OA行政辦公系統(tǒng)用戶操作手冊范本

..OA辦公系統(tǒng)用戶操作手冊前言為充分發(fā)揮信息化平臺(tái)作用,提高工作效率,學(xué)校啟用了新行政辦公系統(tǒng)〔OA,將公文處理、表單審批、學(xué)校通知公告等業(yè)務(wù)模塊部署到電子系統(tǒng)上,方便各部門對工作進(jìn)行信息化、規(guī)范化管理。本手冊是學(xué)校行政辦公系統(tǒng)軟件〔OA系統(tǒng)的用戶使用手冊,主要是為指導(dǎo)用戶使用本產(chǎn)品而編寫的。希望本手冊能夠幫助您在短時(shí)間內(nèi)對OA系統(tǒng)有一個(gè)概括的了解,讓您親身體驗(yàn)到它所帶來的方便與快捷。登錄系統(tǒng)OA行政辦公系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版,登錄形式簡單方便,只需在瀏覽器中輸入服務(wù)器地址,即可訪問系統(tǒng)。目前學(xué)校OA行政辦公系統(tǒng)服務(wù)器支持內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)訪問,無論在學(xué)校還是在校外,只要可以上網(wǎng),即可通過瀏覽器登錄辦公系統(tǒng)進(jìn)行工作處理。同時(shí)OA行政辦公系統(tǒng)配備有手機(jī)客戶端,通過下載安裝手機(jī)客戶端,亦可登錄學(xué)校行政辦公系統(tǒng)處理工作。登錄系統(tǒng)入口如下：學(xué)校官網(wǎng)行政辦公系統(tǒng)入口；服務(wù)器內(nèi)網(wǎng)地址：http://04:5007；服務(wù)器外網(wǎng)地址：60:5006；手機(jī)客戶端服務(wù)器地址：60:5005。登錄頁面如下：各用戶的登錄帳號(hào)詳見通知,初始密碼為123456,首次登錄系統(tǒng),請修改個(gè)人密碼,防止他人盜用。系統(tǒng)首頁個(gè)人空間個(gè)人空間用于展現(xiàn)與個(gè)人工作緊密相關(guān)的信息,如待辦工作、表單審批、跟蹤事項(xiàng)、我的模板、日程事件、我的計(jì)劃、常用文檔等。用戶個(gè)人可自行配置,預(yù)置的個(gè)人空間如圖所示：個(gè)人空間的管理：若單位管理員設(shè)定用戶可以自定義個(gè)人空間,則用戶自身可對個(gè)人空間的管理,進(jìn)入[個(gè)人事務(wù)]--[空間欄目],同樣可以設(shè)置布局,并進(jìn)行欄目設(shè)置。如圖,用戶設(shè)置個(gè)人空間：功能模塊介紹公文管理本節(jié)詳細(xì)介紹公文應(yīng)用部分的具體操作：[發(fā)文管理]、[收文管理]、[公文查詢]功能操作。公文處理：第一步：點(diǎn)開待辦列表,選擇要處理的公文,進(jìn)入處理界面：發(fā)文管理：用于完成發(fā)文件箋的擬文、審核、審批〔或會(huì)簽、簽發(fā)、復(fù)核、封發(fā)和歸檔的處理過程,形成公文單與正式公文。所有這些處理節(jié)點(diǎn)的名稱和權(quán)限,用戶均可自行定義,由此保證了系統(tǒng)的靈活性。同時(shí)提供公文的催辦、督辦等操作,保證公文流轉(zhuǎn)的嚴(yán)肅性。發(fā)文管理首頁如下圖：功能鍵：[擬文]具有發(fā)文擬文權(quán)的用戶才顯示[擬文]按鈕,進(jìn)行公文文稿的起草。[已發(fā)]列表顯示已經(jīng)發(fā)送出去的公文。[待辦]列表顯示未處理的公文,可以進(jìn)行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。[在辦]列表顯示[暫存待辦]過的公文。[已辦]列表顯示當(dāng)前節(jié)點(diǎn)已經(jīng)辦理完畢的公文。擬文操作步驟：第一步:點(diǎn)擊[調(diào)用模板],選好模版之后點(diǎn)擊確定,直接調(diào)用公文發(fā)文流程模板。如下圖：第二步：填寫發(fā)文單。根據(jù)設(shè)置的文單信息進(jìn)行填寫,如文件標(biāo)題等信息。送往單位可以自行選擇。第三步：書寫公文內(nèi)容。點(diǎn)擊[正文],系統(tǒng)支持word、excel、wps等格式,也可以點(diǎn)擊左上角[文件F],直接選擇打開本地文件,或者可以直接在編輯頁面編輯內(nèi)容,編輯完成,點(diǎn)擊菜單欄"綠色箭頭",保存退出。如下圖編輯正文：第四步：按實(shí)際需要增加附言和附件。點(diǎn)擊[發(fā)送],即可發(fā)送到下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的人員。收文管理：用于完成外來電子公文的自動(dòng)登記、紙制公文的手工登記,以及擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔的處理過程。所有這些處理節(jié)點(diǎn)的名稱和操作權(quán)限,用戶均可自定義。收文管理首頁如下圖：[收文管理]頁面下各功能鍵說明如下：[待登記]對公文進(jìn)行登記,可以通過[登記紙質(zhì)公文]來進(jìn)行公文登記。[待發(fā)]暫時(shí)不想發(fā)送的公文被保存在這個(gè)列表中。[已發(fā)]已經(jīng)發(fā)送出去的公文保存在這個(gè)列表中。[待辦]列表顯示未處理的公文,可以進(jìn)行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。[在辦]列表顯示[暫存待辦]后的公文。[已辦]已經(jīng)辦理了公文操作的文件保留在這個(gè)列表中。操作步驟：點(diǎn)擊一級(jí)菜單[公文管理],選擇[收文管理],進(jìn)入收文管理界面,第一步：登記。點(diǎn)擊一級(jí)菜單[公文管理],選擇[收文管理],通過待登記公文列表,選擇公文,點(diǎn)擊[登記],按以下步驟進(jìn)行公文登記。第二步：收文處理：文件登記發(fā)送后,下一個(gè)進(jìn)行公文辦理的人員會(huì)收到公文的提示信息,在系統(tǒng)的首頁的[待辦事項(xiàng)]中顯示該公文。辦理人員可以直接點(diǎn)擊打開進(jìn)行辦理,同時(shí)在公文管理中[收文管理]的待辦事項(xiàng)中也列出了所有要辦理的公文。辦理者可以對文件內(nèi)容以手寫批注,手寫批注等方式進(jìn)行文件的批閱,批示等操作。會(huì)議管理會(huì)議是針對某些議題進(jìn)行討論、研究和解決的過程,起到溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、集思廣益、制定計(jì)劃、科學(xué)決策的目的。會(huì)議管理將會(huì)議通知,召開過程以及會(huì)議紀(jì)要集合在一起,規(guī)范了工作,協(xié)同提升了工作效率。會(huì)議管理涵蓋了視頻會(huì)議,會(huì)議紀(jì)要,登記會(huì)議室,會(huì)議室使用統(tǒng)計(jì)等功能,達(dá)到靈動(dòng)管理,高效工作之目的。功能菜單：包括[會(huì)議安排]、[待開會(huì)議]、[已開會(huì)議]、[會(huì)議資源]四個(gè)子菜單。會(huì)議室申請操作步驟：點(diǎn)擊菜單[會(huì)議管理],出現(xiàn)功能列表,根據(jù)操作需要,選擇相應(yīng)的子菜單。第一步:申請會(huì)議室,點(diǎn)擊[會(huì)議資源]-[申請會(huì)議室]頁簽,打開會(huì)議室申請頁面；第二步：點(diǎn)擊"會(huì)議室"輸入框,彈出會(huì)議室選擇窗口,鼠標(biāo)拖動(dòng)選擇空閑區(qū)域,如圖：第三步：會(huì)議室選擇窗口點(diǎn)擊[確定]按鈕,選擇的會(huì)議室和對應(yīng)的時(shí)間會(huì)自動(dòng)錄入會(huì)議室申請信息,如圖：第四步：點(diǎn)擊確定完成會(huì)議室申請操作。待會(huì)議室審核員審核通過后,即可使用。新建會(huì)議操作步驟：點(diǎn)擊菜單[會(huì)議管理]-[會(huì)議安排],點(diǎn)擊新建會(huì)議,進(jìn)入新建會(huì)議頁面,填寫相關(guān)會(huì)議信息,點(diǎn)發(fā)送即可。如下圖：文化建設(shè)文化建設(shè)模塊是單位內(nèi)文化建設(shè)的發(fā)布平臺(tái),也是學(xué)校內(nèi)部員工交流溝通的平臺(tái)。如學(xué)校發(fā)布公告、通知,值班安排,校歷、作息時(shí)間表等。操作說明：點(diǎn)擊頁簽[單位空間]進(jìn)入通知公告頁面,或者點(diǎn)擊菜單[文化建設(shè)],出現(xiàn)功能列表,根據(jù)操作需要,選擇相應(yīng)的子菜單。公告類型、公告管理員和公告審核員由管理員設(shè)定,管理員可對該類型的公告進(jìn)行歸檔、刪除、置頂、設(shè)置精華貼等操作,并可將該類型的發(fā)布權(quán)授予其他普通用戶。普通用戶可以查看單位空間各模塊內(nèi)容,被授權(quán)的用戶具有發(fā)布信息的權(quán)限。發(fā)布通知公告操作步驟：第一步：點(diǎn)擊橫向菜單[文化建設(shè)],選擇[公告]下的[單位公告]或[部門公告]。第二步：選擇一個(gè)公告板塊,點(diǎn)該板塊下面的[發(fā)布公告]按鈕。第三步：點(diǎn)擊[新建]按鈕,編輯通知標(biāo)題、發(fā)布范圍、公告格式等內(nèi)容。第四步：點(diǎn)擊發(fā)布,發(fā)布通知。文檔中心文檔中心應(yīng)用于單位、個(gè)人管理文檔、公文及其他模塊的歸檔信息和歷史公文的查詢,支持自定義文檔庫,提供文檔推送到單位、個(gè)人的學(xué)習(xí)區(qū)及文檔中心等功能。文檔中心包括[我的文檔]、[單位文檔]。我的文檔：存儲(chǔ)個(gè)人的文檔,提供文檔的新建、修改、移動(dòng)、查詢等操作；支持文檔發(fā)送到個(gè)人空間,支持轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同和郵件。新建文檔夾的操作步驟：第一步：單擊[新建—文檔夾],彈出新建文檔夾的窗口,輸入文檔夾名稱。第二步：單擊[確定],在我的文檔中顯示新建的文檔夾。新建文檔的操作步驟：第一步：單擊[新建],出現(xiàn)下拉菜單,選擇要新增的文檔類型。第二步：進(jìn)入文檔編輯界面,填寫名稱、高級(jí)屬性、編輯正文,上傳本地文件及關(guān)聯(lián)文檔,保存退出。第三步：編輯要修改的文檔,進(jìn)行修改,保存。上傳文件的操作步驟：第一步：點(diǎn)擊[上傳文件],彈出上傳本地文件對話框。第二步：點(diǎn)擊[瀏覽],選擇本地要上傳的文件,確定。單位文檔：單位文檔主要用于學(xué)校各部門存儲(chǔ)各自的文檔,由學(xué)校的單位文檔庫管理員管理及向下授權(quán)；單位文檔也可以在文檔庫管理中共享給其他單位。新建文檔、上傳文件等操作與我的文檔中相應(yīng)操作類似。查看歷史公文步驟：點(diǎn)擊菜單[文檔中心]-[單位文檔],進(jìn)入文檔中心,選擇單位文檔,查看相應(yīng)的歷史公文。如下圖：協(xié)同工作協(xié)同工作是個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織管理規(guī)則的事務(wù)處理工具,用它來完成事務(wù)的發(fā)起、處理和管理,并記錄事務(wù)的發(fā)展過程和結(jié)果,由人通過流程規(guī)則來完成事項(xiàng)的辦理,并支持規(guī)則的成型和管理,協(xié)同工作一般用來進(jìn)行非公文類業(yè)務(wù)的處理,如：表單審批、需其他部門配合處理的工作、部門工作計(jì)劃、工作總結(jié)匯報(bào)等。功能菜單：包括[新建事項(xiàng)]、[待發(fā)事項(xiàng)]、[已發(fā)事項(xiàng)]、[待辦事項(xiàng)]、[已辦事項(xiàng)]、[督辦事項(xiàng)]子菜單。操作步驟：點(diǎn)擊菜單[協(xié)同工作],出現(xiàn)功能列表,根據(jù)操作需要,選擇相應(yīng)的子菜單。[新建事項(xiàng)]：以調(diào)用模板方式或自建流程方式來發(fā)起一項(xiàng)跨組織的協(xié)同工作。選擇[協(xié)同工作][新建事項(xiàng)],進(jìn)入新建事項(xiàng)界面；或者通過左側(cè)快捷鍵[新建][新建協(xié)同]進(jìn)入新建事項(xiàng)頁面,如圖所示：新建事項(xiàng)中的具體操作：〔以自建流程方式新建協(xié)同的具體操作第一步：依數(shù)據(jù)項(xiàng)的說明,在新建事項(xiàng)界面,填寫協(xié)同標(biāo)題、正文信息等。第二步：建立流程,點(diǎn)擊流程輸入框中的<點(diǎn)擊新建流程>,在彈出的選人界面,選擇接收人員。在下拉框中顯示系統(tǒng)設(shè)置的所有組織結(jié)構(gòu),有部門、組、崗位、外部人員、關(guān)聯(lián)人員五個(gè)選項(xiàng)卡顯示對應(yīng)的信息；左邊區(qū)域羅列該組織的所有人員；右邊區(qū)域是選定需要在協(xié)同流程中執(zhí)行的人。鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊區(qū)域,選擇部門,根據(jù)選定的組織人員,選擇人員,按[→],選定到執(zhí)行人區(qū)域。如果直接選擇右邊的[→],表示整個(gè)部門被選定；按[↑][↓]進(jìn)行已選項(xiàng)順序的調(diào)整。根據(jù)工作的具體情況選擇[并發(fā)]、[串發(fā)]。1、并發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程后,各節(jié)點(diǎn)同時(shí)收到信息。2、串發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程,流程中每個(gè)節(jié)點(diǎn)依次處理〔上一節(jié)點(diǎn)處理完畢后,下一節(jié)點(diǎn)才能收到。流程中如有需要調(diào)整的地方,可選中某個(gè)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行修改,如[增加節(jié)點(diǎn)]：可以在當(dāng)前節(jié)點(diǎn)后面增加一個(gè)或多個(gè)節(jié)點(diǎn),也可以在會(huì)聚節(jié)點(diǎn)后面再增加新節(jié)點(diǎn),可增加空節(jié)點(diǎn)。[刪除節(jié)點(diǎn)]：可以刪除選中的節(jié)點(diǎn)。[替換節(jié)點(diǎn)]：可以重新選擇該節(jié)點(diǎn)人員或部門。[節(jié)點(diǎn)屬性]：可以對選中的節(jié)點(diǎn)權(quán)限進(jìn)行修改。修改完成后,按[確定]按鈕,確認(rèn)流程后,自動(dòng)退出該頁面,回到[新建協(xié)同]操作頁面,同時(shí)流程節(jié)點(diǎn)的信息顯示在數(shù)據(jù)項(xiàng)[流程]中。第三步：根據(jù)工作情況,可以將該事項(xiàng)選擇預(yù)歸檔,選定預(yù)歸檔的目錄,協(xié)同發(fā)送后,該協(xié)同會(huì)自動(dòng)歸檔到預(yù)歸檔目錄里。第四步：根據(jù)工作需要,設(shè)定其他數(shù)據(jù)信息,設(shè)置流程期限、提前提醒、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、高級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)置等。第五步：點(diǎn)擊[發(fā)送],所建立好的協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行處理發(fā)送,頁面自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到已發(fā)事項(xiàng)下,發(fā)送后的協(xié)同顯示在已發(fā)事項(xiàng)列表頁面中。以調(diào)用模板方式新建協(xié)同的具體操作：用戶新建協(xié)同時(shí),可以直接調(diào)用已經(jīng)建立好的系統(tǒng)預(yù)置的模板和個(gè)人建立的模板。其中,系統(tǒng)模板是公用的模板,由單位管理員或者表單管理員創(chuàng)建,用于解釋組織的管理規(guī)則,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；個(gè)人模板是個(gè)人對常用的流程和格式的存儲(chǔ)使用,可減少工作量和增加易用性。第一步：在[新建事項(xiàng)]頁面,點(diǎn)擊[調(diào)用模板],彈出調(diào)用模板網(wǎng)頁對話框。第二步：在左邊列表中選擇模板,如選擇表單模板中類別下的行政審批[公務(wù)接待清單],點(diǎn)擊[確定]按鈕。第三步：選擇的模板將顯示在新建事項(xiàng)中,包括標(biāo)題信息、流程信息。第四步：用戶可以根據(jù)需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等數(shù)據(jù)項(xiàng)。第五步：點(diǎn)擊[發(fā)送],所建立好的協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行處理發(fā)送。發(fā)送之后該協(xié)同顯示在已發(fā)事項(xiàng)列表中。已發(fā)事項(xiàng)：系統(tǒng)列出當(dāng)前用戶所有已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項(xiàng),可以實(shí)時(shí)查看協(xié)同處理情況及處理人員意見,可以給未處理人員發(fā)送催辦消息；還可以對已發(fā)協(xié)同進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、撤銷流程、重復(fù)發(fā)起、刪除等操作。待發(fā)事項(xiàng)：存放新建協(xié)同事項(xiàng)過程中[保存待發(fā)]、或被處理人[回退]、[撤銷]、[指定回退]的協(xié)同事項(xiàng)。用戶可以對已創(chuàng)建但尚未發(fā)出的協(xié)同事項(xiàng)進(jìn)行查看、編輯、發(fā)送、刪除等操作；也可將該事項(xiàng)以協(xié)同或郵件的形式轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)的人員。待辦事項(xiàng)：主要是查看、處理待辦協(xié)同事項(xiàng),以及通過關(guān)鍵字對待辦事項(xiàng)進(jìn)行查詢。用戶可以對接收到的協(xié)同進(jìn)行流程查看,可以進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、加簽、知會(huì)等處理操作,并可以對其他處理人的意見進(jìn)行回復(fù)。已辦事項(xiàng)：支持用戶對已經(jīng)處理的協(xié)同事項(xiàng)處理情況進(jìn)行查看,也可對該事項(xiàng)進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。督辦事項(xiàng)：督辦是保證政府、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位政令暢通,各項(xiàng)決策貫徹落實(shí),完善工作秩序,改進(jìn)工作作風(fēng)的一項(xiàng)重要工作。通過督辦,可以使各項(xiàng)工作責(zé)任到人,做到事事有人承辦、有人負(fù)責(zé),避免推諉扯皮,提高工作效率。協(xié)同督辦由協(xié)同發(fā)起人設(shè)置督辦人員,可以在新建協(xié)同事項(xiàng)頁面、已發(fā)事項(xiàng)頁面設(shè)置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協(xié)同處理人員,可以更換處理人員或處理流程,并查看處理情況。計(jì)劃日程計(jì)劃日程：計(jì)劃日程用于制定工作計(jì)劃、工作任務(wù)、安排工作事件。計(jì)劃管理的目的在于和領(lǐng)導(dǎo)與同事之間,明確目標(biāo)達(dá)成共識(shí),有步驟可檢查地去完成各階段的任務(wù)。日程事件不僅對個(gè)人時(shí)間做有效管理,也是為了和其它同事達(dá)成協(xié)調(diào)的需要。功能菜單：包括[時(shí)間視圖]、[工作計(jì)劃]、[日程事件]子菜單。[時(shí)間視圖]：時(shí)間視圖可以直觀地看出時(shí)間的具體安排情況,可以從日視圖、周視圖、月視圖分別看出某一天、某一周以及某一月的時(shí)間安排情況。[工作計(jì)劃]：用于建立個(gè)人目標(biāo)計(jì)劃、查看他人報(bào)送給"我"的計(jì)劃以及進(jìn)行表單計(jì)劃的查詢和統(tǒng)計(jì),包括[我的計(jì)劃]、[他人計(jì)劃]兩個(gè)頁簽。[日程事件]：用于安排日常的工作事項(xiàng)?？梢越€(gè)人的、安排他人的,或委派事件給他人。系統(tǒng)是從起止時(shí)間、重要程度、優(yōu)先級(jí)、工作類型等幾個(gè)緯度幫助用戶提升時(shí)間管理能力。同時(shí),通過事件的公開屬性,使相關(guān)成員知曉該