電算化會計檔案管理工作的淺談

電算化會計檔案管理工作的淺談電算化會計檔案管理工作的淺談[摘要]隨著社會的開展，辦公自動化的廣泛應(yīng)用，會計領(lǐng)域也深受影響，電算化會計是現(xiàn)代會計管理的主流，原來手工會計下所采用的檔案管理方法已不適應(yīng)電算化會計的需要。本文以電算化會計檔案管理為中心，簡約介紹了電算化條件下的會計檔案管理的特點，分析了現(xiàn)代會計檔案管理工作中的問題，并提出了相應(yīng)的對策。[關(guān)鍵詞]電算化會計檔案管理一、會計電算化下會計檔案的概念和特點1.電算化會計檔案管理的概念電算化會計檔案是指：儲在計論文聯(lián)盟算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)；而會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。2.電算化會計檔案管理的新特點〔1〕載體的變化與傳統(tǒng)的手工會計相比擬，電算化會計是運用計算機(jī)或者其他磁性介質(zhì)為載體將原來手工紙制的會計憑證、會計賬薄和會計報表等會計檔案來實現(xiàn)保存，再連接打印機(jī)標(biāo)準(zhǔn)打印保存。這樣會計檔案管理在載體性、信息性和平安性上有著宏大的變化，使得會計檔案管理邁進(jìn)了信息時代。在新的檔案保存方式下，會計檔案有著占用空間小，保管易，查尋方便等優(yōu)勢，其特有的存儲形式，也使得這些檔案必須在計算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)中才能查看得到?！?〕檔案有一定的統(tǒng)一性由于電算化會計檔案是在經(jīng)過計算機(jī)中特定的編制好的程序軟件環(huán)境下進(jìn)展處理產(chǎn)生會計數(shù)據(jù)資料，這樣就是得會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式，就使得會計檔案有一定的統(tǒng)一性?！?〕資源的有效配置由于電算化會計檔案主要是基于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件，利于會計信息的傳送，檢索，有利于其信息資源共享。這樣方便會計檔案的查閱同事有利進(jìn)步會計檔案的使用率。二、高校財務(wù)會計檔案管理存在的問題綜合上述電算化會計的眾多特點可以看出，電算化下的會計檔案又它的優(yōu)點但同時也存在不少問題。1.對會計檔案的重視不夠。由于電算會計開展時間不長，許多單位對電算化下的會計檔案不夠重視，沒有對會計華下的財務(wù)檔案設(shè)置專員管理，大多數(shù)是由會計人員主兼管，其他財務(wù)人員協(xié)作的形式，這樣使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，如此工作的分散就使得會計檔案的管理工作達(dá)不到根本的操作標(biāo)準(zhǔn)，檔案在移交給管理機(jī)構(gòu)時往往只移交紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案，磁質(zhì)檔案不移交不能是紙質(zhì)文檔何磁質(zhì)同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能到達(dá)電算化檔案管理工作的質(zhì)量和效果。2.電算化會計檔案管理是一種綜合技術(shù)性強(qiáng)的工作對從事人員要求較高。既需要具掌握一定財會專業(yè)知識也需要具備較好的計算機(jī)操作技能的人員。假如計算機(jī)業(yè)務(wù)技能不熟，就會在管理當(dāng)中因操作錯誤破壞數(shù)據(jù)，后果不堪設(shè)想。反之假如沒有較強(qiáng)的財會專業(yè)技能就不能正確處理睬計資料，進(jìn)展檔案管理。目前，會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握純熟的財會專業(yè)知識，但是欠缺計算機(jī)的日常維護(hù)技能，未能對會計電算化后的電子文件、程序文件、財務(wù)數(shù)據(jù)等定期備份，未及時形成磁介質(zhì)的電子檔案。會計檔案的不完好使得財務(wù)數(shù)據(jù)的平安性得不到保障，一旦計算機(jī)及效勞器出現(xiàn)故障，就會造成財務(wù)數(shù)據(jù)喪失，給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。3.平安性方面，電子檔案雖具有儲存容量大，查閱方便快捷，能滿足檔案利用者又快又好地利用所需的資料和數(shù)據(jù)，最大限度地發(fā)揮會計檔案效勞的功能。但是電子檔存放的磁性介質(zhì)或光盤易被遺失、損壞，因此在平安管理方面，防盜、防火、防潮等是電算化會計檔案管理的一項重要內(nèi)容。但電子檔案又存在易改動、易刪除和可復(fù)制，加上工作人員對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡等不穩(wěn)定的因素網(wǎng)絡(luò)化的管理為網(wǎng)絡(luò)社會的黑客、網(wǎng)絡(luò)犯罪分子造成可乘之機(jī)，工作人員缺乏會計電算化平安根本知識，不遵守單位的數(shù)據(jù)平安規(guī)那么，將計算機(jī)病毒帶人會計系統(tǒng)中，是會計數(shù)據(jù)備份不及時，造成電子數(shù)據(jù)永久喪失，相對傳統(tǒng)會計檔案管理，電算化會計檔案的平安管理難度較大，較為復(fù)雜，一旦出現(xiàn)平安管理事故，損失那么更大。這樣從而增加了財務(wù)數(shù)據(jù)的脆弱性。4．電算化會計檔案查閱需要在特定的環(huán)境進(jìn)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案直觀可視性強(qiáng)，而電算化會計檔案必須借助于計算機(jī)及其特定的軟件軟件系統(tǒng)才可顯示識讀所需的數(shù)據(jù)與資料。在無特定的平臺電算化會計檔案那么無法翻開，這樣電算化會計檔案就而失去利用價值。三、高校財務(wù)會計檔案管理存在問題的解決方法1.進(jìn)步認(rèn)識，加強(qiáng)指導(dǎo)。要高度重視財務(wù)檔案管理工作，樹立好財務(wù)檔案管理的意識，明確檔案管理人，專人負(fù)責(zé)檔案的搜集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。各會計單位建立會計檔案的管理方法或制度，并嚴(yán)格執(zhí)行使會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，以確保會計檔案的真實可靠性。2.強(qiáng)化財務(wù)管理人員素質(zhì)。會計電算化檔案管理人員要求掌握計算機(jī)應(yīng)用維護(hù)和會計專業(yè)技能，在相關(guān)的隊伍建立方面應(yīng)該增加專業(yè)的技術(shù)人才，以加強(qiáng)對電算化會計檔案進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)化管理。在沒有引進(jìn)符合此崗位的復(fù)合型才次前應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)展多途徑、多形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員理解會計檔案的重要性，進(jìn)步他論文聯(lián)盟們的專業(yè)技能和責(zé)任心。以便加強(qiáng)對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、平安化管理提供保障。使電算化會計檔案在各項工作中發(fā)揮作用。3.加快會計檔案工作現(xiàn)代化步伐，加強(qiáng)管理，利用大量的會計檔案資料為各類財務(wù)檢查提供最真實的根據(jù)。充分發(fā)揮財務(wù)檔案的潛在作用，更好地為財務(wù)工作效勞。在現(xiàn)代化信息平安問題大局部都是因內(nèi)部管理不善引起的，各單位要成立專門的組織負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)信息平安管理工作。在電算化會計檔案管理工作中，建立專用的會計檔案室，用以保管存儲會計信息的磁性材料，同時通安裝網(wǎng)絡(luò)平安軟件，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)的平安建立，確保會計信息的網(wǎng)絡(luò)平安。話說三分技術(shù)、七分管理各單位要加強(qiáng)電算會計化檔案的管理制度，明確何細(xì)化平安保護(hù)詳細(xì)要求如各責(zé)任者之間的權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)加密和認(rèn)證，實時網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測，防范越權(quán)或個人對數(shù)據(jù)庫的不適當(dāng)操作破壞會計檔案數(shù)據(jù)。4．科學(xué)保存，定期檢測，確保電算化會計檔案平安有效利用。電算化會計檔案是現(xiàn)代信息社會的產(chǎn)物，必須用現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備加以保管，以防止電子檔案受潮、磁化、或破壞；定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致電子檔案的喪失或不完好。對歸檔的電算化會計檔案要根據(jù)規(guī)定編制檢索工，方便以后查詢檢測。利用各種財務(wù)根底數(shù)據(jù)資料分析高校經(jīng)濟(jì)開展，財務(wù)運行