企業(yè)成功會(huì)議管理技巧

98/98目錄TOC\o"1-3"\h\z引言 2第1章有效利用會(huì)議 21.1你需要開(kāi)會(huì)嗎？ 21.2明確會(huì)議的目的 31.3非正式會(huì)議 41.4正式會(huì)議 51.5革新中的交流方式 61.6會(huì)議類(lèi)型 71.7不要離題 8第2章準(zhǔn)備會(huì)議 102.1邀請(qǐng)與會(huì)者 102.2準(zhǔn)備議程 112.3確定地點(diǎn) 122.4安排座位 152.5準(zhǔn)備會(huì)議用品 17第3章出席會(huì)議 183.1積極參與 183.2外表與講話 193.3傾聽(tīng)發(fā)言 203.4處理問(wèn)題 213.5做備忘錄 23評(píng)估與會(huì)技巧 24第4章主持會(huì)議 244.1了解職責(zé) 254.2研究出席者 264.3掌握會(huì)議節(jié)奏 274.4控制會(huì)議 284.5維持秩序 304.6結(jié)束會(huì)議 324.7運(yùn)用正規(guī)程序 344.8解決正式會(huì)議上的問(wèn)題 36主持能力自測(cè) 37

成功會(huì)議管理技巧若想成功地管理會(huì)議，你要學(xué)習(xí)這些技巧：從構(gòu)劃和準(zhǔn)備議程，到建立正式程序，以及處理易爆局面?！稌?huì)議管理》不僅教你全面主持會(huì)議以及充分參與會(huì)議，而且為你提供實(shí)用方法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的。生動(dòng)有力的提示幫助你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流的會(huì)議管理技巧，從而使你大大提高管理會(huì)議的效率及果斷性。蒂姆·欣德?tīng)枺═imHindle）是倫敦商業(yè)語(yǔ)言咨詢機(jī)構(gòu)“WorkingWords”的創(chuàng)建人。作為編輯顧問(wèn)和作者，他完成了許多著作，其中包括《袖珍經(jīng)理手冊(cè)》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手冊(cè)》、1979年以來(lái)一直是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，1994-1996年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。引言會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，《會(huì)議管理》會(huì)幫助你——不論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主席——提高這些會(huì)議的效果和效率。不論是正式會(huì)議還是非正式會(huì)議，本書(shū)將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。散見(jiàn)于全書(shū)的101個(gè)簡(jiǎn)明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目的提供重要信息。自我評(píng)估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評(píng)估你的進(jìn)步及明確以后的努力方向。如果你能不斷地應(yīng)用本書(shū)所提供的寶貴建議，你就可以非常自信并且成功地管理會(huì)議。第1章有效利用會(huì)議開(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)間和金錢(qián)，因此只有在必要時(shí)才召開(kāi)會(huì)議，并確保會(huì)議簡(jiǎn)短而富有建設(shè)性。1.1你需要開(kāi)會(huì)嗎？大多數(shù)經(jīng)理人員對(duì)花費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)間之多感到有壓力?？墒蔷烤褂卸嗌贂?huì)議能真正解決問(wèn)題？如果你考慮過(guò)會(huì)議真正的代價(jià)，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。1.1.1定義會(huì)議商業(yè)會(huì)議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問(wèn)題或做出決定。幾個(gè)同事在走廊里偶然相遇，也可以說(shuō)是一個(gè)會(huì)議。然而，大多數(shù)工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和地點(diǎn)。這些會(huì)議可以是與高級(jí)經(jīng)理、同事或客戶一對(duì)一的會(huì)議，但通常有兩人以上參加。典型的會(huì)議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。1.1.2考慮成本成功的會(huì)議通過(guò)將合適的人聚集在一起，使其共同為某個(gè)目標(biāo)貢獻(xiàn)他們的才智，因此能夠節(jié)約大量的時(shí)間和金錢(qián)。然而，有許多會(huì)議沒(méi)有必要召開(kāi)，例如小組會(huì)議。開(kāi)始時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明確的目標(biāo)，然而后來(lái)成為一個(gè)慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來(lái)休息一下的機(jī)會(huì)。殊不知這是一種代價(jià)昂貴的奢侈。任何會(huì)議最大的成本通常是與會(huì)者的時(shí)間——從閱讀議程，準(zhǔn)備材料，到出席會(huì)議。如果與會(huì)者還需長(zhǎng)途施行，這個(gè)時(shí)間也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造多少價(jià)值？召集會(huì)議之前，必須考慮所有這些成本。1.1.3把成本加起來(lái)要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，首先計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開(kāi)支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。另外還需計(jì)算召開(kāi)會(huì)議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的成本。會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)果是否真正值這么多錢(qián)？可能值得的，但你經(jīng)常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的效果。1.1.4正在舉行會(huì)議一個(gè)部門(mén)的成員和董事總經(jīng)理聚在一起開(kāi)會(huì)，以解決一個(gè)問(wèn)題。他們的年薪合計(jì)180000英鎊，年管理費(fèi)合計(jì)100000英鎊，另外還有各種雜項(xiàng)費(fèi)用。按此計(jì)算，這個(gè)會(huì)議每小時(shí)的費(fèi)用是178英鎊。銷(xiāo)售經(jīng)理聯(lián)系各種情況提供補(bǔ)充信息銷(xiāo)售代表提出報(bào)告董事總經(jīng)理主持會(huì)議銷(xiāo)售總監(jiān)向銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)提出問(wèn)題秘書(shū)作記錄1.2明確會(huì)議的目的可以為許多不同的原因召開(kāi)會(huì)議，主席和與會(huì)者必須預(yù)先明了確切目的，這樣才能使會(huì)議取得成功。小提示1：從一開(kāi)始就要明確會(huì)議目的小提示2：如果不開(kāi)會(huì)也能解決問(wèn)題，就取消會(huì)議。1.2.1考慮目的大多數(shù)會(huì)議的目的屬于下列幾種之一。要預(yù)先決定所要召開(kāi)會(huì)議的目的屬于其中的哪一種，并確保全體與會(huì)者明了。透露住處信息或提供意見(jiàn)；發(fā)布指示；提出申訴和仲裁；做出決定或貫徹決定激發(fā)創(chuàng)意；提了建議，進(jìn)行討論，并做出最終決定；1.2.2考慮細(xì)節(jié)如果你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開(kāi)始考慮其他細(xì)節(jié)。想一下這個(gè)會(huì)議要開(kāi)多長(zhǎng)，哪幾個(gè)問(wèn)題需要講座以及必須分配給每個(gè)問(wèn)題的時(shí)間是多少。注意留點(diǎn)時(shí)間用于委派任務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)間給予會(huì)間休息及會(huì)議總結(jié)。一定要安排好會(huì)議，以確保恰恰相反當(dāng)?shù)?、有必要?quán)威性的與會(huì)者能夠出席。如果他們不能來(lái)，那就重新安排一個(gè)更合適的時(shí)間。對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)間檢查一下這些會(huì)議是否仍符合一個(gè)實(shí)用目的而不是浪費(fèi)時(shí)間。1.2.3自我提問(wèn)Q每個(gè)人都明確開(kāi)會(huì)的目的嗎？Q是否需要每個(gè)人都出席整個(gè)會(huì)議？Q是否有比開(kāi)會(huì)更好的方法不提出問(wèn)題？Q是否有其他人，他通常不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)議上提出有益的意見(jiàn)？Q使用各種視覺(jué)輔助手段是否有利于會(huì)議？1.2.4評(píng)估個(gè)人的目的無(wú)論你主持會(huì)議或者只是出席會(huì)議，應(yīng)事先考慮會(huì)議規(guī)定的目標(biāo)以及你的個(gè)人目標(biāo)，例如，你可能對(duì)議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接受什么樣的結(jié)果，然后可以開(kāi)始做相應(yīng)的準(zhǔn)備。另一個(gè)需要考慮的問(wèn)題是你能否減少花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間。如果你不需要參加整個(gè)會(huì)議并已決定只出席其中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會(huì)議主席。1.2.5保密事宜如果會(huì)上要講座保密事宜，應(yīng)讓全體與會(huì)者在會(huì)議的開(kāi)始階段就知道，因?yàn)檫@會(huì)影響與會(huì)者的態(tài)度。所有保密事項(xiàng)需要恰當(dāng)?shù)靥幚聿⑶以跁?huì)外出應(yīng)獲得足夠的重視。如果議和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全體與會(huì)者明白每個(gè)項(xiàng)目相應(yīng)的情況。小提示3：仔細(xì)考慮什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉行，什么會(huì)使會(huì)議失敗。1.2.6強(qiáng)調(diào)目標(biāo)如果你主持會(huì)議，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)做飯就要概述這個(gè)會(huì)議的目的和目標(biāo)，這樣就能使全體與會(huì)者在整個(gè)會(huì)議期間都能牢記不忘。提醒與會(huì)者何時(shí)必須做出何種決議以及需傳遞何種信息，并且——如果他們偏離這點(diǎn)——提醒他們注意分配給每個(gè)問(wèn)題的討論時(shí)間。如果你僅是會(huì)議的參與者，你要確保你已為詳盡討論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的準(zhǔn)備。小提示4：考慮一下，如果一個(gè)例行會(huì)議沒(méi)有如期舉行，會(huì)有什么后果。1.2.7你的重要途徑目的未明確，你就無(wú)法確定需要舉行哪種會(huì)議。首先確定會(huì)議的目的及需花時(shí)間，然后邀請(qǐng)與會(huì)者。確定會(huì)議目的決定會(huì)議需要多少時(shí)間保證有關(guān)人員出席1.3非正式會(huì)議非正會(huì)議可以有多種不同的形式，并且可以采取討論會(huì)的形式。非正式會(huì)會(huì)議無(wú)論是偶然進(jìn)行的，或者是按通常的方式如口頭方式召集起來(lái)的，都提供了一些機(jī)會(huì)來(lái)簡(jiǎn)單地解決問(wèn)題。小提示5：記住，高層經(jīng)理的在場(chǎng)可能會(huì)妨礙討論。小提示6：要遠(yuǎn)離你的辦公室召開(kāi)會(huì)議，這樣你就可以輕易地離開(kāi)會(huì)議。1.3.1布置環(huán)境盡管性質(zhì)比較隨意，非正式會(huì)議的成功仍然得益于精心挑選的環(huán)境，如果與會(huì)者感覺(jué)不服，或者要他們?cè)陂_(kāi)放式的辦公室里討論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效討論。選擇合適的環(huán)境，可以幫助你得到所尋求的結(jié)果。1.3.2解決問(wèn)題利用一個(gè)臨時(shí)的會(huì)面，例如與同事在走廊里交談，立刻解決一個(gè)問(wèn)題。1.3.3臨時(shí)會(huì)議只有簡(jiǎn)短的通知并且是順便或立即召集的會(huì)議，稱為“臨時(shí)會(huì)議”。這些臨時(shí)會(huì)議對(duì)于坦誠(chéng)地討論問(wèn)題以及不受大量其他人員的影響而迅速地做出決定是很理想的。不多于三至四人參加的臨時(shí)會(huì)議在解決一些小問(wèn)題時(shí)具有最佳效果。另外，可以利用臨界時(shí)會(huì)議發(fā)布緊急通告。在同事之間，臨時(shí)會(huì)議傾向于以非正式的語(yǔ)言風(fēng)格和輕松的身體語(yǔ)言為特征。建立一種非正式的氣氛，有助于你在會(huì)議中理解其他人的反應(yīng)。注意面部表情：因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面部表情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。1.3.4小型非正式會(huì)議策劃小型非正式會(huì)議是為了通過(guò)討論不解決問(wèn)題，提供反饋，因此與臨時(shí)會(huì)議不同，它應(yīng)該有準(zhǔn)備的時(shí)間。即使舉行一個(gè)只有二三個(gè)人參加的小型非正式會(huì)議，也要記住會(huì)議的目的和時(shí)間限制。恰當(dāng)?shù)乜刂茣?huì)議，你就能讓主要的事情進(jìn)行下去，并且能使與會(huì)者之間進(jìn)行坦誠(chéng)的討論。通過(guò)保持目光接觸這種身體語(yǔ)言中具有表達(dá)性的方式，來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者。1.3.5討論爭(zhēng)議如果你在領(lǐng)導(dǎo)一次討論，你一定要多多運(yùn)用大量鼓勵(lì)性的目光接觸，來(lái)幫助你保持對(duì)會(huì)議的控制。1.3.6交流思想小型的頭腦風(fēng)暴會(huì)議是一個(gè)分享創(chuàng)意的良好論壇。如果你正在主持一個(gè)頭腦風(fēng)暴會(huì)議，安排專(zhuān)人記下與會(huì)者提出的想法，這種書(shū)面記錄常常能夠啟發(fā)出其他建議。1.3.7頭腦風(fēng)暴會(huì)議利用非正式的頭腦風(fēng)暴會(huì)議來(lái)產(chǎn)生新的想法，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問(wèn)題。為了得到最好的效果，事先說(shuō)明會(huì)議的目的和時(shí)間限制，以便與會(huì)者能有所準(zhǔn)備。由一小群各具特長(zhǎng)的人參與的頭腦風(fēng)暴會(huì)議最為有效，所以必須要求每個(gè)人輪流發(fā)言。會(huì)議期間避免評(píng)論或批評(píng)任何想法，因?yàn)檫@會(huì)妨礙提出建議；會(huì)后再判斷這些想法的可行性。1.4正式會(huì)議不同類(lèi)型的正式會(huì)議都有不同的程序規(guī)則。一些會(huì)議，如年度全休會(huì)議，必須依法召開(kāi)；其他的會(huì)議則是自定的，是為了做出一個(gè)特殊的決定或討論一個(gè)問(wèn)題而召開(kāi)。小提示7：讓自己熟悉各種正式會(huì)議的程序。1.4.1正式會(huì)議會(huì)議類(lèi)型特點(diǎn)會(huì)議類(lèi)型特點(diǎn)董事會(huì)會(huì)議由公司的董事們參加——董事會(huì)通常由董事組成。有些國(guó)家的法律規(guī)定董事會(huì)必須共同行使權(quán)力。·董事會(huì)通常定期召開(kāi)會(huì)議，也許一個(gè)月一次，來(lái)討論公司事務(wù)。會(huì)議通常在董事會(huì)的會(huì)議室舉行——這是一個(gè)設(shè)有一張大桌子的正式場(chǎng)合。·董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來(lái)的大會(huì)在大會(huì)上，通常就一個(gè)主題作幾個(gè)報(bào)告。有些大會(huì)對(duì)公眾開(kāi)放，另一些只限某些人參加，如公司雇員。·這類(lèi)會(huì)議適用于大量人員在短時(shí)期內(nèi)交流信息·雖然有時(shí)發(fā)言人會(huì)留有“回答提問(wèn)”這一段時(shí)間，借鑒于大會(huì)的規(guī)模，計(jì)論和聽(tīng)眾參與是很有限的。常務(wù)委員會(huì)會(huì)議常務(wù)委員會(huì)是公司董事會(huì)下屬的一個(gè)小組，它可能是對(duì)經(jīng)常性的事情負(fù)責(zé)，如一位總經(jīng)理的薪金和業(yè)績(jī)的年度評(píng)審。●常務(wù)委員會(huì)定期召開(kāi)會(huì)議來(lái)履行授權(quán)給它的任務(wù)?！窆径聲?huì)可以授權(quán)常務(wù)委員會(huì)代為采取行動(dòng)。●常務(wù)委員會(huì)要先向公司董事會(huì)報(bào)告，然后采取必要的行動(dòng)。外部會(huì)議一個(gè)外部會(huì)議包括某個(gè)組織內(nèi)的一群人和組織外的另一群人，例如來(lái)訪的行業(yè)工會(huì)談判代表?！裨谕獠繒?huì)議上，保守機(jī)密是一個(gè)重要問(wèn)題。與會(huì)者應(yīng)仔細(xì)思考哪些信息必須保密；為了達(dá)到目的哪些信息可以在會(huì)上披露?！裢獠繒?huì)議可以在中立地點(diǎn)進(jìn)行。專(zhuān)門(mén)委員會(huì)會(huì)議公司董事會(huì)可以建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)委員會(huì)，研究一個(gè)需要特別注意的問(wèn)題。與整個(gè)董事會(huì)相比，這個(gè)小組會(huì)更加頻繁地召開(kāi)會(huì)議。●必要時(shí)，專(zhuān)門(mén)委員會(huì)可以開(kāi)會(huì)討論專(zhuān)業(yè)性特別強(qiáng)的特殊問(wèn)題，或詳細(xì)分析復(fù)雜問(wèn)題?！裨S多公司董事會(huì)發(fā)現(xiàn)難以在一個(gè)月內(nèi)召開(kāi)一次以上的會(huì)議，而專(zhuān)門(mén)委員會(huì)可以定期召開(kāi)會(huì)議，而且只涉及必要的人員。年會(huì)（AGM）年會(huì)一年一次，常常是規(guī)定的，召集公司董事與股東討論過(guò)去一年的事務(wù)和未來(lái)的計(jì)劃?！衲陼?huì)允許股東向公司董事提問(wèn)，并要求他們京公司的業(yè)績(jī)做出解釋?！穸聜兝眠@個(gè)機(jī)會(huì)尋求年度決算的批準(zhǔn)，重新任命審計(jì)師，并討論未來(lái)的計(jì)劃和策略。公眾會(huì)議公眾會(huì)議對(duì)任何人都開(kāi)放。這種討論的形式可被地方政府或私人活動(dòng)小組所采用，用來(lái)與公眾討論各類(lèi)事項(xiàng)，或?yàn)楣舅捎?，以討論未?lái)的發(fā)展。所有的成員被邀請(qǐng)出席公眾會(huì)議。通常事先在當(dāng)?shù)厣缃恢行?、公共圖書(shū)館及地方報(bào)紙或雜志上通告。公眾會(huì)議的議程通常只有一項(xiàng)供討論的主要議題。臨時(shí)股東大會(huì)（EGM）如果為了立該采取行動(dòng)而需獲得股東的批準(zhǔn)，則可召開(kāi)臨時(shí)股東大會(huì)。臨時(shí)股東大會(huì)可以在兩次年會(huì)之間的任何時(shí)候召開(kāi)。●應(yīng)提前一些時(shí)間向股東們發(fā)出臨時(shí)股東大會(huì)的通知，提前多少時(shí)間則隨國(guó)家而異。●臨時(shí)股東大會(huì)的操作規(guī)則通常與年會(huì)一樣。1.4.2遵守規(guī)則管理正式會(huì)議的規(guī)則可能是復(fù)雜的，并且隨國(guó)家和組織的不同而異。規(guī)則能決定會(huì)前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會(huì)者的權(quán)利，表決工作應(yīng)當(dāng)遵循的程序。如你參加一個(gè)正式會(huì)議，應(yīng)事先了解應(yīng)當(dāng)遵循的一些規(guī)則。小提示8：注意正式會(huì)議中的一切法律要求。1.5革新中的交流方式計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)（統(tǒng)稱為信息技術(shù)，或IT）的快速發(fā)展，使面對(duì)面的會(huì)議數(shù)量大大減少。你可利用這些高科技工具減少出席會(huì)議的時(shí)間。小提示9：在會(huì)議前，打電話給與會(huì)者，讓他集中到議題上來(lái)。小提示10：對(duì)信息要有選擇性地吸取，避免信息超載。1.5.1虛擬通訊數(shù)字技術(shù)正在革新交換信息的傳統(tǒng)方法，大大減少了旅行的必要性。電話會(huì)議、實(shí)時(shí)視頻在線會(huì)議、電子郵件和因特網(wǎng)通訊這些數(shù)字技術(shù)正替代著面對(duì)面的會(huì)議。在召集各地人員開(kāi)會(huì)之前，考慮以上這些選擇。1.5.2視頻會(huì)議現(xiàn)在，利用實(shí)時(shí)音頻和視頻連接的視頻會(huì)議是一種被廣泛應(yīng)用的、對(duì)用戶友好程度正在提高的開(kāi)會(huì)方法。假如你那里已具備這種技術(shù)，你可以利用這類(lèi)會(huì)議，像電話會(huì)議，聯(lián)絡(luò)在世界各地的人。視頻會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)是能顯示身體語(yǔ)言和面部表情，這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素。小提示11：組織和舉行電話會(huì)議時(shí)，考慮世界各地的時(shí)差。出席視頻會(huì)議將傳統(tǒng)的和新的方法結(jié)合起來(lái)，為你所用。例如，讓無(wú)法來(lái)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的代表通過(guò)視頻設(shè)備來(lái)出席會(huì)議。小提示12：通過(guò)設(shè)定一個(gè)時(shí)間限制來(lái)優(yōu)化在線會(huì)議。小提示13：當(dāng)你在電話會(huì)議中發(fā)表講話時(shí)，不斷重復(fù)你的姓名。1.5.3文化差異跨文化商務(wù)交流中的常見(jiàn)障礙包括語(yǔ)言的不同、時(shí)區(qū)差異和國(guó)與國(guó)之間旅行時(shí)間的不同，以及文化期望的不同。然而信息技術(shù)正使得這些困難減小：電子郵件提供一種現(xiàn)成的通訊渠道而與地點(diǎn)和時(shí)區(qū)無(wú)關(guān)。英語(yǔ)的廣泛使用，會(huì)在正式交往中妨礙其母語(yǔ)不是英語(yǔ)的發(fā)言者，在電子郵件中這就是一個(gè)小問(wèn)題了，因?yàn)榘l(fā)送的信息是相對(duì)簡(jiǎn)短并且是非正式的，較少需要熟練的語(yǔ)言運(yùn)用。1.5.4電子郵件電子郵件（e-mail）可使你以很快的速度與頻率通過(guò)因特網(wǎng)發(fā)送和接收書(shū)面信息。這相當(dāng)于另一種形式的會(huì)議延續(xù)幾天甚至幾星期，因?yàn)榕c會(huì)者聚在一個(gè)“虛擬的”會(huì)議地點(diǎn)評(píng)論當(dāng)前的議題和問(wèn)題，或者討論一些事情。在組織之內(nèi),電子郵件能使來(lái)自不同部門(mén)和不同地點(diǎn)的大量雇員代表參加討論，而不會(huì)遇到真實(shí)會(huì)議中的麻煩和花費(fèi)。然而非必要的信息會(huì)快速地積累。盡量保持全部信息簡(jiǎn)短扼要_這將有助于限制“會(huì)議＂的議程。有效的聯(lián)系視頻會(huì)議讓你們充分交流，即使在你們不能見(jiàn)面時(shí)。首先準(zhǔn)備好設(shè)備，包括書(shū)面材料和整套身體語(yǔ)言。1.6會(huì)議類(lèi)型有多種類(lèi)型的會(huì)議-正式的和非正式的，每一種類(lèi)型適合于一種特定的目的，因此在你開(kāi)始安排會(huì)議和通知與會(huì)者之前，決定哪種類(lèi)型的會(huì)議最能達(dá)到你和目的。小提示14：仔細(xì)地思考你需要舉行的會(huì)議的類(lèi)型。小提示15：使會(huì)議規(guī)模盡可能小些，盡量避免分散注意力。1.6.1需考慮的因素一旦你已經(jīng)決定召開(kāi)一次會(huì)議，下一步就需要考慮一系列的因素，例如會(huì)議的緊迫性，即是否必須立即召開(kāi)？誰(shuí)參加？你想從會(huì)議中得到什么？牢記這些問(wèn)題和你的主要目標(biāo)，然后選擇最合適的會(huì)議類(lèi)型。例如一對(duì)一的會(huì)議或正式的委員會(huì)會(huì)議通常最合適做出決定，而頭腦風(fēng)暴會(huì)議對(duì)于交流想法是非常有益的。1.6.2決定會(huì)議規(guī)模會(huì)議的目的會(huì)影響其理想的規(guī)模。大會(huì)或小會(huì)都有其優(yōu)缺點(diǎn)：大群人可提出各種意見(jiàn)，但是這些成員可能會(huì)分成派系；小群人一起行動(dòng)可能會(huì)更有效，但是思路比較狹窄。通常的會(huì)議有六至九人參加。這樣的規(guī)模既不太大，也較容易控制；也不太小，可以激起辯論。這樣規(guī)模的會(huì)議能鼓勵(lì)人們出席會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者知道他們的意見(jiàn)能引起他與會(huì)者的注意。小提示16：在一個(gè)顯著的位置上放一塊表或一只鐘，以便掌握時(shí)間。1.6.3會(huì)議目的和類(lèi)型相符合目的需要考慮的事項(xiàng)會(huì)議類(lèi)型處理信息例如聽(tīng)取報(bào)告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化最多涉及三個(gè)人非正式的小及四個(gè)人以上，或一個(gè)團(tuán)隊(duì)正式的要求反饋度討論非正式或正式的讓公司董事了解最新形勢(shì)正式的涉及股東年會(huì)或臨時(shí)股東大會(huì)要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。公開(kāi)的涉及提供信息的發(fā)言人新聞發(fā)布會(huì)解決問(wèn)題例如應(yīng)付不滿。僅涉及一人一對(duì)一需要幾個(gè)人或一個(gè)團(tuán)隊(duì)的投入專(zhuān)門(mén)委員會(huì)涉及緊急問(wèn)題臨時(shí)的做出決定例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動(dòng)需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問(wèn)題監(jiān)時(shí)的涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問(wèn)題正式的要求一個(gè)組織的最高層進(jìn)行討論或授權(quán)董事會(huì)要求公司的股東們授權(quán)年會(huì)或臨時(shí)股大會(huì)激發(fā)創(chuàng)意例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風(fēng)暴需要對(duì)有關(guān)事宜的報(bào)告進(jìn)行考慮、討論或準(zhǔn)備正式的1.7不要離題會(huì)議未能達(dá)到目的可能有各種原因：與會(huì)者可能帶有相互沖突的目的，會(huì)議可能迷失了方向，或者議題太多，時(shí)間不夠。事先商定會(huì)議目標(biāo)有助于實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。小提示17：傳閱議程及所有的相關(guān)材料。小提示18：會(huì)前爭(zhēng)取來(lái)自可能的同盟者的支持。1.7.1思考在前會(huì)議之前，考慮周到并詳細(xì)計(jì)劃是非常重要的，這樣可以保證會(huì)議順利進(jìn)行。首先，傳閱一份清晰的議程。確保會(huì)議有充足的時(shí)間，避免匆匆掠過(guò)議程上的主要項(xiàng)目而結(jié)束會(huì)議。辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會(huì)議控制權(quán)的與會(huì)者，并估計(jì)他們的論點(diǎn)。找出那些與你有同樣觀點(diǎn)的人，并鼓勵(lì)他們支持你的論點(diǎn)。1.7.2避免陷阱通過(guò)良好的準(zhǔn)備和全體與會(huì)者的參與，會(huì)議上出現(xiàn)的大多數(shù)陷阱是可以避免的。必須確保：研究會(huì)前傳閱的全部會(huì)議材料；準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議；嚴(yán)格并認(rèn)真地按照議程進(jìn)行會(huì)議；如果主持會(huì)議，盡可能讓更多的人提出問(wèn)題和回答；保證與會(huì)者充分了解已經(jīng)做出的決定。當(dāng)議程上最后一項(xiàng)（通常標(biāo)以”其他事宜”）開(kāi)始進(jìn)行時(shí)，與會(huì)者可能會(huì)在底下相互交談，提出一些小問(wèn)題。如果你主持會(huì)議，讓每個(gè)人有秩序地獲得發(fā)言機(jī)會(huì)。小提示19：確保在會(huì)議之前就會(huì)議目的取得一致。小提示20：當(dāng)與會(huì)者偏離議程時(shí)提醒他們。1.7.3舉行會(huì)議積極的行為消極的行為會(huì)議開(kāi)始會(huì)議開(kāi)始一次討論議程上的問(wèn)題獲得關(guān)于每個(gè)問(wèn)題的意見(jiàn)果斷而積極地開(kāi)始與會(huì)者遲到把討論控制在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)偏離議程的情況與會(huì)者有效地提出建議與會(huì)者之間出現(xiàn)分歧找到可行的解決辦法各種意見(jiàn)都探討過(guò)概括要點(diǎn)并取得一致會(huì)議沒(méi)有結(jié)果允許其繼續(xù)爭(zhēng)吵爭(zhēng)吵以僵局告終商討折衷辦法轉(zhuǎn)入目標(biāo)做出決定結(jié)束會(huì)議第2章準(zhǔn)備會(huì)議花費(fèi)在準(zhǔn)備會(huì)議上的時(shí)間很少會(huì)浪費(fèi)。確保會(huì)議在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。2.1邀請(qǐng)與會(huì)者選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議可以決定會(huì)議是否能達(dá)到目的。每一個(gè)被邀請(qǐng)者都應(yīng)當(dāng)出席，因?yàn)樗麄兡芴岢龈髯蕴厥獾囊庖?jiàn)，否則會(huì)議就不能充分利用與會(huì)者們的時(shí)間。小提示21：考慮與會(huì)者在一個(gè)小組環(huán)境中如何工作。小提示22：排定會(huì)議時(shí)間表之前要考慮旅行時(shí)間。2.1.1選擇出席者當(dāng)你考慮邀請(qǐng)誰(shuí)時(shí)，可能某些人是當(dāng)然的出席對(duì)象。例如，如果討論一個(gè)貸款項(xiàng)目，你應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。另一些人可以提供專(zhuān)門(mén)的技巧或建議。邀請(qǐng)那些有良好溝通技巧的人參加會(huì)議。他們能夠幫助小組卓有成效地工作。，并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。若某些與會(huì)者只需參加會(huì)議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項(xiàng)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，這樣可以節(jié)約這些與會(huì)者的時(shí)間，并使會(huì)議易于控制。2.1.2評(píng)估貢獻(xiàn)當(dāng)你列出了與會(huì)者的初步名單時(shí)，依次確認(rèn)每個(gè)人可能做出的貢獻(xiàn)：他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷(xiāo)售經(jīng)理報(bào)告客戶的反應(yīng)。他們能否提供特殊的意見(jiàn)或信息？例如，一位生產(chǎn)經(jīng)理。他們的專(zhuān)業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭(zhēng)議的律師。他們能否實(shí)施已獲得同意的行動(dòng)？例如，在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上的一位財(cái)務(wù)主管。2.1.3考慮參與者提供信息：邀請(qǐng)公司某一部門(mén)成員，例如生產(chǎn)或銷(xiāo)售部門(mén)成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門(mén)的進(jìn)展情況。提供意見(jiàn)：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)，因而有資格向其他成員提供有用的意見(jiàn)。提供特殊的專(zhuān)長(zhǎng)：具有特殊技能的專(zhuān)家，或是來(lái)自公司內(nèi)部，或者來(lái)自公司之處，他們的出席都可能促進(jìn)討論。授權(quán)行動(dòng)：尤其是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個(gè)新的合同，可能要求一位財(cái)務(wù)主管在場(chǎng)授權(quán)這個(gè)行動(dòng)。小提示24：議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出發(fā)言者的姓名2.1.4通知與會(huì)者組織會(huì)議最困難的部分之一是確定一個(gè)時(shí)間，以適合你的全體與會(huì)者。有時(shí)，確定會(huì)議時(shí)間的最簡(jiǎn)單的方法是。把會(huì)議安排在由同一批與會(huì)者參加的另一個(gè)會(huì)議之后，否則電子郵件或電話要來(lái)來(lái)往往直到至確定會(huì)議日期。如果有人不能按所提出的時(shí)間出席會(huì)議，在重新安排會(huì)議時(shí)間之前，考慮下下如果沒(méi)有他參加，會(huì)議是否仍可舉行。通常需要就會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)作書(shū)面的確認(rèn)。要點(diǎn)必須明確通知與會(huì)者關(guān)于會(huì)議的日期、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議的目的。與會(huì)者應(yīng)當(dāng)明白他們將對(duì)會(huì)議做出哪些貢獻(xiàn)。會(huì)前向全體與會(huì)者提供書(shū)面的背景材料。會(huì)議場(chǎng)所必須有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，會(huì)場(chǎng)大小適宜。2.2準(zhǔn)備議程使與會(huì)者明確會(huì)議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的議程。準(zhǔn)備議程有幾種方法，選用一個(gè)適合你目的的方法。小提示25：避免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開(kāi)會(huì)，例如緊接在午餐之后。2.2.1編排議程會(huì)議議程是需要提出度討論的問(wèn)題或項(xiàng)目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項(xiàng)目需要確定細(xì)致程度。你會(huì)發(fā)現(xiàn)與其他會(huì)者商計(jì)是有用的。若有許多的問(wèn)題要討論，就給每一項(xiàng)目分配一個(gè)時(shí)間限度，以保證你不會(huì)超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。在會(huì)前多久開(kāi)始準(zhǔn)備議程決定于需要多少準(zhǔn)備時(shí)間。小提示26：保證將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。2.2.2編寫(xiě)議程在為類(lèi)似會(huì)議編寫(xiě)議程時(shí)，可把這份簡(jiǎn)單的議程作為模板。給每一項(xiàng)標(biāo)出號(hào)碼，并給每一項(xiàng)分配一個(gè)開(kāi)始時(shí)間，以有利于那些不需參加整個(gè)會(huì)議的與會(huì)者。小提示27：議程應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短。例如：委員會(huì)會(huì)議議程7月6日上午11點(diǎn)格林?德雷飯店（議程開(kāi)頭為會(huì)議日期、時(shí)間與地點(diǎn)）⒈（11：00）任命一位會(huì)議主席⒉（11：10）為缺席致⒊（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄⒋（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)⒌（11：45）討論聯(lián)絡(luò)司宜(每項(xiàng)編號(hào)、每項(xiàng)均有一個(gè)起紿時(shí)間)（12：00）會(huì)間休息⒍（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)⒎（12：45）特別事項(xiàng)⒏（13：00）其他動(dòng)議⒐（13：15）其他事宜⒑（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)（下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫(xiě)在議程的未尾）小提示28：試將議程限于一頁(yè)紙要點(diǎn)議程包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。議程中關(guān)于會(huì)議的主要目的應(yīng)盡量明確全體與會(huì)者需要確切知道會(huì)議對(duì)他們的要求分配給每一項(xiàng)的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序時(shí)間。無(wú)人會(huì)介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超過(guò)預(yù)定時(shí)間是令人不快的。2.2.3構(gòu)想議程當(dāng)你撰寫(xiě)會(huì)議議程時(shí)，盡量按邏輯排列主題，并把類(lèi)似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一遍又一遍的情況出現(xiàn)。你的議程可以從常規(guī)事情開(kāi)始，如指定一位會(huì)議主席，為缺席致，然后轉(zhuǎn)入批準(zhǔn)上次會(huì)議（若相關(guān)）備忘錄并聽(tīng)取前次會(huì)議上接受任務(wù)者的報(bào)告。會(huì)議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問(wèn)題，例如最新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)及銷(xiāo)售情況，進(jìn)行大量的討論。最后是其他事宜，并計(jì)劃確定下次會(huì)議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。小提示29：早些討論最重要的問(wèn)題，此時(shí)與會(huì)者最有精神。2.2.4分發(fā)議程一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會(huì)者，供評(píng)論、補(bǔ)充或征求同意。如果你希望在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項(xiàng)目，必須征得與會(huì)者的同意。與增加項(xiàng)目相比，他們可能會(huì)更喜歡減少一些項(xiàng)目，除非他們對(duì)你希望加上去的項(xiàng)目有特殊的趣。當(dāng)與會(huì)者抵達(dá)會(huì)議時(shí)給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時(shí)事件而必須這樣做，例如主席生病，或財(cái)務(wù)情況的突然變化。盡可能在會(huì)議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。2.2.5要做的事⒈決定需要在會(huì)上提出的問(wèn)題。⒉將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于其他項(xiàng)目的建議。⒊將建議匯總到下一個(gè)草案中。⒋重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。2.3確定地點(diǎn)選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅此是一個(gè)舒適的問(wèn)題，而且要使與會(huì)者感覺(jué)到這個(gè)場(chǎng)所是適合于這個(gè)會(huì)議的。對(duì)所有會(huì)議都這們，無(wú)論小會(huì)或大會(huì)，正式會(huì)議或非正式會(huì)議。小提示30：為那些需作長(zhǎng)途旅行者考慮所要花費(fèi)的時(shí)間小提示31：為殘疾與會(huì)者提供必要的設(shè)備。2.3.1認(rèn)清你的需要會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。若會(huì)議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開(kāi)放式辦公室如開(kāi)正式會(huì)議。對(duì)于你本部門(mén)的會(huì)議，仍有一個(gè)選擇問(wèn)題，你必須決定家中、中立處或外地哪個(gè)最適合你的需要。2.3.2選擇會(huì)議地點(diǎn)如果你在安排一個(gè)會(huì)議，要租用會(huì)場(chǎng)及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價(jià)格，尤其在預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這種做。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個(gè)折扣。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會(huì)者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。城外會(huì)議場(chǎng)所對(duì)與會(huì)者吸引力較小，但如果會(huì)議持續(xù)一天以上那是值得的。另一方面，一個(gè)城市的愉快舒適可能有助于吸引人來(lái)參加持續(xù)幾天的會(huì)議。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會(huì)議地點(diǎn)。2.3.3法律方面考慮根據(jù)法律，必須邀請(qǐng)某些人參加某種會(huì)議，如公司的股東年會(huì)—雖然有一些不道德的公司找一個(gè)不合適地點(diǎn)或時(shí)間召開(kāi)會(huì)議以通過(guò)不得人心的提議。給年會(huì)設(shè)定一個(gè)使股東無(wú)法投票的日期和地點(diǎn)，這是不合法的。將公眾會(huì)議放在難于接近的地點(diǎn)也是不合法的。2.3.4評(píng)估環(huán)境在任何會(huì)議中，物理因素起著重要的作用。不論什么場(chǎng)合，注意使與會(huì)者足夠舒適以集中精力開(kāi)會(huì)，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過(guò)分。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對(duì)于維持一種活躍的氣氛是重要的。小提示32：確定電話已被移出會(huì)議室。2.3.5考慮各種類(lèi)型的會(huì)議場(chǎng)所會(huì)議場(chǎng)所考慮的因素你的辦公室你的工作位置或一張會(huì)議桌，外加幾把椅子。你的全部參考資料在手邊。你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。可能會(huì)有電話干擾，或者有人打擾。下級(jí)的辦公室一位下級(jí)的工作處?？赡芴岣咭晃幌录?jí)的地位和士氣如果工作處狹小，可能會(huì)使雙方都感不適單位會(huì)議室供員工使用的公司會(huì)議室避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問(wèn)題處人可能同與會(huì)者接觸而打擾會(huì)議外面的會(huì)議室在你公司之外的一個(gè)中立的會(huì)議室。保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)。如果保密是重要的，這類(lèi)會(huì)議室很有用?？赡馨嘿F，并且每人個(gè)人都不熟悉。會(huì)議中心一個(gè)大的聚會(huì)場(chǎng)所，例如在一所大學(xué)里。具有開(kāi)大會(huì)的設(shè)備。需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)?？赡苋鄙俜钦降男∫?guī)模聚會(huì)的機(jī)會(huì)。城外的會(huì)議場(chǎng)所異地的一間辦公室、會(huì)議室或飯店。如果與會(huì)者來(lái)自全世界，那是合適的。在某種場(chǎng)合增加幾分的力。旅途、時(shí)間和食宿花費(fèi)很多。2.3.6避免陷阱有幾個(gè)原因（有的明顯，有的不太明顯）使會(huì)議場(chǎng)所選擇得不好。當(dāng)你尋找和預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)預(yù)計(jì)避免下列常見(jiàn)的陷阱：參加會(huì)議的人比預(yù)計(jì)的要多——房間不夠大，人們感到不舒服。出席人數(shù)比預(yù)計(jì)的少得多，空蕩蕩的房間令人?？照{(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。會(huì)議室中的燈光開(kāi)關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問(wèn)題。會(huì)議地點(diǎn)或附近缺少服務(wù)部門(mén)，如咖啡廳或銀行。小提示33：把有潛在問(wèn)題的會(huì)議安排在中立地點(diǎn)。要點(diǎn)會(huì)前對(duì)于不熟悉的會(huì)場(chǎng)至少訪問(wèn)一次。房間最好有窗，可以打開(kāi)或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開(kāi)關(guān)的位置。洗室及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明。椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。小提示34：要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\(yùn)輸?shù)目衫们闆r，時(shí)間表和季節(jié)性變化。2.3.7案例研究隨著公司的發(fā)展，會(huì)計(jì)部門(mén)與銷(xiāo)售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題，所以會(huì)計(jì)經(jīng)理在一個(gè)方便于銷(xiāo)售部門(mén)的房間里召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，討論一起工作的方法。然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。正在翻動(dòng)的圖表。空調(diào)無(wú)效，窗也未開(kāi)，所以室內(nèi)悶熱；一扇門(mén)開(kāi)著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個(gè)人生氣地走了。經(jīng)理回來(lái)詢問(wèn)建議，但幾沒(méi)有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)際的解決辦法。選擇了錯(cuò)誤的會(huì)議場(chǎng)所：這個(gè)事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會(huì)議場(chǎng)所，實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系。在一個(gè)沒(méi)有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門(mén)的聚會(huì)可能會(huì)獲得更積極的結(jié)果。2.3.8關(guān)注音響效果一個(gè)構(gòu)建良好的會(huì)議室并不保證能有一個(gè)好的會(huì)議，但是它可顯著增加這種機(jī)會(huì)。記住你的會(huì)議目標(biāo)。大多數(shù)會(huì)議的主要目的是與別的與會(huì)者口頭交談來(lái)分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。即使在一個(gè)小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會(huì)有這種問(wèn)題，而音響效果對(duì)于有眾多與會(huì)者參加的會(huì)議尤其重要。如果運(yùn)用視覺(jué)因素，例如使用視覺(jué)輔助裝置，視聽(tīng)效果都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有礙視線。小提示35：找一個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的會(huì)議場(chǎng)所。2.3.9在良好的氛圍中開(kāi)好會(huì)議好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。如果聽(tīng)眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。發(fā)言者會(huì)由此受到鼓勵(lì)而講得更好。2.3.10案例研究一家廣告公司安排會(huì)見(jiàn)一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。這個(gè)客戶的工作場(chǎng)所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開(kāi)放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會(huì)議設(shè)備的飯店。會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來(lái)飯店檢查會(huì)議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽(tīng)設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來(lái)準(zhǔn)備的。開(kāi)會(huì)那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來(lái)測(cè)試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會(huì)議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶。提供完善的會(huì)議場(chǎng)所：正如這個(gè)事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過(guò)程，這樣這個(gè)廣告公司能預(yù)先排除潛在的問(wèn)題，從而能集中在他的展示工作上。另外，這里廣告公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。2.4安排座位與會(huì)者座位的安排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目的。小提示36：考慮多個(gè)安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。2.4.1一對(duì)一會(huì)議在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會(huì)議，可通過(guò)適當(dāng)安排座位來(lái)影響會(huì)議的正式程度。一對(duì)一會(huì)議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對(duì)面的。為了解與會(huì)對(duì)方對(duì)會(huì)議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會(huì)前你先坐下，再看他坐在哪里。支持性的：如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。合作性的：坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。面對(duì)面的：坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。小提示37：在非正式的會(huì)議上用圓形會(huì)議桌。2.4.2就座分組大型會(huì)議的目的決定會(huì)議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長(zhǎng)方形的桌子，“雙方”可相對(duì)而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級(jí)觀念，主席就座于長(zhǎng)桌的頂端。對(duì)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而坐。如果一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對(duì)主席。2.4.5文化差異等級(jí)在某些文化中顯得特別重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長(zhǎng)者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個(gè)資力較低的副總裁決不會(huì)被安排在比總裁更重要的座位上。面對(duì)面就座：當(dāng)你在討論問(wèn)題或試圖做出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。顯示等級(jí)：如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資力遞降順序就座。主席坐在長(zhǎng)桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。自由討論：如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌。主席可坐在任何一個(gè)座位上小提示38：確保任何與會(huì)者能互相看到。2.4.6運(yùn)用策略來(lái)排座主席坐的位置決定了其他座位的意義。習(xí)慣上主席位置在長(zhǎng)桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要這樣排座。策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。明確你想從會(huì)議得到什么，然后通過(guò)安排座位幫助你達(dá)到目的。對(duì)于有爭(zhēng)議的問(wèn)題，通過(guò)座位安排把派系分散開(kāi)，避免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題?？筛鶕?jù)你了解和分析的與會(huì)各人對(duì)所要討論問(wèn)題的觀點(diǎn)，來(lái)構(gòu)劃座位安排圖。目光接觸對(duì)于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一想誰(shuí)應(yīng)該能夠與誰(shuí)進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。小提示39：安排座位時(shí)，使就座者相互間保持一臂間距。小提示40：不要讓與會(huì)者就座于直射的陽(yáng)光下。2.4.7分散對(duì)抗畫(huà)一張座位安排表，以與會(huì)者對(duì)即將討論的最有爭(zhēng)議的問(wèn)題的觀點(diǎn)為依據(jù)，這會(huì)有助于分散與會(huì)者在這一事項(xiàng)上的對(duì)抗性。圖例主席意見(jiàn)未定者支持者反對(duì)者視線意見(jiàn)未定者看著主席尋求引導(dǎo)反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用意見(jiàn)未定的與會(huì)者可清楚地看到和聽(tīng)到全部觀點(diǎn)動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者動(dòng)議的反對(duì)者被支持者的座位隔開(kāi)支持者在這個(gè)位置上有利于把情況傳給意見(jiàn)未定的出席者主席與大部分與會(huì)者尤其是意見(jiàn)未定者保持目光接觸反對(duì)者坐在主席旁邊以“平衡”會(huì)議桌支持者可以影響那些反對(duì)者2.4.8觀察座位安排如果會(huì)議沒(méi)有正式排座，可觀察別的與會(huì)者坐的位置，相應(yīng)地選擇你自己的座位。某人坐的位置可能顯示他對(duì)所討論的問(wèn)題的感覺(jué)以及他想在會(huì)上起什么作用。強(qiáng)硬的反對(duì)者可能會(huì)選擇靠近主席的位置向全體與會(huì)者發(fā)號(hào)施令。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)?huì)議桌那邊的討論起支配作用。如果你是主席，盡力勸說(shuō)聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對(duì)面。小提示41：要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話或傳呼機(jī)。2.4.9解讀就座模式會(huì)議桌周?chē)拿恳粋€(gè)座位你都能有所獲，這決定于你想得到什么。試著從其他與會(huì)者坐的位置“讀”出他們的目的。坐這個(gè)位置有良好的視線，可以看到全體與會(huì)者桌子中央位置能讓與會(huì)者在會(huì)議上發(fā)揮積極作用沒(méi)有什么意見(jiàn)的與會(huì)者選擇這個(gè)位置，希望不被卷入強(qiáng)有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對(duì)的位置與自信心很強(qiáng)的發(fā)言者觀點(diǎn)相同的與會(huì)者坐這個(gè)位置主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置主席或主要發(fā)言者為控制會(huì)議選擇的強(qiáng)有力的位置小提示42：不要用太舒適的椅子，它們會(huì)使與會(huì)者感到懶洋洋。2.4.10陳述你的理由你的情況介紹會(huì)受到你與聽(tīng)眾之間座位安排的影響。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。讓聽(tīng)眾坐在你的周?chē)?，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無(wú)助于你左右別人的觀點(diǎn)。站在離你的聽(tīng)眾有一段距離的位置，坐在臺(tái)上或坐在桌子后邊，會(huì)提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評(píng)估他們的態(tài)度。2.5準(zhǔn)備會(huì)議用品大多數(shù)會(huì)議的成功在很大程度上依賴于事先的準(zhǔn)備和組織，包括為這些場(chǎng)合提供恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備和材料——其中有會(huì)議地點(diǎn)，各種視聽(tīng)設(shè)備，以及書(shū)寫(xiě)材料。小提示43：會(huì)議開(kāi)始之前檢查全部視聽(tīng)設(shè)備是否都能工作。2.5.1要做的事檢查是否預(yù)定了點(diǎn)心。檢查休息室的設(shè)備是否夠用。保證有足夠的停車(chē)位置。多準(zhǔn)備一些書(shū)面背景材料，以防有些與會(huì)者遺失了這些材料。確定供電系統(tǒng)是否正常。2.5.2組織會(huì)議場(chǎng)所在會(huì)議場(chǎng)所，你可能只有有限的一點(diǎn)時(shí)間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽(tīng)設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。如果真是這樣，考慮多找些人來(lái)幫忙，作會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后的收拾整理。如果使用一個(gè)確定的會(huì)議室，會(huì)前檢查那一天的會(huì)議室是否被雙重預(yù)定。預(yù)定的時(shí)間應(yīng)比你所使用的時(shí)間更長(zhǎng)一些，以便準(zhǔn)備好開(kāi)會(huì)所需的設(shè)備和會(huì)后撤走設(shè)備。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會(huì)議前后房間是整潔的。2.5.3選擇視聽(tīng)設(shè)備在大型會(huì)議、演講和討論會(huì)中，為了突出所討論的要點(diǎn)，視聽(tīng)（AV）設(shè)備用得越來(lái)越多。這些設(shè)備可以從基本的活動(dòng)紙板到精巧的背投式視頻熒光屏幕。無(wú)論何時(shí)需要AV設(shè)備，要在會(huì)前預(yù)先試用并熟練掌握，確保這些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。若有必要，爭(zhēng)取技術(shù)支持。小提示44：謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員為獲取額外利潤(rùn)而提供過(guò)多食品。小提示45：確保能夠滿足特殊的飲食要求。2.5.4提供書(shū)寫(xiě)工具對(duì)會(huì)議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場(chǎng)的格調(diào)——正式和非正式——會(huì)影響與會(huì)者對(duì)書(shū)寫(xiě)工具的選擇。在某些類(lèi)型的會(huì)議（例如新聞發(fā)布會(huì)）中，與會(huì)者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音機(jī)來(lái)記錄信息。然而在大多數(shù)會(huì)議中，筆記仍記在紙上。為與會(huì)者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬?lái)的這些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。利用分發(fā)印有你公司標(biāo)志、名稱、地址和電話號(hào)碼的拍紙簿和筆的機(jī)會(huì)進(jìn)行免費(fèi)宣傳。電子記事本口述錄音機(jī)拍紙簿和筆作記錄提供基本的書(shū)寫(xiě)物品，如拍紙簿和筆，與會(huì)者可能帶有自己的口述錄音機(jī)或電子記事本。2.5.5主持大型會(huì)議對(duì)于大型公開(kāi)性會(huì)議或討論會(huì)，會(huì)議組織與內(nèi)容一樣重要。欠缺的計(jì)劃、技術(shù)故障、糟糕的設(shè)備，會(huì)造成與會(huì)者不能專(zhuān)注于會(huì)議的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。如果事情進(jìn)展順利，與會(huì)者也更會(huì)記住你的信息。檢查一下大批人員是否能夠容易進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，是否已經(jīng)準(zhǔn)備了足夠的座位，與會(huì)者是否可以看到所有視聽(tīng)設(shè)備的顯示。提供一個(gè)擴(kuò)音（PA）系統(tǒng)或分立的話筒擴(kuò)音器和放大器。保證所有的發(fā)言者知道如何調(diào)整和操縱這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的幫助。2.5.6組織休息會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)時(shí)，雖然在會(huì)議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。利用休息，讓與會(huì)者在復(fù)會(huì)前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。避免在休息時(shí)提供大量食物，否則與會(huì)者會(huì)變得懶洋洋的。小提示46：會(huì)前少飲酒，它極少能提高效率。第3章出席會(huì)議參加會(huì)議的每個(gè)與會(huì)者都有保證會(huì)議達(dá)到預(yù)定目的的責(zé)任。每個(gè)與會(huì)者都需要預(yù)先準(zhǔn)備并積極做出貢獻(xiàn)，從而使每次會(huì)議更富成效。3.1積極參與作為會(huì)議的與會(huì)者，認(rèn)真了解大致情況是很重要的。通過(guò)預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會(huì)議的主題。考慮一下你在會(huì)議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應(yīng)的準(zhǔn)備。小提示47：會(huì)議開(kāi)始前擬定你的發(fā)言。3.1.1要點(diǎn)為了在會(huì)議中做出貢獻(xiàn)，背景調(diào)查是必要的。會(huì)前與其他與會(huì)者進(jìn)行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。必須了解與會(huì)者個(gè)人之間的敵意。對(duì)于大的事項(xiàng)，可能有必要預(yù)先游說(shuō)以獲得支持。會(huì)前試探與會(huì)者的意見(jiàn)。3.1.2收集信息會(huì)前進(jìn)行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會(huì)議中做出有見(jiàn)地且有效的發(fā)言。通過(guò)收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過(guò)去的筆記、會(huì)議紀(jì)要和公司檔案），來(lái)匯總信息。你的會(huì)前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對(duì)其他與會(huì)者作些研究。在這個(gè)階段的細(xì)致的準(zhǔn)備，會(huì)使你很容易地找到一條通往目標(biāo)的合適途徑。3.1.3辨認(rèn)對(duì)立方會(huì)議前你需要努力去了解其他與會(huì)者對(duì)議程上議題的觀點(diǎn)，他們的興趣所在，以及是否有足夠的權(quán)威在背后支持這些觀點(diǎn)從而影響會(huì)議的結(jié)果而不管討論的結(jié)果如何。倘若你的觀點(diǎn)可能會(huì)受到強(qiáng)大的抵制，盡力辨認(rèn)出你的反對(duì)者，并預(yù)先與其協(xié)商一個(gè)折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會(huì)受到破壞。要想成功地駁倒對(duì)方，理解對(duì)立的觀點(diǎn)是很重要的。你可能未必會(huì)勝過(guò)對(duì)手，但應(yīng)避免出現(xiàn)僵局。小提示48：會(huì)前向其他與會(huì)者簡(jiǎn)單介紹議題的情況。3.1.4談?wù)搯?wèn)題會(huì)前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點(diǎn)者，因?yàn)樗麄兛赡芟Ｍ磉_(dá)不同的看法。這種交流會(huì)幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見(jiàn)。（開(kāi)放的身體語(yǔ)言表示愿意傾聽(tīng)）3.1.5準(zhǔn)備談判談判是發(fā)生在兩個(gè)派別之間的討價(jià)還價(jià)，這兩個(gè)派別都擁有一些對(duì)方想要的東西。談判的對(duì)象可能不是具體有形的物體，而可能是對(duì)特定行為過(guò)程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€(gè)特定的任務(wù)給予的幫助。如果你即將去談判，帶上一個(gè)堅(jiān)定的目的或目標(biāo)坐到談判桌前，再加上一個(gè)為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而制定的策略。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對(duì)的理由以及可以妥協(xié)的范圍。要成為一個(gè)成功的談判者，你必須對(duì)他人的需求和偏愛(ài)十分敏感。傾聽(tīng)別人發(fā)言會(huì)發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點(diǎn)。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說(shuō)明雙方為了達(dá)成一個(gè)可以接受的解決方案都愿意作出讓步。3.2外表與講話為確保你的信息傳遞到其他與會(huì)者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。每次會(huì)議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。小提示49：保持積極的面部表情和聲調(diào)。小提示50：錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。3.2.1外表部分當(dāng)你作演講時(shí)，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因?yàn)槿藗兺紫纫酝饷踩∪耍绻銓⑴c另一個(gè)公司舉行會(huì)議，了解該公司的著裝準(zhǔn)則，這樣你就可以避免出現(xiàn)諸如所有與會(huì)者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。在正式會(huì)議上，尤其當(dāng)其他與會(huì)者都不認(rèn)識(shí)你的時(shí)候，穿一套正式的服裝。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。3.2.2顯示自信這位男士看上去很自信并控制著會(huì)議局面。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。他積極的身體語(yǔ)言將給人們留下一個(gè)好印象。通過(guò)目光接觸顯示自信前傾表示活躍而感興趣服裝得體而整潔書(shū)寫(xiě)紙疊放有序3.2.3獲得信心自信的建立是一個(gè)循環(huán)的過(guò)程。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會(huì)認(rèn)為你充滿信心，并且更容易信服你的論點(diǎn)。一旦你感受到其他與會(huì)者對(duì)你的信任，你的信心就會(huì)增強(qiáng)。在任何用語(yǔ)言進(jìn)行溝通的場(chǎng)合，與你表達(dá)論點(diǎn)而實(shí)際使用的詞匯相比，你的聲調(diào)有五倍以上的影響力，你的身體語(yǔ)言有八倍以上的影響力。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)言并表達(dá)清楚，并注意遣詞造句和語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)。為這些演講質(zhì)量方面所花的時(shí)間應(yīng)至少相當(dāng)于為準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容所花的時(shí)間。3.2.4要點(diǎn)第一印象很重要。一個(gè)論辯的開(kāi)場(chǎng)白應(yīng)當(dāng)反復(fù)練習(xí)。因?yàn)槟憧赡苤挥幸淮伟l(fā)言機(jī)會(huì)，所以要一次成功。當(dāng)表達(dá)有誤時(shí)，應(yīng)立即糾正，這樣其他與會(huì)者就會(huì)察覺(jué)到你十分了解你正在討論的主題。變換語(yǔ)調(diào)（如熱情的、祝賀的、強(qiáng)有力的、正式的，等等）會(huì)產(chǎn)生不同的效果。會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)要點(diǎn)。小提示51：開(kāi)始發(fā)言前做一個(gè)深呼吸。小提示52：如果一個(gè)主意出自于你的辛勤工作，就對(duì)它沖滿信心。3.2.5積極地參與一個(gè)會(huì)議中你的參與程度在很大程度上決定于會(huì)議的規(guī)模。如果是一個(gè)小型內(nèi)部會(huì)議，你或許能經(jīng)常介入，表達(dá)觀點(diǎn)，但始終要確保你有一些相關(guān)內(nèi)容要講，這些內(nèi)容最好是有趣的。如果會(huì)議有主席，用身體語(yǔ)言向他表示你想要發(fā)言。在規(guī)模很大的會(huì)議中，你可能只有一次機(jī)會(huì)參與發(fā)言，所以會(huì)前必須精心準(zhǔn)備，只有這樣，在發(fā)言時(shí)才能全神貫注，簡(jiǎn)潔有力。在任何規(guī)模的會(huì)議中，若有人試圖打斷你或阻止你提出你的看法，就盯著他們的眼睛，提到他們的名字以引起他們的注意，并告訴他們，你尚未結(jié)束發(fā)言。如果他們?nèi)匀粓?jiān)持，你可以從主席那里尋求支持。清晰簡(jiǎn)明積極3.3傾聽(tīng)發(fā)言在會(huì)議上，恰當(dāng)?shù)膬A聽(tīng)與發(fā)言一樣重要——有時(shí)甚至更重要。傾聽(tīng)每個(gè)發(fā)言者的講話并思考其潛在的含意，利用一些線索例如身體語(yǔ)言和聲調(diào)來(lái)估計(jì)發(fā)言者的自信程度有多大。小提示53：不要打斷別人的發(fā)言——讓他們把話講完。3.3.1要點(diǎn)好的聆聽(tīng)者看上去注意力集中，目光與發(fā)言者接觸，不打斷別人，并表示出對(duì)發(fā)言內(nèi)容很感興趣。與會(huì)者在會(huì)上交頭接耳和坐立不安，使想要傾聽(tīng)發(fā)言的人感到不快。對(duì)于無(wú)關(guān)的討論，在剛開(kāi)始時(shí)就應(yīng)當(dāng)進(jìn)行勸阻。傾聽(tīng)不僅用耳，“傾聽(tīng)”人們的身體語(yǔ)言也是重要的。3.3.2聚精會(huì)神地傾聽(tīng)在會(huì)議上，盡量制造出有利于交流和傾聽(tīng)的氛圍，對(duì)發(fā)言者的講話內(nèi)容表示出興趣——他們需要你的鼓勵(lì)。不要在他們?cè)斒鍪虑闀r(shí)中途打斷或催促。展開(kāi)辯論需要時(shí)間，可能要到最后才能獲得充分理解。避免打斷發(fā)言者，因?yàn)槿绻愕挠^點(diǎn)在稍后的發(fā)言中站不住腳，你就會(huì)顯得很愚蠢。較好的方法是把問(wèn)題記下來(lái)，在發(fā)言結(jié)束時(shí)提問(wèn)。3.3.3表示感興趣右邊的女士是一個(gè)很好的聆聽(tīng)者，她的身體語(yǔ)言顯示出她對(duì)談話很感興趣。講話者傾聽(tīng)者保持專(zhuān)注的目光接觸微微前傾表示熱情文雅地合著手表示身體放松3.3.4表示消極信號(hào)的身體語(yǔ)言作為傾聽(tīng)者，你應(yīng)當(dāng)留意你無(wú)意識(shí)發(fā)出的信號(hào)，如果你讓不相信、不耐煩或滿不在乎表露出來(lái)，可能會(huì)打擊正在試圖向你表達(dá)他們的理論和觀點(diǎn)的發(fā)言者的熱情。發(fā)言者傾聽(tīng)者用手遮掩面部表情發(fā)言者傾聽(tīng)者雙臂交叉構(gòu)成屏障表示不相信：傾聽(tīng)者微微張開(kāi)口表示她對(duì)所聽(tīng)到的不相信或驚訝。她用手掩口并隱藏她的感覺(jué)。表示不耐煩：身體后傾，遠(yuǎn)離講話者，表示她與發(fā)言者的觀點(diǎn)有差距。緊張的身體語(yǔ)言揭示出她的不耐煩。小提示54：用不同的詞匯使同一個(gè)觀點(diǎn)顯得更有趣味。3.3.5尊重他人不要對(duì)個(gè)別發(fā)言者有任何個(gè)人或職業(yè)的偏見(jiàn)，因?yàn)檫@會(huì)使你無(wú)法聽(tīng)到他們可能提出的好觀點(diǎn)。始終有禮貌地傾聽(tīng)他們的評(píng)論，尊重他們，而不管你對(duì)他們的想法有何看法。長(zhǎng)期來(lái)講這會(huì)對(duì)你有益，因?yàn)樵谀阒v話時(shí)，你也會(huì)受到同樣的尊重?！凹艚印蹦愕陌l(fā)言在會(huì)議上，不僅對(duì)講話內(nèi)容，并且對(duì)措辭也要很仔細(xì)地傾聽(tīng)。你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)某些與會(huì)者的發(fā)言更好地說(shuō)出了你想要說(shuō)的話，或者他們甚至?xí)?dǎo)致你改變計(jì)劃。若無(wú)不妥，稍為修改一下你自己的發(fā)言，以反映你已經(jīng)聽(tīng)到的內(nèi)容。小提示55：當(dāng)你在談判時(shí)，須找出雙方一致的領(lǐng)域。3.4處理問(wèn)題小會(huì)上出現(xiàn)的問(wèn)題通過(guò)坦誠(chéng)的方法可以得到最好的解決。然而在大會(huì)中，問(wèn)題可能更嚴(yán)重些。一個(gè)堅(jiān)定公正而又熟悉程序的主席應(yīng)當(dāng)能夠維持秩序。小提示56：為了使每個(gè)會(huì)議取得成功，擔(dān)起個(gè)人的責(zé)任。小提示57：鼓勵(lì)與會(huì)者在例行會(huì)議上輪流擔(dān)任主席。3.4.1找出弱點(diǎn)在沒(méi)有主席的上，主席的責(zé)任是保持中立并控制會(huì)議。主席暴露弱點(diǎn)例如有偏見(jiàn)或發(fā)怒，則麻煩隨之而起。學(xué)會(huì)察覺(jué)這些問(wèn)題，然后你就能采取行動(dòng)，防止主席失去控制。3.4.2主席會(huì)怎樣濫用職權(quán)類(lèi)型如何識(shí)別偏袒一方主席在討論中支持某一方的要求。如果對(duì)你有利，你可能發(fā)現(xiàn)不了主席有偏袒，但是如果主席忽略了你想發(fā)言的要求，或阻攔你發(fā)言，那么可能他對(duì)你持有偏見(jiàn)。優(yōu)柔寡斷需要做出決定時(shí)，主席不能領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議。如果主席反復(fù)要求成員們總結(jié)他們的辯論或利用拖延策略，他也許不能做出或促成一個(gè)決定。操縱會(huì)議主席不讓事實(shí)本身講話。不斷地催促與會(huì)者考慮一件事，可能是試圖操縱會(huì)議結(jié)果。然而，這也可能是為了獲得正確的決定而做出的誠(chéng)懇的努力。發(fā)怒主席表現(xiàn)不夠果斷，并顯得不冷靜。主席公然表露的發(fā)怒很容易識(shí)別，但是壓抑著的怒火卻只能從語(yǔ)調(diào)和姿勢(shì)中被微妙地識(shí)別出來(lái)。3.4.3譴責(zé)主席如果主席濫用職權(quán)或失職，你可能需要采取行動(dòng)——不論是正式會(huì)議或是非正式會(huì)議。最好的方法是指出主席的職責(zé)范圍及未盡到職責(zé)的情況，明確指出你對(duì)主席的期望，并讓他有機(jī)會(huì)改進(jìn)當(dāng)時(shí)狀況。小提示58：若你拒絕一個(gè)動(dòng)議，至少找出其中一個(gè)可取得一致的領(lǐng)域。3.4.4如何譴責(zé)主席非正式的方法：以團(tuán)隊(duì)名義，拒絕在會(huì)議上進(jìn)行合作；向與會(huì)者指出主席的行為不合理；請(qǐng)求在場(chǎng)的上級(jí)任命新主席。正式的方法：重新召集會(huì)議，任命新主席；告戒會(huì)議主席，他沒(méi)有正確履行其職責(zé)；建議進(jìn)行一次不信任投票。3.4.5處理其他問(wèn)題其他一些問(wèn)題會(huì)妨礙會(huì)議事務(wù)，如個(gè)別成員可能表現(xiàn)不好，關(guān)鍵成員缺席，重要的信息丟失，等等。主席的職責(zé)是：實(shí)施一個(gè)可接受的方案；在混亂的情形下恢復(fù)秩序；若未到法定人數(shù)，可以休會(huì)；需要時(shí)可尋求更多的信息。主席可獨(dú)自迅速實(shí)施諸如驅(qū)逐鬧事者之類(lèi)的解決辦法，而收集信息可能需同與會(huì)者合作。小提示59：作為主席，應(yīng)該讓大家講出所有的觀點(diǎn)。3.5做備忘錄會(huì)議的備忘錄（描述會(huì)議過(guò)程的簡(jiǎn)短記錄）是由會(huì)議秘書(shū)做出的關(guān)于討論內(nèi)容的書(shū)面記錄。如果你負(fù)責(zé)做備忘錄，應(yīng)保證它們準(zhǔn)確而清晰。小提示60：保證備忘錄的順序與議程上的順序一致。3.5.1要點(diǎn)備忘錄應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)短，并應(yīng)寫(xiě)成筆記形式。及時(shí)遞交備忘錄可以促進(jìn)對(duì)討論的事項(xiàng)采取果斷行動(dòng)。若會(huì)議秘書(shū)對(duì)一個(gè)問(wèn)題不太明了，他應(yīng)當(dāng)與主席進(jìn)行討論。備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。3.5.2撰寫(xiě)清晰的備忘錄在備忘錄中，你應(yīng)當(dāng)記錄會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、與會(huì)者姓名（如果適當(dāng)）、提出的全部項(xiàng)目（但不必包括討論的細(xì)節(jié)）以及做出的全部決定、協(xié)議和任命。在會(huì)議過(guò)程中做筆記，然后再據(jù)其寫(xiě)出完整的備忘錄。備忘錄必須公正、風(fēng)格簡(jiǎn)明、清晰準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是很重要的，特別當(dāng)備忘錄可能作為以后辯論的依據(jù)時(shí)。3.5.3寫(xiě)備忘錄寫(xiě)備忘錄時(shí)，必須確保簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確，并且字跡清楚。用數(shù)字標(biāo)出每一個(gè)新要點(diǎn)，這樣就可以明確顯示出一個(gè)要點(diǎn)的結(jié)束及下一個(gè)要點(diǎn)的開(kāi)始。如果備忘錄特別長(zhǎng)，應(yīng)為其做索引。舉例：7月6日會(huì)議備忘錄綠龍飯店，上午11：00出席：EW，LS，RD，KS，F(xiàn)M，SR，DW，ST。缺席：AR。任命主席：SR。備忘錄：得到批準(zhǔn)。主席關(guān)于最近六個(gè)月業(yè)績(jī)的回顧：情況看上去很好，然而收入下降令人失望。秋季銷(xiāo)售計(jì)劃：留待下次會(huì)議表決。小組委員作報(bào)告?！谐鰰?huì)議日期和地點(diǎn)，記錄出席者姓名，記錄缺席者姓名，記錄任命，提出議項(xiàng)的摘要）小提示61：在備忘錄最后定稿前建議主席閱讀一遍。3.5.4分發(fā)和跟蹤備忘錄一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將它們分發(fā)給有關(guān)人員。如果會(huì)上取得一致的行動(dòng)沒(méi)有進(jìn)一步實(shí)施，匯編備忘錄就毫無(wú)意義。備忘錄應(yīng)清楚指出每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)完成的最后期限，以及由誰(shuí)負(fù)責(zé)執(zhí)行。經(jīng)過(guò)一段適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，但必須在下次會(huì)議之前，追蹤備忘錄上所記錄項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并且將最新的情況呈報(bào)給主席。如果必要，檢查這些是否列入下次會(huì)議的備忘錄中。3.5.6要做的事確保主席批準(zhǔn)備忘錄。會(huì)議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。在兩個(gè)會(huì)議之間跟蹤那些要采取的行動(dòng)。利用備忘錄就一個(gè)正在進(jìn)行的事項(xiàng)編一個(gè)情況報(bào)告，與下次會(huì)議的議程一起傳閱。每次會(huì)議上，批準(zhǔn)上次會(huì)議的備忘錄，與出席者一起核實(shí)它們的正確性。3.5.7秘書(shū)的作用協(xié)調(diào)備忘錄是會(huì)議秘書(shū)的工作。秘書(shū)的作用是重要的。每次會(huì)議可由同一個(gè)人擔(dān)任這個(gè)工作，或者由不同的人擔(dān)任（主席除外，因?yàn)槊貢?shū)直接向他負(fù)責(zé)）。如果你被要求承擔(dān)這個(gè)工作，可以委派其他人擔(dān)任寫(xiě)作和打印備忘錄等事務(wù)，你只需細(xì)心監(jiān)督他們。記錄：會(huì)議期間作詳細(xì)記錄，為最后的備忘錄做準(zhǔn)備。小提示63：寫(xiě)備忘錄時(shí)，句子要簡(jiǎn)短并抓住要點(diǎn)。評(píng)估與會(huì)技巧根據(jù)下列陳述，標(biāo)出最接近于你的情況的選項(xiàng)，評(píng)估你出席會(huì)議時(shí)表現(xiàn)得有多好。你盡可能地按真實(shí)情況回答：若你回答“從不”，選1；如果是“總是”，選4；依次類(lèi)推。將你的得分相加，參考“分析”部分，看你得分多少。利用你的回答，找出你最需要改進(jìn)的方面。選項(xiàng)1從不；2有時(shí)；3常常；4總是1我讓發(fā)言者講完他們的觀點(diǎn)后才發(fā)言。12342當(dāng)我發(fā)表一個(gè)主張或觀點(diǎn)時(shí)，我是自信的。12343當(dāng)我出錯(cuò)時(shí)，我能承認(rèn)。12344我緊張時(shí)能控制自己的語(yǔ)調(diào)。12345我的身體語(yǔ)言顯示自信。12346每次參加會(huì)議我穿著得體。12347會(huì)上我仔細(xì)傾聽(tīng)他人說(shuō)些什么。12348我為每次所參加的會(huì)議作好全面的準(zhǔn)備。12349我仔細(xì)地回顧以前地會(huì)議備忘錄。123410我預(yù)先調(diào)查其他與會(huì)者的看法。123411出席會(huì)議前，我知道我的目標(biāo)是什么。123412我與其他與會(huì)者擁有共同的目的。1234分析現(xiàn)在你已經(jīng)完成自我評(píng)估，把你總的得分加起來(lái)，查閱相應(yīng)的分析來(lái)檢查你的能力。不論你參加會(huì)議的技巧水準(zhǔn)有多高，重要的是要記住總有需改進(jìn)的地方。找出你的薄弱方面并參考本書(shū)的有關(guān)章節(jié)，你會(huì)找到實(shí)用的指導(dǎo)與提示，幫助你建立和磨練參加會(huì)議的技巧。12-24：需要全面注意你的技巧。當(dāng)你參加會(huì)議時(shí)，始終要有明確的目的，并爭(zhēng)取達(dá)到目的。26-36：你在會(huì)議中表現(xiàn)的比較好，但某些技巧需要進(jìn)一步改進(jìn)。37-48：在會(huì)議中你表現(xiàn)的很好，但不要自滿，繼續(xù)為你參加的每個(gè)會(huì)議作好準(zhǔn)備。第4章主持會(huì)議每個(gè)會(huì)議需要一個(gè)主席去主持會(huì)議的進(jìn)行。作為主席，你必須充分發(fā)揮重要作用，保證會(huì)議順利進(jìn)行，并成功完成。4.1了解職責(zé)主席是負(fù)責(zé)推進(jìn)會(huì)議的人。他有權(quán)控制會(huì)議，負(fù)責(zé)遵守規(guī)則，控制會(huì)議的進(jìn)行，維持秩序，并成功的完成各項(xiàng)事務(wù)。4.1.1要點(diǎn)主席負(fù)責(zé)保證任何討論都與會(huì)議議程上的諸點(diǎn)有關(guān)。主席應(yīng)當(dāng)重復(fù)那些與會(huì)者提出的動(dòng)議，并保證每個(gè)人都聽(tīng)到并理解。主席可驅(qū)逐破壞會(huì)議者。主席負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)討論。4.1.2善用個(gè)人技巧理想的主席應(yīng)當(dāng)掌握多種個(gè)人技巧，主持會(huì)議之前復(fù)習(xí)這些基本技巧。堅(jiān)持正點(diǎn)開(kāi)會(huì)及處理問(wèn)題時(shí)的堅(jiān)定性。簡(jiǎn)明總結(jié)要點(diǎn)的能力。應(yīng)付不同風(fēng)格和類(lèi)型與會(huì)者的靈活性。傾聽(tīng)不同意見(jiàn)時(shí)的坦誠(chéng)和寬容。4.1.3主持一個(gè)非正式會(huì)議不是所有非正式會(huì)議都有一個(gè)“正式”主席。設(shè)有主席的會(huì)議，主席通常是由與會(huì)者選舉，或由會(huì)議組織者指派的。這里主席的作用主要是保持對(duì)會(huì)議的餓控制，并保證大家得以各抒己見(jiàn)。一般，主席必須表現(xiàn)的不偏不倚，所以不能充分參加討論。然而，主席仍可通過(guò)允許詳細(xì)討論某些問(wèn)題，限制討論另外一些問(wèn)題，來(lái)影響會(huì)議的結(jié)果。必要情況下，主席也常投決定性的一票。4.1.4主席的職責(zé)主席可對(duì)正式或非正式會(huì)議的結(jié)果施加巨大的影響，他在會(huì)議中保持中立是極為重要的。例如：阻止任何消極的策略傾聽(tīng)別人的觀點(diǎn)保證所有出席者做出貢獻(xiàn)總結(jié)觀點(diǎn)和決定對(duì)難對(duì)付的人要堅(jiān)定小提示65：詢問(wèn)與會(huì)者對(duì)你作為主席的真誠(chéng)看法。4.1.5主持正式會(huì)議正式會(huì)議主席的選擇有一些特殊的規(guī)則。例如在一個(gè)上市公司里，選擇應(yīng)遵循公司章程。而政府委員會(huì)則根據(jù)法規(guī)選擇它的主席。主席的主要職責(zé)之一是保證恰當(dāng)?shù)恼偌瘯?huì)議：至少有一定的人數(shù)，即所謂的法定人數(shù)出席會(huì)議；會(huì)議按照議程舉行；有充分時(shí)間討論各項(xiàng)議程。若不能滿足這些條件，所作的決定會(huì)沒(méi)有約束力。4.1.6要做的事會(huì)議的目的和議程作一個(gè)簡(jiǎn)短的概述，以此開(kāi)始開(kāi)會(huì)。允許所有派別對(duì)正在討論的主題發(fā)表他們的觀點(diǎn)。阻止無(wú)關(guān)的爭(zhēng)論。保證選舉程序正確進(jìn)行。必要時(shí)，投決定性的一票。4.2研究出席者作為會(huì)議主席，你應(yīng)當(dāng)熟悉出席會(huì)議的人，雖然不可能研究大會(huì)上所有的出席者，但應(yīng)了解是否有不同的派別，并準(zhǔn)備好應(yīng)付他們。小提示66：開(kāi)會(huì)前了解新的出席者。小提示67：開(kāi)會(huì)前研究一些重要觀點(diǎn)的領(lǐng)頭人。4.2.1識(shí)別各自的利益會(huì)議中常會(huì)出現(xiàn)危機(jī)，討論可能升溫。施壓集團(tuán)可能會(huì)支配公眾會(huì)議，而關(guān)系到某個(gè)有爭(zhēng)議的問(wèn)題，如工資時(shí)，幾乎每一個(gè)會(huì)議上都有直言不諱的支持者和反對(duì)者。作為主席，你必須為任何潛在的問(wèn)題作好準(zhǔn)備，并準(zhǔn)備好平靜地處理問(wèn)題，給所有的利益集團(tuán)一個(gè)公正的說(shuō)法，使會(huì)議不至陷入困境。4.2.2了解個(gè)性害羞類(lèi)型盡量估計(jì)會(huì)議中是否有與會(huì)者感到緊張而缺乏信心。先花時(shí)間與他們交談，鼓勵(lì)他們，不使他們感到拘束。盛氣凌人類(lèi)型個(gè)性很強(qiáng)的盛氣凌人的與會(huì)者在會(huì)上很有破壞性，會(huì)前必須清楚的地加以識(shí)別，這樣，如果他們開(kāi)始處于支配地位，你就可以限制他們。4.2.3包容個(gè)性作為會(huì)議主席，你應(yīng)當(dāng)利用個(gè)人技巧，花時(shí)間搞清并妥善處理與會(huì)者們各種不同的個(gè)性。害羞的與會(huì)者需要鼓勵(lì)參與會(huì)議，而盛氣凌人的與會(huì)者要加以限制。記住，作為主席，你應(yīng)保證每個(gè)與會(huì)者在討論中有一個(gè)公平的發(fā)言機(jī)會(huì)。4.2.4懂得策略在一個(gè)具有重要戰(zhàn)略意義的會(huì)議之前，關(guān)鍵與會(huì)者會(huì)籌劃他們的戰(zhàn)略，以求達(dá)到其目的。通過(guò)仔細(xì)研究關(guān)鍵出席者的背景情況，預(yù)先找出他們的目的，這樣，你會(huì)處于一個(gè)較有利的位置，去預(yù)料和面對(duì)任何可能會(huì)被用于促成這些目標(biāo)的負(fù)面的策略。出席者采用的這類(lèi)策略有時(shí)包括：通過(guò)轉(zhuǎn)換討論的主題來(lái)改變議程；暗中破壞持相反意見(jiàn)者的信心；空話連篇，浪費(fèi)時(shí)間，推遲表決。4.2.5要做的事找出誰(shuí)是關(guān)鍵與會(huì)者。研究關(guān)鍵與會(huì)者以前所用的策略。識(shí)別會(huì)議中可能的派別。了解各種個(gè)性類(lèi)型。熟悉那些相反的觀點(diǎn)。4.2.6在會(huì)議上搶先行動(dòng)以對(duì)付破壞會(huì)議正常進(jìn)行的策略與會(huì)者的策略主席的對(duì)策各個(gè)擊破這種手段是會(huì)前在與會(huì)者中散布矛盾沖突的信息，試圖制造對(duì)抗。簡(jiǎn)要說(shuō)明事實(shí)真相找出誰(shuí)散布錯(cuò)誤信息，準(zhǔn)備在會(huì)議中重新確立事實(shí)以消除誤解。支配策略盛氣凌人者打斷別人講話并大聲發(fā)言，企圖破壞不太強(qiáng)硬的與會(huì)者的信心。挑戰(zhàn)挑釁者了解誰(shuí)是盛氣凌人的與會(huì)者，在會(huì)上通過(guò)強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性來(lái)對(duì)付他們?？斩吹拇笤掃@種浪費(fèi)時(shí)間的做法包括有人對(duì)與討論內(nèi)容無(wú)關(guān)的題目作大聲的夸夸其談的講話。使大聲講話者安靜下來(lái)在其他人講話之前避免與潛在的大聲說(shuō)話者進(jìn)行目光接觸，準(zhǔn)備孤立他們。發(fā)怒有些人在會(huì)上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會(huì)議延期。保持平靜找出那個(gè)利用這種高度破壞性的策略的與會(huì)者，如果必要，沉著地講他們逐出會(huì)議。4.3掌握會(huì)議節(jié)奏準(zhǔn)確掌握會(huì)議的節(jié)奏是主席的一個(gè)重要任務(wù)。始終要保證有一個(gè)議程且按照議程進(jìn)行，并且既能讓發(fā)言人有充分的時(shí)間講述他們的論點(diǎn)，又不會(huì)使會(huì)議超過(guò)預(yù)定時(shí)間。小提示68：將會(huì)議安排在午餐之前，這樣會(huì)議就更有可能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。小提示69：會(huì)議開(kāi)始時(shí)，告訴與會(huì)者會(huì)議將開(kāi)多久。4.3.1準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)當(dāng)你主持會(huì)議時(shí)，要提出準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)這一點(diǎn)，并在預(yù)定開(kāi)會(huì)時(shí)間之前抵達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。若有些與會(huì)者遲到了，不等他們趕到就先開(kāi)始。然而若一個(gè)關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來(lái)再開(kāi)始會(huì)議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會(huì)議。如果延遲開(kāi)會(huì)時(shí)間無(wú)法避免，一定要在會(huì)議記錄中注明延遲的原因。不要浪費(fèi)時(shí)間去為遲到者作扼要重述，而讓他們?cè)跁?huì)議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。4.3.2使節(jié)奏活躍起來(lái)如果會(huì)議的節(jié)奏拖拖拉拉，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，盡量在會(huì)議的其余部分作得最好。改變位置和聲調(diào)——起立，講得更響一點(diǎn)，更快一點(diǎn)，以振奮與會(huì)者。選擇你所知道的健談?wù)咴跁?huì)上發(fā)言，產(chǎn)生一些討論的契機(jī)?？紤]越過(guò)議程上一些非重要事項(xiàng)，但要保證全體與會(huì)者事先同意你這樣做。如果議程上某些部分實(shí)際上要用更長(zhǎng)時(shí)間，可就未盡事宜再安排一次后續(xù)會(huì)議。4.3.3履行議程就完成會(huì)議所有議程來(lái)講，對(duì)總的時(shí)間進(jìn)行分配是很重要的。研究表明，大多數(shù)與會(huì)者注意力集中時(shí)段為開(kāi)頭10到15分鐘，然后注意力下降，在會(huì)議結(jié)束時(shí)再次振作。45分鐘的開(kāi)會(huì)時(shí)間較理想，可使思想不集中的時(shí)間最少。主持會(huì)議時(shí)，嚴(yán)格按照議程，每項(xiàng)議程都應(yīng)有嚴(yán)格的時(shí)間限制，使會(huì)議輕松愉快地順利進(jìn)行。這樣，就能在會(huì)議進(jìn)程中建立并維持一種急迫感和動(dòng)力。4.3.4要點(diǎn)與會(huì)者通常在會(huì)議開(kāi)始時(shí)處于最善于接受的狀態(tài)。每隔一段時(shí)間總結(jié)一下會(huì)議的進(jìn)展。提醒離會(huì)議結(jié)束還有多少時(shí)間。不能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)招致與會(huì)者反感。小提示70：讓遲到者明白他們的行為會(huì)產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。4.3.5有效地利用時(shí)間主席應(yīng)當(dāng)使每個(gè)與會(huì)者清楚地了解會(huì)議的目的，這很重要。不要讓與會(huì)者偏離主題而浪費(fèi)時(shí)間。如果討論開(kāi)始離題，可以講“今天我們這里不討論那件事，讓我們回到主題”這樣的話，把會(huì)議拉回到主要問(wèn)題上來(lái)?？偨Y(jié)爭(zhēng)論之前，留足時(shí)間給與會(huì)者作一個(gè)簡(jiǎn)短的討論，并且如果恰當(dāng)，對(duì)會(huì)上提出的問(wèn)題進(jìn)行一次表決。4.3.6規(guī)定休息時(shí)間一個(gè)長(zhǎng)會(huì)的議程中應(yīng)當(dāng)留有休息和吃點(diǎn)心的時(shí)間。這種休息有幾個(gè)目的：讓與會(huì)者以小組的形式討論問(wèn)題，這可能會(huì)有助于消除一些尷尬的爭(zhēng)論；在特殊情況下為主席提供一個(gè)有用的緩沖時(shí)間，用于延長(zhǎng)或縮短一個(gè)會(huì)議；使身心放松一下。中間不休息的會(huì)議要獲得最佳效果，開(kāi)會(huì)時(shí)間不要超過(guò)90分鐘。點(diǎn)心：在規(guī)定的休息時(shí)間組織供應(yīng)點(diǎn)心。避免凌亂的小吃，不提倡會(huì)議上吃東西。4.4控制會(huì)議控制會(huì)議的關(guān)鍵在于事先預(yù)見(jiàn)問(wèn)題所在，如果你學(xué)者解讀與會(huì)者的身體語(yǔ)言，你就能鼓勵(lì)正確的行為，避免發(fā)生問(wèn)題，并爭(zhēng)取獲得積極的富有成效的結(jié)果。小提示71：阻止任何次要爭(zhēng)論或個(gè)人談話。4.4.1讀出消極的信號(hào)通過(guò)許多非語(yǔ)言信號(hào)，可以看出那些對(duì)會(huì)議過(guò)程感到不愉快的人，常常看表，朝窗子張望，揉紙片及打呵欠，這些動(dòng)作都表示不感興趣。排外的姿勢(shì)如雙肩聳起并避免目光接觸，表示不想交流，并可能提示沒(méi)有興趣，但也可能表示自信心不足。觀察這些信號(hào)，你才能做出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)，或許需要改變會(huì)議的節(jié)奏。表露憤怒：一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁性地瞪著眼，握緊拳頭，頭略低。表示不感興趣：與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地表明對(duì)會(huì)議缺少興趣，注意力不集中。排外的姿勢(shì)。好爭(zhēng)辯的姿勢(shì)：這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語(yǔ)言表明一種對(duì)