企業(yè)物資采辦內(nèi)控機制研究

企業(yè)物資采辦內(nèi)控機制研究摘要:本文通過對物資采辦環(huán)節(jié)內(nèi)控的重要性和必要性的分析,結(jié)合當前企業(yè)的普遍現(xiàn)狀,對建立物資采辦的內(nèi)控機制進展了討論,提出了企業(yè)建立物資采辦內(nèi)控機制的途徑。Abstract:Thisarticlethroughmanagestheimportancemoditythelinkcontrolsfromtheinsideandthenecessaryanalysis,theunioncurrententerprise'suniversalpresentsituation,toestablishedthemoditytomanagecontrolsfromtheinsidethemechanismtocarryonthediscussion,proposedtheenterpriseestablishedthemoditytomanagecontrolsfromtheinsidethemechanismthemoditymanages,controlsfromtheinside,mechanism一、加強企業(yè)物流管理,必須建立有效的企業(yè)內(nèi)控機制1、物資采辦內(nèi)控的重要性物資采辦環(huán)節(jié)是企業(yè)物流管理中的最薄弱的一環(huán),一是最容易滋生“暗箱操作〞以權(quán)謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣;二是最容易“跑、冒、滴、漏〞,在許多企業(yè)中,采購本錢占企業(yè)總本錢的60%以上。物資采辦作為企業(yè)物流的起點,直接影響其后續(xù)的物料管理、裝卸、搬運、保管、消費、包裝等各環(huán)節(jié),直接決定了企業(yè)的利潤空間,尤其在信息資訊日漸開展的今天,企業(yè)的利潤已更多的集中到降低采購本錢上,因此強化企業(yè)的采購管理,加強物資采辦內(nèi)控,在市場經(jīng)濟的新形勢下,有其特別重要的地位及意義。2、物資采辦內(nèi)控監(jiān)視的必要性(1)建立健全企業(yè)采辦內(nèi)控是適應(yīng)買方市場,降低企業(yè)采購本錢的需要,石油企業(yè)的物資采購本錢占企業(yè)消費建立總投資的50—70%左右,目前我們的企業(yè)要進入低本錢開展階段,降低桶油本錢,增強國際市場競爭力,假設(shè)采辦內(nèi)控機制不夠完善,企業(yè)就不能合理儲藏及不能采購到質(zhì)優(yōu)價廉的物資,將大大增加企業(yè)內(nèi)物流本錢及消費本錢,影響企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量及平安消費質(zhì)量,銷弱企業(yè)市場競爭力。(2)建立健全企業(yè)采辦內(nèi)控是標準物資采購行為的需要,近年來,隨著我國市場經(jīng)濟體制的建立和買方市場的形成,加強和標準企業(yè)內(nèi)部物流的首要環(huán)節(jié)采辦管理已成為一個日益突出的問題,在相當一局部企業(yè)的采購環(huán)節(jié)中,由于內(nèi)控機制不完善,收受回扣和賄賂,舍賤求貴,以次充好,損公肥私的現(xiàn)象非常嚴重,造成企業(yè)資產(chǎn)的大量流失,腐蝕了一批批的干部,給社會風(fēng)氣造成不良影響,假設(shè)不認真解決加以控制,企業(yè)的經(jīng)濟效益就難以進步。(3)建立健全企業(yè)采辦內(nèi)控機制,是推動企業(yè)管理、建立現(xiàn)代化物流管理的需要,現(xiàn)代企業(yè)的管理要求企業(yè)供給物流綜合考慮最大限度的滿足消費需要,消費最大限度的滿足銷售需要,銷售要最大限度的滿足市場客戶的需要。二、完善傳統(tǒng)型的采辦內(nèi)控機制1、信息管理體系。決策是在信息根底上做出的,沒有良好的信息環(huán)境就不可能有良好的決策,沒有信息就沒有決策,企業(yè)的消費經(jīng)營也會停滯,內(nèi)控也就沒有了目的。作為企業(yè)的各級決策者,必須掌握信息,因為假設(shè)只聽下級的匯報,那有時會得到失真的信息,而做出與實際情況不相符合的決策;物資采辦面對市場,當前市場形勢瞬息萬變,不掌握充分的信息,決策就會變成武斷?？沙浞掷糜嬎銠C網(wǎng)絡(luò)及行業(yè)協(xié)會等搜集相關(guān)信息。2、決策透明制度。這是公開公正的前提條件,建立公開透明的決策和管理制度,是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的根本要求,亞星公司采辦的精彩之處,就是把隱蔽的權(quán)利公開化,集中的權(quán)利分散化。一是重大事項集體研究,不搞暗箱操作。二是決策程序公開化,決策程序職工看的清清楚楚。三是分級明確權(quán)限和責(zé)任,根據(jù)物資類別和金額大小,實行分級分權(quán)管理,做到?jīng)Q策透明。3、有效的質(zhì)量監(jiān)視和制約體系。有效的質(zhì)量監(jiān)視和制約是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要內(nèi)容,完善的管理制度和監(jiān)視程序是保證采辦質(zhì)量的根本途徑,標準的物資采辦行為,不能只靠個人的感覺與覺悟,根本途徑是靠制度,使包括經(jīng)營者在內(nèi)的所有人都能做到有法可依、有章可循、有據(jù)可查、違者必究,使質(zhì)量保證走上標準化、制度化。4、責(zé)任明晰、獎罰清楚的內(nèi)部管理體系。這是采辦內(nèi)控機制的重要組成局部,建立現(xiàn)代企業(yè)制度,首先要解決的問題就是責(zé)權(quán)明晰、獎懲清楚,只有這樣我們的內(nèi)控機制才能得到貫徹落實,才能發(fā)揮出其應(yīng)有的作用,充分激發(fā)員工的工作積極性和主動性,促進企業(yè)本著速度、效益、平安的原那么用好、用活采購資金,按照必須、合理、節(jié)省的原那么嚴格控制采辦費用,盤活庫存資金,加速周轉(zhuǎn),使企業(yè)在市場經(jīng)濟競爭中充滿活力和保持良好的經(jīng)濟效益。5、積極進取的團隊精神。這是采辦內(nèi)控監(jiān)視機制能否得到貫徹的組織保證和根底。一個企業(yè),必須建立一個優(yōu)良的隊伍來保證各項經(jīng)營活動的順利施行。而隊伍的團隊意識是企業(yè)在市場中開展的關(guān)鍵,也是企業(yè)的原動力。6、建立優(yōu)良的企業(yè)文化體系,一個企業(yè)的興衰往往與他的企業(yè)文化息息相關(guān),當一個企業(yè)樹立了良好的企業(yè)文化,那么創(chuàng)新的內(nèi)控機制也就已深深扎根到企業(yè)的每一項經(jīng)營活動之中。三、促進企業(yè)從傳統(tǒng)到供給鏈采辦管理的轉(zhuǎn)變1、從采購管理向外部資源管理轉(zhuǎn)變準時化思想對企業(yè)的物流管理提出了嚴峻的挑戰(zhàn),需要改變傳統(tǒng)的單純?yōu)閹齑娑少彽墓芾硇问?進步采購的柔性和市場響應(yīng)力,增加和供給商的信息聯(lián)絡(luò)和互相之間的合作,建立新的供需合作形式。供給鏈管理就是現(xiàn)代企業(yè)物流管理的新思想。即系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、集成性、同步性,外部資源管理是實現(xiàn)上述思想的一個重要的步驟。在傳統(tǒng)的采購形式中,供給商對采辦部門的要求不能得到實時的響應(yīng)。另一方面,關(guān)于產(chǎn)品的質(zhì)量只能事后把關(guān),不能進展實時控制,無法實現(xiàn)同步化運作,而外部資源管理就是將事后把關(guān)轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂频挠行緩?使企業(yè)參與供給商的產(chǎn)品設(shè)計和質(zhì)量控制過程,共同制定有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量標準等,使需求信息能很好地在供給商的業(yè)務(wù)活動中表達出來,實現(xiàn)同步化運營。同時,也是施行精細化消費,零庫存消費的要求,是在消費控制中采用基于訂單流的準時化消費形式,即努力實現(xiàn)消費過程中的零缺陷、零庫存、零交貨期、零故障、零(無)紙文書、零廢料、零事故、零人力資源浪費。2、從為庫存而采購向為訂單而采購轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的采辦形式是為了補充庫存,即為庫存而采購,因此制定的采購方案困難適應(yīng)消費需求的變化,在供給鏈管理形式下,客戶需求訂單驅(qū)動消費訂單,消費訂單驅(qū)動采購訂單,采購訂單再驅(qū)動供給商,這種準時化的訂單驅(qū)動形式得以準時響應(yīng)用戶的需求,從而降低了庫存本錢,進步了物流的速度和庫存周轉(zhuǎn)率。為了企業(yè)可以更好的推廣應(yīng)用現(xiàn)代化(ERP)管理,做好企業(yè)內(nèi)部物流的供給鏈管理,實現(xiàn)為訂單而采購的轉(zhuǎn)變,當前必須注意協(xié)調(diào)做好以下方面工作:首先,企業(yè)必須站在戰(zhàn)略的高度考慮其供給商,并與其建立戰(zhàn)略同盟,使各供給商成為企業(yè)供給鏈上的節(jié)點,實現(xiàn)企業(yè)在供給鏈競爭上的領(lǐng)先地位。其次,對企業(yè)物流進展流程再造。采辦與供給的重點放在協(xié)調(diào)各種方案的執(zhí)行,實現(xiàn)供給鏈精細化運作。再次,建立完善合理的計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),使企業(yè)信息及時準確、全面,在供給鏈上信息資源共享,以利于供給鏈上的各方實現(xiàn)同步化運營,徹底改變企業(yè)信息流程。最后,做好各方面的協(xié)調(diào)工作,在企業(yè)內(nèi)部,采辦部門的作用主要是做好與消費環(huán)節(jié)的溝通,協(xié)調(diào)供給與消費的關(guān)系,在企業(yè)外部,采辦部門應(yīng)主動參與供給商的協(xié)調(diào)方案,在資源共享的前提下,保證供給商不至于因為資源分配不平的矛盾,保證供給鏈的正常運行。3、逐步實現(xiàn)準時制采購準時制采購是為了消除庫存和不必要的浪費而進展持續(xù)性改良,要進展準時化消費必須有準時的供給,供給鏈管理需要準時化采購來保證供給鏈的整體同步化運作。因此,準時化采購是必然的要求,它和傳統(tǒng)的采購管理有許多不同,其中關(guān)于供給商的選擇(數(shù)量與關(guān)系)質(zhì)量控制是其核心內(nèi)容,要施行準時化采購,必須首先考慮做到一些工作,包括:建立準時化采購團隊。其主要職責(zé)是認定和評估供給商的信譽、才能、或與供給商會談簽訂協(xié)議,及發(fā)放免檢證書,負責(zé)供給商的培訓(xùn)與教育;在這個準時化采購團隊中采辦人員的職責(zé):尋找貨源、商定價格,開展與供給商的協(xié)作關(guān)系并不斷改良。從產(chǎn)品質(zhì)量、供貨情況、應(yīng)變才能、地理位置、企業(yè)規(guī)模、財務(wù)狀況、技術(shù)才能、價格與其他供給商的可替代性等,選擇最正確的供給商,并對供給商進展有效的管理。有步驟地施行準時化采購,制定采購策略,改良當前的采購方式,減少供給商數(shù)量,正確評價供給商,向供給商發(fā)免檢證。準時化采購和傳統(tǒng)的采購方式的一個不同之處是買方不需要對采購產(chǎn)品進展比擬多的檢驗手續(xù),需要供給商做到提供百分之百的合格產(chǎn)品,需要實現(xiàn)從預(yù)測的交貨方式向準時化適時交貨方式轉(zhuǎn)變。有效的開展試點工作。在試點過程中獲得企業(yè)內(nèi)部各部門及指導(dǎo)的支持是很重要的,通過試點總結(jié)經(jīng)歷,為正式推廣施行準時化采購打好根底。做好供給商的培訓(xùn)工作。確定雙方共同目的,只有供給商也對準時化采購的策略和運作