時間管理降龍18掌

時間管理降龍18掌時間管理降龍18掌時間管理降龍18掌時間管理降龍18掌編制僅供參考審核批準生效日期地址：電話：傳真:郵編:第五講時間管理降龍18掌（上）

時間管理的核心是效率和效能的提升，就是要規(guī)定和計劃好工作。例如可以用一個表格記錄一周的時間安排，把所有的個人工作和家庭生活事項全部記下來，然后做一些評判，通過這樣的記錄會發(fā)現(xiàn)，在每天的生活中確實有很多的事情是很無聊的，有很多的事情是不需要做的，這時，就可以把這些事情合并掉、刪除掉，或者把它們放在另外的時間段。通過這樣不斷地思考，盡量將目光聚焦于能夠帶來高回報的、重要的、有價值的工作和活動，這樣才能進入高效的時間管理之中。所以，開始規(guī)劃成功的時間管理需要做到以下幾個方面：◆記錄一周以來的時間安排，包括工作和個人生活的時間安排；◆分析哪些是不需要做的事情，把它們刪除掉；◆思考如何盡量聚焦于能帶來高回報的重要工作和活動。管理時間的前提是要了解自己的目前狀況，古語曰“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，只有登記和記錄自己的工作狀態(tài)，了解了自己的狀態(tài)后，才能改善自己的時間使用規(guī)則。

一、掌控每天—不被牽著鼻子走

◆生活就像馬戲團，有馴獸師也有動物生活就像馬戲團，除了馴獸師就是動物，如果人不做馴獸師的話，就可能會變成動物。同理，如果人不能控制好生活，生活就會控制人。◆積極努力行動，掌控每天每時只有掌握主動權(quán)，讓生活圍著自己轉(zhuǎn)，才能不使自己成為工作任務的奴隸，不成為時間的奴隸，做工作的主人，做時間的主人?！舾淖冊兴季S，找到正確的行動方法一定要時時刻刻掌握主動權(quán)，改變原有的不重視時間、沒有規(guī)劃、腳踩西瓜皮—滑到哪里算哪里的思維。認真地把工作任務管理起來，把業(yè)余時間管理起來，把所有的時間管理起來，控制到每一天，甚至每一個小時?！綮o下心來思考，有耐心地分析有很多的高級經(jīng)理人感嘆下屬的執(zhí)行力不夠。在時間管理中，這種執(zhí)行力的實質(zhì)就是月月有計劃，周周有檢討，天天有目標，而且這個目標和計劃行動是永遠不可以分割的，執(zhí)行開始的地方就是下一次結(jié)束的地方，所以每天都要有目標。針對這個目標，要有行動計劃，然后不斷進行檢討，不斷積極努力地行動。掌握每一天，不斷進行反省，靜下心來做思考，能耐心地、更理性地分析，并且在今天下班的時候，把明天的規(guī)劃重新思考一遍，讓每個第二天都有提前做好的規(guī)劃。◆每天做有效規(guī)劃，要有次序和條理每個月末的時候，要對下月的工作做一個規(guī)劃，但是這個規(guī)劃是粗線條的，不可能細到每一天和每一分，所以月計劃要突出主要的工作、核心的工作、有價值的工作。規(guī)劃周計劃的時候，重點是突出每一天，每天上午重點干什么，下午重點干什么。規(guī)劃日計劃的時候，要在原來周計劃的基礎上，對明天的工作做一個微調(diào)，讓它變得更加切實可行。月計劃、周計劃和日計劃要不斷調(diào)整，計劃可以讓工作變得有秩序和有條理?！粢淮沃徽J真做好一件事，不急于求成一次只做一件事，不要太急于求成，否則會導致眉毛胡子一把抓。很多事情齊頭并進的時候，要有輕重緩急，如同10個手指彈鋼琴，先彈哪個音，再彈哪個音是有規(guī)定的。一次只能做一件事情，這就是聚焦的原則，過于著急可能會帶來負面的效應。

二、確定目標—不窮于應付

有一位名人說過，人活著就是要有清晰的目標，將其寫下來，并且每個時刻不斷地激勵自己去朝著這個目標做。規(guī)劃做完了，就要開始設定目標，不為目標疲于奔命。要把設定的目標認真寫下來，寫下所有要做的事情就會發(fā)現(xiàn)，任務越多付出就會越多，成功的機會也就會越多，成功的可能性也就越大。有很多人都有自己模糊的目標、想法，但他們沒有把它精確地寫下來，于是這些目標計劃就永遠不能被實現(xiàn)。將目標寫出來的時候，就容易發(fā)現(xiàn)這些目標的缺陷，就要重新做整理，設定更現(xiàn)實的目標，這樣就符合SMART原則?！鬝是明確具體的意思；◆M是可衡量、可以測量的意思；◆A是行動導向的，跟大目標相一致的意思；◆R是務實可行的，就是跳一跳能夠得著，目標的高低比較適合，不是太高，也不是太低，具有一定挑戰(zhàn)性，同時又具有實現(xiàn)可能性的意思；◆T是有時間限期的意思。設定目標，一定要符合SMART原則。例如建國前的共產(chǎn)黨員經(jīng)常喊兩句口號，第一句口號是“推翻蔣家王朝，建立新中國”，第二句口號是“解放全人類，實現(xiàn)共產(chǎn)主義”，這兩句口號中，真正具有價值的目標應該是第一句，因為第一句是有可能做得到的目標。

【案例】我國四個現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標在上世紀80年代初期，我國開始實行改革開放政策，當時，在鄧小平同志的領導下，提出了實現(xiàn)四個現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標：第一步是要求在1980～1990年，國內(nèi)生產(chǎn)總值（即GDP）要翻一倍；第二步是到本世紀末，GDP要翻兩番；第三步是到下個世紀中頁，也就是2050年左右，基本達到中等發(fā)達國家的水平。20世紀80年代初設定這樣的目標，全國人民都為之振奮不已。這個目標的設定符合SMART原則，非常清晰、明確具體、可以量化、有具體數(shù)值的要求、有時間限期，這些目標就具有很強的可操作性。到1986年，全國GDP翻了一番，提前完成了計劃任務；到1995年，全國GDP翻兩番，也提前完成了計劃任務。而且到目前為止，廣東的人均GDP早已超過5000美元，浙江和江蘇的人均GDP可能在不久的將來超過5000美元，而一般所說的中等發(fā)達國家的人均GDP大概為5000～10000美元，這說明，在經(jīng)濟發(fā)達的省份實際上已經(jīng)進入到中等發(fā)達國家的水平。如果保持這樣的水平，估計到2030年就可以實現(xiàn)四個現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標。

點評：國家要發(fā)展，必須要設定目標，企業(yè)要發(fā)展，也要設定目標，個人發(fā)展當然也需要設定目標。每一項工作任務，包括業(yè)余時間都需要有目標，目標是前進的方向，沒有目標和方向，最終的結(jié)果就可能是南轅北轍。

設定目標不是坐在家里拍腦袋，不是按照自己的想法，不是做什么樣的目標都可以。目標決定結(jié)果，明確自己與全局的關系，明確上級和老板有什么樣的需求，明白內(nèi)部客戶和外部客戶的企盼，在這種情況下設定的目標才是切實可行的目標。綜上所述，目標的設定要遵循以下幾點：◆把目標寫下來，寫下要做的事；◆寫下的目標任務越多，付出的就越多，成功的機會就越多；◆目標是往何處去，想干什么，最終的結(jié)果是什么，針對結(jié)果做整體規(guī)劃；◆目標決定結(jié)果和方向，勾畫出清晰的藍圖，提供明確的行動指南；◆明確自己與全局的目標、老板的需求及內(nèi)外客戶的期望是什么。

三、實事求是—不盲目樂觀

◆少做過多的承諾，不要盲目樂觀設定目標以后，要實事求是，這就是SMART原則中的R，就是要求目標高低適合，不能太高，也不能太低，目標太高，可望而不可及，這種目標設定是沒有用的；目標太低，不能激發(fā)員工奮斗的欲望，工作的潛力就不能得到發(fā)掘。實事求是不僅僅是針對目標的設定，在工作任務的數(shù)量、自我的能力等各個方面都要實事求是，不能過于盲目樂觀，盲目樂觀容易犯大躍進的錯誤，可能會夜郎自大?！舫姓J問題和差錯隨時會發(fā)生，留出犯錯誤、被干擾和出現(xiàn)意外的余地承認問題和差錯是隨時會發(fā)生的，因為在現(xiàn)實中，突發(fā)事件和緊急事件不可能徹底鏟除，即使對B類事件的處理萬無一失，也要留出時間彈性，防止出現(xiàn)意外。做事要留有余地，不要把話說絕，不要把事做絕，時間安排也一定要有20%～30%的富余量。做計劃的時候應該留有余地，例如安排一天的工作時間，不能把8小時的時間擠得一分一秒都不差。同時，不做過多的承諾，做不到的不隨便承諾，提前打好預防針?！糸_始行動時，要充分利用經(jīng)驗，總結(jié)以往教訓，考慮所需資源開始行動之前，要充分利用經(jīng)驗，總結(jié)以往教訓，考慮到所需的資源，包括人力、物力、財產(chǎn)等，將各方面的配合考慮周詳，一步一個腳印?！舨蛔觥叭母刹俊?，不要抱怨埋怨要忌諱“三拍干部”，不要抱怨埋怨，不要總找借口。俗話說“要為成功找方法，莫為失敗找借口”，如果“拍腦袋定任務、拍胸脯接任務，完不成任務拍屁股走人”，這樣的“三拍干部”只會失敗?！芭哪X袋定任務”，不跟大家一起進行慎重的思考和討論，是盲目樂觀，一意孤行；“拍胸脯接任務”，不估量自己有多大的能耐，任意拍胸脯，過多的承諾和許諾，只會導致失敗提早到來；最后完不成，“拍屁股走人”，推卸責任，甚至“拍肩膀”亂表揚，“拍大腿”充當事后諸葛亮，充當馬后炮，這都不符合實事求是的原則。

四、制定計劃—不貿(mào)然行動

目標設定以后，要開始把目標轉(zhuǎn)化為行動，把藍圖變成現(xiàn)實，這時就需要制定計劃。但是在計劃與行動之間經(jīng)常有兩個極端：第一是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是貿(mào)然進行、馬上行動。而正確的做法是要制定計劃，“慢慢計劃，快快行動”永遠是取得成功的捷徑，而且，如果能“三個計劃而后行動”，則可以應對出現(xiàn)的突發(fā)事件，更好地適應情況變化。在考慮計劃的時候，要“民主計劃，專制行動”，也就是多考慮大家的意見，但是一旦事情定下來以后，一定要一竿子插到底，格殺勿論，并且要把“目標刻在石柱上，計劃寫在沙灘上”，即目標是不能輕易變更的，目標要清晰、明了，是可以寫下來的，而且是要符合SMART原則的。有一個成語叫“朝令夕改”，從現(xiàn)代管理學的角度來分析，如果改的是目標的話，就不能隨意改；但如果改的是計劃，就可以修正。對任務的每一個部分，都要明確預期結(jié)果和時間限期，計劃越具體、越詳實，任務落實起來就越實際，處理起來就越有條理。計劃越詳細越好，最好是詳細到大家都能夠聽明白，簡潔到大家都能夠聽懂，不會產(chǎn)生歧異，所以在詳細和簡潔之間，要求得一個平衡。計劃要做得很詳細，同時要充分溝通，然后一步一步實施。完成以后要進行獎勵，當然在執(zhí)行的中間要進行檢查和監(jiān)督。具體而言，制定計劃要做到以下幾點：◆要防止拖拉和冒進的現(xiàn)象。應該馬上行動的，卻躊躇不決者，易??；應該不慌不忙的，卻快速前行者，則不達?！魧θ蝿盏拿總€部分都要明確其預期結(jié)果、理由和時間期限。計劃越具體，任務就會越實際，處理起來就越有條理?！粲媱澰敿?、充分溝通、分步實施、完成獎勵。

五、決不拖拉—不能不緊不慢

◆拖拉的原因要馬上行動，絕不拖拉。美國聯(lián)邦快遞有一個廣告詞說“拖吧，我們會抓住您的最后1分鐘”，生理學上也有一句名言，“人類的最后1分鐘”，就是每個人做事的時候，都會拖拉，一直拖到火燒眉毛的時候才會著急，所以大部分人在處理事情的時候，都有一個拖延的習慣。對于繁雜的任務，如果工作過重、壓力過大、資源缺乏、令人厭煩、沒有條理性，目標很模糊、時間不充分、精力也不夠、常常又被打斷時，人們就會不由自主地開始拖拉。◆克服拖拉的辦法要客服拖拉，就需要把任務分割，分而治之地進行瓦解，因為一個大西瓜一口吃不掉，應該分成片來消滅；一個大蛋糕吃不掉，也要分成小片來消滅。所謂“千里之行始于足下”，要把若干個大的任務變成一個個小的具體的任務，把小的任務建成許多小的里程碑，并且完成這段任務后要給予獎勵。

【案例】馬拉松比賽一個馬拉松運動員，跑得很快，很輕松就完成了比賽，成了世界冠軍。比賽結(jié)束后有記者采訪他，問他是不是有什么特殊的技能，為什么能表現(xiàn)得這么好，拿到冠軍。這個馬拉松運動員回答，“我已經(jīng)提前一個禮拜到比賽場地來了，我每天都要去跑幾圈，我把42公里多的里程，按照4～5公里找一個小目標，或者是一個建筑物，或者是一顆樹，或者是別的標志物的東西，把這些小目標作為我的一個個具體目標，就可以把整個里程給分成十幾個小目標，然后，發(fā)令槍一響，我就向我的第一個目標沖去，沖完以后，我就完成了第一個小目標，然后我再向第二個目標沖去，當我的十幾個小目標都完成的時候，整個馬拉松賽程也就跑完了?！?/p>

點評：因為馬拉松比賽的距離很長，很多運動員都會對這樣長的距離產(chǎn)生心理障礙，會讓自己不由得疲憊不堪。但是這位運動員卻將大的目標分解成了很多小的目標，而這些小的目標在他看來是很容易實現(xiàn)的，于是整個比賽就很順利地進行下來了。

把大目標分成一個一個的小目標，這種方式也被稱為項目管理。當每一個小的目標實現(xiàn)以后，給自己一個小的獎勵，完成了一個個小目標，整個過程就會充滿喜悅，這是完成大目標的一個很好的策略。◆及早開始、自我激勵、精神放松

【案例】看不到前方的失敗國外有一個游泳健將，在一個大霧彌漫的天氣里橫渡海峽。這兩個海峽之間相距只有2英里，可是因為霧氣太重，他看不到前方，最后他實在支撐不下去了，請求上船。他的父親在船上一再告訴他，離對岸只有一點點距離了，讓他再堅持一下，他卻從心理上感覺自己已無能為力了，最后還是選擇了放棄，堅持爬上了船。他上船后站起來一看，眼淚就流下來了，因為前方就快要到岸了。他事后說，這么短的距離，憑自己的體力是怎么都能夠堅持下來的，可看不到前方的目標，他的心理防線就崩潰了。

點評：當一個人看不到前方的目標時，就會喪失他的意志，會失去他所有的潛能，他的能力就不能正常的發(fā)揮。人為什么而活著，為什么而工作，未來的5年、10年、20年，個人的家庭和未來到底是什么樣子？很多人沒有認真想過這些問題，沒有進行過人生規(guī)劃，從來都沒有想過自己的未來到底是要成為什么樣子。這樣的人只能被生活支配著，只能隨著生活的波濤四處飄蕩，在生活中起伏，最終迷失自我。所以說，一個人重要的不是在什么位置，而是朝著什么方向前進，如果有自己人生的目標，就要不斷地把大目標設定成一個個小的目標，及早的開始，一步步地前進，并在每一個小目標實現(xiàn)后做一些自我的激勵。]

六、管理表單—不要眉毛胡子一把抓

月計劃、周計劃和日計劃的計劃量要適中，在這些計劃之外，應配合一些管理的表單。而且這些表單也要適量，以簡單、簡潔為主，不要眉毛胡子一把抓。中國人比較習慣感性思維，而不太擅長理性思維，不太喜歡用管理表格，一看到表格頭就發(fā)暈。因此對于計劃的工作細節(jié)，要快速、及時地隨手記錄，不斷地檢討回顧周計劃，每天做調(diào)整和增減。計劃的安排，一定要留有余地，把周計劃時時刻刻帶在身上，理智應對。對于每天的任務，要保持工作和生活兩者的平衡，而中午是一個期限，要盡量把一天的工作集中在上午完成，如果上午實在完不成，下午還可以繼續(xù)，由此，就可以騰出下午的一些時間做一些自我的調(diào)整。人的注意力一般都是90分鐘，小孩子的注意力只有45分鐘。成人上課最長是1個半小時，因為1個半小時膀胱容量已經(jīng)到了極限，人的注意力也開始下降，必然導致效率低下。綜上所述，制作管理表單時不能眉毛胡子一把抓，要做到：周計劃報表和日計劃報表，計劃適量；計劃工作細節(jié)，要快速、及時、隨手記錄；不斷回顧周計劃表，每天做調(diào)整增減；安排計劃要留有余地；把周計劃表時刻帶在身上，理智應對；中午是期限，保持工作生活兩者的平衡；休息片刻，適當調(diào)整，90分鐘注意力。

第六講時間管理降龍18掌（下）

七、有效規(guī)劃—不隨心所欲

不要隨心所欲，應將注意力聚焦于最重要的任務，首先完成最重要的工作安排，分批處理一些小任務，不要讓干擾和突發(fā)事件主宰自己的時間，上午不要工作得太晚，早一點開始工作，按時下班。對于職業(yè)經(jīng)理人而言，如果的確是有突發(fā)事件要加班處理，屬于情理之中，但經(jīng)常加班加點不是好習慣。有的人把加班當成一種習慣，這只能導致形式主義，只能使得工作效率低下、沒有熱情、沒有激情，使工作成為累贅、成為負擔，這樣的工作很難創(chuàng)造價值。

【案例1】比老板下班晚的員工某單位在5點鐘下班后，所有的員工都沒走。但這些員工在辦公室里并沒有什么事情可做，大家只是靜靜待著。當別人問他們?yōu)槭裁床幌掳?，他們回答說有事要加一會班。其實真正的原因是他們的老板還沒有下班，老板在辦公室里還沒走，他們就感覺不好意思走。老板不下班，員工就不能下班，因為怕被老板看到后認為不敬業(yè)、不努力。當老板一走，所有的員工都一個一個走光了。

點評：這樣的公司考評績效是憑什么進行的憑老板的印象還是憑員工的工作效果如果一切以老板的感覺來定，按論資排輩來確定，工作時間不干活，晃晃悠悠，下班之后開始加班，混點加班費，而且這樣的行為還讓上司感覺到此人很努力，這樣的工作、這樣的企業(yè)就不可能取得績效。

【案例2】CMS的管理制度CMS規(guī)定，如果某位員工每個禮拜加班超過3天，而且沒有申請免費加班，公司會對其進行罰款。CMS公司認為如果公司不需要員工加班，而員工要加班，說明員工的工作效率太差，也說明這個員工的個人能力很差，不能勝任公司的工作。CMS公司的總裁到下面的機構(gòu)視察，發(fā)現(xiàn)晚上9點鐘辦公樓還燈火通明，一個員工在電腦前打字，他就問是怎么回事。別人回答這是連續(xù)3年的優(yōu)秀員工，每天都加班到9點鐘，他很勤奮努力，非常敬業(yè)，是這個部門最優(yōu)秀的員工?？偛谜襾砹诉@位員工的部門經(jīng)理，問這個員工為什么每天要加班到9點鐘，部門經(jīng)理說，“這個員工的打字很慢，其他員工打字速度很快，5點鐘就下班了，這個員工每天晚上9點鐘才能打完，3年以來一直如此。大家看他很勤奮，每年都評他為優(yōu)秀員工。”因為這一個人的加班，整個辦公樓的系統(tǒng)要給他開著，中央空調(diào)開著，所有的燈開著，而他加班的根本原因是自己技能不合格，這樣的加班耗費了很大的成本，于是總裁立即將這名員工調(diào)到了別的部門。

幾乎所有的公司，尤其是民營企業(yè)，提倡員工加班，而有些公司反對員工加班，這就是不同的企業(yè)文化價值觀。只有好的價值觀，才能讓整個單位健康發(fā)展，才能讓單位走可持續(xù)發(fā)展的道路，才能激發(fā)員工的工作熱情，創(chuàng)造巨大的價值。在每周的工作中，周一早晨最重要，在周一的上午不應該安排會議，包括電話會議。周一的上午要做最重要的工作，尤其是重要且緊急的工作，合理的安排周一的早晨是一周工作取得成效的關鍵。很多單位喜歡在禮拜一或者禮拜五安排會議，結(jié)果第一天工作開始，大堆的工作任務被擱置，電話響個不停，會影響會議的質(zhì)量，也影響員工整天的工作。同時，禮拜五下午不能開會，禮拜五下午每個人都心猿意馬，準備過周末，所謂“身在曹營心在漢”，會議的結(jié)果可想而知。所以不隨心所欲，要有效規(guī)劃就要做到以下幾個方面：注重聚焦于重要任務，首先完成；圍繞要項安排工作，分批處理小任務，不要被干擾和突發(fā)事件主宰；不要工作得太晚；及早開始，按時下班；周一早晨最重要，不要安排見面或電話會議。

八、輕重有別—急事急辦

對于事情的處理要分輕重緩急，急事急辦，不能讓簡單的、容易的、喜歡的、花時間少的工作占據(jù)日程安排，只有聚焦于有價值的事件，處理好B類重要事件，時間管理才能節(jié)奏和諧，工作也才能得心應手。具體要做到：分別輕重緩急的次序；辨認緊急的、容易的、喜歡的、花時間少的事件；聚焦于目標和價值。

九、溝通細節(jié)—不粗枝大葉

講究溝通的技巧，在溝通的時候，一定要按照5W1H的原則進行，了解清楚是什么原因、什么人、什么事、何時、何地、要采取什么樣的做法。要像交通警察一樣控制任務流。當交通很擁堵的時候，交通警察一定會做一個緩和，先讓某一方向停車，讓另一方向走，等這邊走得差不多時再停住，然后讓對面再走，在溝通中，也要使用這種軟著陸的策略。

【案例】木板上釘釘子柳傳志說在一個木板上釘四個釘子的時候，不可以先把一個釘子釘進去，通常的方法是把一個釘子敲兩下，然后把對角線方向的釘子敲兩下，再把另外兩個方向的釘子敲兩下。也即要把所有釘子都敲兩下，通過這樣不停循環(huán)敲擊，始終保持所有的釘子和木板的平衡，才能把釘子順利釘入木板。

控制任務流，要把任務全部寫下來，把期限設下來，在發(fā)布任務和會議溝通的時候要使用多媒介，不僅要靠電話，還要發(fā)傳真、發(fā)Email。面對面溝通的時候，也要依靠一些書面的媒介，不斷反饋和確認，同時要做進度的追蹤、檢查和控制。綜上所述，溝通的細節(jié)包括以下幾個方面：◆接受任務時的5W1H法：何因、何事、何人、何時、何地、具體做法等；◆控制任務流，向交通警察學習；◆寫下任務，圈出最后期限，信守承諾；◆發(fā)布任務時、使用多媒介，反饋確認；◆保持適當?shù)倪M度和追蹤控制。

十、專心致志—不多頭并舉

專心致志，一次只做一件事，不要多頭并舉、齊頭并進。多頭并舉的結(jié)果往往是目標分散、效率低下。一顆子彈只能瞄準一個目標，如果要同時打5個目標，結(jié)果會什么目標也打不中。例如電腦同時打開很多軟件后，資源會耗竭，而所有的軟件可能都無法運行，這樣就導致電腦的死機卡殼。同樣，上網(wǎng)時同時打開20多個網(wǎng)頁，網(wǎng)速就會越來越慢。美國人常說的“在一英寸的地方，深挖一英里”就叫聚焦。不要廣種薄收，而要精耕細作。多頭任務并舉的時候，肯定只能先做成一件。這時，就需要與上級做溝通，把任務的理由和原因列下來，把重要程度列下來，然后提一個方案，列出優(yōu)先順序，逐步完成。具體要做到：◆多頭并舉的結(jié)果是目標分散、效率低下，會弄糟事情，好像電腦死機一樣；◆聚焦于目標不放松，離現(xiàn)實越近；◆在一英寸的地方，深挖一英里；◆多頭任務并舉時思考：接收的原因、重要程度，征求老板意見。

十一、合理分配—不加班加點

合理分配，而不要輕易加班加點。每天的日工作表當中的計劃任務要做一個統(tǒng)籌安排，要很好地利用時間，在合適的時間完成合適的任務。任務要進行分類，進行合并同類項，做一些篩選，可以把部分工作合并在一起，也可以把部分工作暫時放一放，甚至對部分工作可以進行刪除以節(jié)約時間。一定要做深入的分析，讓上午取得最大工作效益，好好利用自己的時間巔峰。具體而言，體現(xiàn)在以下幾個方面：◆一日之計在于晨，一年之計在于春；◆檢查日表中的任務，再統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排；◆能否最大限度地利用好時間，是否在合適的時間完成合適的任務；◆分析任務并歸類：可以刪除的、可以少花時間的、可以委派別人的、可以合并的；◆上午是可以取得最大工作效益的時機。

十二、清理桌面—先工作后整理

清理桌面的原則是先工作后整理，而不是先整理后工作。把近期的文件列出來，專注于當前的文件，并用紅色的標簽標出當前的文件，上面寫上ING，意思就是正在進行中的工作，是目前最需要做的工作，正在處理的工作。對于未來可能需要用的一些文件，也要把它們列出來，用另外一個藍色的標簽標記出來。在辦公桌上醒目的地方，要擺上時鐘，而且自己一定要戴手表，設定時間期限。很多的經(jīng)理人不喜歡戴手表，但現(xiàn)代時間管理要求大家一定要戴手表，在辦公桌上放一個臺鐘，是為了適應時間管理的需要，可以把它撥快2分鐘，樹立一個事事提前的時間概念。對于文具也要歸類，不能讓筆筒里面有橡皮三五個，水筆一大堆，要將夠一個月用的文具放入其中，留出適當備用，成堆的文具只能讓人感覺凌亂不堪，同樣，日用品不能放置太多，但是也不要太少。具體而言，要做到以下幾點：◆只保留近期文件，要專注于當前的文件，包括正在處理的和未來四周內(nèi)需要使用的文件；◆清空辦公桌面，按使用頻率重新擺放物品；◆在醒目的地方擺上時鐘、戴上手表、設定時限，建立時間觀念；◆歸類文具于一處，足夠一月使用即可。

十三、辦公室5S—不亂成一堆

依照辦公室整理的5S，進行“整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)”，對辦公室的文檔和電腦中的文檔，一般分為7～10類，按照這樣的分類將每一個文檔歸檔，分類不要太多，太多了就容易導致分類混亂，也不宜太少，分類太少每個大類中就可能存在很多歸檔模糊的文檔。文檔的歸類和團隊管理一樣，好的團隊一般管7～10個人，極限是15人，而低于5人的團隊缺乏潛力。常用的文檔也是分為7～10類，例如常用信息、即刻行動、當前的項目、日常的工作、例行工作、客戶工作、有待解決的問題、委托他人等，要把不同分類的文檔標簽標清楚，使用不同的文件夾。在文件夾里面，子頁應該適當，不要太多，也不要太少。每個大文件夾可分成若干個小文件夾，每個文件夾也要做彩色的標簽，這樣就會一目了然。辦公桌的桌面上只放當前所需要的東西，每天上午下班前先簡單整理一下，在下午下班前再用5分鐘系統(tǒng)地整理一下，而且一直堅持這樣的整理習慣，不要一個月整理一次。也就是要做到以下幾點：◆整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)；◆分類一般為7～10個文擋，標準適當寬些，分為常用信息、即刻行動、當前項目、日常工作、客戶工作、有待解決、委派他人等；◆文件夾紙頁適當，把大文件夾分成若干個小文件夾，文件夾用彩色標簽標注，能用彩色文件夾更好；◆桌面上只放工作必需的東西，每天整理一點點，每天清理辦公桌，收好文檔，掌控一切。

十四、減少干擾—不隨叫隨到

隨叫隨到是永遠對別人開放的時間管理，不利于減少自己的干擾，每個人都不應隨時隨刻地等著別人的干擾。作為管理者，每天上午要至少三次去詢問自己的團隊成員，有沒有什么問題，或者需要做點什么，看到他們的次數(shù)越多，他們找自己的次數(shù)就越少。而且一定要加強他們的計劃性，要做一些走動式管理。當然也要對時間進行約定，告訴員工，有緊急的事情找自己，除非突發(fā)事件，一般的情形找最好應是到了什么階段做什么階段的事。大家都有事先的約定，干擾就會降到最小程度。一般而言，每次干擾會耗費6～7分鐘，而干擾結(jié)束后，需要4～5分鐘才能恢復到先前的工作狀態(tài)，所以任何人的任何事被干擾后，工作的注意力都會被分散。減少干擾的另一些辦法是轉(zhuǎn)換自己桌椅板凳的方位，把多余的椅子拿掉，關閉房門，在門外掛免進牌，躲進無人的小會議室或者辦公室，分析干擾事件，把它們分為重要性、緊急性和無必要性的問題，對于近期干擾頻率、程度以及減少的方法要做出分析，然后針對分析結(jié)果，設計自己的策略來減少干擾。綜上所述，減少干擾，要做到：◆每天上午至少三次詢問團隊成員是否有問題或需要我做什么，他們看到你的次數(shù)越多，進入你的辦公室的次數(shù)就會越少；◆干擾會耗去6～9分鐘，再需要4～5分鐘的恢復，打攪三次后，專注力會分散；◆轉(zhuǎn)換桌椅方位，把多余椅子拿走，關閉房門，掛免進牌，躲進無人辦公室；◆分析干擾事件，分為緊急、重要、必要性等；◆近期干擾的頻率、程度、減少方法等。

十五、管理郵件—不受制于它

管理郵件是時間管理的高科技化所帶來的。電子郵件也不是隨時來就隨時處理，如果這樣的話，管理者就會很被動，就永遠要等候著處理自己的郵件。因此，管理者正確的做法是在一天中設定專門的時間段去處理郵件，一般的建議是中午吃飯前、下午下班前來處理郵件，大概留15～30分鐘。但是對于郵件也要做一個重要性的分析和把握。例如上午吃飯前15～20分鐘，處理非常重要的郵件可能處理不完，所以這15分鐘只能把垃圾文件、無聊的內(nèi)容等通通扔到垃圾桶；對于簡要的問題做快速的回復，然后留下重要的；一時不能夠馬上回復的郵件，留在下午下班前專門處理。隨著科技的不斷發(fā)展，隨時郵等業(yè)務陸續(xù)被開通，當管理者有郵件來了以后，馬上就會有短信息發(fā)到手機電話上，結(jié)果管理者看到手機電話，心里就開始不安分，這種心理暗示就會讓管理者馬上去打開郵箱查看郵件，這實際上是制造了更多的干擾。管理者只要保證每天能夠收發(fā)一次郵件就可以了，沒有必要隨時隨刻待命，否則就會受制于它而浪費無數(shù)的時間。對于Email的管理，可以建立二級文件夾，設置一些過濾器。善用附件，不要總是在信里面寫很多東西。要認真簡潔地處理郵件，每天利用15～30分鐘分批集中處理郵件，然后關閉郵箱，處理其他的任務。具體而言要做到：◆初次看到郵件要即刻處理，先瀏覽一遍，刪除垃圾文件、無聊內(nèi)容，再回應重要的內(nèi)容；◆專時處理，關閉郵件提醒功能，用電話及時回復可保護私密性，建立二級文件夾，設置過濾器攔截垃圾信息；◆善用附件，認真簡潔，當天回復，敏感問題使用電話；◆利用15～30分鐘分批集中處理郵件，然后關閉郵箱，處理其他的任務。

十六、管理電話—不隨意接打

電話的管理就是不可以任意接打電話。任意地打電話和任意地接電話都是浪費時間的元兇。接到來電，要鼓勵對方盡快進入主題，不斷詢問對方真實的意圖和想法。常常會聽到有一些像小孩子的年輕人，打過電話來總是說“猜猜我是誰”，這時候要果斷地說“對不起，我猜不出來，請問你是誰”，要盡快地切入主題，并把每一次電話通話的時間壓縮到最短。通過分析一周的電話記錄，可以把某些電話進行授權(quán)，例如自己不在的時候，把電話交給別人處理。回復電話的時候要說，“我能為您做一些什么，我能幫您什么忙嗎”，自己需要注意回避的時候，一定要讓有關的人員知道，回避到哪里去了，以便有緊急的事情可以找到自己。在特定的時間，例如在中午之前批量回復電話，保證其他的時間能安心處理非常重要的工作而不被打斷。綜上所述，管理電話要做到：◆鼓勵來電者盡快進入主題，不斷詢問以清楚其真實意圖和想法，方便時回電；◆分析一周的電話記錄，是否必要回電、授權(quán)、縮短電話時間；◆回復電話時問“我能為你做些什么”；◆讓人們知道去哪里找你，留出回電的時間，在特定時間—中午前批量回復電話。

十七、充分授權(quán)—不事必躬親

要充分授權(quán)，沒有必要事必躬親。要集中精力，聚焦于目標，提高工作效率。授權(quán)能夠培養(yǎng)和激勵員工，要明確什么樣的任務可以授權(quán)，要分析授權(quán)的風險、任務、職責，授權(quán)對員工的興趣、能力和他的空余時間等也要有所了解。授權(quán)以后不等于授責，還要不斷監(jiān)督，控制被授權(quán)者的進度，保證任務最后能真正順利完成。具體而言要做到：◆集中精力，聚焦目標，提高效率，致力于團隊，能培養(yǎng)和激勵員工；◆分析任務的風險、價值、職責，員工的能力是否匹配等；◆選擇合適的人選進行授權(quán)，并提供支持；◆監(jiān)督控制進度和品質(zhì)，做結(jié)果考核、正面強化、建設性反饋問題。

十八、管理會議—不再文山會海

微軟公司管理會議有“簡單管理三法”，即第一不要隨便發(fā)文，要多用小便簽；第二不要隨便開會，要到桌邊討論，到某一個經(jīng)理的辦公室去討論；第三不允許坐著說話，要站著說話。也就是不隨便發(fā)文、不隨便開會、不坐下來討論，一定要找到高效率的方式方法和有充足的理由時才開會?，F(xiàn)在很多單位開例會，有周例會、月例會、年例會等，年底大家都要聚餐一次，有時純粹是為了開會而開會，所以開會的成本很高。如果必須要開會，條件許可的情況下，不如使用視頻技術(shù)，借助郵件，或者開電話會議，更省時間。會議一般要控制在90分鐘以內(nèi)，讓每一個人都做好充分準備，開會的理由、整個的會議議程、每個人發(fā)問的方式和時間都要控制好，只有這樣，會議管理才能取得成效。具體而言要做到：◆有理由才開會，而不是工作例會，目的是提供信息、解決問題、集體討論；◆開會的成本很高，能用郵件代替的就用郵件方式；◆與會者、起止時間、地點、主題、議程、主持、會議紀要等事先準備好，會議時間要控制在90分鐘內(nèi)；◆知道自己參加會議的理由和作用，可以委派別人參加、或以其他方式提供信息、只參加會議的一部分，下午開會較好，不要機械地定整點。

【自檢3-1】

研討如何提高會議的效率1．平時您所參加的會議存在那些問題?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2．下一次會議的主題和議題是什么?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3．如何快速有效地完成該次會議會議應該用多長時間____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________4．希望達成什么樣的結(jié)果?_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________