采購流程管理制度

采購流程管理制度采購流程管理制度采購流程管理制度xxx公司采購流程管理制度文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度采購流程管理制度一、總則為提高公司采購效率，明確崗位職責(zé)，有效率降低采購成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范采購流程，加強(qiáng)與各部門之間的配合，特制定本制度。1.物料采購的部門歸屬劃分：（1）生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理；（2）日常辦公用品以及超市物品采購：由綜合管理部負(fù)責(zé)辦理；（3）對(duì)于重要物品的采購，必要時(shí)由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購。2.采購工作應(yīng)以降低成本為目的，規(guī)范進(jìn)、出貨流程，做到人員合理分工與定位，通過標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化、專業(yè)化的工作為公司提高經(jīng)營(yíng)效益。二、采購業(yè)務(wù)流程采購業(yè)務(wù)流程圖：三、申請(qǐng)采購1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要向采購部門提出物資需求，按照規(guī)定的格式填寫相應(yīng)的請(qǐng)購單。2.請(qǐng)購單應(yīng)該按照規(guī)定格式填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部。3.按公司實(shí)際需求，請(qǐng)購單主要分為以下幾類：（1）《A類物品請(qǐng)購單》：主要用于采購固定資產(chǎn)（１０００元以上或同一物品累計(jì)金額為１０００元以上為固定資產(chǎn)）。具體包括：模具、加工設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備、量具、辦公設(shè)備、家具等。（2）《B類物品請(qǐng)購單》：主要用于采購原材料及外協(xié)件。原材料具體包括：漆包線、高溫線、絕緣漆、熱縮管、絕緣套管、膠水等；外協(xié)件具體包括：定子鐵芯、轉(zhuǎn)子鐵芯、骨架、包裝盒、包裝袋、緩沖包裝盒等。（3）《C類物品請(qǐng)購單》：主要用于采購易耗物品及工具。具體包括：注焊劑、錫塊、融漆劑、防銹漆、工具、工作服等（4）《D類物品請(qǐng)購單》：主要用于采購行政辦公用品及超市用品等。（5）《E類物品請(qǐng)購單》：可用于采購其他類特殊物品。4.需求部門在請(qǐng)購單巡簽完畢后提報(bào)采購部，應(yīng)要求采購部簽字接收。需求部門留一份作為備份，以供查詢核對(duì)。5.遇緊急物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下，可以采取郵件方式先行請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購部。簽字確認(rèn)手續(xù)可以后補(bǔ)。6.請(qǐng)購單接收注意事項(xiàng)：（1）采購部門在接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整清晰，檢查請(qǐng)購單是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則；（3）檢查倉庫該物資是否有庫存；（4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門。7.采購部門根據(jù)各部門上報(bào)的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總，平衡現(xiàn)有庫存物資，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃。8.請(qǐng)購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部門。9.對(duì)于提報(bào)的采購應(yīng)按照采購人員的分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。10.對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。四、詢價(jià)、比價(jià)及議價(jià)1.詢價(jià)時(shí)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購單的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購部門溝通。2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購。3.所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。4.對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品。5.遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況。6.詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)。7.除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購金額或預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求有至少兩家以上的供應(yīng)商參與比價(jià)；單次采購金額預(yù)算價(jià)格在10萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)。8.比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力。9.比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)擬定完整的詢價(jià)表。10.詢價(jià)后填寫《采購比價(jià)報(bào)告單》，以書面或郵件方式報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。11.對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。12.對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出。13.收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。14.重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等。15.參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。16.比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總。17.比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)完整列出報(bào)價(jià)、交貨期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。18.如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂1.合同是當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2.采購下列產(chǎn)品需簽訂相應(yīng)的采購合同：（1）A類物品采購需簽訂《采購合同》：主要是用于固定資產(chǎn)。具體包括：模具、加工設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備、量具、辦公設(shè)備、家具等。（2）B類物品采購需簽訂《定貨合同》：主要用于原材料及外協(xié)件。原材料具體包括：漆包線、高溫線、絕緣漆、防銹漆、熱縮管、絕緣套管、膠水等；外協(xié)件具體包括：定子鐵芯、轉(zhuǎn)子鐵芯、骨架、包裝盒、包裝袋、緩沖包裝盒等。（3）其他類需要簽訂合同的采購。3.采購合同正文應(yīng)包含的要素（1）合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；（2）采購物品、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；（3）包裝要求；（4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；（5）付款方式；（6）交貨期；（7）質(zhì)量保證期；（8）質(zhì)量要求及規(guī)范；（9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；（10）雙方的公司信息；（11）其他約定。4.合同的簽訂：（1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；（2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；（3）為防止物品追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；（4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；（5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；（6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；（7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等；（8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；（9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；（10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；（11）合同簽定簽應(yīng)對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；（12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；（13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1.付款（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）付款單據(jù)的選擇：A、按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫《付款審批單》，該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款并留存；B、沒有簽訂合同或金額小于1000元的在付款時(shí)應(yīng)填寫《呈批件》，該呈批件巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款并留存；（4）財(cái)務(wù)部門在接到《付款審批單》或《呈批件》后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2.合同執(zhí)行（1）已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。3.發(fā)票索取向供貨方索取發(fā)票時(shí)，A、B類物品采購必須要有增值稅發(fā)票，其他類物品采購原則上以增值稅發(fā)票為主，其他正規(guī)票據(jù)為輔。七、驗(yàn)收入庫1.報(bào)驗(yàn)（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)通知倉庫進(jìn)行驗(yàn)收；（2）對(duì)于不同類型物品的收貨及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）倉庫在接到采購部通知后應(yīng)及時(shí)驗(yàn)收合格后入庫，并出具入庫清單，對(duì)于驗(yàn)收不及時(shí)延誤公司運(yùn)營(yíng)使用或不能入庫的情況倉庫應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；2.入庫（1）公司所有的外購物品入庫前均應(yīng)經(jīng)過檢驗(yàn)或驗(yàn)收；（2）采購物品在運(yùn)達(dá)公司后，采購部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門，由請(qǐng)購部門及時(shí)