聯(lián)科環(huán)保工程公司財務管理制度

PAGE聯(lián)科環(huán)保工程公司財務管理制度第一章現(xiàn)金管理制度第二章費用報銷規(guī)定第三章審批權限及報銷程序第四章員工出差管理規(guī)定及手機報銷標準第五章發(fā)票填寫規(guī)定第六章發(fā)票及收據(jù)管理規(guī)定第七章催繳應收賬款的規(guī)定第八章商品采購制度第九章市場部營銷人員激勵機制第一章現(xiàn)金管理制度一、現(xiàn)金使用范圍規(guī)定1、職工工資、補貼。2、個人勞動報酬。3、根據(jù)國家或企業(yè)規(guī)定頒發(fā)個人的科學技術、文化技術、體育等各種獎金。4、各種勞保、福利費用以及公司規(guī)定的個人其他辦公費用的支出。5、出差人員的差旅費。6、銀行確定的其他支出。二、日?，F(xiàn)金管理規(guī)定1、公司現(xiàn)金收入應于當日存入公司銀行，當日無法存入公司銀行的，應存入保險柜。2、公司支付現(xiàn)金，可以從本單位庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取。3、公司向銀行提取現(xiàn)金的，應當寫明用途，由財務經(jīng)理簽字，報分管副總裁批準。4、公司從開戶銀行中提取現(xiàn)金，不能編造和謊報用途套取現(xiàn)金，不能與其他企業(yè)、單位之間相互借用現(xiàn)金，不能用借款、白條等不符合會計制度的憑證頂替庫存現(xiàn)金。5、公司不能將收入作為個人儲蓄存入銀行，不能建立“小金庫”保留賬外公款。6、出納工作人員應做到賬款相符，月末應該加計本月收入合計、付出合計和庫存余額，做到日清月結。7、依照現(xiàn)金制度規(guī)定，建立定期檢查制度，實行每月最后一天作為現(xiàn)金實地盤點日，檢查監(jiān)督現(xiàn)金收、支、存情況。三、現(xiàn)金管理其他規(guī)定1、對每項現(xiàn)金收、支報銷憑證，出納應認真核對金額是否正確，然后辦理現(xiàn)金收、支手續(xù)。2、對每次報銷憑證，應檢查收款人是否簽名，各項報銷內容是否正確。3、在建工程款項的支付手續(xù)，按公司規(guī)定審批外，對每項工程預付款要有收款單位蓋章。4、本單位采購辦公用品，及生產(chǎn)用具等需支付現(xiàn)金的，采購人員應填寫供貨單位名稱、電話號碼，并且在外來原始單據(jù)中簽注采購人員姓名，以及購貨單據(jù)要蓋購貨單位印章。否則，財務有權不予報銷。5、非公司業(yè)務需要，一律不準與其它單位發(fā)生資金往來。6、一律不得將公款存入個人賬號內，若有特殊情況，報財務部經(jīng)理，分管副總裁同意后方可。第二章費用報銷規(guī)定一、現(xiàn)金借出手續(xù)規(guī)定：（一）因業(yè)務需要借款的員工，應按規(guī)定填寫公司統(tǒng)一印制的借款單。（二）公司各部門因生產(chǎn)、加工、業(yè)務工作需要向財務部暫借現(xiàn)金手續(xù)規(guī)定：1、各部門需借款購買原材料、生產(chǎn)用具、辦公用品以及其他業(yè)務的，由經(jīng)辦人填寫申購單，部門負責人簽署意見，經(jīng)財務部審核同意，報分管副總裁審批，由專職采購員出具借款手續(xù)并按規(guī)定填寫。專職采購員應盡量以銀行轉帳方式付款，公對公轉帳，財務憑合同（或審批過的報告）和付款申請書付款，采購金額小的可支付現(xiàn)金。2、各部門對專項業(yè)務需直接借款處理業(yè)務事項也要填寫“用款申請單”，經(jīng)各部門領導、分管副總裁審批后，方可借款。3、對個別業(yè)務需先付款，后辦理手續(xù)，各部門主管應事前向分管副總裁匯報，取得同意后，方可辦理，不得因業(yè)務忙私自采取先墊款后報銷的做法。（三）借款還款規(guī)定1、原則上職工不得因私借款，如遇特殊情況須由總裁批準。借款人應按約定還款。2、專職采購員借款購買物品的，凡已采購的物品應做好入庫手續(xù)后，7天內隨同“申購單”“發(fā)票”或“購物單據(jù)”、“物資入庫單”，并填寫“費用報支憑證”，經(jīng)財務經(jīng)理、分管副總裁審批后沖賬。3、專職采購員在采購工作中，因備用金有限，需向客戶賒賬購回物資的，仍按上述各項手續(xù)要求進行報批后，財務部根據(jù)資金情況予以安排。但不能因客觀原因，拖延報批手續(xù)，凡超過7天沒有報批已購賒賬物品的，其貨款由采購人員負責。二、行政事務報銷手續(xù)規(guī)定1、凡需辦理行政業(yè)務的經(jīng)辦人員，需向財務部暫借現(xiàn)金的，應參照第一條規(guī)定，做好各項審批手續(xù)，方可借款。2、行政事務辦理完畢后，必須在7天內做好公司內部審批手續(xù)，及時向財務部報銷。逾期將從工資中扣減。3、對行政特別事務需要處理的，應事先向公司總裁或副總裁匯報，經(jīng)書面同意批準后，經(jīng)辦人員方可辦理，財務部予以報銷。三、分支機構內部接待制度1、出于管理及技術支持的原因，集團公司人員赴分支機構出差，適用此制度。2、出差人員的出差補貼，根據(jù)集團公司的制度，由集團公司支付。3、出差人員的住宿由分支機構安排，參照集團公司標準。4、出差人員與分支機構共同宴請第三方人員，按分支機構業(yè)務接待管理制度實施。5、出差人員的往返機票費用由分支機構承擔。6、分支機構安排出差人員用餐，用餐人數(shù)不得超過出差人員2倍。7、每人每次用餐金額不得超過100元，接待用餐每天不得超過一次。8、分支機構僅限報銷餐費，其他費用不得列支。9、總裁費用實報實銷。四、業(yè)務招待報銷公司各部門若因開展業(yè)務工作需招待客戶，須事先填寫“業(yè)務招待申請表”，經(jīng)總裁或分管副總裁批準，方可宴請。各部門用于業(yè)務招待的費用攤入各事業(yè)部、子公司、分公司、合資公司成本。五、汽車費用報銷1、車輛保養(yǎng)和更換配件應填寫“申請表”，公司行政管理主管審核，按財務付款制度審批程序辦理報批，方可安排修理。2、公司汽車定點維修每月汽車修理費用由汽車修理廠的財務人員辦理結算，所有單據(jù)經(jīng)辦司機必須簽字，按費用報銷程序審批報銷。3、每月汽車出車費用應保存完好，按性質按日期先后分類貼，除“過路過橋費”和“停車費”，洗車費票外，高速公路過路費、沿途加油費等由駕駛及隨行人員簽字證明，并注明汽車號碼方可按程序報銷。用車費用計入業(yè)務部門辦公成本中，誰用誰承擔。4、集團公司汽車實行定點加油，每月底集團行政部與加油站對帳，行政部將每部車的用油量列出清單才能按審批程序報批后付款。六、交通費報銷1、出差交通費按實際路程報銷，報銷表上必須填寫交通費明細表，填寫時間、起訖地點、車種、票價、事由等2、公司車輛必須按規(guī)定在定點加油站加油，途中確需加油的油費及過橋費，高速公路收費，停車費等需有正式統(tǒng)一車票，并由隨車人員簽名，并注明行車路線。七、報銷審批程序1、預借款項：外出辦事需預借款者，應根據(jù)費用預算報告填寫借款單據(jù)，部門主管簽字確認，分管領導審批向財務部預借款項。超過2000元報分管副總裁，超過5000元報集團總裁。2、出差人員回公司7天之內必須辦理差旅費報銷手續(xù)，結清預借款。當月預借款未結清時推遲發(fā)放當月工資。特殊情況未能結清需分管副總裁批準。3、報銷程序：應將車票、住宿費等單據(jù)按日期順序貼填整齊清楚，并逐張簽章，填好差旅報銷單，先由部門主管對其出差情況進行認可，附出差派遣單，交財務部經(jīng)理、分管副總裁審核報銷，報銷同時必須向部門負責人交呈出差工作文字報告。4、公司員工出差借款未還清者，一般不得批準新的出差借款。財務部應嚴格按公司財務報銷規(guī)定，認真審核出差費用。第三章審批權限及報銷程序說明：1、以下“A”指金額。2、下屬公司指子公司、分公司及對外投資公司。3、總經(jīng)理指：各事業(yè)部總經(jīng)理、各中心總經(jīng)理、投資管理部總經(jīng)理、各下屬公司總經(jīng)理。4、部門主管指：各部門經(jīng)理。5、元：人民幣單位6、公共部門指：指集團本部行政部、人力資源部、財務部、企劃部、基建辦、采購辦、內審辦、外聯(lián)部、法務部、投資管理部。8、非公共部門指：指集團各事業(yè)部、各中心及下屬公司。一、行政方面1、圖書、刊物訂購申報程序和權限2、固定資產(chǎn)添置申報程序及權限車輛費（保險、養(yǎng)路費、年檢、維修、過路費、油費、行車費、洗車費及保養(yǎng)）申報程序及權限日常辦公設施、設備維修申報程序及權限5、電腦、電話、傳真、郵寄等申請程序商標費申請程序租賃費、物業(yè)管理費、水電費、寬帶費申報程序會務費申報程序★行政報銷程序★二、人力資源方面申報程序（項目：招聘費、工資、福利、培訓費、醫(yī)保社保費等）★報銷程序★三、財務方面申報程序因公借款申報程序手機報銷（手機報銷標準見附件）交通費（外出辦事憑公交車票報銷，特殊情況需要打的需報部門主管或分管領導批準。的士票應注明事由、時間、起點、終點）4、審計費程序5、稅金、銀行手續(xù)費、銀行利息等6、差旅報銷審批程序注：超出報銷標準需報分管副總裁或總裁批準四、綜合類業(yè)務招待申報程序★報銷程序★采購合同審批程序研發(fā)項目審批、報銷程序技術實驗類、生產(chǎn)工程類維保、維修程序采購審批程序（權限另定）展覽費、廣告費審批程序基建工程基建及裝修方案立項審批程序（含報銷）：工程基建及裝修預算審批程序（含報銷）：設計、咨詢費五、往來款審批集團與子公司、分公司及其子公司、分公司之間的往來款、拆借、撥款在5萬元以上由總裁終審，5萬元以下由各公司財務主管簽核，由分管副總裁終審。六、說明各部門在經(jīng)營過程中涉及到需審批的，應按以上審批權限和審批流程辦理，任何特殊情況審批至少需有財務主管及分管副總裁審批方可執(zhí)行，事后再補相關手續(xù)。由總裁終審，總裁不在可由總裁辦秘書匯報總裁后代審，并由秘書備案，按以上規(guī)定審批如有疏漏，次月5日之前應由相關部門提交補審完備。以上審批流程中審批人外出期間，可通過電話或短信向該審批人確認，并報下一環(huán)節(jié)。每月或季度對各公司的財務及行政人事管理進行定期的抽查或審計。各部門應嚴格遵守以上審批流程，各公司財務、出納在付款時應嚴格審核審批流程是否完整，確認程序完整后方可付款，否則將承擔相關責任。經(jīng)辦人在辦理有關部實物管理事項如辦公用品采購、固定資產(chǎn)添置、采購進貨報銷手續(xù)時必須提供經(jīng)倉管員驗收簽字的入庫單。各部門應在相應管理上嚴格把關，按公司各項規(guī)章制度執(zhí)行。杜絕一切弄虛作假，損害公司利益、違規(guī)操作。嚴禁審批權限有意拆分（審批中各項目大部分指單次、單項、單程的費用）各部門在審批過程中應認真、嚴格，并對審核簽字負責。此審批權限及流程若與公司已有規(guī)章制度發(fā)生沖突，以此份為準。第四章員工出差管理規(guī)定及手機報銷標準一、員工出差管理規(guī)定（一）目的：為了規(guī)范公司員工出差管理及相關費用報銷，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍：適用于公司總裁及以下全體員工。（三）內容：1、出差種類出差是指員工因公離開本人工作單位所在地去異地辦理公務的行為過程。具體種類包括：1）短期出差：因公務在外地連續(xù)工作時間在壹個月以內；2）長期出差：因公務在外地工作連續(xù)時間超過壹個月，不滿叁個月；3）異地調動：因工作需要由公司派往原入職工作地點以外（不含境外）地區(qū)工作或在外地連續(xù)工作時間超過叁個月。備注：異地是指距離日常上班地點不少于50公里2、出差申報程序1）員工出差前需填“出差申請單”。出差申請單經(jīng)相關負責人審批簽字后，作為借支和報銷差旅費的依據(jù)；2）部門經(jīng)理級（含）以下員工出差，由部門負責人提出，分管領導（事業(yè)部總經(jīng)理或分公司總經(jīng)理、總部由分管副總裁）或其授權人批準；3）事業(yè)部總經(jīng)理、分公司總經(jīng)理、集團各部門經(jīng)理出差由分管副總裁審批；各部總監(jiān)、副總裁、總裁助理和總裁辦相關人員，出差申請由總裁或其授權人批準；4）經(jīng)過批準的出差申請單，要有一式三份，一份作為出差借款依據(jù)；一份交人力資源部或考勤管理部門作為考勤依據(jù)；一份作為員工出差后報銷差旅費報銷的依據(jù)。3、出差人員訂票程序1）員工出差的車船機票原則上由公司行政部（分公司由負責行政的事務部門）統(tǒng)一辦理。員工填寫訂票明細單辦理訂票手續(xù)，行政部應積極配合給予辦理，若因故未能辦理的，應及時通知訂票員工。2）員工到公司總部或設有常設機構的地區(qū)出差，出差人員可將出差申請單傳真至出差到達地所在地區(qū)行政事務部門，注明到達時間、返程時間及住宿級別；當?shù)匦姓聞詹块T按出差人員級別預定安排住宿。3）因個人原因產(chǎn)生的退票費，由個人承擔；因公產(chǎn)生的退票費，注明原因，由分管領導簽字后，按費用報銷程序可實報實銷。4、員工出差基本要求1）員工在出差前應做好出差前的準備工作，包括行程安排、票務預訂、出差的工作計劃、出差時本崗位工作代理人等。2）出差時應本著多辦實事、快辦實事的原則辦理出差事務，一旦事務處理完畢即結束出差返回。3）出差時若確實無法按原定計劃完成出差任務或有新增任務時，應及時向上級主管匯報，征得上級主管同意后才可改變原定出差計劃。4）出差時各項費用支出，員工應本著節(jié)約的原則辦事，不鋪張浪費。公司遵照節(jié)約有獎原則，出差住宿費、車船費、市內交通費實際發(fā)生費用低于標準規(guī)定時，按節(jié)約總數(shù)額的40%返歸員工，作為出差補貼。5、公司員工出差返程后，在三天之內要完成書面的“出差報告”。報告內容主要反映出差有什么結果或事情辦到什么程度，并認真填寫出差往返日期、去何地何單位辦事及行程活動安排等。該報告應報部門主管審核，在員工報銷“差旅費”時應附在憑證后面，以供報銷參考。6、差旅費的報銷1）員工出差結束后，應在一周之內按財務報銷流程到該費用支出的分公司、事業(yè)部、集團總部的財務部報銷差旅費和核銷借款。當月預借款未結清時推遲發(fā)放當月工資，特殊情況未能結清需部門負責人批準和分管副總裁審批。2）報銷程序：應將車票、住宿費等單據(jù)按日期順序貼填整齊清楚，并逐張簽章，填好差旅報銷單，先由部門主管對其出差情況進行認可，附出差申請單，交財務部經(jīng)理、分管副總裁審核報銷，報銷同時必須向部門負責人交呈出差工作文字報告。3）公司員工出差借款未還清者，一般不得批準新的出差借款。財務部應嚴格按公司財務報銷規(guī)定，認真審核出差費用。出差人員回公司7天之內必須辦理差旅費報銷手續(xù)，結清預借款。4）出差補貼天數(shù)的計算當天中午12:00以后出差，出差補貼和交通補貼按半天計算；當天中午12:00以前返回的，出差補貼和交通補貼按半天計算。5）差旅費的報銷標準：見差旅費報銷標準表。6）到市區(qū)內不同區(qū)屬地公務，可按實報銷交通費。若當日公務時間超過6小時的，可給予20元/天的誤餐補貼。7）一般員工乘坐火車時，若乘坐時間超過10小時或在車上要超過0時的，可乘坐硬臥。7、關于差旅費的報銷的其它規(guī)定1）所有交通費用均按實際并符合稅務機關要求的交通票據(jù)的票面價值報銷，并且不超過公司的報銷標準。2）下級隨同上級出差的，住宿標準和交通工具可按照最高級別報銷。3）凡當天往返的出差，可按規(guī)定報銷差旅費和出差補貼，不得報銷住宿費。4）出差目的地市內交通費實行包干報銷（以到達目的地算起），具體見《差旅費報銷標準》。正常情況下員工出差不允許報銷市內出租車費，特殊情況應在車票上寫明時間、事由和起止地點。5）員工在異地出差需要宴請時，應以短信形式向事業(yè)部負責人提出申請，說明招待事由、宴請對方單位人數(shù)和預計費用，批準后方可宴請；回來后應補填“業(yè)務招待申請表”和“業(yè)務招待報告書”，報相關領導批準后方可報銷。出差人員報銷一次招待費，當天的伙食補貼減半。6）因工作需要，公司中高層領導或員工陪內外賓客出差或洽談業(yè)務期間已由公司開支“業(yè)務招待費”者，返程后一律不得報銷伙食補貼。7）如有兩個同性員工一起出差且住在一起時，則住宿報銷只能報一人次，其住宿標準作相應調整，可按級別高的單人標準的140%報銷。8）不享受手機話費補貼的員工出差，按手機報銷標準給予報銷出差期間的漫游費用。9）出差住宿費、車船費、市內交通費實際發(fā)生費用低于標準規(guī)定時，按節(jié)約總數(shù)額的40%返歸員工，作為出差補貼。10）因工作需要，公司中高層領導或員工出差期間往返交通費和食宿已由公司開支的費用，返程后一律不得報銷住宿費、伙食補貼和往返交通費。11）長期出差人員差旅費報銷標準：A、長期出差人員交通工具、出差補貼參照“短期出差人員差旅費報銷標準”執(zhí)行；B、長期出差人員應購買當?shù)氐氖謾C卡，按照規(guī)定標準報銷手機話費，不再享有手機漫游補貼；C、長期出差人員的住宿最高標準不得高于同級短期出差住宿標準的60%，出差地所在區(qū)部應視出差時間長短等實際情況以租房的方式解決出差人的住宿。12）公司員工差旅費報銷金額發(fā)現(xiàn)弄虛作假，以一罰十，三次內進行教育，四次以上開除。13）集團公司赴分支機構指導或支持工作時，其住宿費、交通費由分支機構承擔（標準按集團公司出差標準），分支機構還須提供工作餐（以當?shù)貥藴剩??；爻毯螽斒氯酥豢蓤箐N伙食補貼與手機通訊漫游費用。14）分支機構相關人員受邀回集團公司匯報工作或辦理其它事務，其當事人住宿費、市內往返交通費由集團公司承擔?；爻毯螽斒氯酥豢蓤箐N伙食補貼與手機通訊漫游費用。15）公司所指的特區(qū)城市為：北京、上海、廣州、深圳、天津、重慶、廈門、海口。省會及沿海開放城市是指除上述城市之外的所有省會城市及沿海各地級市。二、手機報銷標準（一）手機話費報銷標準：職務補貼標準（元/月）備注副總裁、總裁助理、技術總監(jiān)400出差漫游補貼為20元/天集團部門總監(jiān)、事業(yè)部總經(jīng)理，子公司、分公司總經(jīng)理，投資管理部總經(jīng)理，中心（生產(chǎn)制造中心、技術研發(fā)中心）總經(jīng)理300出差漫游補貼為15元/天集團部門經(jīng)理、事業(yè)部副總經(jīng)理，子公司、分公司副總經(jīng)理，中心副總經(jīng)理、外聯(lián)專員250出差漫游補貼為10元/天總裁秘書、事業(yè)部部門經(jīng)理/主任、車間主任、高級工程師、大區(qū)銷售經(jīng)理200出差漫游補貼為10元/天車間副主任、部門副經(jīng)理、區(qū)域銷售經(jīng)理150出差漫游補貼為10元/天銷售經(jīng)理助理、專員、行政司機100專員和其他人員按實際工作需要由個人提出申請，經(jīng)批準后執(zhí)行，出差漫游補貼為5元/天（二）具體報銷要求：1、通訊費報銷時，必須持有國家規(guī)定使用的電信業(yè)專用發(fā)票，如意卡、神州行卡等固定的定額發(fā)票不予報銷。2、通訊費報銷應填寫“費用報銷單”，報銷單上必須注明所報話費的所屬期間，和應該報銷的標準。3、應享受漫游話費補貼的出差人員，在報銷單上注明應報銷的天數(shù)和時間，同時提供出差單復印件。4、所有報銷手機話費的，一律按照發(fā)票上的實際金額和規(guī)定標準報銷。實際金額在報銷標準之內的實報實銷，超過標準的按標準報銷。5、一般的工作人員原則上不予報銷手機話費，如果工作確實需要報銷手機話費的，應由個人提出申請，經(jīng)部門負責人批準后報人力資源部門審核，由人力資源部門統(tǒng)一送交總經(jīng)理審批；總部人員經(jīng)部門負責人批準后報人力資源部審批。審批后的申請報財務部門備案。6、個別工作崗位如因工作需要需與外界通過手機保持經(jīng)常性聯(lián)絡，需提高報銷標準的，分公司人員經(jīng)公司總經(jīng)理審批后還需報總部人力資源部核準；總部人員同樣由人力資源部審批、核準。7、所有有資格報銷手機話費的人員，分公司由人力資源部門統(tǒng)計上報分公司總經(jīng)理批準后交財務部審查備案；總部由總部人力資源部統(tǒng)計、審查后交財務部備案。8、財務人員應嚴格審查報銷話費人員的資格、報銷話費的內容和應報銷話費的標準，凡審查不嚴予以報銷的，損失由責任人賠付并視情況予以處罰。9、本規(guī)定自報銷2007年3月份手機話費開始執(zhí)行，以前有關手機話費報銷規(guī)定一律廢止。第五章發(fā)票填寫規(guī)定在公司與外界企業(yè)、單位的交往過程中，各部門所取得的票據(jù)必須依照以下規(guī)定辦理：必須是蓋有“稅務監(jiān)制章”的正式發(fā)票，否則財務部拒絕報銷。一、客戶區(qū)：單位名稱應填寫全稱，不得簡寫。二、年月日：填寫發(fā)票取得（開票）時的日期。三、品名：填寫購買的物資及勞務的名稱，須與申購單一致。四、規(guī)格：型號填寫要完整。五、單位：填寫購買的物資及勞務的計價單位，如：噸，公斤等。六、數(shù)量、單位、金額：必須填寫無誤，大小寫金額要相符，數(shù)字大寫要規(guī)范。七、企業(yè)蓋章：必須有供應商的公章印鑒。八、填票：必須有供應商（開票人）簽名。九、以上填寫必須字跡工整、清晰、不得涂改。十、不按以上各項要求填寫的，財務部有權拒絕報銷。第六章發(fā)票及收據(jù)管理規(guī)定一、發(fā)票、收據(jù)的管理實行保管、使用分開制，即空白發(fā)票、收據(jù)的管理由財務部一人負責，而開票另一個負責，最后憑此發(fā)票收據(jù)到出納處交款。二、發(fā)票、收據(jù)必須按編號順序領用。開票人到保管人處領用發(fā)票、收據(jù)時，原則上一次只領用一本，并經(jīng)保管人在《發(fā)票、收據(jù)領用登記表》進行登記，開票人簽名。三、開票人使用完的票據(jù)、收據(jù)，必須退還給保管人，才能繼續(xù)領用新的發(fā)票、收據(jù)。否則，保管人可拒絕領用。保管人須將票據(jù)存根歸檔備查。四、作廢的發(fā)票、收據(jù)必須由保管人收回，加蓋“作廢”章或簽上“作廢”字樣，并保存完整。五、在新購回的發(fā)票、收據(jù)上蓋“財務專用章”時，須有財