三隆儀器有限公司行政管理制度

行政管理制度第一節(jié)辦公室管理制度－員工守則…………第二節(jié)員工保密紀(jì)律規(guī)定…………….第三節(jié)印章管理制度…….第四節(jié)郵箱和電話管理制度……………第五節(jié)計(jì)算機(jī)管理制度…………………第六節(jié)日常涉外事務(wù)管理制度…………第七節(jié)辦公室安全及衛(wèi)生管理制度………行政管理制度第一節(jié)員工守則1.1思想規(guī)范：遵法則、嚴(yán)紀(jì)律、具有團(tuán)隊(duì)精神。1.2辦公儀表規(guī)范：員工在上班時(shí)間內(nèi)，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方、整潔。 1.3語言規(guī)范：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。1.4行為規(guī)范：(1)嚴(yán)格遵守考勤制度；(2)不向客戶或外部人員談?wù)摫竟镜囊磺惺聞?wù)。不談?wù)摽蛻舳涕L。(3)一切內(nèi)部文件、資料、報(bào)表、總結(jié)等，都應(yīng)做到先收拾再離人，保證桌上無泄密，嚴(yán)格遵守員工保密紀(jì)律規(guī)定。(4)節(jié)約使用文具和器材，愛惜各種設(shè)備和物品。(5)工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不看報(bào)紙、玩游戲或做與工作無關(guān)的事情，不得閑聊、吃零食，確保辦公環(huán)境的安靜有序。(6)工作時(shí)間，不要在辦公室化妝。(7)接聽電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的員工應(yīng)主動(dòng)接聽；重要電話作好接聽記錄；嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長。(8)接待來訪和業(yè)務(wù)洽談?wù)堅(jiān)诮哟一驎?huì)議室進(jìn)行，私客不得在辦公區(qū)停留。(9)在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注視對方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方。(10)接待客人時(shí)：面戴微笑，與賓客談話時(shí)應(yīng)站立端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話插話、爭辯，講話聲音適度有分寸，語氣溫和文雅，不大聲喧嘩。聽到意見、批評時(shí)不辯解，冷靜對待，及時(shí)上報(bào)；遇到客人詢問，做到有問必答，不能說“不”“不知道”“不會(huì)”“不管”“不明白”“不行”“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態(tài)度待客人；尊重客人風(fēng)俗習(xí)慣，不議論、指點(diǎn)，不譏笑有生理缺陷的客人，不嬉戲客人小孩，不收受貴重禮品。不以膚色、種族、信仰、服飾取人。與客人相遇，要主動(dòng)相讓；與客人同行時(shí)，應(yīng)禮讓客人先行；同乘電梯時(shí)，讓客人先上、先下。會(huì)見客人時(shí)，不主動(dòng)握手。必須握手時(shí)，應(yīng)面帶笑容，姿勢端正，用力適度，不能用左手。握手時(shí)，左手不得插兜?？腿嗣媲安坏没瘖y、修指甲、剔牙、挖耳朵、大飽嗝、伸懶腰、大響指、哼小調(diào)。遇有客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻。(11)做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持辦公桌上物品整齊、干凈。(12)辦公室電話：(12.1)禁止使用公司電話打私人長途電話；禁止使用公司電話打長時(shí)間（超過5分鐘）私人市內(nèi)電話。(12.2)違反12.1規(guī)定者，請自動(dòng)到行政文員處登記并交納所打電話費(fèi)用；嚴(yán)重違反規(guī)定，又有意隱瞞事實(shí)，處以5倍罰款，直接從當(dāng)月或下月工資中扣除。(12.3)所有電話，由公司統(tǒng)一管理；詳見《郵箱和電話管理制度》。(13)勞動(dòng)紀(jì)律由人事文員、行政文員實(shí)行歸口管理；總經(jīng)理室有責(zé)任和權(quán)利監(jiān)督各部門勞動(dòng)紀(jì)律的執(zhí)行情況。第二節(jié)員工保密紀(jì)律規(guī)定

為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。2.1公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。2.2公司員工有保守公司秘密的義務(wù)。2.3公司保密工作，實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。2.4對保守、保護(hù)公司秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績顯著的部門或員工實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)。2.5保密范圍和密級確定2.5.1公司秘密包括下列秘密事項(xiàng)：(1)公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；(2)公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策；(3)公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄；(4)公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；(5)公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息；(6)公司員工人事檔案，工資性、勞務(wù)性收入及資料；(7)其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。2.5.2公司秘密的密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。絕密:最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密:重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益遭受到嚴(yán)重的損害；秘密:一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。2.5.3公司秘級的確定：(1)公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；(2)公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況為機(jī)密級；(3)公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。2.5.4屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度規(guī)定標(biāo)明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。2.6保密措施2.6.1屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由總經(jīng)理室委托專人執(zhí)行；采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門指定人員負(fù)責(zé)保密。2.6.2對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：(1)非經(jīng)總經(jīng)理室批準(zhǔn)不得復(fù)制和摘抄；(2)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施；(3)在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。2.6.3具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng)，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施：(1)選擇具備保密條件的會(huì)議場所；(2)根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議人員的范圍，對參加涉及密級事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定；(3)依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件。(4)確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。2.6.4不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛埽粶?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。2.6.5公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理室；總經(jīng)理室接到報(bào)告，應(yīng)立即作出處理。2.7責(zé)任與處罰2.7.1出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)兩個(gè)月工資以上：(1)泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；(2)違反本制度保密措施的；(3)已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。2.7.2出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退，并且公司持有向有關(guān)司法機(jī)關(guān)起訴的權(quán)利。(1)故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；(2)違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；(3)利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。2.8附則2.8.1本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：(1)使公司秘密被不應(yīng)知悉的；(2)使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。第三節(jié)印章管理制度印鑒的使用關(guān)系到公司應(yīng)負(fù)的法律責(zé)任，為嚴(yán)格管理好公司印鑒的使用，維護(hù)公司的利益，特制定本管理辦法。3.1印章的種類3.1.1印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司公章。包括企業(yè)行政章，企業(yè)合同章，企業(yè)發(fā)票專用章，企業(yè)財(cái)務(wù)專用章，企業(yè)法人印章。3.1.2職章：總經(jīng)理職銜印章。3.1.3部門章：刻有公司部門名稱的印章。印章加注“對內(nèi)專用”。3.2使用辦法3.2.1公司內(nèi)部文件經(jīng)部門主管批示后，方可蓋章。3.2.2出具的函件、證明，需蓋公司行政章的，應(yīng)經(jīng)部門主管批示后，方可蓋章，并由經(jīng)辦人辦理使用登記手續(xù)。3.2.3公司合同章原則上用于各類經(jīng)濟(jì)合同的簽約，須經(jīng)有關(guān)主管簽字后方可蓋章。3.2.4公司發(fā)票專用章用于發(fā)票、收據(jù)的填開。3.2.5公司財(cái)務(wù)專用章、企業(yè)法人章除用于支票、匯票、稅務(wù)、會(huì)計(jì)報(bào)表外用作其他用途，需經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)，并辦理使用登記手續(xù)。3.2.6公司各部門印章一律不得對外使用。3.3印章的監(jiān)印3.3.1公司企業(yè)行政章，企業(yè)法人印章、企業(yè)財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部主管保管；企業(yè)發(fā)票專用章由公司財(cái)務(wù)部保管；企業(yè)合同章銷售部保管；各部門配置的印章由部門主管保管。3.3.2所有印章由總經(jīng)理室核定本公司的監(jiān)印人員保存并填寫《印章管理登記表》存檔。3.3.3建立印章管理表，領(lǐng)用情況在表上予以記錄。3.3.4印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。3.3.5印章持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有公司印章，須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。3.4.印鑒管理3.4.1用印程序：合同章：合同需用印時(shí)，申請人員和其部門主管簽字后交由銷售部主管蓋章；同時(shí)在登記表上簽字。其他印章：文件需用印時(shí)，應(yīng)先填寫《用印申請單》，經(jīng)部門主管簽字后交由保管人員蓋章。如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。使用印章必須有嚴(yán)格的等級、使用者必須簽自己的名字。3.4.2印章保管人應(yīng)對文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。3.4.3公司印章原則上不允許隨便攜帶外出，特殊情況需由經(jīng)辦人向保管人員出具借條，經(jīng)部門主管簽字批準(zhǔn)后方可借出，返回公司后須立即歸還保管人員。經(jīng)辦人應(yīng)妥善保管，并對遺失、被盜及非規(guī)定使用所導(dǎo)致的后果負(fù)完全責(zé)任；重要印鑒的外出必須由部門主管親自負(fù)責(zé)辦理或保存。3.4.4公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司書面匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。3.4.5嚴(yán)禁各級主管利用職權(quán)，擅自將公司印鑒攜帶外出。特殊情況按照《本制度》第3.4.3規(guī)定辦理。3.4.6公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于《用印申請單》注明印章類別。3.4.7用印后該《用印申請單》作為用印憑據(jù)由印章保管人留存，每月底整理后交人事文員歸檔。3.4.8財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無須經(jīng)上述程序。3.4.9公章和法人章的使用決定權(quán)歸總經(jīng)理室，其他各印章的使用決定權(quán)由總經(jīng)理室根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。3.5.責(zé)任3.5.1各種印鑒由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事，由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。印章保管人必須妥善保管印章。無論何種情況和原因發(fā)生公司印鑒被盜或遺失，應(yīng)立即報(bào)告總經(jīng)理室，并采取相應(yīng)措施，并應(yīng)依法公告作廢。3.5.2任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。3.5.3違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀(jì)者予以行政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)重的，移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)處理。第四節(jié)郵箱和電話管理制度4.1郵箱管理和維護(hù)：由公司指定管理員負(fù)責(zé)。4.2管理員職責(zé)：4.2.1維護(hù)郵箱，保證郵箱的正常使用；負(fù)責(zé)對外的聯(lián)系事務(wù)：郵箱維護(hù)的技術(shù)問題和郵箱的延期申請等；4.2.2統(tǒng)一管理郵箱密碼，每半年變更一次。變更后密碼交一份給總經(jīng)理室備份。4.2.3負(fù)責(zé)郵件的備份，每月月底將備份資料交總經(jīng)理室存檔。4.3郵箱使用規(guī)則：4.3.1郵箱使用只限用于公司事務(wù)，不得作為個(gè)人私事使用；4.3.2使用人員不得擅自更改郵箱密碼；4.3.3郵箱設(shè)置為三個(gè)級別：一級(主管級)：郵箱之間的任何郵件聯(lián)系都要相互CC；二級（員工級）：二級郵箱中發(fā)出的郵件，都要CC給一級郵箱；二級郵箱的郵件整理由秘書負(fù)責(zé)，要CC給秘書，二級郵箱之間不特定相互CC，秘書郵箱屬二級郵箱。4.3.4.為方便分類管理，任何郵件需注明有關(guān)主題。4.3.5郵件資料列入保密范圍。未經(jīng)許可，嚴(yán)禁非相關(guān)人員私自復(fù)制。（見《保密制度》）4.4所有公司業(yè)務(wù)電話，包括固定電話、手機(jī)和小靈通，由公司統(tǒng)一管理。（1）電話屬公司財(cái)產(chǎn)，轉(zhuǎn)為公司名下。（2）每月電話費(fèi)用由公司根據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理自動(dòng)劃帳；員工電話費(fèi)超出電話補(bǔ)助每月交到財(cái)務(wù)部。過期不交者，直接從工資里扣除。計(jì)算機(jī)管理制度5.1購置和維護(hù)、維修5.1.1公司指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一制定公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種軟、硬件標(biāo)準(zhǔn)，只有符合這種標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備方可使用。5.1.2.公司軟、硬件及相關(guān)服務(wù)的供應(yīng)商由公司指定專人進(jìn)行挑選（包括設(shè)備的采購）。公司及各部門軟、硬件及相關(guān)通訊線路的安裝和連接有公司指定的專人監(jiān)督。5.1.3軟、硬件設(shè)備的原始資料（軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證協(xié)議等）根據(jù)檔案保管要求保管。使用者必需的操作手冊由使用者長借、保管。每半年清點(diǎn)一次。5.1.4公司及各部門計(jì)算機(jī)的維護(hù)、維修由公司指定的專人負(fù)責(zé)。5.2.使用5.2.1.公司及各部門的計(jì)算機(jī)只能由經(jīng)辦公室授權(quán)的員工操作使用。5.2.2使用者應(yīng)保持設(shè)備及其所在環(huán)境的清潔。下班時(shí)，務(wù)必關(guān)機(jī)切斷電源。5.2.3使用者的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格按照要求妥善分類存儲在網(wǎng)絡(luò)上相應(yīng)的位置上。5.2.4未經(jīng)許可，使用者不可增刪硬盤上的應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件。5.2.5嚴(yán)禁使用計(jì)算機(jī)玩游戲。嚴(yán)禁登陸與工作無關(guān)的網(wǎng)站。嚴(yán)禁私人上網(wǎng)聊天。5.3安全措施5.3.1公司及各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，由各部門主管每月備份一次；做好標(biāo)記，存檔。5.3.2公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料列入保密范圍。未經(jīng)許可，嚴(yán)禁非相關(guān)人員私自復(fù)制。（見《保密制度》）5.3.3未經(jīng)許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計(jì)算機(jī)設(shè)備上使用。5.3.4使用者必須妥善保管好自己的用戶名和密碼，嚴(yán)防被竊取而導(dǎo)致泄密。5.4違反使用處理上述各項(xiàng)使用規(guī)定，如有違反，每次罰款100元，并記入績效考核記錄；取消特別獎(jiǎng)參選資格。日常涉外事務(wù)管理制度6.1外事接待管理規(guī)定6.1.1公司的國內(nèi)外重要客人接待工作除由公司部門主管親自接待以外，其余由辦公室文員配合有關(guān)部門負(fù)責(zé)安排接待工作。外事接待工作必須按照公司的有關(guān)規(guī)定和統(tǒng)一部署安排辦理。6.1.3外事接待工作的基本原則是：認(rèn)真負(fù)責(zé)、熱情周到、不卑不亢，言行得體，嚴(yán)守機(jī)密。6.1.4國內(nèi)外賓客來訪時(shí)，接待人員要提前一周填寫《外事接待申請表》，提前通知有關(guān)單位和人員做好接送準(zhǔn)備。6.1.5國內(nèi)外賓客來訪時(shí)，接待者要根據(jù)來訪者的目的、規(guī)格及興趣、意愿等選擇安排參觀項(xiàng)目，確定活動(dòng)內(nèi)容，擬定接待方案，報(bào)請部門主管批準(zhǔn)。6.1.6有關(guān)部門根據(jù)批準(zhǔn)的接待方案，認(rèn)真作好政務(wù)接洽和業(yè)務(wù)洽談。6.1.7安排外賓用餐除特殊情況外，原則上陪同人員不超過三名，安排娛樂活動(dòng)時(shí)我方陪同人員應(yīng)控制，堅(jiān)決杜絕高消費(fèi)、大吃大喝的現(xiàn)象發(fā)生。6.1.8在接待來賓工作中，要認(rèn)真作好安全保衛(wèi)工作。6.2電話接待服務(wù)及使用規(guī)定6.2.1員工打電話，用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時(shí)間。6.2.2響鈴時(shí)：電話鈴聲響起之后，應(yīng)盡快拿起器話筒。在電話玲聲響起三次之內(nèi)，必須有人接聽電話，以免引起客戶失望或不快。6.2.3找人時(shí)：來電指名找人，應(yīng)迅速把電話轉(zhuǎn)給要找的人。如果不在，應(yīng)明確告訴對方，如果需要留言，必須作好記錄。6.2.4接聽時(shí)：員工接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為“您好，博益公司”?？偟囊笫且?guī)范、簡潔、禮貌。但是，新員工對企業(yè)情況知之不多，不要搶接電話，以免一問三不知，給客戶留下不良印象。6.2.5聲小時(shí)：對方說話聲小，不能大聲叫嚷，而要有禮貌地告訴對方，“對不起，聲音有點(diǎn)小”。6.2.6通話時(shí)：如果有其他客戶進(jìn)來，不得置之不理，應(yīng)該點(diǎn)頭致意。如果需要與同事講話，應(yīng)有禮貌地說，“請你稍等”，然后捂住送話筒，小聲交談。6.2.7中斷時(shí)：通話中突然中斷，應(yīng)該立即掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明原因。6.2.8掛斷時(shí)：打完電話，不要自己先掛斷電話，應(yīng)該等對方掛斷之后再輕輕放下。6.2.9高峰時(shí)：在業(yè)務(wù)通話高峰時(shí)，盡量不要占線時(shí)間太長。6.2.10公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用，禁止員工在公司內(nèi)打私人長途電話；禁止使用公司電話打長時(shí)間私人市內(nèi)電話（超過五分鐘）。6.2.11違反6.2.10條例者，及時(shí)在行政文員登記《電話登記表》，并于月底繳納所打電話費(fèi)用給行政文員，由行政文員統(tǒng)