目標(biāo)廣州會(huì)展有限公司迫切需要建立一套靈活、高效、可發(fā)展的會(huì)展管理系統(tǒng)。博物館展覽有限公司想從整體管理的角度，通過(guò)建立和完善完整的業(yè)務(wù)流程，總體功能架構(gòu)和設(shè)計(jì)展覽管理信息系統(tǒng)的功能模塊結(jié)構(gòu)，包括計(jì)劃管理、規(guī)劃和監(jiān)控、客戶信息管理、會(huì)展管理、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理功能模塊，如為會(huì)展管理信息系統(tǒng)的建設(shè)作了基本的嘗試。（二）方案內(nèi)容運(yùn)用軟件工程技術(shù)和面向?qū)ο蟮姆治龇椒▽?duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行了分析。在業(yè)務(wù)分析中，明確了現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題，通過(guò)業(yè)務(wù)流程再造，重構(gòu)了主要業(yè)務(wù)電子化改造后的業(yè)務(wù)流程；在功能分析中，明確了系統(tǒng)的功能。在功能分析的基礎(chǔ)上，給出了系統(tǒng)的總體功能架構(gòu)和各功能模塊的結(jié)構(gòu)，包括策劃管理、計(jì)劃與監(jiān)控、客戶信息管理、展務(wù)管理、查詢與統(tǒng)計(jì)等功能模塊。通過(guò)全面的信息化管理會(huì)展服務(wù)的日常業(yè)務(wù)，滿足展會(huì)招商、會(huì)務(wù)、客戶服務(wù)、辦公、財(cái)務(wù)、管理及決策支持相結(jié)合，可以有效實(shí)現(xiàn)公司多個(gè)部門協(xié)同應(yīng)用，有效管理不同的展會(huì)；全而的管理客戶關(guān)系，分類管理參展商、專業(yè)觀眾等方面的數(shù)據(jù)，防止客戶數(shù)據(jù)因業(yè)務(wù)人員流動(dòng)而流失。（三）方案實(shí)施方式1.規(guī)劃和管理會(huì)展策劃是指會(huì)展企業(yè)對(duì)信息的收集和掌握、項(xiàng)目立項(xiàng)、方案實(shí)施、品牌創(chuàng)建和推廣、會(huì)展活動(dòng)、會(huì)展?fàn)I銷等活動(dòng)。在企業(yè)重組過(guò)程中，計(jì)劃管理過(guò)程進(jìn)行了電子化改革。策劃方案管理是根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研信息，選擇合適的展覽需求，制定詳細(xì)完整的展覽策劃方案，確定目標(biāo)市場(chǎng)、展覽規(guī)模、展品選擇、觀眾人數(shù)和展區(qū)評(píng)估，以及展覽成本預(yù)算。2.展會(huì)策劃與監(jiān)控會(huì)展策劃是會(huì)展項(xiàng)目順利開展的重要前提。選擇合適的時(shí)間和地點(diǎn)，將兩者合理結(jié)合是很有必要的。會(huì)展策劃與監(jiān)控是編制和監(jiān)控會(huì)展項(xiàng)目策劃的業(yè)務(wù)管理過(guò)程。3.合約及采購(gòu)管理合同采購(gòu)管理是指展覽會(huì)期間涉及合同和采購(gòu)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)管理過(guò)程。在業(yè)務(wù)重組過(guò)程中，合同和采購(gòu)管理中的合同管理和采購(gòu)管理過(guò)程電子化。采購(gòu)管理是為保證展會(huì)順利進(jìn)行及采購(gòu)相關(guān)設(shè)施和資源而進(jìn)行的業(yè)務(wù)管理過(guò)程。批準(zhǔn)是對(duì)合同和采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行業(yè)務(wù)批準(zhǔn)的管理過(guò)程。4.客戶信息管理客戶是展會(huì)成功的關(guān)鍵因素，除了管理參展商和專業(yè)觀眾外，定期合作、信譽(yù)良好的建筑商也是管理的重要資源?？蛻粜畔⒐芾砭褪窃谶@個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行信息收集和管理的過(guò)程。在手工管理中，沒(méi)有客戶信息管理，信息資源掌握在相關(guān)人員手中。在業(yè)務(wù)重組過(guò)程中，對(duì)這部分內(nèi)容進(jìn)行整理并添加到系統(tǒng)中。5.查詢和統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)是對(duì)系統(tǒng)中存在的信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)分析的業(yè)務(wù)管理過(guò)程。手工管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢的便利性，在業(yè)務(wù)重組的過(guò)程中對(duì)這部分內(nèi)容進(jìn)行整理，利用電子信息查詢的便利性添加到系統(tǒng)中。6.展覽管理會(huì)展管理是對(duì)信息發(fā)布、會(huì)展服務(wù)項(xiàng)目以及與會(huì)展相關(guān)的其他信息進(jìn)行業(yè)務(wù)管理的過(guò)程。在手工管理中，業(yè)務(wù)流程是分散的，不系統(tǒng)的。在業(yè)務(wù)重構(gòu)的過(guò)程中，這部分內(nèi)容被整理出來(lái)并添加到系統(tǒng)中。7.系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理是系統(tǒng)管理員管理應(yīng)用系統(tǒng)的主體和角色參數(shù)信息的過(guò)程。（四）方案參與者負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)管理的副總經(jīng)理任開發(fā)、建設(shè)和實(shí)施的總負(fù)責(zé)人，企業(yè)計(jì)劃部、銷售部、人力資源部、展銷營(yíng)運(yùn)部、財(cái)會(huì)部各派一人任項(xiàng)目小組成員，各小組成員在總負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一調(diào)度下，參與系統(tǒng)的開發(fā)、建設(shè)和實(shí)施。（五）方案總體要求（1）預(yù)算合同管理是集團(tuán)項(xiàng)目的核心業(yè)務(wù)，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理非常重要。因此合同的編報(bào)、合同的變更、合同的執(zhí)行過(guò)程均需要通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)同步執(zhí)行，通過(guò)錄入這些基本數(shù)據(jù)后由用戶審核通過(guò)之后即時(shí)通過(guò)傳輸實(shí)現(xiàn)，最后再實(shí)現(xiàn)每個(gè)團(tuán)號(hào)的收入、支出滾動(dòng)管理。（2）平時(shí)用戶的各種業(yè)務(wù)信息原來(lái)都是通過(guò)Office或WPS數(shù)據(jù)來(lái)錄入的，而且總結(jié)出了很多實(shí)用的表格，用戶就希望通過(guò)這些既定的表格進(jìn)行資料導(dǎo)入和導(dǎo)出，最好能通過(guò)錄入系統(tǒng)進(jìn)行資料錄入和修改，錄入界面也要采用預(yù)定填表式的格式，這種方式傳統(tǒng)且簡(jiǎn)單明了，讓用戶能夠很快地進(jìn)入角色。數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行錄入。這些基本數(shù)據(jù)可能包括合同、收付款、開發(fā)票信息等等。（3）基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出功能能夠幫助用戶進(jìn)一步地審核和留待票據(jù)，減輕用戶錄入的過(guò)程，并且數(shù)據(jù)格式可以與通用的Office等辦公軟件格式兼容，加強(qiáng)系統(tǒng)的簡(jiǎn)單可用性。（4）智能提醒功能也是很重要的系統(tǒng)功能，這些功能讓數(shù)據(jù)庫(kù)的管理智能化，通過(guò)對(duì)信息的定制后，系統(tǒng)能夠?qū)?xiàng)目的收入支出、合同預(yù)算審批、費(fèi)用的報(bào)銷等智能提醒。（5）權(quán)限管理是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要功能，權(quán)限的細(xì)分會(huì)讓業(yè)務(wù)人員能夠更好地管理屬于自己部分的數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化后，不同用戶的使用權(quán)限讓用戶各自查看所屬的數(shù)據(jù)，并能夠通過(guò)管理員進(jìn)行隨時(shí)隨意定制。（6）整體系統(tǒng)的解決方案在設(shè)計(jì)的時(shí)候就將C/S的安全性與B/S的維護(hù)方便結(jié)合起來(lái)，這種結(jié)合使用方式還能夠很好地解決內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間的數(shù)據(jù)傳輸問(wèn)題。（六）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估展覽信息系統(tǒng)打破了管理信息系統(tǒng)的基本設(shè)計(jì)模式，也就是說(shuō)，從一開始就將為目的的展覽項(xiàng)目管理，會(huì)展項(xiàng)目管理和會(huì)議管理服務(wù)為主要研究?jī)?nèi)容，對(duì)會(huì)展管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)提供了一種新的設(shè)計(jì)模式展覽項(xiàng)目計(jì)劃和流程管理所需的信息。從這個(gè)意義上說(shuō)，雖然展覽系統(tǒng)仍然是一個(gè)開放的系統(tǒng)，它可以加強(qiáng)控制和管理的階段，在每個(gè)階段的管理模式，使展覽系統(tǒng)和過(guò)程可以控制，該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。因此，這樣的展示系統(tǒng)不再是一個(gè)簡(jiǎn)單的開放系統(tǒng)，而是幾個(gè)控制良好的閉環(huán)子系統(tǒng)在一段時(shí)間內(nèi)的有機(jī)結(jié)合。會(huì)展管理應(yīng)用系統(tǒng)可以解決一般問(wèn)題和特殊問(wèn)題。雖然展覽活動(dòng)的形式多種多樣，變化多端，但展覽的管理和過(guò)程可分為策劃階段、接待階段、展覽階段、閉幕階段和休會(huì)階段。可以完全忽略每個(gè)活動(dòng)形式上的差異，可以將每個(gè)階段的工作抽象為計(jì)劃、組織、實(shí)施和評(píng)審的研究?jī)?nèi)容。因此，信息處理可以分為三個(gè)階段。系統(tǒng)用戶的主要任務(wù)是制定需要完成的任務(wù)（項(xiàng)目）清單，并對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督和控制。在會(huì)展活動(dòng)中，將業(yè)務(wù)處理工作整合到系統(tǒng)管理中，即在項(xiàng)目管理的前提下，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理的內(nèi)涵、意義和針對(duì)性。展覽活動(dòng)的周期可能很長(zhǎng)，但真正的活動(dòng)只有幾天，其他時(shí)間在策劃和準(zhǔn)備中，他們的作品直接影響著展覽活動(dòng)的順利舉行和觀眾的滿意度。如果出現(xiàn)了錯(cuò)誤，就很難修復(fù)和恢復(fù)影響。因此，有必要在事件發(fā)生的早期